Procès-verbal de la réunion du Comité consultatif national du PAE

Date : Le 4 mars 2014                  HEURE : DE 8 h 30 À 11 h 15

LIEU :      395, avenue Terminal, 8e étage, salle 8006
                Ottawa (Ontario)

PARTICIPANTS :

PRÉSENTATIONS

Plusieurs nouveaux membres se sont joints au comité; on invite chaque personne à se présenter.

MOT D’OUVERTURE

Le directeur général de la Direction des relations en milieu de travail et de la rémunération, Claude Tremblay, souhaite la bienvenue à tous les participants, particulièrement au nouveau représentant de la direction, Marc Lacasse, qui remplace Janet deKergommeaux, et à Allaudin Alibhai, le nouvel observateur de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada (IPFPC), qui remplace Gilles Laprise. M. Tremblay souhaite aussi la bienvenue à Geneviève Maurice, nouvelle consultante en matière d’entreprise du Programme d’aide aux employés (PAE) au Bureau national du Programme d’aide aux employés (BNPAE). Il souhaite aussi la bienvenue à Lucie Houle à son nouveau poste; depuis octobre 2013, elle occupe le poste de directrice de la Division des bureaux nationaux de résolution de conflits et du programme d’aide aux employés. Elle est maintenant responsable des sections du PAE et du Bureau national de résolution de conflits tout en conservant ses responsabilités de gestion de l’équipe du réaménagement des effectifs (RDE).

M. Tremblay invite les syndicats à faire part de leurs observations préliminaires.

Bill Blair, représentant du Syndicat des employé(e)s de l’impôt (SEI), souhaite la bienvenue à tous. Il annonce qu’il est heureux d’être un membre du Comité consultatif national (CCN) du PAE et se dit fier de faire partie d’un comité qui fonctionne si bien. Il exprime aussi au comité sa satisfaction à l’égard du programme et du fait que les gens sont au courant du programme et reçoivent l’aide dont ils ont besoin.

Teekah Ramnauth, représentant de l’IPFPC, indique à quel point le programme fait partie intégrante de notre identité. Il croit que la demande pour les services du PAE continuera d’augmenter. Il souhaite souligner sa reconnaissance à l’égard du soutien fourni par la direction aux employés de l’Agence du revenu du Canada (ARC). Il désire aussi formuler des commentaires sur le bon travail qui a été accompli par ce comité.

Lucie Houle est d’accord avec les autres membres et indique que nous avons un excellent programme. Elle mentionne que le défi sera de s’assurer que le PAE continue d’offrir ses services dans un contexte de demandes accrues.

1. ENGAGEMENTS PRIS LORS DE LA DERNIÈRE RÉUNION

Le BNPAE examine les engagements qui ont été pris au cours de la dernière réunion et les mesures prises à l’égard de chacun d’entre eux. D’autres points découlant de ce point seront couverts dans d’autres sections de la réunion.

Le représentant de l’IPFPC demande des précisions concernant les mesures prises dans les cas de demandes d’accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP) sur les dossiers du PAE. La direction indique aux syndicats qu’aucun renseignement n’est divulgué suite à une demande d’AIPRP générale liée aux ressources humaines. On encourage plutôt l’employé à communiquer avec son coordonnateur-conseiller (C-C) du PAE s’il souhaite accéder à son dossier.

2. RÉSUMÉ SEMESTRIEL DES STATISTIQUES DU PAE DE 2013-2014

Le BNPAE fournit une vue d’ensemble des statistiques semestrielles du PAE, couvrant les six premiers mois de 2013-2014. Le document d’aperçu et le résumé de la comparaison triennale ont été distribués avant la réunion.

Voici quelques-uns des points saillants :

• Le taux d’utilisation de 6 mois de 2012-2013 était de 7,19 % et il se situe maintenant à 7,64 % pour les 6 premiers mois de 2013-2014.

• Les appels à la ligne d’écoute téléphonique demeurent stables (42 cas pour 2012-2013 par rapport à 40 pour 2013-2014).

• Il y a eu deux cas où les services de cybercounseling ont été utilisés à titre de modalité aux fins de counseling par les fournisseurs de services externes (FSE).

• Comme d’habitude, les trois principales préoccupations abordées lors des séances de counseling sont liées à la famille, à la santé émotionnelle et mentale, et au travail.

