Procès-verbal de la réunion du Comité national d'orientation en matière de santé et de sécurité (CNOSS)

Comité de santé et de sécurité
Procès-verbal de la réunion du Comité national d'orientation en matière de santé et de sécurité (CNOSS)
4 juillet 2023
Date 4 juillet 2023  Heure : 13 h 
Lieu Réunion sur Microsoft Teams
Présents Représentants de l’employeur Représentants des employés
Membres Sonia Côté
(coprésidente représentant l’employeur)
Claude Corbin 
Harry Gill
Natalie Waples
Kyla McGuire (pour Deirdra Finn)
Doug Gaetz (Syndicat des employés de l’impôt [SEI])  
(coprésident représentant les employés) 
Allaudin Alibhai (Vérification, finances et sciences [VFS])  
Alnashir Ravjiani (VFS)
Brian Oldford (SEI)
Jennifer MacPherson (SEI)
Invités/
Observateurs
Margarita Clayton
Frank Davoudi
Philippe Lefebvre
Paula Warnholtz 
Gail Brownlee
 
Secrétaire Jaime Robinson  
Absents Deirdra Finn Mathieu Juneau (SEI)  
Anastasia Trofimoff (VFS)

Cette réunion était présidée par Mme Sonia Côté. 

MOT D’OUVERTURE

Le coprésident représentant l’employeur a souhaité la bienvenue aux participants à la réunion et a présenté une mise à jour sur la composition de Mme Natalie Waples à titre de nouvelle directrice générale de la Direction des relations en milieu de travail et de la rémunération. Elle a remercié également Philippe Blanchette pour son incidence positive sur la Direction, car il est passé à un nouveau rôle au sein du Centre d’analyse des opérations et déclarations financières du Canada (CANAFE).

Le coprésident des employés a suivi avec les changements de membres du côté des représentants des employés. Alnashir Ravjiani (VFS) et Anastasia Trofimoff (VFS) se sont retirés de ce comité. Leurs remplaçants seront annoncés dans les prochains jours.

Le coprésident représentant l’employeur a  présenté un aperçu général de la réduction de la COVID-19 d’une pandémie mondiale à une maladie nécessitant une action soutenue à long terme. À la suite de cette mise à jour, elle a mis en évidence les produits de communication qui avaient été publiés depuis la réunion de février, et a brièvement parlé des résultats positifs du sondage 2022-2023 auprès des fonctionnaires fédéraux.

EXAMEN DES DOCUMENTS

Procès-verbal de la réunion du CNOSS – 28 février 2023

Le procès-verbal en est à l’étape d’approbation finale et sera publié sous peu. 

Rapport sur les mesures de suivi

Le rapport sur les mesures de suivi de la réunion du 28 février est examiné et accepté.

Ordre du jour à venir

L’ordre du jour des prochaines réunions a été examiné et il a été noté que la réunion de septembre du CNOSS aurait lieu en personne. De plus, il a été convenu que les rapports sur la COVID-19 seraient retirés de l’ordre du jour. 

Plan de communication en matière de SST    

On note qu’un certain nombre de produits de communication des coprésidents du CNOSS ont été publiés, y compris les messages de la Journée de deuil et de la Semaine de la sécurité et de la santé. Il y a d’autres produits de communication qui ont été retardés, mais ils devraient être publiés avant la prochaine réunion en septembre 2023. 

MISE À JOUR DE LA DIRECTION GÉNÉRALE DES RESSOURCES HUMAINES – PROGRAMME NATIONAL DE SST 

Mise à jour sur la pandémie de COVID-19

En raison de la rétrogradation de la COVID-19 à la suite de la pandémie, le 15 mai 2023, les coprésidents du CNOSS ont déterminé que la déclaration des cas positifs de la COVID-19 ne serait plus nécessaire. Toutefois, conformément au communiqué du commissaire envoyé à tous les employés le 3 mars 2023, un environnement propice aux masques est maintenu pour le moment, et les employés présentant des symptômes ne doivent pas se rendre sur leur lieu de travail. La qualité de l’air, le nettoyage et la désinfection continuent également de jouer un rôle important dans un milieu de travail sain.

