Comité sur les changements technologiques

Le point par écrit - Sous-comité des changements technologiques

le 10 novembre 2010

1.      GESTION DE L’INVENTAIRE ET DES DÉPENSES EN TÉLÉCOMMUNICATION
2.      SYSTÈME DE RESSOURCEMENT ÉLECTRONIQUE
3.      PROJET DE DURABILITÉ DES SAE
4.      CODE À BARRES 2D POUR LES DÉCLARATIONS DES ORGANISMES DE BIENFAISANCE À L’AIDE DU T3010B
5.      SYSTÈME DE TRANSFERT ÉLECTRONIQUE D’INFORMATION COMPTABLE
6.      RESTRUCTURATION DES SYSTÈMES D’OBSERVATION
7.      PRODUCTION DES DÉCLARATIONS PAR VOIE ÉLECTRONIQUE OBLIGATOIRE
8.      MON DOSSIER POUR LES PARTICULIERS – IMPÔT SUR LE REVENU ET PRESTATIONS
9.      MON DOSSIER D’ENTREPRISE
10.    GESTION DES PRIVILÈGES DES TIERS
11.    PROGRAMME DU COMPTE D’ÉPARGNE LIBRE D’IMPÔT
12.    CONSOLIDATION DES CIRCUITS DE TRAVAIL DES PRESTATIONS
13.    DEMANDE DE PRESTATIONS AUTOMATISÉE
14.    MODERNISATION DU SYSTÈME D’IDENTIFICATION DES REPRÉSENTANTS DES CONTRIBUABLES (SIRD)
15.    AUTOMATISATION DES CONVENTIONS DE RETRAITE (CR)
16.    MON PAIEMENT – INTERAC EN LIGNE
17.    LES PROCESSUS IMPÔNET TPS/TVH ET DE TRANSFERT DE FICHIERS PAR INTERNET
18.    PRÉSENTATION ÉLECTRONIQUE DE FACTURES
19.    DÉVELOPPEMENT DES APPLICATIONS DES UTILISATEURS FINAUX – LES VERSIONS DES MACROS
20.    SYSTÈME DE VÉRIFICATION ET D’EXAMEN DES COMPTES EN FIDUCIE
21.    TRANSMISSION ÉLECTRONIQUE DES DOCUMENTS JURIDIQUES
22.    REMPLACEMENT DU SYSTÈME DE RÉDACTION DE LETTRES POUR LES PROGRAMMES GOUVERNEMENTAUX
23.    REFONTE DU SYSTÈME DE REPÉRAGE ET D’ANALYSE DES RAPPORTS STATISTIQUES (SRARS)


1. GESTION DE L’INVENTAIRE ET DES DÉPENSES EN TÉLÉCOMMUNICATION

QUESTION

La direction fournira une mise à jour sur l’initiative du système de gestion de l’inventaire et des dépenses en télécommunication (GIDT), y compris toutes les répercussions sur les ressources humaines.

CONTEXTE

À la réunion du 19 mai 2010, la direction a informé le syndicat que la téléphonie réexaminait actuellement la portée originale de l’initiative afin de considérer les options qui réduiraient les exigences liées, les répercussions et les coûts.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

La portée du projet a changé de façon importante afin de limiter le développement du système et se concentrer sur la question essentielle du rapprochement des dépenses de télécommunication et des lignes téléphoniques. Par conséquent, la Division de la téléphonie ira de l’avant avec l’initiative à l’aide des outils et des processus actuels. Le projet ne produira donc aucun changements technologiques et n’aura aucune incidence sur les employés. Il est recommandé de le retirer du point par écrit.

2. SYSTÈME DE RESSOURCEMENT ÉLECTRONIQUE

QUESTION

La direction fournira une mise à jour sur l’initiative du Système de ressourcement électronique, y compris toute répercussion sur les ressources humaines.

CONTEXTE

À la réunion du 19 mai 2010, la direction a indiqué que le projet pilote visant à mener un processus de sélection en cours à la Direction générale de l’informatique (DGI) était à l’étape du placement et était en bonne voie d’exécution. Des économies de temps importantes avaient été réalisées au cours du processus de sélection et pour la communication avec les candidats.

Le plan du projet pour la mise en œuvre nationale avait été mis au point et était sur la bonne voie pour un déploiement prévu dans la période de juillet à septembre 2011.

Les activités à venir comprenaient le début des travaux sur le mouvement des données du Système de recrutement électronique (SRE) aux Systèmes administratifs d’entreprise (SAE); l’élaboration de diverses stratégies et le contenu de base pour la mise en œuvre nationale; la résolution des enjeux fonctionnels en cours; la préparation pour la migration à une nouvelle version du SRE; l’élaboration d’outils d’apprentissage; et le soutien continu du processus de sélection compris dans la mise à l’essai. Le développement des composantes de recrutement des EC et des étudiants avait été reporté après la mise en œuvre nationale.

Les répercussions sur les ressources humaines seraient abordées dans le cadre de la restructuration stratégique des activités des ressources humaines. Entre-temps, la DGRH continuait à fournir le financement de 1,2 M$ jusqu’au moment où le système électronique de recrutement était mis en application à l’échelle nationale. Une décision a été rendue en décembre 2009 de rendre les fonds temporaires permanents dans les Centres d’expertise. Ces ressources signifieraient d’autres tâches administratives liées au ressourcement à gérer, malgré les économies administratives qui seront réalisées avec la mise en œuvre du système de ressourcement électronique.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Le projet pilote en collaboration avec la Direction générale de l’informatique (DGI) est terminé. Le rapport sur le projet pilote est en voie d’être complété et les leçons retenues seront examinées pour la mise en œuvre du SRE au niveau national.

