Procès-verbal de la réunion du Comité consultatif national du PAE

DATE : 16 février 2018, 2017                                               Heure : 13 h à 14 h 45
LIEU :   395 avenue Terminal, 7e étage, pièce 7006
             Ottawa (Ontario)

MOT D’OUVERTURE

Maggie Trudel-Maggiore, directrice générale, Direction des relations en milieu de travail et de la rémunération (DRMTR), souhaite la bienvenue à tous les participants. On explique brièvement le but de la réunion spéciale du Comité consultatif national (CCN). Le but est de fournir une mise à jour sur la façon dont les quatre recommandations découlant de l’étude d’évaluation de la Direction générale de la vérification, de l’évaluation et des risques (DGVER) du Programme d’aide aux employés (PAE) sont traitées.

Une réunion ordinaire du CCN aura lieu en mars 2018, où l’on répondra aux questions des syndicats et fournira des mises à jour sur les programmes.

Les membres du comité sont invités à se présenter et à prononcer un mot d’ouverture.

Les membres des syndicats se disent déçus de n’être informés des décisions importantes qui ont une incidence sur le Programme que bien après que ces décisions sont prises. La direction explique qu’elle met tout en œuvre pour communiquer les renseignements dès que possible et prend en note les préoccupations.

1. Mise à jour sur l’étude d’évaluation de la DGVER

a. Contexte et récapitulation

La direction présente des renseignements généraux sur l’étude d’évaluation afin d’informer les nouveaux membres des syndicats.

La DGVER a lancé l’étude d’évaluation du PAE en février 2016. Les objectifs de l’évaluation étaient d’examiner l’efficacité de l’administration du Programme et de cerner les possibilités d’amélioration.

Quelques membres des syndicats ont été interviewés par la DGVER au cours de la phase d’examen de l’étude d’évaluation.

Des mises à jour régulières sur les progrès réalisés à l’égard des recommandations découlant de l’étude d’évaluation étaient communiquées aux membres des syndicats au fur et à mesure qu’elles étaient connues. Durant la réunion du CCN de mars 2017, les membres des syndicats ont eu l’occasion de faire part de leurs réactions au rapport et de leurs suggestions pour l’avenir.

La direction fait part des progrès réalisés en réponse à chaque recommandation.

b. Recommandation 1 – Surveillance et établissement de rapports

Pour donner suite à la première recommandation, portant sur la surveillance, l’utilisation des codes d’ordre interne (OI) a été mise en œuvre en novembre 2017 dans le but de mieux suivre et de mieux saisir le temps consacré par les coordonnateurs-conseillers (CC) du PAE selon trois catégories :

1. Services directs à la clientèle
2. Gestion du Programme
3. Surveillance du Programme

Ces renseignements aideront à soutenir la gestion du Programme, la responsabilisation et la création d’analyses à l’appui des mesures (p. ex., tendances/modèles par CC/régions), y compris en ce qui concerne les coûts associés à chaque activité.

La sélection et la surveillance des contrats des fournisseurs de services externes font également partie de cette recommandation. À compter du 1er avril 2018, les activités liées à l’acquisition de nouveaux fournisseurs de services externes (FSE) seront centralisées au Bureau national du PAE (BNPAE), au fur et à mesure de l’expiration des contrats existants et de l’attribution de nouveaux contrats. La direction et les syndicats régionaux collaboreront désormais avec le BNPAE pour examiner les différentes soumissions. Les CC continueront de superviser les prestations des fournisseurs de services externes, le traitement des questions d’assurance de la qualité, dont la gestion des plaintes, et la validation des dépenses.

c. Recommandation 2 – Agents de référence (AR)

En ce qui concerne la recommandation portant sur le rôle d’AR, la direction commence par faire un résumé de la façon dont le rôle a été établi à l’Agence, puis fait état des progrès et présente les prochaines étapes.

En octobre 2017, la haute direction a décidé d’aller de l’avant avec l’élimination du rôle d’agent de référence. Il était considéré que les risques évalués par la DGVER en ce qui concerne le fait que de non-professionnels de la santé mentale fournissaient un soutien émotionnel à leur collègue surpassaient les avantages d’avoir un réseau d’agents de référence dans l’ensemble du pays.

