Procès-verbal de la réunion du Comité consultatif national du PAE

DATE : 16 mars 2018                                  HEURE : 13 h à 16 h 

LIEU :   395 avenue Terminal, 7e étage, pièce 7006
             Ottawa (Ontario)

MOT D’OUVERTURE

Maggie Trudel‑Maggiore, directrice générale (DG), Direction des relations en milieu de travail et de la rémunération (DRMTR), souhaite la bienvenue à tous les participants et les remercie de leur flexibilité, étant donné que cette réunion est si près de la réunion de février. Dans le mot d’ouverture, elle indique que les questions et les points de discussion des syndicats soulevés précédemment seraient abordés au cours de la réunion. Les membres du comité et les observateurs sont invités à se présenter et à donner un mot d’ouverture.

REMARQUE

Les points saillants des statistiques semestrielles 2016‑2017 ont été transmis avant la réunion, et il n’y a aucune question ni aucun commentaire en lien avec ce point.

Chris Roach, vice-président, groupe Vérification, finances et sciences (VFS), participe à distance à partir de Summerside (Î.-P.É.). Il est reconnaissant du fait que les membres sont ouverts à sa participation par vidéoconférence.

1. QUESTION DU GROUPE VFS

Accessibilité au Programme d’aide aux employés (PAE) lors de voyages et à l’extérieur du travail

Chris Roach, vice-président, groupe VFS, demande aux responsables du Programme d’améliorer l’accessibilité aux coordonnées du PAE pour les employés et les membres de leur famille. Il raconte une expérience qu’il a vécue où il a eu besoin de communiquer avec un représentant du PAE pendant qu’il voyageait à l’extérieur de sa région. Il n’avait pas les coordonnées du PAE avec lui, et les obtenir s’est avéré difficile.

La directrice générale remercie Chris Roach d’avoir raconté son expérience personnelle.

Voici les suggestions présentées par les membres :

SYNDICATS :

• Le ministère de la Défense nationale (MDN) a publié ses coordonnées du PAE sur sa page Web publique. L’Agence du revenu du Canada (ARC) pourrait envisager cette option aussi, ce qui rendrait les coordonnées du PAE accessibles aux employés qui ne sont pas au bureau et aux membres de leur famille.
• Un représentant syndical demande si les coordonnées du PAE pourraient être ajoutées aux cartes d’identité des employés. La direction explique que cette option avait été étudiée, mais qu’on l’a informée que seuls les renseignements liés à la sécurité pouvaient être imprimés sur les cartes d’identité.
• Un autre représentant syndical mentionne que les coordonnées pourraient être publiées sur les sites Web publics des syndicats. La direction convient qu’il pourrait s’agir d’une bonne option à envisager.
• Une autre option consisterait à fournir les coordonnées du PAE sur des articles promotionnels, comme des agendas ou des aimants. La direction fait remarquer qu’étant donné le contexte actuel des budgets limités pour le matériel promotionnel, cela pourrait ne pas être une option viable. De plus, de nombreux employés utilisent des agendas électroniques plutôt que des agendas en papier.

DIRECTION :

• Une option serait que tous les coordonnateurs-conseillers (C – C) impriment, une fois par année, la fiche d’information du PAE et la distribuent à tous les employés pour servir de rappel des services offerts à ces derniers et aux membres de leur famille. Les représentants syndicaux croient que ce type de promotion serait ignoré par leurs membres.
• La direction étudiera la possibilité de publier les coordonnées du PAE sur le site Web externe de l’Agence.
• La direction examinera la possibilité d’intégrer les coordonnées du PAE au système de réponse vocale interactive de la ligne téléphonique des services de sécurité de l’immeuble.
• La direction examinera également la possibilité d’envoyer un rappel à tous les employés d’entrer les coordonnées de leurs fournisseurs de services du PAE dans leurs appareils personnels.

REMARQUE

On invite les membres et les observateurs à faire part de leurs autres idées à ce sujet au cours de la réunion et par la suite.

2. Suivi sur les engagements

Le Bureau national du Programme d’aide aux employés (BNPAE)

Renouvellement des services :

1. Le Bureau national du PAE fournira un rapport sommaire sur l’utilisation des services du PAE et la possible application des leçons retenues d’initiatives antérieures à l’initiative de renouvellement des services.

