Procès-verbal de la réunion du Comité national d'orientation en matière de santé et de sécurité (CNOSS)

Cette réunion est présidée par M. Doug Gaetz. 

MOT D’OUVERTURE

Le coprésident représentant les employés souhaite la bienvenue aux participants à la réunion de février 2023 et félicite Mme Sonia Côté pour sa nomination au poste de sous-commissaire et de dirigeante principale des ressources humaines de la Direction générale des ressources humaines.

La coprésidente représentant l’employeur souhaite la bienvenue à tout le monde et donne un aperçu général de l’annonce du 15 décembre 2022 du Bureau du commissaire selon laquelle les employés de l’Agence du revenu du Canada seraient tenus de retourner sur les lieux de travail pendant au moins 40 % de leur temps. De plus, Mme Côté présente un aperçu général des lignes directrices mises à jour du Programme de santé au travail de la fonction publique (PSTFP) sur les mesures liées à la COVID-19, ainsi que des messages sur les sujets suivants qui ont été publiés depuis la dernière réunion :

• Communiqué sur la grippe et la COVID-19 ;
• Glissades, trébuchements et chutes ;
• Formation obligatoire de santé et sécurité au travail (SST).

De plus, une communication directe a été transmise aux comités de santé et sécurité, aux coordonnateurs des premiers soins et aux coachs en ergonomie sur les sujets suivants :

• Responsabilités du comité de santé et de sécurité et du représentant de santé et sécurité à la fin de l’exercice ;
• Mois du cœur ;
• Journée de sensibilisation aux lésions attribuables au travail répétitif.

EXAMEN DES DOCUMENTS

Procès-verbal de la réunion du CNOSS – 12 décembre 2022

On demande aux membres de soumettre leurs commentaires d’ici le 16 décembre 2022. 

Rapport sur les mesures de suivi 

Le rapport sur les mesures de suivi de la réunion de décembre 2022 a été examiné sans commentaire ni rétroaction de la part des membres. Cinq éléments sont en cours pour le moment.

Ordre du jour des prochaines réunions

L’ébauche de l’ordre du jour des prochaines réunions pour 2023 est examinée et approuvée par les membres. 

Plan de communication en matière de SST    

On indique qu’un certain nombre de communications des coprésidents du CNOSS seront publiées au cours des prochains mois, y compris pour le Jour du deuil et la Semaine de la sécurité et de la santé. 
 

MISE À JOUR DE LA DIRECTION GÉNÉRALE DES RESSOURCES HUMAINES – PROGRAMME DE SST 

Mise à jour de la pandémie de COVID-19 et du PSTFP

Le 10 février 2023, le PSTFP de Santé Canada a mis à jour ses lignes directrices sur la santé au travail liées à la COVID-19. Les lignes directrices du PSTFP sont rationalisées et simplifiées. Elles décrivent les multiples pratiques préventives qui peuvent être utilisées dans le cadre d’une approche par couches pour limiter la propagation de la COVID-19 et d’autres maladies respiratoires en milieu de travail.

Tout au long de la pandémie, l’Agence s’est appuyée sur le PSTFP en tant qu’expert, ou « personne qualifiée », en vue d’établir des mesures appropriées afin d’atténuer la propagation de la COVID-19 dans les lieux de travail. À ce jour, nous continuons de suivre les directives fournies en mai 2022, qui prévoyaient le port obligatoire des masques, l’éloignement physique et l’augmentation du nettoyage et de la désinfection. Celles-ci comprenaient également des mesures telles que le fait de rester à la maison lorsque malade et le signalement des cas de COVID-19 en milieu de travail. Le changement concerne l’application de ces mesures.

Le port du masque n'est plus obligatoire sur les lieux de travail de l'ARC. Cependant, l'ARC continuera à maintenir un environnement favorable au port du masque. . L’éloignement physique, bien qu’il s’agisse d’une bonne pratique dans la mesure du possible, n’est pas non plus nécessaire. Les employés sont toujours tenus de ne pas entrer sur le lieu de travail s’ils sont malades. La qualité de l’air, le nettoyage et la désinfection continuent également de jouer un rôle important dans un milieu de travail sain.

Comme il a été fait précédemment avec les lignes directrices du PSTFP, on recommande que ces mesures mises à jour soient adoptées.

