Rapport du Comité des finances

Doug Gaetz

Le Comité des finances s'est réuni les 27 et 28 février 2018 à Ottawa pour discuter et examiner un certain nombre de points, notamment la révision du Règlement 13, les questions bancaires et les frais de service, le budget et les états financiers révisés, l'examen des ébauches de vérification pour 2017 et l'état financier du compte rendu des items.

Les minutes complétées, une fois finalisées, seront affichées et partagées.

Après un examen approfondi du Règlement 13, le comité a proposé les recommandations suivantes au Conseil exécutif de mars 2018:

Recommandation #1

p/a       Doug Gaetz/Gary Esslinger

Qu'il soit résolu que 13.2.1 (5) soit changé de cent dollars (100 $) à cent cinq dollars (105 $) avec la répartition suivante pour le petit déjeuner, le déjeuner et le dîner :

Il est de plus résolu que les changements d'ordre administratif suivants soient apportés à 13.2.1 (1) et 13.2.2 (1).

13.1    REMBOURSEMENT DES DÉPENSES 

Le présent règlement a pour objet de pourvoir au remboursement des dépenses occasionnées dans le cadre des affaires syndicales autorisées par le SEI.

13.2    PER DIEMS

13.2.1 Dirigeantes/Dirigeants

(1)       Les dirigeantes ou dirigeants du Conseil exécutif qui travaillent pour le compte du SEI à l'extérieur de leur région métropolitaine reçoivent un per diem de cent dollars (100 $) selon 13.2.1 (5) pour couvrir les frais de repas et les faux frais. Ce montant est payé à ceux qui sont autorisés par le SEI et non rémunérés par le SEI à partir du jour de leur départ de leur résidence jusqu’à et y compris le jour du retour.  Cependant, le versement d’un per diem de cent vingt-cinq dollars (125 $) par jour est payé pour le samedi et le dimanche aux personnes qui s’occupent d’affaires autorisées du SEI et ne sont pas autrement indemnisées par le SEI.

(2)       (a)       Les dirigeantes et les dirigeants du Conseil exécutif qui assistent à une réunion du Conseil exécutif, à une conférence des présidentes et des présidents, à une réunion des comités nationaux, à une conférence régionale, à une conférence inter‑régionale, à un congrès, au congrès d'une fédération de travail, à un congrès du Congrès du travail du Canada ou à toute autre conférence du SEI dans leur région métropolitaine reçoivent le per diem mentionné au règlement. La dirigeante ou le dirigeant qui assiste à une réunion d’un comité national et loge à l’hôtel, avec l’approbation préalable de la présidente ou du président ou, en son absence, de la 1^re vice-présidente ou du 1^er vice-président touche le per diem mentionné au règlement.

(b)       Les dirigeantes et les dirigeants du Conseil exécutif qui assistent à une réunion d’un comité national tenue au Bureau national du SEI et qui ne reçoivent pas de per diem selon la clause (a) ont droit au per diem de déjeuner mentionné au règlement. Le per diem de dîner prévu au règlement peut être versé avec l’approbation de la présidente ou du président ou, en son absence, de la 1^re vice-présidente ou du 1^er vice-président.

(3)       Les dirigeantes et les dirigeants du Conseil exécutif et les représentantes ou les représentants d'appel nommés par le SEI touchent le per diem mentionnée au règlement lorsqu'ils représentent une appelante ou un appelant ou agissent comme conseiller technique à une audience dans leur région métropolitaine. 

(4)       Les représentantes et représentants aux appels du SEI ont droit au remboursement des dépenses réelles engagées dans le cadre de la représentation d’une appelante ou d’un appelant, en sus du per diem dont il est question au paragraphe précédent.

(5)       Les dirigeantes ou dirigeants du Conseil exécutif ont droit au remboursement des repas nécessaires, conformément aux taux du Syndicat énumérés ci-dessous, et aux frais de déplacement et de stationnement occasionnés dans le cadre des affaires syndicales autorisées par le SEI à l'intérieur de la région métropolitaine de leur résidence à l’exception de ce qui est prévu au règlement.

13.2.2 Membres

(1)       (a)   Les membres du SEI qui ne sont pas des dirigeantes ou dirigeants du Conseil exécutif ont droit de recevoir un per diem de cent dollars (100 $) selon 13.2.1 (5) pour les dépenses occasionnées dans le cadre des affaires syndicales autorisées par le SEI et non rémunérés par le SEI à l'extérieur de leur région métropolitaine, ou lorsqu’ils participent à une conférence des présidentes et présidents, ou à toute autre conférence du SEI dans leur région métropolitaine. Cependant, le versement d’un per diem de cent vingt-cinq dollars (125 $) par jour est payé pour le samedi et le dimanche aux personnes qui s’occupent d’affaires autorisées du SEI et ne sont pas autrement indemnisées par le SEI.  Le per diem pour les conférences régionales et inter‑régionales est établie par la vice-présidence régionale.

