Comité de dotation

Procès-verbal de la réunion du Comité de dotation

01 - 02 octobre 2007
Présent(e)s : Sabri Khayat, Président
Madonna Gardiner
Marc Brière
Linda Cassidy
Absente :  Pamela Abbott

1. Norme de classification de l’Agence (NCA)

Sabri a fait le suivi avec l’employeur, et les lettres de remerciement pour les personnes ressources SP ont bel et bien été envoyées.

Linda a présenté une mise à jour du processus NCA. L’employeur nous a répondu sur toutes les soumissions et ces réponses ont été envoyées aux sections locales qui les ont soumises.  Linda émettra prochainement un bulletin expliquant le processus à toutes les sections locales. De plus, une liste de toutes les soumissions sera envoyée à toutes les sections locales. Les sections locales seront dirigées vers Linda Cassidy ou Kent MacDonald pour toute question ou préoccupation. 

Sabri, Pamela et Marc ont suivi, au mois de mai passé, une formation sur la NCA.

2. Examen des descriptions de travail

Le processus de révision des descriptions de travail est revenu au Comité de dotation, en particulier aux représentants des CF et des BSF. À ce jour, le Comité a trois descriptions de travail dans l'inventaire, et elles seront répondues au plus tard le 10 octobre 2007.  Sabri a revu avec le comité l’enjeu pour nos membres (qui viennent de l’ancien DRHC) relativement à leur grief de classification en cours.

3. Employé‑e‑s nommé-e-s pour une période déterminée

Le Comité a discuté des employé-e-s à durée déterminée et des employé-e-s des Centres d'Appels qui sont engagés à temps partiel mais travaillent à plein temps.  Linda avise que nous avons quelques membres qui désireraient déposer des griefs, et Sabri ajoute que nous pourrions avoir des membres à Montréal qui désirent aussi s’attaquer à ce problème.  Sabri contactera la section locale de Montréal et acheminera l'information au Bureau national.

Une réunion a été tenue le 17 juillet pour les emplois à durée déterminée, et un sommaire a été envoyé à toutes les sections locales.  La prochaine réunion se tiendra le 15 octobre 2007. Linda et Sabri y assisteront et un rapport sera distribué suivant la réunion.

Emplois saisonniers permanents – Suite à notre dernière rencontre, Guy Proulx et Barb Slater ont émis un mémo avisant qu’ils n’appuient pas les Emplois saisonniers permanents dans leurs divisions. Les Services aux contribuables et de la gestion des créances  (SCGC) ont pris les commentaires du SEI et ont décidé que ce n'était pas une alternative viable. Ils ont contacté le SEI pour exposer le raisonnement selon lequel ceci n'est pas pratique mais le SEI n'a pas accepté l'explication fournie. Le Comité croit que la seule option qui reste pour atteindre ceci est la table de négociations.

Échantillons de travail – Le SEI a rencontré l’employeur pour discuter de nos préoccupations quant à la définition « des échantillons de travail ». L’employeur a demandé du temps  pour vérifier ce sujet et il nous fournira sa réponse lors de la réunion du 15 octobre 2007.  Madonna et Marc contacteront les sections locales pour savoir comment leurs processus de rappel fonctionnent et comment les échantillons de travail sont définis.

Période de probation – Sabri et Linda ont assisté à une réunion le 30 mai sur la période de probation. Le SEI a soulevé ses préoccupations quant au fait qu’une journée d’interruption pour les employé-e-s à durée déterminée  provoque retour au départ de leur période de probation. L’employeur dit comprendre notre position mais croit que sa position est raisonnable. (Ils nous ont indiqué qu’une interruption due à des circonstances spéciales;  c.-à-d. panne du système, n’est pas considérée comme une coupure de service.  Donc, le service n'est pas interrompu).

4. Équipes intégrées d’exécution du Recouvrement des recettes

Le rapport de l’employeur n’était pas prêt lors de notre réunion du 22 juin. Linda a envoyé un courriel de rappel à l’employeur, en juillet, demandant une mise à jour sur cet item. L’employeur nous a avisé que son rapport sera prêt pour notre prochaine réunion, prévue pour le 20 novembre 2007.  Un sommaire sera envoyé après cette réunion.