Au cours des prochains mois, l’équipe du système électronique de renouvellement du personnel accomplira les tâches suivantes :

  • Mise au point et communication du plan détaillé du déploiement du SRE;
  • Mise au point et actionner la stratégie d’apprentissage du SRE;
  • Achèvement d’un plan en vue d’aborder la conformité à la Normalisation des sites Internet, y compris l’accessibilité;
  • Poursuite du travail avec la Direction générale de l’informatique pour la certification et l’intégration de Taleo (fournisseur du logiciel)
  • Mise au point des essais du SRE fondés sur la toute dernière version de Taleo 10.

Le déploiement national est sur la bonne voie pour une mise en œuvre à l’été 2011.

Tel qu’indiqué précédemment, malgré les économies administratives qui seront réalisées avec la mise en œuvre du SRE, une décision a été rendue de rendre les fonds temporaires permanents dans les Centres d’expertise afin d’appuyer d’autres tâches administratives.

3. PROJET DE DURABILITÉ DES SAE

QUESTION

La direction informera le syndicat du projet de durabilité des Systèmes administratifs d’entreprise (SAE), y compris toute répercussion sur les ressources humaines.

CONTEXTE

À la réunion du 19 mai 2010, la direction a indiqué que la Version 2 est entrée en service le 6 avril 2010, mettant en œuvre des Pouvoirs de dépenser multiples ainsi que plusieurs ensembles de logiciels d’amélioration de SAP. La formation avait été fournie à tous les gestionnaires et spécialistes financiers titulaires du rôle 42, qui avaient aussi reçu l’accès à Infopak, un outil électronique de soutien au rendement, lequel fournit un accès direct aux renseignements d’aide contextuelle à partir des écrans SAE concernés.

Il était prévu que l’entrée en service de la Version 3 soit le 5 juillet 2010, mettant en œuvre le bloc des travaux mesures de dotation du portail, ce qui permettrait aux gestionnaires de soumette des nominations intérimaires initiales, de même que des prolongations d’affectation intérimaires, pour une période déterminée ou pour des étudiants au moyen du portail. Cette fonction est aussi simplifiée au moyen du traitement de ces opérations.

En raison de pressions financières, la portée des Versions 4 et 5 avait été réduite. Les lancements des blocs de travaux de la gestion des cas et des charges de travail, la gestion de l’apprentissage, et la gestion améliorée des déplacements sont encore prévus pour mise en œuvre en décembre 2010 et en juillet 2011. Toutefois, la portée des blocs de travaux pour la gestion du rendement, les prévisions salariales, la création d’organigrammes, et la santé et sécurité au travail a été réduite. Par conséquent, le rôle du groupe de gestionnaires utilisateurs (GGU) diminuerait à mesure que le projet irait de l’avant avec l’étape de la mise en œuvre.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Vous trouverez ci‑dessous des renseignements au sujet du déploiement de la version 3 et de la portée prévue des versions 4 et 5.

Version 3 – juillet 2010

  • Mesures de dotation du portail (MDP)
    • Déploiement au CF de Winnipeg et au CF de Jonquière le 16 août.
    • Les champions des MDP des régions des Prairies et du Québec ont poursuivi leur mise en place régionale le 7 septembre.
    • Les autres champions des MDP présenteront leurs séances d’information aux autres régions et directions générales entre le 20 septembre et décembre 2010 (comme il est indiqué dans leur plan respectif de mise en place).

Version 4 – prévue le 31 janvier 2011

  • La date de lancement prévue en décembre 2010 a été retardée au 31 janvier 2011.
  • Gestion des cas et des charges du travail de la rémunération – Centre d’interaction des employés (CIE) de SAP – Étape I
    • Remplacement du Système de ligne d'aide à la rémunération (SLAR) actuel par une fonction standard du CIE, p. ex. les renseignements sur les billets, la recherche des billets et la recherche des employés
    • Remplacement des formulaires Web du SLAR par une solution pour les formulaires Web dans les SAE, accessibles au moyen du Guide de ressources Web pour la rémunération (GRWR)
    • Établissement de rapports au moyen des extraits manuels des tableaux
    • Fonction de base de création de billets en lots
  • Gestion de l’apprentissage – Solution d’apprentissage de SAP (LSO) – Étape I
    • Portail de l’apprenant (Plan personnel d’apprentissage (PPA), inscription au cours, etc.)
    • Portail du directeur (PPA, autorisation des inscriptions, etc.)
    • Portail de coordination de l’apprentissage (gestion de la prestation de l’apprentissage)
  • Mon voyage – Gestion améliorée des déplacements
    • « Mes déplacements » est une solution de demande intégrée complète d'autorisation de déplacement et de remboursement de frais de déplacement, qui fournit :
      • Un outil libre-service en ligne servant à créer des demandes d’autorisation de déplacement et autres demandes subséquentes
      • Un remplacement des formulaires de déplacement actuels en format papier
      • Une fonctionnalité de circuit de travail du portail servant à accélérer le processus et à exécuter les contrôles appropriés en s’assurant que le pouvoir de signer des documents financiers approprié est exercé.

Ces changements dans la version 4 verront un déplacement dans la charge de travail. Par exemple, la Solution d’apprentissage éliminera le besoin de faire entrer les données des Plans personnels d’apprentissage manuellement sur une base cyclique par les adjoints administratifs ainsi que l’historique de formation des employés, en permettant aux employés d’enregistrer cette formation eux-même. De même, l’élément Mes déplacements habilite les employés à entrer et gérer leurs propres données, réduisant ainsi la charge de travail des adjoints administratifs qui organisent les voyages. Aucune répercussion n’est prévue sur les effectifs.

