Procès-verbal de la réunion du Comité national d'orientation en matière de santé et de sécurité

DATE :                   Le 4 juin 2015                               Heure : de 13 h 30 à 16 h
ENDROIT : Salle de conférence du 8e étage au 395, avenue Terminal, salle 8070

MOT D’OUVERTURE

Madame Lorenzato souhaite la bienvenue aux membres du comité à la réunion finale avant la période des vacances estivales. Madame Lorenzato commence en informant les membres que Madame Dana-Lynne Hills s’est jointe à l’Agence le 4 mai 2015 à titre de directrice générale, Direction de la sécurité et des affaires internes à la Direction générale des finances et de l’administration (DGFA) et qu’elle se joindra au comité à l’avenir.

Madame Lorenzato fait référence aux changements qui ont été instaurés à la suite du Budget de 2015 et du projet de loi C‑59 puisqu’ils se rapportent au Code canadien du travail et au Programme du travail, partie II. Dans le Budget de 2015, on remarque que 10 ressources supplémentaires seront ajoutées au Programme du travail afin de soutenir les efforts de surveillance en SST. Madame Lorenzato met en évidence le fait que l’ARC a surveillé un certain nombre d’aspects liés au Programme de la SST comme les activités du comité et les résultats de la formation et que ces efforts se poursuivront.

On informe le comité que l’ARC prévoit faire davantage d’efforts pour améliorer la surveillance suite à la mise en œuvre de nouveaux documents d’information, de procédures normales d’exploitation (PNE) et d’outils de collecte de données. Madame Lorenzato souligne le fait que le comité continuera d’être consulté pour l’examen des résultats et pour formuler des recommandations vers une amélioration continue.

Madame Lorenzato informe également les membres que l’article 123 du Code canadien du travail est modifié afin de reconnaître les stagiaires, qui ne sont pas des employés, mais qui acquittent pour un employeur des activités visant principalement à leur permettre d’acquérir des connaissances ou de l’expérience. En conséquence, les dispositions modifiées du Code canadien du travail s’appliquent aux stagiaires.

On fait également remarquer que la modernisation de la Loi sur l’indemnisation des agents de l’État afin de simplifier et d’accélérer le traitement des demandes de remboursement et de préciser la couverture a aussi été incluse dans le Budget de 2015.

Enfin, avant de céder la parole à monsieur Mason afin de présider la réunion, Madame Lorenzato informe le Comité National D’orientation en Matière de Santé et de Sécurité (CNOSS) que l’ARC examine actuellement le sujet du travail virtuel et assure au comité que les aspects de santé et de sécurité seront étudiés avec soin.

1.    PROMESSE DE CONFORMITÉ VOLONTAIRE (PCV) ET DIRECTIVES

On fournit au comité une mise à jour sur la lettre d’instructions qui a été envoyée le 10 juin 2014 au bureau de l’ARC situé au 185, avenue Ouellette. On informe les membres que le 23 avril 2015, l’agente de santé et de sécurité (ASS) était satisfaite des renseignements et des documents qui lui ont été fournis par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et elle a déterminé que la condition en date du 10 juin qui constituait un danger n’était plus présente. L’ARC a reçu une autorisation de l’ASS indiquant que les étiquettes de danger sur les portes de la rue Ouellette et du côté nord-est de la rue Pitt pourraient être retirées et cette mesure a été prise.

Le 24 avril, le bureau local, incluant le comité local de santé et de sécurité, a été informé de la décision par l’ASS. On informe le comité que dans l’immédiat, on ne prévoit pas donner l’accès aux employés aux zones déjà restreintes ou leur permettre d’utiliser les portes principales au 185, avenue Ouellette comme point d’entrée et de sortie réguliers vers et à partir de l’immeuble. De plus, le 8 mai 2015, TPSGC a annoncé qu’un financement sera attribué afin de réparer la façade en calcaire avec une date d’achèvement prévue en été 2016.

On informe les membresqu’une séance de discussion ouverte a eu lieu le 3 juin pour les employés situés au 185, avenue Ouellette et des représentants de TPSGC étaient sur place pour répondre aux questions liées aux réparations qui seront effectuées.

Les représentants des employés ont exprimé des préoccupations concernant la condition de l’édifice Paul Martin et ont mis en évidence une plainte qui avait été déposée au comité local de santé et sécurité. Les représentants des employés ont demandé que le comité examine la possibilité de demander à un ingénieur indépendant d’examiner l’état de l’immeuble. On a convenu que l’ARC étudiera la demande et en reparlera au comité.

