Procès-verbal de la réunion du Sous-comité des changements technologiques

ENTRE L’AGENCE DU REVENU DU CANADA ET
LE SYNDICAT DES EMPLOYÉ(E)S DE L’IMPÔT

PARTICIPANTS

MOT D’OUVERTURE

Rick Leigh, sous‑commissaire adjoint, Direction générale des services de cotisation et de prestations, et coprésident de la direction, souhaite la bienvenue à tous les participants à la réunion. Il remercie Gary Esslinger d’assumer le rôle de coprésident du syndicat au cours de cette réunion et mentionne qu’il attend avec intérêt les discussions des points à l’ordre du jour.

Gary Esslinger, vice‑président régional, région des Prairies, et coprésident du syndicat, souhaite également la bienvenue aux participants. Il reconnaît les efforts qu’a déployés la direction pour participer à la réunion et tenir le syndicat au courant des nouveautés à l’Agence. Il est heureux que la direction et le syndicat puissent échanger leurs préoccupations et leurs idées au cours de ce forum.

GESTION DES DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES

La direction indique que l’Agence a poursuivi ses travaux visant à améliorer la gestion de ses documents électroniques. L’Agence s’apprête à s’harmoniser avec l’orientation du gouvernement du Canada (GC) et à mettre en place GCDOCS, la solution normalisée de gestion des documents et des dossiers électroniques du GC. L’outil actuel, FileNet, continuera à fonctionner dans l’arrière‑plan des Services sécurisés en ligne et des applications d’Integras, mais ne serait pas la solution de gestion de dossiers principale pour les renseignements non structurés.

Le début du déploiement progressif de GCDOCS est prévu pour septembre 2014. On s’attend à ce que les représentants des directions générales et des régions participent à cet exercice, et on élabore une stratégie de gestion du changement qui comprend des plans de communication et de formation.

Il ne devrait y avoir aucune répercussion sur le niveau des ressources; toutefois, il pourrait y avoir quelques ajouts minimaux au personnel du projet.

Système de dotation intégré

La direction explique que la Direction générale des ressources humaines (DGRH) s’est engagée à rationaliser la prestation des services à la fonction des RH afin de réaliser les économies salariales visées par le Plan d’action de réduction du déficit d’ici le 1er avril 2015. Pour ce faire, de nombreux processus manuels effectués par les professionnels des RH devront être automatisés ou transférés vers un libre‑service pour les clients.

L’Agence investit des ressources importantes dans l’automatisation du processus de dotation afin d’atténuer les pressions sur les adjoints des RH, d’assurer l’uniformité de l’administration des processus de dotation et de faciliter l’accès aux renseignements sur les prochains processus de dotation pour tous les employés.

Le Système de dotation intégré (SDI) automatisera les processus de dotation internes, externes et interministériels de l’Agence du revenu du Canada (ARC). Le système proposé serait doté de nombreuses fonctionnalités clés, couvrant des aspects tels : les profils d’emploi de candidats, l’accès au portail Web et au profil, les alertes‑emploi, les rapports électroniques de jurys de sélection, des capacités d’établissement de rapports de données améliorées et une nouvelle fonctionnalité liée aux lettres d’offre.

La communication au sujet de cette initiative débutera en janvier 2014, avant que la formation soit offerte en octobre 2014.

Dès la mise en œuvre complète du système, prévue pour mai 2015, les employés auraient accès aux processus de dotation prévus et en cours. On envisage que les employés seront en mesure de stocker leurs principaux renseignements (études, qualifications, etc.) dans le Libre-service des employés (LES). Les employés pourraient chercher des avis d’offres d’emplois internes, accéder à leur profil et poser leur candidature à des postes à partir d’ordinateurs situés à l’extérieur du réseau de l’ARC.

Les gestionnaires auraient accès à un processus simplifié qui leur permettrait de présélectionner des candidats en ligne et d’utiliser des questionnaires en ligne et seraient invités à envoyer des avis de recours tout au long du processus. Les gestionnaires seraient tenus d’obtenir l’approbation des RH avant de pouvoir envoyer des lettres d’offre de promotion permanente sans sollicitation et devraient démontrer que la liste des employés ayant un statut privilégié a été prise en considération.

