Procès-verbal de la réunion du Comité consultatif national du PAE

MotS DE BIENVENUE

Le directeur général de la Direction des relations en milieu de travail et de la rémunération, Claude Tremblay, souhaite la bienvenue à tous et, en particulier, aux nouveaux membres du comité, Teekah Ramnauth, représentant de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada (IPFPC) qui siège au comité, et Ian Tait, observateur de l’IPFPC, ainsi que Jane Mah, chef des Appels au Bureau des services fiscaux d’Ottawa et remplaçante de Janet deKergommeaux.

Les deux représentants syndicaux réitèrent leur engagement soutenu à l’égard du programme. Les membres indiquent qu’ils s’attendent à une réunion productive. Tous conviennent que les services du Programme d’aide aux employés (PAE) seront particulièrement importants pour soutenir les employés pendant les initiatives de transformation à venir.

1. ENGAGEMENTS PRIS LORS DE LA DERNIÈRE RÉUNION

Le Bureau national du PAE (BNPAE) examine les engagements qui ont été pris au cours de la dernière réunion et les mesures prises à l’égard de chacun d’entre eux. Aucun point supplémentaire ne découle de ce point. Le suivi de certains points fait partie de l’ordre du jour et ces derniers seront couverts ultérieurement de façon plus approfondie. Le procès-verbal de la réunion du 13 décembre 2011 a été distribué le 24 février 2012.

2. CYBERCOUNSELING

Trois fournisseurs de services externes, représentés par Kathryn Hill et Richard Lyke des Programmes d’aide aux employés de Services à la famille, Andrew McCartney et Stan Pope de Shepell fgi, et Alain Contant et Richard Sambara de Services d’aide aux employés – Santé Canada, participent à la réunion et fournissent des renseignements sur les services de cybercounseling qu’ils offrent. Dans le cadre de leurs présentations, les représentants de ces fournisseurs abordent les questions que le Syndicat des employé(e)s de l’impôt (SEI) a précédemment soumises. Ces questions touchent les points suivants :

• l’aspect clinique;
• la formation et l’éducation;
• la technologie.

Les membres du Comité consultatif national (CCN) trouvent que les présentations sont très instructives et utiles. Ces présentations sont suivies d’une période de questions et réponses et d’une discussion très fructueuse qui a pour effet d’apaiser les préoccupations que les membres peuvent avoir.

Après cette discussion, le BNPAE rend compte de ses consultations concernant des questions relatives à la responsabilité juridique liée à la prestation de services de cybercounseling. La responsabilité de l’Agence du revenu du Canada (ARC) consiste à gérer les contrats et à s’assurer qu’ils sont conformes. Toute responsabilité relative aux services de cybercounseling offerts relève du fournisseur de services.

Les données actuelles de l’ARC sur le cybercounseling indiquent qu’un très petit pourcentage de clients utilise ce service, ce qui correspond aux données signalées dans les présentations mentionnées précédemment.

Les membres du CCN appuient totalement l’idée que les employés aient l’option d’utiliser le service de cybercounseling. Toutefois, il est important de noter que le service de counseling en personne demeurera la méthode privilégiée de prestation de services de counseling dans nos contrats, étant donné que le service de cybercounseling ne convient pas à tous les genres de situation. On décide également que le PAE continuera de demander à ses fournisseurs de services externes d’éviter la tenue de campagnes promotionnelles visant le service de cybercounseling.

Le BNPAE modifiera l’Énoncé de travail national normalisé ainsi que les gabarits de contrat pertinents, et il prendra les mesures nécessaires pour modifier les contrats actuels afin d’y inclure les exigences relatives à la prestation de services de cybercounseling.

Le BNPAE modifiera aussi le formulaire des statistiques des fournisseurs de services externes afin de pouvoir capter le nombre de séances de cybercounseling offertes aux employés.

