Procès-verbal de la réunion du Comité national d'orientation en matière de santé et de sécurité (CNOSS)

Cette réunion était présidée par M. Brian Oldford, qui a remplacé Doug Gaetz à titre de coprésident intérimaire des employés dans le cadre de cette réunion. 

MOT D’OUVERTURE

Le coprésident pour les employés souhaite la bienvenue à la réunion de septembre 2023 à tous les participants.

Natalie Waples, qui remplace Sonia Côté à titre de coprésidente intérimaire de l’employeur dans le cadre de cette réunion, souhaite la bienvenue à tout le monde et donne un aperçu du changement concernant le nettoyage des zones de contact élevé. En réponse à la rétrogradation de la situation d’urgence liée à la pandémie soutenue à long terme, Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) reviendra aux spécifications de nettoyage d’avant la pandémie. Ce changement consiste à réduire le nettoyage et la désinfection des surfaces à contact élevé de deux fois par jour à une fois par jour. Tous les autres protocoles et fréquences de nettoyage demeurent inchangés. L’Agence du revenu du Canada et ce comité continueront de surveiller les dernières recommandations en matière de santé publique liées aux nouvelles variantes.

Depuis la dernière réunion, plusieurs communications ont été transmises aux comités locaux de santé et de sécurité (CSS) et aux représentants en matière de santé et de sécurité (RSS) sur les sujets suivants :

• Le lancement d’une nouvelle approche du mieux-être.
• La qualité de l’air et la fumée ambiante des feux de forêt au Canada.
• La mise à jour sur les changements apportés aux protocoles de nettoyage par SPAC.

EXAMEN DES DOCUMENTS

Procès-verbal de la réunion du CNOSS – 4 juillet 2023

Les procès-verbaux en sont aux étapes d’approbation finale avec les syndicats. 

Il y a eu une discussion au sujet du délai qu’il a fallu pour préparer et publier le procès-verbal. Il a été confirmé que le procès-verbal sera examiné et publié dans les délais indiqués dans le cadre de référence du CNOSS.

Rapport sur les mesures de suivi

Le rapport sur les mesures de suivi de la réunion du 4 juillet est examiné et accepté. 

Ordre du jour des prochaines réunions

L’ordre du jour des prochaines réunions est examiné et approuvé par les membres. 

Plan de communication en matière de santé et sécurité au travail (SST)    

On note qu’un certain nombre de produits de communication des coprésidents du CNOSS ont été publiés, y compris les messages de la Journée de deuil et de la Semaine de la sécurité et de la santé. Il y a d’autres produits de communication qui ont été retardés, mais ils devraient être publiés avant la prochaine réunion en décembre 2023.

MISE À JOUR DE LA DIRECTION GÉNÉRALE DES RESSOURCES HUMAINES – PROGRAMME NATION DE SST 

Prévention du harcèlement et de la violence en milieu de travail

Les membres reçoivent un aperçu du travail effectué depuis la dernière réunion. Le groupe de travail sur la prévention du harcèlement et de la violence en milieu de travail du CNOSS se réunira au cours des prochaines semaines pour entamer l’examen des procédures de prévention et de résolution du harcèlement et de la violence en milieu de travail, qui est requis une fois tous les trois ans.

De plus, un projet pilote du nouveau module de formation sur le Programme de protection de la vie privée de l’Agence a été exécuté au cours de la première semaine de juin 2023. Le nouveau module de formation en est maintenant à sa dernière révision de la traduction, après quoi il sera lancé cet automne. 

Santé et sécurité psychologiques

Le groupe de travail sur la santé et la sécurité psychologiques se réunira le 5 octobre pour discuter davantage du programme et examiner les nouvelles ressources. Au cours de l’été, le groupe de travail a examiné la série sur le mieux-être pour les dirigeants : facteurs en milieu de travail qui ont une incidence sur le mieux-être. 

De plus, le lancement officiel de la nouvelle approche du mieux-être pour tous les employés aura lieu en octobre 2023 pour coïncider avec le Mois de la santé au travail. Une partie de la nouvelle approche comprend la sensibilisation aux 13 facteurs psychosociaux qui ont une incidence sur la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail. Les CSS et les RSS joueront un rôle essentiel dans la réalisation de cette approche, et ont été invités à se familiariser avec les documents au cours de l’été afin d’appuyer la discussion à l’échelle locale.

