Comité sur les changements technologiques

Le point par écrit du sous-comité

le 7 novembre 2005

1.    PROJET DE RATIONALISATION DES ENTREPÔTS (PRE)
2.    SYSTÈMES DE GESTION DE L’AUTHENTIFICATION (SGA)
3.    IMPÔTNET
4.    LA TED EN LIGNE (Antérieurement: la TED SUR INTERNET)
5.    RESTRUCTURATION DU RAPPROCHEMENT
6.    PROGRAMME NATIONAL D’APPRENTISSAGE DE LA QUALITÉ ET DE L’EXACTITUDE
7.    PRÉSENTATION ÉLECTRONIQUE DES FACTURES
8.    MON DOSSIER POUR LES PARTICULIERS – IMPÔT SUR LE REVENU ET PRESTATIONS
9.    SERVICE D’INFORMATION INTERACTIF (SII) / SMARTLINKS
10.  GOUVERNEMENT EN DIRECT (GED) – PROJET DE VÉRIFICATION DES REVENUS
11.  TRAITEMENTS EFFICACES DES DEMANDES D’APPLICATIONS
12.  AVIS DE COTISATIONS – PROGRAMME DE PRÉPARATION
13.  REMPLACEMENT DE L’ÉQUIPEMENT MICROFILM
14.  CODES À BARRES BIDIMENSIONNELS
15.  RESTRUCTURATION DE LA TPS/TVH
16.  CODE À BARRES BIDIMENSIONNEL T2
17.  MODIFIER MA DÉCLARATION (anciennement PNCNET)
18.  UTILISATION ÉLARGIE DU NUMÉRO D'ENTREPRISE PAR LE GOUVERNEMENT DE L'ONTARIO
19.  INTÉGRATION DU RECOUVREMENT DES RECETTES (IRR)
20.  DE NON-STANDARD À STANDARD
21.  ARRÊT DU GRAND LIVRE GÉNÉRAL AUTOMATISÉ (GLGA)


1. PROJET DE RATIONALISATION DES ENTREPÔTS (PRE)

QUESTION

Le syndicat demandera que l’on fasse le point sur cette initiative, comprenant tous les impacts reliés aux ressources humaines.

CONTEXTE

En plus des avancements dont on rend compte dans la mise à jour écrite fournie dans le cadre de la réunion du 14 mars 2005, le syndicat a été informé que l'on a installé et mis à l’essai les lecteurs de codes à barres de radiofréquences (RF). En outre, l'installation de l’équipement du carrousel commencera cette semaine à Mississauga en même temps que les essais sur place. On prévoyait que l'équipement du carrousel sera fonctionnel d'ici le 27 juin 2005. On a remarqué que cet équipement ne sera pas introduit à Winnipeg.

Le syndicat a demandé que l'on donne le nombre d'employés qui travaillent actuellement dans cette section ainsi que le nombre d'employés qui seront touchés. La direction a répondu que sur douze employés, huit seront potentiellement touchés. Cependant, si la quantité de travail augmente, il est probable que plus de ressources soient nécessaires.

Le syndicat a demandé la répartition des ETP avant la mise en œuvre, y compris le nombre d'employés nommés pour une période indéterminée ou déterminée à temps partiel ou à temps plein, de même que les groupes et niveaux. La direction a accepté de fournir ces données.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA GESTION

Les carrousels furent implémentés au début juillet tel que prévu.  D’ici à avril 2006, nous ferons une étude complète de l’incidence des carrousels sur la distribution de formulaires au Centre de distribution de l’Est (Mississauga).

Dans le secteur de la distribution de formulaires, nous anticipons l’embauche de huit (8) personnes (déterminées) en moins pour la période de pointe de production des déclarations (de janvier à avril 2006) en raison de l’installation des carrousels. Aucuns employés nommé pour une période indéterminé ne seront déclarés touchés à cause de la mise en oeuvre des carrousels.

2. SYSTÈMES DE GESTION DE L’AUTHENTIFICATION (SGA)

QUESTION

Le syndicat demandera que l’on fasse le point sur cette initiative, comprenant tous les impacts reliés aux ressources humaines.

CONTEXTE

Lors de la réunion du 10 mai 2004, le syndicat a été informé que nous continuons de travailler à l’élaboration du Point commun de l’authentification de l’inscription (CRS) dans le cadre de la voie de communication protégée. La visée de cette initiative est d’installer Mon dossier (qui comprend Changements d’adresse en ligne) dans le CRS d’ici le début de 2005. Nous continuerons de transmettre les appels relatifs à la voie de communication protégée au bureau d’aide. De plus, les représentants de la technologie de l’information de l’ARC travaillent en collaboration avec le personnel affecté à la voie de communication protégée afin d’améliorer l’accessibilité au système pour les clients. Nous espérons que ces améliorations dans ce secteur permettront de régler un bon nombre des plaintes formulées par la clientèle.

En plus des avancements dont on rend compte dans la mise à jour écrite fournie dans le cadre de la réunion du 14 mars 2005, le syndicat a demandé si l'initiative des SGA aura des répercussions sur les ressources humaines. La direction a déclaré que l'on ne prévoyait aucune répercussion sur les ressources humaines.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Mon dossier (qui comprend Changements d’adresse en ligne) a été déployé dans le SAC le 14 février 2005. La migration de la propre solution de l’ARC à la solution commune du gouvernement du Canada permet au citoyen d’obtenir un epass qui peut être utilisé de façon multi-gouvernemental.

L’ARC continue de travailler avec TPSGC afin d’améliorer d’avantage le service et des améliorations additionnelles sont prévue pour les versions 7.0 et 7.5 des voies protégées pour 2006. Nous continuons la surveillance des situations afin d’assurer la facilité d’accès des clients pour une longue durée.

Le service de voies sécurisé travaille afin d’élargir leur support de navigateur. Depuis le premier quart, Macintosh Safari est maintenant supporté. Le lancement de 7.X (printemps 2006) adressera quelques-unes des autres issues.

L’implémentation de ces améliorations permettra de régler un bon nombre des plaintes formulées par la clientèle.

Nous n’anticipons aucunes incidences sur les ressources humaines pour SGA.

3. IMPÔTNET

QUESTION

Le syndicat demandera que l’on fasse le point sur cette initiative, comprenant tous les impacts reliés aux ressources humaines.

CONTEXTE

Lors de la réunion du 10 mai 2004, le syndicat a été informé que nous structurons le bureau d'aide d'IMPOTNET pour répondre aux besoins du programme.  Aussi, nous avons combiné ce bureau d'aide avec d'autres services semblables pour former un bureau d'aide des services électroniques consolidé. Nous offrons aussi maintenant plus d'options en direct, comme la possibilité de se procurer d'un code d'accès web. Le bureau d'aide des services électroniques sera situé à Winnipeg à compter du moi de mai 2004, et un bureau d'aide de soutien sera établi à St-John's en début de l'année 2005. Il n'y a pas de réductions prévus pour la partie IMPOTNET du bureau d'aide des services électroniques.

En plus des avancements dont on rend compte dans la mise à jour écrite fournie dans le cadre de la réunion du 14 mars 2005, le syndicat a demandé si l'on prévoyait des répercussions sur les ressources humaines et si IMPÔTNET demeurait dans les Centres fiscaux de Winnipeg et de St. John's. La direction a répondu que l'on ne prévoyait aucune répercussion et qu’IMPÔTNET demeurera dans les deux centres.

Le syndicat a demandé que l'on clarifie les renseignements dans la réponse écrite de la direction concernant les 3 millions de déclarations qui ont été transmises par IMPÔTNET, une augmentation d'environ 20 % comparativement à l'année dernière, sans que l'on ne prévoit de répercussions sur les ressources humaines. La direction a répondu qu'il n'est pas toujours facile de prévoir les répercussions, mais que l’énonce devrait être modifié et indiquer que l'on n'anticipe aucune réduction au sein du Bureau d'aide des services électroniques.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Pour le programme 2005, approximativement 3,5 millions de déclarations ont été produites avec un logiciel IMPÔTNET, ce qui représente une augmentation de 16% comparativement à l'année précédente. Nous n'anticipons aucune diminution des ressources humaines au sein des Bureaux d'aide des services électroniques.