• Il y a eu une augmentation du nombre d’employés recherchant de l’aide du PAE relativement aux enjeux suivants :

  • Santé émotionnelle et mentale (de 15,7 %)
  • Travail – Charge de travail (de 30 à 43 cas)
  • Travail – Total (de 6,6 %)

• On a observé une diminution dans les secteurs suivants :

  • Dépendance – Total (de 15,8 %)
  • Finances (36,2 %)
  • Santé – Physique (de 16,2 %)
  • Questions d’ordre juridique (53 %)

• Travail – RDE (de 44 à 22 cas)

• Conciliation travail-vie personnelle (de 36 %)

• Les services consultatifs pour les gestionnaires, les représentants syndicaux et les professionnels des ressources humaines continuent d’être bien utilisés, 97,1 % des consultations offertes aux gestionnaires ayant lieu avec les C-C.

  • Les principales préoccupations liées aux services consultatifs sont la santé mentale, la gestion du rendement, la communication, le RDE et le changement.

  • Voici les types de préoccupations liées aux services consultatifs :

    • Santé mentale (représente presque 22 % de toutes les préoccupations)
    • RDE (diminution de 42 à 26 cas)

• Le nombre d’heures liées au soutien fourni aux comités consultatifs locaux (CCL) est demeuré stable.

• Les C-C ont offert 11 séances d’intervention sur les « conversations ciblées » comparativement à 28 pour 2012-2013.

• Il y a eu une augmentation du nombre de séances d’orientation sur le PAE offertes (43 en 2012-2013 et 129 en 2013-2014) ainsi que du nombre d’employés qui ont participé à ces séances. Selon l’engagement pris lors de la dernière réunion du CCN, le BNPAE avait demandé aux régions de s’assurer d’offrir des séances d’orientation sur le PAE à chaque occasion. En réponse à la demande du BNPAE, une campagne éclair a eu lieu au cours de la Semaine de la santé mentale. En outre, dans certaines régions, les séances d’orientation ont aussi été offertes pendant les séances d’introduction par les nouveaux fournisseurs de services. Tout cela pourrait expliquer les augmentations.

• Le nombre de salons sur le mieux-être n’a pas changé.

• Il y a eu une diminution importante du nombre total de séances de formation offertes aux employés. Les ateliers étaient axés sur la santé mentale, le changement et les appels suicidaires.

• Le nombre total de séances de formation à l’intention des gestionnaires et des représentants syndicaux a légèrement diminué. Plus de la moitié des séances offertes concernaient la santé mentale. Les C-C ont offert la majorité des séances de formation aux employés et aux gestionnaires.

• Le nombre de séances d’information offertes n’a pas changé.

• En réponse à une demande de l’IPFPC voulant que le BNPAE discute des taux d’utilisation des services de counseling des dernières années, deux graphiques ont été présentés sur les taux des FSE. Dans l’ensemble, le nombre d’employés qui ont consulté des FSE du PAE n’a pas changé depuis 2008. Les services sont bien utilisés et les employés sont au courant de leurs options (PAE interne ou externe).

Une discussion s’ensuit sur la nature des services du PAE de l’ARC par rapport aux autres ministères et l’industrie. Tout le monde convient qu’il est important de promouvoir le programme afin de réduire les préjugés liés à la santé mentale. Le fait que les employés de l’ARC sont au courant des services fournis par le PAE est attribuable à la promotion de ses services. Tous les membres du CCN conviennent qu’un programme mixte à plusieurs accès permet de répondre aux besoins d’un plus grand nombre d’employés comparativement à un programme ayant seulement un point de service.

Le SEI exprime son intérêt sur la diminution de la participation des représentants du syndicat à diverses séances de formation sur le PAE comparativement à 2011-2012. Le BNPAE, ayant remarqué la diminution, avait obtenu des précisions sur ces données de la part des C-C afin de comprendre les raisons possibles qui expliquent la diminution. Plusieurs facteurs ont probablement contribué à cette diminution. La direction explique qu’en 2011-2012, on a mis l’accent sur les séances de formation à l’intention des gestionnaires et des représentants syndicaux. En outre, étant donné qu’un nombre important de gestionnaires et de représentants syndicaux ont reçu une formation en 2011-2012, il y a eu possiblement moins de demandes en
2012-2013. La direction fait aussi savoir aux syndicats que, lorsqu’elle organise une séance de formation, les renseignements sont envoyés aux membres des CCL afin qu’ils les transmettent à leurs membres. Les représentants du syndicat participant aux séances de formation peuvent s’identifier en tant que tels, mais ce n’est pas toujours le cas.

