Procès-verbal de la réunion du Comité national d'orientation en matière de santé et sécurité

Comité de santé et de sécurité
Procès-verbal de la réunion du Comité national d'orientation en matière de santé et sécurité
Le 26 mai 2016

DATE : Le 26 mai 2016                                             HEURE : De 13 h à 16 h

LIEU : Salle de conférence du 8e étage au 395, avenue Terminal, salle 8070

PRÉSENTS :

Représentants de l’employeur

Représentants des employés

Membres

Claude Tremblay
Johanne Bernard
Robert Allen
Dana-Lynne Hills

Doug Mason
(Coprésident pour les employés)         
Harry Walker (IPFPC)
Debbie Ferguson (SEI)
Shane O’Brien (SEI)
Mathieu Juneau (SEI)

Invité Jeremy Hebert  
Secrétaire Jaime Robinson  
Observateurs David Walsh
Farah Florestant
Simon Ferrand (IPFPC)
Absents Diane Lorenzato
(Coprésidente pour l’employeur)
Doug Gaetz (SEI)
Marc Brière (SEI)

Mot d’ouverture

Monsieur Claude Tremblay, qui agit à titre de remplaçant de madame Diane Lorenzato, ouvre la réunion en souhaitant la bienvenue à madame Farah Florestant, gestionnaire des biens et des installations pour l’Agence du Revenu du Canada (ARC) de Services publics et Approvisionnement Canada dans la région de la capitale nationale, en tant qu’observatrice pour la première fois.

Monsieur Tremblay remercie également madame Johanne Bernard pour sa contribution au comité et il lui souhaite du succès dans son nouveau poste de sous‑ministre adjointe et dirigeante principale des finances du Secteur de la gestion au sein du ministère de la Justice.

Avant de passer la parole à monsieur Doug Mason qui présidera la réunion, monsieur Tremblay met en évidence l’intention du gouvernement du Canada de mettre en place une interdiction d’utiliser de l’amiante dans les immeubles appartenant à l’État.

Monsieur Mason indique qu’il est bon de finalement voir le gouvernement fédéral prendre des mesures par rapport à l’amiante.  Monsieur Mason demande que la prévention de la violence en milieu de travail soit ajoutée à l’ordre du jour comme point permanent à l’avenir. Monsieur Mason demande également que les points demeurent dans le rapport sur les mesures de suivi jusqu’à ce qu’ils soient complétés puisque le comité a un rôle de surveillance afin de s’assurer que les questions soient résolues.

1. Promesse de conformité volontaire (PCV) et directives

Le Comité national d’orientation en matière de santé et de sécurité (CNOSS) reçoit les mises à jour suivantes :

Bureau des services fiscaux de l’Est‑du‑Québec

À la suite de la mise à jour fournie au comité au cours de la dernière réunion, on a effectué des tests de la qualité de l’air interne (QAI) les 15 et 16 mars 2016. On a communiqué les résultats des tests à l’agent de santé et de sécurité (ASS) d’Emploi et Développement social Canada (EDSC) et la direction attend actuellement la confirmation qu’aucune autre mesure n’est nécessaire. On convient que les résultats seront également communiqués au comité après la réunion.

Réparations de la façade de l’édifice Paul Martin

Le 9 mars 2016, Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) a annoncé que l’entreprise de Scarborough, Colonial Restoration, a obtenu le contrat pour les réparations de la façade. Ces travaux devraient être terminés en 36 semaines. La direction locale, SPAC et la Direction générale des finances et de l’administration (DGFA) ont collaboré pour élaborer un protocole de communication afin de s’assurer que les employés, le comité de santé et de sécurité (CSS) local et la direction locale sont informés des progrès du projet. En guise de suivi de la PCV reçue le 23 septembre 2015, la direction a fourni à l’ASS d’EDSC, le 22 avril 2016, une copie de l’évaluation des risques locale. Les représentants des employés demandent une confirmation pour la date du déménagement au 441, avenue University et demandent également le retrait de l’amiante du site avant le déménagement. La direction prend les deux demandes en délibéré.

875, chemin Heron

À la suite de la réunion du CNOSS du 3 mars 2016, l’ASS d’EDSC a fourni à l’ARC une copie de la plainte qui a mené à une inspection des dossiers pour l’installation située au 875, chemin Heron. Le 23 mars 2016, on a transmis une copie de la plainte au CNOSS. L’ASS d’EDSC a informé l’ARC que l’on a reçu une deuxième plainte qui a, par la suite, été rejetée.

