Procès-verbal de la réunion du Comité national d'orientation en matière de santé et sécurité (CNOSS)

DATE :                16 décembre 2019                          HEURE : 13 h 30
ENDROIT :          395 avenue Terminal, salle 8070

Cette réunion est présidée par le coprésident pour les employés, M. Doug Gaetz.

MOT D’OUVERTURE

Les coprésidents du Comité national d’orientation en matière de santé et de sécurité (CNOSS) souhaitent la bienvenue à tous les participants à la dernière réunion avant les vacances. On invite les membres à participer dans la langue officielle de leur choix. Debby Honcoop, directrice, Division de la sécurité matérielle et gestion de programme, est la bienvenue à la réunion en remplacement de Dana-Lynne Hills. Jeremy Hebert, directeur, Direction des biens immobiliers et de l’intégration des services, est annoncé comme invité à cette réunion. Dan Couture a confirmé que la fusion des régions des Prairies et du Pacifique dans la région de l’Ouest le 1^er avril 2020 n’aura aucune incidence sur le programme national de santé et de sécurité au travail (SST) et les agents de SST dans chaque région.

EXAMEN ET APPROBATION

Procès-verbal de la réunion du CNOSS du 12 septembre 2019  

Les représentants des employés examineront et approuveront le procès-verbal du 12 septembre 2019 au début de janvier 2020. Le procès-verbal du 27 juin 2019 est affiché dans InfoZone.

Rapport sur les mesures de suivi

Les membres ont examiné et approuvé le rapport sur les mesures de suivi. La direction ont présenté une mise à jour supplémentaire de la mesure de suivi de l’analyse de rentabilisation de Sudbury. Celle-ci indique que la Direction générale des recouvrements et de la vérification et la Direction générale de cotisation‚ de prestation et de service ont confirmé leur plein appui à l’égard du rajustement des blocs-signatures sur la correspondance sortante. Une analyse conjointe de la structure actuelle entourant les lettres et les extrants a été effectuée. Par conséquent, le groupe de travail actuel créera des lignes directrices en vue de l’utilisation des blocs-signatures pour les programmes de l’Agence. Une mise à jour sera fournie aux membres à la prochaine réunion du CNOSS en mars 2020.

Ordre du jour des prochaines réunions

Les représentants des employés confirment que les dates fournies pour les réunions du CNOSS de 2020 fonctionnent bien à l’exception du 22 septembre 2020, et ils ont proposé la date du 29 septembre 2020. La Section nationale de la SST vérifiera la disponibilité des membres et enverra les invitations officielles aux participants sous peu. L’ordre du jour des prochaines réunions fourni aux membres est un document évolutif et qui peut être modifié au besoin.

Plan de communication en matière de santé et de sécurité

Le plan de communication en matière de santé et de sécurité est examiné et approuvé. Les membres sont informés que la section nationale de la SST achève actuellement l’édition du bulletin et fournira une copie aux représentants des employés aux fins d’examen et d’approbation. Le bulletin sera publié au début de 2020. Les prochaines communications sont prévues en février 2020 et traiteront sur le Mois du cœur et la Journée de sensibilisation aux lésions attribuables au travail répétitif.

PRÉVENTION DE LA VIOLENCE EN MILIEU DE TRAVAIL (PVM)

Les membres sont informés que depuis la dernière réunion du CNOSS, les outils révisés sur la prévention de la violence en milieu de travail sont affichés sur la page «Traitement d'une plainte concernant un incident présumé de violence en milieu de travail » dans Infozone comprenant la liste de contrôle révisée du gestionnaire, le schéma du processus de violence en milieu de travail et le formulaire de rapport sur la violence en milieu de travail. Le message visant à informer les gestionnaires et les employés que les outils sont affichés dans Infozone sera envoyé en janvier 2020.

Une mise à jour sur les cas de violence en milieu de travail pour la période de janvier 2019 au 15 novembre 2019 est fournie aux membres. De plus, les membres reçoivent des renseignements sur les tendances et les facteurs contributifs qui mènent à des cas de violence en milieu de travail et d’autres discussions auront lieu lors de la prochaine réunion du groupe de travail du CNOSS le 18 décembre 2019. Les représentants des employés demandent une copie du rapport de statistiques sur les cas. La section nationale de la SST fournira sous peu les renseignements aux représentants des employés. La fréquence de l’établissement de rapports sur les statistiques est communiquée aux membres et on propose que d’autres discussions aient lieu lors de la réunion du groupe de travail du CNOSS. Enfin, la Section nationale de la SST indique qu’il y a eu 922 visites à la page «Prévenir et résoudre la violence au travail» de janvier à septembre 2019.

