Procès-verbal de la réunion du Sous-comité des changements techonologiques entre l'ARC et le SEI

PARTICIPANTS

Direction                     Syndicat

Cynthia Leblanc                             Madonna Gardiner
Josée Dussault                              Doug Gaetz
Silvano Tocchi                               Gary Esslinger
Tony Manconi                               Brian Olford
Enikö Vermes                                Roxane Gunning
Jean Stewart

MOT D’OUVERTURE

Cynthia Leblanc, sous­commissaire adjointe, Direction générale des services de cotisation et de prestations (DGSCP), et coprésidente de la direction, souhaite la bienvenue à tous les participants à la réunion ainsi qu’à Madonna Gardiner dans son nouveau rôle de coprésidente du syndicat. Elle confirme qu’elle a discuté avec le sous‑commissaire de la DGSCP et il lui a donné le plein pouvoir de parler au nom de la direction générale en tant que coprésidente de la direction. En outre, la direction a informé la DGSCP et la Direction générale des services aux contribuables et de la gestion des créances de la demande du syndicat relativement à l’avis. Plus particulièrement, d’envoyer un avis écrit d’un changement technologique lorsque cela entraînera des changements importants au statut d’emploi ou aux conditions de travail des employés, 180 jours avant la mise en œuvre du changement.

Madonna Gardiner, 2e vice‑présidente nationale et coprésidente du syndicat, souhaite aussi la bienvenue aux participants et mentionne que c’est un grand plaisir de faire partie du comité.

OUTIL DE CALCUL DES COMPTES DE FIDUCIE

La direction explique qu’il y a eu un lancement de l’Outil de calcul des comptes de fiducie (OCCF) en octobre 2014 afin d’aborder les points suivants soulevés par les utilisateurs des bureaux locaux :

• améliorations de l’inventaire, y compris une restauration de la fonction de sauvegarde;
• l’ID utilisateur des agents de l’examen des comptes de fiducie (AECF) au lieu du nom de l’AECF sera acheminé à l’onglet Commentaires;
• les enjeux de verrouillage et d’impression relativement aux frais pour droit d’usage d’une automobile ont été réglés.

Au cours des prochains mois, le WIKI qui est actuellement utilisé afin de communiquer avec les utilisateurs sera remplacé par une page GCconnex. Puisque le programme se préparait à passer en mode maintenance, d’autres préoccupations et enjeux doivent être communiqués au moyen de voies de communication normales à l’avenir, particulièrement la boîte aux lettres et la page GCconnex. La direction indique qu’il s’agit de la dernière mise à jour pour ce comité.

Les membres du syndicat mentionnent qu’ils ont continué de soulever leurs enjeux à l’aide de l’OCCF par l’intermédiaire de la boîte aux lettres; cependant, ils étaient préoccupés par le fait qu’ils n’avaient pas reçu de réponse pour certaines demandes de renseignements. Deux sujets de préoccupations ont été soulevés dans une récente réunion dans la région de l’Atlantique, particulièrement des montants versés à un compte de paie ont été saisis dans la page des détails, puis ont disparu pendant la nuit. En outre, lorsque les dossiers de l’OCCF ont été archivés à partir de l’ordinateur d’un utilisateur, il y a eu des cas où un chef d’équipe a été incapable de récupérer le dossier. La direction demande s’il serait possible de fournir des détails ou des comptes précis où ces problèmes ont été observés afin qu’elle puisse les examiner plus en profondeur. Le syndicat convient de fournir plus de renseignements précis.

SERVICES ÉLECTRONIQUES POUR LES ENTREPRISES

La production par voie électronique des Déclarations de renseignements des sociétés de personnes (DRS) a été introduite en janvier 2014 et, si la tendance actuelle se poursuit, elle serait en voie d’obtenir un taux de participation de 20 %.

La nouvelle fonction de production par voie électronique a été présentée en octobre 2014 pour la production par voie électronique des déclarations des droits d’accise (RD) et la production par voie électronique des remboursements pour les droits pour la sécurité des passagers du transport aérien (RG), les droits d’accise (RD), le bois d’œuvre (SL) et la taxe d’accise (RE).

