Réunion du Conseil exécutif / Conférence des présidentes et des présidents de septembre 2023

À :      Conseil exécutif
          Substituts aux vice-présidentes régionales et vice-présidents régionaux
          Présidentes et présidents de section locale
          Personnel du SEI

Objet: Réunion du Conseil exécutif / Conférence des présidentes et des présidents de septembre 2023

Les réunions susmentionnées se tiendront à l'hôtel Delta, au 101, rue Lyon, à Ottawa, selon les modalités et horaire suivants :

Réunion du Conseil exécutif :

La réunion du Conseil exécutif aura lieu du mardi 19 septembre au mercredi 20 septembre 2023, dans la salle Panorama. L'arrivée des officiers du Conseil exécutif se fera lundi le 18 septembre et le départ dimanche le 24 septembre.

• Veuillez noter que la réunion se tiendra en présentiel de 9 h à 17 h, heure normale de l'Est (HNE). Il y aura une pause dîner de 11 h 45 à 13 h 15 et des pauses santé de 10 h 15 à 10 h 30 et de 15 h à 15 h 15.
• Les officiers du Conseil exécutif sont priés d'envoyer leurs rapports, motions, points à l'ordre du jour et documents à justificatifs au plus tard lundi le 28 août à Guylène Lepage à l'adresse Lepageg@ute-sei.org.

Conférence des présidentes et des présidents :

• La conférence des présidentes et des présidents de septembre 2023 se tiendra dans un format hybride (en personne et virtuellement) du jeudi 21 septembre au samedi 23 septembre 2023. L'arrivée des participant-e-s se fera mercredi le 20 septembre et le départ dimanche le 24 septembre au plus tard à midi.
• Pour les délégué-e-s/ observatrices et observateurs participant en présentiel, la conférence aura lieu dans la Salle de Bal international de l'hôtel Delta. La suite hospitalière sera située dans la salle Pinnacle – niveau Penthouse.
• Pour les délégué-e-s/ observatrices et observateurs qui participent virtuellement, le lien vous sera envoyé la semaine précédant la conférence.
• Veuillez noter que les horaires de la conférence (dans les deux formats) seront les suivants :
  Jeudi le 21 septembre de 13h15 à 17h00 (EST). 
  Vendredi le 22 et samedi le 23 septembre de 9 h à 17 h.
  Il y aura une pause repas de 11 h 45 à 13 h 15 et des pauses santé de 10 h 15 à 10 h 30 et de 15 h à 15 h 15 (HNE).

**Président-e-s de sections locales

Points de l'ordre du jour, motions et documents justificatifs

• Veuillez envoyer les points de l'ordre du jour et les documents justificatifs au plus tard lundi le 28 août à Guylène Lepage à l'adresse Lepageg@ute-sei.org afin d'en assurer la traduction et la distribution dans la trousse de conférence de chaque participant-e.
• Un bref résumé des points à l'ordre du jour est requis. Le résumé sera transcrit dans le procès-verbal tel qu'il a été soumis.                     

Réservation de chambres d'hôtel

• Les président-e-s des sections locales sont automatiquement enregistré-e-s en tant que délégué-e-s. Les réservations d'hôtel sont faites pour vous et seront portées sur le compte principal. Vous êtes toutefois responsable de régler vos dépenses personnelles et accessoires.
• Pour les président-e-s de sections locales qui ne participeront pas à la conférence, veuillez-vous assurer d'informer Guylène Lepage à Lepageg@ute-sei.org du nom de votre substitut au plus tard lundi le 28 août à 12h00.

Participation virtuelle

• Pour les délégué-e-s qui ont choisi de participer virtuellement, veuillez informer et fournir une adresse électronique personnelle à Guylène Lepage à l'adresse Lepageg@ute-sei.org au plus tard lundi le 28 août à 12h00, afin que nous ne réservions pas de chambre en votre nom et que vous receviez effectivement le lien vous permettant de participer à la conférence.

Dépenses

• Un chèque d'avance ou un transfert électronique de fonds vous sera envoyé sous pli séparé. Toutes les autres sommes dues seront payées lors de la conférence si une demande de remboursement est soumise avant 11h45 vendredi le 22 septembre.
• Pour les demandes reçues après cette date, un chèque ou un dépôt direct sera traité la semaine suivante. Les chèques envoyés la semaine suivant la conférence arrivent généralement dans les 10 jours ouvrables de la semaine suivante.
• Les argents remboursés par dépôt direct sont généralement traités le jour même et, dépendant de votre institution financière, sont généralement déposés dans votre compte le jour où le transfert a été effectué.
• Le SEI ne versera pas d'indemnités journalières aux délégué-e-s qui assisteront à la Conférence des président-e-s de manière virtuelle, car ils y assisteront depuis leur domicile.

**OBSERVATRICES / OBSERVATEURS

• Les sections locales qui souhaitent amener à Ottawa ou inscrire virtuellement un ou plusieurs observatrice(s)/observateur(s) à la Conférence des président-e-s sont priées de soumettre le(s) nom(s) et l'(les) adresse(s) électronique(s) personnelle(s) directement à Guylène Lepage à l'adresse Lepageg@ute-sei.org au plus tard le 14 août à 12h00.
• Guylène Lepage répondra à chaque demande par courriel pour s'assurer que tous les observatrices et observateurs sont inscrits et que l'hébergement à l'hôtel est effectué en conséquence ou que le lien soit transmis. Veuillez la contacter si vous ne recevez pas de réponse.
• Les demandes de réservation d'hôtel reçues après cette date seront soumises à la disponibilité des chambres.

Veuillez prendre note des détails importants suivants :

• Pour tout changement concernant vos réservations, veuillez contacter Guylène Lepage à l'adresse suivante Lepageg@ute-sei.org.
• Nous vous rappelons que la Conférence des présidentes et des présidents se termine à 17 heures le samedi. Tous les délégué-e-s sont tenus d'y assister jusqu'à l’ajournement officiel. Pour ceux et celles qui assistent à la conférence en présentiel, tout départ anticipé non approuvé par le président ou le vice-président en charge des finances peut entraîner la perte de l'indemnité journalière.
• Pour les délégué-e-s qui assistent à la Conférence des présidentes et des présidents, le bureau national du SEI remboursera le salaire d'une journée entière pour le jeudi et le vendredi.
• Nous vous rappelons de compléter le Formulaire des renseignements en cas d'urgence qui sera inclus dans votre trousse d'information lors de la conférence et de le remettre à Guylène Lepage au début de la conférence.
• Nous prévoyons des collations préparées individuellement pour les participant-e-s dans la suite hospitalière dans la soirée du mercredi. Si vous avez des restrictions ou des limitations alimentaires, veuillez en informer Guylène Lepage par courriel à Lepageg@ute-sei.org au plus tard vendredi le 8 septembre.
• Si un délégué-e/substitut/observatrice/observateur doit annuler sa participation, veuillez en informer Guylène Lepage à l'adresse Lepageg@ute-sei.org dans les plus brefs délais.
• Veuillez noter qu'en fonction de la progression des variants de la pandémie, le port d'un masque peut devenir obligatoire.
• Tous les événements du SEI se déroulent sans odeurs.

En toute solidarité,

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Marc Brière
Président national