Procès-verbal de la réunion du Sous-comité des changements technologiques

ENTRE L’AGENCE DU REVENU DU CANADA ET
LE SYNDICAT DES EMPLOYÉ(E)S DE L’IMPÔT

PARTICIPANTS

Direction                                     Syndicat

Rick Leigh                                                  Doug Gaetz
Richard Denis                                           Gary Esslinger
Tony Manconi                                             Brian Olford
Josée Dussault                                         Roxane Gunning
Cynthia Leblanc
Jean Stewart

MOT D’OUVERTURE

Rick Leigh, sous-commissaire adjoint, Direction générale des services de cotisation et de prestations (DGSCP), et coprésident de la direction, souhaite la bienvenue à tous les participants à la réunion. Il explique que Cynthia Leblanc assumera le rôle de coprésidente de la direction à la prochaine réunion, de façon intérimaire, puisqu’il prend sa retraite à compter du 11 juillet 2014. Il mentionne qu’il a apprécié les discussions sympathiques et coopératives du comité.

Doug Gaetz, vice-président régional, région de l’Atlantique et coprésident du syndicat, souhaite aussi la bienvenue aux participants, y compris Roxane Gunning à titre de nouvelle conseillère technique du comité. Le syndicat demande si le nouveau sous‑commissaire (SC) de la DGSCP a également compris que le coprésident de la direction du comité aurait le pouvoir de parler en son nom. Le coprésident de la direction indique qu’il en discuterait davantage avec le SC.

PROCESSUS DE TRAITEMENT ÉLECTRONIQUE DES DOCUMENTS RELATIFS À L’INSOLVABILITÉ

La direction indique que le processus de traitement électronique des documents relatifs à l’insolvabilité remplacerait le processus de soumission papier de documents existants par un processus où les professionnels et les fiduciaires de l’insolvabilité enverraient des documents relatifs à l’insolvabilité à l’ARC par courriel.

À l’origine, les documents seraient soumis de façon sécurisée au moyen de WinZip; cependant, le chiffrement de l’Infrastructure à clé publique (ICP) serait utilisé à l’avenir. Le projet pilote serait mené dans les bureaux des services fiscaux d’Edmonton et de Montréal et, s’il est fructueux, il serait mis en oeuvre à l’échelle nationale.

Le syndicat demande à connaître la date prévue du lancement du projet pilote. La direction répond que le lancement est prévu à la fin de mai 2014.

GÉNÉRATEURS POUR LES RADIATIONS / RADIATIONS PARTIELLES

La direction explique que, lorsque les agents des recouvrements radient un compte, ils doivent fournir des renseignements généraux et décrire les mesures prises. Un modèle qui fournit une fonctionnalité semblable à un multiposteur, qui oriente les agents dans la collecte des renseignements requis du système et qui génère le texte requis afin de résumer les renseignements dans un document (T1520) a été mis en œuvre. Une fois que le document est préparé et examiné, il peut être placé dans le Système automatisé pour les recouvrements et les retenues à la source (SARRS).

Le syndicat demande si le générateur peut réduire le temps nécessaire pour qu’un agent effectue la radiation. La direction confirme que c’est le cas; cependant, aucune répercussion sur les RH n’est prévue en raison du volume de travail élevé dans l’insolvabilité. Le syndicat demande si la direction fournirait une formation pour les employés. La direction répond qu’une formation serait fournie.

SERVICES ÉLECTRONIQUES POUR ENTREPRISE

La direction indique que le taux de production électronique des déclarations T2 était de 83 % en date du 31 mars 2014, ce qui constitue une augmentation de 70 % par rapport à 2012‑2013. Le taux de production électronique pour les déclarations de la TPS/TVH était de 70 % pour 2013‑2014 à la fin de février 2014, ce qui constitue une augmentation par rapport à 64 % en 2012‑2013.

En réponse à la question du syndicat posée à la dernière réunion au sujet du niveau d’employés touchés par la réduction de 10 équivalents temps plein (ETP) dans la charge de travail en matière de nouvelles cotisations, la direction indique que ce travail a été exécuté par les employées SP‑04. La direction met l’accent sur le fait que ces répercussions seraient annulées par les augmentations de la charge de travail liée à l’observation.

