Comité des finances

Procès-verbal de la réunion du Comité des finances

les 20-22 octobre 2002
Présences :   Bob Campbell
Kent MacDonald
Pamela Abbott
Bruce Wilson
Donna Nitz
  1. Discussion générale sur la façon dont notre comité fonctionnera au cours de notre mandat des deux prochaines années.
  2. Revue des placements :
    • Le comité passe revue le portefeuille de placements avec Scotia Cassel, et il convient de garder le portefeuille tel quel.
    • Le comité passe en revue les dépôts à terme actuels de 800 000 $.
    • Le comité recommande l'achat d'encore 600 000 $ de CPG à échéance de 120 jours et une révision de notre stratégie de CPG en février 2003 pour un plan à long terme.
    • Le comité recommandera au Conseil exécutif d'accorder à notre agent d'administration des finances un pouvoir de signature limité pour l'achat de CPG.
  3. Examen du poste budgétaire des déplacements de la présidente :
  • Le comité discute de la question de savoir si le poste budgétaire des déplacements de la présidente doit rester un poste budgétaire distinct ou être intégré dans les services aux membres. Le comité recommande le statu quo.
  • Lettre aux sections locales au sujet du Congrès de 2005 :
  • Le comité discute de ce dont un hôtel a besoin pour accueillir le Congrès. Le confrère Campbell enverra la lettre aux sections locales pour le 25 octobre 2002.
  • Examen des états financiers :
  • Le comité examine les états financiers vérifiés, en s'arrêtant à la façon dont les achats d'ordinateurs de 2001 ont été comptabilisés. Le confrère Campbell parlera à nos vérificateurs pour faire préciser certains points et faire ajouter les notes qu'il faut aux états financiers.
  • Lignes directrices sur les dépenses des VPR et des substituts :
  • Le comité prépare un projet de Lignes directrices sur les dépenses, pour le soumettre à l'examen de la réunion du Conseil exécutif de décembre, en vue de la présentation d'une version finale en février 2003.
  • Factures de téléphone pour ceux qui ne sont pas membres du Conseil exécutif :
  • Il y a 6 personnes qui participent à l'abonnement collectif du SEI avec Bell Mobilité et qui font payer leurs factures par le SEI, moyennant compensation contre les cotisations des sections locales. Le confrère Campbell communiquera avec les personnes et sections locales concernées pour leur signifier que la formule n'est plus efficiente ni pour le SEI ni pour la section locale et que nous mettrons fin à ce service.
  • Indemnité quotidienne
  • L'indemnité quotidienne actuelle du SEI est de 65 $ du lundi au vendredi, et de 100 $ le samedi et le dimanche. L'ADRC a porté son indemnité quotidienne à 69,55 $. Le comité fera une recommandation au Conseil de décembre pour que l'indemnité quotidienne soit portée à 70 $ du lundi au vendredi.
  • Budget régional de formation et lignes directrices
  • Le comité met au point un projet de lignes directrices à soumettre à l'approbation du Conseil exécutif à la réunion de décembre 2002.
  • Lignes directrices sur la traduction
  • Le comité met au point un projet de lignes directrices à soumettre à l'approbation du Conseil exécutif à la réunion de décembre 2002.
  • Téléphone – Comparaison Bell c. Telus
  • Le comité convient que Donna Nitz établira une comparaison de nos factures de téléphone cellulaire pour les mois de novembre 2001, décembre 2001, janvier 2002 et février 2002 pour Bell Mobilité et de novembre 2002, décembre 2002, janvier 2003 et février 2003 pour Telus. Le comité examinera ces données pour vérifier que nous obtenons les économies promises par Telus.
  • Prêt pour ordinateur – Halifax :
    • Le comité examine la demande de prêt pour ordinateur qu'il a reçue de la section locale 80003, Halifax. Le comité approuve la demande de prêt. Le confrère Campbell établira la convention de prêt et l'enverra à signer à la section locale. Lorsque la section locale aura signé et retourné la convention de prêt, acheté l'ordinateur et envoyé une copie de la facture au Bureau national, le Bureau national émettra un chèque à la section locale.
    • À l'examen de la demande de prêt, le comité constate la nécessité de modifier le Règlement 16.1.2. Le comité soumettra une recommandation pour modifier ce règlement à la réunion du Conseil exécutif de décembre.
  • Inventaire :
    • Le confrère Lefebvre est invité à faire le point sur notre dossier d'inventaire. Le SEI a perdu l'inventaire électronique qu'il avait dressé. Il est arrivé quelque chose au fichier électronique même, qui s'est perdu. Le dernier fichier de sauvegarde que nous avons date de mars 2000. Le confrère Lefebvre informe le comité que notre inventaire complet sera mis à jour et sera prêt pour les vérificateurs à la fin de l'année.
    • Le comité veut être sûr que nous maintenons un bon système de sauvegarde pour que nous ne perdions plus de fichiers. Le confrère Campbell parlera à la consœur Bannon pour vérifier qu'il y a un bon système de sauvegarde en place. Le comité inscrira un examen de l'inventaire comme point permanent à l'ordre du jour.
  • Internet haute vitesse pour le Conseil exécutif :
    • Le comité discute longuement de l'accès Internet. Le comité convient que le SEI ne doit payer pour l'accès que sur les ordinateurs portatifs fournis par le SEI. Cet accès devrait être assuré par nos fournisseurs, Attglobal ou un équivalent approuvé, p. ex., Sympatico.
    • Le membre du Conseil qui souhaiterait avoir un accès autre que par les fournisseurs sus-indiqués devrait présenter une résolution au Conseil exécutif.
  • Pouvoir pour l'adjoint exécutif :
    • Le comité a été chargé de revoir les Statuts et les Règlements pour vérifier que l'adjoint exécutif a le pouvoir de signer les demandes de remboursement de dépenses.
    • Les Statuts et les Règlements sont muets sur ce point, de sorte que le comité recommande une modification au Règlement 12.6(4), et demande que sa recommandation soit soumise au Conseil exécutif de décembre.

La séance est levée à 16 h 15, le 22 octobre 2002.