• Un plan national a été rédigé, et le réseau du PAE, qui a reçu un avis des changements à venir, était prêt à répondre aux demandes d’aide locales.
• Comparativement à des initiatives semblables qui ont eu lieu dans le passé, le réseau a adopté une approche proactive plutôt que réactive.

Passation des marchés :

2. Le Bureau national du PAE fournira à la Division de la passation des marchés de la Direction générale des finances et de l’administration (DGFA) les noms des représentants syndicaux du Comité consultatif national (CCN) afin qu’ils puissent être consultés dans le cadre de l’analyse comparative des fournisseurs de services externes.

• Dans un courriel envoyé le 12 juillet 2017, on a informé les représentants syndicaux du CCN que l’analyse de la DGFA ne comprendra plus une série de consultations en raison d’un changement d’orientation.

Départ à la retraite :

3. Le Bureau national du PAE étudiera la possibilité d’inclure la fiche de renseignements du PAE sur les aspects psychologiques et sociaux de la retraite dans le programme de gestion des départs lorsque le départ est attribuable à la retraite.

• Le Bureau national du PAE confirme que la fiche de renseignements fait maintenant partie de la trousse de départ.

4. Le Bureau national du PAE envisagera, dans un bulletin futur, de promouvoir l’importance de la préparation à la retraite alors que l’employé est encore au travail.

• Le sujet de la retraite a été inclus dans d’anciens bulletins du PAE et continuera d’être abordé par l’intermédiaire d’autres articles de communication et solutions d’apprentissage qui se rapportent au changement et à la résilience.

Évaluation du PAE :

5. Le Bureau national du PAE s’est engagé à tenir les syndicats informés au fur et à mesure que les recommandations de l’évaluation du PAE sont rendues disponibles.

• En plus de la communication de mises à jour régulières sur les progrès réalisés à l’égard des recommandations de l’étude d’évaluation du PAE, une réunion spéciale consacrée aux quatre recommandations a eu lieu le 16 février 2018.

6. Le Bureau national du PAE s’est engagé à tenir les syndicats informés au fur et à mesure qu’il en saura davantage sur le transfert possible de la formation du PAE à l’ÉFPC.

• Une mise à jour sur ce sujet a été fournie au cours de la réunion du 16 février 2018.

7. La direction communiquera, à titre informatif, le message national, les questions et réponses et la lettre de reconnaissance à l’intention des agents de référence découlant du plan de communication aux syndicats.

• Ces éléments ont été envoyés aux syndicats le 26 février 2018.

InfoZone:

8. La direction accepte de réviser la formulation des énoncés dans InfoZone concernant le nombre de séances de counselling et d’apporter des modifications pour adoucir la langue.

• Ce point est toujours en cours.

3. Mandat du CCN

Tout le monde convient qu’il s’agit d’un bon moment pour examiner le mandat du CCN. La direction suggère que l’examen soit effectué de façon individuelle et que les commentaires et les suggestions soient envoyés au Bureau national du PAE d’ici le mardi 4 septembre 2018.

Une discussion préliminaire a lieu, et certains points qui devront faire l’objet d’une discussion approfondie sont soulevés :

• Le nombre de membres de chaque groupe devrait-il changer ?
• La fréquence des réunions devrait-elle changer (deux fois par année, une fois par année ou une fois par année avec des réunions spéciales au besoin) ?
• Devrait-on indiquer que les membres du CCN doivent être flexibles et prêts à se rendre disponibles si les réunions doivent être reportées, par exemple ?

4. Transition des pages Web du PAE au format WET4

L’initiative de modernisation de l’intranet a été lancée en 2015. Par conséquent, on a demandé à tous les programmes, y compris le PAE, d’harmoniser leurs pages Web aux nouvelles normes en vue d’améliorer l’expérience de l’utilisateur final.

En 2016, le Programme intranet de l’Agence (PIA) a travaillé sur la restructuration des pages Web du PAE, mais le projet a été mis en suspens en raison d’autres priorités du programme.

En février 2017, le Bureau national du PAE a créé une nouvelle page de personnes-ressources, ainsi qu’une page consacrée à la sensibilisation, à la prévention et au soutien en matière de suicide dont la publication a coïncidé avec l’événement national sur la prévention du suicide (23 février 2017). On a également fait la promotion de cette page au cours de la semaine du 4 septembre 2017, à l’occasion de la Journée mondiale de la prévention du suicide.

