Comité national d'orientation en matière de santé et sécurité (CNOSS) réunion spéciale

DATE :                  Le 24 mars 2020                             HEURE : 13 h
LIEU :                   Conférence téléphonique

Cette réunion a été présidée par le coprésident représentant l’employeur, monsieur Dan Couture.

REMARQUES DU COPRÉSIDENT POUR L’EMPLOYEUR

Le coprésident pour l’employeur, monsieur Dan Couture, ouvre la réunion en remerciant les membres pour leur travail acharné pendant ces moments difficiles et souligne que la santé et la sécurité de tous les employés constituent la priorité absolue de l’Agence. Monsieur Couture présente ensuite aux membres un résumé des mesures prises en réponse à la pandémie de la COVID-19.

Il est indiqué que l’Agence du revenu du Canada (ARC) continue de surveiller l’orientation fournie par le gouvernement du Canada et l’Agence de la santé publique du Canada (ASPC) afin de s’assurer que les employés possèdent les renseignements les plus à jour. Le gouvernement du Canada, à la demande de l’ASPC, a demandé à la population de s’isoler ou de faire du télétravail, dans la mesure du possible. Par conséquent, l’Agence a informé les employés qu’à compter du 15 mars 2020 jusqu’au 5 avril 2020, seuls les employés des services critiques seraient tenus de continuer à travailler, à distance, dans la mesure du possible. De nombreux édifices sont vacants depuis et les centres d’appels fonctionnent à capacité réduite. Pour les employés des services critiques, les équipes de soutien de la TI travaillent fort pour permettre aux employés de travailler à distance. Il est mentionné que l’Agence est reconnaissante de leur soutien.

Les membres reçoivent la confirmation que des communications régulières sont effectuées depuis le 27 janvier 2020. Une bannière COVID-19 a été ajoutée à la page principale d’InfoZone avec un lien vers une page dédiée à la COVID-19 qui comprend toutes les communications envoyées aux employés, une foire aux questions, les renseignements sur le Programme d’aide aux employés, les liens importants vers l’ASPC et plus encore. Des messages du commissaire ont été ajoutés au site Web du Canada.ca afin que les employés de l’Agence puissent demeurer à l’affût de tout développement à partir de leur domicile. En plus des messages à l’échelle nationale, des renseignements à jour sont affichés sur le Centre de gestion et l’APEX afin de s’assurer que les gestionnaires sont équipés pour appuyer leurs employés. On a demandé aux gestionnaires de faire le suivi des cas présumés (confirmés par un professionnel de la santé) et des cas confirmés de la COVID-19 (confirmés par un professionnel de la santé), de même que des refus de travailler au moyen d’un formulaire en ligne qui a été élaboré et lancé le 19 mars 2020.

Les membres sont également informés qu’un groupe de travail de l’Agence a été créé avec des intervenants clés de la Direction générale des finances et de l’administration (DGFA), de la Direction générale des ressources humaines (DGRH), de la Direction générale de l’informatique (DGI) et de la Direction générale des affaires publiques (DGAP). Le 12 mars 2020, le Comité de gestion des incidents (CGI), présidé par la commissaire déléguée, a été officiellement activé pour coordonner la réponse de l’Agence à la pandémie de la COVID-19. Cette réponse concerne à la fois la continuité de ses opérations et le soutien de son effectif. Le CGI et le groupe de travail de l’Agence se réunissent quotidiennement pour discuter des prochaines étapes au fur et à mesure que cette situation évolue.

On confirme que la Section nationale de la SST examine un certain nombre d’éléments clés, y compris la couverture des premiers soins et des DEA dans les édifices ouverts, la représentation du Comité de santé et de sécurité (CSS), les préoccupations concernant les cas de violence en milieu de travail actif et les questions liées à l’utilisation de l’équipement de protection individuelle, y compris les gants et les masques de protection.

Les membres ont reçu la confirmation que l’Agence prévoit continuer à envoyer des messages fréquents à tous les employés et à modifier le Plan de continuité des activités (PCA), au besoin, au fur et à mesure que la situation de la pandémie de la COVID-19 évolue. On rappelle aux membres de continuer à appliquer les précautions générales, y compris de se laver les mains, de pratiquer la distanciation sociale/physique et de tousser et d’éternuer dans leurs coudes.

