Procès-verbal de la réunion du Comité national d'orientation en matière de santé et de sécurité (CNOSS)

Cette réunion est présidée par M. Philippe Blanchette, qui remplace la coprésidente pour  l’employeur, Mme Sonia Côté, pour le mot d’ouverture et les mises à jour verbales sur la santé et la sécurité au travail (SST). Mme Côté préside le reste de la réunion.  

MOT D’OUVERTURE

M. Blanchette, directeur général de la Direction des relations en milieu de travail et de la rémunération, ouvre la réunion et souhaite la bienvenue aux membres du Comité, aux invités et aux observateurs à la dernière réunion trimestrielle de 2022.

Le coprésident pour les employés souhaite la bienvenue à tous les participants à la réunion.

M. Blanchette poursuit avec une mise à jour générale indiquant que la phase 2 du plan de transition de l’Agence entre en vigueur le 14 décembre 2022. Ce changement permet à un plus grand nombre d’employés de retourner sur les lieux de travail de l’Agence. Des séances d’information ont eu lieu avec les cadres supérieurs et les superviseurs en novembre afin de leur donner des ressources et des outils pour aider leurs employés à faire la transition.  

M. Blanchette mentionne qu’un certain nombre de communications sur la SST ont été publiées depuis la réunion de septembre 2022, y compris une lettre d’appel pour recruter d’autres secouristes formés aux premiers soins et à l’utilisation d’un défibrillateur externe automatisé (DEA) pour les lieux de travail de l’Agence, une communication au sujet de l’ergonomie au travail, qui comprenait des liens vers des outils pouvant aider les employés, ainsi que le bulletin de l’automne/hiver sur la SST.

Il souligne que le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux de 2022-2023 a été lancé le 21 novembre et s’est poursuivi jusqu’au 5 février 2023.

EXAMEN DES DOCUMENTS 

Procès-verbal de la réunion du CNOSS du 12 septembre 2022  

On demande aux membres de soumettre leurs commentaires d’ici le 16 décembre 2022.  
 

Rapport sur les mesures de suivi

Aucune nouvelle mesure de suivi n’a été relevée lors de la dernière réunion en septembre 2022, ce qui a donné lieu à un rapport nul pour la réunion de décembre 2022. 

Ordre du jour des prochaines réunions

L’ébauche de l’ordre du jour des prochaines réunions pour 2023-2024 est examinée et approuvée par les membres.  

Plan de communication en matière de santé et de sécurité au travail.

On mentionne qu’un certain nombre de communications des coprésidents du CNOSS seront publiées sous peu, dont l’une porte sur la prévention des glissades, des trébuchements et des chutes, et l’autre, sur la prévention de la grippe et de la COVID-19. Une lettre d’appel supplémentaire sera envoyée pour encourager les employés à se porter volontaires pour devenir des conseillers en ergonomie.  
 

MISE À JOUR DE LA DIRECTION GÉNÉRALE DES RESSOURCES HUMAINES (DGRH) – PROGRAMME DE SST 

Pandémie de COVID-19  
L’Agence continue de suivre les directives du Programme de santé au travail de la fonction publique, y compris l’éloignement physique et le port du masque lorsque l’éloignement physique ne peut pas être maintenu. Les mesures de nettoyage approfondi se poursuivront. Les employés auront toujours accès à des produits de nettoyage pour leurs propres espaces de travail.

Les groupes de travail sur l’analyse du risque professionnel en environnements multiples (ARPEM) et l’analyse du risque professionnel (ARP) pour les employés des bureaux locaux ont été convoqués en novembre pour discuter du passage à la phase 2 du plan de transition de l’Agence et de l’incidence que cela pourrait avoir sur les employés qui travaillent sur place et sur les employés des bureaux locaux compte tenu de la reprise du travail en personne. 
On rappelle aux membres du groupe de travail les outils qui sont à leur disposition, comme l’outil de prise de décisions fondées sur les risques, ainsi que les analyses des risques liés aux tâches.