La direction explique que la fonctionnalité a été présentée en janvier 2014 afin de permettre la production électronique des Déclarations de renseignements des sociétés de personnes (DRS). En date de mars 2014, 2 668 DRS ont été produites par voie électronique; au total, environ 26 000 déclarations ont été produites annuellement.

La direction indique que les sociétés pouvaient demander de nouvelles cotisations en ligne (PNC T2 électroniques) à compter du 7 avril 2014, l’ARC a reçu 8 041 demandes du PNC T2 dont 12 ont été produites par voie électronique.

En date d’avril 2014, les représentants d’entreprise pouvaient aussi effectuer la production électronique du formulaire RC59 – Consentement de l’entreprise. En date du 16 avril 2014, l’ARC a reçu 104 de ces formulaires électroniques.

À compter d’avril 2014, les entreprises pouvaient produire leurs déclarations de produits de bois d’œuvre par voie électronique et la production électronique des remboursements serait introduite en octobre 2014. L’ARC reçoit environ 9 000 déclarations de produits de bois d’œuvre par année qui sont traitées au Centre fiscal de Surrey. La direction signale qu’elle n’a pas encore reçu de déclarations produites par voie électronique. Elle prévoit que l’adoption de ce service sera progressive et que l’un des trois ETP chargés de la saisie des déclarations de produits de bois d’œuvre au format papier pourra passer aux activités de qualité des données et d’observation.

À l’avenir, les entreprises seraient en mesure de mettre à jour leurs propres renseignements bancaires et de dépôt direct par Mon dossier d’entreprise (MDE). Aucune répercussion sur les RH n’était prévue; cependant, la direction s’engage à fournir des mises à jour, au besoin. Les entreprises seraient aussi en mesure d’accéder aux gains et aux pertes en capital, ainsi que les pertes au titre d’un placement d’entreprise (PTPE) dans MDE avec la mise en œuvre de ce changement prévue pour octobre 2014. Une nouvelle fonctionnalité serait ajoutée à l’élaboration plus approfondie d’autres solutions de production électronique dans le Système des autres prélèvements, particulièrement la taxe d’accise et le Droit pour la sécurité des passagers du transport aérien.

OUTIL DE CALCUL DES COMPTES DE FIDUCIE

La direction indique que le soutien de la postproduction pour l’Outil de calcul des comptes de fiducie (OCCF) continue d’être approuvé par le groupe de l’OCCF à l’Administration centrale. Depuis novembre 2013, il y a eu au moins deux lancements du programme et trois communiqués ont été envoyés à tous les utilisateurs afin de compléter les mises à jour dans le WIKI et les réponses aux questions posées au moyen de la boîte aux lettres de l’OCCF. Les enjeux continueraient d’être priorisés; les éléments achevés dans chaque lancement seraient mis à jour dans le WIKI et un communiqué serait envoyé à tous les utilisateurs de l’OCCF.

La direction précise que les utilisateurs de l’OCCF ont été chargés d’acheminer toutes les demandes de renseignements concernant l’application de l’OCCF à la boîte aux lettres de l’OCCF puisqu’il s’agissait du soutien principal pour tout élément lié au programme de l’OCCF. Le groupe de l’OCCF fournirait aussi une orientation à l’utilisateur s’il a besoin de l’aide de la TI locale. Il s’agissait d’une stratégie provisoire alors que le groupe travaillait avec la Direction générale de l’informatique (DGI) afin d’élaborer des scripts normalisés et des directives pour l’utilisation du Bureau d’aide national.

Le syndicat demande si les utilisateurs ont soulevé des préoccupations concernant la fermeture du programme lorsque les employés travaillaient sur place. Le SEI comprend que certains employés sont retournés à leur bureau pour réinstaller le programme afin de régler la question. La direction indique qu’elle n’était pas au courant de cette question et qu’elle l’examinera en profondeur.

SYSTÈME D’IDENTIFICATION DES NON‑INSCRITS

À l’heure actuelle, l’Agence utilise le Programme d’identification des inscrits (PII), une application autonome, comme outil de la charge de travail afin d’identifier les entreprises et les particuliers qui ne sont pas inscrits aux fins de la TPS/TVH.

