Procès-verbal de la réunion du Comité national d'orientation en matière de santé et sécurité

DATE :                   Le 27 juin 2019                                  HEURE : 13 h 30

ENDROIT :            395 avenue Terminal, salle 8070

Cette réunion fut présidée par le coprésident des employés, M. Doug Gaetz.

MOT D’OUVERTURE

Les coprésidents du Comité national d’orientation en matière de santé et de sécurité (CNOSS) souhaitent la bienvenue à tous les participants à la réunion. On annonce que Tracy Marcotte, présidente du Syndicat des employé(e)s de l’impôt (SEI), remplacera Annick Lamoureux au sein du CNOSS. Dan Couture annonce également le départ de Ruth Rancy, directrice, Intégrité et mieux-être. On remercie Annick et Ruth pour leur contribution au Comité. Nicole Crutcher, directrice de la Division de la planification stratégique, a été accueillie comme invitée au Comité, pour fournir des renseignements sur la gestion des données.

EXAMEN ET APPROBATION

Procès-verbal de la réunion du CNOSS – 7 mars 2019

Les représentants des employés demandent plus de temps pour examiner et approuver le procès-verbal du 7 mars 2019. Les membres acceptent la prolongation.

Rapport sur les mesures de suivi – 27 juin 2019

Les membres examinent et approuvent le rapport sur les mesures de suivi.

Ordre du jour de la prochaine réunion

Les membres examinent et approuvent l’ordre du jour des prochaines réunions. Les représentants des employés demandent que les politiques relatives aux sensibilités environnementales et aux senteurs soient ajoutées comme sujet de discussion à l’ordre du jour de la prochaine réunion.

Plan de communication de la santé et sécurité au travail (SST)

Le Plan de communication de la SST est examiné et approuvé. À la suite d’un message portant sur les sensibilités environnementales envoyé à tous les employés le 1^er juin 2019, les représentants de l’employeur ont reçu des commentaires concernant la fumée de cigarette. On mentionne que ce point sera ajouté aux communications futures portant sur les sensibilités environnementales. Comme il est indiqué ci-dessus, les sensibilités environnementales feront l’objet d’une discussion lors d’une réunion future du CNOSS. La Section nationale de la SST tiendra les membres informés.

GESTION DES DONNÉES

Nicole Crutcher, directrice de la Division de la planification stratégique au sein de la Direction générale des ressources humaines (DGRH), transmet aux membres des renseignements sur l’approche de l’ARC quant à la divulgation des données sur les employés. Les autres renseignements comprennent l’évolution de la disponibilité des données, les considérations relatives à la Loi sur la protection des renseignements personnels, les protections de la Loi de l’impôt sur le revenu et la norme de Statistique Canada pour la publication des normes de données à l’ARC. Différentes normes doivent être appliquées dépendant si les demandes de données proviennent de sources internes ou externes. On informe également les membres que la Division de la planification stratégique travaille actuellement à la mise en œuvre d’une politique de diffusion de données de la DGRH. D’autres discussions sur la communication des données auront lieu lors de la prochaine réunion du groupe de travail. Les représentants des employés réitèrent leur demande d’accès aux statistiques liées à la violence en milieu de travail.

PRÉVENTION DE LA VIOLENCE EN MILIEU DE TRAVAIL

Les membres obtiennent une mise à jour du programme de prévention de la violence en milieu de travail de l’ARC. Depuis la dernière réunion du CNOSS, les outils de prévention de la violence en milieu de travail ont été affichés dans InfoZone, dont la liste de contrôle du gestionnaire, le schéma du processus de violence en milieu de travail et le formulaire de rapport sur la violence en milieu de travail. La Section nationale de la SST enverra un message pour informer les gestionnaires et les employés que ces outils sont maintenant affichés dans InfoZone. De plus, une mise à jour sur les cas de violence en milieu de travail pour la période du 1^er janvier au 28 mai 2019 est fournie aux membres. D’autres discussions sur l’établissement de rapports auront lieu lors de la réunion du groupe de travail du CNOSS. Enfin, la Section nationale de la SST travaille en collaboration avec la Direction générale des finances et de l’administration pour embaucher des personnes compétentes externes dans le cadre de l’offre à commandes principale nationale, ainsi que pour veiller à ce que les obstacles qui relèvent du contrôle de l’ARC soient éliminés.