Les membres de l’IPFPC estiment qu’il n’y a pas assez de clarté dans certaines régions entre les C-C et les membres du CCL concernant leur rôle et leurs responsabilités respectifs. Selon les membres de l’IPFPC, il doit y avoir une communication plus claire et plus précise concernant les responsabilités des membres des CCL. Le SEI exprime aussi une préoccupation concernant le fait que certains CCL ne se réunissent pas régulièrement dans certaines régions.

Le BNPAE communiquera avec les C-C du PAE afin de leur rappeler l’importance de communiquer avec les CCL au sujet des séances de formation offertes aux syndicats ainsi que l’importance de tenir des réunions du CCL régulières.

Le BNPAE et les syndicats rédigeront un courriel de communication conjoint afin de mieux préciser le rôle et les responsabilités des membres du CCL.

L’IPFPC demande s’il serait possible d’augmenter le nombre de séances du PAE à 10 ou 12, puisque certains employés ont peut-être besoin plus que des services de counseling à court terme et n’ont peut-être pas les ressources financières pour payer des services supplémentaires au-delà de ce qui est offert à l’ARC. Le BNPAE explique que, dans de tels cas, le PAE s’assure de renvoyer l’employé aux services communautaires spécialisés appropriés à faibles coûts ou gratuits.

L’IPFPC exprime aussi son intérêt d’avoir des données sur le nombre de cas qui nécessitent des services de counseling à long terme et sur ceux qui ont été renvoyés aux services communautaires. Le BNPAE a les données sur le nombre de renvois aux services communautaires, mais les données sur le nombre d’employés qui ont utilisé les services de renvoi ne sont pas saisies puisque la décision des employés d’accéder aux services de renvoi est volontaire.

Le BNPAE fournira les données sur le nombre de renvois aux services communautaires.

3. SANTÉ MENTALE À L’ ARC

Une présentation sur la santé mentale à l’ARC a été offerte par la direction. Cette présentation a été élaborée afin de répondre à la demande de l’IPFPC de renseignements sur les services offerts et les causes profondes possibles. Cette présentation comprend les tendances du PAE en matière de counseling pour les problèmes de santé mentale au cours des cinq dernières années; les initiatives proactives prises par le PAE dans l’élaboration des ateliers et des présentations afin de réduire au minimum les répercussions des changements à l’ARC sur la santé mentale des employés, les ressources disponibles pour la direction, les syndicats et les employés; les outils et les ressources en voie d’élaboration afin d’appuyer les gestionnaires et les syndicats dans leurs interactions avec les employés violents ou suicidaires et bien d’autres renseignements.

L’IPFPC demande si les nouveaux employés sont particulièrement mis au courant des services du PAE qui leur sont offerts. La direction explique que les groupes de nouveaux employés reçoivent des présentations d’orientation et du matériel lorsqu’ils assument leurs fonctions et le PAE fait partie de cette trousse d’orientation.

Après la présentation, une discussion positive a lieu et il est suggéré de fournir des renseignements supplémentaires qui pourraient être inclus dans la présentation.

L’IPFPC est très satisfait de la présentation et remercie le BNPAE. Il exprime ses préoccupations concernant les tendances actuelles relativement aux augmentations de services demandés pour la santé mentale. Il estime aussi qu’il fait partie de leur rôle de s’assurer que les employés reçoivent l’aide dont ils ont besoin.

L’IPFPC estime qu’il faut encourager les employés à consulter InfoZone afin d’obtenir des renseignements sur divers sujets comme les services et/ou les outils du PAE et qu’un code d’activité particulier devrait être créé. La direction indique que les codes de temps et d’activité sont orientés vers les opérations et qu’il serait difficile d’intégrer des codes pour ces activités.