5. Échelles d’évaluation du rendement

Linda donnera suite avec l'employeur sur les rapports régionaux et le sommaire national. Le SEI a reçu beaucoup d'inquiétudes du terrain en ce qui concerne la mauvaise information donnée par la gestion à l’effet que les syndicats ont été consultés et que nous serions d’accord avec la nouvelle échelle.  Il est à noter que la présentation Power Point de l’employeur contient des « notes aux présentateurs » indiquant que ni le SEI ni l’IPFPC ne sont pas d’accord avec l’échelle élargie.  Le SEI croit que cette échelle élargie a un grand potentiel pour l'abus et que les membres devraient être conseillés d'être très prudents avant de signer leur évaluation surtout si c'est moins que « Atteint ». L'employeur utilisera sa nouvelle échelle pour placer les membres sur des plans d'action s'ils ne rencontrent pas « Atteint » dans chaque attente de rendement.

Les membres devraient contacter un membre de leur exécutif avant de signer leur évaluation, s’ils ont des préoccupations.

6.   Embauche des étudiants – Annexe J

Cette annexe a été révisée et une note a été envoyée à toutes les sections locales indiquant qu’une annexe J amendée est disponible.

7. Recouvrement des recettes 2010

L’Agence continue de rencontrer le syndicat à chaque trimestre au sujet de cette initiative.  La dernière rencontre date du 22 juin et le sommaire était attaché au rapport du Comité de dotation soumis au Conseil exécutif.  La prochaine rencontre aura lieu le 20 novembre 2007.

8.   Description de travail Examinateur au bureau

Aucune réponse reçue, depuis notre dernière rencontre. Linda et Madonna assureront le suivi.

9. Observation et Attestation

Plusieurs questions ont été soulevées lors de la Conférence des président-e-s du SEI, relativement à ce sujet et à l’interprétation des chefs d’équipes.  Il a été porté à notre attention que les chefs d’équipes demandent à leurs employé-e-s de soumettre par écrit un document pour leur permettre d’attester l’événement.  Ce n’est pas ce qui est sensé être fait.  L’employeur avait indiqué que le chef d’équipe observe les actions, discute avec les employé-e-s et atteste le niveau.

Linda a demandé une rencontre avec l’employeur.  Le représentant de l’employeur n’est disponible qu’après le 9 octobre 2007.  Une mise à jour sera envoyée après la rencontre.

10. Information de la part des sections locales

Madonna et Marc communiqueront avec chaque section locale pour rétablir la liste des agents de liaison pour la dotation. Ils émettront ensuite tous les bulletins et mémos de dotation aux agents de contacts en vue d’établir un réseau.  Les sections locales seront aussi invitées à signaler tout changement à Madonna ou à Marc pour que nous puissions maintenir une liste valide et nous essayerons d’inclure une feuille de mise à jour dans les enveloppes des président-e-s à la Conférence des président-e-s.

11.  Liste de vérification pour l’évaluation du travail

Comme rapporté précédemment, les deux communiqués ont été émis à tous les agents de recouvrement.  Il semble y avoir beaucoup de confusion entre la Liste de vérification pour l’évaluation du travail, et le programme d’Assurance de la qualité. Comme rappel pour les sections locales, soyez avisées que le SEI a été impliqué, et a donné son plein support à la Liste de vérification pour l’évaluation du travail mais n’a jamais été impliqué dans l’Assurance de la qualité.

12. Assurance de la qualité

L’Assurance de la qualité est un programme qui a été créé suite au rapport du Vérificateur général, et il est géré localement. Le comité émettra un bulletin afin d’expliquer ce programme.

13.  Offre d’emploi pour une période déterminée

Madonna et Marc contacteront les sections locales afin de vérifier si la clause de « disponibilité » est utilisée dans toutes les lettres d’offre. S’il s’avère que c’est une inquiétude répandue, nous convoquerons une rencontre avec l’employeur. Si cela se passe uniquement dans quelques bureaux, nous allons référer cela aux sections locales concernées pour le traiter.

14. Lignes directrices sur les promotions et le recrutement externe sans processus de sélection

L’employeur a répondu à nos commentaires en date du 18 juillet 2007.

Commentaires

Réponses

« On devrait avoir des lignes directrices séparées pour les « nominations sans concours » et le « recrutement externe »  

Le document original a été remanié pour le rendre plus facile au lecteur et assurer une compréhension commune

“Le terme « bassin » ne devrait plus être utilisé, en tenant compte du fait que l’Agence s’éloigne de ce concept “

Éliminer le concept de bassins est actuellement considéré pour la vision future du système GRHAC. Cette notion est au stade conceptuel et n’a pas été encore appliquée. Le terme « bassin » demeure en usage à l’Agence.

“En français on n’utilise pas « bassin/ Pool» mais plutôt "répertoire".  La signification n’est pas la même.