3. STATISTIQUES ET RAPPORT ANNUEL DU PAE POUR 2011‑2012

Le BNPAE donne un aperçu des statistiques annuelles du PAE pour 2011‑2012. Le document et la synthèse de la comparaison sur trois ans ont été distribués à tous les membres avant la réunion. La directrice du BNPAE souligne que les régions ont fourni les statistiques très rapidement, ce qui a permis au Bureau national de les valider entièrement à temps pour la réunion du CCN.

Le BNPAE a aussi distribué aux membres certaines parties de l’ébauche du rapport annuel avant la réunion aux fins de consultation et de rétroaction.

Les membres du syndicat indiquent que ce rapport démontre clairement que le PAE est un programme important qui offre de nombreux services aux employés; ces services sont particulièrement importants pour pouvoir fournir un soutien aux employés et à l’organisation pendant la transformation à venir. Le BNPAE souligne que tous les principaux services qu’offre le PAE, notamment les services de counseling, de conseils et de formation pour les employés et les gestionnaires, ont augmenté au cours du dernier exercice.

Les représentants syndicaux demandent des clarifications concernant la partie du rapport annuel portant sur les activités des Comités Consultatifs Locaux (CCL). Le représentant du SEI soulève des préoccupations quant au fait que certains CCL ne se rencontrent pas sur une base trimestrielle tandis que d’autres n’élaborent pas de plans promotionnels chaque année, tel que le stipule le mandat des CCL. Le représentant de l’IPFPC veut savoir comment les syndicats peuvent aider à accroître la sensibilisation des comités à l’importance de ces activités.

Les membres du comité national ont constaté cette diminution et se demandent quel genre de suivi sera effectué afin de s’assurer que ces comités se réunissent au moins quatre fois par année et qu’ils produisent un plan annuel. Le BNPAE répond qu’il soumettra la situation à l’attention des coordonnateurs-conseillers (C‑C) aux fins de discussion avec les CCL ou la direction locale, au besoin.

4. FORMATION NATIONALE DU PAE

Le BNPAE communique des renseignements sur les produits du PAE récemment mis à jour.

• Une séance de formation des formateurs portant sur les deux ateliers réviséssur La santé mentale en milieu de travail pour gestionnaires a été tenue avec les C‑C lors de l’événement d’apprentissage.
• L’atelier sur le changement, Bien vivre la transition, destiné aux employés, a été révisé afin d’y inclure les dernières recherches sur le sujet et de le rendre plus interactif.
• La Trousse à outils du PAE pour leaders et gestionnaires lors de périodes de changement, qui a été originalement conçue pendant l’initiative de limitation des coûts, a été mise à jour et est maintenant affichée sur le site Web du PAE ainsi que dans le portail de la Gestion des changements.
• L’outil L’impact initial du changement : Prendre soin de vous-même et soutenir vos employés a été élaboré à l’intention des C‑C pour qu’ils puissent être en mesure d’appuyer les gestionnaires. Il s’agit d’un processus, non pas d’un atelier. Le modèle de conversation ciblée aide les gens à composer avec des situations difficiles, telles qu’un changement important ou soudain au travail; il les aide aussi à gérer les répercussions et à trouver des moyens de déterminer les mesures qu’ils peuvent prendre afin de répondre à leurs propres besoins. Ce processus peut être adapté à des groupes d’employés.

Le BNPAE mentionne aussi que les nouveaux produits prévus comprennent un atelier portant sur la résilience conçu pour les gestionnaires, une série d’infofiches destinées aux employés et portant sur la planification de la retraite et de ses aspects psychologiques et sociaux, ainsi que des outils à l’intention du personnel portant sur les répercussions que peuvent avoir les restructurations.

Le BNPAE s’engage à soumettre aux syndicats les dernières recherches menées sur la résilience.

5. MISES À JOUR

1. Un événement d’apprentissage à l’intention des C‑C a eu lieu du 30 janvier au 2 février 2012. Cet événement comprenait une séance de formation des formateurs d’une durée d’une journée portant sur les ateliers sur La santé mentale en milieu de travail, une journée et demie de perfectionnement professionnel portant sur la thérapie d’acceptation et d’engagement (TAE) ainsi qu’une demi-journée de formation sur les compétences en consultation auxquelles recourent les C‑C dans le cadre de leur rôle auprès des gestionnaires, des spécialistes en ressources humaines et des représentants syndicaux.