2. Amiante

On informe le comité que la liste des immeubles de l’ARC de 2015 où l’on sait que des matériaux contenant de l’amiante (MCA) sont présents, sera publiée dans InfoZone prochainement et l’on s’attend à recevoir la mise à jour de 2016 provenant de SPAC en juillet 2016.

On informe le CNOSS que depuis la dernière mise à jour faite en mars 2016, la liste a été mise à jour afin de montrer que l’ARC a quitté 10 sites, dont trois contenaient des MCA. On confirme également que l’ARC a déménagé dans un site (471, Queensway, Kelowna, C.‑B.) qui contient des MCA. Pour ce site, pendant les rénovations, on a effectué un projet d’élimination de l’amiante et tous les renseignements, y compris les résultats des tests des fibres d’amiante en suspension dans l'air, ont été communiqués au CSS local.

Depuis la dernière mise à jour, il y a également un changement de statut pour deux sites. L’installation située au 201, Weston à Winnipeg a vu son statut changer de « oui » à « non » en raison d’une erreur initiale dans la compilation des renseignements. Le statut de la tour à bureaux de Billings Bridge a changé à « oui » en raison d’un projet d’élimination de l’amiante dans la salle mécanique hors-toit. On informe le comité que SPAC et la direction locale continuent de mobiliser tous les intervenants pertinents afin de s’assurer de demeurer informés sur les différentes étapes du projet.

On informe également le comité que SPAC a récemment indiqué que le complexe Place de Ville pourrait contenir des MCA à certains endroits à l’extérieur des locaux de l’ARC. Le locateur a indiqué qu’il n’y a pas de MCA dans les locaux occupés par l’ARC, mais la DGFA continue de faire des suivis et convient de garder le comité local, la direction et le CNOSS informés à mesure que les renseignements deviennent disponibles.

En date du 1er avril 2016, SPAC a banni l’utilisation de MCA dans la construction de nouveaux immeubles dirigée par SPAC et dans tous les projets de rénovation d’immeubles importants qu’ils possèdent. Ce changement s’applique aux immeubles appartenant à l’État et non aux immeubles ou locaux loués par SPAC. SPAC examine ses politiques et pratiques connexes concernant la gestion de la location afin de déterminer les améliorations potentielles à leur soutien aux ministères clients qui occupent des espaces loués par SPAC.

On informe aussi le CNOSS que le centre d’expertise sur les MCA de SPAC coordonnera les analyses des fibres d’amiante en suspension dans l'air dans les sites de l’ARC connus pour contenir des MCA. La direction locale et les CSS participeront tout au long du processus. On s’attend à ce que les analyses soient terminées au cours de l’automne 2016 et que l’on présente les rapports d’étape dans le cadre de la mise à jour trimestrielle au CNOSS.

SPAC a également émis une directive à leurs opérations régionales afin de s’assurer qu’aux sites de l’ARC contenant des MCA, les réévaluations de MCA les plus récentes et la liste des activités du projet soient communiquées à la direction locale de l’ARC, qui, à son tour, communiquera ces renseignements au CSS local aux fins de présentation et de discussion. La DGFA surveillera ces éléments afin d’assurer l’exécution à tous les sites et inclura des mises à jour sur les progrès dans les mises à jour trimestrielles à venir destinées au CNOSS.

Finalement, on informe le comité que les travaux sur les lignes directrices sur les communications concernant l’amiante et les procédures connexes se poursuivent. Le 29 avril 2016, on a communiqué les ébauches à la Direction générale des ressources humaines (DGRH) et aux syndicats. On examine présentement les commentaires et on met à jour l’ébauche des procédures, le cas échéant. On prévoit achever ces procédures à l’automne.

Monsieur Walker s’informe au sujet de l'amiante aux emplacements de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) où les employés de l'ARC se présentent au travail et la gestion répond qu'elle se penchera sur la question.

3. PROGRAMME DE SST DE L’AGENCE DU REVENU DU CANADA

Groupe de travail de l’ARPEM

La Direction générale des finances et de l’administration a approuvé la Procédure de règlement des différends liés à l’environnement de travail physique le

25 février 2016. On a communiqué la [Directive sur l’utilisation et l’occupation des biens immobiliers] révisée aux représentants des employés et elle est en ce moment à l’étape de la traduction et des consultations finales avant son approbation.