Mise à jour de la Direction générale des finances et de l’administration

Les représentants de l’employeur de la DGFA fournissent aux membres une mise à jour sur le PCA, l’état des édifices ouverts et les horaires de nettoyage. Monsieur Hugo Pagé, sous-commissaire adjoint, DGFA, indique que l’Agence déploie des efforts considérables pour assurer la sécurité et la sécurité des employés. Il mentionne qu’un plan solide est en place en ce qui concerne le PCA et qu’il est mis à jour au fur et à mesure que la situation évolue. Il y a eu une augmentation de la fréquence de services de nettoyage dans les édifices et des mesures ont été mises en place pour assurer la distanciation sociale/physique des personnes qui continuent de travailler dans des emplacements physiques de l’Agence. Monsieur Pagé indique qu’il est impressionné par tout ce qui est fait, y compris les efforts déployés par les personnes qui offrent des services critiques.

Madame Dana-Lynne Hills, directrice générale, Direction de la sécurité et des affaires internes, DGFA, confirme que l’Agence avait un PCA, mais que des efforts importants ont été déployés avec toutes les directions générales et d’autres intervenants pour le mettre à jour. Les considérations principales étaient de déterminer ce qui doit absolument être fait à ce moment-là tout en diminuant l’empreinte et la présence des employés. En outre, il est confirmé que le PCA avait été communiqué à l’avance avec des intervenants, y compris les deux syndicats nationaux. La DGI travaille d’arrache-pied pour obtenir des ressources pour l’équipement de TI et la bande passante nécessaires pour ceux qui travaillent à distance. L’équipe du PCA se réunit chaque semaine et la prochaine réunion est prévue pour le 26 mars 2020 afin de discuter de notre position à moyen et à long terme après le 5 avril 2020. L’équipe du PCA prend également en considération ce que les provinces font et reconnaît qu’il y a des incohérences dans chaque approche provinciale.

Madame Nandini Srikantiah, directrice générale, Direction des biens immobiliers et de l’intégration des services, DGFA, confirme qu’elle collabore avec la sécurité et les directions générales de la sécurité et des programmes afin de réduire le nombre d’édifices ouverts où les services critiques sont offerts, tout en maintenant la capacité de servir les Canadiens. On examine également le nombre d’employés qui doivent être physiquement au bureau. En date du 20 mars 2020, 33 emplacements étaient ouverts et 2 120 employés travaillaient physiquement à ces endroits. Ce chiffre est considérablement réduit par rapport à l’état stable habituel de 102 bâtiments et d’environ 44 000 employés et aux données du 18 mars alors que 44 emplacements accueillaient 4 109 employés. On indique qu’en réduisant le nombre d’édifices ouverts, l’Agence peut réorienter les ressources de gestion des installations afin de concentrer les opérations de nettoyage dans les immeubles ouverts. On souligne que les entreprises de nettoyage sont également confrontées à une réduction de la main-d’œuvre. Il est également reconnu qu’il est nécessaire de réduire au minimum les employés qui se rendent physiquement au travail afin de respecter les restrictions provinciales et locales.

D’un point de vue de la prévention, on fait savoir que Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) a ajouté des distributeurs de désinfectant pour les mains dans tous les secteurs communs des édifices du gouvernement, y compris les édifices loués et ceux appartenant à l’État. De plus, on surveille les distributeurs de savon qui sont remplis, au besoin. Des affiches sur des précautions générales comme le lavage des mains ont été affichées dans les aires communes et les salles de bain. Des mesures de nettoyage et de désinfection supplémentaires ont été mises en œuvre deux fois par jour dans tous les sites de l’Agence et de trois à quatre fois par jour dans les secteurs où la circulation est élevée, comme les centres d’appels. De plus, des mesures de distanciation physique ont été adoptées et on demande aux employés des quarts de jour ou de nuit de s’asseoir à l’écart les uns des autres et/ou de laisser des postes de travail vacants entre eux. Les cas signalés de la COVID-19 sont traités comme une priorité par SPAC. Une fois sur place, les éléments suivants sont nettoyés ou désinfectés : le poste de travail en question, un rayon précis autour de ce poste de travail, toutes les aires communes, les points de contact élevés, les poignées de portes, les rails, les salles de bain et les cuisines.