Recommandation #2

p/a       Doug Gaetz/Gary Esslinger

Qu'il soit résolu que le règlement 13.3.1 soit supprimée et que le reste soit renuméroté;

Il est de plus résolu que 13.3.2 soit modifié pour supprimer la dernière phrase.

13.3    ADVANCES

(1)       Les dirigeantes ou dirigeants du Conseil exécutif ont droit à une avance permanente de cent (100 $) à trois cents (300 $) dollars pour s'occuper des affaires syndicales autorisées par le SEI. En règle générale, cette avance sert à la dactylographie de la correspondance, aux frais de poste, à l'achat de fournitures et aux déplacements.

(2)       Les dirigeantes ou dirigeants du Conseil exécutif ne peuvent obtenir plus de trois (3) avances en même temps, à moins qu'elles n'aient été autorisées par la 1^re vice-présidente ou le 1^er vice-président.  Cela ne comprend pas l'avance permanente et toute avance accordée au regard des conférences régionales, des inter-régionales ou réunions du Conseil exécutif.

(3)       Avant d'obtenir une avance, les dirigeantes ou dirigeants du Conseil exécutif fournissent, au meilleur de leur connaissance, un compte détaillé de l'utilisation qu'ils feront de cette avance, à moins que celle-ci ne soit utilisée pour une réunion du Comité exécutif, pour une conférence des présidentes et présidents ou une réunion d'un comité du SEI.

(4)       Il n’est pas fait d’avance à un membre pour un montant inférieur à cent cinquante dollars (150 $), sauf autorisation de la 1^re vice-présidente ou du 1^er vice-président.

(5)       Les avances approuvées pour un membre y compris un membre du personnel, ne comprennent que les frais de déplacement, d’hôtel, et le per diem. La partie de l’avance concernant les déplacements est normalement au montant d’un tarif aérien de la classe Flex. Tout autre tarif aérien doit être approuvé au préalable par la présidente ou le président ou, en son absence, la 1^re vice-présidente ou le 1^er vice-président.

13.3    AVANCES

(1)       Les dirigeantes ou dirigeants du Conseil exécutif ont droit à une avance permanente de cent (100 $) à trois cents (300 $) dollars pour s'occuper des affaires syndicales autorisées par le SEI. En règle générale, cette avance sert à la dactylographie de la correspondance, aux frais de poste, à l'achat de fournitures et aux déplacements.

(1)       Les dirigeantes ou dirigeants du Conseil exécutif ne peuvent obtenir plus de trois (3) avances en même temps, à moins qu'elles n'aient été autorisées par la 1^re vice-présidente ou le 1^er vice-président.  Cela ne comprend pas l'avance permanente et toute avance accordée au regard des conférences régionales, des inter-régionales ou réunions du Conseil exécutif.

(2)       Avant d'obtenir une avance, les dirigeantes ou dirigeants du Conseil exécutif fournissent, au meilleur de leur connaissance, un compte détaillé de l'utilisation qu'ils feront de cette avance, à moins que celle-ci ne soit utilisée pour une réunion du Comité exécutif, pour une conférence des présidentes et présidents ou une réunion d'un comité du SEI.

(3)       Il n’est pas fait d’avance à un membre pour un montant inférieur à cent cinquante dollars (150 $), sauf autorisation de la 1^re vice-présidente ou du 1^er vice-président.

(4)       Les avances approuvées pour un membre y compris un membre du personnel, ne comprennent que les frais de déplacement, d’hôtel, et le per diem. La partie de l’avance concernant les déplacements est normalement au montant d’un tarif aérien de la classe Flex. Tout autre tarif aérien doit être approuvé au préalable par la présidente ou le président ou, en son absence, la 1^re vice-présidente ou le 1^er vice-président.

Recommandation #3

p/a       Doug Gaetz/Gary Esslinger

Qu'il soit résolu que 13.6.2 soit changé pour lire maintenant (90) jours des (30) derniers jours.

13.6    Allocation pour la présence d’une observatrice ou d’un observateur de la section locale à la Conférence des présidentes et présidents

(1)       Nonobstant l’alinéa 1(1) (j) du Statut 8, une section locale qui amène une observatrice ou un observateur à la conférence des présidentes et des présidents sera, en soumettant la documentation requise, en droit de recevoir une (1) allocation pour observatrice/observateur égale au moindre des deux montants : cinq cents dollars (500 $) ou les frais réels engagés. Advenant le cas où les sections locales envoient des observatrices ou des observateurs supplémentaires, cela ne sera pas pris en compte dans le calcul des dépenses engagées.

(2)       La demande de remboursement mentionnée ci-dessus doit être accompagnée de tous les documents et/ou reçus nécessaires et être reçue par le bureau national à la fermeture des bureaux dans les trente (30) (90) jours suivant la Conférence des présidentes et des présidents.

Recommandation #4

p/a       Doug Gaetz/Gary Esslinger

Il est résolu que 13.8 (4) soit modifié pour inclure le Conseil exécutif.

