Procès-verbal de la réunion du Comité national d’orientation en matière de santé et de sécurité

DATE :    Le 1er décembre 2016                 HEURE : 13 h

LIEU : Salle de conférence du 8e étage au 395, avenue Terminal, salle 8070

Mot d’ouverture

Pour sa dernière réunion, madame Diane Lorenzato commence en remerciant les membres de leur dévouement et leur travail acharné pendant le temps qu’elle a passé au sein du Comité national d’orientation en matière de santé et de sécurité (CNOSS). Elle souligne la volonté du comité de travailler ensemble pour résoudre les problèmes et elle profite de l’occasion pour annoncer la nomination de monsieur Dan Couture en tant que nouveau coprésident pour l’employeur. Les membres remercient madame Lorenzato de sa contribution au Comité et lui souhaitent une bonne retraite.

Monsieur Dan Couture et monsieur Doug Mason souhaitent la bienvenue à madame Janique Caron et madame Maggie Trudel-­Maggiore à leur première réunion en tant que représentantes de l’employeur. Monsieur Mason indique qu’il cédera sa place en tant que coprésident pour les employés après la réunion en juin 2017.

1. Rapport sur les mesures de suivi

Les membres examinent le résumé des produits livrables et des rapports d’étape depuis la dernière réunion. Il est convenu que la Section nationale de la santé et de la sécurité au travail (SST) examinera les options pour rendre accessibles les renseignements des anciens numéros du bulletin du Comité de santé et de sécurité (CSS).

2. Promesse de conformité volontaire (PCV) et directives

On confirme que l’Agence du revenu du Canada (ARC) n’a pas reçu de promesses de conformité volontaire (PCV) ou de directives depuis la dernière réunion du comité du 6 octobre 2016.

On fournit aux membres une mise à jour sur le Bureau des services fiscaux de l’Est du Québec, situé au 100, rue Lafontaine à Chicoutimi. Le 18 octobre 2016, une téléconférence a eu lieu entre la direction, le représentant local des Biens immobiliers et l’agent de santé et de sécurité (ASS) d’Emploi et Développement social Canada (EDSC) pour discuter de ses recommandations pour régler les problèmes continus d’infiltration d’eau. On confirme que les travaux majeurs de réparation ne seront pas effectués, car la Couronne prévoit de se défaire de l’immeuble en 2018. Cependant, la direction confirme que le gestionnaire immobilier s’est engagé à rapidement nettoyer l’eau lorsque des fuites ont lieu. L’agent de SST d’EDSC convient qu’il s’agira d’une mesure corrective suffisante, pourvu que l’on surveille le problème.

On a fourni au CSS le rapport et il est au courant de la décision de l’agent de SST d’EDSC. On a demandé aux membres du CSS de suivre la situation de près et de créer un billet de Winfast si des problèmes surviennent. Ils doivent également tenir la direction et l’agent de SST de la région du Québec informés si la situation se détériore. En ce qui concerne le système de chauffage et de ventilation, le gestionnaire immobilier, Brookfield Solutions Globales Intégrées (BSGI), a fait savoir à la direction que le calendrier de maintenance sera modifié, selon les recommandations.

3. Amiante

La liste dans InfoZone des sites de l’ARC connus pour contenir des matériaux contenant de l’amiante (MCA) a été révisée et publiée le 29 novembre 2016, à la suite de consultations avec Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC). La liste mise à jour contient désormais des renseignements sur 45 sites de l’ARC connus pour contenir des MCA.

On indique que SPAC a récemment confirmé que trois (3) sites de l’ARC figurant sur la liste de SPAC ne contiennent pas de MCA. On mentionne que ces sites n’ont pas été inclus sur la page de la liste des sites de l’ARC dans InfoZone et une note explicative a été ajoutée pour éviter toute confusion.

Voici les trois sites :

• 9737, boulevard King George, Surrey, Colombie-Britannique;
• 5800, rue Hurontario, Mississauga, Ontario;
• 1955, rue Smith, Regina, Saskatchewan.

On a ajouté un autre site, situé au 100, rue Lafontaine, Chicoutimi, Québec à la liste et l’on confirme qu’une analyse de la présence de fibres d’amiante en suspension dans l’air sera effectuée à cet endroit.

L’initiative nationale sur les tests progresse bien grâce à une méthodologie uniforme à l’échelle nationale et à une équipe de projet étant en place avec des représentants de toutes les régions. BSGI a fait savoir qu’il lancera un appel d’offres public pour la portée régionale des travaux pour garantir le meilleur rapport qualité-prix. Par conséquent, on prévoit maintenant que l’analyse sera réalisée en janvier et possiblement en début février 2017, selon l’emplacement. À mesure que les résultats arriveront, ils seront communiqués à l’échelle locale à l’autorité responsable de l’immeuble (ARI), au CSS et aux employés. Les renseignements seront également ajoutés dans InfoZone.

