Procès-verbal de la réunion du Comité national d'orientation en matière de santé et de sécurité

DATE :                   Le 12 décembre 2013                 HEURE : De 13 h 30 à 16 h 00

ENDROIT :           Salle de conférence du 8e étage au 395, avenue Terminal, salle 8070

MOT D’OUVERTURE

Madame Diane Lorenzato souhaite la bienvenue à tous les participants à la dernière réunion du Comité national d’orientation en matière de santé et de sécurité (CNOSS) de 2013 et souligne les importants progrès qui ont été réalisés concernant plusieurs initiatives et enjeux relatifs à la santé et sécurité au travail (SST). À la suite de cette reconnaissance, elle indique que le gouvernement fédéral a proposé le projet de loi C‑4 et que, si celui‑ci était approuvé, il en découlerait des changements au Code canadien du travail, partie II. Les principaux changements touchent, entre autres, le rôle de l’agent de santé et de sécurité (ASS), la définition du danger et le processus de refus de travail. Madame Lorenzato mentionne qu’à sa connaissance, le rôle de l’ASS pourrait changer; toutefois, ces postes ne sont pas retirés du Programme du travail. En ce moment, l’Agence du revenu du Canada (ARC) attend des directives du Secrétariat du Conseil du Trésor et du Programme du travail afin de s’assurer que les mesures appropriées sont prises, de sorte que l’Agence continue à respecter ses obligations prévues par la loi. Alors que les modifications nécessaires sont apportées, la santé et la sécurité des employés de l’ARC constitueront une priorité. On tiendra le CNOSS au courant de tout progrès important.

Monsieur Doug Mason félicite le Comité, puisqu’il y a eu de nombreuses réalisations en matière de SST en 2013. Il est également heureux d’entendre que le CNOSS souhaiterait être consulté avant de mettre en œuvre tout changement, si le projet de loi C‑4 reçoit la sanction royale. Après que les coprésidents font part de leurs commentaires, le Comité continue l’ordre du jour de la réunion.

1. PCV ET Directives

On informe le CNOSS que l’Agence n’a pas reçu de promesse de conformité volontaire (PCV) ou de directive depuis la dernière réunion en septembre. Il est également confirmé que les exigences relatives aux deux PCV lancées plus tôt cette année ont été traitées.
Les rôles et les responsabilités des intervenants locaux associés aux PCV et aux directives ont été clairement indiqués dans la version révisée des Procédures de travail avec Ressources humaines et Développement des compétences Canada – Agents de santé et de sécurité,(lien à un site Web InfoZone) lesquelles ont maintenant été distribuées. Le CNOSS convient que tous les documents pertinents doivent être communiqués localement et qu’il n’y a aucun enjeu relatif à la protection de la vie privée qui en empêcherait la publication et la distribution nécessaires. On suggère de mettre cette exigence au premier plan dans le bulletin du Comité local de santé et de sécurité (CLSS).

2. PROGRAMME DE SST DE L’ARC

Le CNOSS obtient une mise à jour sur les initiatives de SST suivantes.

Examen du programme de SST
Madame Lorenzato indique au Comité que le Programme de SST sera examiné dans le cadre du processus cyclique de vérification interne. Cet examen fournira à la haute direction une évaluation du degré auquel le programme appuie l’Agence dans le respect des obligations de SST et leur fera savoir si le programme fonctionne comme prévu. On discutera du mandat de cet engagement avec le CNOSS à la prochaine réunion. Le Comité sera entièrement informé une fois l’examen du programme terminé et il aura l’occasion d’aborder tout enjeu ou toute préoccupation dans le cadre du processus de consultation.

Stratégie en matière d’ergonomie
La rétroaction sur les procédures normales d’exploitation (PNE) a été compilée et est actuellement prise en considération concernant l’approche générale à l’ergonomie. L’ébauche mise à jour de la procédure est en cours de mise au point et sera fournie sous peu au CNOSS aux fins de rétroaction.
Les éléments suivants sont les outils de communication qui ont été distribués afin de faire la promotion du Programme de coach en ergonomie.