Le programme national de SST a continué d’appuyer l’élaboration du protocole de la phase 2 pour les lieux de travail de l’Agence, en collaboration avec d’autres intervenants, comme la Direction générale des finances et de l’administration (DGFA) et l’équipe du parcours vers l’hybride (PVH).

Le nombre de cas de COVID-19 signalés continue de diminuer. Par conséquent, la Direction des relations en milieu de travail et de la rémunération (DRMTR) continuera de signaler le nombre de cas à la haute direction et au CNOSS à intervalle de deux semaines, pour le moment.  

Prévention du harcèlement et de la violence en milieu de travail (PHVMT)  
Les membres reçoivent un aperçu du travail effectué depuis la dernière réunion. Le groupe de travail sur la PHVMT du CNOSS s’est réuni en novembre 2022 pour discuter des derniers examens d’évaluation en milieu de travail. Le groupe de travail poursuivra ces examens au cours de la nouvelle année et étudiera divers moyens de rendre le processus plus efficace.

Des renseignements ont été publiés dans InfoZone afin de fournir aux gestionnaires des outils et des ressources pour aborder les situations où des employés sont victimes de violence familiale.

Un message rappelant aux employés de suivre la formation obligatoire sur la PHVMT a été publié le 18 octobre 2022. Des courriels ciblés seront également envoyés afin d’augmenter le taux d’achèvement.

La formation à l’interne sur la PHVMT, qui intègre les renseignements tirés de ces deux produits, a été rédigée et sera communiquée au groupe de travail en janvier 2023.

Enfin, des séances de sensibilisation sur le processus de résolution du harcèlement et de la violence ont été offertes aux gestionnaires et aux employés par le Centre de PHVMT en octobre et en novembre 2022. Ces séances se poursuivront en 2023.

Santé et sécurité psychologiques  
On informe les membres d’une collaboration entre les programmes nationaux de SST et du mieux-être en vue d’élaborer une approche plus globale à l’égard de la santé psychologique, de la sécurité et du mieux-être, qui sera axée sur le mieux-être à trois niveaux : individuel, de l’équipe, et organisationnel. L’approche mettra l’accent sur les treize facteurs psychosociaux en tant que fondements de l’intégration de la santé psychologique, de la sécurité et du mieux-être dans notre culture.

Surveillance du Programme de SST 
Le Comité reçoit une mise à jour sur la reprise prévue de la surveillance du programme de SST.

Une approche collaborative sera utilisée au début afin de rétablir les relations avec les intervenants sur place. Les agents de SST continueront de travailler avec les comités de santé et sécurité (CSS) ainsi que les représentants de santé et sécurité (RSS) afin de s’assurer qu’ils respectent leurs obligations et de déterminer les lacunes en matière d’observation.

La surveillance sur place complète reprendra le 1er avril 2024.

La direction fait remarquer qu’il pourrait être avantageux de comparer les résultats de la surveillance avant la pandémie aux renseignements recueillis au cours du prochain cycle de surveillance de deux ans.

MISE À JOUR DU PLAN DE TRANSITION DU PVH 

Le Comité reçoit une mise à jour des progrès réalisés à l’égard du plan de transition du PVH de l’Agence.

Les résultats du récent sondage auprès des employés qui sont retournés au travail au cours de la phase 1 révèlent que la majorité d’entre eux ont eu une expérience positive. On souligne que le passage à la phase 2 permettra d’effectuer des travaux sur le terrain et des déplacements supplémentaires, ainsi que d’interagir avec les contribuables sur place.