Une discussion approfondie a lieu au sujet de la possibilité d’adopter ces mesures afin de répondre aux questions et aux préoccupations des représentants des membres. On confirme que les employés utiliseraient leurs propres congés de maladie et non le code utilisé précédemment pour la COVID-19. De plus, si la recommandation est acceptée, on se demande si elle nécessite l’approbation du Conseil de direction avant d’aller de l’avant. On confirme que la recommandation nécessiterait l’approbation du commissaire et que les messages à l’échelle de l’Agence seraient communiqués à partir de ce bureau. La recommandation est acceptée par le Comité; s’il y a des résultats négatifs inattendus, la conversation peut être réexaminée.

Plusieurs préoccupations en matière de santé et de sécurité ont été abordées au sujet de l’augmentation du nombre d’employés qui retournent au travail. On demande si l’utilisation de l’outil du système de conciergerie e-Concierge fournirait un compte rendu exact que chaque lieu de travail ouvert avait suffisamment de secouristes et de membres de l’équipe d’urgence et d’évacuation de l’immeuble (EUEI) présents. On confirme que ces rapports sont examinés quotidiennement afin de s’assurer que ces secteurs disposent de suffisamment de ressources.

Deuxièmement, on confirme que, pour le moment, le nettoyage amélioré des points très difficiles se poursuivra, et que des fournitures de nettoyage seront disponibles pour que les employés nettoient leur espace de travail au début et à la fin de leur journée de travail. Une conversation a lieu sur la question de savoir si on peut demander aux employés de nettoyer, car il ne s’agit pas de leur « tâche ». On répond que, bien que ce ne soit pas obligatoire, les employés sont encouragés à suivre la pratique dans le cadre du maintien de leur propre santé et du respect de la personne qui utilise l’espace de travail.

Mise à jour du parcours vers l’hybride et déploiement de la présence sur place

Une mise à jour sur le parcours vers l’hybride et le déploiement de la présence sur place réaffirme l’engagement envers la santé et la sécurité des employés lors de leur retour au travail au cours des prochains mois. Les différents modèles de travail hybride ont été discutés, en plus de la façon dont les exemptions seraient examinées au cas par cas ou en fonction des exigences opérationnelles. L’engagement de l’Agence à assurer les fonctions appropriées des EUEI est souligné en encourageant davantage les employés à participer aux divers rôles de l’EUEI. De plus, avec la reprise des travaux sur place, les protocoles de SST sont mis à jour en collaboration avec le Groupe sur l’analyse du risque professionnel en environnements multiples afin d’assurer la sécurité des employés dans les sites autres que ceux de l’Agence. La page « Foire aux questions sur le déploiement de la présence sur place » est mise à jour régulièrement pour aider les employés et les gestionnaires à naviguer dans l’initiative.

Prévention du harcèlement et de la violence en milieu de travail

Les membres ont reçu un aperçu du travail effectué depuis la dernière réunion. Le groupe de travail du CNOSS sur la prévention du harcèlement et de la violence s’est réuni en février 2023 pour examiner la liste rajustée des enquêteurs disponible dans l’offre à commandes principale nationale, ainsi que les derniers examens des évaluations en milieu de travail. Le groupe de travail se réunira en mars pour effectuer les derniers examens pour l’année 2022.

L’ébauche du matériel pour la nouvelle formation sur la prévention du harcèlement et de la violence en milieu de travail a été transmise au groupe de travail en janvier 2023 aux fins d’examen et de rétroaction.

Santé et sécurité psychologiques

Le groupe de travail sur la santé et la sécurité psychologiques s’est réuni le 6 février 2023 pour discuter des travaux sur le nouveau plan d’action fondé sur les treize facteurs psychosociaux pour la santé, la sécurité et le bien-être psychologiques. Lors de la réunion, ils ont examiné le tableau de bord qui a été élaboré à l’aide des résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux à l’échelle du gouvernement afin d’évaluer les situations où les 13 facteurs psychosociaux ont été respectés. Cela donne un aperçu de l’orientation future potentielle de ce programme.

Le groupe de travail discute des mises à jour à la formation obligatoire en santé et en sécurité à l’intention des employés, qui comprendra des renseignements liés à la santé et à la sécurité psychologiques ainsi qu’aux 13 facteurs de risque psychosociaux.

Enfin, le groupe de travail a discuté des répercussions psychologiques possibles des appels entrants de nature menaçante aux centres d’appels. Il continuera d’examiner cette question afin de déterminer si des mesures supplémentaires sont nécessaires.

MISES À JOUR ÉCRITES

Les membres ont reçu les mises à jour écrites suivantes avant la réunion.