• Un message a été envoyé à tous les comités locaux afin de leur demander leur aide dans la promotion du rôle de coach en ergonomie.
• Le bulletin d’automne destiné aux comités locaux a mis de l’avant le fait que les coaches en ergonomie constituent une composante essentielle de la prévention des troubles musculo‑squelettiques.
• L’Outil de suivi du coach en ergonomie en ligne a été lancé pour tous les formateurs en ergonomie. 
• Un bulletin de renseignements a été envoyé à tous les coaches en ergonomie afin de les informer sur la façon de traiter les demandes de renseignements des employés concernant l’utilisation d’un ballon d’exercice comme chaise de bureau.
• L’Outil d’auto‑évaluation de l’ergonomie au bureau a été lancé dans InfoZone.
• Le travail avec les représentants du groupe du « Savoir‑faire » continue afin d’utiliser le site comme une autre façon d’accéder aux principaux messages relatifs à l’ergonomie.

T4009
Les modifications proposées pour le formulaire T4009 ont été mises en œuvre et la mise à l’essai est en cours afin de s’assurer que le système fonctionne comme prévu. Une fois cela confirmé, un message des coprésidents du CNOSS sera envoyé afin de terminer la transition au formulaire T4009. Une fois cela terminé, la version en format de document portable (PDF) du formulaire ne sera plus accessible et sera retirée d’InfoZone, de sorte à assurer que toutes les données sont entrées dans l’outil et saisies.

On informe le CNOSS que le formulaire T4009 en ligne est conçu de sorte que, si un accident est signalé, le comité local de l’endroit où il a eu lieu, ainsi que le superviseur et le gestionnaire de l’employé, en sera averti. Le système automatisé assurera que les intervenants appropriés sont avisés selon des dispositions visant les rapports hiérarchiques virtuels ou lorsqu’un employé est blessé dans un autre lieu de travail de l’ARC.

Instruments de politique
Les membres du groupe de travail se sont réunis le 30 octobre 2013 afin d’établir un plan de projet et ont commencé l’examen de la Politique concernant l’électricité et de la Politique sur l’utilisation et l’occupation des bâtiments. On convient que toute recommandation relative aux politiques sera présentée au CNOSS et on insiste sur le fait que cet examen des politiques vise à réduire le nombre de politiques et à s’assurer que les renseignements requis sont concis et mis à la disposition de ceux qui en ont besoin.

Nouveau contrat relatif aux trousses de premiers soins
On informe le CNOSS qu’un contrat national relatif aux premiers soins concernant les trousses et les fournitures a été attribué à Bio Nuclear Diagnostics. Ce contrat national aidera l’Agence à continuer de respecter ses obligations prévues par la loi en simplifiant et en normalisant l’approvisionnement des trousses de premiers soins. La participation de monsieur Doug Gaetz et monsieur Doug Mason dans le processus d’évaluation des soumissions est reconnue et on confirme que les produits sont en cours de téléchargement dans le système Synergie aux fins d’achat en ligne. Une fois le système prêt, une annonce officielle ainsi qu’un message visant à rappeler aux employés d’inspecter les trousses de premiers soins et de les remplir de nouveau seront envoyés aux CLSS locaux.

3. ANALYSES DU RISQUE PROFESSIONNEL (pour les employés sur place et les environnements multiples)

Analyse du risque professionnel (ARP) pour les employés sur place
Un spécialiste de la Direction de la formation et de l’apprentissage (DFA) s’est vu attribuer la tâche de concevoir un nouveau produit d’apprentissage. Une charte, un plan et des scénarimages ont été élaborés pour le projet. Ces scénarimages seront fournis au CNOSS aux fins d’examen et de rétroaction d’ici la fin de décembre. Un projet pilote du produit de formation est prévu en février 2014 et devrait être entièrement lancé d’ici juin 2014. Le travail effectué sur les outils connexes pour les employés sur place continue également.

Monsieur Pierre Mulvihill et les membres de la Section nationale de la SST se sont réunis avec les représentants de la Direction générale des programmes d’observation afin d’examiner la possibilité de tirer profit de leur nouveau système nommé Integras – Cas. Il a été élaboré afin de servir de système intégré d’observation, de sorte à permettre au personnel d’appuyer et de protéger efficacement l’intégrité de l’assiette fiscale canadienne. Integras – Cas nous offre la capacité de gérer les charges de travail du cycle de vie de la Direction générale des programmes d’observation, du début à la fin. L’utilisation de ce système ou d’un type de système semblable nous permet de nous assurer que les risques et les dangers associés au travail sur place sont pris en considération de façon adéquate avant d’entreprendre les travaux.