Le syndicat demande à savoir qui aurait accès aux résultats des évaluations des candidats. La direction répond qu’elle prévoit que le responsable du répertoire de candidats disposera d’un accès complet aux résultats des évaluations; toutefois, aucune décision définitive n’a été prise. Cette question sera également soulevée auprès des membres du comité de dotation du syndicat.

Le syndicat demande si les gestionnaires responsables de l’embauche auraient accès aux résultats des évaluations des candidats lorsqu’un répertoire est partagé. La direction répond qu’aucune décision n’a été prise à cet égard et reconnaît qu’il s’agit d’un sujet de nature délicate. La direction examine le processus suivi dans le noyau de la fonction publique afin de s’assurer que l’approche à l’ARC est alignée.

Le syndicat demande si la nouvelle Politique du programme de dotation a été utilisée pour élaborer le SDI. La direction confirme que le SDI consiste en l’automatisation des procédures associées à la nouvelle Politique du programme de dotation. On continuera à déterminer l’accès aux renseignements sur les candidats et au recours en fonction de la politique de dotation en vigueur aujourd’hui.

APPLICATION D’INDICES

La direction explique que l’on apporte des changements au processus interne de l’ARC relatif aux indices. Cette application remplacera le processus papier actuel que doivent suivre les employés de l’ARC (p. ex. les vérificateurs et les examinateurs) afin de présenter des indices relatifs aux contribuables cernés au sujet desquels il y a possiblement des questions liées à l’observation au cours de la vérification et de l’examen d’un compte.

L’application de la TI fera partie de l’ordinateur de bureau d’un utilisateur et acheminera les indices et tout document à l’appui par voie électronique au Dépôt d’indices qui est géré par le Centre national des indices.

L’application remplacera la fonctionnalité comprise dans le SVP/Win, qui est le système actuellement utilisé par les employés de la Direction générale des programmes d’observation (DGPO) afin de mener des vérifications, et sera lié à Integras, le système qui remplacera SVP/Win. À l’heure actuelle, dans le SVP/Win, un employé peut envoyer un indice par voie électronique à son superviseur; toutefois, l’indice doit être imprimé afin que d’autres mesures puissent être prises.

La direction croit que ce programme générera des indices de haute qualité et que les documents à l’appui permettront d’évaluer ces indices plus efficacement.

La formation requise pour les utilisateurs sera limitée, puisque le processus consiste en l’achèvement d’un formulaire Web, de l’envoi de ce dernier aux fins d’approbation et de sa présentation au centre des indices. Les utilisateurs potentiels seront tenus de demander un accès à l’application.
La direction prévoit que l’application sera disponible aux employés d’ici le 31 mars 2014. Tous les renseignements seront bien protégés, et l’accès à l’application sera seulement accordé aux employés dont les fonctions exigent un accès au dépôt d’indices. Il n’y aura aucune incidence sur les ressources humaines résultant de cette application.

Le syndicat demande si l’application sera utilisée par les employés de programmes d’autres directions générales ou seulement par les employés des programmes de la DGPO. La direction répond qu’elle se concentre sur les programmes de la DGPO en premier et que l’application sera étendue à d’autres programmes pour l’utilisation par tous les employés de l’ARC dans le futur.

PRODUCTION DE DÉCLARATIONS T1

La direction signale que 76 % des déclarations T1 ont été envoyées par voie électronique en comparaison à 65 % l’année dernière, ce qui se traduit par une augmentation de 17 % en arrivages électroniques par rapport à l’année dernière.

Il n’y a eu aucune répercussion sur les employés permanents jusqu’ici et aucune conséquence connue sur le nombre d’employés nommés pour une période déterminée. Les centres fiscaux (CF) se sont vus attribuer un budget et chacun a déterminé ses propres besoins en matière de dotation selon des facteurs comme les pressions sur l’inventaire et la charge de travail. Les directeurs adjoints des CF ont indiqué qu’ils n’ont pas observé de changements au nombre d’employés nommés pour une période déterminée, principalement en raison du fait que les trousses T1 n’avaient pas été envoyées aux contribuables par la poste, donc une saisie supplémentaire était nécessaire.