4. LA TED EN LIGNE
(Antérieurement: la TED SUR INTERNET)

QUESTION

Le syndicat demandera que l’on fasse le point sur cette initiative, comprenant tous les impacts reliés aux ressources humaines.

CONTEXTE

Lors de la réunion du 14 mars 2005, le syndicat a été informé qu’au 29 septembre, 2004, nous avons reçu environ 7.3 millions de déclarations transmises par la TED en direct, qui représente une augmentation d’environ 7% sur l’année précédente. Le système de transmission propriétaire (le VAX) fut discontinué sans incident et sans aucun impact aux ressources humaines.

En ce moment, la modernisation de la TED est terminée.  Par contre, il y aura encore quelques modifications mineures qui seront apportées au système, comme l’inclusion des transmetteurs des déclarations corporatifs au système des agents. Ces modifications sont tellement mineures que nous n’avons pas invité les agents du bureau d’aide TED à la session de formation qui aura lieu à Ottawa cet automne.  Il n'y a pas de réductions prévus pour le bureau d'aide TED.

L’agence continuera ses activités de promotion de la TED en direct auprès des préparateurs d’impôts. En plus, des ressources additionnelles seraient fournis aux bureaux d’aide de la TED durant l’été 2004 pour assister avec nos recherches et nos activités de promotion.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

À la fin du programme 2005, nos services TED ont traité plus de 7,8 millions de déclarations, qui représente une augmentation d’environ 7% sur le programme précédent.

Nous pouvons presque considérer la modernisation de la TED complète. Il y a encore quelques modifications qui seront apportées au système TED, comme la restructuration du système de suivi en direct. Ces modifications pourraient nécessité le besoin de tenir une session de formation pour les agents du bureau d’aide TED soit en décembre 2005 ou en janvier 2006. Nous n’anticipons aucune répercussion sur les ressources humaines au sein de nos Bureaux d'aide TED.

Nous poursuivrons nos recherches et activités de promotion de la TED en direct auprès des préparateurs d’impôt, principalement par le biais de sessions d’information sur les services électroniques. Bien que des employés (es) du bureau d’aide TED aient participées à un projet de marketing durant l’été 2004, une participation supplémentaire dans les activités de promotion sera très limitée.

5. RESTRUCTURATION DU RAPPROCHEMENT

QUESTION

Le syndicat demandera que l’on fasse le point sur cette initiative, comprenant tous les impacts reliés aux ressources humaines.

CONTEXTE

Lors de la réunion du 10 mai 2004, le syndicat a été informé que le système d'action de la revue du rapprochement (SARR) a été mis en production le 13 novembre 2003.  Quelques difficultés d'implantation ont été rencontrées lors du programme et nous travaillons sur ces problèmes sur une base régulière.  Les employés de l'Administration centrale ont visité tous les centres fiscaux après l'implantation afin de rencontrer les utilisateurs du SARR.

Le SARR demeurera disponible jusqu'au 30 avril 2004. La disponibilité du système pour le programme de rapprochement 2004/05 est prévue pour le 20 septembre 2004.

Lors de la réunion du 14 mars 2005, la direction a indiqué que la version 2004/2005 du SARR est maintenant disponible à tous les centres depuis le 20 septembre 2004. Les ressources financières pour le programme de cette année ont été augmentées. De plus, nous avons effectué des démarches afin d'obtenir des budgets supplémentaires afin de pouvoir compléter le traitement des feuillets T3 pour le programme de rapprochement. La possibilité d'ajouter de nouvelles charges de travail pour les programmes futurs sera examinée.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Le SARR est maintenant totalement opérationnel. 

Durant l’année fiscale 2004-2005, des budgets additionnels d’une année ont été accordés et ceci a eu pour effet d’augmenter le budget du rapprochement d’environ 25 pour cent.   Ceci a permis à l’Agence de réviser un nombre significatif de feuillets T3 et d’augmenter la couverture globale.

Pour l’année fiscale 2005-2006, L’Agence a obtenu de nouveau du budget additionnel d’une année permettant d’augmenter considérablement le budget du rapprochement.  Ces fonds serviront pour :

  • Une revue des feuillets T3,
  • La nouvelle charge de travail des feuillets de contribution à un REER et
  • Une revue des écarts de l’année d’imposition 2002. 

L’Agence suggère que ceci soit la dernière mise au point concernant cette initiative.

6. PROGRAMME NATIONAL D’APPRENTISSAGE DE LA QUALITÉ ET DE L’EXACTITUDE

QUESTION

Le syndicat demandera que l’on fasse le point sur cette initiative, comprenant tous les impacts reliés aux ressources humaines.

CONTEXTE

Lors de la réunion du 10 mai 2004, le SEI a fait part de son appréciation et de sa reconnaissance d’avoir eu l’occasion d’étudier l’ébauche et les directives relatives au PNAQE avant la réunion. Les seuls commentaires du syndicat se limitaient à dire que l’ébauche avait été bien élaborée et qu’elle était conviviale.

En plus du document du PNAQE qui a été remis au syndicat le 21 avril 2004, nous avons fourni au syndicat, le 24 novembre 2004, la version révisée du Manuel, du formulaire d’adhésion, de la Grille d’analyse et du document de report maître pour le programme ainsi que les éléments de soutien ci-après mentionnés.

  • Module de formation- écoutant / observateur accrédité
  • Introduction - Fournir et obtenir de la rétroaction (Powerpoint)
  • Orientation de l’agent (Powerpoint)
  • Profil de formation PNAQE
  • Formulaire de rétroaction visant l’écoutant / observateur accrédité

Tous ces documents ont été envoyés à tous les centres d’appels le 4 novembre 2004 afin qu’ils puissent fournir leurs observations et commentaires. 

En plus des avancements dont on rend compte dans la mise à jour écrite fournie dans le cadre de la réunion du 14 mars 2005, le syndicat a exprimé sa reconnaissance en ce qui concerne l'échange de renseignements et le dialogue continus entre les réunions sur le changement technologique. Cette initiative continue à représenter un excellent exemple de collaboration entre le syndicat et la direction.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Un projet pilote pour le PNAQE a eu lieu dans sept bureaux entre novembre 2004 et mars 2005. Le pilote du PNAQE a été mis en application avec succès et a généré des données positives provenant des bureaux participants. Tous les participants on indiqué leur désire d’avoir le PNAQE mit en application officiellement aux centres d’appel. Selon les données du projet pilote, nous avons passé en revue les commentaires et les suggestions fournis pour mettre à jour les pièces justificatives.

Nous avons pour but le lancement officel du PNAQE pour la saison 2006.

7. PRÉSENTATION ÉLECTRONIQUE DES FACTURES

QUESTION

Le syndicat demandera que l’on fasse le point sur cette initiative, comprenant tous les impacts reliés aux ressources humaines.

CONTEXTE

Lors de la réunion du 10 mai 2004, le syndicat a été informé qu’un contrat a été signé avec le seul soumissionnaire, BCE Emergis afin d’offrir le service aux clients qui font affaire avec les institutions financières CIBC, TD Canada Trust, la Banque Royale, la Banque Scotia, la Banque Nationale et la Caisse centrale Desjardins. Les travaux préparatoires sont maintenant en cours et la mise en œuvre est prévue en juillet 2004.

En plus des avancements dont on rend compte dans la mise à jour écrite fournie dans le cadre de la réunion du 14 mars 2005, la direction a déclaré que l'on reçoit environ 11 millions de paiements chaque année, la plupart provenant d'institutions financières importantes. Cette initiative aidera les petites et moyennes entreprises voulant utiliser Postel. Cependant, afin de bénéficier de cette initiative, le client doit déjà payer ses factures électroniquement. La direction prévoit un taux de participation de 2 % la première année et s'attend à ce que la plupart des économies soient réalisées en éliminant les frais d'affranchissement (25¢ par envoi).

Le syndicat a demandé une clarification concernant les répercussions sur les ressources humaines, car la mise à jour écrite affirme qu'elles seront négligeables. La direction a répondu que l'initiative n'entraînera aucune répercussion. On continuera à tenir le syndicat au courant du progrès de l'initiative de présentation électronique des factures.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

En date du 11 avril 2005, l’ARC en partenariat avec Postel, TD Canada Trust et la Banque nationale ont commencé à offrir aux petits/moyens employeurs la possibilité de recevoir électroniquement le relevé mensuel de leur compte via Internet.