Version 5

Cette version est toujours prévue pour juillet 2011 et vise à lancer les composantes de l'étape II des fonctionnalités du CIE et de la LSO.

4. CODE À BARRES 2D POUR LES DÉCLARATIONS DES ORGANISMES DE BIENFAISANCE À L’AIDE DU T3010B

QUESTION

La direction effectuera une mise à jour du code à barres 2D pour les déclarations des organismes de bienfaisance à l’aide du T3010B), y compris toute répercussion sur les ressources humaines.

CONTEXTE

À la réunion du 19 mai 2010, la direction a indiqué que, bien que les taux de participation continueraient d’être surveillés, elle ne serait pas en mesure de faire une analyse complète jusqu’à ce qu’une année entière ne se soit écoulée (d’ici janvier 2011).

On avait noté également que, bien que l’introduction du code à barres 2D engendrerait quelques réductions de la charge de travail liée à l’entrée de données, sa mise en œuvre augmenterait également certains aspects de la charge de travail de bureau. De plus, depuis l’introduction du code à barres 2D, de nouvelles exigences liées à l’entrée de données relatives à l’administration de l’imposition sur le revenu des sociétés de l’Ontario (AIRSO) et à la participation excédentaire des fondations privées ont fait surface. Par conséquent, il était difficile de déterminer s’il y aurait une réduction de la charge de travail globale liée à l’entrée de données.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Tel que mentionné, bien que nous continuions à surveiller le taux d’arrivée, nous ne serons pas en mesure d’effectuer une analyse complète avant qu’il ne se soit écoulé une année entière (janvier 2011). Par conséquent, il n’y a pas de nouvelles mises à jour en ce moment.

5. SYSTÈME DE TRANSFERT ÉLECTRONIQUE D’INFORMATION COMPTABLE

QUESTION

La direction fournira une mise à jour du système de Transfert électronique d’information comptable (TEIC), y compris toute répercussion sur les ressources humaines.

CONTEXTE

À la réunion du 19 mai 2010, la direction a indiqué que la formation et les séances d’information avaient été offertes d’octobre 2009 à février 2010. Un rapport définitif serait préparé pendant l’été 2010.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Les séances d’information ont été offertes entre octobre 2009 et février 2010 à environ 1000 vérificateurs de la Division de la vérification dans les cinq bureaux des services fiscaux (BSF) participants au projet pilote. En date de juillet 2010, environ 95 dossiers supplémentaires ont été transmis en utilisant TEIC. L’expansion du système TEIC aux autres programmes de vérification et la mise sur pied de documents de promotion ont certainement contribué à augmenter le nombre de dossiers reçus.

Malgré que le taux d’utilisation ait augmenté, TEIC n’est pas prêt à être déployé dans tous les bureaux car il y a encore plusieurs défis qui doivent être relevés, lesquelles ont été identifiées dans les résultats du sondage de la phase II de TEIC. Certains défis se situent au niveau du portal « Mon dossier d’entreprise », alors que d’autres sont au niveau de l’application TEIC. Malgré ces défis, nous avons fait beaucoup de progrès en ajoutant plusieurs fonctions que les utilisateurs ont demandé et c’est pour cette raison qu’il a été convenu de garder TEIC disponible pour les bureaux qui ont participé au projet pilote. À partir du 4 octobre 2010 les fonctions suivantes ont étés ajoutées à TEIC :

  • La capacité de téléchargement vers l’amont d’un dossier augmentera de 10 Mo à 150 Mo (compressé)
  • Les agents spécialistes en vérification du commerce électronique (SVCE) assignés à un dossier seront maintenant informés par courriel lorsque le dossier téléchargé est dans le serveur et ils pourront alors le télécharger vers l’aval
  • La note de rappel du 30ième jour qui initialement était envoyée au coordonnateur SIGV pour lui rappeler qu’un dossier est en attente dans le serveur sera maintenant acheminée au bureau national d’aide, lequel communiquera avec le vérificateur ou son chef d’équipe.

Le portal « Mon dossier d’entreprise » aurait été un excellent hébergeur pour TEIC si la majorité des entreprises ou leur représentants étaient enregistrées. Malheureusement, le long processus d’enregistrement est souvent perçu comme un fardeau surtout dans le contexte d’une vérification. Même si TEIC reste disponible à l’intérieur de « Mon dossier d’entreprise » pour les bureaux pilotes, d’autres options, telle qu’Impônet, sont actuellement en considération.

Le rapport du projet pilote vient d’être préparé et soumis pour approbation.

6. RESTRUCTURATION DES SYSTÈMES D’OBSERVATION

QUESTION

La direction produira une mise à jour du projet de Restructuration des systèmes d’observation (RSO), y compris toute répercussion en matière de ressources humaines.

CONTEXTE

À la réunion du 19 mai 2010, la direction a indiqué la mise en production de la Version 1 de la suite de la RSO avait été réussie en décembre 2009, et qu’une mise à l’essai de trois mois avait été entamée en janvier 2010 pour une évaluation de la Version 1 dans un milieu de travail réel. Cette mise à l’essai a été terminée et les résultats étaient analysés. La RSO continuerait de travailler vers la détermination d’enjeux qui doivent être résolus avant qu’une exécution décalée du programme puisse être mise en œuvre.

L’ensemble des fonctionnalités génériques des cas dans la Version 1 de la RSO permettrait le remplacement d’outils de gestion de cas multiples actuellement utilisés dans la Direction générale des programmes d’observation (DGPO). D’autres secteurs à l’extérieur de la DGPO étudiaient aussi ces cas de fonctionnalité pour une réutilisation possible. La RSO avait progressivement donné accès à divers groupes de clients, la plupart dans les secteurs d’élaboration de la charge de travail, comme à la section des paiements anticipés de la TPS.