Étant donné qu’il n’y a pas d’exigences obligatoires en matière de production par voie électronique et que ces services ont été adoptés progressivement, toute réduction dans les ressources humaines requises pour la saisie des Autres prélèvements sera changée aux activités d’établissement de cotisation et de la qualité des données.

En date d’octobre 2014, le taux de production par voie électronique des déclarations T2 était de 85,62 %, ce qui constitue une augmentation par rapport à 82,22 % enoctobre 2013.

En date de la mi‑octobre 2014, l’ARC a reçu 307 174 demandes de nouvelles cotisations (PNC T2) dont 2 431 ont été produites par voie électronique.

SYSTÈME D’IDENTIFICATION DES NON‑INSCRITS

La direction mentionne que la version de production de l’outil pour le Programme des non‑inscrits a été déployée au cours de la dernière semaine d’octobre 2014. Un total de 17 employés ont été formés à Summerside les 28 et 29 octobre 2014 et 14 employés du Bureau des services fiscaux de Sudbury ont été formés les 4 et 5 novembre 2014.

Le manuel de l’utilisateur est en cours d’élaboration et il est prévu qu’une première ébauche sera communiquée aux employés qui utilisent l’outil en novembre 2014. L’outil provisoire sera utilisé jusqu’à ce qu’une solution d’entreprise homologuée et permanente soit élaborée et diffusée dans environ quatre ans. La direction fournira au comité une mise à jour sur la solution d’entreprise à ce moment‑là.

SERVICES EN LIGNE SÉCURISÉS

La direction fournit une mise à jour des progrès réalisés sur les initiatives des Services en ligne sécurisés (SELS). Le projet des documents électroniques a été achevé avec succès, avec plus de 392 372 documents reçus par voie électronique en date du 18 octobre 2014. Il y a eu 479 soumissions pour la Vérification au bureau, 3 870 soumissions pour l’Admissibilité aux prestations, 2 861 soumissions pour le Programme de revue des cotisations des sociétés T2 (PRCS) et 385 162 pour le Programme de revue du traitement T1 (RT T1). En ce qui concerne le circuit de travail RT T1, ce nombre représente environ 15 % de tous les documents reçus.

Les débits préautorisés électroniques ou les DPAE ont été présentés aux particuliers en février 2014 et 44 553 ententes de DPA ont été créées par des particuliers dans Mon dossier en date du 17 octobre 2014. Les DPAE pour les entreprises ont été mis en œuvre dans Mon dossier d’entreprise en octobre 2014.

La direction explique que 27 814 entreprises se sont inscrites afin de recevoir leur correspondance par voie électronique. La livraison électronique pour les escompteurs a été mise en œuvre en février 2014 et 506 926 éléments ont été livrés par voie électronique. De plus, la livraison électronique pour les déclarants par voie électronique et les représentants de niveau 2 a été mise en œuvre avec succès en octobre 2014.

La livraison électronique pour les particuliers est toujours en voie de respecter les délais prévus aux fins de mise en œuvre en février 2015 et la livraison électronique pour les bénéficiaires de prestations pour février 2016.

La direction n’avait pas relevé de répercussions sur les ressources humaines (RH) liées à ces projets à ce moment‑là. La direction continuera de surveiller les répercussions sur les RH et de mettre à jour le comité à mesure que d’autres renseignements deviennent disponibles.

Le syndicat demande si la direction prévoit effectuer une analyse des répercussions sur les RH avant la prochaine réunion du comité dans six mois. La direction répond qu’elle continuera de surveiller le taux d’utilisation à mesure que de nouveaux éléments seront présentés; cependant, elle n’a pas prévu qu’une analyse serait nécessaire avant la prochaine réunion. La direction explique que moins de 500 000 pièces de correspondance de l’ARC ont été reçues par voie électronique et il y avait beaucoup plus de variabilité dans les arrivages quotidiens des centres fiscaux en raison d’autres influences.