Enfin, on informe le CNOSS qu’aucune nouvelle PCV ou directive n’a été reçue depuis la dernière réunion.

2. PROGRAMME DE SST DE L’ARC

Agents de santé et sécurité au travail (SST)

On informe le CNOSS que la Section nationale de la SST a ajouté six nouveaux agents de santé et sécurité au travail (SST) qui relèveront de l’échelle nationale, mais qui sont situés dans chaque région. Les nouveaux rôles seront responsables des questions liées à la SST provenant des centres d’expertise des relations en milieu de travail.

Le rôle des agents sera d’offrir des conseils et une orientation aux gestionnaires, aux employés, aux comités de santé et de sécurité (CSS) et aux représentants en matière de santé et de sécurité (RSS), et répondront aux questions des clients sur la SST. Ils appuieront également la mise en œuvre du Programme de la SST dans les régions, y compris la surveillance des coaches en ergonomie, des membres des CSS et des RSS et leur formation, et travailleront avec les coordonnateurs de premiers soins et de DEA pour les sites de travail, entre autres. Ils visiteront également chaque emplacement et mèneront des activités de surveillance relatives à la santé et à la sécurité, et fourniront du soutien aux centres d’expertises des relations en milieu de travail.

Les nouveaux agents sont les suivants :

• Andrew Sutherland (région du Pacifique);
• Shannon Turnley (région des Prairies);
• Kavitharan Tharumakulasingam (région de l’Ontario);
• Amaya Saenz (région du Québec);
• Kathryn Langdon-Burton (région de l’Atlantique).

On informe les membres qu’un processus de sélection est en cours pour la région de l’AC et que le comité sera tenu au courant une fois que le candidat sera embauché.

Stratégie en matière d’ergonomie

On informe le CNOSS qu’un groupe GCconnex a été créé pour les coaches en ergonomie de l’ARC. Les invitations à se joindre au groupe ont été envoyées le 26 mai 2015.

On confirme que le contrat pour le fournisseur externe de services ergonomiques a été attribué le 29 mai 2015 à Workplace Health and Cost Solutions et on remercie Debbie Ferguson de sa participation au processus d’évaluation de la soumission.

On informe le CNOSS que les mises à jour à la Stratégie en matière d’ergonomie ont été communiquées aux représentants des employés le 4 mai 2015 et ont fait l’objet d’une discussion plus approfondie le 14 mai. Les améliorations au programme ergonomique comprendront les suivants :

• accroître la visibilité du programme de coach en ergonomie en créant une « marque » de coach en ergonomie au moyen de l’ajout d’une nouvelle image du coach en ergonomie sur les pages Web de l’ergonomie;
• établir une structure organisée pour les coaches en ergonomie, par site, semblable au rôle de coordonnateur des premiers soins et des DEA pour le site de travail;
• renforcer les relations de travail avec le CLSS et le RSS et les coaches en ergonomie;
• aborder les questions régionales comme le fait d’avoir assez de coaches formés dans certaines régions;
• préciser la portée du coach en ergonomie afin de s’assurer que toute intervention qui peut avoir une incidence sur un employé qui peut être atteint d’une blessure musculo-squelettique modérée à grave soit traitée en conséquence (p. ex. référer à un fournisseur externe).

L’essai d’acceptation par l’utilisateur de l’outil des coaches en ergonomie est en cours avec le déploiement de l’outil prévu à l’été 2015.

On informe le comité que la Section nationale de SST travaille auprès des développeurs du SavoirFaire afin de créer une certaine information sur la sensibilisation aux lésions musculo-squelettiques (LMS) dans le but de l’intégrer dans les pages sur l’ergonomie existantes du site SavoirFaire.

Pendant les webinaires, les coaches en ergonomie ont également été encouragés à communiquer avec leur CLSS afin de trouver des possibilités de participer à des activités locales de la Semaine Nord-Américaine de la sécurité et de la santé au travail (SNASST) dans le but d’accroître la sensibilisation aux outils d’auto‑ajustement en ligne.

T4009

L’analyse des catégories « Autre » du T4009 a été effectuée et une discussion initiale sur les constatations avec les représentants des employés a eu lieu le 14 mai 2015. Il a été décidé qu’une mise à jour à la page d’accueil du site Web des T4009 sera apportée afin d’aider à aborder la classification inexacte des rapports. Une ébauche du contenu pour le site Web a été communiquée aux représentants des employés aux fins de commentaires le 25 mai 2015. On informe le comité que la Section nationale de la SST étudie la possibilité d’élaborer des aide‑mémoire s’il y a un écart dans la mise à jour de la technologie. À la suggestion des représentants des employés, on convient que la Section nationale de la SST cherchera une façon de rendre le formulaire plus facilement accessible.