Analyse du risque professionnel (RPA) pour les employés des bureaux locaux – Enquêtes criminelles

Une discussion a lieu au sujet d’une préoccupation d’un CSS local concernant le besoin d’équipement de protection individuelle lors de l’exécution des mandats de perquisition. Le Comité recommande que le groupe de travail sur l’analyse du risque professionnel pour les employés des bureaux locaux soit convoqué afin d’examiner et de déterminer s’il existe de nouveaux dangers, et si des mesures supplémentaires ou mises à jour doivent être prises.

MISE À JOUR DU PARCOURS VERS L’HYBRIDE (PVH) 

Déploiement de la présence sur place

Le déploiement de la présence sur place de l’Agence a été achevé dans toutes les directions générales et les régions à la fin de mars 2023, et la majorité des employés se rendent sur les sites de l’Agence au moins deux jours par semaine ou 40 % de leur horaire habituel. 

À la suite de la mise en œuvre réussie du déploiement de la présence sur place dans l’ensemble de l’Agence, le Bureau de gestion de projet (BGP) du PVH a été éliminé progressivement, et le travail du BGP-PVH a été réintégré aux activités courantes de l’Agence. Tout au long du projet PVH, la santé et la sécurité des employés de l’Agence sont demeurées la priorité absolue et le mieux-être physique et mental des employés, un facteur clé. Le BGP-PVH, ainsi que les directions générales respectives, ont veillé à ce que des solutions à court et à long terme soient élaborées pour l’équipe d’urgence et d’évacuation de l’immeuble et la SST dans le modèle hybride.

Les membres du comité sont remerciés pour leur appui et leur collaboration tout au long du projet.

MISE À JOUR DE LA DIRECTION GÉNÉRALE DE LA SÉCURITÉ (DGS)

Système de notification de l’ARC (SNA)

L’Agence a constaté une augmentation des événements d’urgence qui ont entraîné des fermetures d’immeubles, et l’application actuelle de la ligne d’information sur l’état des immeubles s’est avérée limitée dans les capacités de sensibilisation pour communiquer avec les employés de l’Agence.

Pour régler ce problème et veiller à ce que les employés reçoivent des avis en temps opportun, la DGS a acquis un outil d’avis de masse, le SNA, afin de permettre des communications efficaces, uniformes et accessibles avec les employés de l’Agence.

Le nouveau SNA fonctionne en envoyant des avis aux employés des changements de statut de l’immeuble dans lequel ils travaillent, pendant ou en dehors des heures normales de travail. Les employés seront automatiquement inscrits aux avis du SNA à l’aide de leur adresse de courriel de l’Agence, et ils seront en mesure de mettre à jour leur profil pour recevoir des avis concernant leurs lieux de travail désignés au moyen de diverses formes de communication. Cela comprend les messages texte, les appels téléphoniques, les courriels ou les notifications poussées à tout appareil mobile iOS ou Android au moyen de l’application mobile gratuite CNS-SNA. Le SNA est également compatible avec les appareils téléscripteur, et des consultations ont été menées auprès du Réseau des personnes en situation de handicap afin de s’assurer qu’il répond à leurs exigences.

Enfin, pour assurer une mise en œuvre sans heurt et éviter de surcharger le système, une approche de déploiement régional échelonnée est prévue au cours du mois d’octobre, en commençant par la région de l’Atlantique.

Un document d’aperçu des caractéristiques du SNA doit être fourni au CNOSS.

MISES À JOUR ÉCRITES

Les membres ont reçu les mises à jour écrites suivantes avant la réunion. 

Mise à jour du programme de SST

Emploi et développement social Canada (EDSC) – Promesses de conformité volontaire (PCV) et directives 

Les membres sont informés que depuis la dernière réunion du 4 juillet 2023, le programme national de SST n’avait reçu aucune PCV ni aucune directive de EDSC.