Projet de loi C-65

Les membres reçoivent une mise à jour sur le projet de loi C-65. Le règlement découlant de ce projet de loi a été publié dans la Gazette du Canada le 27 avril 2019. Entrant en vigueur provisoirement en 2020, ces règlements remplaceront la Partie XX du Règlement canadien sur la santé et la sécurité au travail. D’ici là, le programme de prévention de la violence en milieu de travail de l’ARC restera en vigueur. La Section nationale de la SST entretient des discussions avec les intervenants internes qui sont touchés par les changements découlant du projet de loi C-65. Une communication sera envoyée pour informer les employés des changements à venir et leur rappeler que le programme actuel demeurera en place. La direction fournit aux membres un aperçu du plan d’action général pour le projet de loi C-65. Le groupe de travail du CNOSS se réunira en juillet 2019 pour discuter de la prévention de la violence au travail.

SANTÉ ET SÉCURITÉ PSYCHOLOGIQUES

Les membres reçoivent une mise à jour sur le dossier de santé et de sécurité psychologiques. La prochaine réunion du groupe de travail du CNOSS est prévue pour juillet 2019. Pendant cette réunion, les membres examineront une ébauche du plan d’action visant à identifier les  dangers psychologiques à l’ARC. Entre-temps, un article portant sur la santé et la sécurité psychologiques figurera dans le bulletin du Comité de la santé et de la sécurité. La Section nationale de la SST continuera également de participer au groupe de travail sur les conditions de risque psychologiques au travail avec d’autres ministères, sous la direction du Secrétariat du Conseil du Trésor. Les membres recevront une mise à jour sur l’état d’avancement de ce dossier lors de la prochaine réunion du CNOSS.

EXERCISES D’INCENDIE ET D’URGENCE

Les membres reçoivent une mise à jour annuelle sur les exercices d’incendie et d’urgence à l’ARC. On précise que tous les immeubles occupés par l’ARC ont un plan d’intervention en cas d’urgence et un plan de sécurité en cas d’incendie approuvés. De plus, 98 % des immeubles  ont effectué leur exercice annuel complet d’évacuation en cas d’incendie. Des trois immeubles qui n’étaient pas conformes, un immeuble de la région de la capitale nationale n’a pas terminé l’exercice annuel d’évacuation en cas d’incendie, car il a été reporté plusieurs fois par le gestionnaire immobilier. L’exercice complet d’évacuation en cas d’incendie a eu lieu le 19 juin 2019. L’autre immeuble, de la région de l’Ontario, n’a pas terminé l’exercice annuel d’évacuation en cas d’incendie en raison d’un malentendu de la part des agents de sécurité locaux. L’exercice complet d’évacuation en cas d’incendie a eu lieu le 29 mai 2019. De plus, un immeuble parmi les 18 immeubles de grande hauteur n’a pas effectué un exercice complet d’évacuation non lié à un incendie au quatrième trimestre comme prévu en raison d’une tempête grave. La deuxième tentative d’effectuer l’exercice a été annulée puisque les membres clés de l’organisation de secours de l’immeuble n’étaient pas disponibles le jour de l’exercice. Les agents de sécurité locaux prendront des mesures pour coordonner tous les exercices obligatoires en 2019-2020.

MISES À JOUR ÉCRITES

On précise que les membres ont reçu les mises à jour écrites avant la réunion. Les points nécessitant des précisions font l’objet d’une discussion au besoin et sont énumérés ci-dessous.

Programme de la SST

Programme d’ergonomie

Les membres obtiennent un aperçu du programme d’ergonomie. Le Programme de SST est axé sur la prévention et inspiré d’une approche progressive. Pour chaque palier, un sommaire de la fréquence d’utilisation est fourni. Pour le premier palier, soit l’outil d’auto-ajustement, on mentionne que la page portant sur l’auto-ajustement a été consultée 21 960 fois à l’échelle nationale. Pour le deuxième palier, soit le recours à un conseiller en ergonomie, 2 258 auto-ajustements ont été effectués. Enfin, pour le troisième palier, soit le fournisseur de services externe, 457 évaluations ergonomiques ont été réalisées. Les renseignements représentent un résumé de la fréquence d’utilisation des services offerts dans le cadre du programme d’ergonomie au cours de l’exercice 2018-2019.