RESTRUCTURATION DES SYSTÈMES T1

La direction explique que le Projet de restructuration des systèmes T1 apportera des modifications aux systèmes utilisés afin de saisir, de traiter et de rajuster les déclarations de revenus des particuliers, ainsi que les systèmes qui contiennent les renseignements sur la cotisation et comptables des contribuables. L’échelle de ce projet nécessitait que des modifications soient présentées progressivement; des lancements annuels ont été prévus au cours des cinq prochaines années.

La direction donne un aperçu des modifications à la Restructuration du système T1 prévues qui commenceront en février 2015, avec un nouveau cadre de traitement T1. La nouvelle cotisation générée par le système (PNCSYS) sera le premier circuit de travail sur la nouvelle plateforme et aucun changement opérationnel n’est prévu pour le moment.

En février 2016, des déclarations produites par voie électronique ayant fait l’objet d’une cotisation dans les règles et la plupart des nouvelles cotisations seront ajoutées au cadre de traitement T1. Les circuits de travail pour les nouvelles cotisations feront l’objet d’une migration vers un nouvel ensemble d’outils de travail commun qui pourront devenir la norme pour la plupart des circuits de travail T1 et comprendront les éléments suivants :

• cas T1 pour la gestion du travail;
• nouveaux systèmes aux fins de correspondance et d’établissement de rapports;
• l’introduction d’un bureau T1 intégré.

En février 2017, les cotisations restantes seront ajoutées au cadre de traitement T1. Les circuits de travail de l’examen du traitement et du rapprochement feront l’objet d’une migration vers de nouveaux outils communs. Le lancement de février 2018 introduira des changements visant à réduire de traitement des exceptions (p. ex. zones trop grandes). En février 2019, la fonctionnalité le traitement spécialisée et les charges de travail seront déplacées vers les outils communs.

Le syndicat demande à connaître les bureaux qui sont représentés sur l’équipe de projet. La direction répond qu’il y a des représentants de tous les regions.

INVENTAIRES NATIONAUX

La direction indique qu’elle mettra en œuvre la phase 1 de l’initiative de l’inventaire national à compter de l’exercice 2015‑2016 en vue de distribuer des charges de travail liées au traitement ou à l’établissement de cotisation électronique de façon plus efficace dans l’ensemble des centres fiscaux. Pour le moment, la direction n’entrevoit pas de répercussion sur le personnel des bureaux locaux relativement à la mise en œuvre d’inventaires nationaux.

Après le lancement de la suite des entreprises d’avril 2015, certaines charges de travail en matière de déclarations et de remboursements de revenus des sociétés (T2 – déclarations produites par Internet) et de TPS/TVH seront distribuées à l’échelle nationale selon la méthode du premier entré, premier sorti (PEPS). On prévoit que cela distribuera les cas de manière plus égale relativement à la complexité et réduira le vieillissement de ces inventaires de la charge de travail. Un travail d’élaboration préliminaire pour l’ajout de certaines charges de travail électroniques de la comptabilité des entreprises est en cours, la mise en œuvre étant ciblée dans le lancement de la suite des entreprises d’octobre 2015. On ne prévoit pas de changements importants aux procédures actuelles, puisque la majorité des charges de travail des cas existants de la Comptabilité normalisée (CN) seront maintenus.

La direction mentionne qu’une communication et un plan de formation sont en cours d’élaboration et qu’ils devraient être communiqués au début de 2015.

Les affectations budgétaires de chaque centre fiscal en 2015‑2016 pour les charges de travail touchées ne changeront pas en raison de cette initiative. Les niveaux d’inventaire seront étroitement surveillés afin d’évaluer les répercussions sur la distribution et budgétaires.

La direction déterminera si d’autres charges de travail seront incluses dans l’avenir en fonction de son évaluation pendant l’exercice 2015‑2016.

