Procès-verbal de la réunion du Comité national d'orientation en matière de santé et de sécurité (CNOSS)

Cette réunion est présidée par le coprésident pour les employés, Doug Gaetz.       

MOT D’OUVERTURE

Le coprésident des employés souhaite la bienvenue aux membres, aux invités et aux observateurs présents à la réunion de mars 2022.

Le coprésident pour l’employeur souhaite la bienvenue à tous les participants à la première réunion de 2022 et félicite Heather DiPenta pour son nouveau poste de directrice générale, Direction du leadership et de l’apprentissage au sein de la Direction générale des ressources humaines (DGRH), à compter du 28 mars 2022. Il a également annoncé le départ à la retraite de Maggie Trudel-Maggiore, directrice générale, Direction des relations en milieu de travail et de la rémunération, le 28 avril 2022. On remercie Heather et Maggie pour leur contribution au Comité. Le nom de leurs remplaçants ou de leurs remplaçantes sera annoncé sous peu.

Les membres sont informés des dernières lignes directrices du Programme de santé au travail de la fonction publique pour les milieux de travail fédéraux. Par conséquent, les modifications apportées aux lignes directrices de l’Agence sur la COVID-19 sont en cours d’examen et le Comité sera consulté sur les changements qui seront mis en œuvre à l’avenir. On rappelle également aux membres que l’Agence continue de fonctionner dans le cadre de la phase de pandémie du plan de transition et que, comme l’a annoncé le commissaire, les employés seront informés 60 jours avant de passer à la prochaine phase du plan. Entre-temps, les employés de l’Agence continuent d’être tenus de suivre les protocoles liés à la COVID-19 lorsqu’ils sont présents sur un lieu de travail de l’Agence.

EXAMEN DES DOCUMENTS

Procès-verbal de la réunion du CNOSS du 14 décembre 2021
Les membres approuvent le procès-verbal de la réunion du 14 décembre 2021.    

Rapport sur les mesures de suivi 
Aucune nouvelle mesure de suivi n’a été relevée lors de la dernière réunion en décembre 2021, ce qui a donné lieu à un rapport nul pour la réunion de mars 2022. 

Ordre du jour des prochaines réunions
L’ébauche de l’ordre du jour des prochaines réunions pour 2022 est examinée et approuvée par les membres.

Plan de communication en matière de SST
Les plans de communication sur la SST de 2021-2022 et de 2022-2023 sont examinés et approuvés par les membres.  

MISE À JOUR DE LA DIRECTION GÉNÉRALE DES RESSOURCES HUMAINES (DGRH) – PROGRAMME DE SST   

Pandémie de la COVID-19 et vaccination de l’Agence

Les membres reçoivent une mise à jour sur les changements apportés à l’outil d’établissement de rapports sur la COVID-19 afin de tenir compte de la disponibilité des tests dans l’ensemble du Canada. Les protocoles pour traiter les cas de COVID-19 sont également modifiés afin de les harmoniser avec les dernières directives du Programme de santé au travail de la fonction publique. On demandera aux employés atteints de la COVID-19 de demeurer à l’extérieur du lieu de travail pendant 10 jours, et ceux qui ont eu des contacts étroits seront invités à demeurer à l’extérieur du lieu de travail pendant 14 jours. Dans les deux cas, les employés devraient seulement retourner sur le lieu de travail s’ils ne présentent pas de symptômes. L’autre changement principal comprenait une recommandation de fournir aux employés des masques médicaux au lieu de masques en tissu. Enfin, le Comité reçoit une mise à jour sur le nombre de cas de la COVID-19 signalés depuis mars 2020 et discute de l’approche qui sera adoptée par l’Agence pour confirmer le statut des bénévoles et des visiteurs qui ont besoin d’accéder aux installations de l’Agence.

