Procès-verbal de la réunion du Comité national d'orientation en matière de santé et de sécurité (CNOSS)

DATE : Le 22 juin 2021                                        Heure : 13 h 30

LIEU : Réunion Microsoft Teams

Cette réunion est présidée par le coprésident représentant l’employeur, M. Dan Couture.   

MOT D’OUVERTURE

Le coprésident pour l’employeur souhaite la bienvenue aux membres, aux invités et aux observateurs présents. Il souhaite également la bienvenue à Jennifer MacPherson, représentante du président du Comité de santé et de sécurité du Syndicat des employé(e)s de l’impôt, en tant que nouvelle membre du Comité. Pour débuter, les membres sont informés de l’avenir du travail, de l’engagement de l’Agence à l’appui de la santé et du bien-être des employés et de la nécessité de continuer à offrir efficacement des programmes fiscaux et de prestations aux Canadiens.

Les membres reçoivent une mise à jour sur les cas de COVID-19 signalés depuis mars 2020. Par conséquent et à titre de mesure supplémentaire, l’Agence continue d’encourager ses employés à se faire vacciner selon les autorités fédérales, provinciales et de la santé publique. On rappelle également aux membres que 70 immeubles continuent de fonctionner à une capacité réduite, la majorité des employés continuant à travailler à partir de la maison.

Enfin, les membres reçoivent un résumé des communications nationales publiées sur la page InfoZone « Opérations de l’Agence pendant la pandémie de la COVID-19 » depuis la dernière réunion du CNOSS tenue le 16 mars 2021.

Le coprésident pour les employés souhaite lui aussi la bienvenue à tous les participants ainsi qu’à Jennifer MacPherson. Jennifer a été élue à titre de représentante du président du Comité de santé et de sécurité du Syndicat des employé(e)s de l’impôt en remplacement de Tracy Marcotte. Il fait aussi un aperçu des travaux liés à la santé et à la sécurité au travail (SST) qui sont en cours depuis la dernière réunion en mars 2021.

Examen des documents

Procès-verbal de la réunion du CNOSS du 16 mars 2021                                

Les membres approuvent le procès-verbal du 16 mars 2021.

Rapport sur les mesures de suivi

Le rapport sur les mesures de suivi est examiné et les membres conviennent de clore le Point 1 - Nombre d’immeubles occupés et de sites de l’Agence des services frontaliers du Canada occupés par l’Agence et le Point 2 - Analyse de rentabilisation de Sudbury.

Ordre du jour de la prochaine réunion

Les membres examinent et approuvent l’ordre du jour des prochaines réunions de 2021.

Plan de communication en matière de SST   

Le plan de communication en matière de SST pour 2021-2022 est examiné et approuvé par les membres. Divers messages liés à la santé et à la sécurité au travail ont été publiés d’avril 2021 à juin 2021, notamment les communiqués sur le Jour de deuil national, la Semaine nord-américaine de la sécurité et de la santé au travail, la formation virtuelle des comités de santé et de sécurité et les messages de lancement du Système de signalement des incidents et de la gestion de l’invalidité (SSIGI) à l’intention des membres du comité de santé et sécurité et des représentants en matière de santé et de sécurité.

La Section nationale de la santé et de la sécurité au travail (SST) confirme que trois éditions du bulletin seront publiées chaque année à compter de l’automne 2021 et indique qu’elle examine actuellement le format afin de simplifier et d’adapter le bulletin dans un format plus opportun pour les comités de santé et sécurité. Le modèle sera transmis aux membres du CNOSS une fois qu’il sera terminé avant d’aller de l’avant.

FORMATION DES MEMBRES DU CNOSS

Jean-François Gagné, gestionnaire, Section nationale de la SST, présente aux membres du CNOSS une séance de formation qui décrit le rôle du Comité national, son mandat, ses principes de l’établissement d’un consensus et un aperçu du cours en ligne sur la santé et la sécurité à l’intention des membres des comités (FP1504-001). Il est noté que le cours en ligne présente aux nouveaux membres du Comité de santé et de sécurité et aux représentants en santé et en sécurité leurs rôles et responsabilités. Les membres sont encouragés à suivre le cours en ligne qui sera disponible en format PDF pour les membres qui n’ont pas accès aux réseau de l’Agence. Les représentants des employés demandent à obtenir une liste des membres du CNOSS qui ont suivi la formation en ligne à ce jour.