En novembre 2017, les travaux ont repris sur les pages Web du PAE. Le Bureau national du PAE a travaillé en étroite collaboration avec le PIA, qui a récemment envoyé une maquette. Les pages Web du PAE en format WET4 seront publiées le 29 mars 2018.

Avant la réunion, la direction a envoyé une capture d’écran des nouvelles pages du PAE à tous les membres du CCN et leur a demandé de fournir des commentaires et des suggestions.

Les membres des deux syndicats aiment les nouvelles pages au format WET4, mais demandent s’il y aura des liens vers les pages régionales du PAE.

La direction explique que l’accent est mis sur la publication des pages nationales avant l’échéance établie, puisque le lien vers la page principale du PAE sera inclus dans un message de reconnaissance national à l’intention des agents de référence qui fera également la promotion des nouvelles pages et des deux autres points d’accès du PAE. À la suite du lancement, d’autres modifications seront apportées aux pages. Les discussions concernant l’inclusion de liens vers les pages régionales pourront avoir lieu à ce moment-là. Toutefois, à la suite de l’exercice de réduction du contenu redondant, insignifiant et dépassé, et afin d’assurer l’uniformité des renseignements du PAE, il pourrait être préférable d’inclure les renseignements sur le programme sur les pages nationales seulement.

REMARQUE

La Section du mieux-être travaille en étroite collaboration avec la championne du milieu de travail respectueux et mieux-être pour veiller à ce que ses pages Web restructurées fassent la promotion du PAE ainsi que des outils et des services disponibles à tous les employés.

5. Activités à l’appui de la Stratégie sur le milieu de travail respectueux et le mieux-être

Composé d’experts en la matière et de professionnels de la santé mentale qualifiés, le PAE est bien placé pour planifier et mettre en œuvre des activités à l’appui de la Stratégie sur le milieu de travail respectueux et le mieux-être, et y est pleinement engagé.

a. Journée mondiale de la santé – Dépression : parlons-en ! (7 avril 2017)

Bien que la Journée mondiale de la santé ne soit pas un événement qui est habituellement promu par le PAE, en 2017, le thème portait sur la santé mentale. Le babillard d’InfoZone, qui fournissait un lien vers la page Web sur la santé mentale offrant des renseignements sur la dépression, y compris des liens externes sur le sujet, a été consulté près de 3 000 fois au cours de cette semaine-là.

b. Semaine de la santé mentale (du 1er au 7 mai 2017)

Le Bureau national du PAE, en collaboration avec les conseillers en communication de la championne et la Direction générale des affaires publiques (DGAP), a coordonné une approche à l’échelle nationale avec des événements et des communications ayant lieu dans chaque région au cours de la Semaine de la santé mentale. Plus de 4 000 personnes ont participé à diverses activités au cours de la semaine, notamment des foires sur le mieux-être, des ateliers du PAE, des séances d’orientation et d’information du PAE, etc.

c. Journée internationale des autosoins (International Self-Care Day) (24 juillet 2017)

Les communications pour cette journée étaient axées sur des stratégies simples pour prendre soin de soi. Du contenu a été élaboré pour la page sur la santé mentale et le Coin de la championne, dont un lien vers la page des personnes-ressources du PAE. C’était la première fois que cette journée était reconnue à l’Agence.

d. Journée mondiale de la prévention du suicide (du 5 au 8 septembre 2017)

La Journée mondiale de la prévention du suicide a été reconnue pour la première fois à l’Agence en 2017. Le Bureau national du PAE s’est concentré sur la promotion de ressources internes, comme le PAE et la page Web sur la sensibilisation, la prévention et le soutien en matière de suicide, et de ressources externes, comme les centres de crise locaux, par l’intermédiaire de messages nationaux signés par le sous-commissaire de la Direction générale des ressources humaines et la championne du mieux-être.

e. Mois de la santé au travail (octobre 2017)

Le Mois de la santé au travail a été reconnu pour la première fois en 2017. Puisque le responsable du portefeuille du mieux-être était en congé, le Bureau national du PAE s’est chargé de la tâche d’élaborer le plan et les articles de communication, en collaboration avec les conseillers en communication de la championne du mieux-être et la DGAP.

