Contrôle à l’usage des organisateurs de réunions ou de conférences

CONTRÔLES PRÉLIMINAIRES

1. Quel est l'objet de la réunion ou de la conférence?

2. Quels sujets sont à l'ordre du jour?

3. A qui s'adresse le programme?

4. Importance numérique du groupe?

5. A-t-on adressé des invitations ou des convocations?

6. A-t-on prévu une date de rappel?

7. Quel comité ou quelle personne en sera responsable?

8. Qui occupera le fauteuil présidentiel?

9. Quand aura-t-elle lieu?
   • Les intéressés ont-ils tous confirmé par écrit la date et l'heure?
   • A-t-on contremandé les dispositions intérimaires prises ailleurs?
      
10. Où la réunion aura-t-elle lieu?

11. A-t-on préparé un ordre du jour?

12. Faut-il verser des avances sur les frais de déplacement?

13. A-t-on distribué les avances sur les frais de déplacement?

CONFÉRENCIERS ET HÔTES D'HONNEUR

14. A-t-on communiqué avec les conférenciers ainsi qu'avec les hôtes d'honneur?

15. Ont-ils confirmé leur présence par écrit?

16. A-t-on pris les dispositions voulues pour les accueillir à leur arrivée?
     
17. A-t-on s'il y a lieu, confirmé les réservations faites en leur nom?

18. A-t-on avisé le conférencier du temps mis à sa disposition?

19. Les arrangements financiers sont ils explicites?

20. Dispose-t-on de photos et de notices biographiques pour fins publicitaires et pour présenter les conférenciers?

21. Les conférenciers savent-ils où aura lieu exactement la réunion, y compris le numéro et le nom de la salle?

22. Si les conférenciers comptent se servir de diapositives et d'appareils visuels, a-t-on pris les dispositions à cet effet?

SERVICES D'HÉBERGEMENT

23. L'hôtel ou l'immeuble est-il bien situé?

24. Les lieux sont-ils propres et accueillants?

25. S'est-on bien entendu sur la facturation?

26. A quelle heure faut-il quitter l'hôtel et peut-on prendre des dispositions spéciales?
     
27. Peut-on compter sur un bon service de transport en commun?

28. L'aéroport est-il relié à l'hôtel par un service de cars, de taxis ou de limousines?

29. Disposera-t-on de stationnement, gratuit de préférence, et bien indiqué?

SALLES DE RÉUNION

30. Combien de salles faut-il prévoir?

31. Quel est le loyer de la salle?

32. Où sont situés les contrôles du chauffage, de la climatisation ainsi que les tableaux de distribution?
     
33. Comment faut-il disposer les places?

En salle de conférence                        En "U" 

Avec table d'honneur                            En salle de classe

Nombre de personnes

34. Faudra-t-il déplacer les tables et les chaises pour la danse ou une démonstration?

• Le cas échéant, qui va les déplacer?
• Pourra-t-on compter sur l'aide du personnel de l'hôtel?
• A quel moment faudra-t-il les déplacer et combien de temps faudra-t-il y mettre?​