Mise à jour du projet de loi C-65

Les membres ont recu une mise à jour sur le projet de loi C-65. Depuis la dernière réunion, une équipe de projet a été créée pour travailler à l’élaboration d’un nouveau processus de lutte contre la violence et le harcèlement en milieu de travail en consultation avec le groupe de travail de la PVM et d’autres intervenants. La section nationale de la SST continuera de collaborer avec un analyste des données en vue de déterminer comment procéder à la collecte de données pour répondre aux nouvelles exigences en matière d’établissement de rapports qui entreront en vigueur au moment de la mise en œuvre du projet de loi C-65.

Une communication nationale sera envoyée sous peu à tous les employés pour les informer que le programme actuel du processus de PVM demeure en vigueur jusqu’à ce qu’ils soient informés des changements. L’équipe de projet sur la violence en milieu de travail participe à un groupe de travail sur la capacité de mobilisation et d’intervention du Secrétariat du Conseil du Trésor. Le groupe de travail élaborera un guide à l’intention des employeurs et des employés sur le nouveau processus de lutte contre la violence et le harcèlement en milieu de travail. Le programme de PVMl et la mise en œuvre du projet de loi C-65 feront l’objet d’une discussion lors de la réunion du groupe de travail sur le CNOSS qui aura lieu le 18 décembre 2019.

SANTÉ ET SÉCURITÉ AU TRAVAIL (SST) SUR LE PLAN PSYCHOLOGIQUE

Les membres sont informés que le groupe de travail sur la santé et la sécurité psychologiques du CNOSS se réunira le 18 décembre 2019 afin de discuter de la sensibilisation à l’égard des dangers psychologiques, du matériel de soutien pour les employés et les gestionnaires et des prochaines étapes du dossier de la santé et la sécurité psychologiques. Lors de cette réunion, un communiqué visant à informer tous les employés des progrès réalisés à l’égard du dossier de la santé et de la sécurité psychologiques et une feuille de renseignements visant à promouvoir les ressources existantes de l’Agence seront examinés. Les ressources externes existantes feront également l’objet de discussions lors de la réunion pour déterminer si elles conviendraient à l’Agence.

La Section nationale de la SST consultera d’autres ministères du gouvernement afin de discuter des pratiques exemplaires. Les sources de données internes existantes seront également examinées par un analyste des données.

Enfin, les membres sont informés que la Section nationale de la SST continuera de participer au groupe de travail sur les conditions de risque psychologiques au travail avec d’autres ministères du gouvernement. Un sous-groupe a été créé à partir de ce groupe de travail en août 2019 afin de travailler sur des outils provisoires sur l’identification et l’évaluation des risques en milieu de travail. Une mise à jour sera fournie aux membres à une prochaine réunion du CNOSS.

PROGRAMME D’ERGONOMIE

Les membres sont informés que le 22 septembre 2019 marquait le deuxième anniversaire du lancement du programme d’ergonomie révisé. Dans la dernière année, le programme a mis l’accent sur la détermination rapide des risques, au moyen d’outils internes et de la mise en œuvre de solutions en temps opportun. Une augmentation du nombre d’ajustements ergonomiques par des conseillers bénévoles a été remarquée depuis le dernier rapport en 2018.

Un groupe de travail sur l’ergonomie incluant un représentant des employés du CNOSS, des conseillers en relations de travail, des coordonnateurs de l’intervention précoce et du retour au travail et la SST, a été créé et une première réunion a eu lieu le 24 septembre 2019. Au cours de cette réunion, les membres ont discuté des retards dans l’obtention d’une évaluation ergonomique, des lacunes dans le processus actuel et ont fourni des recommandations afin d’améliorer le processus. On mentionne que ce dossier sera surveillé de près et qu’une mise à jour sera fournie aux membres lors de la prochaine réunion du CNOSS. Le résumé de la réunion de septembre sera communiqué aux membres du CNOSS sous peu. Le groupe de travail prévoit se réunir de nouveau en février 2020.