À compter du 1eravril 2018, les services du PAE seront fournis exclusivement par des professionnels de la santé mentale qualifiés, à savoir les 17 CC et les conseillers du PAE.

Un plan et un calendrier de communication visant à informer tous les intervenants du changement ont été élaborés. Un aperçu du plan et de divers articles de communication sont présentés au Comité.

Les syndicats nationaux mentionnent qu’ils appuient la décision de retirer les agents de référence du modèle de prestation de services du PAE. Ils indiquent également qu’ils ne veulent pas que leurs membres soient touchés négativement par la perte d’un service ou d’une activité de mieux-être qui sont actuellement offerts par les agents de référence. Les syndicats se demandent également pourquoi les agents de référence continueront à jouer leur rôle jusqu’au 31 mars. La direction explique que cela a pour but de permettre une période de transition. La mise en œuvre du plan de communication ainsi que l’examen et la mise à jour de tous les documents et pages Web qui font référence au rôle d’agent de référence prendront un certain temps.

Le message national, les questions et réponses pour les CC et la lettre de reconnaisse destinée aux agents de référence seront envoyés aux syndicats à titre informatif.

d. Recommandation 3 – Passation de marchés auprès des fournisseurs de services externes (FSE)

La direction explique que la Direction générale des finances et de l’administration (DGFA) traite actuellement la troisième recommandation, soit de passer des marchés auprès des fournisseurs de services externes, et n’a pas encore fourni ses conclusions à la direction.

L’étude d’évaluation de la DGVER recommande qu’une analyse comparative soit effectuée afin de déterminer s’il y aurait des avantages à avoir un seul fournisseur de services externe, alors que notre modèle actuel comprend six contrats ou accords régionaux. La direction rappelle aux membres que le PAE a un énoncé des travaux national contenant les critères essentiels que les fournisseurs de services externes doivent respecter, qu’il y ait un contrat ou six.

e. Recommandation 4 – Formation

La quatrième recommandation, portant sur la formation, consistait à continuer de travailler avec l’École de la fonction publique du Canada (EFPC) pour éviter le dédoublement et établir le modèle de prestation des formations le plus efficace et le plus efficient.

La direction explique qu’à l’heure actuelle, les CC continuent d’offrir des solutions nationales d’apprentissage du PAE, et que le Programme fait également activement la promotion de ce qui est offert à l’EFPC.

Le BNPAE continue de surveiller les changements et les ajouts à la formation à l’EFPC pour éviter le dédoublement et assurer le transfert du contenu des cours, dans la mesure du possible.

Le BNPAE envisage également la réutilisation du contenu du PAE provenant de l’ancienne trousse de formation du programme Leadership Plus, et souhaite créer une version en ligne de la séance d’orientation du PAE afin qu’elle soit facilement accessible par tous les employés.

Le BNPAE souhaite mettre l’accent sur l’élargissement des outils à la disposition des CC. Ces outils aideraient les CC à diriger des cercles d’apprentissage, des groupes de discussion et des conversations informelles ou ciblées.

2. MOT DE LA FIN

La directrice générale remercie tous les membres de leur participation à ce comité et de leur dévouement envers le Programme. Il est convenu que la réunion ordinaire du CCN aura lieu le 16 mars 2018. Il est suggéré que la participation par téléconférence puisse être une option pour ceux qui ne souhaitent pas voyager de nouveau.

L’ordre du jour de la réunion ordinaire de la CNN comprendra les points présentés par les syndicats en janvier, à l’exception du point du Syndicat des employé(e)s de l’impôt à propos des agents de référence, qui a été abordé au cours de la réunion d’aujourd’hui.

Une discussion a lieu sur le nombre de séances de counselling du PAE offertes aux employés.

La direction accepte de réviser la formulation de ce qui se trouve dans InfoZone sur le nombre de séances offertes aux employés et d’apporter des modifications pour adoucir la langue.

RÉSUMÉ DES ENGAGEMENTS