13.8    JOUR DE REPOS

Les membres du Conseil exécutif ont droit au remboursement d’une journée supplémentaire pour toute perte de salaire éventuellement subie, à concurrence de six (6) jours par an lorsqu’ils :

(1)       assistent au Conseil exécutif, suivi d’une Conférence des présidentes et    présidents; ou
(2)       assistent à une réunion de comité national avant ou après une réunion du Conseil exécutif;
(3)       assistent à une réunion de comité national avant ou après une réunion du Conseil exécutif et une Conférence des présidentes et présidents; ou
(4)       assistent au Conseil exécutif du SEI ou à une réunion d’un comité national avant ou après une conférence ou  un congrès qui dure plus de six (6) jours consécutifs.

Recommandation #5

p/a       Doug Gaetz/Gary Esslinger

Il est résolu que 13.10.9.b soit modifié pour lire l'ARC et non l'ADRC.

13.10  LIGNES DIRECTRICES SUR LES DÉPENSES (Changement en anglais seulement)

(9)       Divers – Généralités : Toutes les dépenses diverses, sauf les pourboires, doivent être justifiées d’un reçu.

(a)       Appels téléphoniques : Un montant raisonnable est remboursé pour les appels téléphoniques.
(b)       Maladie/vacances : Pendant que vous vous occupez des affaires syndicales autorisées, si vous travaillez moins de soixante-quinze (75) heures pour l’ARC dans un mois donné, ce qui vous fait perdre des vacances et des crédits de congés de maladie, le SEI vous rembourse cette perte sur présentation d’une demande de salaire pour la période, avec indication de la perte de crédits.
(c)        Pourboires : Un montant raisonnable de pourboires est remboursé (les exemples comprennent les chasseurs d’hôtel; sont exclus les pourboires dans les restaurants).

Recommandation #6

p/a       Doug Gaetz/Gary Esslinger

Qu'il soit résolu que 13.10.10.k soit modifié pour supprimer (excluant le président et le 1er vice-président);
Il est de plus résolu que le montant soit changé de cent cinquante dollars à deux cent cinquante dollars par mois.

13.10  LIGNES DIRECTRICES SUR LES DÉPENSES

(10)     Conseil exécutif – Divers :

(a)       Blanchissage : Les montants raisonnables sont admis pour les frais de blanchissage pour les séjours prolongés sept (7) jours ou lorsque les délais entre voyages sont courts ou si les dépenses ont été approuvées au préalable dans les situations exceptionnelles.
(b)       Attaché-case : Les officiers du Conseil exécutif ont droit à un attaché-case et à un remplacement si nécessaire (environ cent cinquante dollars (150 $).
(c)        Bagages : Le Conseil exécutif a droit à un ensemble approprié de valises d’un prix raisonnable pré approuvé, qui peut être remplacé si nécessaire.
(d)       Accessoires téléphoniques : Comme chaque officier du Conseil a l’utilisation d’un téléphone cellulaire, le SEI rembourse les frais pour les accessoires approuvés de téléphone cellulaire (p. ex., étui, mains libres, etc.).
(e)       Accessoires d’ordinateur : Comme chaque officier du Conseil a l’utilisation d’un ordinateur portatif, le SEI rembourse les accessoires d’ordinateur approuvés. (p. ex., encre pour imprimante, souris, etc.).
(f)        Fournitures générales de bureau : Vu que cela est jugé couvert par l’indemnité de résidence des membres du Conseil, seuls les articles exceptionnels pré approuvés sont remboursés.
(g)       Frais de poste : La dépense pour les timbres ordinaires fait partie de l’indemnité de résidence des membres du Conseil.        Les gros articles d’affranchissement, comme pour les colis, etc., peuvent être remboursés, sur présentation des reçus avec les demandes de remboursement des dépenses (p. ex., dossiers de griefs).
(h)       Congé : Selon les Règlements.
(i)         Journée administrative : Les officiers du Conseil exécutif (excluant la présidente ou le président et la 1^re vice-présidente ou le 1^er vice-président) peuvent utiliser une journée d’administration pour effectuer leur travail syndical, avec l’approbation de la présidente ou du président ou de la 1^re vice-présidente ou du 1^er vice-président.
(j)         Indemnité de résidence : Les officiers du Conseil exécutif (excluant la présidente ou le président et la 1^re vice-présidente ou le 1^er vice-président) reçoivent deux (2) fois l’an une indemnité de résidence d’un montant de cent dollars (100 $) par mois à verser en juin et en décembre.(k)        Cachet mensuel : Les officiers du Conseil exécutif (excluant la présidente ou le président et la 1^re vice-présidente ou le 1^er vice-président) reçoivent deux (2) fois l’an un cachet mensuel d’un montant de cent cinquante dollars (150 $) par mois deux cent cinquante dollars (250 $) à verser en mars et en septembre.

Recommandation #7:

p/a       Doug Gaetz/Gary Esslinger

Il est résolu d’approuver un dépassement de dépenses pour les postes budgétaires suivants :

SEI
DÉPASSEMENT DE DÉPENSES
CONSEIL EXÉCUTIF DÉCEMBRE 2017

Soumis respectueusement,

Doug Gaetz
Président du comité