Avec seulement deux institutions financières offrant ce service, l’impact a été négligeable sur le processus usuel d’émission des PD7A ou sur le processus des paiements. Des discussions sont en cours avec les autres institutions financières canadiennes pour essayer et augmenter le nombre de PD7A émises électroniquement.

Jusqu’à ce que le service soit offert dans toutes les institutions financières canadiennes ou par l’entremise du site Web de l’Agence, aucune incidence sur les RH n’est prévue.

8. MON DOSSIER POUR LES PARTICULIERS – IMPÔT SUR LE REVENU ET PRESTATIONS

(Antérieurement : MON DOSSIER-PAIEMENT DES PRESTATIONS EN LIGNE/
MON DOSSIER PHASE II : ÉTAT DE COMPTE ÉLECTORNIQUE)

QUESTION

Le syndicat demandera que l’on fasse le point sur cette initiative, comprenant tous les impacts reliés aux ressources humaines.

CONTEXTE

Lors de la réunion du 10 mai 2004, le syndicat a été informé que la mise en œuvre du service Mon dossier se réalise toujours par étapes. La première version du système a été lancée le 16 juin 2003. On compte 83 834 ouvertures de session réussies entre la première et la deuxième version lancée le 6 octobre. Pour la phase II, du 6 octobre 2003 au 5 février 2004, les ouvertures de session réussies s’élèvent à 129 594. Une troisième version a été mise en œuvre le 9 février 2004.

La direction étudie la possibilité de déplacer Changement d’adresse en ligne (CAEL) vers le service Mon dossier d’ici à ce que la version 6.1 du system commun d’enregistrement (SCE) soit disponible en production

Partie DTDP : Aucune incidence sur les ressources humaines n’est prévue lorsque des renseignements financiers provenant de la cotisation de la déclaration de l’année courante seront ajoutés au service Mon dossier.
 
Partie Prestations : Depuis le 9 février, les clients peuvent maintenant voir leur état de compte électronique (ECE) en direct pour les prestations sur Mon dossier/Versement des prestations en direct. Tel que mentionné auparavant, l’ECE pour les prestations aide le client à comprendre les opérations comptables et financières qui ont eu lieu à son compte de prestations sur une période donnée.

Pour l’envoi des versements de PFCE du 19 mars 2004, la prestation pour enfants handicapés (PEH) sera ajoutée, s’il y a lieu, au calcul de la PFCE et sera également affichée à l’écran PFCE de Mon dossier/VPD. 

La direction ne prévoit aucunes incidences sur les RH pour chacun des ajouts de la prestation.

En plus des avancements dont on rend compte dans la mise à jour écrite fournie dans le cadre de la réunion du 14 mars 2005, le syndicat a déclaré que la version anglaise de la mise à jour écrite ne correspond pas à celle en français. La direction accepte de modifier le document et de présenter une copie révisée au syndicat. La direction confirme également que l'initiative n'entraînera aucune répercussion sur les ressources humaines.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Le service Mon dossier continuera d’être mis en œuvre deux étapes par année.

Étape

Date du lancement

Nbre  d’ouvertures de session

1

16 juin 2003

83 834

2

6 octobre 2003

129 594

3

9 février 2004

1 988 121

4

4 novembre 2004

270 914

5

14 février 2005

1 874 082

6

3 octobre 2005

------

7

13 février 2006

------

Le nombre d’ouvertures de session est calculé pour la période du début d’une étape au début de la prochaine.  Par exemple, pour l’étape 1, 83 834 ouvertures de session ont été établies du 16 juin 2003 au 6 octobre 2003.

À partir de l’étape 5, l’utilisateur a besoin d’un epass du gouvernement du Canada pour accéder à Mon dossier et le service de Changement d’adresse en ligne est disponible par l’entremise de Mon dossier.

À partir de l’étape 6, le client peut voir une copie de sa déclaration de revenus pour l’année courante et les deux années précédentes et les renseignements concernant le dépôt direct du remboursement d’impôt, les versements du crédit pour la TPS/TVH et les versements de la PFCE.

Pour l’étape 7, deux nouvelles opérations seront ajoutées à Mon dossier :

  1. Autoriser un représentant pour qu’il agisse au nom du client auprès de l'ARC
  2. Arriver à une entente de paiements pré-autorisés pour les arriérés d’impôt des particuliers.

Partie DTDPP : On ne prévoit aucune incidence sur les ressources humaines à la suite de l’ajout de services à Mon dossier pour les étapes 6 et 7.
 
Partie Prestations :
Aucun changement n’a été apporté à la portion Versement de prestations en direct (VPD) pour la 5e diffusion.

En ce qui concerne la 6e diffusion, le mécanisme existant de VPD a été rationalisé et mis à jour afin de mieux composer avec le développement futur. Cette initiative a été mise en œuvre, en grande partie, de façon transparente pour le client.

Aucun impact sur les ressources humaines n'est anticipé suite à la 6e diffusion.

9. SERVICE D’INFORMATION INTERACTIF (SII) / SMARTLINKS

QUESTION

Le syndicat demandera que l’on fasse le point sur cette initiative.

CONTEXTE

La direction a expliqué, lors de la réunion du 10 mai 2005, qu’il n’existe plus de Service d’information interactif (SII) distinct auquel peuvent accéder directement les clients à partir du site Web distinct. On a ajouté beaucoup de nouveau contenu au site Web de l’ARC dans une structure organisationnelle nouvelle et on a intégré le contenu tiré du système SII dans cette restructuration. L’emploi de l’arbre de décision, qui vise à donner aux clients des réponses de type oui ou non, est resté très présent dans le contenu de la présentation sur le Web.

On a lancé le projet pilote Smartlinks en février 2004. Les clients qui se servent du site Web ont reçu un lien pour communiquer avec l’équipe des agents des centres d’appel d’Edmonton et de Calgary. Les agents qui traitent ces appels visualisent à leur écran la même page Web que les clients, ce qui réduit le temps nécessaire pour comprendre et répondre aux questions des clients. Les agents utilisent le Web comme principal outil de référence. Ils obtiennent par la même occasion d’autres renseignements de la part des clients grâce à des sondages Web sur la façon dont ces derniers utilisaient le site et apprennent quels ajouts ou modifications auraient pu être effectués pour éviter aux clients de téléphoner plus tard alors qu’ils utilisent le site et par le fait même, les agents peuvent améliorer le niveau et la qualité du service.

Les agents de Smartlinks ont traité 4 694 appels à ce jour.

Lors de la réunion du 14 mars 2005, l’information suivante a été fournie :

Partie Services à la clientèle : L’initiative Smartlinks demeure à la disposition des usagers et continue de fournir de précieux renseignements aux concepteurs de pages Web. Le projet pilote vise à évaluer la technologie et l’utilité du Web comme outil de travail pour les agents et se poursuivra jusqu’à la mi‑année de 2005.

Partie Prestations : Il n'y a plus de Service d'information intéractif (SII) pour les prestations dirigé par base de données depuis le 22 juillet 2004 pour le site Web des prestations pour enfants et familles. Le contenu du SII a été converti en du code HTML et réside sous le même lien sur le site Web des PEF donc transparent à nos clients.  Puisque le SII livre le même contenu (format arbre décisionnel) par l'entremise d'un mécanisme différent, la gestion ne voit pas d'incidence sur les ressources humaines.  
La partie prestation du Service d'information interactif (SII) et Smartlinks sera retiré de l'ordre du jour de la prochaine réunion.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

L’initiative Smartlinks continue d’être à la disposition des usagers.  Smartlinks s’est avéré être un excellent outil pour mesurer et améliorer les capacités d’exécution d’Internet et continue de fournir de précieux renseignements aux concepteurs de pages web.

Nous avons mis en place une méthode additionnelle de prestation de services pour Smartlinks intitulée Cliquez-Parlez.  Cliquez-Parlez permet aux clients de remplir et de soumettre un formulaire en ligne demandant à ce qu’ils soient rappelés.  Le client est rappelé par un système interactif de réponse vocale, qui met simultanément le client en communication avec un agent.  Au fur et à mesure que nous avançons et continuons d’améliorer notre site web, nous nous attendons à ce que certains clients deviennent plus autonomes et réduisent du même coup le besoin d’appeler nos agents.

Par ailleurs, nous prévoyons incorporer Smartlinks dans d’autres centres d’appels en 2006.