4. COMITÉ CONSULTATIF LOCAL

Semaine du PAE

L’IPFPC indique qu’il aimerait que l’ARC tienne une Semaine nationale du PAE. Actuellement, la Semaine du PAE est une activité facultative pour les CCL et elle se déroule à des moments différents selon les préférences régionales. La direction explique qu’en raison de certaines restrictions régionales liées à la charge de travail et qu’en fonction du meilleur moment pour effectuer des activités liées à la promotion du PAE, il est très difficile de tenir une Semaine nationale du PAE pour l’ensemble de l’ARC. Une option serait de célébrer la Semaine du PAE en même temps que la Semaine de la santé mentale.

Tous les membres sont en accord pour que la Semaine du PAE devienne obligatoire. Des changements seront apportés au registre des activités et à l’outil de planification du CCL, mais les régions auront la souplesse de déterminer la tenue de cette semaine en fonction de leur contexte opérationnel.

Comités consultatifs locaux

L’IPFPC communique ses impressions sur le manque d’encadrement auquel les CCL font face, particulièrement lorsqu’il y a un changement de C-C dans une région. Il indique que les C-C du PAE, dans certaines régions, ne semblent pas avoir le temps d’appuyer pleinement ces comités, particulièrement pour les réunions de planification et les activités promotionnelles. On doit rappeler à tous les membres des CCL l’importance de leur rôle. L’IPFPC demande d’envoyer un message aux régions afin de leur rappeler cette importance.

La direction fait remarquer qu’en partie en raison des restrictions de déplacement, la capacité des C-C à établir des liens avec leur CCL a été sérieusement amoindrie. La formation destinée aux CCL, offerte par les C-C, a été élaborée afin de former les nouveaux membres du CCL sur leur rôle et leurs responsabilités à l’égard du PAE. La direction rappelle aux syndicats que le rôle des C-C est de « fournir une orientation fonctionnelle au comité ». La responsabilité d’organiser et de planifier les réunions du CCL revient au président du comité. Le mandat du CCL indique que la rotation de président est permise. Les C-C du PAE ne sont pas toujours en mesure de participer à toutes les réunions, mais ils participent le plus souvent possible.

Le BNPAE s’engage à s’assurer que la direction régionale est au courant de l’importance des réunions du CCL qui doivent avoir lieu tous les trimestres que le C-C soit présent ou non.

Les syndicats aimeraient qu’un article soit inclus dans le prochain bulletin national du PAE expliquant le rôle et les responsabilités des CCL afin d’accroître la sensibilisation de ce comité.

Le BNPAE inclura un article dans le prochain bulletin national du PAE (été 2014) dans lequel seront décrits le rôle et les responsabilités des CCL afin d’accroître la sensibilisation à l’égard des CCL et d’encourager les employés à devenir membres des comités.

L’IPFPC demande aussi à obtenir les données sur les membres de la famille qui utilisent le programme.

Le BNPAE examinera la possibilité de fournir aux syndicats les données sur l’utilisation du PAE des membres de la famille en autant que la divulgation de ces renseignements ne compromette pas la confidentialité.

5. LE REMPLACEMENT D’UN C-C

• Ce point a été réglé au niveau régional.

6. CONFÉRENCES RÉGIONALES DU SEI SUR LA SANTÉ MENTALE

Le SEI a présenté trois conférences à ses représentants l’année dernière; à Montréal, Toronto et Calgary. On a invité le PAE à donner une présentation sur la santé mentale dans le cadre de ces conférences. Le SEI souhaite profiter de cette occasion pour exprimer sa grande satisfaction à l’égard du rendement des C-C dans la prestation de ces ateliers et il désire les féliciter. Leurs connaissances sur le sujet étaient fantastiques et leur passion était évidente. Les participants ont grandement apprécié les présentations et sont ressortis avec une compréhension plus approfondie de la santé mentale dans le milieu de travail. Ils souhaitaient souligner le fait que les C-C et le PAE en général représentent une partie intégrante de l’ARC. Le programme fonctionne très bien et est bien reconnu.

7. ATELIERS, OUTILS ET RESSOURCES

Le SEI discute de ses préoccupations concernant le petit nombre d’ateliers nationaux pour les employés élaborés au cours des dernières années.