De plus, l’ARC continue de collaborer avec SPAC pour veiller à ce que les renseignements propres à chaque site contenant des MCA soient communiqués à la direction locale, à l’ARI et au CSS. De nombreux sites ont déjà reçu l’information et les travaux se poursuivent en vue d’assurer que l’information est reçue pour tous les sites figurant sur la liste. On informe également le comité que les Procédures de communication sur l’amiante de l’ARC sont en cours d’achèvement en fonction de la dernière ronde de commentaires.

Les représentants des employés reconnaissent les efforts déployés à ce jour, mais encouragent l’ARC à tenir compte des sites sans amiante lorsqu’ils cherchent de nouvelles possibilités de location à l’avenir. On convient également que la Section nationale de SST consultera ses intervenants afin de confirmer si des MCA ont été introduits au site situé au 395, avenue Terminal à Ottawa.

4. Programme de santé et sécurité au travail

On fournit au CNOSS une mise à jour sur les éléments suivants du Programme de SST :

Groupe de travail de l’analyse du risque professionnel en environnements multiples (ARPEM)
La Section nationale de SST prépare un bulletin d’information axé sur la prévention portant sur les dommages à la voix et le choc acoustique. Lorsque l’ébauche sera prête, la Section nationale de SST demandera des commentaires des représentants des employés et des intervenants des directions générales.

La Section nationale de SST travaille également à obtenir des droits d’accès à une série de vidéos de SafetyCare, laquelle sera utilisée pour fournir une formation propre à l’emploi à l’intention des employés. La formation abordera des sujets comme les échelles, les outils manuels et électriques, la manutention manuelle des matériaux, la sécurité routière, et l’équipement de protection individuelle, et l’on s’attend à ce qu’elle soit disponible à partir du libre-service des employés (LSE) au printemps 2017.

Le Groupe de travail de l’Analyse du risque professionnel en environnements multiples (ARPEM) a tenu sa réunion annuelle le 15 novembre 2016. Les membres ont examiné les procédures normales d’exploitation (PNE) actuelles, les procédures de travail sécuritaire (PTS) et les documents à l’appui, et ils ont confirmé les plans d’élaboration pour l’année à venir.

Recyclage sur la prévention de la violence en milieu de travail
Le 29 avril 2016, on a envoyé un message aux membres du Comité de gestion de l’Agence (CGA) les informant sur la nécessité d’offrir un cours de recyclage aux employés et demandant qu’ils transmettent l’information à leurs équipes de gestion. À ce moment-là, il y avait 23 532 employés nécessitant un recyclage sur la prévention de la violence en milieu de travail.

En date du 8 novembre 2016, les statistiques démontrent que 15 770 employés avaient suivi le cours de recyclage. À partir de la prochaine réunion en mars 2017, les statistiques seront ajoutées à la mise à jour trimestrielle sur la formation pour le CNOSS.

Norme psychologique
Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) prévoit mener une version plus courte du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux (SAFF) en février 2017. Le nouveau Sondage annuel auprès des fonctionnaires fédéraux (SAAFF) sera administré en plus du SAFF triennal, lequel est prévu à l’automne 2017. On prévoit que le nouveau sondage comprendra des questions sur le respect, la diversité, le mieux-être en milieu de travail, le harcèlement et la discrimination. Étant donné que des renseignements semblables seront obtenus du nouveau sondage annuel, puis à nouveau du SAFF triennal, l’ARC évalue actuellement le meilleur moment pour le sondage éclair sur le mieux-être.

Les représentants des employés indiquent qu’ils souhaitent définir le rôle des CSS locaux et revoir le mandat du Groupe de travail du CNOSS afin que le lien à la santé et la sécurité soit clair. La direction confirme que la SST demeure l’un des éléments de la Stratégie sur le respect en milieu de travail et le mieux-être globale. Cependant, on convient que le groupe de travail examinera son mandat et le rôle des CSS locaux avant la prochaine réunion du CNOSS qui aura lieu en mars 2017. On ajoute qu’il examinera également le lancement de la Stratégie sur le respect en milieu de travail et le mieux-être, les questions posées par le SCT et les mises à jour fournies par le groupe de travail. On confirme également que la Norme psychologique sera également ajoutée en tant que point permanent à l’ordre du jour du CNOSS à l’avenir.

Stratégie en matière d’ergonomie
La Section nationale de SST passe actuellement en revue la PNE pour l’ergonomie au bureau en mettant un nouvel accent sur la prévention. L’objectif consiste à sensibiliser les gestionnaires et les employés afin qu’ils se sentent encouragés à utiliser les outils ergonomiques existants de l’Agence comme un moyen de prévenir les lésions musculo-squelettiques.