La direction ne prévoit aucune incidences sur les ressources humaines à la suite de cette initiative.

10. GOUVERNEMENT EN DIRECT (GED) – PROJET DE VÉRIFICATION DES REVENUS

QUESTION

Le syndicat demandera que l’on fasse le point sur cette initiative, comprenant tous les impacts reliés aux ressources humaines.

CONTEXTE

Lors de la réunion du 10 mai 2004, il n’y avait pas de nouveaux développements sur cette initiative à l’exception que 14 programmes étaient en cours de production ou en cours d’essai à la mi-mars, sur un nombre visé de 15 à 20.

Lors de la réunion du 14 mars 2005, le syndicat a été informé qu’il y a présentement 13 agences en production tandis que 8 autres agences sont à l'essai.

Le syndicat a demandé à la direction si cette initiative a entraîné des répercussions sur les ressources humaines. La direction a déclaré que le Projet de vérification des revenus du Gouvernement en direct n'a entraîné aucune répercussion sur les ressources humaines ni de réduction sur le budget de base. En fait, la réduction du nombre de demandes d'imprimés et de copies des avis permettra aux agents de passer plus de temps sur des activités à valeur ajoutée comme le traitement des demandes de renseignements concernant les principaux secteurs d'activité.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

En date du 6 octobre 2005, il y a 15 programmes en production tandis que sept autres programmes sont en cours d’essai. Ce projet n’a entraîné aucune répercussion sur les ressources humaines ni de réduction sur le budget de base.

11. TRAITEMENTS EFFICACES DES DEMANDES D’APPLICATIONS

QUESTION

Le syndicat demandera que l’on fasse le point sur cette initiative, comprenant tous les impacts reliés aux ressources humaines.

CONTEXTE

Lors de la réunion du 10 mai 2004, la direction a indiqué que, comme on pouvait s’y attendre, l’introduction des nouvelles mesures a réduit le nombre des renvois de charge de travail routine (niveau CR 3) au charge de travail non-routine (niveau CR 4). Les coûts de traitement des demandes de prestations ont été réduits. Les inventaires semblent être à jour pour la plupart des charges de travail des prestations et les délais d’exécution ont été également réduits.  

En plus des avancements dont on rend compte dans la mise à jour écrite fournie dans le cadre de la réunion du 14 mars 2005, le syndicat a demandé une clarification concernant le « réacheminement des ressources afin de tenir leurs autres inventaires à jour et de faire participer leurs employés aux divers projets initiés par l'Administration centrale ». Il a demandé également si l'initiative entraînerait des répercussions sur les ressources humaines. Lorsqu'elle disposera des renseignements, la direction clarifiera le réacheminement des ressources ainsi que les répercussions sur les ressources humaines.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Le coût du traitement des demandes de prestations est demeuré relativement constant depuis la mise en oeuvre de traitements efficaces des demandes. L'inventaire est à jour dans la plupart des charges de travail de prestations et le temps d'exécution est également demeuré constant.

La seule modification à l'allocation des ressources vise le mouvement des employés entre les charges de travail de prestations. Ceci s'est produit sur une base ad hoc. De plus, de temps à autre, certains employés participent dans des projets de l'administration centrale. Ni la modification de l'allocation des ressources, ni la participation dans les projets pour l'administration centrale n'a entraîné un impact négatif au niveau des ressources humaines.

12. AVIS DE COTISATIONS – PROGRAMME DE PRÉPARATION

QUESTION

Le syndicat demandera que l’on fasse le point sur cette initiative, y compris toutes incidences sur les ressources humaines.

CONTEXTE

Lors de la réunion du 10 mai 2004, la direction a indiqué que la mise en œuvre de la phase I a été retardée au 15 mars 2004. Le retard est dû principalement à des raisons de sécurité.

Le nouveau système de préparation des avis manuels a été mis à l’essai au Bureau international des services fiscaux durant les deux dernières semaines de février suivi du processus de certification au début de mars. Nous offrons présentement de la formation aux employés dans les centres et les discussions pour la phase 2 débuteront à la mi-avril. 

Lors de la réunion du 14 mars 2005, les syndicats on été avisés que :

Phase 1 :

  • La phase 1 a été mise en oeuvre et la charge de travail a été maintenue.  Un manuel de l’utilisateur a été envoyé à tous les employés.
  • L'ordre de travail et le document détaillant les spécifications des besoins pour la phase 2 a été complétées et la date de mise en oeuvre était le 14 février 2005.

Phase 2 :

  • La phase 2 comprend tous les autres versets et formulaires de la charge de travail (T2000, T1-OVP, T4, T5, etc.).
  • La mise en essai du programme sera faite à Ottawa en décembre.
  • Le programme sera livré au centre 2 semaines avant la mise en oeuvre (d’ici le 2 février 2005).
  • La phase 2 n’aura aucun impact sur les ressources humaines.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

  •  La phase 2 a été mise en oeuvre en février 2005 et la charge de travail a été maintenue.  Le manuel de l’utilisateur a été révisé et envoyé à tous les employés.
  • Les phases 1 et 2 ainsi que les mises à jour futures du nouveau logiciel n’auront aucun impact sur les ressources humaines.

Le Programme de préparation manuelle des avis - ADOBE a été conçu et mis en oeuvre au niveau national dans tous les CF afin de maintenir une certaine constance dans la préparation des avis manuels car l'ancien équipement ne sera plus appuyé par la Technologie de l’information (TI). 

13. REMPLACEMENT DE L’ÉQUIPEMENT MICROFILM

QUESTION

Le syndicat demandera que l’on fasse le point sur cette initiative, y compris toutes incidences sur les ressources humaines.

CONTEXTE

Lors de la réunion du 10 mai 2004, la direction a indiqué que les phases un et deux (la preuve de concept et le pilote au CTO) ont été complétées durant le dernier exercice financier. La phase trois (la mise en application au CTO) a commencé le 1er avril 2004.  Pendant la phase trois la mise en application des changements de système/de processus au CTO a débuté le 15 juillet 2004, pour se terminer le 17 septembre 2004. Durant la phase deux, le personnel du CTO a collaboré avec l’équipe du projet et a utilisé la nouvelle technologie. Une grande partie de la formation nécessaire pour utiliser l’équipement a été donnée durant le dernier exercice financier. 

Il a été prévu que la mise en œuvre de la nouvelle technologie de l’imagerie abordera les questions du personnel concernant l’état actuel de l’équipement et l’utilisation de produits chimiques. Le remplacement de l’équipement actuel n’aura aucun impact sur les ressources.

En plus des avancements dont on rend compte dans la mise à jour écrite fournie dans le cadre de la réunion du 14 mars 2005, la direction a déclaré que l'initiative de remplacement de l'équipement microfilm n'entraînera aucune répercussion sur les ressources humaines. En outre, la réaffectation budgétaire permettra d'acquérir l'équipement d'imagerie pour les sept centres fiscaux.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

La phase quatre du projet d'archivage et d’extraction des versements (IAEV) fut complétée le 29 juillet 2005 avec succès.  Le nouvel équipement a été installé à tous les centres fiscaux et l'équipement du microfilm a été envoyé aux biens de l’État.  En ce moment le projet a mis fin aux inquiétudes des employés concernant le temps de panne provoqué par le vieillissement de l'équipement des microfilms aussi bien que les inquiétudes concernant la santé en utilisant les produits chimiques exigés pour développer les microfilms.  Le changement de la technologie a également libéré de l’espace dans les centres fiscaux en éliminant le besoin du laboratoire de développement des microfilms.

La phase cinq du projet de IAEV est en cours et devrait être complétée vers la fin du mois de février 2006.  Pendant cette phase du projet nous allons effectuer des améliorations de la phase quatre aussi bien que de concevoir le logiciel d’imagerie des documents des paiements de TPS/TVH.  Lorsque cette phase du projet de IAEV sera mise en application, la formation sera fournie aux employés et nous ne prévoyons aucun autre impact sur ces ressources.

14. CODES À BARRES BIDIMENSIONNELS

QUESTION

Le syndicat demandera que l’on fasse le point sur cette initiative, y compris toutes incidences sur les ressources humaines.