La ROS mettrait aussi graduellement en œuvre le Dépôt national d’indices en octobre 2010, ce qui permettrait à l’Agence de saisir, de relier, d’analyser, de diriger et d’établir des rapports de façon centralisée sur les indices internes et externes reçus par l’Agence.

Des améliorations supplémentaires seraient élaborées pour les solutions existantes, de même que de nouvelles composantes qui seraient intégrées à la suite de solutions de la RSO. Un comité consultatif a aussi été créé, avec des représentants des régions et de l’Administration centrale, afin de fournir des conseils sur la mise en œuvre de la RSO et sur les problèmes liés aux changements associés à l’entreprise.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

À la suite de l’évaluation complète d’un projet pilote de trois mois de la version initiale de la suite de solutions intégrées de la RSO (version 1), la RSO procède à d’autres améliorations de la suite de solutions afin de donner la capacité à un programme opérationnel de traiter un cas « du berceau à la tombe » (du début à la fin) dans l’environnement de la RSO. La version améliorée de la suite de solutions de la RSO est prévue provisoirement pour un déploiement national au programme de la Vérification au bureau suivant une mise en œuvre graduelle, à compter d’avril 2011. Puisque le déploiement initial de cette solution se fait au programme de la Vérification au bureau, notamment à la composante de l’Élaboration de la charge de travail (tri), il est prévu qu’environ 650 utilisateurs seront touchés.

Le travail sur le Dépôt national des indices progresse et on prévoit que la solution sera en production en janvier 2011. La RSO a prévu une mise en œuvre graduelle de la solution concernant les indices, en commençant avec un déploiement limité en janvier 2011 à deux bureaux des services fiscaux (BSF), deux centres fiscaux (CF) et un Centre d’appels des indices. Cela sera suivi par un déploiement graduel aux régions. En tant que solution de l’Agence, on s’attend à ce que le Dépôt national des indices touche plus de 22 000 utilisateurs de l’ARC, mais plusieurs ne l’utiliseront que pour saisir les indices qu’ils reçoivent à l’aide d’un portail intranet.

La RSO continue de faire participer les clients ainsi que les intervenants afin d’avoir l’assurance de répondre à leurs besoins et d’assurer la mise en œuvre des changements opérationnels afin de minimiser toute répercussion négative de la transition à un environnement de travail nouveau et moderne. Le Comité consultatif national donne des recommandations et de la rétroaction de façon active concernant l’initiative de la RSO. La RSO a également fait de nombreuses présentations à différentes régions ainsi qu’aux secteurs du programme fonctionnel.

7. PRODUCTION DES DÉCLARATIONS PAR VOIE ÉLECTRONIQUE OBLIGATOIRE

QUESTION

La direction informera le syndicat de la production des déclarations par voie électronique obligatoire, y compris toutes répercussions sur les ressources humaines.

CONTEXTE

À la réunion du 19 mai 2010, la direction a indiqué que, dans le cadre de la législation de la TVH pour l’harmonisation de la taxe de vente en Ontario et en Colombie‑Britannique, les déclarations avec une période de déclaration prenant fin le 1er juillet 2010 ou après doivent être produites par voie électronique, lorsque l’une des conditions suivantes s’appliquait :

  • Les fournitures taxables annuelles étaient de plus de 1,5 million de dollars (sauf les organismes de bienfaisance);
  • Il y avait une récupération des crédits de taxe sur les intrants pour la partie provinciale de la TVH sur certaines fournitures taxables acquises en Ontario ou en Colombie-Britannique;
  • Un constructeur qui était touché par les règles transitoires de la TVH relativement aux habitations en Ontario ou en Colombie-Britannique

La répercussion sur les ressources humaines était en cours d’analyse et elle serait communiquée au syndicat dès qu’elle serait disponible. Tout le personnel qui peut être requis d’accomplir de nouvelles fonctions en raison de ce changement législatif recevrait la formation nécessaire.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

L’harmonisation de la taxe de vente de la TPS/TVH est entrée en vigueur pour l’Ontario et la Colombie-Britannique le 1er juillet 2010. Les inscrits aux fins de la TPS/TVH qui ont satisfait aux exigences susmentionnées doivent dorénavant produire leur déclaration par voie électronique. Avant le 1 juillet 2010, le taux de participation à la production électronique était de 27 % et, depuis le 1 juillet, le taux a augmenté à 34 % de la totalité des déclarations de TPS/TVH produites. Cette amélioration du taux de production par voie électronique a entraîné une baisse des déclarations produites en format papier et une baisse des erreurs produites par les inscrits dans ces déclarations.

Les incidences sur les ressources humaines qui découlent de l’obligation de produire par voie électronique sont généralement gérées par la formation du personnel à réaliser d’autres tâches comprenant la validation des renseignements relatifs aux déclarations, et par l’attrition.

8. MON DOSSIER POUR LES PARTICULIERS – IMPÔT SUR LE REVENU ET PRESTATIONS

QUESTION

La direction fournira une mise à jour sur l’initiative Mon dossier pour les particuliers – Impôt sur le revenu et prestations, y compris toute répercussion sur les ressources humaines.

CONTEXTE

Partie de la Direction du traitement des déclarations et des paiements des particuliers (DTDPP)

À la réunion du 19 mai 2010, la direction a indiqué que le contribuable serait maintenant en mesure de visionner les renseignements et les données du compte d’épargne libre d’impôt (CELI) et des feuillets de renseignements pré­assortis (T4A(P), T4A(OAS), T4E) dans Mon dossier.

Pour la version du mois de juillet 2010, seul un changement de la conception de navigation des pages de Mon Dossier pour permettre l’usage d’étiquettes serait prévu. On ne s’attendait à aucune répercussion sur les ressources humaines pour le lancement de juillet 2010.