De plus, les membres expriment leurs préoccupations quant aux retards pour obtenir une évaluation ergonomique. La Section nationale de la SST informe les membres qu’un groupe de travail interne, composé de membres de la Section nationale de la SST, de conseillers en relations de travail (RT) et de coordonnateurs de l’intervention précoce et retour au travail, a été mis sur pied pour discuter des questions soulevées. Les membres demandent qu’un représentant des employés fasse partie du groupe de travail. La Section nationale de la SST fera un suivi sur les prochaines étapes à suivre.

On rappelle également aux membres que le contrat ergonomique actuel expire en mai 2020. La Section nationale de la SST consultera les intervenants internes et les représentants des employés pour élaborer un nouvel énoncé des travaux, et collaborera avec la Division de la passation de marchés tout au long du processus pour ce contrat.

Programme de surveillance de la SST

On informe les membres que le deuxième cycle de la première année du Programme de surveillance de la SST, lancé le 1^er avril 2018, est maintenant terminé. Ceci représente 50% des sites surveillés (47/93 sites). En juin 2019, les immeubles situés au 100, rue Metcalfe, et au 427, avenue Laurier Ouest, avaient toujours des éléments en suspens. La Section nationale de la SST a fait un suivi pour s’assurer que tous les cas de non-conformité relevés ont été abordés et traités par la direction locale dans ces deux immeubles. Dans l’ensemble, le Programme de SST de l’Agence a bien été mis en œuvre dans les régions. Le deuxième cycle de la deuxième année a commencé le 1er avril 2019, avec 46 sites à surveiller d’ici le 31 mars 2020.

Groupe de travail de la surveillance du Programme de SST

On informe les membres que la Section nationale de la SST a mis au point les deux derniers éléments du premier cycle de la première année du plan d’action de surveillance. Un message de sensibilisation sur la directive concernant la SST a été transmis à l’aide du Centre de gestion en mars 2019 pour rappeler aux gestionnaires qu’ils doivent lire et comprendre cette directive. Les fiches de renseignements pour les secouristes en premiers soins et DEA, les coordonnateurs en premiers soins et DEA et les plus hauts représentants de la direction sur place ont été distribuées et affichées sur la page InfoZone de premiers soins et DEA en mai 2019.

On informe également les membres que la Section nationale de la SST travaillera avec les représentants des employés sur l’analyse des résultats du suivi du deuxième cycle.

Groupe de travail de l’Analyse du risque professionnel en environnements multiples (ARPEM)

On informe les membres que l’examen annuel des procédures normales d’exploitation (PNE) et les procédures de travail sécuritaire (PTS) est terminé, et que les procédures en question sont maintenant à jour et publiées. La PNE du quai de chargement, les PTS à l’appui, ainsi que les PTS concernant l’équipement de carrousel, la perceuse à papier, la machine à tailler les clés et le dispositif pour ouvrir le courrier (OPEX 306) sont en cours. La PNE de la Direction générale de l’informatique (DGI) concernant les voies de circulation de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) et ses six PTS à l’appui sont en cours de rédaction.

Après avoir consulté le groupe de travail de l’ARPEM, la Section nationale de la SST élaborera un programme de verrouillage pour assurer le respect des exigences législatives liées aux travaux électriques effectués par les employés de la DGI travaillant sur les voies de circulation de l’ASFC. D’autres discussions seront encore requises avec le groupe de travail de l’ARPEM afin de déterminer si le programme de verrouillage sera mis en œuvre dans les autres directions générales où l’on utilise de la machinerie et de l’équipement.

En outre, une analyse environnementale des chariots a été réalisée avec ce groupe de travail. La Section nationale de la SST déterminera si de nouvelles PTS sont nécessaires pour les chariots à l’ARC une fois l’analyse de la rétroaction terminée. On informe également les membres que la Section nationale de la SST met au point un contrat visant à utiliser le service CANManage offert par le Centre canadien d’hygiène et de sécurité au travail (CCHST) afin d’élaborer une base de données pour toutes les fiches de données de sécurité liées aux produits chimiques (produits de consommation) utilisés au sein de l’ARC. La PNE régissant l’utilisation, la manutention et l’entreposage des produits dangereux en milieu de travail et les PTS connexes sont actuellement en suspens, et ce, jusqu’au lancement de la base de données.