Les membres discutent des options pour désigner les secouristes formés aux premiers soins et à l’utilisation d’un DEA. Le coprésident des employés voudrait savoir ce qui se passerait s’il devait n’y avoir aucun secouriste formé en premiers soins ou à l’utilisation d’un DEA sur place. La direction mentionne que cette possibilité a été envisagée et fait l’objet de discussions afin de s’assurer que l’employeur respecte son obligation en matière de premiers soins. Les représentants des employés soulignent que, si un espace de travail précis est désigné pour un secouriste formé en premiers soins ou à l’utilisation d’un DEA, le DEA et la trousse de premiers soins sur place devraient également être déplacés dans ce secteur. La direction étudiera cette suggestion.

MISES À JOUR ÉCRITES  

Les membres ont reçu les mises à jour écrites suivantes avant la réunion.  
 

PROGRAMME DE SANTÉ ET SÉCURITÉ AU TRAVAIL

Groupe de travail sur l’analyse du risque professionnel en environnements multiples

Comme il a été mentionné précédemment, le groupe de travail s’est réuni en vue d’évaluer s’il dispose de tous les outils nécessaires pour effectuer une transition réussie vers la phase 2. À l’heure actuelle, les membres étaient d’avis que les outils déjà en place étaient suffisants, car de nombreux secteurs (comme les salles du courrier) ont continué à exercer leurs activités sur place tout au long de la pandémie.

Groupe de travail sur l’analyse du risque professionnel pour les employés des bureaux locaux

Les membres du groupe de travail discutent des outils et des ressources qui sont actuellement à leur disposition. On demande s’il serait possible d’exiger que les contribuables qui entrent dans un espace de travail de l’Agence portent le masque. On répond que, à l’instar des entrepreneurs et des fournisseurs externes, les contribuables qui entrent dans un lieu de travail de l’Agence seraient tenus de respecter les protocoles existants.

La formation mise à jour pour les employés des bureaux locaux sera achevée en février 2023.

Programme d’ergonomie 

La formation d’appoint des coachs en ergonomie s’est poursuivie en octobre et en novembre. Les nouveaux coachs seront formés virtuellement en janvier 2023, tandis que la formation en personne reprendra au cours de la nouvelle année.

Les coprésidents de ce comité publieront un message visant à recruter des bénévoles pour devenir des coachs en ergonomie.

Les évaluations ergonomiques en personne reprendront également au cours de la nouvelle année avec des dates à confirmer. Par ailleurs, la formation pratique sur les levages sécuritaires pourra également commencer au cours de la nouvelle année avec des dates à confirmer auprès du fournisseur.

Emploi et développement social Canada – Promesses de conformité volontaire et directives

Les membres sont informés que depuis la dernière réunion en septembre 2022, il n’y a eu aucune visite d’Emploi et Développement social Canada aux emplacements de l’Agence.

Rapport de formation sur la SST

En date du 7 novembre 2022 :

Les représentants des employés se demandent si les nouveaux gestionnaires sont informés lorsque de la formation obligatoire doit être suivie. Le programme national de SST reviendra sur la question afin de trouver un moyen de signaler ces cas en vue d’assurer la conformité.

On soulève également des préoccupations à l’égard du faible taux d’achèvement du module obligatoire de l’Agence sur la PHVMT. Comme on l’a mentionné plus tôt, un message général sera envoyé par les coprésidents de ce comité au cours de la nouvelle année afin de rappeler à tous les employés de suivre la formation obligatoire. En plus de cela, des courriels ciblés seront envoyés aux personnes qui n’ont pas suivi le module de la formation de l’Agence sur la PHVMT.  

Efficacité du Comité de santé et de sécurité (CSS)

Formation du CSS

Les agents régionaux de SST ont tenu 24 séances de formation et formé plus de 200 membres depuis juin 2022. Le coprésident représentant les employés a applaudi le travail acharné des agents régionaux de SST visant à effacer l’arriéré de membres du CSS et de RSS qui n’avaient toujours pas suivi la formation nécessaire. Maintenant que ce travail est achevé, il aimerait réévaluer la méthode provisoire actuelle, où des agents facilitent la formation, et revenir à une méthode de formation coanimée par un représentant de la direction et un représentant des employés.