Prévention du harcèlement et de la violence en milieu de travail

Les membres ont reçu un aperçu du travail effectué depuis la dernière réunion. Le groupe de travail sur la prévention du harcèlement et de la violence du CNOSS s’est réuni le 23 mars 2023 pour discuter de l’outil d’examen de l’évaluation en milieu de travail. De plus, un projet pilote du nouveau module de formation sur le Programme de protection de la vie privée de l’Agence du revenu du Canada a été exécuté au cours de la première semaine de juin 2023. Le nouveau module de formation est maintenant avec l’équipe de la Direction du leadership et de l’apprentissage (DLA) aux fins d’examen technique et de mises à jour découlant du projet pilote.

Santé et sécurité psychologiques

Le groupe de travail sur la santé et la sécurité psychologiques s’est réuni le 6 juin 2023 pour discuter de la nouvelle approche sur le mieux-être et de son plan de travail triennal connexe. Il a également examiné la page InfoZone nouvellement publiée qui décrit les ressources disponibles et la formation concernant les 13 facteurs de risque psychosocial.

Le groupe de travail a également examiné le matériel de formation et de soutien qui est mis à la disposition des employés des centres d’appels pour traiter les appels entrants qui sont de nature menaçante ou qui ont une incidence psychologique. Il a accepté d’examiner ce problème afin de déterminer si des mesures supplémentaires sont nécessaires.

Surveillance du Programme de SST

Une mise à jour a été fournie concernant l’état de la surveillance du programme de SST. Les équipes organisationnelles et opérationnelles de SST travaillent ensemble pour examiner et réviser le contenu, avec la nouvelle période de lancement estimée pour l’année 2024-2025. Entre-temps, le Centre de prévention et d’observation de la SST (équipe opérationnelle) continue de communiquer avec les comités locaux de santé et de sécurité, les représentants de la santé et de la sécurité et d’autres intervenants afin de fournir des conseils et une orientation pour appuyer la SST dans les bureaux locaux.

Rôles et responsabilités des agents de santé et de sécurité au travail

Le coprésident représentant les employés a demandé des précisions sur le rôle des agents de SST, car des préoccupations ont été soulevées à différents endroits au pays où les comités locaux de santé et de sécurité ne se sentent pas appuyés par l’agent de SST de la même façon que la direction locale. On craint que les agents de SST assument des rôles et des responsabilités qui appartiennent en fait au Comité de santé et de sécurité.

Le directeur adjoint de SST a souligné que les agents de SST sont en place pour être une ressource régionale dédiée à temps plein afin d’offrir une expertise neutre en matière de SST, et qu’ils peuvent fournir des conseils et une orientation éclairés et uniformes aux opérations régionales, quelle que soit la direction générale. Les agents de SST sont en mesure de donner des conseils et une orientation à la direction et aux comités locaux de santé et de sécurité. Ils ne sont pas membres du comité local de santé et de sécurité, mais ils peuvent être appelés à fournir des renseignements, au besoin. Une partie de leur rôle consiste à être des agents du changement afin de s’assurer que le programme de SST est correctement mis en œuvre dans la région. Ce n’est que dans des circonstances exceptionnelles et en consultation avec le programme national de SST et les représentants régionaux de la haute direction (y compris les sous-commissaires régionaux) que l’agent de SST a le pouvoir d’interrompre le travail lorsqu’il le juge nécessaire en raison de la présence d’un danger imminent ou de conditions dangereuses qui pourraient causer un dommage grave et immédiat.

Le coprésident représentant les employés a demandé que les rôles soient plus clairement définis et communiqués afin de s’assurer que toutes les parties sont en mesure de remplir leur rôle de SST prévu par la loi en milieu de travail.

MISE À JOUR DU PARCOURS VERS L’HYBRIDE 

Déploiement de la présence sur place

Le déploiement de la présence sur place de l’Agence a été achevé avec succès dans toutes les directions générales et les régions à la fin de mars 2023, et la majorité des employés se rendent sur les sites de l’Agence au moins deux jours par semaine ou 40 % de leur horaire habituel. Les syndicats nationaux, régionaux et locaux continuent d’être informés des développements sur la mise en œuvre du déploiement de la présence sur place.

