Procès-verbal de la réunion du Comité national d'orientation en matière de santé et de sécurité

DATE :                   Le 2 avril 2015                              HEURE : De 13 h 30 à 16 h

ENDROIT : Salle de conférence du 8e étage au 395, avenue Terminal, salle 8070

MOT D’OUVERTURE

Madame Diane Lorenzato souhaite à tous la bienvenue à la première réunion du Comité national d’orientation en matière de santé et de sécurité (CNOSS) de 2015. Madame Lorenzato ouvre la réunion en souhaitant la bienvenue à madame Johanne Bernard à sa première réunion du CNOSS depuis qu’elle s’est jointe à l’Agence du revenu du Canada (ARC) le 23 février à titre de sous‑commissaire adjointe et contrôleur de l’Agence à la Direction générale des finances et de l’administration (DGFA). Avant de céder la parole à monsieur Doug Mason pour le mot d’ouverture, madame Lorenzato souligne l’importance du rôle que le comité continue de jouer en faisant progresser le Programme de santé et sécurité au travail (SST) de l’Agence en abordant les enjeux de façon ouverte et constructive. Monsieur Mason profite de l’occasion pour mettre en évidence les sujets d’intérêt, y compris la récente couverture médiatique liée au bureau de l’ARC situé au 875, chemin Heron, ainsi que l’examen de la politique relative à la prévention de la violence en milieu de travail.

1. AMIANTE

En réponse aux préoccupations soulevées par le CNOSS concernant la présence d’amiante dans les sites nouveaux ou rénovés où l’ARC est un locataire, on fournit au comité un aperçu de l’utilisation d’amiante et on discute des processus en place aux fins de surveillance et d’avis.

On informe le CNOSS qu’avant le milieu des années 80, l’amiante était largement utilisé en raison de ses propriétés utiles en matière de solidité, de souplesse et de résistance à la chaleur et à la corrosion chimique. Les matériaux contenant de l’amiante (MCA) étaient couramment utilisés dans la construction de maisons, d’écoles, d’hôpitaux, de complexes résidentiels, de bibliothèques, de tours de bureaux, entre autres.

On informe le comité que l’utilisation de MCA a diminué considérablement depuis que les effets négatifs de l’amiante sur la santé ont été découverts. Son utilisation est strictement contrôlée en vertu du Règlement sur les produits en amiante (DORS/2007‑260) qui fait partie de la Loi canadienne sur la sécurité des produits de consommation. Les MCA doivent être utilisés par un personnel qualifié et installés de façon contrôlée qui ne constitue aucune menace pour la santé des occupants de l’immeuble.

Les propriétaires d’immeubles doivent déterminer les MCA conformément aux règlements fédéraux et provinciaux, mener des évaluations périodiques de leur condition et réparer, réunir ou retirer tout MCA jugé en mauvais état. Des travaux correctifs sont menés par des techniciens spécialisés et formés qui mettent un certain nombre de mesures de protection en place afin d’assurer la santé et la sécurité continue des occupants de l’immeuble, ainsi que la leur.

En plus de la surveillance et la gestion continue MCA, des sondages plus précis sont menés avant tout projet de construction ou de rénovation afin de déterminer la présence de MCA. Tous les MCA sont traités par des techniciens formés conformément aux règlements applicables, tout au long du projet, afin d’assurer la sécurité continue des occupants et des techniciens de l’immeuble.

Bien que des MCA peuvent être présents dans des immeubles, leur utilisation est largement réglementée et contrôlée afin d’assurer la santé et la sécurité des occupants de l’immeuble. Les propriétaires d’immeubles doivent savoir où se trouvent les MCA et les garder en bon état.

À cet égard, on rappelle au CNOSS que le 12 août 2014, la liste des immeubles occupés par l’ARC qui contiennent de l’amiante a été communiquée aux membres dans le cadre d’un engagement continu en vue de s’assurer que le CNOSS est au courant des risques potentiels.

On informe le comité que, bien que les propriétaires fonciers au niveau local diffusent souvent des renseignements sur l’amiante dans divers formats et niveaux, l’ARC travaille à s’assurer que les comités locaux sont informés de façon appropriée et constante.