Pour terminer, on informe les membres que Tracy Marcotte se joindra au groupe de travail de l’ARPEM à titre de représentante du SEI.

Groupe de travail de l’analyse du risque professionnel (ARP) pour les employés sur place

On informe les membres que le groupe de travail a terminé l’intégration des commentaires dans les dix nouvelles PTS élaborées pour les employés des bureaux locaux. L’examen des Procédures pour les employés sur place qui effectuent des visites hors site et la formation FP1599-005 Sensibilisation à la santé et à la sécurité pour les employés sur place, est maintenant complété. Par conséquent, la Section nationale de la SST recommande que les procédures existantes soient modifiées pour passer d’un instrument de politique d’entreprise (IPE) à une PNE dont les responsabilités sont partagées avec les directions générales ayant des employés sur place. Une analyse des risques liés aux tâches sera effectuée par les membres du groupe de travail afin de déterminer si une protection des voies respiratoires est requise pour les employés sur place. Une mise à jour sera fournie aux membres lors de la prochaine réunion du CNOSS.

À la suite de la discussion sur les questions de communication pour les employés des bureaux locaux lors de la dernière réunion du CNOSS, la Section nationale de la SST propose qu’une communication soit envoyée aux sous-commissaires représentant ces employés. Enfin, on informe les membres que Phil Choo prendra sa retraite prochainement de l’ARC et de ce groupe de travail. Le nouveau représentant du groupe Vérification, finances et  sciences sera nommé sous peu.

Promesse de conformité volontaire (PCV) et directives d’Emploi et développement social Canada (EDSC)

On informe les membres qu’à la suite de la dernière réunion du CNOSS, l’ARC a reçu une PCV le 8 mai 2019 à l’égard d’une plainte pour violence en milieu de travail qui a été reçue le 15 octobre 2018. Cette PVC était liée à une plainte initiale déposée par le même employé qui avait été mise en suspens jusqu’à ce que l’enquête soit terminée. L’ARC a pris les mesures nécessaires et a été jugée conforme avant la date de conformité du 23 mai 2019.

L’ARC a également reçu une PVC le 2 mai 2019, au 201, rue St-George, à Bathurst     (Nouveau-Brunswick), concernant l’entreposage de divers articles et matériaux sur les étagères dans la salle de la TI. L’ARC a pris les mesures nécessaires et a été jugée conforme le 21 mai 2019.

En mai 2019, l’ARC a été avisée d’une plainte concernant la fermeture de la salle de premiers soins du Centre fiscal de Jonquière. La Section nationale de la SST a fourni les renseignements exigés à EDSC, qui a confirmé que ces derniers étaient suffisants.

De plus, la direction du centre d’appels du BSF de la Vallée-du-Fraser, situé au 13450, 102^e Avenue, à Surrey (Colombie-Britannique), a reçu un refus de travail d’un employé le 4 mars 2019. La décision prise par l’employeur est qu’il n’y avait aucun danger et qu’aucune autre mesure corrective n’était requise.

Rapport de formation sur la SST

Le Comité reçoit une mise à jour sur les statistiques de la formation en SST. Les statistiques d’avril 2019 montrent qu’à l’échelle nationale, le pourcentage d’employés non formés en SST a augmenté de 1 % depuis le dernier rapport en janvier 2019. Le pourcentage de gestionnaires en SST non formés est de 9 %. Toutes les régions ont connu une diminution par rapport au dernier rapport en janvier 2019. À l’échelle nationale, le nombre total de gestionnaires non formés a diminué depuis janvier 2019.

On indique également que le nombre d’employés et de gestionnaires formés en prévention de la violence en milieu de travail est demeuré relativement stable depuis septembre 2016. En avril 2019, le pourcentage d’employés et de gestionnaires non formés est passé à 6 % à l’échelle nationale. Les critères utilisés pour calculer le taux d’achèvement du cours sur la prévention de la violence en milieu de travail et le taux de formation d’appoint ont été modifiés afin d’en améliorer l’exactitude. Un message ciblé a été envoyé le 12 juin 2019 à tous les employés qui n’avaient pas suivi la formation sur la prévention de la violence en milieu de travail.