Prévention du harcèlement et de la violence en milieu de travail

Les membres reçoivent un aperçu du travail effectué depuis la dernière réunion par les groupes de travail sur la prévention de la violence et du harcèlement en milieu de travail et sur l’analyse du risque professionnel. En janvier 2022, le groupe de travail du Comité national d’orientation en matière de santé et de sécurité (CNOSS) a examiné les redressements proposés à l’évaluation en milieu de travail et la liste conjointe des enquêteurs. Les membres sont également informés que le nouveau module de formation sur le harcèlement et la violence sera lancé sur une période de plusieurs semaines à compter du 25 mars 2022. Les membres reçoivent également le rapport annuel sur le harcèlement et la violence de 2021 et un résumé du nombre de cas en cours pour la période du 30 novembre 2021 et du 4 mars 2022.

On rappelle au comité que, conformément à l’article 135.11 (1) du Code canadien du travail, partie II, l’employeur ne peut pas fournir au comité des renseignements susceptibles de révéler l’identité d’une personne qui a été impliquée dans un incident de harcèlement et de violence en lieu de travail sans le consentement de la personne. Les représentants des employés se disent préoccupés par l’absence de réponse écrite sur la suppression des renseignements. Les représentants de l’employeur confirment qu’une réponse par écrit serait fournie au comité.

Les membres sont informés que le groupe de travail du CNOSS continuera de faire progresser les travaux sur divers aspects clés du programme de prévention du harcèlement et de la violence, comme la violence familiale et les mises à jour du programme de formation du Comité de santé et sécurité.

Santé et sécurité au travail psychologique

Les membres de la Section nationale de la SST ont assisté à la formation des conseillers en santé et sécurité psychologiques agréés offerte par l’Association canadienne pour la santé mentale en février 2022. La Section nationale de la SST examine actuellement le plan d’action du groupe de travail du CNOSS en fonction des renseignements appris au cours de cette séance de formation aux fins de discussion lors de la prochaine réunion prévue le 5 mai 2022. 

Les membres sont informés que le groupe de travail sur l’apprentissage et le mieux-être poursuit la réalisation de son mandat visant à appuyer les employés qui continueront à travailler virtuellement ou selon un modèle hybride à l’avenir. Les commentaires du groupe de travail sont analysés et évalués afin de déterminer les outils et les ressources à prendre en considération. Les prochaines étapes pour le groupe de travail sur l’apprentissage et le mieux-être consistent à achever la sélection des outils et des ressources clés, afin de créer un espace partagé et facile à naviguer où les employés et les gestionnaires peuvent accéder au soutien à mesure que l’Agence progresse dans le plan de transition et dans le milieu de travail l’avenir.

MISE À JOUR DE LA DIRECTION GÉNÉRALE DES FINANCES ET DE L’ADMINISTRATION (DGFA) 

Protocole national relativement à la COVID-19 sur les lieux de travail de l’Agence 

On fournit aux membres une mise à jour sur le nombre de sites occupés et on leur rappelle que les réintégrations non essentielles sont toujours envisagées au cas par cas pendant la phase de pandémie. Le protocole national sur les lieux de travail et les plans des lieux de travail continueront d’être mis à jour au fur et à mesure que l’Agence progresse dans le cadre du plan de transition.

Plan de transition de l’Agence

Le Comité a reçu un aperçu de l’orientation nationale pour la présence au bureau dans la phase 1 du plan de transition de l’Agence et a discuté de l’incidence globale des directives de l’ASPC sur le plan de transition de l’Agence. La direction confirme que l’Agence continuera d’évaluer la situation à mesure qu’elle évolue et de consulter les syndicats nationaux à l’avenir. Les membres discutent également du sondage en cours auprès des employés de l’Agence sur la COVID-19, qui sera pris en considération pour prendre des décisions éclairées pour appuyer les employés et leur travail à l’avenir. 

MISES À JOUR ÉCRITES

Les membres ont reçu les mises à jour écrites suivantes avant la réunion. 

Programme de SST

Programme de prévention des risques (PPR)

Le programme de prévention des risques a été mis au point et les documents sont transmis au CNOSS. Les représentants des employés demandent des précisions sur les données quant aux blessures contenues dans le rapport d’évaluation du programme de prévention des risques. La Section nationale de la SST fera un suivi et fournira une réponse aux membres avant la prochaine réunion.