La direction affirme que l’application du PII avait une fonctionnalité limitée et désuète, y compris des processus manuels, et qu’elle ne répondait pas à tous les besoins opérationnels. L’application a été écrite dans un langage informatique qui n’était plus soutenu par l’ARC et elle était seulement disponible en anglais; par conséquent, elle ne respectait pas les normes de langue et de présentation de l’Agence. Un système informatique de gestion d’ inventaire serait élaboré afin d’identifier les particuliers et les entreprises qui, selon l’Agence, doivent être inscrits aux fins de la TPS/TVH. L’élaboration et la mise en œuvre d’une solution fondée sur les entreprises permanentes afin de remplacer le PII prendraient probablement plusieurs années.

Un outil provisoire a été élaboré pour le programme des non‑inscrits aux fins d’utilisation jusqu’à ce qu’une solution homologuée sur les entreprises permanentes soit élaborée et diffusée. L’outil provisoire aborderait quelques questions opérationnelles associées au PII. Un outil d’entreprise fournirait les fonctionnalités suivantes :

• permettre au programme des déclarants contrevenants et des non‑inscrits de mieux surveiller, analyser et rajuster le programme;
• améliorer les contrôles internes;
• faciliter l’efficacité du programme, ce qui entraînera plus d’inscriptions aux fins de la TPS/TVH;
• mener à une amélioration de l’établissement de rapports sur les programmes;
• réduire les processus manuels.

Il n’y a eu aucune répercussion sur les ressources humaines associées à l’élaboration et à la mise en œuvre du système d’identification des non‑inscrits, bien que de la formation soit élaborée pour les employés utilisant le système.

La direction prévoit qu’un prototype sera élaboré durant l’été avec une mise à l’essai prévue entre juillet et septembre 2014. Le matériel de formation serait élaboré entre les mois d’août et d’octobre en prévision du lancement d’automne.

La direction signale qu’elle fournirait au syndicat les mises à jour à mesure que l’élaboration du système progresse.

Le SEI demande si la direction considère cela comme un changement important, comme il est énoncé dans l’article 24 de la convention collective. La direction répond qu’elle n’a pas considéré cela comme un changement important, puisque le PII était petit et que les changements auxquels les employés seraient exposés étaient minimes.

OUTIL DE RAPPROCHEMENT PAYDAC

La direction explique qu’elle créerait une macro afin d’aider les employés à calculer les demandes au titre de la fiducie réputée et qu’elle élabore actuellement les exigences opérationnelles qui seraient communiquées à la DGI à l’automne ou à l’hiver 2014. Dans l’intervalle, une feuille de calcul Excel a été élaborée afin d’orienter les agents des recouvrements dans la collecte d’éléments requis pour un calcul des fiducies réputées comme indiqué dans le manuel des procédures. La feuille de calcul a été diffusée aux bureaux locaux et toute rétroaction communiquée serait utilisée afin d’améliorer les exigences opérationnelles. La direction explique que les agents peuvent désormais effectuer ce calcul en environ la moitié du temps qui était antérieurement nécessaire.

SERVICES EN LIGNE SÉCURISÉS

La direction communique les faits saillants des progrès réalisés sur les initiatives des Services en ligne sécurisés (SELS) depuis la dernière réunion. Les documents électroniques, ou le service « Soumettre des documents », ont été mis en œuvre pour la Vérification au bureau et l’Admissibilité aux prestations en avril 2014 après la mise en œuvre du Programme de revue de cotisation des sociétés T2 (PRCS T2) en octobre 2012 et le Programme de revue du traitement T1 (RT T1) en avril 2013. En date du 15 avril 2014, plus de 177 000 documents ont été reçus par voie électronique; 2 soumissions pour la Vérification au bureau, 9 soumissions pour l’Admissibilité aux prestations; 1 665 soumissions pour le PRCS T2; et 176 643 soumissions pour le RT T1. En ce qui concerne le circuit de travail RT T1, ce nombre représente environ 20 % de tous les documents reçus.

Le projet de documents électroniques est maintenant terminé et la direction fournira un rapport de clôture au Comité de gestion des ressources et des investissements en octobre 2014. La solution de documents électroniques continuera d’être mise en œuvre à d’autres programmes à travers l’Agence. La direction continuera de surveiller les répercussions sur les ressources humaines et de mettre à jour le comité à mesure que d’autres renseignements deviennent disponibles.