La direction mentionne qu’une variété de facteurs pourrait avoir une incidence sur la dotation des employés nommés pour une période déterminée autres que la transition vers la production de déclarations de contribuables par voie électronique. Ces autres facteurs pourraient comprendre la complexité des déclarations de revenus ou l’expérience moyenne des employés des CF. La direction continuera à surveiller les répercussions de tous les changements qui ont eu lieu sur les niveaux de dotation au cours de chaque période de production de déclarations.

Le syndicat demande s’il existe une stratégie pour aider les employés SP‑01 et SP‑02 à obtenir d’autres placements dans le cas où on aurait besoin de moins d’employés à ces niveaux. La direction indique qu’il n’y a eu aucune réduction à ces niveaux jusqu’à présent.

SERVICES ÉLECTRONIQUES POUR LES ENTREPRISES

La direction indique qu’il y a eu une augmentation du taux de transmission électronique des déclarations : 83 % des déclarations T2 ont été produites par voie électronique au cours de cet exercice par rapport à 68 % en 2012‑2013. Le taux de transmission électronique des déclarations de la TPS/TVH s’est élevé à 68 % en 2013‑2014 par rapport à 62 % en 2012‑2013.

La direction signale qu’à compter d’avril 2014, les nouvelles cotisations T2 en ligne permettraient aux sociétés de demander de nouvelles cotisations en ligne à l’aide du même logiciel de préparation de déclarations de revenus qu’elles utilisent pour produire leur déclaration T2. Il n’y aura aucune répercussion sur les ressources humaines (RH) pendant l’exercice 2014‑2015. Une répercussion progressive et gérable sur les RH est prévue en 2015‑2016, puisque le taux d’acceptation progressif devrait atteindre 85 % d’ici la fin de 2015‑2016. Ce taux pourrait entraîner une réduction de 500 000 $ (10 ETP) de la charge de travail des nouvelles cotisations à l’échelle nationale, suivie d’une augmentation semblable de la charge de travail liée à l’observation T2. La majorité des vérificateurs qui ont traité des demandes de redressement de contribuables possèdent les connaissances et l’expérience nécessaires pour passer au travail d’observation T2.

Un autre nouveau service qui sera mis en œuvre en avril 2014 permettra aux représentants tiers de produire un formulaire d’autorisation de l’entreprise (RC59 – Formulaire de consentement de l’entreprise) par voie électronique au moyen du service Représenter un client de l’Agence. Aucune répercussion sur les RH n’est prévue pour l’exercice 2014‑2015, puisque le nouveau processus exigerait un traitement supplémentaire après que les données auront été soumises. On achève une analyse visant à déterminer les répercussions possibles sur les RH au cours de l’exercice 2015‑2016; cependant, la direction prévoit que l’exigence relative à la vérification des données soumises par voie électronique demeurera en place au cours de l’exercice 2015‑2016.

La direction envisage d’apporter une amélioration qui permettra aux utilisateurs de Mon dossier d’entreprise de fournir par voie électronique leurs gains et leurs pertes en capital, ainsi que leurs pertes au titre d’un placement d’entreprise en octobre 2014.

La Direction des déclarations d’entreprises réitère son engagement à traiter de l’inobservation et à réduire les répercussions sur les RH au moyen des investissements réalisés dans le Programme de revue des cotisations des sociétés, le Programme de revue approfondie de l’inscription de la TPS/TVH et les examens après l’établissement de cotisations de TPS/TVH.

Le syndicat demande à savoir si la direction s’attend à ce que la réduction de 10 ETP soit compensée par la charge de travail liée à l’observation et demande à connaître les niveaux des employés qui seraient touchés. La direction répond qu’elle prévoit que la réduction serait compensée par la charge de travail liée à l’observation. La direction vérifiera le niveau des employés qui effectuent ce travail et fournira une réponse.