Les représentants de la Direction générale des finances et de l’administration (DGFA) informent les membres du comité que l’ARC travaillera de concert avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) au cours des prochains mois sur leur Accord sur les niveaux de service afin d’assurer une communication des renseignements uniforme et proactive.

En vertu de cet accord, TPSGC mettra à jour la liste d’immeubles occupés par l’ARC contenant de l’amiante qui devrait être communiquée au CNOSS par l’ARC annuellement. Une mise à jour à un résumé écrit sur l’état des MCA dans l’immeuble sera également fournie aux comités locaux. Les comités locaux devront tenir compte de la disposition et de l’examen des renseignements dans leurs procès‑verbaux de réunion. Enfin, si le comité local de la santé et de la sécurité demande le rapport, TPSGC s’assurera de le rendre disponible.

Alors que les représentants des employés soulèvent des préoccupations concernant la présence continue d’amiante dans les installations occupées par l’ARC, tout le monde convient de prendre toute mesure positive afin d’assurer l’échange de renseignements proactif.

Les membres du comité conviennent que l’ARC mettra au point le bulletin d’information concernant l’échange de renseignements liés à la SST avec les comités locaux de façon prioritaire et fournira la version définitive aux représentants des employés et enverra le document.

De plus, on convient que l’ARC continuera de tenir le comité au courant de tout changement lié à l’enquête en cours menée par EDSC dans l’installation de l’ARC au 875, chemin Heron.

Enfin, à la suggestion des représentants des employés, on convient que les renseignements dans InfoZone lié aux MCA seront examinés afin de s’assurer qu’ils sont facilement accessibles.

2. Promesse de conformité volontaire (PCV) et DIRECTIVES

On informe le CNOSS que les dates d’appel répondant à la lettre d’instructions envoyée à l’Édifice Paul Martin à Windsor ont été fixées du 27 avril au 1er mai 2015. Dans l’intervalle, étant donné que les dates d’appel ont été confirmées, on informe le comité que le sursis pour la directive continuera d’être appliqué jusqu’à ce que le tribunal ait envoyé sa réponse.

Le représentant des employés réitère ses préoccupations concernant l’état du site ainsi que le manque de renseignements au sujet des plans à long terme pour l’Édifice Paul Martin et ses répercussions sur les employés. On informe le comité que l’ARC continuera de travailler avec TPSGC et communiquera des renseignements sur les plans futurs dès qu’ils seront disponibles.

On informe également le comité que l’ARC a reçu une lettre d’instructions le 25 février pour le bureau situé à Kitchener, Ontario, demandant à l’Agence de nommer une personne compétente afin de mener une enquête sur une plainte d’un présumé acte de violence en milieu de travail.

On informe les membres du comité que bien que l’ARC a déjà nommé une personne compétente avant la lettre d’instructions, le plaignant a soulevé des préoccupations concernant son impartialité. Un autre nom a été présenté et accepté par le plaignant. Suite à la réponse qui a été fournie à l’agent de santé et de sécurité (ASS) le 11 mars 2015, l’ASS a confirmé que l’ARC répond aux exigences de la directive. En conséquence, l’avis de la Direction a été retiré.

On informe le CNOSS que le 1er avril, des discussions préliminaires ont eu lieu entre la Section nationale de la SST et les représentants des employés concernant l’examen en cours des procédures liées à la prévention de la violence en milieu de travail. Les membres du comité soulignent l’importance de progresser relativement à l’examen des procédures liées à la prévention de la violence en milieu de travail de façon prioritaire. On convient que les deux parties travailleront ensemble et tiendront compte de l’ajout d’outils ou de ressources afin d’aider les gestionnaires à traiter une plainte liée à un acte présumé de violence en milieu de travail. On convient que Debbie Ferguson, Harry Walker et Andrea Holmes des représentants des employés aideront la Section nationale de la SST avec l’examen.