Directive du Conseil national mixte (CNM)  

La directive sur la SST révisée du CNM est entrée en vigueur le 1^er mars 2022. Les membres discutent des principaux changements et des répercussions possibles sur l’Agence. Il est confirmé que l’Agence maintient son propre programme de SST et son propre ensemble de politiques qui régissent les exigences à l’Agence. Les membres seront avisés si des changements futurs sont apportés à la politique de l’Agence.

Groupe de travail sur l’analyse du risque professionnel en environnements multiples (ARPEM)          

Le 15 décembre 2021, le Groupe de travail a tenu sa réunion d’examen annuelle et a discuté de l’approche proposée pour aller de l’avant avec les examens annuels. Les membres du groupe de travail ont convenu d’utiliser la méthode « planifier-faire-vérifier-agir » pour les mises à jour. On demande aux membres du Groupe de travail de confirmer le besoin en matière d’outils ou de processus de travail nouveaux ou révisés, y compris ceux liés à la COVID-19. À ce jour, les membres du Groupe de travail confirment qu’aucun changement ou préoccupation ne justifie des révisions, des ajouts, des suppressions ou une enquête plus approfondie dans les documents du programme de SST.

Groupe de travail sur l’analyse du risque professionnel (ARP) pour les employés sur place

Le 15 décembre 2021, le Groupe de travail a tenu sa réunion d’examen annuelle et a discuté de l’approche proposée pour aller de l’avant avec les examens annuels. Les membres du groupe de travail ont convenu d’utiliser la méthode « planifier-faire-vérifier-agir » pour les mises à jour. On demande également aux membres du groupe de travail de confirmer le besoin en matière d’outils ou de processus de travail nouveaux ou révisés, y compris ceux liés à la COVID-19. Les membres sont informés que, selon les renseignements sur le Programme de santé au travail de la fonction publique et les pratiques exemplaires, les employés de l’Agence auront accès à des masques médicaux.

Programme de protection des voies respiratoires

Les membres ont été informés que la demande de propositions pour les services de protection des voies respiratoires a été renvoyée en appel d’offres et prend fin le 7 mars 2022. La Section nationale de la SST collabore actuellement avec l’approvisionnement et les intervenants afin de déterminer les prochaines étapes du processus d’approvisionnement. La publication du PPR, de la procédure normale d’exploitation sur la protection des voies respiratoires et des procédures de travail sécuritaires applicables a été retardée jusqu’à ce qu’un contrat soit signé.

Programme d’ergonomie 

La Section nationale de la SST a reçu le matériel de formation des coaches en ergonomie de Santé Circle Health et est actuellement en train d’achever les étapes pour commander des séances de formation. Les coaches en ergonomie seront invités sous peu à la formation d’appoint sur les principes ergonomiques en plus de la nouvelle formation sur la façon d’effectuer un ajustement de façon virtuelle.

Les membres du Comité reçoivent également une mise à jour sur le nombre de séances de sensibilisation et d’ajustements ergonomiques virtuelles effectuées du 1^er décembre 2021 au 28 février 2022.

Promesse de conformité volontaire (PCV) et directives d’Emploi et développement social Canada (EDSC)

Les membres sont informés que depuis la dernière réunion en décembre 2021, il n’y a eu aucune visite d’Emploi et Développement social Canada aux emplacements de l’Agence. 

Rapport de formation sur la SST

En février 2022, le pourcentage d’employés non formés a augmenté à 4 % et le pourcentage de gestionnaires non formés est demeuré à 15 %. 92 % des employés de l’Agence ont suivi la formation sur la santé et la sécurité en milieu de travail sur la COVID-19.

83 % des employés ont suivi la formation obligatoire sur le harcèlement et la violence, tandis que 77 % des employés embauchés entre janvier et novembre 2021 ont suivi la formation. Les représentants des employés se demandent si les employés embauchés entre janvier et novembre 20221 sont inclus dans les totaux globaux. La Section nationale de la SST examinera le rapport de formation et confirmera les renseignements avant la prochaine réunion du CNOSS. 