CONTEXTE

En plus des avancements dont on rend compte dans la mise à jour écrite fournie dans le cadre de la réunion du 14 mars 2005, le syndicat a indiqué que de nombreuses questions du personnel concernant les répercussions sur les ressources humaines ont été reçues. Le syndicat demande le nombre précis d'employés sur les sites de travail avant et après. La direction affirme que l'on a mené une analyse détaillée, mais que l'on ne peut en discuter qu'après l'annonce du budget fédéral. L'information nécessite une validation supplémentaire. Une fois les données confirmées, le syndicat recevra les détails. 

Les syndicats se préoccupent du fait que l'initiative semble toucher certains centres fiscaux plus que d'autres. La direction répond que jusqu'ici, certain des centres fiscaux ont moins de déclarations électroniques à traiter, mais que la situation devrait se stabiliser.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Telle que prévue, l’introduction des codes à barres 2D pour le traitement des déclarations T1 a été mise en oeuvre pour la Conversion 2005.

Tous les centres fiscaux ont reçu l’équipement nécessaire (lecteurs et ordinateurs personnels) à temps pour la mise en oeuvre.   Des représentants de la DTDPP et de la DGI ont visité conjointement les centres fiscaux afin de fournir de l’information documentaire aux gestionnaires et de la formation aux employés désignés.  Ces employés sont alors devenus responsables de fournir la formation aux opérateurs de lecteurs de codes à barres 2D  dans leurs centres respectifs.  Des visites de surveillance des programmes plus tard durant l’année nous confirment que les employés affectés se sont adaptés rapidement à la nouvelle technologie, étaient satisfaits de la formation offerte de même que l’opportunité offerte d’utiliser la nouvelle technologie et nous offraient volontairement leur rétroaction constructive afin d’améliorer le processus encore d’avantage.       

En date du  3 octobre  2005, un total de 1 059 852 déclarations avaient été traitées avec un code à barres 2D.  L’équipement actuellement en place dans les centres fiscaux varie de 12 à 14 lecteurs selon la population en déclarations de cahque centre.  Cet équipement devrait suffir pour le prochain programme qui verra l’utilisation des codes à barres 2D étendue à toutes les catégories de déclarants, les particuliers de même que les spécialistes, résultant en une population potentielle de 5,5 millions de déclarations.

Un sondage officieux conduit en octobre nous indique que, sur une base nationale, 43 individus déterminés n’ont pas été réembauchés à cause de charges de travail réduites à la saisie des données:

  • Les deux centres de l’Ouest ont en effet embauché de nouveaux employés pour la saisie de données.

  • Les deux centres des Maritimes ont réembauché tous les individus éligibles (25 ont été réassigné à d’autres charges de travail).

  • Les deux centres du Québec ont identifié au début 84 individus éligibles comme étant en surplus.  16 individus ont été réassignés à d’autres activités et 25 ont été réembauchés plus tard dans la programme. 

15. RESTRUCTURATION DE LA TPS/TVH

QUESTION

Le syndicat demandera que l’on fasse le point sur cette initiative, comprenant tous les impacts reliés aux ressources humaines.

CONTEXTE

En plus des avancements dont on rend compte dans la mise à jour écrite fournie dans le cadre de la réunion du 14 mars 2005, la direction a expliqué que cette initiative vise à déplacer le traitement de la TPS du système actuel vers le système de clients potentiels. Elle ne vise pas à changer le traitement, mais à fournir un nouvel outil.

Le syndicat a demandé si l'on a tenu compte des répercussions sur les ressources humaines avant d'entreprendre l'élaboration de la technologie. La direction a expliqué que lorsque les procédures seront au point, on passera en revue les charges de travail afin de déterminer les répercussions, s'il y a lieu, sur les emplois actuels. Cependant, on se concentrera sur la formation, les compétences et les descriptions de travail plutôt que les excédents et les réductions.

Le syndicat a demandé si les compressions budgétaires comprennent 58,2 ETP. La direction ne savait pas si cela englobait tous les chiffres. 

La direction a déclaré que la province d'Ontario était intéressée à ce que le gouvernement fédéral recueille l'impôt des sociétés de l'Ontario. Il restait à établir de nombreux détails, mais le travail supplémentaire donné à l'Agence pourrait grandement emporter sur les répercussions sur les ressources humaines prévues par l'annonce du budget fédéral.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

À compter d’octobre 2006, la TPS/TVH sera traitée à partir des plate-formes communes de l’Agence et de nouvelles fonctionnalités seront mises en place.

Les fonctionnalités primaires des systèmes ont été développées et sont présentement à l’essai.  Des équipes de travail s’affairent à finaliser les procédures et élaborent présentement le matériel de formation pour les nouveaux systèmes à partir des schémas de processus du travail.  De plus, une analyse est en cours afin d’identifier les changements qui seront apportés aux charges de travail ainsi que les répercussions sur les postes actuels.

L’analyse en cours révèle que les secteurs d’activité du traitement des déclarations et de la comptabilité seront les plus affectés, toutefois, il est fort probable que d’autres secteurs fonctionnels pourraient également être touchés.  De façon générale, nous estimons que la restructuration produira une augmentation annuelle d’ÉTP dans les centres fiscaux puisque de nouvelles charges de travail seront créées suite aux améliorations et nouvelles fonctionnalités apportées aux systèmes.  Nous prévoyons également une période transitoire qui permettra aux usagers de s’adapter aux nouveaux systèmes, de traiter les charges de travail antérieures ainsi que les retombées éventuelles (résidus/rejets éventuels).  Cette période transitoire augmentera davantage la hausse annuelle d’ÉTP de façon temporaire.  Présentement, nous ne prévoyons pas de changements importants en ce qui concerne les ressources pour les bureaux des services fiscaux.  Les employés des bureaux des services fiscaux seront chargés des mêmes responsabilités en utilisant des systèmes améliorés et nouveaux.  Toutefois, il est fort possible qu’il y ait une augmentation du nombre de demandes de renseignements pour les employés qui traitent des demandes provenant du public, et cela, peu après la mise en œuvre des nouveaux systèmes.  En ce qui a trait aux descriptions de poste, nous nous servirons des descriptions existantes, telles que celles qui sont utilisées pour le secteur d’activité T2 (p. ex. pour les charges de travail de la CN).  De nouvelles descriptions de postes seront élaborées au besoin si les postes actuels ne reflètent pas les fonctions qui seront en place suite à la mise en œuvre des nouveaux systèmes.

Nous prévoyons terminer l’analyse détaillée des répercussions sur les ressources humaines et le plan de prestation de formation au début de l’année 2006.  Nous informerons le syndicat aussitôt que cette analyse sera disponible.

16. CODE À BARRES BIDIMENSIONNEL T2

QUESTION

La direction fournira une mise à jour au syndicat au sujet de l’initiative du code à barres bidimensionnel T2.

CONTEXTE

Lors de la réunion du 10 mai 2004, les syndicats on été informés qu’en novembre 2004, on a entrepris une étude de faisabilité sur l'utilisation du codage à barres bidimensionnel dans le cadre du programme T2 pour saisir les données des déclarations des sociétés. On effectuerait une analyse afin de déterminer si l'initiative du codage à barres bidimensionnel peut fonctionner dans un contexte de traitement des déclarations des sociétés et dans quelle mesure. Si cela s'avère faisable, on prévoit mettre la technologie en œuvre à l'automne 2006.

Bien que la production de déclarations des sociétés par voie électronique ne cesse de gagner en popularité, on compte 1,4 million de déclarations encore produites sur papier.

Les déclarations des sociétés sont plus complexes et comportent un plus grand volume de données que les déclarations T1. Cependant, s'il s'avère pratique, le codage à barres bidimensionnel pourrait grandement réduire les coûts de traitement, en particulier sur le plan de la saisie des données. La direction ne prévoit aucun changement au système avant l'automne 2006. Cependant, les syndicats aimeraient qu'on les tienne au courant du progrès de cette initiative.

