Procès-verbal de la réunion du Comité national d'orientation en matière de santé et sécurité

Comité de santé et de sécurité
Procès-verbal de la réunion du Comité national d'orientation en matière de santé et sécurité
Le 3 mars 2016

DATE : Le 3 mars 2016                                             HEURE : De 13 h 30 à 16 h 00

ENDROIT : Salle de conférence du 8e étage au 395, avenue Terminal, salle 8070

PERSONNES PRÉSENTES:

Représentants de l’employeur

Représentants des employés

Membres

Diane Lorenzato
(Coprésidente pour l’employeur)
Johanne Bernard
Robert Allen
Claude Tremblay
Dana-Lynne Hills

Doug Mason
(Coprésident pour les employés)
Harry Walker (IPFPC)
Doug Gaetz (SEI)
Marc Brière (SEI)
Debbie Ferguson (SEI)

Invité 

Jeremy Hebert

 
Secrétaire

Jaime Robinson

 
Observateurs

David Walsh
Lauren Jolly

Shane O’Brien (SEI)
Mathieu Juneau (SEI)
Simon Ferrand (IPFPC)

MOT D’OUVERTURE

Madame Diane Lorenzato ouvre la réunion en souhaitant la bienvenue à messieurs Shane O’Brien, Mathieu Juneau et Simon Ferrand qui assistent à la réunion à titre d’observateurs et présente monsieur Jeremy Hebert à titre de présentateur invité. Monsieur Doug Mason indique qu’il est heureux que le problème d’amiante continue d’être un sujet d’intérêt et que des progrès ont été réalisés sur les mesures de suivi connexes.

Rapport sur les mesures de suivi

Après un examen du rapport sur les mesures de suivi, on convient que la Section nationale de la santé et de la sécurité au travail (SST) examinera le rapport avec le coprésident pour les employés afin de s’assurer que tous les points sont saisis avec précision.

1.    PROMESSE DE CONFORMITÉ VOLONTAIRE (PCV) ET DIRECTIVES

Bureau des services fiscaux de l’Est-du-Québec

On informe le comité que depuis la dernière réunion du Comité national d’orientation en matière de santé et de sécurité (CNOSS), une PCV a été reçue au Bureau des services fiscaux de l’Est‑du‑Québec. La PCV a été émise en lien avec la plainte déposée par le Comité de santé et de sécurité (CSS) concernant l’accès aux renseignements liés au test de la qualité de l’air interne (QAI) et/ou aux calendriers d’entretien.

Le 21 janvier 2016, l’agent de santé et de sécurité d’Emploi et Développement social Canada (EDSC) a émis la PCV qui indiquait que l’employeur n’avait pas nommé une personne qualifiée pour mener une enquête en réponse aux préoccupations liées à la qualité de l’air et, concernant l’infiltration d’eau sous une fenêtre, ne s’était pas assuré de mettre en place un calendrier afin de surveiller les substances dangereuses dans le milieu de travail. En date du 26 janvier, le CSS local et le CNOSS ont été informés que la direction reconnaissait la PCV par écrit à cette date.

Le 29 février 2016, une réponse a été fournie au CSS d’EDSC confirmant que le test de la QAI aurait lieu les 15 et 16 mars 2016 et les résultats attendus le 11 avril 2016. Le même jour, le CSS a accusé réception de la réponse et a demandé de recevoir les résultats du test lorsqu’ils seront disponibles. On fournit au CNOSS une copie de la réponse du 4 mars 2016.

Réparations de la façade de l’édifice Paul Martin

On informe le CNOSS que le 8 février 2016, Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) a confirmé que les soumissionnaires ont reçu une prolongation afin de fournir des renseignements supplémentaires. Le 29 février 2016, SPAC a confirmé que l’on devait recevoir les renseignements requis des soumissionnaires avant la fermeture des bureaux le 2 mars 2016 et qu’il prévoyait attribuer l’appel d’offres d’ici le 4 mars 2016.