Le syndicat indique qu’un bureau local l’a informé d’une recherche sur l’opinion publique menée sur Mon dossier d’entreprise et demande à la direction de le tenir au courant de cette recherche dans l’avenir, puisque les employés pourraient communiquer avec le SEI à ce sujet. La direction indique qu’elle devra en discuter davantage avec la Direction générale des affaires publiques afin de pouvoir fournir une réponse.

OUTIL DE CALCUL DES COMPTES DE FIDUCIE

La direction signale que l’Outil de calcul des comptes de fiducie (OCCF) a été déployé à l’échelle nationale en juin 2013. On a utilisé la rétroaction reçue pour traiter des enjeux cernés au cours du projet pilote et assurer une transition sans heurts vers l’OCCF en tant que seul outil de production d’examens des comptes de fiducie le 1er octobre 2013.

Les échanges avec les  Bureaux des services fiscaux (BSF) partout au pays se poursuivent, et la direction continuera à faire part des enjeux et des problèmes de fonctionnalités cernés à tous les utilisateurs de l’OCCF au moyen de l’espace wiki. On a établi l’ordre des priorités et on les traitera en conséquence au cours des prochains lancements. La direction continuera à collaborer avec la Direction générale de l’informatique afin de régler tout problème non résolu en veillant à ce que les « programmes de construction » de l’OCCF soient rigoureusement mis à l’essai avant de déployer les lancements en vue de corriger tout problème fonctionnel, comme cela a été le cas jusqu’à présent.

La direction surveille les répercussions de la transition de l’outil antérieur vers l’OCCF et consigne tous les événements liés à l’OCCF qui pourraient avoir une incidence sur le rendement. Toute correction ou modification à intégrer à un lancement futur de l’OCCF sera apportée de façon progressive en 2014.

Le syndicat indique qu’il a reçu de la rétroaction des membres du personnel du Soutien de la TI selon laquelle ils ne disposaient pas des renseignements nécessaires pour appuyer les utilisateurs locaux et demande si les utilisateurs sont au courant du fait qu’une mise à jour est apportée tous les vendredis. La direction répond qu’elle examinera les questions concernant le soutien de la postproduction et la relation avec la TI locale et qu’elle fournira une réponse.

AUTOMATISATION DES REPORTS DU GRAND LIVRE

La direction explique qu’elle a pris la décision de regrouper les programmes du Grand livre auxiliaire (GLA) et du Grand livre des recettes (GLR) en un nombre plus petit de centres fiscaux (CF), ce qui permettrait de financer les équivalents temps plein (ETP) tout en assurant une couverture suffisante de la charge de travail. L’Administration centrale tiendra compte de plusieurs facteurs lorsqu’elle déterminera l’emplacement des centres d’expertise, tels que la couverture de la charge de travail du programme dans les différents fuseaux horaires aux fins du traitement de remboursements de haute priorité, la disponibilité d’employés bilingues et les répercussions éventuelles du réaménagement des effectifs (RDE).

Les charges de travail liées aux GLA et au GLR seraient réaffectées à deux centres d’expertise, qui compteraient trois ETP responsables des GLA et six ETP responsables du GLR financés par bureau, totalisant 18 ETP à l’échelle nationale. On annoncera les centres qui conserveront ces charges de travail au cours des prochains mois.

La direction mène une analyse des répercussions sur les RH et, si l’on détermine que cette initiative entraînera des répercussions relatives au RDE, la direction s’assurera que les dispositions sur le RDE de la convention collective sont respectées. La direction fera son possible pour fournir au syndicat le nombre d’employés nommés pour une période déterminée qui seront touchés, dès que ces renseignements seront disponibles.

La direction adoptera une approche progressive relativement à ces charges de travail et envisage de commencer la période de transition au printemps prochain et d’achever la mise en œuvre complète des changements en juin 2014.

Compte tenu des renseignements sur la réduction du nombre d’ETP qui ont été fournis au cours de réunions antérieures, le syndicat demande à savoir si l’on a pris une décision relative aux répercussions de cette initiative sur le RDE. La direction répond que l’on mène actuellement une analyse des répercussions sur les RH. Le syndicat indique qu’il abordera cette question avec son conseiller technique en RDE afin d’en assurer le suivi.