Cartes d’évaluation des membres du CSS et des RSS 

On fournit aux membres les statistiques sur les exigences mensuelles en matière d'inspection et de réunion pour le troisième trimestre.

Les résultats de la fiche d’évaluation et de la présentation des renseignements sont discutés. On convient que la fiche d’évaluation doit être examinée afin de fournir des renseignements clairs sur l’observation en matière de tenue de réunions et de réalisation des inspections. On ajoute que cela sera un point de mire en 2023, alors que les agents de SST collaboreront avec les comités en vue de déterminer les obstacles à l’observation.

Le programme national de SST et les représentants des employés se sont engagés à travailler sur cette question afin d’améliorer les résultats de la fiche d’évaluation. De plus, un message ciblé sera envoyé par les coprésidents concernant l’importance de demeurer conforme.

Les représentants des employés ont fait remarquer que le rôle de membre du CSS et du RSS est assumé sur une base volontaire, ce dont on ne tient pas compte au niveau du rendement et de la charge travail. Aux fins d’examen ultérieur, on aimerait savoir s’il y aurait des moyens d’encourager la prise en charge de ce rôle. De plus, il est important d’entrer les codes de temps appropriés afin de comptabiliser le temps qui y est imparti. Le programme national de SST enverra de nouveau le message portant sur les codes qui doivent être utilisés par les CSS et les RSS, les coordonnateurs des premiers soins et des DEA et les conseillers en ergonomie.

PHVMT

Les membres examinent les données liées aux avis d’incident signalés. À la suite d’un échange sur la mise en page du tableau, on recommande que le groupe de travail sur la PHVMT discute des options pour la présentation des données à l’avenir.

Système de signalement des incidents et de la gestion de l’invalidité (SSIGI)  

Les améliorations apportées au transfert des données entre le SSIGI et l’application des rapports de SST des CSS et des RSS se poursuivent.

Premiers soins et DEA 

Une communication nationale a été envoyée par les coprésidents du CNOSS le 25 octobre 2022 afin de recruter des bénévoles pour devenir secouristes de premiers soins et de DEA comme le nombre d’employés sur place augmente graduellement.

Le remplacement des cartouches et des piles des DEA se poursuit. Il n’y a aucun problème d’approvisionnement, car le fournisseur dispose d’un inventaire suffisant.

Programme de prévention des risques

Le programme de prévention des risques, que le Comité a obtenu lors de la réunion de juillet, a été publié dans InfoZone.

DGFA

Contrôle de détection des fibres d’amiante en suspension dans l’air  

Les membres reçoivent une mise à jour écrite sur la liste des sites de l’Agence qui contiennent des matériaux contenant de l’amiante (MCA) et sur l’initiative nationale de détection des fibres d’amiante en suspension dans l’air.

On fait remarquer qu’un site a été libéré dans la région du Québec, alors que deux nouveaux sites loués ont été ajoutés à la région de l’Ouest.

En septembre 2022, la région de l’Ouest a achevé les essais de MCA dans 13 des 15 sites. Les résultats du cycle de mise à l’essai de cette année seront affichés dans InfoZone avant la fin de l’exercice en cours.  

Les représentants des employés se disent préoccupés par le fait que de nouveaux baux ont été signés pour des immeubles dont on sait qu’ils contiennent des MCA. La Direction des biens immobiliers de la DGFA indique qu’elle continuera de travailler avec Services publics et Approvisionnement Canada pour trouver des sites sans amiante, dans la mesure du possible.

Protocole national relativement à la COVID-19 sur les lieux de travail de l’Agence

En novembre 2022, le protocole national sur les lieux de travail et le plan des lieux de travail de l’immeuble ont été mis à jour en consultation avec les intervenants et les représentants des employés afin d’inclure les exigences relatives à la préparation du lieu de travail pour la phase 2 du plan de transition de l’Agence.