Analyse du risque professionnel en environnements multiples (ARPEM)
Des travaux sont en cours avec les directions générales afin de recueillir les renseignements existants en vue de rédiger des instruments de politique appropriés et de les mettre en œuvre. Une mise à jour devait être fournie au Comité des ressources humaines (CRH) le 10 décembre 2013; toutefois, elle a dû être reportée à la nouvelle année. À ce moment, le CRH sera informé de la mesure prise afin d’aborder les secteurs à risque élevé, tels que les entrepôts et les salles du courrier. Une analyse approfondie sera également présentée concernant le nombre d’employés qui travaillent dans des secteurs à risque élevé ou qui les traversent. Ces renseignements ont également été communiqués au Groupe de travail sur l’ARPEM.

Du point de vue de la Direction générale des ressources humaines, le portfolio sur l’ergonomie progresse bien et les formateurs en ergonomie de l’ensemble de l’Agence ont été formés. Les formateurs travaillent en collaboration avec les CLSS locaux afin de faire la promotion de leurs activités. L’outil d’auto‑évaluation de l’ergonomie au bureau (comportant une vidéo) a été lancé et publié dans InfoZone le 29 octobre 2013.

Les risques ergonomiques industriels à l’Agence sont analysés, tels que ceux associés au déplacement du courrier des bacs aux chariots et sur les tables. Cette concentration a permis l’élaboration d’une formation de sécurité pour le dos destinée aux employés qui doivent effectuer une manutention manuelle du matériel. Afin d’appuyer ces activités, le site Web sur l’ergonomie dans InfoZone est mis à jour avec des liens et des renseignements supplémentaires.

Au nom de la Direction générale des finances et de l’administration, monsieur Omar Saeed fournit au CNOSS ses priorités découlant de l’ARPEM. Une analyse de l’environnement a été réalisée et l’ensemble des tâches effectuées par les équipes du courrier et de l’administration générale sont en cours de catalogage. De plus, les analyses du risque lié à la tâche (ART) associeront le matériel, les machines, les outils et les produits chimiques relevés dans l’analyse aux tâches et aux travaux précis effectués. Les ART relatives aux deux secteurs à risques élevés (les plateformes de chargement et les entrepôts) seront utilisées afin de déterminer les mesures correctives et d’élaborer une PNE. Le Comité est informé qu’une copie du guide relatif aux entrepôts du Centre canadien d’hygiène et de sécurité au travail (CCHST) a été distribuée afin de faire part de renseignements en matière de sécurité à l’ensemble des employés des entrepôts et des salles du courrier. Toutefois, on compte élaborer des lignes directrices et des modèles nationaux qui mettront directement l’accent sur les chariots élévateurs à fourche. En outre, un processus national de passation de marchés sera entrepris concernant l’entretien et la réparation des chariots élévateurs à fourche ainsi que la formation qui y est associée. L’objectif principal sera de normaliser le parc, le matériel et la formation. Lorsque l’ART relative aux opérations liées aux chariots élévateurs à fourche sera terminée, on se concentrera sur la manutention manuelle du matériel et l’équipement, ainsi que les outils électriques et l’équipement industriel (p. ex. les déchiqueteuses et les compacteurs). Le CNOSS est informé que l’échéancier des points à risque élevé est prévu au premier trimestre de 2014.
Les représentants des employés demandent une discussion approfondie sur le sujet de la violence verbale envers les agents téléphoniques. Ils veulent obtenir des précisions concernant le traitement de messages du système de réponse vocale interactif de l’ARC. Ce point se trouvera à l’ordre du jour de la prochaine réunion du CNOSS.

Le point des rayonnements Wi-Fi sera ajouté à l’ordre du jour de la prochaine réunion du CNOSS pour que le Comité puisse l’étudier.

4. EFFICACITÉ DU COMITÉ DE SANTÉ ET DE SÉCURITÉ AU TRAVAIL

Bulletin du Comité
On informe le CNOSS que le numéro d’automne du bulletin du CLSS a été publié le 9 octobre 2013, lequel donne un aperçu des sujets de discussion et comporte des mises à jour importantes. Le prochain numéro de janvier 2014 abordera les points suivants :

• • • L’ergonomie au bureau et l’outil d’autoajustement.
    • Le montant affecté aux chaussures de sécurité.
    • Les boîtes de réception du Comité et des représentants.
    • La conservation des documents
    • Un rappel concernant l’importance de tenir le nombre approprié de réunions et d’inspections tout au long de l’année.