Le syndicat a demandé si une évaluation des répercussions sur les ressources humaines sera entreprise en même temps que l'étude de faisabilité, ou si l'initiative sera mise en œuvre d'abord. Il se préoccupe du sort des employés effectuant la saisie des déclarations. La direction a répondu qu'une analyse des ressources humaines sera effectuée avant la mise en œuvre de la technologie. En outre, les répercussions sur les employés dépendront de l'ampleur de l'application de la technologie. La direction a ajouté que la transition vers les déclarations électroniques sera graduelle, les employés auront donc le temps d'acquérir de nouvelles compétences qui leur permettront d'occuper d'autres emplois au sein du Centre fiscal (CF). Les directeurs dans les bureaux locaux collaboreront avec les employés afin d’étudier les possibilités de formation.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

L’étude de faisabilité sur l’utilisation du code à barre bidimensionel dans le cadre du Programme T2 est terminée et les résultats indiquent qu’il n’existe aucun obstacles importants à la mise en œuvre de cette initiative à l’automne de 2006.  L’étude a démontré que du temps serait requis pour incorporer cette fonction aux logiciels de calcul d’impôt.  Conséquemment, nous prévoyons qu’au cours des 6 à 8 premiers mois après la mise en œuvre à l’automne de 2006, les volumes de déclarations T2 à code à barre seront relativement faibles.  Ces volumes augmenteront au cours des 12 prochains mois au fur et à mesure que les déclarants mettent à niveau leurs logiciels et la pleine mis en œuvre aura lieu seulement en 2008-2009.  Il faut noter que les codes à barres bidimensionels seront uniquement mis en œuvre pour les cotisations initiales pour l’instant.  Nous considérerons l’application des codes à barres pour les nouvelles cotisations dans l’avenir.

Une analyse sera menée par rapport aux répercussions sur les ressources humaines, et les résultats seront publiés au début de 2006.  La direction travaillera de près avec les directeurs, les directeurs adjoints et les syndicats dans les centres fiscaux afin d’assurer une communication opportune et efficace avec le personnel touché ainsi que les syndicats afin d’aider ce personnel à explorer d’autres possibilités d’emploi au sein du centre fiscal.

17. MODIFIER MA DÉCLARATION
(anciennement PNCNET)

QUESTION

La direction fournira une mise à jour au syndicat au sujet de l’initiative Modifier ma déclaration, y compris toutes incidences sur les ressources humaines.

CONTEXTE

Lors de la réunion du 10 mai 2004, la direction a déclaré que l'initiative Modifier ma déclaration vise à appuyer l'initiative Gouvernement en direct (GED) et l'engagement de l'ARC concernant la prestation d'un plus grand nombre de services en direct. De plus, cette option a grandement amélioré les services à la clientèle, elle a réduit les coûts engagés par les clients et l'ARC et a soutenu le développement durable.

L'initiative Modifier ma déclaration s'échelonne sur deux phases. La première, qui débute au mois de novembre 2004, cible les particuliers canadiens. À quelques exceptions près, on apporte la plupart des modifications demandées par téléphone ou par courrier. Toutes les demandes électroniques reçues au cours des six premiers mois sont examinées manuellement, après quoi on détermine la marche à suivre. On consulte la direction et le personnel du Centre fiscal de façon continue. En outre, on ne prévoit aucune répercussion sur les ressources humaines au cours de la première phase.

Le plan proposé de la deuxième phase décrit une phase conceptuelle et une phase de planification qui permet aux tierces parties de demander des modifications avec l'autorisation du client. La direction affirme que les répercussion sur les ressources humaines pourraient totaliser vingt-deux équivalents temps plein (ETP) pour les sept Centres fiscaux. Cependant, les employés possédant les connaissances et les compétences nécessaires se verraient transférer à d'autres programmes. La direction continuera à informer le syndicat au fur et à mesure que l’information serait disponible.

Le syndicat a demandé le nombre de demandes de modifications effectuées sur les déclarations manuelles. La direction a répondu que les renseignements sont limités pour l'instant. Cependant, la direction a convenu de fournir les renseignements concernant le nombre de clients ayant recours à l'initiative Modifier ma déclaration lorsqu’il y aura plus de données disponibles.

Le syndicat a demandé également des renseignements détaillés concernant le nombre d'employés et d'ETP (nommés pour une période déterminée et indéterminée) touchés par l'initiative. La direction s'efforcerait de fournir au syndicat un nombre d'employés avec plus d'exactitude.

Pour répondre au commentaire du syndicat à savoir que l'initiative réduira le nombre de clients se présentant au comptoir, la direction a déclaré que l'on mènera au comptoir une enquête sur l'accès électronique en vue de déterminer les raisons qui poussent les particuliers à se rendre au bureau s'ils ont accès à Internet. La direction fera part des résultats aux syndicats.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Phase I (2004 – 2005)

  1. Depuis le début de la Phase I en novembre 2004, un peu plus de 17,000 clients ont utilisé le service Modifier ma déclaration
  2. Le Centre fiscal de Sudbury continue à traiter toutes les demandes Modifier ma déclaration en attendant l’implantation national du service Globus/Tributas
  3. Aucune répercussion sur les ressources humaines

Phase II (février 2006)

  • Avec l’introduction potentielle de la Gestion des privilèges des tiers, il serait possible pour le client d’autoriser leur représentant à accéder à Mon dossier et à utiliser le service Modifier ma déclaration en leur nom.
  • Les répercussions anticipées sur les RH sont de 22 ETP pour les 7 centres fiscaux; les connaissances et les compétences des employés pourront servir à d’autres programmes.

De plus amples renseignements seront fournis au fur et à mesure qu’ils seront disponibles

18. UTILISATION ÉLARGIE DU NUMÉRO D'ENTREPRISE PAR LE GOUVERNEMENT DE L'ONTARIO

QUESTION

La direction fournira une mise à jour au syndicat au sujet de l’utilisation élargie du numéro d’entreprise par le gouvernement de l’Ontario, y compris toutes incidences sur les ressources humaines.

CONTEXTE

Lors de la réunion du 10 mai 2004, les syndicats on été informé que les partenariats du numéro d'entreprise (NE) visent à offrir un meilleur service à la clientèle et à améliorer l'intégrité des données.

Le gouvernement de l'Ontario participe actuellement à l'initiative Inscription en direct des entreprises, mais il ne se sert pas du NE comme identificateur de comptes pour ses programmes visant les entreprises. À l'automne 2004, des représentants du gouvernement de l'Ontario et de l'ARC ont tenu des discussions concernant la mise sur pied éventuelle d'un partenariat du NE officiel. L'initiative serait semblable aux projets déjà entrepris et achevés en collaboration avec la Nouvelle-Écosse, le Nouveau-Brunswick, le Manitoba et la Colombie-Britannique. Les représentants de l'Ontario ont fait part de leur intérêt de jumeler environ 30 programmes visant les entreprises de l'Ontario à l'initiative du NE de l'ARC. Les discussions se poursuivront en 2005. Comme les autres projets antérieurs de cette nature, les ressources ne devraient pas être touchées. En fait, on s'attend à ce que le partenariat crée d'autres charges de travail.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

  • Des consultations avec la province de l’Ontario au sujet d’un partenariat NE ont débutées et une ébauche de la lettre d’entente est présentement à l’étude par l’ARC et l’Ontario.

  • L’Ontario entreprend des activités de coordination afin de déterminer, à haut niveau, le calendrier de mise en œuvre du NE au sein de ses programmes.

  • Des plans de projet et un calendrier de haut niveau sont réviser périodiquement afin de coordonner nos biens livrables respectifs et déterminer le temps d’implantation le plus avantageux.

  • Un partenariat NE ne devrait pas avoir d’impact sur les ressources humaines.  Nos expériences antécédentes démontrent que l’impact sur les charges de travail manuel d’inscription est compensé par des nouvelles charges créent par le partenariat.

19. INTÉGRATION DU RECOUVREMENT DES RECETTES (IRR)

QUESTION

La direction fournira une mise à jour au syndicat au sujet de l’initiative d’Intégration du recouvrement des recettes (IRR).

CONTEXTE

Lors de la réunion du 10 mai 2004, les syndicats ont été informés que l'initiative de l’intégration du recouvrement des recettes (IRR) en vue de subvenir aux besoins à moyen et à long termes du recouvrement des recettes. Cette transformation opérationnelle est dictée par un nombre de facteurs clés, tel que la croissance continuelle des comptes clients. La direction générale du recouvrement des recettes devait donc mettre en œuvre des nouvelles stratégies de recouvrement et d'observation pour gérer efficacement tout l'éventail de la dette des contribuables. De plus, on devait faire face à des pressions accrues dans un contexte de diminution des ressources disponibles tel que la fin du financement d'initiatives précises.