SERVICES EN LIGNE SÉCURISÉS

La direction mentionne que l’on continue à mener des travaux sur les diverses initiatives des Services en ligne sécurisés (SELS) et que les dates de mise en œuvre demeurent inchangées, à l’exception de celle de la composante des représentantes du projet de prestation électronique.

Les documents électroniques, connus par la fonction « Soumettre des documents », ont été mis en place en octobre 2012 pour le Programme de revue des cotisations des sociétés T2 et, comme prévu, les volumes étaient peu élevés. Au 21 septembre 2013, 367 entreprises avaient choisi de présenter des documents électroniques. Le Programme de revue du traitement T1 (RT T1) a été mis en œuvre en avril 2013 et, en date de la première semaine de novembre 2013, on a reçu près de 150 000 soumissions pour ce programme, un taux de participation d’environ 15 %. À la fin du programme RT T1, la direction mènera un examen rétrospectif de la mise en œuvre et traitera de tout enjeu cerné.
La direction continuera à analyser les répercussions sur les ressources humaines, à surveiller les taux de participation et tiendra le syndicat au courant à mesure que d’autres renseignements se présentent.

La direction signale que 12 391 propriétaires d’entreprise s’étaient inscrits au service de livraison électronique pour les entreprises au moyen de Mon dossier d’entreprise au 8 novembre 2013. Les dates de mise en œuvre du service de livraison électronique pour les représentants (accessible au moyen de Représenter un client) ont été modifiées : on prévoit désormais mettre en œuvre le service de livraison électronique pour les escompteurs en février 2014 et celui des déclarants par voie électronique et des représentants de niveau 2 et 3 en octobre 2014. On est toujours à l’étape de l’analyse des options en ce qui concerne le service de livraison électronique pour les particuliers (Mon dossier) et on présentera un rapport d’étape au Comité de gestion des ressources et des investissements (CGRI) le 26 novembre 2013.

La direction explique que le lancement de l’initiative de paiements électroniques, Débits préautorisés électroniques (DPAE) pour les particuliers, est désormais prévu pour février 2014; les DPAE pour les entreprises devraient être lancés en octobre 2014.

PLATEFORME DES COMPTES CLIENTS

La direction explique que la Plateforme des comptes clients (PCC) a été élaborée dans le cadre de la phase I du projet Intégration du recouvrement des recettes (IRR) qui visait l’élaboration d’outils automatisés à l’appui du travail des agents.

La PCC est une application macro pour ordinateur central conçue pour aider les agents des recouvrements à analyser et à gérer leurs charges de travail. Elle appuie la prestation des services liés aux quatre principaux types de recettes : comptes des particuliers, des sociétés, de la paie et de la TPS. Cet outil de productivité a permis de réduire le temps consacré aux activités telles que l’exploration, la collecte de données et la mise à jour de comptes, puisqu’il recueille automatiquement les renseignements demandés de diverses sources et présente une vue intégrée des renseignements à l’utilisateur final au moyen d’une interface utilisateur graphique.

La PCC a été déployée en mai 2010 pour les utilisateurs locaux et environ 2 400 utilisateurs ont reçu une formation sur celle‑ci. On a organisé des séances de formation des formateurs de toutes les régions qui offraient une formation aux employés dans les bureaux locaux. Pendant cette période, on n’offrait pas de formation aux superviseurs, puisque la PCC ne disposait d’aucune fonctionnalité de supervision.

En 2013, on a ajouté une fonction de supervision à la PCC et on a avisé les bureaux locaux de cette amélioration en juillet 2013. Cette fonctionnalité accorde aux chefs d’équipe des recouvrements la capacité d’utiliser le même outil que leurs employés et offre des fonctions améliorées aux utilisateurs finaux relativement à des activités telles que l’examen de comptes de plusieurs différents inventaires en même temps, l’examen et l’approbation des renvois et la signalisation de comptes qui doivent être examinés immédiatement par l’employé. Une séance de formation nationale à l’intention des utilisateurs éventuels de la fonction de supervision aura lieu entre octobre 2013 et mars 2014.

