MODULE VII - Les finances de la section locale

OBJECTIFS:

• Examiner les obligations et les responsabilités d'un local en ce a trait aux finances du local.
• Fournir des informations pour aider les sections locales à établir des budgets, à compléter les états des revenus et des dépenses et le bilan.

Une des premières responsabilités de l’Exécutif local concerne les finances de la section locale. Les Statuts de la plupart des sections locales prévoient que l’assemblée générale annuelle de la section locale fixe la cotisation et que le pouvoir d’en établir le barème revient aux membres. Les membres s’attendent, par contre, que l’Exécutif local leur fasse une recommandation et/ou leur présente des résolutions proposant le montant de la cotisation requise pour l’administration efficace de la section locale et la représentation des membres.

Il est donc impératif que les sections locales s’appliquent à bien évaluer les nécessités du service des membres, leurs dépenses de fonctionnement au jour le jour, le coût que représentent leurs obligations selon leurs Statuts et ceux du SEI et de l’AFPC, et ainsi de suite. Par ailleurs, les sections locales doivent se pencher sur des choses comme les dépenses passées, les loyers et les dépenses de fonctionnement, les campagnes et les activités projetées, les réunions, assemblées, conférences et congrès prévus, et les autres obligations ou engagements financiers qui peuvent avoir des incidences sur les dépenses de fonctionnement de la section locale. Par conséquent, il est crucial que l’Exécutif local puisse prédire les dépenses avec la plus grande exactitude pour que les fonds recueillis sous forme de cotisations au niveau local soient suffisants pour assurer la viabilité financière de la section locale.

Ces responsabilités sont d’abord et avant tout l’affaire de la trésorière ou du trésorier de la section locale, mais elles sont quand même partagées par tous les membres de l’Exécutif local. Pour donner aux membres l’information nécessaire pour prendre une décision éclairée sur leur cotisation et les hausses de cotisation proposées, il est important que l’Exécutif local leur fasse une bonne prévision économique. L’Exécutif s’acquitte habituellement de cette responsabilité en préparant et distribuant le budget de la section locale, avec des états financiers continus et périodiques démontrant la situation financière de la section locale à chaque instant.  Ces états financiers servent à informer les membres de la façon dont leur argent est dépensé et se veut un compte rendu des sommes qu’ils nous confient en fiducie. Ils permettent également à l’Exécutif local de déterminer sa position financière à tout moment.

Pour faciliter cette tâche, le Comité national des finances du SEI a fait un exposé s’adressant aux trésorières et trésoriers de section locale en septembre 2006. Cet exposé est reproduit ci-après.

Syndicat des employé‑e‑s de l’Impôt
Comité national des finances

Présentation aux
TRÉSORIÈRES ET TRÉSORIERS DES SECTIONS LOCALES

Septembre 2006
Conférence nationale des présidentes et présidents  

Objectif de présentation :

L’objectif de cette présentation est de présenter aux trésorières et trésoriers des sections locales un modèle d’états financiers et de rapports et de faciliter la préparation des états financiers :

• en passant en revue les fonctions de la trésorière ou du trésorier,
• en abordant la tenue des registres et
• en examinant les états financiers qui doivent être présentés lors de l’assemblée générale annuelle de la section locale

Fonctions de la trésorière ou du trésorier :

Les statuts de chaque section locale prévoient les fonctions de leur trésorière ou trésorier.

En voici un exemple :

La trésorière ou le trésorier est la gardienne ou le gardien de tous les fonds et de toutes les recettes de la section locale. Elle ou il doit veiller au paiement des cotisations syndicales, des souscriptions et des comptes dus à la section locale. Elle ou il doit signer les chèques avec la présidente ou le président. En cas d’absence de la trésorière ou du trésorier ou de la présidente ou du président, l’autre représentante ou représentant désigné signera les chèques avec la représentante ou le représentant nommé par l’exécutif local. Elle ou il payera toutes les dépenses autorisées et tiendra les livres de caisse et les autres livres nécessaires à la comptabilisation des fonds de la section locale.

La trésorière ou le trésorier doit tenir les comptes de la section locale et faire rapport de sa situation financière à l’exécutif local au besoin et à chaque assemblée annuelle. Ces rapports doivent comprendre un état de l’actif et du passif et un état des recettes et des déboursés.