Efficacité du Comité de santé et de sécurité (CSS)

Formation des CSS

À la suite de consultations avec le CNOSS, il est convenu que les agents régionaux de SST offriront la formation du CSS avec le soutien des formateurs des représentants des employés à titre de mesure provisoire. Les séances de formation des formateurs sont prévues en mars 2022, et la formation devrait commencer en avril 2022.

Cartes d’évaluation des membres des CSS et des représentants en santé et sécurité (RSS)   

Les membres reçoivent les statistiques sur les enquêtes et les exigences en matière de réunions mensuelles pour le quatrième trimestre. Afin de respecter les exigences légales ; les comités sont informés de tenir des réunions mensuelles même si les lieux de travail sont inoccupés et de mener des inspections mensuelles si les immeubles sont occupés. Un outil de surveillance mensuelle a été mis en place par le Centre de prévention et d’observation en matière de SST afin de permettre aux agents de SST de faire un suivi auprès des comités et de les aider à répondre à leurs exigences.

Système de signalement des incidents et de la gestion de l’invalidité (SSIGI)

Les ébauches des guides du Système de signalement des incidents et de la gestion de l’invalidité pour les agents de SST et le CSS/RSS font l’objet d’un examen. La Section nationale de la SST collabore également avec les intervenants des équipes des relations de travail et de l’intervention précoce et retour au travail afin de créer un guide global du SSIGI à l’intention des gestionnaires qui comprend des renseignements utiles et des processus étape par étape. Une communication sera envoyée pour informer les utilisateurs et les gestionnaires de la nouvelle ressource.

Premiers soins et défibrillateurs externes automatisés (DEA)

En juin 2022, la Section nationale de la SST s’emploiera à remplacer les batteries des défibrillateurs externes automatisés (DEA) qui se trouvent dans les bureaux de l’Agence. Une communication sera envoyée en mai 2022 afin de fournir une orientation aux coordonnateurs des premiers soins concernant l’initiative de remplacement.

DGFA

Rapport d’incident trimestriel   

Le rapport sur les menaces et les agressions visant les employés de l’Agence d’octobre à décembre 2021 (troisième trimestre) est distribué aux membres. Les représentants des employés recommandent qu’un rappel soit envoyé aux employés qui fournissent des services critiques ou qui sont présents sur les lieux de travail (centres d’appels, salles du courrier) sur la façon et le moment de signaler un incident de sécurité à leur gestionnaire. Les représentants de la Direction générale de la sécurité indiquent qu’ils renforceront le message auprès des employés appropriés.

Amiante

Les membres reçoivent une mise à jour sur la liste des sites de l’Agence qui contiennent des matériaux contenant de l’amiante et sur l’initiative nationale de détection des fibres d’amiante en suspension dans l’air. Les représentants de la DGFA soulignent que le nouveau groupe de travail examine actuellement la fréquence des essais. Le CNOSS sera consulté au sujet de la recommandation finale.   

Tour de table

Maggie exprime sa reconnaissance pour les efforts de collaboration du Comité et lui souhaite bonne chance.

MOT DE LA FIN

Dan Couture met fin à la réunion en remerciant les membres pour leur participation et souligne l’importance d’une approche respectueuse et collaborative pour veiller à ce que la santé et la sécurité des employés demeurent la priorité alors que la pandémie se poursuit.

Doug Gaetz remercie tout le monde pour leur participation, leur collaboration et leur diligence continues. Il remercie également David Walsh et son équipe pour le travail accompli et exprime sa reconnaissance pour les discussions régulières tenues avec David au cours des deux dernières années. Il remercie également Heather et Maggie pour leur contribution au Comité et leur souhaite la meilleure des chances pour l’avenir. La prochaine réunion du CNOSS est prévue le 5 juillet 2022.

La séance est levée à 15 h.