On informe le CNOSS qu’en raison de la PCV à Windsor, un document d’évaluation des risques local a été préparé afin d’aborder les risques locaux uniques. Les membres conviennent que le comité doit examiner cette question afin de déterminer le rôle que le CNOSS doit jouer dans l’élaboration d’évaluations des risques locales.

875, chemin Heron

Le représentant des employés demande s’il y a un examen en cours des installations au 875, chemin Heron. On informe le CNOSS que la direction cherche à obtenir des précisions d’EDSC et que ce comité recevra une mise à jour lorsque ces renseignements seront disponibles.

2. AMIANTE

On fournit au CNOSS une mise à jour des mesures prises afin de s’assurer que les employés sont au courant de la présence d’amiante dans les immeubles occupés par l’Agence du revenu du Canada (ARC). À l’avenir, le sujet de l’amiante sera ajouté aux ordres du jour des prochaines réunions du CNOSS comme point permanent. Dans le cadre de ce point, des mises à jour régulières seront fournies sur la gestion de l’amiante dans les immeubles actuellement occupés par l’ARC, y compris tout travail ou tout déménagement dans les immeubles qui pourraient contenir de l’amiante.

On confirme que la liste des immeubles occupés par l’ARC contenant de l’amiante continuera d’être distribuée au CNOSS et sera affichée dans InfoZone. Les représentants des employés demandent que le test de la qualité de l’air soit effectué dans chaque emplacement où de l’amiante est présent afin d’établir une base de référence. La direction confirme que le test pour les fibres d’amiante dans l’air est prévu et que la liste, qui sera mise à jour tous les trimestres, comprendra la date à laquelle le dernier test a été effectué dans ces emplacements. On convient que le CNOSS sera tenu au courant de l’état du test et sera informé lorsque la liste sera mise à jour et affichée. Les représentants des employés demandent également qu’un rapport annuel soit communiqué au CNOSS et qu’il démontre, par étage, l’emplacement exact de l’amiante dans chaque immeuble. La direction reconnaît la demande et confirme que le rapport est présentement au niveau de l’immeuble.

On fournit aussi aux membres une mise à jour sur les changements apportés aux produits d’information de l’ARC liés à l’amiante. La fiche de renseignements sur l’amiante a été révisée afin d’être harmonisée aux lignes directrices mises à jour de Santé Canada et a été affichée dans InfoZone le 11 février 2016. On confirme que les lignes directrices de la communication sur l’amiante devraient être mises au point d’ici l’automne 2016.

On informe également le CNOSS que sur une base annuelle, sous le nouvel Accord sur les niveaux de service (ANS) entre l’ARC et SPAC pour les services des Biens immobiliers, l’ARC recevra une mise à jour sur l’évaluation la plus récente des matériaux contenant de l’amiante (MCA) pour les sites occupés par l’ARC. Après avoir reçu la mise à jour, un rapport écrit et un document d’aperçu connexe seront fournis au Comité de santé et de sécurité (CSS) local. On prévoit que le CSS utilisera le nouveau modèle de procès‑verbal afin de consigner que les renseignements ont été reçus et examinés et qu’il communiquera les renseignements à jour aux employés. La Section nationale de la SST inclura la capacité de consigner la date de cet examen dans la prochaine mise à jour à l’Outil de rapports électroniques de la SST et s’assurera que les comités sont tenus au courant en décrivant ce nouveau processus dans le prochain bulletin d’information printanier. Les représentants des employés demandent que les renseignements soient ajoutés à la formation pour les CSS afin que les comités comprennent l’exigence d’avoir un point permanent à l’ordre du jour lors de leurs réunions concernant l’amiante. La direction convient d’examiner les options possibles pour des discussions ultérieures.