35. A quelle heure débute le programme?
     
36. Temps consacré aux préparatifs?

37. Les vestiaires et les toilettes sont-ils suffisants?

38. L'éclairage est-il suffisant et comment peut-on l'atténuer pour présenter des films?

39. A-t-on prévu des carafes d'eau pour toutes les tables et pour les conférenciers?

LOGEMENT

40. Combien de chambres faut-il prévoir?
    Simple __________  Double ___________  Suites___________
     
41. Tarif des chambres?  Simple_______  Double_______  Suites________

42. Les chambres sont-elles propres et confortables?

43. A-t-on reçu la confirmation par écrit?

44. A quelle date expirent les réservations supplémentaires non confirmées?

45. Les chambres sont-elles pourvues de contrôles individuels de la température et de la climatisation?

46. Combien de salles d'accueil faut-il prévoir?

MATÉRIEL REQUIS

47. Cocher les articles requis:​
    
    1. Projecteur et accessoires: 
       PowerPoint

       Ordinateur portatif__                        Barre d’alimentation__

       Écran ___                 Magnétophone ___      Corde électrique ___

    2. Tableaux :

       Craie __                    Flanelle __          Aimanté __

       Chevalet __              Porte graphique __       Tableaux papier __

    3. Autres :

       Montre __                 Système de haut-parleurs __          Tribune __       
          
       Brosses __               Papier cache __                     Ciseaux __      

       Baguette __             Rideaux occulteurs __           Insigne d'identité __    
        
       Indicateur de place __       Crayon gras __             Marqueur__

       Éclairage spécial __          Pupitre __            Tablette pour écrire __

       Transparents__                 Ensemble pour la réunion __

       Documentation et copie supplémentaire __

PUBLICITÉ

48. A-t-on préparé d'avances des communiqués?

49. A-t-on pris les dispositions sur les communiqués immédiats et complémentaires?

50. A-t-on retenu les services d'un photographe?

51. A-t-on prévenu les journaux, la radio et la télévision?

52. A-t-on rédigé la présentation des hôtes d'honneurs?

SERVICE DE REPAS, DE RÉCEPTIONS ET DE PAUSES‑CAFÉ

53. La direction est-elle au courant des dates et des heures des:

Petits déjeuners? ________ Déjeuners? __________ Dîners? __________

54. A-t-on confirmé les menus choisis?

55. A-t-on prévu des mets spéciaux pour les vendredis et jours de fête?

56. Prix du couvert (pourboires et taxes comprises)?

Petit déjeuner? ________ Déjeuner? _________ Dîner? ___________

57. Nombre total de couverts?

58. Minimum, s'il y a lieu, de couverts garantis?

59. S'il y a une table d'honneur, combien de couverts y tiendront?
     
60. Faut-il indiquer chaque place à la table d'honneur?
     
61. Pauses café              A.M. _______________  P.M. _____________
     
62. Breuvages                 Café________ thé________ Eaux gazeuses__________
     
63. Choix de beignes, petits fours, etc.?
     
64. De quelle façon sera servie la boisson aux réceptions?

Au verre                                A la bouteille

Choix des boissons              Bar complet

65. Servira-t-on des hors d'œuvres?

66. La direction a-t-elle été avisée du nombre d'hôtes à la réception?

67. Coût de la réception?

GÉNÉRALITÉS

68. A-t-on prévu un bureau d'inscription, si nécessaire

69. A-t-on prévu un panneau‑réclame spécial dans le foyer et des indications appropriées?

70. Si les délégués doivent présenter des lettres de créances, a-t-on vu à les leur faire parvenir?

71. A-t-on pris les dispositions visant les fleurs et les décorations?

72. Faut-il dresser le procès-verbal des délibérations? Dans l'affirmative, qui s'en chargera?

CONTRÔLES DE DERNIÈRE HEURE

73. Cocher chaque article après contrôle:

• Ouverture du vestiaire

• Eclairage

• Disposition convenable de places

• Suffisamment de sièges

• Fonctionnement de l'aération/chauffage

• Bureau d'inscription

• Mise en place du panneau‑réclame et des autres affiches

• Installation et fonctionnement des accessoires:

  • Projecteurs

  • Haut‑parleurs  

  • Enregistreuses

  • Pupitre (éclairage) 

  • Eclairage spécial 

  • Chevalets

  • Porte graphiques 

  • Tableaux 

  • Baguette 

• Distribution appropriée des accessoires:

• • Carafes et verres à eau

  • Crayons

  • Blocs-notes

  • Fleurs 

  • Préposé aux messages par téléphone

  • Installations des décorations spéciales

RÉFLEXIONS APRÈS‑COUP

74. A-t-on en main tous les justificatifs des déboursés, y compris les frais de déplacement?

75. A-t-on adressé des lettres de remerciements? 

76. A-t-on dressé une liste des difficultés éprouvées?

77. Énumérer les aspects favorablement accueillis ?