REMARQUES DU COPRÉSIDENT POUR LES EMPLOYÉS

Le coprésident représentant les employés, monsieur Doug Gaetz, indique que la pandémie de la COVID-19 représente une situation sans précédent. Il mentionne que des améliorations ont été apportées au cours de la dernière semaine et que la direction et les syndicats doivent continuer à travailler ensemble. Monsieur Gaetz reconnaît que la direction fait ce qu’elle peut pendant cette période difficile, mais il réitère que, du point de vue du Syndicat des employé(e)s de l’impôt (SEI), il serait préférable que tous les immeubles soient fermés. La direction confirme que la DGI travaille à permettre à un plus grand nombre d’employés de travailler à partir de la maison.

Monsieur Gaetz note que toutes les mesures possibles doivent être prises pour protéger la santé et la sécurité des employés qui travaillent sur place. Il confirme que même s’il n’était pas au courant d’un cas confirmé de la COVID-19, il fait remarquer que les employés ont exprimé des préoccupations. Monsieur Gaetz confirme que le SEI adopte une orientation différente en ce qui a trait aux refus de travailler et encourage les employés à communiquer d’abord avec leurs gestionnaires pour discuter d’autres ententes de travail. Toutefois, il est souligné que les employés ont toujours le droit de refuser de travailler. La direction confirme qu’il y a un formulaire de déclaration de la COVID-19 de l’Agence que les gestionnaires peuvent remplir et au 24 mars 2020, il n’y avait aucun cas présumé (confirmé par une autorité de la santé), aucun cas confirmé (confirmé par une autorité de la santé) et aucun refus de travail.

On mentionne qu’un message conjoint du CNOSS sera rédigé pour les CSS qui décrira leur rôle pendant la pandémie de la COVID-19. Monsieur Couture confirme également qu’un message a été envoyé à tous les employés par le commissaire le 23 mars 2020 qui a réitéré que la santé et la sécurité de tous les employés sont la priorité absolue de l’Agence.

Période de questions ouvertes

Les questions suivantes ont été posées :

L’Agence peut-elle confirmer que tous les bureaux ont suffisamment de désinfectants pour les mains et des lingettes pour nettoyer les bureaux?

SPAC veille à ce que tous les édifices aient du désinfectant pour les mains et des distributeurs de savon, et s’assure qu’ils sont remplis. Il y a une pénurie de lingettes en raison de la pandémie de la COVID-19. Toutefois, l’Agence a trouvé un fournisseur de lingettes.

L’Agence peut-elle confirmer que le nettoyage a été intensifié dans tous les bureaux ouverts?

L’Agence peut confirmer que le nettoyage a été intensifié et qu’il est effectué deux fois par jour et de trois à quatre fois par jour dans les sites les plus occupés de l’Agence.

Un nettoyage sera-t-il effectué avant que les employés retournent au bureau?

Tous les bureaux de l’Agence ont été nettoyés une fois qu’ils ont été vacants. La DGFA assurera le nettoyage des bureaux de l’Agence dans le cadre d’un plan de rétablissement avant que les employés retournent au travail. Une attention particulière sera accordée au moment choisi en fonction de la situation, car certains édifices peuvent être ouverts avant d’autres.

Combien de bureaux sont actuellement ouverts et combien d’employés sont sur place?

En date du vendredi 20 mars 2020, 2 120 employés travaillaient dans les édifices de l’Agence. Ces chiffres continuent de chuter et au 24 mars 2020, le nombre non officiel est d’environ 1 750 employés. C’est grâce aux employés de la DGI qui distribuent des ordinateurs portatifs et de l’équipement pour travailler de la maison. La majorité de ces employés travaillent dans des centres d’appels.

Quelles sont les procédures en place lorsqu’un employé informe l’employeur qu’il s’est soumis à un test de dépistage de la COVID-19 et qu’il s’est mis en quarantaine?

Du point de vue des biens immobiliers, les gestionnaires doivent communiquer avec leur représentant local des biens immobiliers afin de prendre des mesures de nettoyage appropriées pour les postes de travail et les aires communes.

Quelle est la situation actuelle dans les centres d’appels?

La liste des services critiques a été mise à jour récemment et tout est en cours pour fournir aux employés des centres d’appels des téléphones et d’autres équipements nécessaires pour effectuer ce travail important à partir de la maison. L’Agence fait des progrès intéressants à cet égard.

Pourquoi tous les édifices ne sont-ils pas fermés et les employés restants envoyés à la maison pour faire du télétravail?

Un grand nombre d’employés travaillent maintenant à partir de la maison. L’objectif est de maintenir au minimum les employés qui travaillent dans les bureaux physiques tout en répondant aux besoins des Canadiens.