À la suite du déploiement initial de la présence sur place, il y a eu une augmentation des demandes d’aménagement sur place, y compris des points de travail avec un éclairage réduit, et pour répondre aux préoccupations des employés souffrant d’allergies en suspension dans l’air. La Direction des biens immobiliers s’efforce de régler les problèmes liés aux locaux sur place.

Le Bureau de gestion de projet du Parcours vers l’hybride élabore actuellement un sondage auprès de tous les employés en consultation avec les directions générales et les régions, les principaux réseaux de l’Agence et les syndicats. Le sondage sera lancé en septembre 2023.

MISE À JOUR DE LA DIRECTION GÉNÉRALE DES FINANCES ET DE L’ADMINISTRATION (DGFA) 

Exigence réglementaire de fournir gratuitement des produits d’hygiène féminine en milieu de travail 

La Direction des biens immobiliers de la DGFA collabore avec Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) afin de s’assurer que l’Agence répond à l’exigence de fournir gratuitement des produits d’hygiène féminine en milieu de travail. SPAC crée des documents d’orientation pour les ministères fédéraux, car cela aura des répercussions sur l’immeuble de base dans la plupart des emplacements. Une question a été soulevée au sujet de la façon dont cela sera mis en œuvre dans les emplacements de l’Agence où les toilettes sont partagées avec les membres du public. Il a été convenu que cela nécessiterait une discussion plus approfondie avec SPAC et qu’une réponse serait fournie lorsqu’elle serait disponible.

Une mise à jour sera fournie à la prochaine réunion en septembre afin de s’harmoniser avec la date limite de mise en œuvre du 15 décembre 2023.

MISES À JOUR ÉCRITES

Les membres ont reçu les mises à jour écrites suivantes avant la réunion. 

Mise à jour du programme de SST

On a donné au Comité un aperçu de l’ébauche du tableau de bord qui sera utilisé à l’avenir pour la mise à jour écrite. L’objectif du tableau de bord est de fournir des renseignements et des analyses plus approfondies, en plus d’être un rapport plus attrayant. De plus, le cycle d’établissement de rapports sera remanié aux périodes trimestrielles. Cela permettra d’utiliser facilement les rapports pour différents cycles d’établissement de rapports : l’année civile pour les rapports du Programme du travail (EDSC) et l’exercice pour les rapports de l’Agence.

Il s’agit d’un processus continu et les représentants syndicaux seront mobilisés pour obtenir leurs commentaires et leurs suggestions d’amélioration.

Programme du travail – Promesses de conformité volontaire et directives

Les membres ont été informés d’une promesse de conformité volontaire envoyée au lieu de travail de l’Agence à Bathurst, au Nouveau-Brunswick, à la suite d’une visite de EDSC en mai 2023. Les trois éléments d’inobservation ont été traités et corrigés, et la promesse de conformité volontaire a été fermée.

Il y a eu une brève conversation au sujet du temps qu’il a fallu pour que l’avis de la promesse de conformité volontaire soit communiqué au CNOSS. Ce processus fera l’objet de discussions et des procédures seront mises en place pour assurer un avis en temps opportun.

Groupe de travail de l’analyse du risque professionnel (ARP) pour les employés des bureaux locaux et du groupe de l’Analyse du risque professionnel en environnements multiples (ARPEM)

Les deux groupes de travail ont été convoqués et se sont réunis pour discuter des changements apportés à l’équipement, aux procédures de travail et au niveau de risque associé aux tâches ou aux travaux actuels. Un courriel de suivi est envoyé aux groupes de travail afin d’obtenir des commentaires supplémentaires qui n’ont pas été recueillis lors des réunions.

De plus, les groupes de travail ont discuté du déplacement du processus d’examen des documents d’un examen annuel à une période d’examen de trois ou de cinq ans afin de l’harmoniser avec d’autres instruments de politique d’entreprise. Le CNOSS n’a pas prévu de problème avec ce changement, à condition que des réunions soient convoquées avant la période d’examen si des changements étaient apportés à l’équipement, aux processus ou aux niveaux de risque.

