Guide pour présider une assemblée
1. Accorder la parole (permettre à un membre de parler)
- Soyez impartial
- Premier arrivé, premier servi
- S'il y en a plusieurs, reconnaissez le premier et écrivez les noms des autres dans l'ordre où vous les avez vus.
- Ne permettez pas à un membre de parler deux fois si les autres n'ont pas été entendus
- Si des points de vue sont évidents, essayez de faire alterner ceux qui prennent la parole.
2. Si le débat se prolonge:
- Fixer une limite de temps
- Limiter le temps que prendra chaque membre pour parler
3. Tenez-vous en au sujet:
- Aider le membre à formuler sa motion s'il y a lieu
- Répéter la motion
- Empêcher les membres de se parler entre eux ‑ ils doivent s'adresser au président seulement
4. Observez une routine
- Préparer un ordre du jour à l'avance
- Suivre l'ordre du jour
- Faites marcher les choses rondement
- Annoncer les points de l'ordre du jour à mesure qu'ils se présentent.
5. Orateurs invités
- Renseignez-vous sur eux avant l'assemblée
- Connaissez le sujet dont ils traiteront
- Brève présentation
- Remerciements à la fin.
6. Procédures courtes et rapides
- Préparer et distribuer l'ordre du jour bien à l'avance. Vous serez surpris de la rapidité avec laquelle les problèmes compliqués peuvent être résolus si les membres ont eu le temps de les étudier et de les discuter avant l'assemblée.
- Préparer un résumé de la correspondance volumineuse.
- Etudier les rapports des comités dans leur ensemble, si possible, plutôt qu'item par item.
7. Généralités
- Assurez-vous d'avoir un quorum (Le nombre de membres dont la présence est requise avant qu'une assemblée puisse validement commencer)
- Essayer de commencer à l'heure et fixer une heure limite.
- La présidente ou le président ne doit quitter la présidence et "prendre la parole" que dans des circonstances exceptionnelles.