Efficacité du comité de santé et sécurité (CSS)

Résultats de l’efficacité du CSS

On informe les membres que la Section nationale de la SST met actuellement au point les résultats de l’efficacité du premier trimestre du CSS, ainsi que la fiche d’évaluation détaillée du CSS et du RSS. Les documents seront envoyés aux CSS et aux RSS une fois qu’ils auront été approuvés. La Section nationale de la SST travaille également à la préparation de messages pour le CGA, les plus hauts représentants de la direction sur place, ainsi que les CSS et les RSS en ce qui concerne le changement du processus de production de lettres de non-conformité annuelle à un processus de production de lettres de non-conformité mensuelle.

Formation pour les CSS/RSS

On informe les membres que des séances de formation du CSS et du RSS ont été offertes au printemps 2019 à Sudbury, à Ottawa, à Vancouver, à Calgary, à Winnipeg et en Saskatchewan. Des séances sont prévues à Toronto et à Kitchener à l’été 2019. Une séance de formation des formateurs a été offerte les 11,12 et13 juin 2019.

Bulletin

On informe les membres que l’édition du printemps a été publiée en juin 2019. Elle contenait des articles sur la Semaine nationale de la SST, la prévention de la violence au travail et les nouveaux codes de temps connexes. Le prochain numéro sera publié en octobre 2019.

Système de signalement d’incidents et de gestion de l’incapacité (SSIGI)             

Les membres reçoivent une mise à jour sur le Système de signalement d’incidents et de gestion de l’incapacité (SSIGI). On informe la Section nationale de la SST que le système n’avait été que partiellement testé pour son accessibilité et que la mise à l’essai complète ne pouvait commencer qu’en octobre 2019. En discutant avec les conseillers en relations du travail et les coordonnateurs de l’intervention précoce et du retour au travail, on décide que le système devrait être entièrement mis à l’essai avant son lancement. Entre-temps, la Section nationale de la SST continuera à travailler sur les aide-mémoires et les aspects de communication.

Premiers soins et défibrillateurs externes automatisés (DEA)

Défibrillateurs externes automatisés (DEA)

On informe les membres que le processus national d’élimination des DEA du contrat précédent a pris fin en mai 2019. En outre, une communication sur la liste de contrôle et les choses à tenir compte pour le dépannage concernant les DEA de Philips HeartSmart a été envoyée aux coordonnateurs des premiers soins et des DEA en juin 2019.

Contrat pour les trousses de premiers soins et produits connexes

On informe les membres que la Section nationale de la SST continue à travailler avec la Division de la passation de marchés pour mettre au point la liste des fournitures de premiers soins qui feront partie du contrat propre aux fournitures de bureau. Un message sera envoyé par Synergie aux détenteurs de cartes d’achat afin de clarifier le processus d’achat des trousses de premiers soins et des fournitures individuelles de premiers soins.

Statistiques SavoirFaire

On informe les membres que cinq pages de santé et de sécurité ont été désignées comme étant parmi les 50 pages les plus consultées de SavoirFaire de janvier à avril 2019.

Direction générale des finances et de l’administration

Amiante

Les membres reçoivent une mise à jour sur le dossier de l’amiante. On compte actuellement 44 sites où la présence de matériaux contenant de l’amiante (MCA) est confirmée, avec l’ajout de l’immeuble situé au 55, rue Athol, depuis la dernière réunion du CNOSS. On confirme qu’il n’y a aucun MCA dans les espaces occupés par les employés de l’ARC au 55, rue Athol, à l’exception de la zone commune et du parc de stationnement.

Rapport d’incident trimestriel

Les membres reçoivent une mise à jour concernant les rapports sur les menaces et voies de fait contre des employés de l’ARC pour le quatrième trimestre.

Mot de la fin

On remercie les membres pour leurs contributions et les coprésidents réitèrent leurs meilleurs vœux à Ruth Rancy puisque sa dernière journée sera le 26 juillet 2019.  La prochaine réunion du CNOSS est prévue le 12 septembre 2019.