MISE À JOUR DE la Direction générale des ressources humaines (DGRH) – Programme de SST 
PRÉVENTION DU HARCÈLEMENT ET DE LA VIOLENCE EN MILIEU DE TRAVAIL

Les membres reçoivent une mise à jour sur la nouvelle équipe d’agents de résolution du harcèlement et de la violence créée pour assumer le rôle de bénéficiaire désigné décrit dans le nouveau règlement qui est entré en vigueur le 1^er janvier 2021. La nouvelle équipe fait partie de la nouvelle équipe des opérations de santé et de sécurité au travail depuis le 1^er mai 2021. De plus, l’équipe des opérations de santé et de sécurité au travail, qui faisait auparavant partie de la Section nationale de la SST, s’est également jointe à cette section. Le processus de dotation pour l’équipe d’agents de résolution du harcèlement et de la violence est en cours. Les membres sont informés que les procédures de prévention et de résolution du harcèlement et de la violence en milieu de travail ont été approuvées le 7 juin 2021.

Depuis la dernière réunion en mars 2021, plusieurs consultations ont été tenues avec  le groupe de travail du CNOSS afin de discuter d’une liste potentielle d’enquêteurs, de la formation pour les nouveaux agents de résolution du harcèlement et de la violence, de l’option de formation concernant les comités de santé et sécurité et de leur rôle dans ce processus et enfin du système de gestion de cas qui a été lancé en mai 2021.

Un message national sera envoyé par les coprésidents du CNOSS au cours de l’été pour lancer les nouvelles procédures et le nouvel ajout de l’Agence à la formation de l’École de la fonction publique du Canada.

Les membres sont aussi informés du nombre de cas en cours dans le cadre de l’ancien et du nouveau processus de résolution. Les représentants des employés demandent un rapport régional ventilé par cas pour la prochaine réunion du CNOSS. La Section nationale de la SST au travail indique qu’un rapport détaillé sera produit pour la prochaine réunion du Comité.

PROGRAMME D’ERGONOMIE

Les membres sont informés que le nouveau contrat en matière d’ergonomie a été attribué à Praxes Emergency Specialists Inc./Santé cercle Health et qu’il est entré en vigueur le 1^er avril 2021. On fournit également aux membres le nombre d’évaluations ergonomiques virtuelles effectuées du 1^er avril au 31 mai 2021.

Les membres sont informés qu’une communication a été envoyée aux coaches en ergonomie le 28 avril 2021, les invitant à reprendre les activités d’ajustement ergonomique et fournissant des lignes directrices sur la façon de mener des séances d’ajustement virtuelles. De plus, la Section nationale de la SST examine actuellement le matériel de formation des coaches en ergonomie conjointement avec le nouveau fournisseur.

SANTÉ ET SÉCURITÉ PSYCHOLOGIQUE (SSP)   

Les membres sont informés que le groupe de travail du CNOSS reprendra ses activités et se réunira le 9 juillet 2021 afin de discuter des initiatives relatives à la SSP mises en place avant la pandémie et d’élaborer un plan pour la suite des choses. Il est également mentionné que le groupe de travail COVID-19 sur l’apprentissage et le mieux-être travaille actuellement sur la deuxième vidéo sur l’étiquette en milieu de travail et sur la phase II de leur plan de projet.

MISE À JOUR DE LA DIRECTION GÉNÉRALE DES FINANCES ET DE L’ADMINISTRATION (DGFA)

Exercises d’incendie et d’urgence

Les membres reçoivent une mise à jour sur les exercices d’incendie et d’urgence à l’Agence. Il est indiqué que 100 % des immeubles occupés par l’Agence ont un plan d’intervention en cas d’urgence et un plan de sécurité en cas d’incendie approuvés, et que 82 % des immeubles comptant plus de 50 employés sur place ont effectué leur exercice annuel complet d’évacuation en cas d’incendie. Compte tenu des circonstances et conformément à la directive du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), il a été décidé de reporter l’exercice d’incendie annuel dans certains immeubles pour l’exercice 2020 à 2021 en raison de la situation de la santé publique et directives du SCT mises en place à la suite de la pandémie. Les représentants des employés expriment leurs préoccupations quant aux résultats du dernier exercice. Les représentants de l’employeur de la DGFA s’engagent à examiner le dossier et fourniront aux membres une mise à jour à ce sujet avant la prochaine réunion du CNOSS.