Dans le cadre du projet de débits pré­autorisés électroniques (DPAE), on a présenté les débits pré­autorisés aux particuliers en février 2014. En ouvrant une session dans Mon dossier et en concluant une entente de DPA, un particulier peut maintenant autoriser l’ARC à retirer un paiement à une date prédéterminée directement du compte bancaire d’un particulier ou d’une entreprise à une institution financière canadienne. En date du 15 avril 2014, 11 383 ententes de DPA ont été créées par des particuliers dans Mon dossier. Les DPAE pour les entreprises devraient être lancés en octobre 2014. La direction explique qu’il n’y a aucune répercussion sur les RH à signaler pour le moment, puisque les processus antérieurs pour les paiements ont été automatisés dans une certaine mesure.

La direction indique que le service Gestion de la correspondance en ligne ou la Livraison électronique pour les entreprises continue d’être une réussite, plus de 21 000 entreprises s’étant inscrites afin de recevoir leur correspondance par voie électronique. La Livraison électronique pour les représentants a été mise en œuvre pour les escompteurs en février 2014. La Livraison électronique pour les représentants serait mise en œuvre pour les déclarants par voie électronique et des représentants de niveau 2 et 3 en octobre 2014. En date du 15 avril 2014, plus de 400 000 éléments ont été livrés par voie électronique aux deux escompteurs, H&R Block et Liberty Tax. La direction n’a aucune répercussion sur les RH à signaler pour le moment.

La direction indique que la mise en œuvre de la solution Livraison électronique serait accélérée, en partie en raison des récentes augmentations des frais d’affranchissement. En février 2015, un service Livraison électronique pour les particuliers enverrait l’avis de cotisation aux particuliers qui ont choisi de recevoir leur cotisation par voie électronique. Le service Livraison électronique pourrait être présenté à d’autres secteurs de programme, y compris les bénéficiaires de prestations, à compter de février 2016. La direction explique que cela pourrait contribuer à une réduction du nombre d’items de correspondance de l’ARC; cependant, on prévoyait que les répercussions sur les RH seraient progressives alors que toute réduction serait directement liée aux taux d’adoption.

CHANGEMENTS TECHNOLOGIQUES : EXIGENCES DE LA CONVENTION COLLECTIVE POUR L’AVIS ÉCRIT

Le syndicat explique qu’il souhaite préciser ses attentes en ce qui concerne l’obligation de remettre un préavis écrit sur les questions qui satisfont à la définition de « changements technologiques » à l’article 24 de la convention collective et que cela pourrait avoir des répercussions importantes. L’article 24.02 de la convention collective définit les transformations techniques comme suit :

• la mise en place, par l’Employeur, d’équipement ou de matériel d’une nature différente de ceux utilisés précédemment;
• un changement dans les activités de l’Employeur directement reliées à la mise en place de cet équipement ou de ce matériel.

L’article 24.04 de la convention collective fournit un préavis d’au moins 180 jours avant la mise en œuvre des changements technologiques lorsque cela donne lieu à des changements importants dans le statut d’emploi ou les conditions de travail des employés.

Le syndicat demande que la direction respecte l’exigence de fournir un avis écrit dans les cas de changements technologiques importants. Le syndicat indique qu’il demanderait à la direction si un élément était considéré comme un changement technologique et si la direction envoyait un avis écrit lorsque de nouveaux éléments sont présentés au sous‑comité des changements technologiques. Le président du comité répond qu’alors que le sous‑comité n’avait pas le pouvoir de discuter des questions liées à la convention collective, il informerait son équipe de direction de l’article 24 et des souhaits du syndicat relativement à l’avis. Il demande aussi à ses collègues de la Direction générale des services aux contribuables et de la gestion des créances (DGSCGC) d’en faire de même. La DGSCGC accepte.

MOT DE LA FIN

Le président remercie tout le monde des discussions productives et souligne les relations de travail positives qui ont été établies dans le comité durant son mandat comme président.

Le SEI remercie le président de ses contributions et mentionne qu’il est impatient de travailler avec le prochain président.