Dans le lexique des lignes directrices, “Pool” est défini comme :
Group of candidates eligible for placement who are qualified in all respects as a result of a selection process*.
Et « Répertoire » est défini comme :
Groupe de candidats admissibles au placement, qui sont qualifiés à tout égards, à la suite d’un processus de sélection*.
Par ces définitions, la signification est la même.

“Page 5 – Pourquoi avez-vous inclus la note en bas de page 1 ?”

La note 1 en bas de la page 5 a été enlevée.

“Sous l’item 6, Recours, on doit clairement indiquer comment ceux et celles qui sont dans la « zone de sélection »  seront avisés de leurs droits de recours.

À l’Item 7, section sur les recours de la version modifiée a été enrichie pour assurer que les gestionnaires soient  conscients des droits de recours et qui doit être avisé.

15. Groupes de travail 

Les groupes de travail sur Profils de compétences d’emploi et les Consultants en compétences – Les deux groupes de travail ont complétés leurs travaux et leurs recommandations ont été soumises au Comité consultatif de la gestion des ressources humaines axée sur les compétences (CCGRHAC).

Profils de compétences d’emploi - Les recommandations ont été acceptées mais les documents ne sont pas encore disponibles.  L’emphase a porté spécifiquement sur :

  • Nombre des compétences dans un Profil de compétences (PdC)
  • Le genre de compétences dans un PdC
  • Les niveaux dans un PdC, et plus spécifiquement les niveaux « seuils » et « tend vers »
  • Les superviseurs de premier niveau, et leur capacité à démontrer les compétences requises pour leurs postes
  • Les outils maison versus les outils standardisés
  • Une revue générale du catalogue des compétences

Consultants en compétences – Les recommandations ont été envoyées, fin avril, au Comité consultatif de la gestion des ressources humaines axée sur les compétences (CCGRHAC).  Le Comité a accepté en principe toutes les recommandations qui seront envoyées à Lysanne Gauvin et ensuite au Comité de gestion de l’Agence (CGA). L’information n’est pas encore disponible à être partagée.

Ce groupe de travail a été mandaté d’examiner le rôle du Consultant en compétences (CC) en vue de le modifier pour qu’il soit plutôt celui d’« un conseiller pour le processus d’évaluation des compétences » que celui d’un « évaluateur » ayant le pouvoir final de décision. Tout au long de cette évaluation, il importait de se rappeler que l’employé a la responsabilité de fournir au CC les renseignements nécessaires afin de formuler une recommandation concernant le niveau de la compétence

Rétroaction individuelle – Linda et Sabri ont, tous les deux, participé à ce groupe de travail. Le groupe s’est rencontré à plusieurs reprises durant le mois de juin et a proposé plusieurs recommandations à soumettre au CCGRHAC. Le groupe était appelé à discuter/revoir les items suivants :

  • Quelles sont les attentes de tous les individus impliqués dans le processus de Rétroaction individuelle ?
  • Qui sont ces individus ?
  • Quelles sont les lignes directrices actuellement existantes ?
  • Fournissent-elles assez de détails ?
  • Quoi d’autre serait requis, et par qui ?
  • Comment l’organisation peut-elle s’assurer que les individus comprennent leurs rôles et responsabilités ?

16.   Interchange/Actions

Plusieurs sections locales ont signalés leurs inquiétudes quant au fait d’aller travailler pour un autre département. L'employeur était inconséquent dans son application, exigeant dans certains cas que les membres utilisent leurs congés personnels. Le Comité a contacté l'employeur demandant une réunion.  Dans l'intérim, l'employeur a distribué une Politique qui allège la situation temporairement.  Le lien est disponible via l'Infozone.  Le Comité donnera suite avec l'employeur, par une réunion, pour établir une solution permanente.

17.   Compétences sur LSG

Suite aux demandes d’information reçues du terrain, une réunion a été tenue avec l’employeur.  Un compte rendu de cette réunion a été envoyé le 20 septembre 2007.

18.   Rencontre des Centres d’appels

Étant donné que des représentant-e-s des CF et des BSF seront présent-e-s à la rencontre, nous avons brièvement discuté de ce sujet. Nous ne disposons pas actuellement de plus de détails.  La consoeur Bannon finalisera les détails et une fois l'information  disponible, le comité réexaminera la documentation requise.

19.   Caucus des CF

Madonna a soumis un rapport sur le Caucus des CF qui a été tenu lors de la Conférence des président-e-s.