Procédure et guide d’inspection
Les Procédures d’inspection du milieu de travail et le Guide de l’inspection du lieu de travail destinés aux comités et aux représentants ont été rédigés et seront communiqués au CNOSS aux fins de rétroaction. Ces documents officialiseront le processus d’inspection, y compris la planification annuelle des inspections, et fourniront un ensemble complet d’outils, de conseils et de renseignements. Une fois les procédures et le guide mis au point, ils seront envoyés aux comités et publiés dans InfoZone.

Fiche d’évaluation du Comité
Les membres du CNOSS examinent la fiche d’évaluation de mi‑exercice et remarquent que, bien que quelques régions se soient améliorées, d’autres doivent se concentrer davantage sur l’exigence relative aux inspections et aux réunions mensuelles. Le rapport comprend également les plans d’action régionaux et nationaux visant à régler les écarts et à assurer que les comités continuent de se concentrer sur leurs responsabilités prévues par la loi. Les deux coprésidents indiquent qu’ils renforceront cet important message. Monsieur Doug Gaetz et monsieur Doug Mason indiquent qu’ils recommandent que ce sujet constitue un point permanent à l’ordre du jour des réunions des comités régionaux syndicaux‑patronaux. De plus, lorsque l’annexe A sera automatisée en mars ou en avril, l’observation de la loi pourrait être confirmée tous les mois. On discutera d’une autre mise à jour sur la fiche d’évaluation concernant les mesures prises à la prochaine réunion du CNOSS.

Formation du Comité en milieu de travail
Une séance de formation des formateurs a été offerte en anglais entre les 19 et 27 novembre. La séance en français sera prévue sous peu. En raison d’une montée en flèche du nombre de participants peu avant la date de la formation, des dates supplémentaires seront prévues pour les participants de la région de la capitale nationale, de sorte à terminer la composante de séance de groupe. Un groupe de travail du CNOSS sera mis sur pied très bientôt afin de commencer le processus dans le cadre duquel la formation des membres du Comité en milieu de travail sera mise à jour.

5. FORMATION SUR LA SST DESTINÉE AUX ÉTUDIANTS, AUX ENTREPRENEURS ET AUX EMPLOYÉS TRAVAILLant DANS UNE RÉGION ET RELEVant D’UNE AUTRE

On discute du sujet de la formation sur la SST à chaque réunion du CNOSS, lorsque les statistiques trimestrielles sont examinées. Les représentants des employés suggèrent que le Comité se penche sur les exigences relatives à la formation sur la SST pour les étudiants qui travaillent à l’Agence. Lorsqu’ils examinent ce sujet, les membres du Comité reconnaissent également que les exigences en matière de formation pour les entrepreneurs et les personnes qui travaillent dans une région et qui relèvent d’une autre doivent être abordées au même moment. Le Comité convient que la formation sur la SST est une composante essentielle du processus d’accueil et d’intégration. Elle devrait être normalisée et structurée et comprendre les automatismes régulateurs requis (p. ex. une liste de contrôle relative à l’accueil et à l’intégration, des plans d’apprentissage individuels remplis au préalable, etc.) et ce sujet pourrait être abordé dans le cadre du travail lié à l’ARPEM.

6. Rapports hiérarchiques À distance

À la réunion du CNOSS de septembre, le Comité a discuté de l’importance de documenter la façon dont les enjeux en matière de santé et de sécurité sont abordés concernant les employés qui ont un rapport hiérarchique à distance. Le Comité convient qu’il faut établir un processus national afin de s’assurer que les exigences en matière de santé et de sécurité des employés sont respectées, au moyen d’une approche uniforme. Il est important que l’obligation de rendre compte et la responsabilité soient délimitées, et cela pourrait prendre la forme d’un protocole d’entente qui comprendrait des engagements concernant la SST. Afin d’appuyer cette approche nationale, une orientation supplémentaire serait fournie au personnel de la direction.

Un exemple d’une orientation supplémentaire fournie serait les renseignements relatifs à l’utilisation du formulaire T4009 en ligne permettant de signaler des dangers, des accidents et des blessures aux intervenants en santé et sécurité appropriés, tels que le gestionnaire et le comité local. Cela assurera un établissement de rapports rapide et une communication efficace afin qu’une mesure décisive puisse être prise. Ce comité sera informé de tout progrès réalisé dans le processus national.