Les représentants des employés expriment leurs préoccupations concernant l’utilisation de l’amiante dans les immeubles occupés par l’ARC et soulignent l’importance de s’assurer que les comités locaux soient impliqués et reçoivent les renseignements en temps opportun. Ils demandent que l’ARC ne conclue pas de nouveaux contrats de location pour les installations qui contiennent de l’amiante et qu’elle n’introduise pas d’amiante dans les emplacements déjà occupés par l’ARC. Ils remettent aussi en question le nombre d’employés qui ont demandé ou reçu un test pulmonaire pour l’amiante et demandent qu’un registre soit établi pour suivre le nombre d’employés qui sont exposés ou possiblement exposés à l’amiante dans le milieu de travail. La direction confirme qu’elle a pris note des demandes des représentants des employés.

On convient que la Section nationale de la SST examinera le système actuel, y compris les communications, les avis et la formation afin de s’assurer que tous les principaux intervenants, y compris le CNOSS, sont bien informés et conscients de leurs responsabilités.

3. PROGRAMME DE SST DE L’AGENCE DU REVENU DU CANADA

Groupe de travail de l’ARPEM

Les documents de l’Analyse du risque professionnel en environnements multiples (ARPEM), y compris les diverses procédures normales d’exploitation (PNE) et les procédures de travail sécuritaire (PTS), ont été mis en œuvre le 17 décembre 2015 dans le cadre du nouvel ensemble de politiques sur la gestion du milieu de travail.

Le 28 décembre 2015, les membres du Groupe de travail de l’ARPEM ont reçu un modèle de message de lancement aux fins d’utilisation dans leurs directions générales respectives. Un plan de formation a été établi avec le groupe de travail et on prévoit que tous les employés et gestionnaires touchés seront formés d’ici le 17 décembre 2016.

La PNE pour les zones de plateformes de chargement ainsi que les Procédures de règlement des problèmes liés à l’environnement de travail physique ont été mises au point et passent à l’étape d’approbation.

En réponse à une demande des représentants des employés, on informe les membres que la [Directive sur l’utilisation et l’occupation des biens immobiliers] est à l’étude afin d’intégrer la rétroaction et qu’une mise à jour sur l’état sera fournie au comité.

À la demande des représentants des employés, on convient que les questions des dommages à la voix et du choc acoustique seront acheminées au Groupe de travail de l’ARPEM afin de mener une enquête sur les répercussions possibles sur la santé et la sécurité.

Prévention de la violence en milieu de travail

Le Guide de prévention de la violence en milieu de travail a été mis au point et affiché dans InfoZone le 17 décembre 2015.

À la réunion du groupe de travail du 2 mars 2016, les membres ont discuté du rôle de la personne compétente, y compris l’expérience, la formation et la sélection requises. Les représentants des employés ont réitéré qu’ils n’appuieraient pas les procédures de l’ARC sans inclure un observateur ou une personne de soutien. On a convenu que le groupe de travail se réunirait de nouveau pour une séance d’une journée complète le 12 avril 2016 en attendant le lancement du document [Interprétation, politiques et orientation] élaboré par Emploi et Développement social Canada.

Recyclage sur la prévention de la violence en milieu de travail

À la suite d’une demande des représentants des employés à la réunion du CNOSS du 3 décembre 2015, on a trouvé qu’un nombre important d’employés avaient besoin d’un recyclage sur le cours de prévention de la violence en milieu de travail. Afin d’aborder l’exigence de tenir un recyclage tous les trois ans, on convient d’envoyer une communication demandant aux gestionnaires de s’assurer que les employés suivent le cours requis.

Les membres conviennent que l’Agence continuera d’utiliser le cours actuel de l’ARC sur la prévention de la violence en milieu de travail jusqu’à ce que l’ARC effectue la transition vers le cours de formation de l’École de la fonction publique du Canada (EFPC). Après l’achèvement du cours, les employés seront considérés comme formés pendant trois ans, même après la migration vers l’EFPC.

Norme psychologique

À la réunion du groupe de travail du 2 mars 2016, un examen de l’exemple de l’outil de vérification, ainsi que les recommandations du groupe de travail, ont été présentés. On a confirmé que les travaux étaient déjà en cours pour la majorité des recommandations. Alors que divers instruments de politique et programmes sont en place, les membres ont discuté de l’importance d’accroître la sensibilisation afin de soutenir un milieu de travail respectueux. Les membres ont également discuté des indicateurs pour mesurer le progrès par rapport à la norme et ont convenu d’examiner la question de façon plus approfondie.