Programme d’ergonomie 

De nouveaux coachs en ergonomie continuent d’être formés dans l’ensemble de l’Agence. Les coachs sont toujours en mesure d’effectuer des évaluations virtuelles, au besoin. De plus, les évaluations ergonomiques du fournisseur de services de santé sont disponibles virtuellement, et dans la plupart des endroits, en personne.

Formation sur la SST

FP1599-001 Santé et sécurité à l’intention des employés

Les représentants des employés du CNOSS sont mobilisés pour fournir des commentaires sur le matériel de formation révisé.

FP1599-003 Santé et sécurité à l’intention des gestionnaires

Le processus de réaménagement a été établi avec la DLA. Des mises à jour continueront d’être fournies et le CNOSS sera mobilisé aux fins de consultation au fur et à mesure de ses progrès.

FP1599-005 Formation des employés sur place

Cette formation sera publiée en juillet 2023.

Rapports de formation sur la SST

Taux d’achèvement des cours de formation obligatoires en SST 
 Cours Juin 2023 Février 2023
FP1599-001 Santé et sécurité à l’intention des employés 98 % des employés sont formés Aucun changement
FP1599-003 Santé et sécurité à l’intention des gestionnaires 86 % des gestionnaires sont formés Aucun changement
FP1599-006 – COVID-19 : Santé et sécurité au travail 96 % des employés sont formés Aucun changement
WMT-101 – Prévention du harcèlement et de la violence 93 % des employés sont formés Augmentation de 1 %
FP1599-007 – Prévention du harcèlement et de la violence en milieu de travail 86 % des employés sont formés Augmentation de 2 %

Comité de santé et sécurité (CSS)/Représentant en matière de santé et sécurité (RSS)

Cartes d’évaluation des membres du CSS et des RSS 

Les CSS sont tenus de se réunir au moins neuf fois à intervalles réguliers tout au long de l’année, conformément à la partie II du Code canadien du travail, paragraphe 135(10). Inversement, les RSS ne sont pas tenus de respecter ces exigences. Pour la période du 1er janvier au 31 mars 2023, tous les comités sont sur la bonne voie pour respecter leur obligation.

Les CSS et les RSS sont tenus d’effectuer au moins une inspection par mois. Ce qui suit reflète les lieux de travail qui satisfont à l’exigence législative d’effectuer une inspection pour la période de déclaration.

Fiche d’évaluation des inspections du CSS 
Région

Nombre de sites

Nombre de sites respectant l’obligation

Nombre de sites ne respectant pas l’obligation

Atlantique

9

9

0

Administration centrale

10

9

1 (non occupé)

Québec

14

13

1 (non occupé)

Ontario

21

20

1 (non occupé)

Région de l’Ouest

22

21

1 (non occupé)

Total général

76

72

4

Fiche d’évaluation des inspections du CSS
Région

Nombre de sites

Nombre de sites respectant l’obligation

Nombre de sites ne respectant pas l’obligation

Atlantique

2

2

0

Québec

9

5

4

Ontario

13

5

8

Région de l’Ouest

14

6

8

Total général

38

18

20

Le Comité de la SST continue de travailler avec les comités et les représentants pour les aider à respecter leurs obligations. Il convient toutefois de noter qu’il incombe à la haute direction locale de s’assurer que ces réunions et ces inspections ont lieu.

Prévention du harcèlement et de la violence en milieu de travail

Les membres ont examiné les données liées aux avis d’incidents signalés. Une question a été posée pour savoir s’il était possible d’examiner les avis d’incident en ce qui a trait aux employés nommés pour une période déterminée, et s’il y avait une incidence sur la déclaration possible de la formation obligatoire sur la prévention du harcèlement et de la violence en milieu de travail. Ce problème sera signalé au groupe de travail de la formation obligatoire sur la prévention du harcèlement et de la violence en milieu de travail.

Programme de prévention des risques (PPR)

Les deux ébauches de tableaux de bord représentant les résultats du PPS de 2021 et de 2022 ont été présentées au Comité.

Mise à jour des opérations de santé et sécurité au travail

Une mise à jour générale a été fournie sur les travaux en cours de la cotisation corrective permise de SST et du Centre de la planification de la sécurité au travail. Ils continuent de fournir du soutien aux comités locaux, aux coordonnateurs des premiers soins et aux conseillers en ergonomie.