Partie de la Direction des programmes de prestations (DPP)

À la réunion du 19 mai 2010, la direction a indiqué que, à compter du 5 juillet 2010, les détails sur les paiements pour le Crédit pour la taxe de vente harmonisée de la Colombie-Britannique (CTVHCB), le Crédit de taxe de la Nouvelle-Écosse pour la vie abordable (CTNÉVA), les composantes du crédit de la TPS/TVH, et les détails pour le Crédit de taxe de vente de l’Ontario (CTVO) seraient affichés dans Mon dossier.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Partie de la Direction du traitement des déclarations et des paiements des particuliers (DTDPP)

Pour la version du mois de février 2011, le contribuable sera en mesure de vérifier et mettre à jour leur état civil en utilisant Mon dossier. Aucune répercussion sur les ressources humaines n’est prévue pour la version de février 2011.

Partie de la Direction des programmes de prestations (DPP)

Les renseignements relatifs aux versements de juillet 2010 du Crédit de taxe de vente harmonisée de la Colombie-Britannique (CTVHCB) et du Crédit de la Nouvelle Écosse pour la vie abordable (CTNEVA) se trouvaient dans Mon dossier, conformément à l’échéancier. Les renseignements relatifs aux versements d’août 2010 du Crédit de taxe de vente de l’Ontario (CTVO) se trouvaient dans Mon dossier, conformément à l’échéancier. Il n’y a eu aucune répercussion sur les ressources humaines.

9. MON DOSSIER D’ENTREPRISE

QUESTION

La direction fournira une mise à jour sur l’initiative Mon dossier d’entreprise (MDE).

CONTEXTE

Lors de la réunion du 19 mai 2010, la direction a indiqué que, pour la période du 1er avril 2009 au 31 août 2010, 84 222 propriétaires d’entreprise étaient inscrits au service MDE et ont accédé au portail 175 239 fois au total. Les représentants ont accédé aux renseignements d’entreprise 534 502 fois au cours de la même période. Nous n’avons pas noté de répercussions considérables sur les demandes de renseignements par téléphone.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

À la fin du mois d’août 2010, nous avions à nos dossiers un total de 115 751 individus/entreprises uniques (93 305 propriétaires et 22 446 représentants, y compris les employés d’entreprises) autorisés à voir des renseignements ou à effectuer des transactions par l’entremise du portail Mon dossier d’entreprise et Représenter un client et ce, pour 826 182 numéro d'entreprise (NE).

Les propriétaires et représentants ont ouvert 372 936 sessions du 1er avril 2010 au 31 août 2010 et ont eu accès à 319 795 NE. Il y a eu plus de 794 000 ouvertures de session durant l'année fiscale 2009-2010 et 68% de ces ouvertures de session ont été effectuées par des représentants. Ce taux est demeuré inchangé pour 2010.

Compte tenu qu'aucun nouveau service n'a été ajouté et qu'aucun changement considérable à Mon dossier d'entreprise n'a été apporté à la version de système d'octobre 2010, nous anticipons peu de conséquences sur les demandes de renseignements par téléphone.

10. GESTION DES PRIVILÈGES DES TIERS

QUESTION

La direction fournira une mise à jour sur l’initiative de la Gestion des privilèges des tiers, y compris toute répercussion sur les ressources humaines.

CONTEXTE

À la réunion du 19 mai 2010, la direction a indiqué que la capacité des représentants à télécharger leurs listes de clients a été instaurée le 15 février 2010. La version du 4 octobre 2010 permettrait aux entreprises de mieux contrôler les accès d’un représentant ou d’un employé aux renseignements du client d’entreprises en leur autorisant à un niveau de groupe. Les détails des autorisations seraient également ajoutés à la liste des clients d’entreprises.

Il n’était pas prévu que ces initiatives aient des répercussions sur les ressources humaines.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Une nouvelle fonctionnalité a été mise en œuvre dans la version du 4 octobre 2010 qui permet aux entreprises de mieux contrôler les accès d’un représentant ou d’un employé aux renseignements du client d’entreprises en leur donnant l’autorisation à un niveau de groupe. Les détails d’autorisations sont ajoutés aux listes de client d’entreprise.

Il n’est pas prévu que cette initiative aura des répercussions aux ressources humaines.

11. PROGRAMME DU COMPTE D’ÉPARGNE LIBRE D’IMPÔT

QUESTION

La direction informera le syndicat de l’initiative d’introduction du programme du compte d’épargne libre d’impôt (CELI), y compris toute répercussion sur les ressources humaines.

CONTEXTE

Lors de la réunion du 19 mai 2010, la direction a indiqué que le programme du CELI a commencé le 15 février 2010, avec 19 employés en fonction dans l’unité de traitement des CELI (UTC). Onze d’entre eux étaient permanents, et deux ont été détachés auprès d’une autre section.

L’Administration centrale a fourni à ces employés une formation complète du 1er février au 12 février 2010, et un soutien continu a été fourni par la section du CELI à l’AC.

Selon le volume de travail, de nouvelles embauches pouvaient se produite à la fin mai. Il se pourrait que des postes permanents deviennent disponibles une fois que les charges de travail et les volumes de travail sont mieux définis et connus.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

En raison d’une charge de travail plus élevée que prévue, des employés additionnels ont été engagés à l’Unité de traitement du Compte d’épargne libre d’impôt (UTC). Il y a présentement 57 employés en fonction. Le contrat des employés temporaires additionnels est prévu de prendre fin le 31 décembre 2010. Si la charge de travail est justifiée, cette date pourrait être prolongée jusqu’au 31 mars 2011.