On a fait la promotion de ce mois-là ainsi que des autres semaines et journées d’octobre liées au mieux-être et reconnues par l’Agence – la Journée de la résolution de conflits et la Semaine de sensibilisation aux maladies mentales.

f. Semaine de sensibilisation aux maladies mentales (du 1er au 7 octobre 2017)

Une approche nationale a été coordonnée, et des activités et des communications ont eu lieu dans toutes les régions au cours de la semaine. Plus de 2 000 personnes ont participé à des activités telles que des ateliers du PAE, des foires sur le mieux-être, des dîners-causeries, etc.

6. Question du Syndicat des employé(e)s de l’impôt (SEI)

La mise en œuvre du rôle d’agent de référence

Au cours de la réunion de février, le Bureau national du PAE a mentionné qu’un plan de communication avait été élaboré et était mis en œuvre. Les agents de référence (AR) devaient être avisés des changements au modèle de prestation de services du PAE au cours de la semaine du 26 février.

Mise à jour : Ces réunions ont eu lieu et les coordonnateurs-conseillers ont signalé que les AR sont passés par toute une gamme d’émotions. Ils ont tous exprimé leur gratitude pour avoir eu l’occasion de faire partie du réseau d’AR du PAE.

À l’heure actuelle, le contenu des pages, du matériel promotionnel et des produits d’apprentissage du PAE, entre autres, est en cours de révision pour en retirer les renseignements liés aux AR. Le guide du PAE de l’Agence sera également mis à jour pour tenir compte de ces changements. Aucune décision n’a été prise quant à savoir si les membres du comité consultatif local joueront un rôle plus actif dans la promotion du programme afin de combler cette lacune. Une version en ligne de la séance d’orientation sur le PAE, qui sera une présentation électronique avec narration, aidera à maintenir la visibilité du programme. Cet outil devrait être disponible à l’automne.

Le message de reconnaissance national pour les AR à l’intention de tous les employés sera publié comme élément de nouvelle dans InfoZone le 29 mars. Le message sera également transmis aux échelons inférieurs par le Comité de gestion de l’Agence. Le plan de reconnaissance comprend aussi un certificat et une petite marque de reconnaissance pour chaque AR actif.

7. Mises à jour

Événement d’apprentissage du PAE

L’événement d’apprentissage qui devait avoir lieu en novembre 2016 a été reporté aux 6 et 7 juin 2017 en raison de l’initiative de renouvellement des services. Quinze coordonnateurs-conseillers d’un océan à l’autre ainsi que le personnel du PAE étaient présents. Au cours de la première journée, Danie Beaulieu, Ph. D., a offert un atelier sur le deuil et sur les techniques de la thérapie d’impact. La deuxième journée, Lisa Sampson, une coach accréditée, a offert un atelier sur l’enquête appréciative. Selon les commentaires reçus, les coordonnateurs-conseillers ont aimé l’activité et ont appris de nouvelles techniques qui peuvent être appliquées dans le cadre de leur travail quotidien auprès de clients individuels, tant dans les services de counselling que dans les services consultatifs.

Bulletins nationaux du PAE (quatre numéros)

Des exemplaires des quatre derniers numéros du bulletin du PAE ont été transmis aux membres du CCN. Ces numéros ont abordé les sujets suivants :

• Été 2017 : l’importance de fournir une rétroaction positive ;
• Automne 2017 : le deuil et la perte ;
• Hiver 2018 : la prévention de problèmes de santé physique et mentale ;
• Printemps 2018 : les mesures à prendre pour améliorer sa qualité de vie.

En prenant en considération le travail que représentent le processus de passation de marché, et l’optimisation des ressources, la direction estime que le temps et le budget de 12 000 $ de l’équipe consacrés au bulletin trimestriel seraient mieux investis ailleurs, étant donné que 50 % du contenu des bulletins est fourni par l’équipe. On a donc déterminé que le contrat avec Canada Wide, qui produit le bulletin du PAE, ne serait pas renouvelé à compter du 15 juillet 2018. Le dernier numéro produit par le fournisseur sera celui de l’été. L’Agence a l’expertise interne et la capacité pour produire son propre bulletin. Avec la création des nouvelles pages Web du PAE et du site Web sur le mieux-être, on ne manquera pas de contenu.

MOT DE LA FIN

La directrice générale remercie tous les membres de leur participation à ce comité et de leur dévouement envers le Programme. La prochaine réunion aura lieu à l’automne 2018.

Sommaire des engagements