Les plans des lieux de travail et les listes de contrôle de l’état de préparation continuent d’être élaborés pour les phases subséquentes du plan de transition de l’Agence en consultation avec les intervenants, y compris les membres des employés du CNOSS.

En date du 9 novembre 2022, tous les sites ont mis en œuvre les plans des lieux de travail.

DIRECTION GÉNÉRALE DE LA SÉCURITÉ (DGS)

Rapport d’incident trimestriel  

Les membres reçoivent une mise à jour écrite sur les incidents de sécurité qui se sont produits au cours du dernier trimestre.

Les membres discutent des mesures prises en réponse à l’incident 33471. Les représentants des employés ont demandé s’il y avait un système en place pour réacheminer à un agent principal les appels des contribuables ayant des indicateurs de menace au dossier.

Le membre du groupe VFS mentionne une préoccupation selon laquelle les contribuables ayant un indicateur de menace au dossier sont initialement dirigés vers des employés de première ligne plutôt que vers des spécialistes formés pour gérer ces menaces. Étant donné qu’il n’y a pas de tri des appels à risque plus élevé en première ligne, les employés éprouvent un stress supplémentaire chaque fois qu’ils répondent à un appel. Cela peut avoir une incidence négative sur la santé mentale des employés. Il suggère de cerner plus en détail ces risques et de les communiquer aux employés.

Les représentants des employés ont fait remarquer qu’il existe déjà un groupe responsable d’examiner les menaces auxquelles font face les employés de l’Agence lorsqu’ils effectuent des travaux dans les bureaux locaux : l’ARP pour les employés des bureaux locaux. Il suggère que ce groupe de travail étudie l’incidence sur la santé mentale de l’augmentation du niveau et de la gravité des menaces et de la violence contre les employés de l’Agence. Il précise que la nature de la menace actuelle vise tous les employés de l’Agence, et non seulement l’employé qui ont des interactions avec le contribuable. Il ajoute que les employés doivent être conscients qu’en tant qu’employés de l’Agence, ils peuvent être la cible de violence que d’autres employés de la fonction publique exerçant des fonctions semblables n’ont pas à subir.

La DGS répond qu’elle continue d’étudier ces situations et que le Programme d’aide aux employés (PAE) est toujours disponible. On précise également que certaines tendances peuvent indiquer que les situations menaçantes sont en hausse.

Le directeur de la Division du mieux-être et de la santé et de la sécurité au travail souligne que ce type de renseignements, y compris les tendances, devrait être intégré au programme de santé et de sécurité psychologiques, en examinant les dangers, les niveaux de risque et les mesures préventives.

Le membre du groupe VFS fait également remarquer que le PAE est un service fourni après l’incident et ne constitue pas une mesure préventive. De plus, il s’agit d’une couverture à court terme, limitée à 80 % du coût, et il y a un plafond. On soulève de nouveau la question de la nécessité d’en faire plus pour sensibiliser les employés au risque potentiel de menaces graves de blessures corporelles ou de décès. Bien que cela soit présenté dans le Programme de prévention des risques, les employés ne sont pas nécessairement informés à l’avance des menaces potentielles liées à leur embauche, y compris le harcèlement et les agressions.

MOT DE LA FIN

 M. Gaetz remercie tous les membres de leur participation et souhaite à tous un temps des Fêtes sain et sécuritaire.

Mme Côté termine la réunion en remerciant les membres pour leur travail sur les diverses initiatives en cours et souhaite aux membres un temps des Fêtes sécuritaire et reposant.

La prochaine réunion du CNOSS est prévue le 28 février 2023.

La séance est levée à 15 h 04 (HNE).

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Sonia Côté  Coprésidente pour   l’employeur   Comité national d’orientation en matière de santé et de sécurité		Doug Gaetz  Coprésident pour  les employés   Comité national d’orientation en matière de santé et de sécurité
Date : 4 avril 2023		Date : May 5,2023