Concernant la question des dommages à la voix et du choc acoustique, à la suite de recherches à ce sujet effectuées par la Section nationale de la santé et de la sécurité au travail (SST), on a consulté les directions générales potentiellement touchées le 3 mai 2016 et les commentaires sont présentement en cours d’examen.

Prévention de la violence en milieu de travail

Le Groupe de travail sur la prévention de la violence en milieu de travail s’est réuni le 12 avril et le 25 mai 2016. Lors de ces réunions, les membres ont examiné l’ensemble des compétences, la formation et le rapport de la personne compétente. Les membres ont également profité de l’occasion pour examiner l’ébauche du formulaire sur la violence en milieu de travail. À la suite de la réunion du 25 mai 2016, les membres ont aussi obtenu une ébauche révisée des procédures aux fins de commentaires.

On informe le comité que le Secrétariat du Conseil du Trésor n’a pas confirmé de date de publication pour le document en cours Interprétation, politiques et orientation qu’élabore Emploi et Développement social Canada.

Les représentants des employés réitèrent le fait qu’ils souhaitent que le rôle d’observateur et/ou de représentant soit inclus dans le processus et confirment qu’ils ne fourniront pas de commentaires sur les procédures d’ici ce moment-là. À la suite des discussions des membres, on convient que la question devrait être présentée afin d’être examinée plus en profondeur.

Recyclage sur la prévention de la violence en milieu de travail

Le 29 avril 2016, on a envoyé un message au Comité de gestion de l’Agence (CGA) l’informant sur la nécessité d’offrir un cours de recyclage sur la prévention de la violence en milieu de travail aux employés. À la suite de la publication du message, la Section nationale de la SST a reçu comme commentaire que la nouvelle date d’achèvement ne figure pas dans l’historique de formation dans le LSE. Par contre, on a confirmé que la nouvelle date de certification est automatiquement saisie et apparaît au moment de la création des rapports.

La Direction de l’apprentissage et du perfectionnement a mis à jour SavoirFaire, le Répertoire des produits d’apprentissage et le LSE avec ces renseignements afin d’en informer les employés. La Section nationale de la SST a également reçu la liste des employés qui ont besoin d’un recyclage, laquelle est disponible afin d’être communiquée par bureau.

On fournira au CNOSS une mise à jour sur l’état d’achèvement au cours de la prochaine réunion qui aura lieu en septembre 2016.

Norme psychologique

Le 28 avril 2016, on a communiqué une ébauche de la stratégie sur le milieu de travail respectueux et le mieux‑être aux représentants syndicaux nationaux afin d’obtenir des commentaires. Les membres du groupe de travail se sont réunis le 25 mai 2016 et ils ont reçu une mise à jour sur les commentaires et la discussion sur l’ébauche de la stratégie. On informe également les membres que l’ébauche de la stratégie sera présentée au Comité des ressources humaines (CRH) et au CGA en juin 2016.

On informe également le comité que le 18 avril 2016, le commissaire a annoncé la nomination de madame Maureen Phelan, sous‑commissaire de la région du Pacifique, en tant que nouvelle championne du milieu de travail respectueux et du mieux‑être au niveau de l'Agence.

SNASST

La SNASST a eu lieu du 1er au 7 mai 2016. On a communiqué des messages destinés à tous les employés et aux membres du CSS. On peut consulter ces messages dans la partie sur la SNASST du site Web de la SST. Les communications de cette année mettent en évidence la publication des nouvelles procédures normales d’exploitation et des procédures de travail sécuritaire. Elles comprennent aussi des remerciements adressés aux membres des comités pour leurs contributions.

Surveillance de la SST

Le 15 mars 2016, on a communiqué un aperçu du processus de surveillance de la SST au CRH et il a, par la suite, été approuvé par le CGA le 23 mars 2016.

Le 10 mai 2016, on a envoyé une communication au CGA l’avisant officiellement du début du processus de surveillance et des endroits à visiter pendant l’année 2016‑2017. Le 10 mai 2016, on a aussi envoyé une copie de la communication ainsi qu’un aperçu du processus de surveillance aux représentants des employés.

On prévoit que les visites des sites commenceront en juin 2016 et que la visite de tous les sites sera complétée sur un cycle de deux ans. Les agents de la SST founiront à la haute gestion local les résultats de leur examen.Un résumé annuel des résultats sera communiqué au Comité de gestion de l'Agence et au Conseil de direction ainsi qu’au CNOSS.