Mises à jour de la Direction générale des finances et de l’administration

Contrôle de détection des fibres d’amiante en suspension dans l’air

Les membres ont reçu une mise à jour écrite sur la liste des sites de l’Agence qui contiennent des matériaux contenant de l’amiante (MCA) et sur l’initiative nationale de détection des fibres d’amiante en suspension dans l’air. Auparavant, 44 sites occupés par l’Agence contenaient des MCA. Ce chiffre est désormais passé à 47 sites. La région du Québec a lancé un site et en a acquis un, qui étaient tous deux connus pour contenir des MCA :

  • 44, avenue du Lac, Rouyn-Noranda, QC (libéré)
  • 151, avenue du Lac, Rouyn-Noranda, QC (acquis)

La région de l’Ouest signale maintenant que trois sites, qui n’étaient auparavant pas reconnus comme comportant des MCA, ont maintenant été désignés comme contenant de l’amiante.

  • 9737, boulevard King George, Surrey (Colombie-Britannique)
  • 300, rue West Georgia, Vancouver (Colombie-Britannique) 
  • 1230, avenue Government, Victoria (Colombie-Britannique) [Les locaux sont inoccupés et seront libérés le 31 juillet 2023.]

Il y a eu une discussion sur le fait que le gestionnaire immobilier de Brookfield Solutions Globales Intégrées (BSGI) n’a pas signalé les rapports positifs sur l’amiante provenant des trois sites de la Colombie-Britannique, qui datent de plusieurs années. Le coprésident représentant les employés a déclaré qu’il était mécontent, mais qu’il n’était pas surpris par le manque de rapports de la part de BSGI, qui avait des antécédents de retenue des rapports des CSS locaux. Il mentionne qu’il est heureux de constater que la situation a été prise au sérieux par l’Agence et SPAC, qui a officiellement informé BSGI de l’inobservation pour avoir omis de divulguer que les matériaux contenaient de l’amiante.

Mise à jour de la Direction générale de la sécurité

Rapport d’incident trimestriel  

Les membres ont reçu une mise à jour écrite sur les incidents de sécurité qui se sont produits au cours du dernier trimestre. On discute de la durée des indicateurs de menace sur les comptes et de la question de savoir si les infractions à long terme ou répétées peuvent être suivies ou signalées. Bien qu’une grande partie des rapports ne peuvent être publiés, la sécurité déterminera si elle peut rendre compte du nombre total d’indicateurs de menace ajoutés par année.

On a demandé si les lieux de travail font l’objet d’une évaluation des menaces avant la signature des baux des locataires. L’équipe de la sécurité a répondu que les évaluations des risques sont effectuées avant d’occuper un nouveau site. Les sites existants sont également réévalués de façon continue. Advenant que le niveau de risque change dans la zone entourant un site existant, une évaluation du site sera effectuée.

On a discuté des nombreuses trousses préoccupantes qui ont été livrées au Centre national de vérification et de recouvrement (CNVR) de Surrey. En raison de l’envoi de ces trousses, même si les procédures ont été suivies au départ, il semble que la police locale a fait preuve de complaisance à l’égard de la réponse et que les protocoles locaux sur place ont été suivis. Cette question a été abordée à l’interne et à l’externe.

Mise à jour annuelle sur les exercices d’incendie et d’urgence 

Tous les sites ont terminé leurs exercices obligatoires en cas d’incendie et d’urgence pour 2022-2023.

MOT DE LA FIN

M. Gaetz remercie tous les participants pour leur travail et leur participation à la rencontre.

Mme Côté  clôt la réunion en remerciant les membres pour leur travail. La prochaine réunion du CNOSS est prévue le 26 septembre 2023.

La séance est levée à 15 h 23 (heure normale de l’Est).

<Original signé par >      

Sonia Côté
Coprésidente représentant l’employeur 
Comité national d’orientation en matière de santé et de sécurité
  Doug Gaetz
Coprésident représentant les employés 
Comité national d’orientation en matière de santé et de sécurité
Date : 2023-10-26   Date : 2023-11-02