3. PROGRAMME DE SST DE L’ARC

Stratégie en matière d’ergonomie
On informe le CNOSS que les webinaires pour les coaches en ergonomie ont été achevés. Deux cent cinquante ou 61 % des coaches en ergonomie ont participé aux webinaires. Une rétroaction très positive a été reçue, laquelle est actuellement examinée par la Section nationale de la SST afin de déterminer s’il est nécessaire d’apporter des changements aux documents actuels, y compris au site Web sur l’ergonomie.

Demande de proposition de services ergonomiques
On informe le comité qu’un Énoncé de travaux (EDT) pour les services ergonomiques a été envoyée en décembre 2014. Une équipe composée des représentants de l’employeur et des employés a évalué les propositions en février et en mars alors que le contrat pour le fournisseur externe de services ergonomiques devrait être attribué en juin 2015. Des améliorations au programme d’ergonomie, y compris toute mise à jour découlant de la rétroaction sur les webinaires et des discussions des intervenants, seront apportées afin de coïncider avec le commencement du nouveau contrat, le cas échéant.

Communication
Un message défilant sur InfoZone a été affiché le 25 février 2015 afin d’attirer l’attention sur la Journée de la sensibilisation aux lésions attribuables au travail répétitif (LATR) et d’encourager les personnes à visiter la section sur l’ergonomie du site SavoirFaire pour obtenir plus de renseignements sur la prévention des LATR et des troubles musculo­squelettiques (TMS).

T4009
Alors que l’examen des diverses catégories « Autre » se poursuit, plusieurs enjeux importants ont été déterminés jusqu’à présent dont les suivants :

• • • un manque de compréhension de la différence entre les blessures mineures, les blessures invalidantes et autre;
    • les questions qui ne sont pas toujours claires;
    • les utilisateurs qui pourraient sélectionner « Autre » sans lire toutes les options disponibles.

Dans le cadre des prochaines étapes, la Section nationale de la SST cherchera à organiser une réunion distincte afin de discuter des options pour progresser.

Instruments de politique

Le Groupe de travail de l’Analyse du risque professionnel en environnements multiples (ARPEM) s’est réuni le 10 février 2015 afin de discuter des mises à jour pour le plan de travail 2014-2015 et l’élaboration et la mise en œuvre des normes, des procédures normales d’exploitation (PNE) et des procédures de travail sécuritaire (PTS).

Tous les documents sur les instruments de politique d’entreprise pour aborder les risques déterminés comme élevés ont été achevés par le groupe de travail. Les documents ont été envoyés au Bureau de première responsabilité (BPR) aux fins d’approbation. Lorsque les documents seront approuvés, l’étape de la formation commencera pour toutes les PNE et les PTS. La DGRH et la DGFA ont discuté avec la Direction de la formation et de l’apprentissage afin d’ajouter un code de cours dans les SAE pour toutes les formations à venir sur les PNE et les PTS.

Puisque la DGFA est titulaire d’un contrat national pour la formation sur les chariots élévateurs motorisés (CEM), un code de cours a été ajouté au système pour la certification des conducteurs de CEM afin de s’assurer que tous les conducteurs qui suivent cette formation sont enregistrés dans les SAE.

Un examen complet de toutes les substances dangereuses utilisées par les employés dans le cadre de leur travail est en cours. Une fois achevé, la DGRH compilera et combinera tous les produits énumérés des autres directions générales et une base de données des produits approuvés sera élaborée et publiée dans InfoZone.

En plus de ce travail, le groupe de travail examinera la Politique sur les substances dangereuses et la mettra à jour afin d’élaborer une PNE pour les substances dangereuses. Elle sera harmonisée avec les exigences du nouveau système général harmonisé (SGH) également connu sous SIMDUT 2015.

Dans le cadre des documents de communication liés à la Semaine nord­américaine de la sécurité et de la santé au travail en mai, la mise à jour aux règlements sera mentionnée et on rappellera aux employés de bien suivre les étiquettes sur les produits. De plus, on rappellera aux employés de ne pas apporter de produits chimiques, comme des produits de nettoyage, dans le milieu de travail. L’approvisionnement national, les biens immobiliers et l’administration et les fonctions de logistique ont été informés du changement réglementaire.