La Direction générale des ressources humaines élaborera une stratégie sur le milieu de travail respectueux et le mieux‑être qui sera présentée à la haute direction, y compris au Comité des ressources humaines. On confirme également qu’un champion sera nommé afin de surveiller la mise en œuvre. Une ébauche de la stratégie sera communiquée aux syndicats et présentée au groupe de travail à une prochaine réunion.

L’Agence fera à nouveau la promotion de la Semaine de sensibilisation à la santé mentale au moyen d’un plan de communication complet.

Glissades et chutes

En réponse à une demande par les représentants des employés à la réunion du CNOSS de décembre 2015, les membres sont mis à jour sur l’examen des données liées aux glissades et aux chutes pour 2015. On confirme que la Section nationale de la SST commencera à travailler sur la trousse de communication sur la prévention avec la rétroaction des représentants des employés, aux fins de lancement à l’automne 2016.

Virus Zika

Un lien vers l’avis de l’Agence de la santé publique du Canada sur le virus Zika a été ajouté à la page Web de la SST. L’avis confirme que le risque global à l’égard des Canadiens est très faible et que le risque à l’égard des Canadiens qui voyagent dans les pays touchés est également faible.

Autres sujets discutés

Madame Dana-Lynne Hills confirme que la première réunion du Groupe de travail sur le cadre d'atténuation des menaces et de la violence pour les employés a eu lieu en janvier 2016. On confirme que l’on communiquera avec les membres du groupe de travail concernant les prochaines étapes en attendant l’examen de la rétroaction des participants.

Le bulletin d’information sur les petits appareils électriques fait l’objet d’une mise au point et sera communiqué au comité avant son lancement.

Après une discussion sur le Milieu de travail 2.0 et les préoccupations liées au masquage du bruit, on confirme que le système est surveillé et peut être ajusté, au besoin.

Les représentants des employés soulèvent la question de l’analyse de rentabilité de Sudbury concernant le retrait des noms d’employés des lettres aux contribuables pour certains programmes. La direction répond qu’après avoir examiné les renseignements, il a été décidé qu’une réponse sera fournie au comité local puisqu’il n’y avait pas assez de détails pour démontrer un enjeu à l’échelle national demandant un examen plus approfondi de la question. En réponse, les représentants des employés font valoir que les points qui sont référés au CNOSS devraient rester sous la juridiction du comité pour un examen conjoint. La direction prend note des préoccupations des représentants des employés aux fins d’étude.

4. EFFICACITÉ DU COMITÉ LOCAL DE SANTÉ ET DE SÉCURITÉ

Initiative de formation des comités en milieu de travail

La formation en ligne à jour sur la santé et la sécurité pour les membres du comité a été lancée le 14 janvier 2016 tandis que le projet pilote pour la partie en classe a eu lieu les 27 et 28 janvier 2016. La séance, dont la rétroaction reçue était positive, a été coanimée par monsieur Jean-François Gagné de la Section nationale de la SST et monsieur Bruce Darling, représentant du Syndicat des employé(e)s de l’impôt.

Les nouveaux membres du comité sont tenus de suivre le cours en ligne dès qu’ils commencent à assumer leur nouveau rôle. La deuxième partie du programme, qui est une séance en classe de deux jours, doit être achevée après trois à six mois d’expérience en tant que membre du comité ou représentant.

Tous les membres non formés doivent suivre le cours d’ici le 1er mai 2016, alors que tous les membres du CSS et les représentants en matière de santé et sécurité (RSS) déjà formés qui souhaitent suivre le cours en ligne peuvent le faire avec l’autorisation de leur gestionnaire.

Procédure normale d’exploitation (PNE) pour les comités de santé et de sécurité et les représentants en matière de santé et sécurité

La procédure normale d’exploitation pour les comités de santé et de sécurité et les représentants en matière de santé et sécurité a été mise en œuvre dans le cadre du lancement de l’ensemble des politiques sur la gestion du milieu de travail le 17 décembre 2015.