La direction reconnaît que l’accent des dernières années a été mis sur les ateliers pour les gestionnaires. Pour la prochaine étape d’élaboration, l’accent sera mis sur les ateliers pour les employés. Voici certains produits sur lesquels le BNPAE travaillera au cours des prochains mois :

• l’atelier sur la santé mentale pour les employés sera révisé;
• un atelier « résilience pour les employés » sera élaboré;
• une infofiche pour les survivants sera élaborée.

La direction communique des données sur le nombre important d’ateliers présentés aux employés. Il y a actuellement quatre ateliers nationaux propres aux employés, quatre ateliers nationaux propres aux gestionnaires et trois ateliers nationaux pour les employés et les gestionnaires. Les statistiques sur le nombre d’ateliers et de participants indiquent que les C-C du PAE offrent de nombreux ateliers aux employés.

• Employés : Il y a eu 67 séances comptant 1 081 participants pour les 6 premiers mois de 2013-2014.
• Gestionnaires et représentants syndicaux : Il y a eu 37 séances comptant 586 gestionnaires participants et 52 représentants syndicaux participants (638 participants en tout) pour les 6 premiers mois de 2013-2014.

8. MISE À JOUR

1. Événement d’apprentissage

• • L’événement d’apprentissage a eu lieu les 28 et 29 janvier 2014 à Ottawa, et 15 des 17 C-C du PAE étaient présents.
  • Une rétroaction positive concernant cet événement d’apprentissage a été reçue par les C-C au moyen d’un formulaire d’évaluation officiel.
  • Le présentateur, Stéphane Bouchard, Ph. D., de l’Université du Québec en Outaouais, a présenté un atelier d’une demi-journée sur le Traitement fondé sur l’exposition pour l’anxiété et les désordres connexes DSM-5.
  • La présentatrice, Michelle Bentley, de Crisis and Trauma Resource Institute Inc., a présenté un atelier d’une journée complète sur la motivation au changement.

2. Séance d’orientation à Ottawa pour les nouveaux C-C

• • Une séance d’orientation de trois jours a été offerte à Ottawa en octobre dernier à trois nouveaux C-C des régions du Pacifique, de l’Ontario et du Québec sur le rôle des C-C ainsi que leurs responsabilités et les attentes.

3. Numéro d’hiver du bulletin national du PAE

• • Une copie du dernier numéro (hiver) du bulletin national du PAE a été distribuée aux membres du CCN.
  • Afin d’assurer l’uniformité nationale, il y aura un seul bulletin du PAE de l’ARC, lequel sera distribué par le BNPAE; il n’y aura plus de bulletin du PAE à l’échelle régionale.
  • Le BNPAE demandera des contributions régionales dans le cadre de l’élaboration du bulletin afin de tenir les employés de l’ARC au courant des initiatives et des nouvelles régionales.
  • Le bulletin peut être distribué à titre d’outil promotionnel.

MOT DE LA FIN

Claude Tremblay remercie tous les participants de leurs commentaires et de leur bon travail. La direction désire formuler une suggestion aux syndicats relativement au calendrier des réunions. Afin d’être en mesure de fournir les rapports statistiques et annuels complets aux syndicats, il serait profitable de tenir les réunions en septembre et en mars.

L’IPFPC accepte le nouveau calendrier.

Le SEI demande d’avoir un moment pour se pencher sur cette suggestion.

Le SEI communiquera sa réponse au BNPAE au sujet du nouveau calendrier du CCN.

Claude Tremblay passe au mot de la fin et remercie Hélène Grandmaître pour sa présentation sur la santé mentale, lui indiquant qu’elle a été très informative. Il remercie aussi les syndicats de leur positivisme et de leur participation durant la réunion.

Le représentant du SEI est également d’accord et remercie tout le monde. Il estime que tous les membres poussent dans la même direction, pour le bien des employés de l’ARC.

Le représentant de l’IPFPC ajoute qu’il est très sensible au fait d’avoir une occasion de parler du milieu de travail en constante évolution, des nouveaux outils, des idées, entre autres. Il trouve aussi que la réunion a été très productive.

Marc Lacasse affirme qu’il s’est senti le bienvenu dans ce comité et il a trouvé qu’il s’agissait d’une bonne réunion et qu’elle a été bien organisée.

La prochaine réunion sera prévue en fonction de la réponse du SEI.