MISES À JOUR ÉCRITES

Les mises à jour écrites suivantes sont présentées au Comité.

Rapport de formation

Le CNOSS convient que les nombres liés à la formation sur la SST seraient consolidés au moyen d’un nouveau système d’établissement de rapports. Les données sur la formation sont recueillies de façon centrale par la Direction de l’intégration stratégique d’affaires et le profil démographique mensuel est produit par la Section de la démographie et de l’analyse des effectifs. Les renseignements des deux sources ont été extraits pour ce rapport le 7 novembre 2013.

On fournit une analyse des tendances afin d’illustrer les chiffres trimestriels relatifs à la formation et permettre au CNOSS d’assurer le suivi des résultats historiques pour les divers produits de formation en SST.Le CNOSS examine plusieurs approches de communication et plans d’action afin de cibler les régions précises qui renforceraient l’exigence prévue par la loi concernant la formation sur la SST.

Statistiques pour la formation sur la santé et la sécurité
En date du 7 novembre 2013, 739 gestionnaires et 2 002 employés ont besoin de formation en santé et sécurité. Les dernières statistiques relatives à la formation indiquent que le nombre d’employés qui n’ont pas reçu une formation sur la SST a considérablement diminué (de 34 %) au cours de la dernière année et qu’à l’échelle nationale, 5,6 % des employés nécessitent une formation.

Les résultats de novembre 2013 concernant la formation des gestionnaires indiquent que la tendance générale est plutôt stable pour les gestionnaires qui n’ont pas reçu de formation. Cela s’explique probablement par le fait que le roulement des postes de gestion et la méthode permettant de relever les gestionnaires qui nécessitent une formation dans les Systèmes administratifs d’entreprise (SAE) ont été changés entre août et novembre 2013.

Formation sur la prévention de la violence en milieu de travail
En date du 7 novembre 2013, les données confirment que 7 683 employés n’ont pas terminé cette formation. Le nombre d’employés qui n’ont pas reçu de formation sur la prévention de la violence en milieu de travail continue de baisser. Depuis février, le nombre d’employés non formés a connu une diminution de près de 5 000. Cela indique une importante amélioration et confirme l’efficacité de la promotion de ce produit de formation. Toutefois, nous continuerons de déployer des efforts afin d’assurer une tendance positive.

Plan de communication en matière de santé et de sécurité au travail

On présente au Comité une mise à jour relative au plan de communication en matière de SST pour 2013‑2014. Le numéro d’automne du bulletin du CLSS a été publié et abordait des sujets tels que la prévention de la grippe, la Semaine de la prévention des incendies, les ballons d’exercice et les formateurs en ergonomie. De plus, des renseignements concernant l’affectation du montant pour les chaussures de sécurité ont été publiés dans le site Web de la SST et ce sujet sera abordé dans le numéro de janvier du bulletin du CLSS. Le CNOSS a été informé qu’un plan de communication pour 2014‑2015 sera rédigé et communiqué aux fins d’examen et de rétroaction.

Rapports d’incidents de sécurité trimestriels

On présente au coprésident représentant les employés les rapports d’incidents de sécurité trimestriels pour les mois de juillet à septembre 2013. Ces rapports ont été envoyés aux représentants régionaux de la SST et distribués aux CLSS aux fins de validation.

MOT DE LA FIN

À la fin de la réunion, les membres du CNOSS cernent de nouveaux points pour la prochaine réunion et on convient que la Norme psychologique sera mise à l’ordre du jour aux fins de discussion, en particulier l’analyse de l’écart proposée. On confirme également que les représentants des employés seront consultés pendant l’étape de la planification. Le Comité examine ensuite les sujets éventuels qui pourraient être mis à l’ordre du jour des prochaines réunions pour 2014‑2015. Les suggestions seront ajoutées à l’ordre du jour provisoire des prochaines réunions qui sera envoyé au CNOSS avant sa mise au point. On remercie les membres du CNOSS de leur précieuse participation au traitement des points à l’ordre du jour et on formule des souhaits pour un heureux temps des fêtes.

Le calendrier des réunions à venir du CNOSS pour 2014 comporte les dates suivantes : le 20 février, le 29 mai, le 11 septembre et le 4 décembre.