Protocole national relativement à la COVID-19 sur les lieux de travail de l’Agence

Les membres sont informés que depuis la dernière réunion en mars 2021, tous les sites ont un plan relatif aux lieux de travail achevé et mis en œuvre conformément au protocole national sur les lieux de travail de l’Agence. On rappelle aux membres que tout accès occasionnel aux sites vacants est toujours couvert par le protocole national de réintégration de l’Agence, selon les besoins.

MISES À JOUR ÉCRITES

Les membres ont reçu les mises à jour écrites suivantes avant la réunion.

Programme de SST

Groupe de travail sur l’analyse du risque professionnel en environnements multiples (ARPEM)         

Les membres reçoivent une mise à jour relative à la procédure normale d’exploitation (PNE) et à la procédure de travail sécuritaire (PTS) pour les machines, l’équipement et les outils. Les documents font actuellement l’objet d’un processus d’approbation.

La PNE et la PTS pour les employés de la Direction générale de l’informatique (DGI) de l’Agence qui travaillent sur la voie de circulation de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) ont été approuvées après avoir été réécrites pour tenir compte de la mise à niveau de l’équipement aux sites de l’ASFC et seront publiées dans InfoZone sous peu. La Section nationale de la SST élaborera la formation conjointement avec la DGI et la Section des solutions d’apprentissage.

Le Guide sur le nettoyage et la désinfection liés à la COVID-19 a été publié dans InfoZone et lié à titre de référence sur la page Opérations de l’Agence pendant la pandémie de COVID-19 dans InfoZone pour faciliter la référence.

Enfin, les membres sont informés que l’examen de la procédure normale d’exploitation régissant l’utilisation, la manipulation et l’entreposage sécuritaires de produits chimiques, de la procédure de travail sécuritaire régissant le Système d’information sur les matières dangereuses utilisées au travail et de la base de données sur les produits chimiques, en collaboration avec le Centre canadien d’hygiène et de sécurité au travail, est toujours en cours.

Groupe de travail sur l’analyse du risque professionnel (ARP) pour les employés sur place

Les membres sont informés que l’instrument de politique d’entreprise de la DGRH intitulé Procédures pour les employés des bureaux locaux qui effectuent des visites hors site a été révoqué et remplacé par la PNE approuvée pour les employés sur place et les PTS connexes. La formation sur la nouvelle PNE fait actuellement l’objet d’un examen avec la Section des solutions d’apprentissage.

Les ébauches définitives du Programme de protection des voies respiratoires, de la PNE sur la protection des voies respiratoires et des PTS applicables ont été communiquées aux fins de consultation aux groupes de travail sur l’analyse du risque professionnel en environnements multiples (ARPEM) et l’analyse du risque professionnel (ARP), ainsi qu’aux principaux intervenants de la DGRH et de la Direction générale des finances et de l’administration. Tous les documents du Programme de protection des voies respiratoires devraient être approuvés en juin 2021. Le processus d’approvisionnement pour les services de protection des voies respiratoires, y compris la formation, les essais d’ajustement individuels, les services de consultation et l’équipement, est en cours. La mise en œuvre du programme devrait débuter en novembre 2021.

Promesses de conformité volontaire (PCV) et directives d’Emploi et développement social Canada (EDSC) - Observation (PCV) et directives

Les membres sont informés qu’à la suite de la dernière réunion du CNOSS, EDSC, conjointement avec les coprésidents locaux du CSS, ont visité les sites du 1050, avenue Notre-Dame, à Sudbury, en Ontario et au 275, chemin Pope, à Summerside,

Î-P.-É. pour surveiller les protocoles et les mesures de santé et de sécurité mises en place liées à la COVID-19. Les résultats de l’inspection ont été positifs et des recommandations ont été formulées pour aider à renforcer les mesures de prévention de la COVID-19 déjà en place.

Rapport de formation sur la SST

Les statistiques de mai 2021 indiquent qu’à l’échelle nationale, le pourcentage d’employés qui n’ont pas participé à la formation est passé à 2 % et le pourcentage de gestionnaires qui n’ont pas participé à la formation est passé à 12 % depuis le dernier rapport en février 2021.

On rappelle aux membres que le nouveau cours de formation obligatoire sur la santé et la sécurité en milieu de travail relatif à la COVID-19 (FP1599-006) a été lancé en janvier 2021 et que tous les employés qui travaillent sur un lieu de travail de l’Agence doivent le suivre au plus tard le 31 mars 2021 et avant d’entrer sur le lieu de travail. Les employés qui travaillent à distance devront avoir suivi le cours d’ici le 31 août 2021. En date du 24 mai 2021, le cours avait été suivi par 77 % des employés de l’Agence.