Comme il a été mentionné précédemment, le contrat actuel de services ergonomiques expire en mai 2020. La Section nationale de la SST examine actuellement l’énoncé des travaux pour le nouveau contrat conjointement avec la Division de la passation des marchés et prévoit publier la demande de propositions au début de 2020. Les membres seront informés de l’état.

POLITIQUE SUR LA SENSIBILITÉ ENVIRONNEMENTALE ET LES PARFUMS

Les membres ont discuté de la demande formulée par les représentants des employés lors de la réunion du CNOSS de juin 2019 afin d’étudier la possibilité que l’Agence mette en œuvre une politique sur les parfums. Des renseignements généraux sur la sensibilité environnementale sont fournis et la Section nationale de la SST informe également les membres de l’examen et de l’analyse qu’elle a récemment effectués. À la suite de leur analyse, y compris des consultations avec d’autres ministères fédéraux et de la lecture du guide à l’intention des membres de l’Alliance de la Fonction publique du Canada de 2003, la Section nationale de la SST recommande aux membres que l’Agence continue de travailler afin de résoudre ce problème par l’éducation et la sensibilisation au lieu d’instaurer une politique sur les parfums tout en continuant à promouvoir les outils disponibles dans InfoZone.

De plus, la Section nationale de la SST propose qu’un outil, comme un guide, soit élaboré conjointement avec les représentants des employés au lieu d’une politique,  pour appuyer les employés et les gestionnaires de l’Agence sur les dangers potentiels des sensibilités chimiques et environnementales, et contribuer à la promotion d’un milieu de travail sans parfum. Les membres acceptent cette proposition.

Cependant, il y a eu plusieurs discussions à ce sujet et les représentants des employés sont  déçus de dire que l'Agence manquait une opportunité. InfoZone est une façon d'éduquer les employés et pas nécessairement la meilleure pour rendre les lieux de travail sans parfum.

FORMATION DES MEMBRES DU CNOSS

Les membres sont informés que tous les membres du CNOSS doivent suivre une formation tous les trois ans afin d’être informés de leurs responsabilités législatives énoncées dans la partie II du Code canadien du travail, la procédure normale d’exploitation du Comité de santé et de sécurité et des représentants ainsi que le Règlement sur les comités d’orientation, les comités locaux et les représentants en matière de santé et de sécurité. Cette formation doit comprendre les règles du comité, la responsabilité des membres du comité et l’établissement d’un consensus.

La Section nationale de la SST propose une courte présentation supplémentaire aux membres lors de la prochaine réunion du CNOSS afin de couvrir les exigences décrites précédemment. Cette formation pourrait être offerte de façon continue à tous les nouveaux membres du CNOSS avant leur première réunion et serait tenue à l’extérieur des réunions du CNOSS. Les représentants des employés demandent une copie de la présentation et du cours sur la santé et la sécurité à l’intention des membres du Comité aux fins d’examen. La Section nationale de la SST mettra à jour la formation en ligne et s’assurera que la méthode de livraison du produit d’apprentissage soit offerte à tous les membres du CNOSS.

MISES À JOUR ÉCRITES

Les membres ont reçu les mises à jour écrites avant la réunion. Les points nécessitant des précisions ont été discutés au besoin, et sont énumérés ci-dessous.

Programme de la SST

Surveillance du Programme de la SST

Les membres sont informés que la surveillance du Programme de la SST pour le deuxième cycle de la deuxième année est en cours. À ce jour, 81% des sites ont été visités (36 sur 44). Les huit sites restants seront complétés d’ici le 31 mars 2020. La Section nationale de la SST travaille à la conception de nouveaux outils de surveillance et d’établissement de rapports pour le troisième cycle. Le troisième cycle de la première année de surveillance sera lancé le 1^er avril 2021.

Punaises de lit

Les membres sont informés que certaines régions éprouvent des problèmes de punaises de lit depuis les derniers mois. La direction contrôle et surveille toutes les situations. Un message de sensibilisation à l’échelle nationale a été publié dans Infozone le 6 novembre 2019, y compris des liens vers la page révisée de la SST sur les punaises de lit dans Infozone, le site de Santé Canada et celui de Services publics et Approvisionnement Canada. Les représentants des employés demandent que les cas soient signalés aux membres, y compris le niveau de la situation. Les membres conviennent que ces renseignements soient communiqués aux membres du CNOSS jusqu’au 31 mars 2020.