Selon une analyse de la première année du programme, l’UTC déterminera le nombre de poste permanent occupé.

À partir du 1er avril 2011, l’administration du CELI fera la transition d’un projet au programme. Il est proposé que ce sera la dernière mise à jour au comité du changement technologique.

12. CONSOLIDATION DES CIRCUITS DE TRAVAIL DES PRESTATIONS

QUESTION

La direction fournira une mise à jour sur l’initiative de Consolidation des circuits de travail des prestations, y compris toute répercussion sur les ressources humaines.

CONTEXTE

À la réunion du 19 mai 2010, la direction a indiqué que tous les centres fiscaux ont reçu la formation nécessaire sur la T1 Pre Cas, et le Système de traitement des prestations et le système statistique, soit le Système d’aide à la décision (SAD) des cas. La mise en œuvre du Système de la correspondance d’entreprise (anciennement les Sorties personnalisées d’entreprise (SPE)) avait été remise à plus tard en raison des améliorations à apporter à l’efficacité du système. La direction a confirmé que la mise en œuvre était prévue pour février 2011.

Aucune ressource humaine n’a été touchée par l’introduction de ces nouveaux systèmes.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

La mise en œuvre du Système de la correspondance d’entreprise a été remise à plus tard en raison des améliorations à apporter à l’efficacité du système. La nouvelle date de la mise en œuvre est prévue pour octobre 2011.

Aucune ressource humaine n’est touchée par l’introduction de ces nouveaux systèmes.

13. DEMANDE DE PRESTATIONS AUTOMATISÉE

QUESTION

La direction fournit une mise à jour sur l’initiative Demande de prestations automatisée (DPA), y compris toutes les répercussions sur les ressources humaines.

CONTEXTE

À la réunion du 19 mai 2010, la direction a indiqué que la Nouvelle‑Écosse, la Colombie‑Britannique et l’Île‑du‑Prince‑Édouard avaient entièrement mis en œuvre le processus de la DPA, des protocoles d’ententes avec l’Ontario et le Québec étaient à l’étape de l’élaboration de la version définitive, et la mise en œuvre dans ces provinces était prévue pour juillet 2010. Les discussions étaient en cours pour la mise en œuvre au Nunavut. La mise en œuvre prévue sur les 2 à 3 prochaines années était sur la bonne piste pour les autres provinces et territoires.

Les répercussions sur les RH ont été évaluées pour les centres fiscaux touchés en fonction des données relatives au taux de participation au nouveau service. Des consultations régionales ont eu lieu en vue de recueillir des renseignements sur l’effectif (par exemple, ETP déterminés vs indéterminés par activité reliée) de chaque centre fiscal. Il a été conclut qu’il n’y a pas d’incidence sur les employés nommés pour une période indéterminée. Toute incidence sur les employés déterminés serait gérée en s’appuyant sur la réduction naturelle des effectifs et la redistribution des fonctions par chacun des centres fiscaux.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

L’Ontario et le Québec ont complété le processus de mise en œuvre de la DPA en juillet 2010, portant le total à cinq provinces participantes. Des discussions viennent de commencer avec le Manitoba et la mise en œuvre est projetée pour l’été ou l’automne 2011. Le développement du projet au Nunavut est en suspend en attendant la nomination d'un gestionnaire de projet. Les autres provinces / territoires sont intéressés par l'initiative et planifient la mise en œuvre au cours des 2-3 prochaines années.

Il ne devrait pas y avoir d’incidences sur les employées nommées pour une période indéterminé, étant donné que les changements au niveau des charges de travail liées au traitement seraient gérés en s’appuyant sur la réduction naturelle des effectifs et la redistribution des fonctions.

14. MODERNISATION DU SYSTÈME D’IDENTIFICATION DES REPRÉSENTANTS DES CONTRIBUABLES (SIRC)

QUESTION

La direction fournira une mise à jour sur l’initiative Modernisation du Système d’identification des représentants des contribuables (SIRC), y compris toute répercussion sur les ressources humaines.

CONTEXTE

À la réunion du 19 mai 2010, la direction a indiqué que la mise en œuvre de l’initiative des codes à barres bidimensionnels (2D) a été mise en œuvre avec succès en février 2010. Il n’y a eu aucune répercussion sur les postes indéterminés. Les employés déterminés continuaient d’être en formation et s’ajustaient aux nouvelles procédures et méthodes opérationnelles du travail.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

En février 2011, nous commencerons à accepter les formulaires T1013 soumis électroniquement par l’entremise des logiciels de préparation des déclarations de la TED certifiés. Il y aura des validations qui auront besoin de l’intervention des commis. Cette technologie nous aidera à augmenter la productivité, ce qui permettra aux centres fiscaux d’atteindre et de maintenir nos normes de services de façon régulière.

De plus, une nouvelle charge de travail sera créée afin de protéger les renseignements fiscaux des contribuables et pour s’assurer que les agents de la TED respectent nos exigences.

Les résultats d’une analyse détaillée indiquent qu’il n’y aura pas d’impact pour les employés nommés pour une période indéterminée. Les commis continueront d’utiliser les mêmes outils et systèmes qu’ils utilisent présentement pour traiter les formulaires T1013, tel que Rapid, T1 Pre Cas ainsi que les lecteurs optiques.

En décembre 2010, nous offrirons de la formation pour l’initiative de soumission électronique ainsi que les processus qui ont changés, à l’aide d’un outil de formation en ligne et des guides d’animateur. En mai 2011, nous offrirons de la formation pour la nouvelle charge de travail de contrôle.

15. AUTOMATISATION DES CONVENTIONS DE RETRAITE (CR)

QUESTION

La direction fournira une mise à jour sur l’initiative de l’Automatisation des conventions de retraite (CR), y compris toutes les répercussions sur les ressources humaines.