Bulletin du comité en milieu de travail

Le bulletin hivernal a été publié le 22 février 2016 et il fournit un aperçu des changements à la structure de la politique en matière de SST. Parmi les autres sujets abordés, on note le rapport annuel de SST, la formation sur la santé et la sécurité pour les membres du comité et le diagramme pour un traitement médical ou une intervention du service d'ambulance. Il comprend également un sommaire du formulaire de recommandation à utiliser pour communiquer les préoccupations en matière de santé et de sécurité à la direction ainsi qu’un rappel de communiquer avec le Centre national d’appels de service pour les questions liées à l’immeuble.

La prochaine édition du bulletin est prévue pour avril 2016.

Fiche d’évaluation du comité en milieu de travail

On confirme que la fiche d’évaluation a été ajoutée à l’ordre du jour pour la réunion du 26 mai 2016 et que les résultats seront diffusés aux membres du comité lorsqu’ils seront mis au point. Suite à la discussion, on convient également que la Section nationale de la SST confirmera le processus utilisé pour la collecte de renseignements pour le rapport annuel de fin d’exercice.

5. SURVEILLANCE DE LA SST

On fournit au comité un aperçu de la nouvelle surveillance du Programme de SST qui doit commencer au premier trimestre de 2016‑2017. Sous le processus de surveillance, les lieux de travail occupés par l’ARC seront évalués à l’aide d’un processus et d’un modèle normalisés au moyen de visites sur place menées par les agents de santé et de sécurité au travail (ASST). Le principal objectif de la surveillance est de vérifier comment le Programme de SST est mis en œuvre et on mentionne qu’elle sera effectuée en plus des inspections des lieux de travail déjà menées par les comités de santé et de sécurité.

Le processus de surveillance sera composé de trois étapes : préavis, inspection et établissement de rapports. Le préavis fera en sorte que tous les intervenants concernés sont informés à l’avance des visites sur place alors que l’étape de l’inspection comprend les visites sur place et l’inspection qui seront menées par l’ASST. Après l’inspection, un rapport sera rempli par l’ASST et des résultats préliminaires seront communiqués à la direction locale avant que l’ASST quitte les lieux. L’ASST s’assurera également que toute question immédiate soit traitée avant de quitter les lieux. Un rapport d’inspection final décrira toutes les non‑conformités et comprendra un avis de conformité que le gestionnaire responsable du secteur devra remplir et retourner à l’ASST. La direction devra également déterminer des mesures correctives et des dates d’achèvement.

On signale que l’établissement de rapports devrait commencer au troisième trimestre de 2016‑2017. Un aperçu du processus de surveillance sera communiqué au CNOSS.

6. EXIGENCES ACCRUES EN MATIÈRE D’EXERCICES D’URGENCE

On fournit aux membres une mise à jour concernant la stratégie révisée sur les exigences accrues en matière d’exercices d’urgence (EAEU) après l’approbation du Comité de gestion de l’Agence (CGA) en février 2016.

Selon la stratégie révisée, tous les immeubles de grande hauteur mèneront le minimum requis de quatre exercices d’évacuation par année, y compris un exercice non lié à un incendie. Les immeubles bas mèneront le minimum prévu par la loi d’un exercice d’évacuation en cas d’incendie en plus d’un exercice non lié à un incendie. La sécurité locale et les intervenants en cas d’urgence auront la souplesse de sélectionner des exercices non liés à un incendie à partir d’une liste d’options d’exercices (c’est-à-dire, le confinement, l’abri sur place ou l’évacuation silencieuse). Cette approche veillera au respect des exigences prévues par la loi et est conforme aux exigences et à l’orientation actuelles des exigences fédérales en matière d’intervention en cas d’urgence.

Le lancement des EAEU révisées est prévu le 1er avril 2016. Des communications ciblées seront envoyées aux intervenants de la gestion de la sécurité et des urgences afin de les informer des exigences révisées à l’avenir. La DGFA continuera de surveiller et de rendre compte sur les exigences en matière d’exercices d’urgence au CNOSS et au CGA.