Mise à jour du programme de SST

Programme d’ergonomie 

Le recrutement et la formation des conseillers en ergonomie se sont poursuivis. Ce sont 187 bénévoles qui ont répondu à l’appel de nouveaux coachs, et 150 d’entre eux se sont inscrits à la formation.

Les évaluations ergonomiques en personne par le fournisseur de services de santé reprendront sous peu, au fur et à mesure que le nouveau personnel est intégré dans l’ensemble du pays. Les évaluations ergonomiques virtuelles continuent d’être disponibles.

Programme du travail – Promesses de conformité volontaire et directives

Les membres sont informés que depuis la dernière réunion en décembre 2022, il n’y a eu aucune visite du Programme du travail aux emplacements de l’Agence.

Formation sur la SST

FP1599-001 Santé et sécurité à l’intention des employés

Le programme national de SST travaille en étroite collaboration avec la Direction du leadership et de l’apprentissage (DLA) afin de mettre à jour le matériel de formation ainsi que d’ajouter du nouveau contenu couvrant les 13 facteurs psychosociaux. La prochaine étape consiste à élaborer le plan de conception de l’apprentissage, qui devrait être achevé en mars 2023. Une fois que le plan de conception sera établi, le CNOSS sera invité à travailler avec la DLA sur la mise à jour du cours.

FP1599-003 Santé et sécurité à l’intention des gestionnaires

En décembre 2022, le Programme national de SST a communiqué avec la DLA pour entamer le processus d’examen et de mise à jour du matériel de formation. Cet examen mettra également à jour le format afin d’améliorer l’expérience d’apprentissage globale et de faire correspondre l’aspect et la convivialité des autres cours de formation sur la SST. La DLA détermine actuellement un calendrier pour les prochaines étapes.

FP1599-005 Formation des employés sur place

Les difficultés de publication en raison des nouvelles exigences en matière d’accessibilité ont entraîné un retard supplémentaire dans l’achèvement. On s’attend à ce que le cours soit prêt pour les utilisateurs d’ici la fin de mars 2023 et qu’il soit publié dans le Répertoire des produits d’apprentissage par la suite.

Rapports de formation sur la SST

Taux d’achèvement des cours de formation obligatoires en SST ¹

1. Les statistiques sur la formation en matière de santé et de sécurité ont été compilées à partir d’une seule source, les certifications Druid. Les statistiques ont été extraites le 1er février 2023.

Il y a des discussions continues avec le programme national de SST et la DLA sur la meilleure façon de s’assurer que la formation obligatoire est achevée dans les délais prescrits, et la façon de la signaler lorsqu’elle n’est pas effectuée.

Comité de santé et sécurité (CSS)/Représentant en matière de santé et sécurité (RSS)

Cartes d’évaluation des membres du CSS et des RSS 

Les membres reçoivent les statistiques sur les enquêtes et les exigences en matière de réunions mensuelles pour l’ensemble de 2022. On discute des résultats quant à la façon dont les résultats pourraient être améliorés. Le programme national de SST et les représentants des employés se sont engagés à travailler sur cette question afin d’assurer l’amélioration des résultats de la fiche d’évaluation. De plus, un message ciblé sera envoyé par les coprésidents concernant l’importance de demeurer conforme.

Prévention du harcèlement et de la violence en milieu de travail

Les membres examinent les données liées aux avis d’incident signalés.

Programme de prévention des risques

Un aperçu de la déclaration des données est fourni. Le Rapport annuel de l’employeur concernant les situations comportant des risques et le Rapport annuel de l’employeur concernant les incidents de harcèlement et de violence au Programme du travail doivent être soumis au Programme du travail d’ici le 1er mars 2023. Ils comprennent des renseignements sur le nombre total d’incidents comportant des risques dans tous les milieux de travail de l’Agence entre le 1er janvier 2022 et le 31 décembre 2022. Les renseignements tirés des deux rapports seront communiqués au CNOSS en juin.

Pour 2022, les données du Système de signalement d’incidents et de gestion de l’incapacité sont en cours d’analyse et un rapport plus complet sera communiqué à la prochaine réunion du CNOSS en juin. On indique que les principaux dangers continuent d’être les glissades, les trébuchements et les chutes, ainsi que les risques liés à l’ergonomie.