La direction prévoit une mise en œuvre graduelle du RIR en 2006. On établira des équipes de travail mixtes qui collaboreront avec la DGRR et d'autres propriétaires fonctionnels.

L'élaboration du RIR est à un stade préliminaire. Les activités actuelles consistent principalement à définir et à analyser les indicateurs de risque et d'efficacité du programme. La consultation se poursuivra en 2005, et on prévoit mettre en application les outils et systèmes améliorés graduellement au cours des deux prochains exercices.

Les employés recevront une formation et des renseignements sur les changements qui toucheront les processus de travail et les systèmes de soutien.

La direction prévoit que l'initiative n'entraînera aucune perte d'emploi. En outre, les descriptions de travail ne seront pas modifiées. On élaborera une stratégie ainsi qu'un plan de communication interne et de ressources humaines en vue de faciliter la transition. La direction continuera à tenir les syndicats au courant du progrès de l'initiative.

Le syndicat demande qui sera responsable de recueillir les renseignements sur le client. La direction répond que l'on formera une équipe d'experts, comprenant un examinateur, un agent des recouvrements et un non-déclarant, responsable de dresser le portrait du client.

À la lumière des renseignements fournis, le syndicat convient qu'il serait hâtif de discuter des répercussions sur les ressources humaines pour l'instant. Cependant, il est reconnaissant du fait que la direction s'est engagée à tenir les syndicats au courant.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Dans le cadre de notre engagement à tenir les syndicats au courant des progrès réalisés par rapport à l’IRR, nous tenons à vous informer de deux initiatives clés : l’exploration des données et le groupe moteur des règles administratives.

Exploration des données

  • Nous élaborons et validons des modèles d’exploration de données aux fins de prévisions des risques dans le cadre de l’application de l’Intégration du recouvrement des recettes (IRR). L’initiative visant l’exploration des données nous aidera dans les aspects relatifs à la prise de décision de l’IRR. Actuellement, l’Agence recueille et met à jour d’énormes magasins de données au sujet de ses clients, y compris des renseignements comptables, personnels et sur le recouvrement. Or, le volume des données et notre façon des emmagasiner font en sorte qu’il est très difficile de les analyser afin de déterminer les procédures à suivre pour obtenir les meilleurs résultats auprès d’un client ou dans une situation précise. L’exploration des données nous permet d’appliquer des logiciels d’apprentissage à nos vastes magasins de données qui formulent d’utiles hypothèses sur nos clients et sur la façon de mieux les servir. Grâce à une soumission concurrentielle, nous avons choisi l’outil d’exploration des données Clémentine et nous avons le mandat d’embaucher des services professionnels dans ce domaine pour nous aider à construire les données et les modèles opérationnels.

  • L’outil d’exploration des données appuiera notre processus de prise de décisions afin d’attribuer le travail approprié au bon employé et ainsi améliorer le service à la clientèle et le recouvrement. L’outil peut analyser nos données pour déterminer les facteurs qui risquent de nuire au recouvrement ainsi que les méthodes qui fonctionneront le mieux avec un client quelconque dans différentes situations. L’outil produira également des statistiques qui serviront à appuyer nos prises de décisions dans l’avenir et des modèles fonctionnels de nos données qui peuvent être conservés aux fins d’étude ou utilisés directement dans nos applications.

  • L’outil d’exploration des données aura peu de répercussions directes sur notre main‑d’œuvre. L’outil appuie des décisions relatives aux programmes, avec l’option d’inclure le résultat comme composante minime de l’application IRR globale. Seule une demi-douzaine d’analystes d’entreprise à l’Administration centrale qui utiliseront l’outil sera touchée. Ces employés indéterminés auront besoin de recevoir de la formation pour utiliser l’outil d’exploration et ses concepts.

  • Nous avons obtenu l’outil d’exploration de données, Clémentine, et la formation initiale est terminée. Une plus grande quantité de données ainsi que l’accès accru à celles-ci seraient un atout. Toutefois, l’exploration des données peut commencer dès aujourd’hui par rapport aux données auxquelles nous avons accès. Des conseillers en exploration de données fiscales seront embauchés aux fins d’encadrement au besoin.

Prochaines étapes :

  • Les résultats de l’exploration des données nous aideront à créer de meilleurs systèmes de soutien des données aux fins de processus opérationnels améliorés pour l’avenir.

Groupe moteur des règles administratives

  • Mise en œuvre d’un groupe moteur des  règles administratives dans le cadre de l’application de l’Intégration du recouvrement des recettes (IRR).

  • Le groupe moteur des  règles administratives constituera une partie intégrante de la nouvelle application IRR. Il servira principalement à rendre accessible les règles administratives actuellement comprises dans le code COBOL de l’ordinateur central afin que la ligne d’affaires puisse les consulter et les modifier. Actuellement, toutes nos règles administratives sont inscrites en milliers ou millions de lignes de code COBOL qui ne sont pas faciles à déchiffrer. Tout changement à nos systèmes informatiques est lié aux cycles de diffusion des systèmes existants. Le groupe moteur des  règles administratives offrira plus de flexibilité à la DGRR et lui permettra de mieux comprendre la façon dont nos activités sont soutenues par les systèmes informatiques. Pour ce faire, un analyste d’entreprise à l’AC mettra à jour des paramètres de règles précises grâce à une interface de systèmes.

  • Le groupe moteur des  règles administratives est un outil de système qui aidera dans le traitement des comptes. Il offrira plus de souplesse par rapport à nos règles d’attribution des charges de travail. Grâce au groupe moteur des  règles administratives, nous pouvons réagir rapidement aux événements qui touchent nos activités (désastres naturels, changements dans le marché, etc.), nous pouvons transmettre des inventaires supplémentaires au besoin, nous pouvons ajouter de nouvelles lignes d’affaires, etc. L’utilisateur final n’aura pas conscience de son emploi; il ne verra que les comptes arrivés dans son inventaire. Seuls les analystes indéterminés d’entreprise de la DGRR à l’AC seront touchés. Ils seront responsables de l’analyse des règles administratives, de la mise à jour des paramètres et des modifications aux modèles du groupe moteur des  règles administratives. Tout changement à être fait aux règles administratives doit être analysé en profondeur avant la mise en œuvre afin d’en déterminer les répercussions sur les charges de travail et sur les capacités des systèmes. C’est une activité en cours qui sera effectuée par les analystes d’entreprise de la Direction des opérations. L’impact sur la charge de travail sera celui décrit plus haut, les utilisateurs finaux auront une connaissance limitée du changement fait. Ils ne le verront que pour les comptes arrivés dans leur inventaire.

  • L’utilisation du groupe moteur des  règles administratives aura peu d’incidence directe sur notre main-d’œuvre. Le groupe moteur des  règles administratives  représente seulement une partie de l’application IRR. Conséquemment, si les employés sont touchés, ce sera par le système global, et non par le groupe moteur des  règles administratives. Seule une dizaine d’analystes d’entreprise indéterminés de la DGRR à l’AC sera touchée. Ils auront besoin de formation, de comprendre les interfaces du groupe moteur des  règles administratives et de mettre à jour les paramètres de fonctionnalité.

  • Le plan de mise en œuvre sera lié à l’application IRR globale, ce qui comprendra l’élaboration des modules de formation et des procédures normales d’exploitation pour les analystes d’entreprise.

Prochaines étapes :

  • L’équipe de projet travaille avec la Direction générale de l’informatique (DGI) sur l’intégration du groupe moteur des  règles administratives à l’IRR globale et sur le modèle de certaines diffusions lorsque le groupe moteur des  règles administratives sera mis en œuvre. L’équipe de projet travaille également avec d’autres secteurs de l’Administration centrale pour créer un document de gouvernance des règles.

20. DE NON-STANDARD À STANDARD

QUESTION

Le syndicat demandera que l’on fasse le point sur cette initiative, comprenant tous les impacts reliés aux ressources humaines.

CONTEXTE

Lors de la réunion du 10 mai 2004, les syndicats ont été informés qu’environ 560 000 cotisations initiales ont dû être examinées par un  commis avant d'être traitées. Les examens étaient parfois mineurs, il suffisait de passer en revue les notes ajoutées, mais parfois, il fallait effectuer une évaluation manuelle de la déclaration au complet. Le projet De non-standard à standard vise à réduire le nombre de déclarations nécessitant des interventions manuelles avant d'être saisies dans le système à des fins de traitement.