Instruments de politique

On informe le CNOSS que les documents ont été envoyés au Bureau de première responsabilité (BPR) aux fins d’approbation. Lorsque les documents seront approuvés, l’étape de la formation commencera pour toutes les PNE et les Procédures de travail sécuritaire (PST). La prochaine étape pour le Groupe de travail de l’Analyse des risques professionnels en environnements multiples (ARPEM) sera de demander aux directions générales de mettre en œuvre toutes les nouvelles procédures qui s’appliquent à elles et de surveiller l’observation des exigences décrites dans les normes, les PNE et les PTS.

La Direction générale des ressources humaines (DGRH) et la Direction générale des finances et de l’administration (DGFA) collaborent à l’élaboration de la PNE pour le travail dans les zones de plateformes de chargement. Elle a été communiquée au Groupe de travail de l’ARPEM aux fins de consultation le 14 mai avec une rétroaction à remettre d’ici le 4 juin 2015.

Un examen complet de toutes les substances dangereuses utilisées par les employés dans le cadre de leur travail est en cours. Une fois achevé, la DGRH compilera et combinera tous les produits énumérés des autres directions générales et une base de données des produits approuvés sera élaborée et publiée dans InfoZone. En plus de ce travail, la DGRH travaille à l’élaboration de la PNE pour les substances dangereuses qui sera harmonisée avec les exigences du nouveau système général harmonisé (SGH), également connu sous le nom de SIMDUT 2015. Une ébauche sera communiquée au groupe de travail lorsque ce sera terminé.

Les représentants des employés soulèvent des préoccupations concernant la structure des politiques pour la santé et la sécurité au travail et on convient que ces enjeux pourront faire l’objet d’une discussion dans une réunion distincte.

En ce qui concerne la norme psychologique, on informe le CNOSS que les représentants des employés et de la direction se sont rencontrés le 3 juin afin d’examiner les résultats des consultations initiales avec les différents intervenants partout dans l’Agence. La prochaine étape sera d’examiner les résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux. On convient qu’une mise à jour, si disponible, sera fournie au comité en septembre.

On fournit aux membres une mise à jour sur les Procédures pour la prévention de la violence en milieu de travail. On informe le CNOSS que la Section nationale de SST a consulté divers ministères du gouvernement afin d’examiner les pratiques actuelles et qu’une réunion sera prévue le 23 juin en vue de discuter des constatations.

Enfin, les représentants des employés informent le comité qu’en raison du fait qu’un certain contenu est exclu de l’ébauche du bulletin d’information sur la communication des renseignements entre les Biens immobiliers et les comités de santé et de sécurité locaux, l’IPFPC et le SEI enverront leur propre communication aux employés.

3. EFFICACITÉ DU COMITÉ LOCAL DE SANTÉ ET DE SÉCURITÉ

Fiche d’évaluation du comité en milieu de travail

Les plus récents résultats de la fiche d’évaluation sont communiqués au CNOSS. Les résultats démontrent qu’il y a eu une amélioration par rapport à l’année dernière. On informe les membres que le portail pour les Rapports sur la santé et sécurité au travail aidera les agents de SST à surveiller étroitement l’achèvement des rapports mensuels.

Après une discussion sur les résultats, on convient que la Section nationale de SST créera une communication à envoyer au nom des coprésidents aux fins de suivi auprès des régions lorsque les résultats n’ont pas atteint les exigences. On convient également que la Section nationale de SST ajoutera une colonne à la fiche d’évaluation afin de saisir l’exigence pour les CLSS de discuter des matériaux contenant de l’amiante (MCA) dans les sites où cela est applicable. Les représentants des employés demandent d’ajouter ce sujet à un futur numéro du bulletin d’information afin d’accroître la sensibilisation des comités locaux.

La SNASST a eu lieu la semaine du 4 au 8 mai. Plusieurs messages ciblant divers groupes, y compris les employés, les gestionnaires et les membres du comité ont été communiqués et peuvent être visionnés sur la section sur la SNASST du site Web de la SST.

Le thème de cette année était : « Faites de la sécurité une habitude pour votre carrière » et l’accent était principalement mis sur les comités, les remerciant et soulignant leur travail. Les employés étaient également encouragés à se joindre à leur comité local.