En se fondant sur la rétroaction reçue de la part de la communauté de gestionnaires, la Section nationale de SST est également en voie de créer un document sur lequel pourront s’appuyer les gestionnaires pour aborder les risques ergonomiques relevés lors d’une séance d’ajustement ergonomique avec un coach en ergonomie. Le document aidera les gestionnaires à déterminer les principales ressources sur lesquelles ils pourront s’appuyer à mesure qu’ils progressent à travers les diverses étapes du processus de prévention des risques liés à l’ergonomie et les aidera à choisir et mettre en œuvre les bonnes solutions pour leurs employés. Les documents préliminaires sont en cours d’achèvement et ils seront prochainement communiqués aux représentants des employés aux fins de commentaires.

5. efficacité du comité de santé et sécurité

Initiative de formation du Comité de santé et de sécurité
La partie en salle de classe de la formation sur la santé et la sécurité à l’intention des membres du comité a été lancée le 15 octobre 2016. Selon le plan de mise en œuvre, les conférences téléphoniques avec les formateurs ont été menées, et des webinaires en petits groupes sont offerts aux personnes ayant passé en revue les documents et qui aimeraient les examiner plus en détail. On prévoit que les séances de formation débuteront avant la fin de 2016, et l’on confirme que le calendrier sera communiqué aux représentants des employés lorsqu’il sera prêt. La Section nationale de SST examinera également le processus de surveillance et d’établissement de rapports concernant la formation des membres du CSS, y compris la possibilité de l’ajouter au processus actuel des fiches d’évaluation.

Bulletin
Le bulletin automnal a été publié le 29 novembre 2016 et comprenait des articles sur la prévention des glissades, des trébuchements et des chutes, le programme de surveillance de SST, la formation en salle de classe du CSS et l’application des Rapports de SST. La publication de l’édition hivernale est prévue en janvier 2017 et présentera notamment des articles sur le processus annuel de planification et d’établissement de rapports, le quorum, et le mieux-être.

6. Prévention de la violence en milieu de travail

On fournit la mise à jour suivante au CNOSS concernant les progrès réalisés par le groupe de travail au cours des 12 derniers mois :

En décembre 2015, le groupe de travail s’était réuni pour passer en revue et mettre au point le Guide de prévention de la violence en milieu de travail, ainsi que l’ébauche des Procédures pour la résolution des incidents de violence en milieu de travail. À cette époque, il avait été entendu qu’EDSC mettait la dernière main à un document [Interprétation, politiques et orientation (IPO)], lequel serait publié avant le 31 mars 2016. Étant donné l’échéancier prévu du document et de son incidence possible, on avait décidé de retarder le lancement des procédures et d’aller de l’avant avec le Guide de prévention de la violence en milieu de travail. Par conséquent, le guide a été publié le 17 décembre 2015 dans le cadre d’un nouvel ensemble de politiques sur la gestion du milieu de travail.

Pendant l’hiver, le groupe de travail s’est réuni plusieurs fois pour discuter des procédures provisoires et des outils de soutien, y compris de l’ensemble de compétences de la personne compétente et le rapport de celle-ci. Après la publication du document sur l’IPO par EDSC le 25 juillet 2016, la Section nationale de SST a passé en revue et mis à jour les procédures provisoires, puis a rencontré le groupe de travail le 24 août et le 5 octobre 2016 afin de discuter des versions mises à jour.

Lors de la réunion du 5 octobre 2016 avec le groupe de travail, on a convenu que la Section nationale de SST consulterait les Services juridiques pour aborder certains des points de discussion en suspens du groupe de travail. Depuis la dernière réunion du CNOSS qui a eu lieu le 6 octobre 2016, les membres du groupe de travail ont examiné les documents de soutien, y compris l’ébauche du formulaire de consentement, et ont fourni des commentaires sur ceux-ci. La Section nationale de SST a également entamé des consultations avec les Services juridiques et d’autres intervenants internes.

À la suite de la mise à jour, les représentants des employés et de l’employeur indiquent qu’ils souhaitent que les derniers détails concernant les procédures soient réglés et que celles-ci soient mises en œuvre dès que possible pour fournir un soutien aux gestionnaires et aux employés. On convient qu’après la réception des commentaires, une réunion du groupe de travail aura lieu au début de janvier 2017 pour passer en revue les procédures mises à jour et aller de l’avant avec le processus d’approbation.