7. TEMPS VIOLENT – ORIENTATION CONCERNANT LA FERMETURE DES BUREAUX

Les membres examinent l’ébauche finale de l’outil de fermeture des bureaux qui a été élaboré suite à une consultation avec les principaux intervenants. La version finale de l’outil a été distribuée à toutes les autorités responsables des immeubles (ARI). La Direction générale des finances et de l'administration (DGFA) inclura également le document dans la trousse d’outils qui est en cours d’élaboration afin d’appuyer les ARI dans leurs responsabilités de gestion des urgences.

En réponse à une question des représentants des employés, madame Hills accepte de mener un examen afin de vérifier si un renvoi à cet outil sera ajouté au cours de formation des ARI.

MISES À JOUR ÉCRITES

Statistiques pour la formation sur la santé et la sécurité

En date du 26 janvier 2016, le nombre d’employés non formés est demeuré inchangé depuis novembre 2015 et continue de représenter 3 % des employés à l’échelle nationale.

Les régions de l’Atlantique, du Pacifique et des Prairies ont connu de légères augmentations dans le nombre d’employés non formés alors que la région de l’Ontario a connu une augmentation de 149 employés non formés depuis le dernier rapport. La région du Québec a connu une baisse du nombre d’employés non formés alors que l’Administration centrale a eu une diminution de ce nombre de 163 employés.

En date du 26 janvier 2016, le nombre de gestionnaires non formés a diminué de 10 % à 9 % à l’échelle nationale. Toutes les régions ont connu de légères diminutions du nombre de gestionnaires non formés alors que l’Administration centrale a connu une réduction de 3 %.

Après la discussion, on convient que la Section nationale de la SST examinera et confirmera l’exactitude des données pour la Direction générale des services juridiques.

Formation sur la prévention de la violence en milieu de travail

Au niveau national, le nombre d’employés et de gestionnaires formés sur la prévention de la violence en milieu de travail continue d’augmenter et est présentement à 96 %.

Les régions de l’Atlantique et du Québec ont connu une réduction dans le nombre d’employés et de gestionnaires non formés alors que l’Administration centrale a connu une réduction de 399 depuis novembre 2015. Les régions du Pacifique et des Prairies ont connu de légères augmentations dans le nombre d’employés et de gestionnaires non formés, alors que la région de l’Ontario a connu une augmentation de 122.

Plan de communication en matière de santé et de sécurité au travail

On présente au comité une mise à jour relative au plan de communication national en matière de SST pour 2015-2016. Les messages de SSTs au mois du cœur, aux hypersensibilités environnementales, aux chaussures de protection et à la journée de sensibilisation aux lésions attribuables au travail répétitif ont été envoyés entre décembre 2015 et mars 2016. On confirme également que le calendrier des communications a été communiqué aux directeurs régionaux des ressources humaines.

Les représentants des employés remercient le comité d’avoir accepté d’accorder la priorité à l’envoi des communications sur le Jour de deuil national en temps opportun.

Rapports d’incidents de sécurité trimestriels

On présente au comité le Rapport d’incidents de sécurité trimestriel d’octobre 2015 à décembre 2015. Madame Hills confirme que suite à l’incident qui a eu lieu en avril 2015 dans la région du Pacifique, « protestation » a été ajouté comme nouvelle catégorie d’établissement de rapports.

MOT DE LA FIN

Avant de lever la séance, on convient qu’à l’avenir, l’ordre du jour sera examiné par le coprésident pour les employés afin de s’assurer d’accorder suffisamment de temps pour la discussion. On convient également que les prochaines réunions seront prolongées d’une demi‑heure. Les coprésidents remercient les membres de leurs contributions.

Diane Lorenzato
Coprésidente pour l’employeur
Comité national d’orientation en matière de santé et sécurité

 

Doug Mason
Coprésident pour les employés
Comité national d’orientation en matière de santé et sécurité

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