Bien que les fonctions énoncées dans chacun de vos statuts peuvent être rédigées différemment, le comité vous suggère d’examiner vos statuts pour veiller à ce qu’ils comportent notamment les éléments suivants :

• Fournir des rapports financiers aux membres
• Effectuer une tenue de base des registres pour toutes les opérations financières de la section locale, y compris conserver tous les reçus et toutes les factures
• Conserver et examiner les relevés bancaires régulièrement
• Examiner le relevé mensuel des membres pour veiller à ce que la section locale reçoive le montant approprié de cotisations syndicales mensuelles
• Préparer un budget annuel pour l’assemblée générale annuelle
• Recommander à l’exécutif local des modifications au budget
• Préparer tous les documents aux fins de vérification
• Aider le vérificateur sur demande à préparer les états financiers vérifiés
• Présenter les états financiers vérifiés à l’assemblée générale annuelle
• Transmettre les états financiers vérifiés approuvés au Bureau national du SEI
• Recommander des modifications à l’exécutif local et des changements aux statuts concernant les finances

Tenue des registres

La plus importante fonction d’une trésorière ou d’un trésorier est de tenir les registres de votre section locale.  Vous êtes la personne responsable de la supervision des fonds pour les membres. Vous devez veiller à ce que tous les fonds soient comptabilisés lorsqu’ils sont reçus ou passés aux dépenses. Il faut alors en faire rapport aux membres d’une façon claire et concise.

Votre responsabilité consiste à tenir un grand livre général.  Ce qui peut être fait au moyen d’un journal ou d’un programme informatique (c.-à‑d. Money, Quicken ou Simply Accounting). Toutes les transactions inscrites dans votre journal doivent être appuyées par des documents, qui seront présentés en tant que pièces justificatives au vérificateur à la fin de l’exercice. En fait, la trésorière ou le trésorier doit inscrire les revenus tirés de toutes les sources que la section locale reçoit, c.‑à‑d. les cotisations syndicales (il faut vérifier les cotisations reçues du Bureau national pour veiller à ce qu’elles correspondent à la liste des membres des sections locales, ce qui constitue l’une des raisons pour lesquelles la liste devrait être tenue à jour), les avances de voyages à la section locale et les postes divers. Toutes les dépenses de la section locale doivent être inscrites. C’est à partir de ces renseignements que les états financiers seront préparés et communiqués à l’exécutif et aux membres.

Un budget doit être préparé pour chaque exercice, ce qui doit être fait par la trésorière ou le trésorier et/ou un comité des finances. Le budget doit être examiné par l’exécutif local pour être ensuite présenté aux membres pour approbation à l’AGA. (Voir ci‑joint un exemple de budget) Nous vous recommandons de faire un budget comparant quelques années.

Après la fin d’exercice et avant l’AGA des sections locales, en vous fondant sur les renseignements inscrits dans le grand livre général, vous préparerez vos états financiers (l’état des résultats et le bilan). Ces états financiers doivent être vérifiés avant la présentation à votre AGA, la nature et la portée des vérifications variant d’une section locale à l’autre. Il revient à vos membres et à l’exécutif de choisir le type de vérification qui répond à vos besoins. La présentation d’états financiers fiables et exacts démontre une bonne responsabilité financière de la part de l’exécutif local; les membres ont le droit d’être informés de la situation financière de la section locale; les statuts du SEI exigent de votre section locale qu’elle prépare et dépose auprès du Bureau national les états financiers.

Nous avons fourni un exemple d’état des résultats et un exemple de bilan. Ils sont d’un format courant acceptable pouvant être présenté à votre section locale et ils donnent aux membres les renseignements auxquels ils ont droit.

Il s’agit d’un aperçu très sommaire et général de ce à quoi on s’attend de la part d’une trésorière ou d’un trésorier et, comme il a été mentionné, les statuts ou les résolutions en instance de certaines sections locales prévoient précisément la manière dont il faut inscrire et communiquer l’information financière. Veuillez donc vérifier vos statuts et vos règlements.

En vertu de l’article 8 du statut 7, chaque section locale soumet chaque année ses états financiers/rapports annuels à la vice-présidente ou au vice-président responsable des finances. Elle le fait dans les 90 jours de leur présentation à l’assemblée générale annuelle de la section locale.