2. En ce qui concerne les normes d’aménagement pour les bureaux des C‑C du PAE, le BNPAE a soumis une demande d’examen sur la non-observation de ses exigences aux Biens immobiliers de l’ARC le 22 mai 2012, et il attend d’autres directives quant aux prochaines étapes. Une demande semblable à l’intention des Biens immobiliers de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, en partenariat avec les autres PAE internes, est en cours.

3. La Trousse à outils sur le deuil et les pertes au travail, qui a été révisée et adaptée conformément aux suggestions du CCN, a récemment été déployée dans les régions et affichée sur la page Web du PAE. Le BNPAE a reçu des commentaires positifs de la part des C‑C concernant cette trousse à outils.

4. Le BNPAE distribue le numéro estival du bulletin national du PAE, Destination mieux-être. Ce bulletin met l’accent sur la dimension sociale du mieux-être. La Trousse à outils sur le deuil et les pertes au travail est mise en évidence dans ce numéro, conformément à l’engagement pris au point dix (10) de la réunion précédente du CCN.

5. Promotion du PAE

   • La stratégie promotionnelle du PAE a été mise à jour.
   • Conformément à l’engagement pris au point neuf (9), le BNPAE a consulté l’équipe éditoriale de la publication Interaction pour se renseigner quant à la possibilité d’ajouter une promotion régulière des services du PAE dans cette publication. Il a été déterminé que ce ne serait pas possible, compte tenu des paramètres du mandat d’Interaction.
   • Le PAE a récemment été mis en vedette dans un article de la publication Interaction intitulé « Krystel – Mince et en santé ». On distribue une copie de cet article aux membres.
   • Conformément à l’engagement pris au point huit (8), on a demandé aux régions de faire part de leurs commentaires concernant l’annulation de l’agenda du PAE. Les régions ont indiqué que les employés de l’ARC ont exprimé leur déception, mais qu’ils comprennent, compte tenu des restrictions budgétaires actuelles.
   • Une discussion s’ensuit concernant diverses options possibles pour améliorer la promotion du PAE et sensibiliser davantage les employés au programme. Les suggestions mettent l’accent sur des moyens d’accroître la visibilité du programme, de la Semaine de la santé mentale ou de la Semaine du PAE.

Le BNPAE étudiera la possibilité de mettre en œuvre les suggestions afin d’améliorer la promotion du PAE et de sensibiliser davantage les employés au programme.

6. Pratiques exemplaires

   Le BNPAE rend compte des pratiques exemplaires suivantes :

   • La région de l’Atlantique a mis en évidence les pratiques exemplaires suivantes :
     • On tient trois téléconférences annuelles des CCL.
     • On a terminé un sondage d’évaluation des besoins auprès de tous les CCL afin de déterminer si les C‑C répondent à leurs besoins.
     • On procède actuellement à la mise en œuvre des constatations de ce sondage qui sont les suivantes :
       • Maintenir le calendrier actuel des téléconférences (soit trois par année).
       • Déplacer la Semaine du PAE, car elle tombe actuellement en même temps que la Semaine de la sécurité.
       • Afficher les plans des CCL sur les sites Web locaux afin d’échanger des pratiques exemplaires.

• • État de préparation à la gestion des changements
    • Toutes les régions ont travaillé avec zèle afin d’être tout à fait prêtes à fournir un soutien et des services au moment où l’on en fera l’annonce.

MOT DE LA FIN

Les membres du comité expriment leur appréciation du ton de la réunion axé sur la collaboration. Le représentant de l’IPFPC remercie le BNPAE pour avoir fourni des documents et des renseignements utiles avant la réunion. Le représentant du SEI indique qu’il trouve que la réunion fournit une excellente occasion de discuter du PAE.