Groupe de travail sur l’Analyse du risque professionnel en environnements multiples (ARPEM)         

Les membres sont informés que l’examen annuel des procédures normales d’exploitation (PNE) et des procédures de travail sécuritaires (PTS) existantes a commencé le 12 novembre 2019. La PNE des voies de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) de la Direction générale de l’informatique et six PTS connexes sont communiquées au groupe de travail aux fins de consultation, de même que le nouvel équipement de carrousel, la machine à tailler des clés et les PTS pour le dispositif pour ouvrir le courrier (OPEX 306).

Le programme de contrôle de l’énergie dangereuse et les procédures connexes sont communiqués au groupe de travail aux fins de consultation. Une évaluation sera effectuée par le groupe de travail afin de déterminer l’équipement ou les processus applicables qui pourraient nécessiter de nouvelles procédures de verrouillage.

L’analyse de l’environnement des chariots a été examinée, et quatre nouvelles PTS pour les chariots spécialisés, y compris les chariots avec des cages et des portes, les chariots à plusieurs niveaux, les chariots pneumatiques et les chariots électriques motorisés, sont en cours d’élaboration.

Enfin, les essais de bruit les plus récents démontrent que les niveaux de bruit dans la zone où se trouvent l’équipement et le compresseur dans les deux installations nationales d’impression-courrier à Winnipeg et à Summerside sont maintenant inférieurs à 87 décibels (dB). La mise en œuvre d’un programme de protection auditive n’est plus nécessaire.

Groupe de travail sur l’analyse du risque professionnel (ARP) pour les employés sur place

Les membres sont informés des résultats de l’analyse des risques liés aux tâches qui indiquent que la protection des voies respiratoires est seulement nécessaire pour les employés de la Direction des enquêtes criminelles (DEC). La Section nationale de la SST collabore conjointement avec la DEC afin d’élaborer et de mettre en œuvre un programme de protection des voies respiratoires. Tous les appareils de protection respiratoire existants utilisés à l’extérieur de la DEC seront retirés des lieux de travail de l’Agence. D’après les recommandations du groupe de travail de l’ARP, on demandera une approbation afin de modifier les procédures existantes pour les employés sur place qui effectuent des visites hors site, soit d’un instrument de politique d’entreprise à une PNE. La nouvelle définition de lieu de travail isolé a été révisée et publiée dans le document Gestion du milieu de travail – Glossaire de définitions.

Enfin, les membres sont informés que les enjeux de communication pour les employés sur place seront abordés à la prochaine réunion du groupe de travail.

Promesse de conformité volontaire (PCV) et directives d’Emploi et développement social Canada (EDSC)

Les membres sont informés qu’il y a eu huit visites du Programme du travail d’EDSC depuis la dernière réunion du CNOSS. Diverses non-conformités ont été relevées dans les immeubles suivants: 13450, avenue 102, Surrey (Colombie-Britannique), 275, chemin Pope, Summerside (Île-du-Prince-Édouard), 47, rue Dorchester, Sydney (Nouvelle-Écosse), 555, promenade McAllister, Saint John (Nouveau-Brunswick), 11, rue station, Belleville (Ontario), 1161, promenade Crawford, Peterborough (Ontario) 66, chemin Stapon, Winnipeg (Manitoba) et 5800, rue Hurontario, Mississauga (Ontario).

Toutes les non-conformités indiquées dans la PCV susmentionnées sont résolues, ce qui fait en sorte que tous les immeubles sont conformes, à l’exception du 66, chemin Stapon et du 5800, rue Hurontario. L’Agence collabore avec la direction locale de ces deux immeubles afin de s’assurer que toutes les non-conformités relevées sont traitées et prises en compte. Les membres sont également informés que la Section nationale de la SST travaille actuellement à une analyse et à un plan de travail sur l’observation, y compris les inspections mensuelles. Cette initiative sera surveillée étroitement.

Rapport de formation sur la SST

Le Comité reçoit une mise à jour sur les statistiques de la formation obligatoire en SST. Les statistiques de novembre 2019 pour la formation démontrent que le pourcentage d’employés non formés est demeuré à 2 % à l’échelle nationale. Le pourcentage de gestionnaires non formés en SST est de 7% et s’est amélioré de 8% depuis le dernier rapport en août 2019, à la suite de communications ciblées envoyées en septembre 2019.