SYNDICAT DES EMPLOYÉ-E-S DE L’IMPÔT
SECTION LOCALE DE FORT SMITH 000027
BUDGET 2006

Signé par

Président ________________________Date____________
Section Locale 000027

Trésorier________________________Date_____________
Section Locale 000027    

SYNDICAT DES EMPLOYÉ-E-S DE L’IMPÔT
SECTION LOCALE DE FORT SMITH 000027
ÉTAT DES REVENUS ET DÉPENSES
DE L’EXERCICE TERMINÉ LE 31 DÉCEMBRE 2005

Signé par

Président ____________________Date____________
Section Locale 000027

Trésorier____________________Date_____________
Section Locale 000027

SYNDICAT DES EMPLOYÉ-E-S DE L’IMPÔT
SECTION LOCALE DE FORT SMITH 000027
BILAN
DE L’EXERCICE TERMINÉ LE 31 DÉCEMBRE 2005

Signé par

Président____________________________Date_____________________
Section Locale 000027

Trésorier ____________________________Date_____________________
Section Locale 000027

LECTURE

Le budget annuel de votre section locale doit tenir compte d’un grand nombre d’activités, d’événements, d’obligations et de dépenses. Il s’agit, notamment mais sans limitation, de :

• Congrès (observatrices et observateurs)
• Conférences
• Formation pour les représentantes et représentants de section locale
• Formation pour les membres
• Assemblées générales annuelles des membres
• Réunions de l’Exécutif local
• Autres assemblées générales des membres
• Cotisations à d’autres organismes (p. ex., Conseil de district du travail, etc.)
• Campagnes et ralliements
• Fonds de grève
• Communications de la section locale (p. ex., communiqués, affiches, etc.)
• Fonds pour alléger les difficultés
• Téléphones et téléphones cellulaires
• Dons
• Ordinateur
• Imprimante
• Autre matériel
• Papeterie
• Frais de poste
• Dépenses de bureau (p. ex., loyer, mobilier, etc.)
• Frais bancaires
• Activités mondaines
• Orientation pour les nouveaux membres
• Réunion avec les membres (CNP et voyages)
• Représentation aux griefs

Y en a-t-il d’autres?

Il n’est pas nécessaire d’avoir un poste budgétaire distinct pour chaque dépense particulière. De fait, il faut choisir avec soin les postes budgétaires de manière à y regrouper les dépenses prévues, mais il faut examiner chaque poste distinct pour déterminer ce qu’on prévoit qu’il coûtera par rapport au poste global et au budget.

Dans la préparation du budget, nous devons également tenir compte de toutes les recettes prévues., tel que :

• Cotisations des sections locales
• Subventions et allocations pour les conférences
• Subventions et allocations pour les congrès
• Intérêt des banques et des autres institutions financières
• Revenu divers

Y en a-t-il d’autres?

Souvent, les dépenses d’une année donnée sont en deçà des prévisions contenues dans le budget, ce qui donne un surplus. Les Statuts de la plupart des sections locales précisent les conditions dans lesquelles on peut utiliser le surplus. C’est pourquoi, les dirigeantes et dirigeants de section locale doivent consulter leurs Statuts lorsque cette situation survient ou lorsque la section locale a l’intention d’utiliser tout ou partie d’un surplus.

De temps à autre également, les dépenses prévues lors de la préparation du budget dépassent les recettes projetées. En l’occurrence, il n’y a que quatre options possibles. En premier lieu, l’Exécutif local peut présenter un budget déficitaire à l’assemblée générale des membres, mais ce n’est pas l’option préférable. En second lieu, il y a toujours moyen de présenter le budget déficitaire mais assorti d’une résolution autorisant le financement du déficit par le surplus. Ce n’est pas non plus une option à privilégier. Troisièmement, on peut revoir le budget afin de réduire les dépenses, ce qui n’est pas toujours possible. Enfin, l’Exécutif local peut présenter une résolution à l’assemblée générale annuelle des membres pour demander une augmentation de cotisations.

C’est une option que la plupart des membres n’aiment pas mais, bien que certaines sections locales l’évitent à cause de l’opposition de leurs membres, c’est peut-être la mesure la plus responsable. La section locale ne peut fonctionner efficacement ni bien représenter ses membres à moins d’être financièrement viable. Et, bien qu’elle place souvent l’Exécutif local en situation difficile, l’augmentation de cotisations est un élément important de l’obligation de l’Exécutif de rendre compte aux membres pour le maintien de l’équilibre délicat entre les nécessités du service et de l’administration et le financement responsable de ces obligations. Dans tous les cas, le budget déficitaire devrait être une solution de dernier recours, si tant elle qu’elle soit même envisageable. Soyez assurés que, la plupart du temps, face à des prévisions budgétaires rigoureuses et exactes et lorsque les fonds de la section locale sont dépensés et déboursés de façon transparente et responsable, les membres approuveront toute proposition raisonnable d’augmentation des cotisations.