Mises à jour de la Direction générale des finances et de l’administration

Contrôle de détection des fibres d’amiante en suspension dans l’air

Les membres ont reçu une mise à jour écrite sur la liste des sites de l’Agence qui contiennent des matériaux contenant de l’amiante (MCA) et sur l’initiative nationale de détection des fibres d’amiante en suspension dans l’air. Il y a encore 44 sites occupés par l’Agence qui contiennent des MCA, alors aucun changement n’est requis à la liste dans InfoZone. La région de l’Ouest a achevé les essais de MCA dans 14 des 15 sites. Le site de Brandon au Manitoba est fermé et ne sera pas mis à l’essai, car il sera lancé. Les résultats du cycle de tests de cette année seront affichés dans InfoZone avant la fin de l’exercice en cours.

En ce qui concerne les prestations et les communications liées aux matériaux contenant de l’amiante, l’Agence continue de travailler avec Services publics et Approvisionnement Canada, les propriétaires d’immeubles, les entrepreneurs, les autorités responsables des immeubles et les comités locaux pour mobiliser les employés et les sensibiliser aux problèmes liés à l’amiante en milieu de travail. Cela comprend l’information sur la plus récente évaluation ou réévaluation de l’état des matériaux contenant de l’amiante ainsi que les futures activités de projet susceptibles de perturber les matériaux contenant de l’amiante.

Protocole national relativement à la COVID-19 sur les lieux de travail de l’Agence

À la lumière de l’annonce du 15 décembre 2022 concernant la nouvelle présence obligatoire sur place, l’Agence évaluera le besoin continu du protocole national sur les lieux de travail et du plan des lieux de travail de l’immeuble tel qu’il est actuellement rédigé. Le contenu de ces documents sera mis à jour afin de tenir compte des nouvelles exigences.

Résumé des rapports régionaux, en date du 23 janvier 2023 :

• 94 sites dans le portefeuille :
  • 73 sites sont occupés par environ 6 384 employés sur place (selon les réservations du système de conciergerie e-Concierge).
    • Tous les sites occupés ont mis en œuvre des plans des lieux de travail de l’immeuble, conformément au protocole national sur les lieux de travail.
  • 21 sites sont inoccupés (la plupart de ces immeubles sont en voie d’être mis hors service et ne seront pas rouverts).

Mise à jour de la Direction générale de la sécurité

Rapport d’incident trimestriel  

Les membres ont reçu une mise à jour écrite sur les incidents de sécurité qui se sont produits au cours du dernier trimestre. On a discuté de la durée des indicateurs de menace sur les comptes. L’équipe de la sécurité régionale examine les indicateurs de menace après trois ans afin de déterminer s’ils doivent être supprimés ou s’ils doivent demeurer dans le compte. Le nombre d’indicateurs nouveaux et expirés n’est pas conservé, mais la Direction générale de la sécurité cherchera à déterminer s’il s’agit de renseignements qui peuvent être recueillis.

Une question a été soulevée concernant le service de police appelé en cas d’incident, par exemple dans le secteur du contribuable en question, ou de l’employé de l’Agence et du lieu de travail. Il a été confirmé que l’Agence communique avec le service de police du secteur où la menace a été reçue. Les services de police renvoient ensuite ou communiquent avec les services de police de l’endroit où se trouve l’appelant.

Il y a eu une brève mise à jour sur les nombreuses trousses préoccupantes livrées au Centre national de vérification et de recouvrement de Surrey. Lors de l’examen des incidents, plusieurs lacunes ont été relevées lorsque les procédures n’ont pas été strictement suivies. Ces problèmes ont été cernés et traités. 

MOT DE LA FIN

Mme Côté remercie tous les participants pour leur travail et leur participation à la rencontre.

M. Gaetz met fin à la réunion en remerciant les membres pour leur travail. Il profite de l’occasion pour remercier David Walsh, directeur adjoint du Programme national de SST, pour sa contribution et son approche collaborative, surtout au plus fort de la pandémie au cours des dernières années, et lui souhaite la meilleure des chances dans son passage au programme de leadership fondé sur le caractère. Il conclut en souhaitant la bienvenue à Jaime Robinson au poste de directrice adjointe en disant que, ayant travaillé avec elle à maintes reprises au cours des années, il est convaincu que le travail positif et collaboratif se poursuivrait.

La prochaine réunion du CNOSS est prévue le 04 juillet 2023.

La séance est levée à 15 h 37 (heure normale de l’Est).

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Sonia Côté Coprésidente de l’employeur  Comité national d’orientation en matière de santé et de sécurité		Doug Gaetz Coprésident pour les employés  Comité national d’orientation en matière de santé et de sécurité
Date : Le 20 juillet 2023		Date :