Groupe de travail sur l’analyse du risque professionnel pour les employés des bureaux locaux

Le Comité a été informé que le programme national de SST avait communiqué avec les membres du groupe de travail sur l’ARP en juillet 2023 afin de les informer que les mises à jour de la formation sur la sensibilisation à la santé et à la sécurité pour les employés sur place étaient terminées et que le cours était alors disponible.

Formation sur la SST

FP1599-001 Santé et sécurité à l’intention des employés

Les représentants des employés du CNOSS sont mobilisés pour fournir des commentaires sur le matériel de formation révisé. Les deux représentants désignés, Paul Tsuji, représentant de la région de Toronto, groupe Vérification, finances et sciences, et Jennifer MacPherson, représentante du président, Syndicat des employé(e)s de l’impôt, ont reçu des ébauches de documents le 5 septembre 2023 et collaborent actuellement avec le Programme national de SST pour mettre à jour le contenu.

FP1599-003 Santé et sécurité à l’intention des gestionnaires

Le processus de réaménagement a été établi avec la Direction du leadership et de l’apprentissage. Des mises à jour continueront d’être fournies et le CNOSS sera mobilisé aux fins de consultation au fur et à mesure de ses progrès. Le programme national de SST travaille actuellement à mettre au point les mises à jour provisoires et à se préparer à effectuer un essai pilote des documents plus tard cet automne.

Il a été noté que l’achèvement de la formation par les gestionnaires est toujours une préoccupation. Un examen sera effectué pour savoir s’il est possible de déterminer depuis combien de temps un gestionnaire occupe ce poste (y compris les rôles intérimaires) et s’il a terminé sa formation obligatoire en matière de santé et de sécurité, et si une attention ciblée est nécessaire pour ces groupes.

FP1599-005 Formation des employés sur place

Le cours a été publié dans le répertoire des produits d’apprentissage le 21 juillet 2023.

Tableau de bord national de la SST – premier trimestre de 2023-2024 

Parallèlement à la mise à jour écrite, le Comité a reçu le tableau de bord national de la SST du premier trimestre de 2023-2024, représentant les mesures du programme en ce qui concerne :

• Les taux d’achèvement de la formation obligatoire en SST;
• Les taux d’efficacité du CSS/RSS;
• La prévention du harcèlement et de la violence en milieu de travail;
• Le Programme des premiers soins et d’utilisation d’un défibrillateur externe automatisé (DEA);
• Le Programme d’ergonomie;
• Les blessures et les maladies professionnelles;
• Les dangers et les plaintes en matière de sécurité.

Une question est soulevée quant à savoir s’il y a une corrélation entre une augmentation des ajustements et des évaluations ergonomiques et le retour à la présence sur place, ou si l’augmentation pourrait être le résultat d’une sensibilisation et d’une participation accrues. Un examen sera effectué et une mise à jour sera fournie à la prochaine réunion.

Prévention du harcèlement et de la violence en milieu de travail

Les membres examinent les données présentées dans le tableau de bord national de la SST. Les données comprennent tous les incidents de harcèlement et de violence en milieu de travail signalés en vertu du Règlement sur la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail. Étant donné que l’établissement de rapports est passé à la production trimestrielle, les données présentées à chaque réunion comprendront les données jusqu’au trimestre complet précédent et celles de l’année civile précédente.

Mise à jour des opérations de santé et sécurité au travail

Une mise à jour générale est fournie sur les travaux en cours du Centre de prévention et de conformité en matière de SST et du Centre de prévention du harcèlement et de la violence en milieu de travail. Ils continuent de fournir du soutien aux comités locaux, aux coordonnateurs des premiers soins et aux conseillers en ergonomie.

Mises à jour de la Direction générale des finances et de l’administration (DGFA)

Contrôle de détection des fibres d’amiante en suspension dans l’air

Les membres reçoivent une mise à jour écrite sur la liste des sites de l’Agence qui ont des matériaux contenant de l’amiante (MCA) et sur l’initiative nationale de détection des fibres d’amiante en suspension dans l’air. Auparavant, l’Agence occupait 47 sites ayant des MCA, ce qui est maintenant passé à 46 sites. La région de l’Ouest a libéré un site, soit le 1230, rue Gouvernement, Victoria (Colombie-Britannique) [espace inoccupé et libéré le 31 juillet 2023].