Il n’y a aucune répercussion sur les ressources humaines en raison de la mise en œuvre de la PCC.

Le syndicat demande si cet outil aidera les examinateurs des comptes de fiducie à rechercher des inventaires. La direction examinera la question et confirmera la réponse, mais signale que cela est improbable. La Table de revenus consolidés (TRC), plutôt que la PPC, est un outil d’inventaire qui offre cette fonctionnalité. Le syndicat demande de connaître le nombre d’utilisateurs de la PPC. La direction confirmera les chiffres et fournira une réponse.

TRAITEMENT DES DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES D’INSOLVABILITÉ

La direction explique que l’on envisage que le traitement des documents électroniques d’insolvabilité (remplace le processus de soumission papier par un processus électronique selon lequel les professionnels de l’insolvabilité et les fiduciaires enverraient des documents d’insolvabilité aux boîtes aux lettres centrales de l’ARC par voie électronique. Aucune répercussion sur les RH n’est prévue.

La communication électronique éventuelle sera unidirectionnelle seulement, ce qui signifie que les fiduciaires soumettraient leurs commentaires; toutefois, le processus ne sera pas utilisé aux fins de communication entre les agents des recouvrements et les fiduciaires.

À l’heure actuelle, les professionnels de l’insolvabilité et les fiduciaires présentent les documents d’insolvabilité à l’ARC par courriel ou par télécopie. Si des documents sont envoyés au mauvais bureau, cela pourrait entraîner des retards qui nuisent à la capacité de l’ARC de prendre des mesures appropriées dans les délais établis.

On élabore ce processus afin de permettre aux professionnels de l’insolvabilité d’envoyer des documents à l’ARC par voie électronique au moyen de fichiers comprimés, d’adresses de courriel sécurisées et désignées et d’un format normalisé. Les documents seront reçus et acheminés automatiquement au bureau approprié aux fins de mesure.

Les avantages du nouveau processus comprennent ce qui suit : la réduction du fardeau et des coûts pour les fiduciaires et l’ARC, la réduction des documents papier, la réduction de possibilités de courrier mal acheminé et la réception rapide de documents permettant à l’ARC d’évaluer les risques et de prendre les mesures nécessaires.

Un projet pilote de ce nouveau processus pourrait débuter au printemps 2014 et sera exécuté pendant environ six mois au Centre d’arrivage régional de l’insolvabilité d’Edmonton. Le projet pilote traitera des avis d’insolvabilité initiaux qui comprennent les avis de faillite, de proposition et de séquestre, les avis liés à la Loi sur les arrangements avec les créanciers des compagnies ainsi que les documents de suivi aux fins d’impôt seulement. Jusqu’à cinq fiduciaires désignés seront invités à y participer. Si le projet pilote est une réussite et que l’on décide de le poursuivre, il sera élargi à d’autres bureaux.

Le syndicat demande si l’on fournira un numéro de confirmation aux professionnels de l’insolvabilité et aux fiduciaires. La direction prend note de la suggestion du syndicat.

TRANSMISSION ÉLECTRONIQUE DES DÉCLARATIONS DE RENSEIGNEMENTS DES SOCIÉTÉS DE PERSONNES

La direction indique que les déclarations de renseignements des sociétés de personnes (rapports financiers T5013, sommaire et feuillets) pourront être transmises par voie électronique à compter de janvier 2014. Comme les feuillets T5013 n’étaient pas saisis précédemment, la direction n’est pas en mesure de déterminer le nombre de feuillets qui seront transmis en 2014. Aucune répercussion sur les ressources humaines n’est prévue, puisqu’il s’agit d’une nouvelle déclaration transmise par voie électronique.

MOTS DE LA FIN

Le syndicat demande si l’on fournira une mise à jour sur la Restructuration des systèmes d’observation. La représentante des Relations syndicales‑patronales répond que la fonction a confirmé qu’elle fournira une mise à jour.

La direction et le syndicat remercient tous les participants de leurs discussions productives.