CONTEXTE

À la réunion du 5 novembre 2009, la direction a réitéré qu’elle ne prévoyait aucune répercussion sur les ressources humaines avec la mise en œuvre T3 CR sur la charge de travail du Système automatisé des fiducies (SAF). La mise en œuvre était prévue pour février 2011. Toute la formation nécessaire serait fournie par l’Administration centrale, et les procédures seraient mise à jour en conséquence afin de représenter le traitement automatisé des T3 CR.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

La mise en œuvre de la charge de travail T3CR est prévue pour février 2011. L’administration centrale a offert des formations initiales en octobre 2010. La formation finale et la mise à jour des procédures qui correspond au traitement automatisé des T3CR suivront la mise en œuvre. Depuis la dernière réunion, aucune répercussion aux ressources humaines n’a été relevée.

16. MON PAIEMENT – INTERAC EN LIGNE

QUESTION

La direction fournira une mise à jour sur l’initiative Mon paiement – Interac en ligne, y compris toute répercussion sur les ressources humaines.

CONTEXTE

À la réunion du 19 mai 2010, la direction a informé le syndicat que Mon paiement a été mis en œuvre le 5 octobre 2009. Jusqu’à présent, il n’y a pas eu de répercussions sur les ressources humaines, et le système fonctionnait sans accrochage. En mars 2010, environ 1000 paiements par jour avaient été traités au moyen de Mon paiement. Ces résultats étaient conformes à l’estimation fournie pendant la dernière mise à jour, et elle a atteint approximativement 1 % du volume national des paiements à la fin du dernier exercice financier.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

L’application mon paiement sur le web continue à fonctionner correctement. Jusqu'ici, il n'y a eu aucun impact sur les ressources humaines. Nous continuons à traiter approximativement 1000 paiements quotidiennement par Mon paiement, avec la majorité de ces paiements appartenant à la source de revenus T1. Ces résultats sont toujours en conformité avec l'évaluation fournis lors de la dernière mise à jour et Mon paiement est maintenant 1.46% du volume national de paiements en août 2010.

17. LES PROCESSUS IMPÔNET TPS/TVH ET DE TRANSFERT DE FICHIERS PAR INTERNET
Anciennement : Initiative du code a barre de la TPS/TVH)

QUESTION

La direction fournira une mise à jour sur l’initiative du processus Impônet TPS/TVH et de transfert de fichiers par internet, y compris toutes les répercussions sur les ressources humaines.

CONTEXTE

À la réunion du 5 novembre 2009, la direction a informé le syndicat que la mise en œuvre du transfert de fichiers par Internet pour la TPS/TVH a été réussie en octobre 2009. Cette initiative a eu des répercussions minimes sur les programmes en cours et les charges de travail. Les procédures avaient été mises à jour pour refléter les nouvelles méthodes de production.

Comme prévu, les volumes avaient été faibles (environ 1 800 déclarations produites en date du 31 mars), mais pourraient augmenter graduellement au cours des années suivantes si des développeurs de logiciels de comptabilité se joignent au projet et incorporent cette option de production à leur logiciel.

La direction a continué de s’attendre à ce que toute répercussion sur les ressources humaines qui découlent de cette initiative soit gérée par l’attrition et la réaffectation. Le syndicat a demandé de conserver ce point dans le point écrit, puisqu’il souhaite faire un suivi de sa mise en œuvre et des répercussions subséquentes. La direction a accepté.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

À la réunion du 5 novembre 2009, la gestion a informé le syndicat qu'elle avait reporté la mise en œuvre de l'option des codes à barres aux fins des traitements des déclarations indéfiniment et qu’elle avait mis en œuvre le transfert de fichiers de TPS/TVH par Internet avec succès en octobre 2009.

À date, l’ARC are reçu moins de 6 000 déclarations depuis la mise en œuvre. L’utilisation pourrait augmenter graduellement lorsque les développeurs de logiciels auront incluent cette option dans leurs produits. La gestion continue d’anticiper qu’il n’y aura aucun impacte sur les ressources humaines qui ne peut pas être gérer par l’attrition et la réattribution.

18. PRÉSENTATION ÉLECTRONIQUE DE FACTURES

QUESTION

La direction fournira une mise à jour sur l’initiative de la Présentation électronique de factures (PEF), y compris toute répercussion sur les ressources humaines.

CONTEXTE

À la réunion du 19 mai 2010, la direction a indiqué que, depuis la dernière mise à jour, le nombre d’entreprises inscrites au PD7A électronique s’était accru et qu’il était passé à 975, ce qui demeurait relativement faible.

Il n’y avait toujours pas de répercussions sur les RH.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

À ce jour, l’adoption de cette initiative continue d’être relativement faible à 1012 inscrits. Il n’y a aucun impact sur les ressources humaines dans un avenir prévisible. Cette initiative peut maintenant être considérée comme complétée.

19. DÉVELOPPEMENT DES APPLICATIONS DES UTILISATEURS FINAUX – LES VERSIONS DES MACROS

QUESTION

La direction fournira une mise à jour sur l’initiative du Développement des applications des utilisateurs finaux – les versions des macros, y compris toute répercussion sur les ressources humaines.

CONTEXTE

À la réunion du 19 mai 2010, la direction a indiqué que le projet pilote des applications macros pour ordinateur central (AMOC) des contribuables des non déclarants étaient encore en cours à Montréal et à Vancouver. Les dates butoirs pour le pilote ainsi que pour la mise en place n’avaient pas encore été déterminées.