L'Agence maintient actuellement des données et une logique de système suffisant à l’établissement d’une nouvelle cotisation en direct des déclarations des sept dernières années. Toute année d’imposition antérieure doit se faire manuellement. Par conséquent, en février 2005, l'ARC a mis en œuvre l'initiative Années supplémentaires en direct. On accumule une année supplémentaire de données et de système à la fois jusqu'à ce que l'on ait emmagasiné douze années. La direction s'attend à ce que la mise en œuvre s'échelonne sur cinq ans, après quoi l'Agence sera en mesure d'effectuer 26 000 cotisations et environ 31 000 nouvelles cotisations en direct de plus.

En ce qui concerne le programme d'impôt de 2005, la direction prévoit une réduction totale d'environ 13,5 ETP au sein des sept Centres fiscaux. Après l'ajout des cinq années en direct, la direction prévoit une réduction de 36,7 ETP. Le syndicat demande une répartition des ETP par CF et souligne la nécessité de fournir des renseignements plus détaillés sur les répercussions sur les ressources humaines. La direction accepte de fournir les renseignements.

La direction s'attendait à ce que toutes les déclarations nécessitant une intervention manuelle soient examinées de façon à déterminer si d'autres modifications peuvent être apportées aux systèmes afin d'éliminer ou de réduire le nombre de déclarations évaluées manuellement. Parmi les déclarations que l'on passera en revue, mentionnons les faillites, les zones surdimensionnées, les déclarations des personnes des Premières nations, les déclarations des personnes décédées ainsi que certaines déclarations de compétences multiples.

Le syndicat a demandé si les descriptions de travail devront être révisées. La direction ne prévoit apporter aucune modification aux descriptions de travail.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Comme nous avons indiqué auparavant, le changement pour que le système puisse établir une (nouvelle) cotisation en-line a été mise en œuvre pour la conversion 2005. Un changement semblable progresse bien et sera mis en œuvre pour la conversion 2006.  Dès le prochain programme, l’ARC aura la capacité d’établir une cotisation ou une nouvelle cotisation pour 9 années en ligne. Nous croyons encore avoir la capacité d’avoir la mis en œuvre intégrale (12 années en ligne) pour la conversion 2009.

Les rapports précédents ont indiqué qu’il y aurait une réduction d’environ 13,5 ETP pour l’année de programme 2005 des sept centres fiscaux et le Bureau International des services fiscaux (BISF). À la mis en œuvre intégrale la gestion prévoit une réduction de 36,7 ETP.  La direction a indiqué que ces données estimatives continuent d’être raisonnable et que peu de déviation est prévue pour l’année.

Le syndicat a demandé pour une répartition de ces données estimatives par CF. Les nombres demandés suivent :

Économies ETP 2005/2006

Centre fiscal

Cotisation

Nouvelle Cotisation

Handicapée

Avis

Totale

Surrey

0,55

0,93

0,25

0,61

2,09

Winnipeg

0,45

1,21

0,32

0,62

2,27

Shawinigan

0,37

0,98

0,26

0,51

1,86

Jonquière

0,14

0,51

0,14

0,23

0,88

Sudbury

0,61

1,49

0,40

0,80

2,89

Summerside

0,11

0,44

0,12

0,20

0,74

St. John's

0,12

0,51

0,14

0,22

0,86

BISF

0,11

0,12

0,03

0,10

0,34

Totales

2,47

6,18

1,66

3,29

13,60

Économies ETP à la mis en œuvre intégrale - 2009/2010

Centre fiscal

Cotisation

Nouvelle Cotisation

Handicapée

Avis

Totale

Surrey

1,26

2,68

0,73

1,57

5,50

Winnipeg

1,01

3,47

0,95

1,60

6,08

Shawinigan

0,84

2,81

0,77

1,31

4,96

Jonquière

0,32

1,46

0,40

0,60

2,37

Sudbury

1,38

4,26

1,17

2,06

7,71

Summerside

0,26

1,25

0,34

0,50

2,01

St. John's

0,28

1,47

0,40

0,58

2,33

BISF

0,26

0,34

0,09

0,27

0,87

Totales

5,6

17,74

4,87

8,49

36,70

La direction a indiqué que la revue des autres déclarations nécessitant des interventions manuelles continue mais des changements majeurs ne sont pas prévue pour l’année de programme 2006.  Comme tel, il n’y aura pas de réductions des ETP autre que ceux indiqué ci-dessus.

21. ARRÊT DU GRAND LIVRE GÉNÉRAL AUTOMATISÉ (GLGA)

QUESTION

Le syndicat demandera que l’on fasse le point sur l’Arrêt du grand livre général automatisé (GLGA), comprenant tous les impacts reliés aux ressources humaines.

CONTEXTE

Lors de la réunion du 10 mai 2004, les syndicats ont été informés que le système du Grand livre général automatisé (GLGA) offre actuellement un traitement parallèle des programmes d'impôt sur le revenu et de taxes de concert avec les systèmes du Grand livre des recettes (GLR). Par suite des recommandations formulées par le Bureau du vérificateur général (BVG), on a approuvé une proposition visant l'arrêt du GLGA afin de diminuer le fardeau administratif, d'améliorer les processus opérationnels et d'adopter une seule plate-forme de GLG pour l'ensemble des secteurs d'activité de l'ARC.

On compte environ 20 postes de bureau à l'échelle nationale pour les systèmes du GLGA et du GLR (postes de CR-03 et CR-04). En raison de l'arrêt du GLGA, le personnel devra saisir les données de divers documents directement dans le GLR plutôt que de les saisir d'abord dans les GLGA, puis de les transmettre au GLR. En plus de la saisie des données dans le système, le personnel devra continuer de supprimer les comptes d'ordre. Ces activités de suppression seront exécutées dans le GLR plutôt que dans le GLG.

La première phase a commencé il y a plusieurs mois et s'est terminée au mois de février.
La direction a reçu des commentaires positifs des participants. La deuxième phase débutera à Ottawa à la fin du mois de mars.

L'arrêt du GLGA s'échelonnera au cours des quatre à six prochains mois étant donné que la transition correspond aux dates de mise en œuvre des diverses catégories de recettes. Cependant, les employés continueront à accomplir les mêmes tâches. On ne prévoit aucune répercussion sur les ressources.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Le système automatisé du Grand livre Général a été fermé à tout posting régulier et modification en date du 15 avril, 2005. Le système acceptera cependant des postings d'une nature d'ajustement ou d’entrée de fermeture jusqu’au 31 mars, 2006. Aucun autre posting ne sera autorisé au delà de cette date. Toutefois le système GLGA restera ouvert pour visionnement jusqu'en mars 2010.

Tous les changements exigés suite à l’arrêt du GLGA ont été complétés par les divers systèmes source pour le 30 mai, 2005. Ces changements ont inclus des choses telles que, changement du numéro de compte du GLG à quatre chiffres à un numéro de compte du GLR à cinq chiffres etc...

La phase II de l'arrêt du GLGA, complétée en mars, a introduit un nouveau concept de la gestion des postes ouverts aux bureaux locaux (GPO). La GPO se fait au moyen d’un outil de réconciliation automatisé (Outil d’association) dans le GLR. La responsabilité de la GPO du GLR  est équivalente à celle des comptes d'ordre du GLG. Ces comptes fournissent un contrôle interne du travail en marche, par conséquent s'assurant que les transactions ont été complétées. Les processus d'affaires suivis par le personnel demeurent essentiellement les mêmes; seuls les outils utilisés ont changé.

Nous ne prévoyons pas de réduction aux budgets des bureaux locaux. Bien que certains processus ont été automatisés en raison de l'arrêt du GLGA, des exigences additionnelles de report ont été ajoutées et par conséquent il n’y a aucune épargne potentielle.

Les premières indications suggéreraient que le personnel se soit adapté au nouveau système et que du travail additionnel concernant la GPO peut être accompli. Nous projetons actuellement d’envoyer des responsabilités additionnelles de comptes de la GPO aux bureaux locaux au cours de la prochaine année fiscale. Comme la tâche de rapprochement exige moins d’intervention manuelle, le mouvement des comptes additionnels ne résultera pas en besoin additionnel d'allocations de budget.