Autres points

On confirme la publication du bulletin d’information sur les petits appareils électriques et on convient de communiquer une copie aux représentants des employés. On convient également d’avoir une discussion ponctuelle concernant l’analyse de rentabilisation de Sudbury pour retirer les noms des employés des lettres des contribuables pour certains programmes avec monsieur Gaetz avant la prochaine réunion du CNOSS en septembre 2016.

4. efficacité du comité de la santé et de la sécurité au travail

Initiative de formation des comités en milieu de travail

À la suite du projet pilote pour la partie en classe de la formation sur la santé et la sécurité destinée aux membres du comité, on a mis à jour le matériel de formation. De mars à avril 2016, on a communiqué les documents mis à jour aux représentants des employés aux fins de rétroaction. Lorsqu’on aura intégré leur rétroaction, on enverra le matériel de cours à la traduction, à l’examen technique final, puis, à la publication.

Modèle du procès‑verbal du Comité de la santé et de la sécurité

On a publié la mise à jour du modèle du procès‑verbal dans InfoZone et il comprend maintenant « l’amiante » comme point permanent à l’ordre du jour. On l’a également révisé afin de l’harmoniser avec les nouvelles procédures normales d’exploitation et les changements réglementaires. On a mis les changements en évidence dans le bulletin d’information du printemps.

Résultats des fiches d’évaluation de fin d’exercice

On a finalisé les résultats des fiches d’évaluation de fin d’exercice pour 2015 et on les a communiqués aux membres du comité le 28 avril 2016. Tous les comités ont tenu les neuf réunions nécessaires annuellement et 95 % des comités ont effectué leurs inspections mensuelles. Le taux d’achèvement des inspections a augmenté par rapport à 73 % en 2012, lorsque la fiche d’évaluation a été présentée pour la première fois.

Au niveau régional, le Pacifique et le Québec ont obtenu un taux d’achèvement de 100 % alors que l’Atlantique, l’Ontario et les Prairies ont obtenu un taux de plus de 90 %. L’Administration centrale a un taux d’achèvement de 88 %. On n’a pas inclus les représentants de la santé et sécurité qui travaillent dans les locaux de l’ASFC dans ce rapport de fin d’exercice, mais ils s’y retrouveront dans les rapports semestriels et de fin d’exercice de 2016.

On confirme que dans le cas d’un comité de coordination, les deux emplacements doivent effectuer les inspections obligatoires. On recommande d’informer les comités de prévoir les inspections au début du mois et de nommer des remplaçants en cas d’absences.

Formation obligatoire

Grâce à la réussite du processus des fiches d’évaluation, la Section nationale de la SST examine des options pour intégrer l’établissement de rapports sur la formation obligatoire à l’avenir. On convient de consulter le comité sur l’approche proposée. On confirme que le CNOSS continuera également à recevoir des mises à jour régulières.

Bulletin

Le numéro du printemps du bulletin d’information a fourni des renseignements sur la manière de surmonter une impasse au cours d’une réunion, d’enquêter sur les glissages, les trébuchements et les chutes et sur les mises à jour sur l’inventaire de l’amiante. Il comprenait également les changements à venir à l’outil des rapports de SST, la mise à jour du modèle du procès‑verbal et le rappel de la SNASST. Le prochain bulletin est prévu en juillet 2016.

5. EXERCICES D’INCENDIE ET D’URGENCE

La Direction de la sécurité et des affaires internes (DSAI) surveille la conformité de la planification d’intervention en cas d’urgence et de sécurité en cas d’incendie (IUSI) de l’ARC par rapport aux exigences législatives et aux politiques. Les exigences comprennent un exercice d’évacuation complet dans l’ensemble des immeubles (c’est-à-dire l’exercice d’incendie annuel) et trois exercices supplémentaires (exercices partiels comprenant des groupes d’étages voisins, des exercices sur table ou d’autres exercices) pour les immeubles de grande hauteur.

L’ARC est le principal locataire dans 21 immeubles de grande hauteur et dans 68 immeubles bas, pour un total de 89 immeubles dans lesquels l’Agence est responsable des activités d’IUSI. De ces immeubles, 100 % des édifices de l’ARC ont un plan d’intervention en cas d’urgence et de sécurité en cas d’incendie approuvé et 98 % ont effectué leur exercice d’incendie annuel à grande échelle.