L’Agence procède actuellement aux tests de détection des fibres d’amiante en suspension dans l’air pour 2023-2024 à douze sites connus pour avoir des MCA, trois sites dans la région de l’Atlantique et neuf sites dans la région du Québec. Les tests commenceront en septembre ou en octobre 2023 et les résultats des constatations de cette année seront affichés dans InfoZone à la fin du troisième trimestre ou au quatrième trimestre de l’exercice financier 2023-2024.

La DGFA continue de travailler avec SPAC, les propriétaires d’immeubles, les entrepreneurs, le gestionnaire principal responsable des situations d’urgence et d’évacuations et les CSS locaux afin de s’assurer que les employés sont mobilisés et sensibilisés aux problèmes liés à l’amiante en milieu de travail.

Fourniture de produits menstruels en milieu de travail 

Les membres reçoivent une mise à jour sur l’accès aux produits menstruels aux sites de l’Agence qui sont des lieux de travail réglementés par le gouvernement fédéral. SPAC travaille à l’élaboration d’une stratégie pour la mise en œuvre de cette initiative et tient compte de divers facteurs, comme les coûts d’aménagement initiaux, l’entretien continu, l’élimination et le volume de produits requis. Étant donné que SPAC est le fournisseur de services d’aménagement de l’Agence, celle-ci dépend de SPAC pour l’orientation et les conseils liés à cette initiative dans les locaux occupés par l’Agence. Une fois que SPAC aura élaboré et approuvé sa stratégie de mise en œuvre, celle-ci sera communiquée aux ministères et organismes clients, y compris l’Agence. Il est prévu que SPAC communiquera sous peu avec les organisations clientes, compte tenu du calendrier de mise en œuvre du 15 décembre 2023. On demande si le CSS sera tenu de surveiller cette situation. Il a été confirmé que cela ne fait pas partie des exigences en matière d’inspection du CSS, mais du rôle du personnel de nettoyage de l’immeuble de base.

Punaises de lit

La DGFA élabore actuellement un document d’orientation sur la façon de gérer les situations où des punaises de lit sont trouvées dans le milieu de travail. Ce document comprendra la façon et le moment de communiquer avec les employés, et ce qui sera fait pour gérer les punaises.

Mise à jour de la DGS

Rapport d’incident trimestriel  

Les membres reçoivent une mise à jour écrite sur les incidents de sécurité qui se sont produits au cours du dernier trimestre. On discute de la durée des indicateurs de menace sur les comptes et de la question de savoir si les infractions à long terme ou répétées peuvent être suivies ou signalées. Bien qu’une grande partie des rapports ne puissent pas être publiés, l’équipe de la sécurité a confirmé que les rapports sont améliorés pour aider à répondre à certaines des préoccupations signalées par ce comité. La DGS déterminera si elle peut rendre compte du nombre total d’indicateurs de menace et d’appels de suicide entrants par année.

On demande si les lieux de travail font l’objet d’une évaluation des menaces avant la signature des baux des locataires. L’équipe de la sécurité a noté que les questionnaires d’autoévaluation de la sécurité sont remplis chaque année par les régions et se concentrent sur les exigences en matière de sécurité physique pour chaque site. La Sécurité élabore actuellement un formulaire de demande d’évaluation de la vulnérabilité à utiliser lorsque la posture de sécurité a changé, lorsqu’il y a des événements préoccupants ou en réponse à l’augmentation de la criminalité observée à proximité d’un immeuble.

MOT DE LA FIN

Mme Waples remercie tous les participants pour leur travail et leur participation à la rencontre.

M. Oldford met fin à la réunion en remerciant les membres pour leur travail. La prochaine réunion du CNOSS est prévue le 12 décembre 2023.

La séance est levée à 14 h 55 (heure normale de l’Est).

Image		Image
Natalie Waples pour Sonia Côté Coprésidente représentant l’employeur  CNOSS		Brian Oldford pour Doug Gaetz Coprésident représentant les employés  CNOSS
Date : 2023-12-04		Date : 2023-12-09