On rappelle également aux membres que tous les employés et gestionnaires embauchés après le 1^er janvier 2021 doivent suivre le cours de l’École de la fonction publique du Canada (EFPC) W101 – Prévention du harcèlement et de la violence pour les employés dans les trois mois suivant le début de leur emploi à l’Agence. Tous les autres employés et gestionnaires doivent suivre cette formation au plus tard le 31 décembre 2021. Les statistiques sur la formation de mai 2021 démontrent qu’à l’échelle nationale, le pourcentage d’employés et de gestionnaires non formés pour le cours W101 est de 63 %. On procède à l’élaboration d’un cours obligatoire supplémentaire pour aborder l’application des règlements à l’Agence. Les représentants des employés ont recommandé qu’une répartition régionale pour les nouveaux employés embauchés depuis janvier 2021 soit incluse dans le rapport statistique afin de faciliter le processus de suivi. La Section nationale de la SST s’engage à consulter l’équipe de l’Évaluation, des politiques, de la surveillance et des rapports sur l’apprentissage de la DGRH et de l’EFPC afin d’obtenir les données et de fournir une mise à jour aux membres à la prochaine réunion.

Efficacité du Comité de santé et de sécurité (CSS)

Formation du CSS

Les membres sont informés que des communications nationales ont été envoyées au bassin existant de formateurs du CSS afin de confirmer leur disponibilité, leur intérêt et de solliciter de nouveaux candidats pour devenir formateurs. La Section nationale de la SST au travail examine actuellement plusieurs scénarios de formation virtuelle. Un webinaire à l’intention des formateurs sera présenté sous peu à la liste existante des formateurs. L’objectif est de former de nouveaux formateurs à l’automne 2021.

Fiches d’évaluation des membres des CSS et des représentants en santé et sécurité (RSS)

Les membres ont reçu les statistiques sur les enquêtes et les exigences en matière de réunions mensuelles pour 2020. La Section nationale de la SST a envoyé des rappels aux coprésidents des CSS et aux RSS au cours de la dernière année afin de fournir du soutien, et ils travaillent actuellement sur les résultats du premier trimestre et du deuxième trimestre de 2021 avec l’équipe des opérations de la SST.

Système de signalement des incidents et de la gestion de l’invalidité (SSIGI)

On présente aux membres une mise à jour au sujet du SSIGI. Une démonstration du système a été présentée aux représentants des employés le 18 mai 2021 afin de montrer la fonctionnalité du système et la façon dont les CSS et les RSS seront en mesure de l’utiliser pour répondre à leurs exigences en matière d’établissement de rapports. Les agents de SST ont été formés et lancent une séance d’information à l’intention des CSS et des RSS sur le SSIGI. Le système devrait être lancé le 30 juin 2021.

Programme de prévention des risques (PPR)

Les membres sont informés que le rapport d’évaluation du PPR, ainsi que l’ébauche de mise à jour du PPS, sont en cours d’achèvement et que des consultations auront lieu  avec les représentants des employés.

Mandat du CNOSS

Le mandat actuel du CNOSS fait l’objet d’un examen. Une copie a été transmise aux membres du CNOSS en juin 2021 aux fins d’examen et de rétroaction.

DGFA

Rapport d’incident trimestriel 

Les membres reçoivent une mise à jour sur le rapport sur les menaces et les agressions contre les employés de l’Agence pour la période de janvier à mars 2021 (T4).

Amiante

Les membres reçoivent une mise à jour sur la liste des sites de l’Agence qui contiennent des matériaux contenant de l’amiante et sur l’initiative nationale de détection des fibres d’amiante en suspension dans l’air. Depuis la dernière réunion, aucun changement n’a été apporté à la liste des sites de l’Agence connus pour contenir des matériaux contenant de l’amiante. On rappelle également aux membres que l’analyse de détection de fibres d’amiante en suspension dans l’air à venir combinera les cycles de mise à l’essai 2020-2021 et 2021-2022. L’initiative nationale de mise à l’essai a été lancée en mai 2021 et les résultats sont attendus en octobre 2021.

MOT DE LA FIN

Les coprésidents remercient tout le monde pour leur précieuse participation et profitent de l’occasion pour souhaiter aux membres une période estivale sécuritaire et reposant. La prochaine réunion du CNOSS est prévue le 28 septembre 2021.