Parmi les deux immeubles qui n’étaient pas conformes, celui situé dans la région des Prairies (9700, avenue Jasper) n’a pas effectué son exercice d’incendie annuel prévu en raison d’analyses en cours du système d’alarme d’incendie effectuées par le gestionnaire immobilier. Au cours de l’année, les occupants de l’immeuble ont vécu six fausses alertes d’incendie qui ont nécessité soit une évacuation complète, soit une évacuation partielle.

L’autre immeuble, situé dans la région de l’Ontario (1475, boulevard John Counter), n’a pas encore effectué son exercice d’incendie annuel puisque le personnel a déménagé dans ces nouveaux locaux en décembre 2015. Comme il s’agit d’un immeuble nouvellement occupé, l’exercice d’incendie annuel devra être effectué avant le 13 décembre 2016, conformément aux directives du service des incendies de Kingston.

De plus, parmi les 21 immeubles de grande hauteur, un immeuble n’a pas effectué les trois exercices partiels supplémentaires. Au 150, rue Slater à Ottawa, l’ARC a 18 employés et il est le seul locataire fédéral sous‑louant des locaux à Exportation et développement Canada (EDC). EDC et le gestionnaire immobilier ont effectué des activités de sécurité en cas d’incendie pour l’immeuble cette année et ils se sont conformés aux exigences provinciales. La conformité avec les exigences fédérales commencera au premier trimestre de 2016‑2017 afin d’être en harmonie avec les exigences en matière d’exercice d’urgence de l’ARC.

La mise en œuvre des exigences en matière d’exercice d’urgence (EEU) de l’ARC, anciennement appelées exigences en matière d’exercice améliorées, a été lancée le 1er avril 2016. On a envoyé des communications ciblées, ainsi que des outils et des documents de planification, aux intervenants en gestion des urgences et de la sécurité afin de les appuyer dans le respect de ces exigences. La DSAI, en collaboration avec les organisations de sécurité régionales, demeure responsable de la mise en œuvre, de la surveillance et des activités d’établissement de rapports liées aux EEU et elle continuera de rendre des comptes au CNOSS annuellement.

Groupe de travail sur l’atténuation des risques de menace et de violence contre les employés

La première réunion du groupe de travail a eu lieu en janvier 2016. À la suite de cette réunion, on a distribué un sondage aux membres pour obtenir leurs suggestions. On fournira au CNOSS une mise à jour sur les résultats et les prochaines étapes au cours de la prochaine réunion qui aura lieu en septembre 2016.

MISES À JOUR ÉCRITES

Statistiques pour la formation sur la santé et la sécurité

En date du 19 avril 2016, le pourcentage d’employés nécessitant une formation en santé et sécurité demeure à 3 %, alors que le pourcentage des gestionnaires nécessitant une formation est de 9 % à l’échelle nationale.

Les représentants des employés reconnaissent les différents efforts entrepris pour s’assurer que tous les employés effectuent la formation requise.

Formation sur la prévention de la violence en milieu de travail

Au niveau national, le nombre d’employés et de gestionnaires qui ont reçu la formation sur la prévention de la violence en milieu de travail continue d’augmenter. Dans l’ensemble, 97 % des employés et des gestionnaires ont reçu la formation pour ce cours.

Plan de communication en matière de santé et de sécurité au travail

Conformément au plan de communication national de SST pour 2015‑2016, on a publié des messages concernant la Journée de deuil national et la Semaine nationale de la sécurité et de la santé au travail entre les mois de mars et de mai 2016.

Rapports d’incidents de sécurité trimestriels

On fournit au Comité le Rapport d’incidents de sécurité trimestriel pour la période allant de janvier à mars 2016. À la suite de discussions sur le rapport, la direction note qu’elle examinera les différentes catégories de rapports et qu’il est possible que le format soit modifié ultérieurement.

Mot de la fin

Les coprésidents remercient les membres de leurs contributions. Avant de lever la séance, les représentants des employés réitèrent leur demande qu’un projet de réduction de l’amiante soit effectué au 441, avenue University à Windsor et ils demandent également que la direction étudie de nouveau leur demande d’avoir un rôle d’observateur inclus dans l’ébauche des procédures en réponse à la violence en milieu de travail. On confirme que la prochaine réunion aura lieu le 15 septembre 2016.

Diane Lorenzato

Coprésidente pour l’employeur

Comité national d’orientation en matière de santé et de sécurité

 

 

Doug Mason

Coprésident pour les employés

Comité national d’orientation en matière de santé et de sécurité

 

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