La Plate‑forme des comptes clients (PCC) de l’AMOC a été mise à l’essai par la Division d’essais d’acceptation et des groupes de discussion partout au Canada pendant l’année. Le lancement aux sites de la mise à l’essai de la PCC a commencé en novembre 2009. À la suite des résultats positifs, la mise en place vers les BSF a été prévue pour mai 2010. Des dispositions ont été prises avec la DGI pour le soutien du Bureau d’aide aux utilisateurs finaux.

Outre la gestion de la formation et du changement, il n’y a pas eu de répercussions prévues sur les ressources humaines pour cette initiative.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

À ce jour, l’application macro pour ordinateur central (AMOC) « écran des contribuables non-déclarants » a été déployée à quelques sites (Montréal et Vancouver). Les opérations prévoient le déploiement dans des BSF additionnels plus tard au cours de cette année fiscale.

La plateforme des comptes clients (PCC) de l’AMOC a été déployée en mai 2010.  La formation des usagers s’est poursuivie jusqu’au 2 juillet 2010. Le bureau d’aide de la TI, la section du développement des applications d’usager (SDAU) ainsi que le support opérationnel est actuellement disponible pour les utilisateurs.

Autre que la formation et la gestion du changement, aucune répercussion sur les ressources humaines n’est anticipée suite à cette initiative.

20. SYSTÈME DE VÉRIFICATION ET D’EXAMEN DES COMPTES EN FIDUCIE

QUESTION

La direction fournira une mise à jour sur l’initiative du Système d’examen et de vérification de fiducie (SVCF), y compris toute répercussion sur les ressources humaines.

CONTEXTE

À la réunion du 19 mai 2010, la direction a énoncé que le SVCF a été déployé aux opérations des bureaux locaux en novembre 2009, et que la formation avait été donnée dans toutes les régions aux mois de novembre et décembre 2009.

En date du 1er avril 2010, les secteurs fonctionnels n’acceptaient que les examens qui ont été effectués dans le tableur SVECF.

Aux fins de mesure de rendement, la section de la vérification et de l’examen des employeurs (SVEE) compilerait les résultats d’examen par l’intermédiaire des rapports SVECF conjointement avec les rapports provenant du système de repérage et d’analyse des rapports statistiques (SRARS).

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Le fait de compiler les résultats d’examen par l’intermédiaire des rapports SVECF a résulté en l’obtention de beaucoup plus de détails sur les résultats du programme qu’auparavant. Ceci nous fournit une meilleure perspective sur la nature des résultats du programme.

Cette question peut être fermée puisqu’il n’y a aucun impact sur les ressources humaines.

21. TRANSMISSION ÉLECTRONIQUE DES DOCUMENTS JURIDIQUES

QUESTION

La direction fournira une mise à jour sur l’initiative de Transmission électronique des documents juridiques, y compris toute répercussion sur les ressources humaines.

CONTEXTE

À la réunion du 19 mai 2010, la direction a indiqué que l’analyse des répercussions sur les ressources et les résultats du projet de mise à l’essai ont recommandé une expansion plus importante. Une mise en place graduelle sera appliquée pour les trois autres régions (Atlantique, Québec et Prairies). L’expansion, une fois terminée, permettrait une approche nationale uniforme pour le dépôt des documents juridiques. Il n’y a pas d’impact négatif pour le personnel, et la dotation du personnel pourrait augmenter, car l’augmentation des volumes de la charge de travail est à prévoir en raison de l’expansion dans les autres régions.

Une transition sans heurts avait été prédite, et les statistiques ont confirmé une diminution dans le délai d’exécution en raison de l’utilisation du SDOCE qui confirmait la diminution prévue dans le délai d’exécution. La diminution des coûts de papier a été significative, et s’inscrit dans l’Initiative du développement durable.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

La recommandation d'une mise en place graduelle dans les trois autres régions (Atlantique, Québec et Prairies) a été approuvée.

SDOCE n'est plus considéré comme un projet pilote et sera utilisé par tous les
bureaux locaux pour le dépôt de documents juridiques à la Cour fédérale. La mise en œuvre du plan d’expansion débutera en octobre 2010 et se terminera en février 2011.

22. REMPLACEMENT DU SYSTÈME DE RÉDACTION DE LETTRES POUR LES PROGRAMMES GOUVERNEMENTAUX

QUESTION

La direction informera le syndicat de l’initiative de remplacement du système de rédaction de lettres pour les programmes gouvernementaux (SRLPG), y compris toute incidence sur les ressources humaines.

CONTEXTE

À la réunion du 19 mai 2010, la direction a énoncé qu’il y avait eu un léger retard et que la mise en œuvre du SRLPG était maintenant prévue pour juillet 2010.

Peu de formation et aucune conséquence sur les ressources humaines ne sont prévues.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Les bureaux de la PGCC ont reçu une formation sur le SRLPG en septembre pour une mise en œuvre nationale le 4 octobre 2010. Cette mise en œuvre n’a aucun impact sur les ressources humaines.

Il est recommandé que cet item soit fermé et retiré des demandes de mise à jour futures.

23. REFONTE DU SYSTÈME DE REPÉRAGE ET D’ANALYSE DES RAPPORTS STATISTIQUES (SRARS)

QUESTION

La direction fournira une mise à jour sur l’initiative de refonte du Système de repérage et d’analyse des rapports statistiques (SRARS), y compris toute répercussion sur les ressources humaines.

CONTEXTE

À la réunion du 19 mai 2010, la direction a énoncé que la migration du SRARS à la nouvelle plate‑forme respectait l’échéance pour un lancement en octobre 2010. La formation serait fournie aux utilisateurs à l’automne 2010.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

La date prévue pour le lancement est dorénavant le 15 novembre 2010. La formation du personnel (séances de formation de formateurs) aura lieu en octobre à l’Administration centrale et en novembre dans les régions.