Initiative de formation des comités en milieu de travail

Les unités 3 et 4 du cours en ligne ont été communiquées aux membres du groupe de travail le 4 mai. Le projet pilote pour le cours en ligne est provisoirement prévu du 9 au 11 juin. En fonction de la rétroaction, la Section nationale de la SST s’assurera que tout changement nécessaire est apporté au produit avec un lancement ciblé de cette partie du cours prévu à l’automne. On informe le CNOSS que le travail se poursuit sur la mise à jour de la partie en classe du cours.

Après une brève discussion sur la prestation de la formation par l’École de la fonction publique du Canada, on convient d’ajouter le sujet à l’ordre du jour des prochaines réunions du comité.

Bulletin du comité en milieu de travail

Le numéro de printemps du bulletin du comité de santé et de sécurité a été envoyé le 29 avril 2015. Le prochain numéro sera diffusé en juillet.

4. PRÉOCCUPATIONS EN MATIÈRE DE SANTÉ ASSOCIÉES AU FAIT D’ÊTRE ASSIS PENDANT DE LONGUES PÉRIODES

On fournit aux membres une mise à jour sur la recherche concernant les préoccupations en matière de santé associées au fait d’être assis pendant de longues périodes.

À la demande du CNOSS, la Section nationale de la SST a entrepris un examen de nouveaux articles conjointement avec un examen de diverses sources scientifiques et académiques comme l’Agence de la santé publique du Canada, l’Association canadienne d’ergonomie, participACTION et Mayo Clinique.

La Section nationale de SST a également consulté la Direction des biens immobiliers et intégration des services et la Division de la passation des marchés. Au départ, une préoccupation a été soulevée quant au fait que l’objectif des renseignements qui doivent être communiqués aux employés pourrait avoir des répercussions sur les dépenses sur le mobilier.

En fonction de la recherche et de la consultation, la Section nationale de la SST a déterminé que le sujet devait mettre l’accent sur l’encouragement des lecteurs à être plus actifs et moins sédentaires, et qu’il s’agissait d’un problème de santé global plutôt qu’un enjeu en matière d’ergonomie.

On informe le CNOSS qu’un bulletin d’information provisoire a été préparé qui donne des idées aux employés sur la façon d’intégrer le mouvement dans tous les aspects de leur journée, y compris le temps passé au travail. Le bulletin a été communiqué aux représentants des employés aux fins de rétroaction le 21 mai 2015.

Après un examen de leur rétroaction, le document sera traduit et affiché sur le site Web de la SST.

5. MÉDICAMENTS SUR ORDONNANCE ET SÉCURITÉ DES EMPLOYÉS

Après une demande du CNOSS, la Section nationale de la SST fournit aux membres du comité les résultats de leur examen du processus actuel de l’ARC lié aux médicaments sur ordonnance et à la sécurité des employés.

Suite à la recherche, les médicaments sur ordonnance ont été élargis afin d’inclure les médicaments prescrits par un médecin certifié et les médicaments obtenus en pharmacie alors que les deux ont la capacité d’entraîner une déficience physique et mentale, ce qui peut mener à un risque accru de blessure dans le milieu de travail.

On informe le comité qu’après un examen des procédures existantes, on a déterminé que le processus pour la gestion des blessures et des maladies fournit une orientation à la fois aux gestionnaires et aux employés. Le processus de gestion des blessures et des maladies décrit le processus pour déterminer les limitations et les restrictions médicales, y compris celles causées par l’utilisation de médicament ou celles où le médicament fait partie d’un régime de traitement.

On invite les gestionnaires à communiquer tôt avec leur conseiller en relation de travail local et tout au long du processus aux fins de conseils et d’orientation. Puisque chaque situation ou besoin de mesures d’adaptation est unique, ils doivent être traités au cas par cas.

La nouvelle PNE pour les chariots élévateurs motorisés (CEM) énonce également les attentes des employés, des superviseurs et des gestionnaires pour la conduite sécuritaire des CEM. Les employés sont responsables d’informer leurs superviseurs des opérations si leur état de santé pouvait avoir une incidence sur leur capacité de conduire un CEM de façon sécuritaire, alors que les superviseurs doivent prendre des mesures afin de régler toute condition non sécuritaire qu’ils peuvent rencontrer.