Les représentants des sections de la SST et de l’approvisionnement nationales travailleront ensemble afin de créer un avis aux représentants de l’approvisionnement qui surveillent les achats de cartes d’achat mettant en évidence que les produits chimiques ne doivent pas être achetés s’ils ne sont pas nécessaires pour le travail et que tout produit acheté devra respecter les nouvelles exigences d’étiquetage.

La prochaine étape pour le Groupe de travail de l’ARPEM sera de demander aux directions générales de mettre en œuvre de nouvelles procédures et de surveiller l’observation des exigences décrites dans les normes, les PNE et les PTS. Une surveillance supplémentaire sera menée par la Section de la SST, conformément aux exigences du Programme de SST.

Après la mise à jour, les représentants des employés mettent en évidence certains sujets qu’ils aimeraient ajouter à l’ordre du jour des prochaines réunions du comité, dont la politique et les lignes directrices sur les conditions météorologiques exceptionnelles ainsi que hypersensibilités environnementales, plus précisément, la possibilité d’une politique sur les parfums.

À titre de suivi concernant la discussion qui a eu lieu à la réunion du CNOSS du 4 décembre 2014, on convient également que Marc Brière agira à titre de représentant des employés pour le Groupe de travail sur le cadre d’atténuation des menaces.

4. EFFICACITÉ DU COMITÉ LOCAL DE SANTÉ ET DE SÉCURITÉ

Fiche d’évaluation du comité en milieu de travail
On informe le CNOSS que les résultats de la fiche d’évaluation de fin d’exercice font actuellement l’objet d’une mise au point et ils seront communiqués au comité une fois terminés. Le rapport final du Groupe de travail de la fiche d’évaluation a été communiqué au coprésident pour les employés le 9 mars 2015. Conformément à l’une des recommandations dans ce rapport, la Section nationale de la SST travaille actuellement avec la Direction générale des affaires publiques sur une campagne de communication pour la Semaine nord-américaine de la sécurité et de la santé au travail (SNASST) de 2015. Le but de la campagne sera d’accroître la visibilité des comités de santé et de sécurité (CSS) et des représentants en matière de santé et de sécurité (RSS) en mettant en évidence leur travail.

Initiative de formation des comités en milieu de travail
On informe le comité que l’élaboration du volet de l’apprentissage en ligne de la formation progresse bien et des parties de ce volet ont été communiquées aux représentants des employés. Un projet pilote est prévu pour la première semaine de juin. Le comité s’entend sur une approche visant à recueillir les commentaires des membres du comité sur ce cours.

La Section nationale de la SST continue d’élaborer le volet en classe du cours.

Bulletin du comité en milieu de travail
Le prochain bulletin du CLSS sera publié en avril 2015 et traitera de sujets comme la Semaine Nord-Américaine de la sécurité et de la santé au travail (SNASST) de 2015, l’équipement de protection individuel, le Jour national de deuil, maintenir l’application pour les Rapports sur la SST, la sécurité des plateformes de chargement et le programme des coaches en ergonomie dans la région du Québec. Enfin, les nouveaux agents de santé et sécurité au travail seront également présentés.

Rapports sur la SST
L’annexe A a fait l’objet d’une migration vers une application en ligne et sera maintenant appelée Rapports sur la SST. Cette application en ligne a été lancée en janvier 2015. La Section nationale de la SST s’affaire actuellement à l’organisation des derniers comités de santé et de sécurité et des représentants en matière de santé et de sécurité dans le système. Ce système permettra une surveillance plus étroite des activités des comités et des représentants afin d’assurer une observation continue relativement aux exigences imposées par la loi.

De plus, la communication sera présentée aux comités en mettant l’accent sur l’importance de consigner les mesures et les activités essentielles dans leur procès‑verbal mensuel. Cela comprend tout examen des documents fournis (p. ex. les rapports d’inspection, entre autres), des présentations aux comités ou l’expertise externe cherchée afin d’informer le comité. Une ébauche de cette communication sera présentée au CNOSS lorsqu’elle sera prête.