Délai de prescription sur le recouvrement

La direction explique qu’un délai de prescription a été imposé sur le recouvrement des impôts sur le revenu non payés, ce qui signifie que les activités de recouvrement peuvent seulement être menées à l’intérieur d’une période de temps limitée à moins que des événements précis ne surviennent, entraînant la prolongation ou la suspension de la période de recouvrement. En conséquence, l’Agence devait déterminer et maintenir des délais de prescription sur le recouvrement (DPR) pour le portefeuille général des comptes clients, en plus de prolonger ou de suspendre les délais de prescription en raison d’événements et/ou de mesures précis. Cette mesure a été prise en raison d’une décision judiciaire de 2004.

La solution approuvée pour le délai de prescription pour le recouvrement était un Calculateur central pour l’échéance des dettes (CCED) et la construction de diverses interfaces de système entre le CCED, l’établissement de cotisations, la comptabilité, les recouvrements et d’autres systèmes de l’Agence. Il n’y avait pas d’interface utilisateur avec le CCED; cependant, la date DPR sera affichée dans le Système automatisé pour les recouvrements et les retenues à la source (SARRS). Les interfaces des systèmes faciliteront la promotion d’éléments déclencheurs à l’égard du CCED qui calculera la date de la créance dont le DPR est expiré.

En raison du nombre élevé d’événements déclencheurs éventuels, de la disponibilité des systèmes et des ressources, une approche progressive a été élaborée, les lancements étant comme suit :

• Février 2015 – Famille des T1
• Octobre 2015 – Suite des entreprises (T2, TPS, Autres prélèvements)
• Octobre 2016 – Système de retenues sur la paie, de comptabilisation et de recouvrements (PAYDAC) et Système de retenues à la source des non­résidents (RSNR)
• 2018‑2019 – Détermination des crédits pour individus (DCI)

Puisque la solution permanente du DPR ne pouvait pas être élaborée d’ici la date requise de mars 2014, un plan de transition a été établi. La direction indique que le plan de transition utilisait la technologie existante afin d’extraire des rapports et des demandes de renseignements dans le but de générer des listes qui pourraient être communiquées avec les bureaux locaux en vue de s’assurer que l’ARC n’a pas recouvré des comptes qui étaient expirés.

La direction n’a pas prévu de répercussions sur les RH, puisqu’il s’agissait d’une solution automatisée qui toucherait seulement les systèmes existants et les processus automatisés.

Informatisation DE la SAISIE‑ARRÊT

La direction indique qu’elle cherche à mettre en œuvre des outils qui aideraient les bureaux locaux à réaliser certains processus manuels sur papier. En conséquence, l’Agence élaborera une application automatisée de l’ordinateur central de la saisie‑arrêt qui recueillera les données requises de l’ordinateur central et préparera la paperasse aux fins d’approbation. Cette application accélérera le processus afin de mieux utiliser les ressources et de simplifier la charge de travail des agents. La mise en œuvre de ce changement est prévue pour l’automne 2015.

Le syndicat demande si la direction avait prévu des répercussions sur les RH en raison de l’élaboration de l’informatisation. La direction confirme qu’elle ne prévoit pas de répercussions sur les RH.

informatisation de la radiation

La direction signale que l’Agence prévoit élaborer une application informatisée de l’ordinateur central de la radiation pour des montants inférieurs à 25 000 $. Cette informatisation sera utilisée pour les comptes précis où il est impossible d’exécuter des activités de recouvrement comme ceux de sociétés qui ont été fermées pendant plus de cinq ans ou de contribuables qui sont décédés. À l’heure actuelle, ces comptes ont tendance à demeurer dans les inventaires, puisqu’il faut beaucoup de temps pour préparer les documents pour une radiation. L’utilisation de l’informatisation de la radiation accélérera le processus de radiation afin de mieux utiliser les ressources et elle ne sera pas mise en œuvre avant l’automne 2015.

MOT DE LA FIN

Le président remercie tout le monde des discussions productives et souhaite à tous un bon temps des fêtes.

Les représentants du SEI remercient la direction pour les mises à jour qui ont été fournies et mentionnent qu’ils sont impatients de travailler en collaboration avec les autres membres.