À l’échelle nationale, le nombre d’employés et de gestionnaires formés en prévention de la violence en milieu de travail est demeuré relativement stable depuis septembre 2016. Dans l’ensemble, le pourcentage d’employés et de gestionnaires non formés a diminué de 2% depuis le dernier rapport en août 2019.

Enfin, les pourcentages d’employés nécessitant une formation d’appoint sur la violence en milieu de travail ont diminué de 16%, à la suite de communications ciblées qui ont été envoyées en septembre 2019.

Efficacité du Comité de santé et de sécurité (CSS)

Résultats de l’efficacité du CSS

Les résultats du deuxième trimestre sur l’efficacité des CSS sont communiqués aux membres. La Section nationale de la SST ont fait un suivi auprès des immeubles qui n’ont pas satisfait aux exigences en matière de réunions et d’inspections.

Formation des membres du CSS et des représentants en matière de santé et sécurité (RSS)

Les séances de formation pour les CSS/RSS ont été offertes à l’été et à l’automne 2019  à Hamilton, à Toronto-Centre, à Vancouver, à Calgary, à Winnipeg, à Hamilton, à Summerside, en Saskatchewan, à Sudbury, à London et à St. Catharines.Une séance de formation des formateurs en français est prévue pour Ottawa au début de 2020.

Bulletin

Un rappel est fait aux membres concernant la prochaine édition du bulletin dont la publication est prévue au début de 2020.

Système de signalement des incidents et de la gestion de l’invalidité (SSIGI)

Les membres sont informés que le SSIGI devrait être lancé au printemps 2020. Depuis la dernière réunion du CNOSS, la Section nationale de la SST a consulté les CSS sur les aide-mémoire qui ont été créés et une présentation a été faite au Réseau national des MG le 5 novembre 2019. Une liste des rapports que le SSIGI générera est également communiquée aux membres. La Section nationale de la SST travaille actuellement sur une communication, un webinaire de formation à l’intention des membres du CSS, sur des mises à jour dans Infozone et divers produits de formation.

Statistiques de SavoirFaire

Les membres sont informés que la vidéo et la page sur le Système d’information sur les matières dangereuses utilisées au travail de 2015, la page d’accueil sur l’ergonomie et la vidéo «ajustez-vous» ont été désignées comme étant parmi les 50 pages les plus consultées de SavoirFaire pour la période d’août à octobre 2019.

Direction générale des finances et de l’administration (DGFA)

Amiante

La direction de la DGFA présente une mise à jour aux membres sur le dossier de l’amiante. Depuis la dernière réunion, il y a eu un ajout à la liste des sites où la présence de matériaux contenant de l’amiante (MCA) est validée, ce qui porte à 45 le total de sites où la présence de MCA est confirmée. Dans le cadre d’un processus annuel, l’Agence entreprend des tests de détection des fibres d’amiante en suspension dans l’air dans tous les sites occupés par l’Agence connus pour contenir des MCA. Comme au cours des années précédentes, les résultats finaux des tests seront publiés dans Infozone.

Rapport d’incident trimestriel

Les membres examinent le rapport sur les menaces et les agressions sur les employés de l’Agence pour le deuxième trimestre. Les représentants des employés soulèvent leurs préoccupations en ce qui concerne les indicateurs de menace maintenus dans les systèmes de l’Agence. La direction de la DGFA confirme qu’un indicateur de menace demeure en vigueur pendant trois ans. Après cette période, tous les indicateurs de menace sont examinés par la Division de la sécurité pour déterminer si une prolongation de l’indicateur de menace est justifiée.

Les représentants des employés soulèvent un point quant à la fréquence de la présentation de la vidéo sur intrus armé à tous les nouveaux employés. La direction de la DGFA indique que les CSS présentent la vidéo de façon ponctuelle. Une confirmation sera fournie aux membres à la prochaine réunion du CNOSS.

MOT DE LA FIN

La prochaine réunion du CNOSS est prévue pour le 24 mars 2020. Doug Gaetz remercie les membres de leur participation, de leur travail et de leur engagement à l’égard du CNOSS au cours de la dernière année. Dan Couture exprime ses meilleurs vœux aux membres pour cette période des fêtes et les remercie tous de leur contribution au CNOSS et le travail accompli en lien avec la SST au cours de la dernière année.