5. EXIGENCES EN MATIÈRE D’EXERCICE D’URGENCE

On fournit au CNOSS un aperçu de la mise en œuvre des exigences améliorées en matière d’exercice d’urgence à l’Agence. On informe le comité qu’à partir de 2014‑2015, au moyen d’une approche progressive de trois ans, l’Agence a lancé une initiative visant à accroître les exigences en matière d’exercices d’urgence (EEU) dans tous les immeubles de l’ARC à quatre exercices d’urgence par année et six réunions de l’Organisme des secours de l’immeuble (OSI) par année.

En 2014‑2015, la mise en œuvre a été limitée aux immeubles de grande hauteur où l’Agence est le locataire important ou unique. L’approche de lancement progressive a fourni une occasion de mettre à l’essai le processus et les outils améliorés pendant la première année avec les OSI chevronnées tout en gérant efficacement les petits locataires et les immeubles bas en s’assurant que les exigences améliorées sont intégrées lentement et que les ressources sont prévues en conséquence.

Afin de faciliter le déploiement de l’initiative, des trousses d’exercice et un calendrier d’exercices ont été élaborés à l’aide de la rétroaction du comité. Le calendrier d’exercices d’urgence obligatoire comprend au minimum deux exercices qui impliquent une évacuation complète, et il doit être souple afin de tenir compte des contextes de menace variés dans l’ensemble de l’organisme. Cela démontre non seulement l’observation de l’ARC quant aux exigences prévues par la loi, mais dépasse également l’exigence minimale d’une évacuation complète par année dans tous les immeubles occupés par le gouvernement du Canada.

Alors que l’année d’essai tire à sa fin, un examen des répercussions sur les ressources (directes et indirectes), des défis et des possibilités d’améliorations est en cours par la DGFA et sera présenté au Comité de la sécurité et de la gestion des urgences (CSGU) aux fins de décision.

L’examen sera également orienté par de vastes consultations avec des intervenants nationaux, de même qu’avec les données saisies tout au long de l’année au moyen de voies de rétroaction structurées.

Jusqu’à maintenant, la rétroaction de la part des intervenants a été positive avec des préoccupations mineures soulevées concernant les répercussions sur les ressources et les relations de travail avec la gestion immobilière et les colocataires. En fonction de cet examen, l’initiative sera réévaluée par le CSGU et la mise en œuvre des objectifs pour la deuxième et la troisième année sera confirmée.

En plus des EEU, la DGFA continue d’appuyer et de surveiller l’établissement des OSI et de mener des exercices d’évacuation en cas d’incendie dans les immeubles de l’ARC. Les rapports sur l’observation sont fournis à toutes les Autorités responsable de l’immeuble (ARI) tous les trimestres et des progrès importants ont été réalisés dans l’atteinte des taux relatifs à l’observation.

En 2014-2015, l’Agence a élaboré des plans d’intervention en cas d’urgence et de sécurité en cas d’incendie dans les 93 emplacements où l’ARC est responsable de l’administration de ces plans. L’Agence a mené au moins un exercice d’évacuation en cas d’incendie annuel dans 97 % (68 sur 70) des emplacements non assujettis aux EEU requis afin d’achever les exercices d’évacuation annuels.

Les deux (2) sites restants de l’Agence ont été acquis au dernier trimestre de 2014‑2015 et les exercices en cas d’incendie seront menés dès que l’Organisme des secours de l’immeuble sera établi, équipé et formé dans ses rôles et responsabilités. Ces sites seront également assujettis à l’initiative sur les EEU en 2015‑2016.

L’ARC s’assurera qu’on tienne le CNOSS au courant pendant la mise en œuvre de la deuxième phase de l’initiative sur les EEU en 2015‑2016, y compris tout changement à l’approche prévue pour la mise en œuvre.

6. NORME PSYCHOLOGIQUE

On informe le CNOSS du progrès sur le projet d’analyse des écarts. Des entrevues des intervenants aux échelles locales, régionales et de l’entreprise ont été menées dans l’ensemble de l’Agence. Des entrevues avec les représentants du syndicat ont également eu lieu afin d’assurer que toutes les perspectives ont été consignées. Une mise à jour a été communiquée par voie électronique au Groupe de travail du CNOSS le 6 février 2015 puisque la tenue d’une réunion en personne n’était pas possible en raison des conflits d’horaires.

