Réunion du Conseil exécutif / Conférence des présidentes et des présidents de mars 2024

À : Conseil exécutif
       Substituts aux vice-présidentes régionales et vice-présidents régionaux
       Présidentes et présidents de section locale
       Personnel du SEI

Objet: Réunion du Conseil exécutif / Conférence des présidentes et des présidents de mars 2024 

Les réunions susmentionnées se tiendront à l'hôtel Delta, au 101, rue Lyon, Ottawa selon les modalités et horaire suivants :

Réunion du Conseil exécutif:

• La réunion du Conseil exécutif aura lieu du mardi 19 mars au mercredi 20 mars 2024 dans la salle Panorama. L’arrivée des officiers du Conseil exécutif se fera le lundi 18 mars et le départ le dimanche 24 mars.
• Veuillez prendre note que la réunion se tiendra en présentiel de 9 h à 17 h, heure normale de l'Est (HNE). Il y aura une pause dîner de 11 h 45 à 13 h 15 et des pauses santé de 10 h 15 à 10 h 30 et de 15 h à 15 h 15.  
• Les officiers du Conseil exécutif, sont priés d’envoyer leurs rapports, motions, points de l'ordre du jour et documents justificatifs au plus tard le lundi 26 février à Guylène Lepage à lepageg@ute-sei.org.

Conférence des présidentes et des présidents

• La conférence des présidentes et des présidents de mars 2024 se tiendra dans un format hybride (en présentiel et virtuel) du jeudi 21 mars au samedi 23 mars 2024. L’arrivée des participant-e-s se fera le mercredi 20 mars et le départ le dimanche 24 mars, au plus tard à midi.
• Pour les délégué-e-s /observatrices et observateurs qui participent en présentiel, la conférence aura lieu dans la Salle de Bal international de l'Hôtel Delta. La suite hospitalière sera située à la salle Pinnacle - niveau Penthouse.
• Pour les délégué-e-s /observatrices et observateurs qui participent virtuellement, le lien vous sera envoyé dans la semaine précédant la conférence.
• Veuillez noter que les heures de la conférence (dans les deux formats) seront les suivants:

Jeudi 21 mars de 13h15 à 17h00 (HNE). 
Vendredi 22 mars et samedi 23 mars de 9h00 à 17h00 (HNE).
Il y aura une pause dîner de 11h45 à 13h15 et des pauses santé de 10h15 à 10h30 et de 15h00 à 15 h15 (HNE).

**Président-e-s des sections locales

Points à l'ordre du jour, motions et documents justificatifs

• Veuillez envoyer les points de l’ordre du jour et les documents justificatifs au plus tard le lundi 26 février à Guylène Lepage à l’adresse lepageg@ute-sei.org afin d'assurer la traduction et la distribution dans la trousse de conférence de chaque participant-e.
• Un bref résumé de vos points à l’ordre du jour est requis. Le résumé sera transcrit dans le procès-verbal tel qu’il a été soumis.

Réservations de chambres d’hôtel

• Les président-e-s des sections locales sont automatiquement enregistré-e-s en tant que délégué-e-s. Les réservations d’hôtel sont faites pour vous et seront portées au compte principal. Vous êtes toutefois responsable de régler vos dépenses personnelles et accessoires.
• Pour les président-e-s de sections locales qui ne participeront pas à la conférence, veuillez vous assurer d’informer Guylène Lepage à lepageg@ute-sei.org  du nom de votre substitut au plus tard jeudi le 14 mars à 12h00.

Participation virtuelle

• Pour les délégué-e-s qui ont choisi de participer virtuellement, veuillez informer et fournir une adresse électronique personnelle à Guylène Lepage à l’adresse  lepageg@ute-sei.org au plus tard jeudi le 15 février à 12h00 afin de nous ne réservions pas de chambre en votre nom et que vous receviez effectivement le lien vous permettant de participer à la conférence.

Dépenses

• Un chèque d'avance ou un transfert électronique de fonds vous sera envoyé par courrier sous pli séparé. Toutes les autres sommes dues seront payées lors de la conférence si une demande de remboursement de frais est soumise avant 11 h 45 le vendredi 22 mars. 
• Pour les demandes reçues après cette date, un chèque ou un dépôt direct sera traité au cours des semaines suivant la conférence. Les chèques qui sont envoyés par la poste arrivent généralement dans les 10 jours ouvrables.
• Les argents remboursés par dépôt direct sont généralement traités le jour même, et dépendant de votre institution financière, sont généralement déposés dans votre compte le jour où le transfert a été effectué.
• Le SEI ne versera pas d'indemnités journalières aux délégué-e-s qui assisteront à la Conférence des président-e-s de manière virtuelle, car ils y assisteront depuis leur domicile.

**OBSERVATEURS-OBSERVATRICES

• Les sections locales qui souhaitent amener ou inscrire virtuellement un ou plusieurs observatrice(s) et observateurs(s) à la Conférence des président-e-s sont priées de soumettre le(s) nom(s) et adresses électronique(s) personnelle(s) directement à Guylène Lepage à l’adresse lepageg@ute-sei.org au plus tard jeudi le 15 février à 12h00.
• Guylène Lepage répondra à chaque demande par courriel pour s'assurer que tous les observatrices et observateurs soient inscrit-e-s et que l'hébergement soit effectué en conséquence ou que le lien soit transmis. Veuillez la contacter si vous ne recevez pas de réponse.
• Les demandes de réservation de chambres d’hôtel reçues après cette date seront soumises à la disponibilité des chambres.

Veuillez prendre note des informations importantes suivantes :

• Pour tout changement concernant vos réservations, veuillez contacter Guylène Lepage à l’adresse suivante lepageg@ute-sei.org.
• Nous vous rappelons que la Conférence des présidentes et présidents se termine à 17 heures le samedi. Tous les délégué-e-s sont tenu-e-s d’y assister jusqu'à l'ajournement officiel. Pour ceux et celles qui assistent à la conférence en présentiel, tout départ anticipé non approuvé par le président ou le vice-président en charge des finances peut entraîner la perte de l'indemnité journalière.
• Pour les délégué-e-s qui assistent à la Conférence des présidentes et de présidents, le bureau national du SEI remboursera le salaire d'une journée entière pour le jeudi et vendredi.
• Nous vous rappelons de compléter le Formulaire des renseignements en cas d’urgence qui sera inclus dans votre trousse d’information lors de la conférence et de la remettre à Guylène Lepage au début de la conférence.
• Nous prévoyons des collations préparées individuellement pour les participant-e-s dans la suite hospitalière pour la soirée du mercredi. Si vous avez des restrictions alimentaires ou des limitations, veuillez en informer Guylène Lepage par courriel à lepageg@ute-sei.org au plus tard le vendredi 8 mars.
• Si un délégué-e/substitut/observatrice/observateur doit annuler sa participation, veuillez en informer Guylène Lepage à l’adresse lepageg@ute-sei.org dans les plus brefs délais.
• Tous les événements du SEI se déroulent sans odeurs.

En toute solidarité,

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Marc Brière
Président national