En outre, on informe le CNOSS que l’ARC prend également des mesures pour informer les employés en ajoutant un énoncé au Code de déontologie et de conduite qui abordera le sujet des médicaments et de la sécurité des employés. Cette mise à jour est prévue en décembre 2015. Les nouveaux employés certifieront qu’ils respectent le Code lorsqu’ils signent leur lettre d’offre alors que les employés actuels confirmeront qu’ils respectent ces conditions lorsqu’ils examinent leurs obligations annuellement.

En fonction de l’examen des processus et des procédures actuellement en place et de ceux qui seront mis en œuvre dans un proche avenir, le comité convient que les employés et les gestionnaires sont bien positionnés pour aborder tout enjeu possible.

MISES À JOUR ÉCRITES

Statistiques pour la formation sur la santé et la sécurité

En date du 28 avril, le nombre d’employés ayant besoin d’une formation de santé et de sécurité a augmenté de 255 en tout, ce qui représente une augmentation des employés non formés de 1 % depuis janvier. Cependant, le nombre total d’employés a augmenté de 1 961 (5,5 %) à l’échelle nationale pendant la même période. En date d’avril 2015, le pourcentage d’employés ayant terminé la formation en SST est à 96 %. On remarque des hausses d’employés non formés dans la plupart des régions sauf pour l’Atlantique et l’Administration centrale où il y a eu des baisses. Ce résultat peut être attribué à l’afflux d’employés nommés pour une période déterminée qui s’est produit dans la plupart des régions depuis janvier, probablement en raison de la période de production des déclarations. Après la discussion, on convient qu’à l’avenir, les données nationales des exercices précédents seront ajoutées au rapport aux fins de comparaison.

Les statistiques d’avril 2015 pour la formation des gestionnaires sur la santé et la sécurité démontrent que le nombre de gestionnaires non formés a diminué de 9 % à 8 % à l’échelle nationale. L’Administration centrale, la région de l’Ontario et la région du Québec ont vu des baisses du nombre de gestionnaires non formés alors que les régions de l’Atlantique, du Pacifique et des Prairies ont vu de légères hausses du nombre de gestionnaires non formés. En général, la tendance nationale demeure positive.

Formation sur la prévention de la violence en milieu de travail

On informe les membres qu’au niveau national, le nombre d’employés et de gestionnaires non formés sur la prévention de la violence en milieu de travail continue de baisser. En général, 94 % des employés et des gestionnaires ont suivi ce cours, ce qui constitue une hausse de 1 % depuis janvier 2015. Les statistiques démontrent une baisse constante du nombre d’employés et de gestionnaires non formés tous les trimestres pour la plupart des régions sauf l’Ontario et le Pacifique pour avril 2015. Cette hausse peut être attribuée à l’afflux d’environ 300 employés et étudiants nommés pour une période déterminée (34 %) depuis janvier 2015.

Après une discussion sur les résultats, on convient que la Section nationale de SST continuera d’étudier une approche d’intégration normalisée ainsi que la possibilité d’un rappel de formation pendant la période du PPA afin d’assurer d’être conforme aux exigences en matière de formation en SST. Des procédures doivent être mises en place afin de surveiller lorsque la formation sur la prévention de la violence en milieu de travail est suivie puisque tous les employés doivent être formés au moins tous les trois ans, conformément à l’article 20.10 du Règlement canadien sur la santé et la sécurité au travail.

Finalement, les membres du comité sont avisés que la Section nationale de la SST a distribué les statistiques de la formation à chaque région afin de s’assurer que le progrès est suivi et de renforcer l’importance d’une stratégie de communication en vue de cibler des secteurs où il faut apporter des améliorations.

Plan de communication en matière de santé et de sécurité au travail

On présente au Comité une mise à jour relative au plan de communication national en matière de SST pour 2015-2016. Une gamme de messages liés à la SST a été envoyée d’avril à juin 2015, y compris le Jour de deuil national, le message de la Semaine nationale de la santé et de la sécurité au travail et le bulletin du comité.

Rapports d’incidents de sécurité trimestriels

On présente au coprésident représentant les employés les rapports d’incidents de sécurité trimestriels pour les mois de janvier à mars 2015. Après une discussion sur les résultats, la Section nationale de la SST s’engage à s’assurer que les rapports trimestriels sont communiqués aux comités locaux de santé et de sécurité.

MOT DE LA FIN

À la suggestion des représentants des employés, on convient que l’enjeu lié à la prestation de soins médicaux d’urgence sera ajouté à l’ordre du jour des prochaines réunions. Madame Lorenzato profite de l’occasion pour souhaiter aux membres une période de congé en sécurité et elle rappelle au comité que la prochaine réunion est prévue le 3 septembre 2015.