On informe le comité que bien que l’exercice de collecte de données a pris plus de temps que prévu, le projet continue de progresser et les renseignements sont consolidés. On informe le comité qu’à l’avenir, le groupe de travail sera dirigé par Lucie Houle et Josée Lovett de la Direction des relations en milieu de travail et de la rémunération.

Puisque la compilation de renseignements est en cours, on convient qu’une mise à jour sera fournie au groupe de travail en juin.

MISES À JOUR ÉCRITES

Statistiques pour la formation sur la santé et la sécurité
En date du 13 janvier 2015, 1 072 employés et 510 gestionnaires ont besoin de formation en santé et sécurité. Les statistiques les plus récentes confirment que le pourcentage d’employés ayant terminé la formation en SST demeure à 97 %. On remarque des améliorations dans la plupart des régions à l’exception des régions de l’Atlantique et du Pacifique où il y a eu de légères hausses. Toutes les régions continuent de travailler à améliorer leur nombre d’employés formés.

Les statistiques de janvier 2015 pour la formation des gestionnaires sur la santé et la sécurité démontrent que le nombre de gestionnaires non formés a diminué de 10 % à 9 % à l’échelle nationale. Dans la plupart des régions, il y a eu une amélioration considérable du nombre de personnes non formées. L’Administration centrale est la seule région qui a connu une augmentation de 42 gestionnaires non formés. D’autres analyses confirment qu’il y a eu une augmentation de 60 gestionnaires dans la région de l’AC depuis le dernier rapport, ce qui peut expliquer cette augmentation.

Formation sur la prévention de la violence en milieu de travail
Au niveau national, le nombre d’employés qui n’ont pas reçu de formation sur la prévention de la violence en milieu de travail continue de baisser. Dans l’ensemble, 93 % des employés à l’échelle nationale ont suivi ce cours. Depuis octobre 2014, toutes les régions ont réduit le nombre d’employés non formés. Les statistiques ont confirmé qu’il y a une amélioration constante de façon trimestrielle concernant le nombre d’employés qui ont suivi la formation sur la prévention de la violence en milieu de travail.

La Section nationale de la SSTa distribué les statistiques de la formation à chaque région afin de s’assurer que le progrès est suivi et de renforcer l’importance d’une stratégie de communication en vue de cibler des secteurs où il faut apporter des améliorations. Les représentants des employés soulèvent la question de la formation de recyclage et on décide que la Section nationale de la SST examinera les exigences décrites dans le règlement et retournera devant le comité avec une approche suggérée.

Plan de communication en matière de santé et de sécurité au travail

On présente au Comité une mise à jour relative au plan de communication national en matière de SST pour 2015-2016. Une gamme de messages liés à la SST ont été envoyés de janvier 2015 à avril 2015, y compris le bulletin d’hiver du CLSS, la communication de la Journée de la sensibilisation aux lésions attribuables au travail répétitif et le communiqué du Mois du cœur.

On informe également que le communiqué du Jour de deuil national a été préparé et sera envoyé à la Direction générale des affaires publiques afin d’être envoyé à la fin d’avril. Les représentants des employés demandent qu’une communication destinée à tout le personnel soit ajoutée au plan de communication pour la prévention contre la grippe.

Cette campagne de communication fait la promotion de la sensibilisation à la SST et appuie le Programme de SST de l’Agence.

Rapports d’incidents de sécurité trimestriels

On présente au coprésident pour les employés les rapports d’incidents de sécurité trimestriels pour les mois d’octobre à décembre 2014. Ces rapports sont validés et mis à la disposition des représentants régionaux de la SST et aux CLSS sur demande.

Le coprésident pour les employés insiste pour que les rapports soient clairs et complets.

MOT DE LA FIN

À la fin de la réunion, madame Lorenzato profite de l’occasion pour mettre en évidence les produits livrables découlant de la réunion ainsi que les points à ajouter à l’ordre du jour de la prochaine réunion. On informe le comité que la Section nationale de la SST continue de travailler sur les sujets pour la prochaine réunion de juin, y compris les risques ergonomiques liés à l’action de s’asseoir ainsi que l’utilisation de médicaments sur ordonnance au travail.