Que se passe-t-il si l’Agence ne peut pas respecter la partie II du Code canadien du travail ?

Pour le moment, l’Agence veillera à ce qu’elle réponde aux exigences de la partie II du Code canadien du travail.

Y aura-t-il des communications avec les conseillers en ergonomie et les secouristes sur leur rôle pendant la pandémie de la COVID-19?

La Section nationale de la SST prépare une communication qui sera transmise aux coachs en ergonomie et aux secouristes en premiers soins afin de clarifier leur rôle pendant cette période.

En raison de la prolongation de la fermeture des écoles au-delà du 3 avril 2020, au Québec, l’utilisation du code 6990 sera-t-elle prolongée après cette date?

L’orientation actuelle consiste à permettre aux parents qui ne peuvent trouver de garderie ou d’autres ententes à utiliser le code 6990.

Table ronde

Madame Tracy Marcotte indique que la plupart des membres préfèrent qu’un échéancier précis soit communiqué lors de la prochaine évaluation du PCA actuel.

Monsieur Allaudin Alibhai demande à la direction d’informer les syndicats s’il y a un refus de travail. Il demande également à la direction de confirmer le nombre de services critiques en service. Monsieur Dan Couture confirme qu’un engagement a été pris pour communiquer ces renseignements aux deux présidents syndicaux nationaux une fois qu’ils seront disponibles.

Monsieur Brian Oldford remercie tout le monde de son travail acharné et confirme que des appels quotidiens ont lieu avec les centres d’appels. Il demande plus d’ordinateurs portatifs pour permettre aux employés de travailler à partir de la maison. Monsieur Dan Couture mentionne qu’en date d’aujourd’hui, des ordinateurs portatifs étaient en route vers les bureaux de Terre‑Neuve‑et‑Labrador et de l’Île‑du‑Prince‑Édouard pour être distribués.

Monsieur Oldford demande également si l’orientation fédérale ou provinciale devrait être respectée. Il est confirmé que du point de vue de la SST, les règlements fédéraux devraient être respectés. Monsieur Oldford demande quelle instance devrait être avisée si une personne était atteinte de la COVID-19. La direction confirme que l’employé doit informer la santé publique de sa province et celle-ci l’informera des prochaines étapes.

Monsieur Alnashir Ravjiani demande des précisions sur la façon d’aborder une situation où un employé non gouvernemental atteint de la COVID-19 se trouvait dans un édifice où il y a des employés de l’Agence, par exemple au 25, avenue Sheppard. Monsieur Dan Couture confirme que dans ce cas précis, l’édifice a été fermé et nettoyé, mais que chaque situation doit être examinée individuellement et que les risques doivent être évalués en fonction des renseignements fournis. Monsieur Ravjiani demande s’il y a des protocoles en place pour le retour dans les édifices. Des protocoles existent et ils seront examinés une fois qu’une date de rappel aura été établie.

Monsieur Doug Mason confirme qu’il serait avantageux pour les employés d’avoir une date fixe pour le PCA. Monsieur Mason se demande également si l’Agence examine toujours si le nombre d’employés travaillant dans les bureaux pourrait être réduit. Monsieur Dan Couture confirme que cela est en constante surveillance.

Monsieur Doug Gaetz demande qu’un rapport sur les mesures à prendre et une analyse rétrospective aient lieu au moment de la reprise normale des activités afin de se préparer pour les scénarios à venir. Monsieur Gaetz demande également que le procès-verbal soit achevé et distribué le plus rapidement possible. Il souligne également qu’il apprécie la communication régulière avec la Section nationale de la SST.

MOT DE LA FIN

Monsieur Doug Gaetz réitère l’importance de maintenir de bonnes communications à tous les niveaux. Les membres de la direction, les employés et la DGI sont remerciés pour leur travail acharné, ainsi que le directeur adjoint de la santé et de la sécurité au travail, monsieur David Walsh, pour les points de contact quotidien sur la COVID-19. Monsieur Gaetz réitère qu’ils continueront de travailler ensemble.

Monsieur Dan Couture note qu’il est d’accord avec les commentaires de clôture de monsieur Gaetz et les mesures de suivi déterminées au cours de la réunion. La réunion prend fin en rappelant à tous les membres qu’il est préférable de tenter de résoudre les problèmes à l’échelle locale avant de les soulever à l’échelle nationale.