7. surveillance du Programme de SST

En date du 21 novembre 2016, les activités de surveillance ont été réalisées dans 16 des 51 bureaux prévus pendant la première année de l’exercice de surveillance du Programme de SST. Les agents de SST ont effectué des visites sur place partout au pays pour évaluer les éléments prédéterminés du Programme de SST. Dans l’ensemble, les résultats obtenus à ce jour montrent que le Programme de SST fonctionne bien.

Les constatations relatives aux CSS et aux représentants en matière de santé et sécurité (RSS), à la formation sur la sécurité, au rapport d’enquête de situation comportant des risques et à l’analyse, ainsi qu’à la sécurité des machines sont toutes positives. Cependant, il s’agit de la première fois que l’ARC mène ce type d’exercice. Comme prévu, on a constaté que des activités de formation et de sensibilisation plus poussées devront avoir lieu dans certains domaines.

Les résultats montrent que l’utilisation de l’équipement de protection individuelle (EPI), y compris des chaussures de sécurité dans les zones obligatoires, peut être incohérente, même lorsque celui-ci est fournie. On a observé que les bonnes enseignes concernant les exigences liées aux PTS et aux EPI ne sont pas toujours affichées dans les entrepôts et les salles de courrier. On note également que le contenu des trousses de premiers soins ne respecte pas toujours le Règlement canadien sur la santé et la sécurité au travail. De plus, on constate que les employés se servent de l’outil Winfast comme le principal mécanisme pour signaler un risque potentiel en lien avec des enjeux liés à l’immeuble. On indique aussi que l’on pourrait tirer davantage profit du Programme de coaches en ergonomie en tant que moyen de prévenir les lésions musculo-squelettiques.

À mesure que les agents de SST terminent leurs visites sur place, ils communiquent leurs constatations préliminaires à la direction locale afin qu’elle puisse prendre des mesures pour régler les problèmes ou les risques qui nécessitent une attention immédiate. Les agents fournissent également un rapport d’inspection final à la direction locale, lequel énonce toutes les non-conformités observées et exige que la direction détermine des mesures correctives et indique des dates d’achèvement afin de résoudre les problèmes en suspens. La direction doit appliquer ces mesures dans un délai de 30 jours. Si le délai de mise en application des mesures correctives dépasse 30 jours, elle doit présenter un plan expliquant la façon dont elle va résoudre les problèmes relevés.

Les membres du CNOSS reconnaissent l’importance de la surveillance du Programme de SST et confirment leur plein appui à l’égard de l’initiative. Plus précisément, ils reconnaissent l’importance de la participation continue des CSS locaux pendant l’étape de l’inspection et ils sont heureux que les constatations leur soient activement communiquées. Enfin, on note également que les visites sur place devraient continuer d’inclure tous les secteurs des installations, y compris les aires communes.

Un sommaire annuel des résultats sera présenté au CNOSS et au Conseil de direction en septembre 2017. L’intention est d’utiliser les constatations globales du cycle actuel de surveillance afin de déterminer quels éléments du Programme de SST doivent être ciblés pendant le prochain cycle des mises à jour du programme.

8. MISES À JOUR ÉCRITES

Statistiques pour la formation sur la santé et la sécurité
En date du 8 novembre 2016, le pourcentage d’employés nécessitant une formation en santé et sécurité demeure à 2 %, alors que le pourcentage des gestionnaires nécessitant une formation demeure aussi à 11 % à l’échelle nationale.

Formation sur la prévention de la violence en milieu de travail
À l’échelle nationale, 98 % des employés et des gestionnaires ont suivi la formation sur la prévention de la violence en milieu de travail. À partir de mars 2017, le nombre d’employés nécessitant un recyclage pour répondre à l’exigence de trois ans sera inclus dans le cadre de la mise à jour écrite trimestrielle.

Plan de communication en matière de santé et de sécurité au travail
Les membres passent en revue le plan de communication jusqu’au 1er décembre 2016. Des barres de défilement de nouvelles sur la prévention de la grippe, et sur les glissades, trébuchements et chutes ont été publiées depuis la dernière réunion du CNOSS en octobre 2016. On souligne que le communiqué de lancement des Procédures de communication sur l’amiante et que l’article du bulletin sur la prévention de la grippe seront ajoutés au plan avant la prochaine réunion.

Rapports d’incidents de sécurité trimestriels
Le comité examine le Rapport d’incidents de sécurité trimestriel pour la période de juillet 2016 à septembre 2016. On convient que la direction examinera deux des cas énoncés dans le rapport et confirmera le protocole de notification utilisé dans les deux cas.

9. Mot de LA FIN

Les deux coprésidents remercient les membres de leurs contributions tout au long de 2016 et leur souhaitent de passer de joyeuses Fêtes, sous le signe de la sécurité et de la détente. On indique que les autres dates de la prochaine réunion seront communiquées après cette réunion.