Comité de dotation

Procès-verbal de la réunion du Comité de dotation

17 - 19 avril 2007
Présences : Sabri Khayat, président
Pamela Abbott
Madonna Gardiner
Marc Brière
Linda Cassidy

Sabri ouvre la réunion en souhaitant le bienvenue à un nouveau membre du Comité, Marc Brière.

1. Norme de classification de l’Agence (NCA)

Il y a eu un bref exposé à la Conférence des présidentes et présidents pour mettre les sections locales au courant de ce qui se passe avec la NCA. Un sommaire de cet exposé accompagnera le procès-verbal de la Conférence des présidentes et présidents.

L’employeur donnera la formation à l’AFPC au sujet de la norme NCA, et il est convenu de réserver trois sièges au SEI, pour Pamela, Sabri et Marc. La formation aura lieu à des dates encore indéterminées en mai.

L’employeur était censé envoyer la lettre de remerciements aux points de contact SP. Sabri fera un suivi pour vérifier qu’il l’a fait. Au nom du SEI, le comité désire aussi remercier les points de contact SP pour tout le travail qu’ils ont accompli.

2. Examen des descriptions de travail

Toutes les observations sur la description de travail en format abrégé (DTFA) ont été reçues et elles doivent être regroupées et soumises à l’employeur pour 1er mai 2007. Linda et Kent se sont vu confier la tâche d’examiner les observations reçues, mais on estime qu’il serait prudent que Madonna Gardiner et Marc Brière (représentante des CF et représentant des BSF, respectivement) participent au processus. Madonna et Marc sont arrivés à Ottawa avant la réunion sur la dotation pour participer à l’examen des observations présentées. Désormais, la tâche d’examen des descriptions de travail reviendra au Comité de la dotation, et en particulier à la représentante des CF et au représentant des BSF.

3. Employé‑e‑s nommés pour une période déterminée

Le 16 avril 2007, Sabri et Linda ont assisté à une réunion avec l’employeur au sujet des recommandations découlant de l’Étude conjointe sur l’emploi pour une période déterminée. Nous avons discuté des divergences entre la liste révisée des employé‑e‑s nommés pour une période déterminée que nous avons reçue de l’Agence et les renseignements que nous avons eus de certaines sections locales. Sabri communiquera avec les sections locales concernées pour leur faire part des résultats des divergences.

Au cours de la réunion, l’employeur a dit au syndicat ou en sont les recommandations.

Le plan d’action pour les recommandations sera communiqué sous pli séparé.

Une des grandes questions soulevées au sujet du système de paie était les changements fréquents d’heures de travail et le fait que ces nouvelles heures n’ouvrent pas droit à pension. Lorsqu’il indique d’avance les changements d’heures ou si cela est précisé dans la lettre d’offre, a dit l’employeur, les nouvelles heures ouvrent droit à pension, mais, si l’horaire s’écarte de ce qui était dans l’offre, cela n’ouvre pas droit à pension. Pour que ces heures ouvrent droit à pension, il faudrait une modification à la Loi, et on nous a dit que le Conseil du Trésor examine la question. Le Comité croit qu’il faut communiquer cette information aux sections locales. On diffusera un bulletin sous la signature de Sabri.

Linda et Madonna ont assisté en décembre à la séance de formation sur le Guide des gestionnaires concernant l’emploi temporaire. La direction a dit que la formation est en cours dans les régions et elle a été invitée à renvoyer un sommaire pour le 31 mai 2007. On nous a dit que le syndicat a été invité à toutes les séances locales. Sabri communiquera avec les vice-présidentes régionales et vice-présidents régionaux pour vérifier que la formation a commencé dans leur région respective et que les syndicats ont été invités. L’employeur s’est engagé à envoyer au syndicat un sommaire de ce que les régions ont fait.

L’employeur a dit que l’emploi saisonnier n’est pas possible, mais il a quand même accepté la position syndicale selon laquelle ce point est à discuter. L’employeur a demandé une liste des divisions où le syndicat estime que l’emploi saisonnier est possible. L’employeur organisera les réunions individuelles avec chaque division pour pouvoir en discuter. La Direction générale des services aux contribuables et de la gestion des créances s’est réunie avec le syndicat pour voir pourquoi nous croyons que l’emploi saisonnier est viable. Elle a pris nos commentaires en délibéré et s’est engagée à étudier cette solution de rechange.

La prochaine réunion pour l’Étude sur l’emploi pour une période déterminée a été fixée au 15 octobre 2007.

4. Changements au processus PPC

Suite à notre dernière réunion, nous avons lancé un autre appel aux sections locales pour obtenir de l’information sur les comportements et les interventions inappropriées des conseillers en compétences. Nous n’avons pas reçu d’autres renseignements jusqu’ici, si bien que nous allons fermer ce dossier. Ce point ne figurera plus à notre ordre du jour. Par conséquent, il n’y a pas d’autre suite à donner pour le Comité de la dotation.

5. Système de gestion du rendement

L’arbitre a rendu sa décision sur la gestion du rendement. Malheureusement, nous avons été déboutés. Le Comité persiste à soutenir que la convention collective est très claire : l’employé‑e doit être évalué au regard des tâches qui lui ont été assignées, plutôt que de ses compétences ou de contingents de production. La recommandation demeure la même : il faut conseiller au membre qui a une préoccupation au sujet de l’utilisation des compétences ou de contingents dans son évaluation de rendement ou des attentes à son endroit de présenter un grief.

6. Équipes intégrées d’exécution du Recouvrement des recettes

Suite à notre dernière réunion, il y a eu plusieurs réunions où l’employeur a fait le point sur cette initiative à l’intention du syndicat. En nombre, l’employeur a indiqué que le projet pilote a commencé à 3 endroits en novembre 2005 puis à un quatrième endroit en décembre. Chaque endroit a une équipe de onze employé‑e‑s : cinq PM01 agents de recouvrement, cinq PM01 agents pour les non-déclarants et un chef d’équipe. Les endroits pilotes ont cessé leurs opérations comme suit :

  • Calgary et Trois-Rivières le 9 juin 2006
  • Sudbury le 23 juin 2006
  • Halifax le 14 juillet 2006

L’employeur avait annoncé en novembre qu’il était en voie de réunir les données et de préparer un rapport final. L’employeur n’a pas parlé de ce rapport au cours de la réunion d’avril; par conséquent, nous ferons un suivi avec l’employeur.

7. Échelles d’évaluation du rendement

Suite à notre dernière réunion, nous n’avons toujours pas reçu les rapports régionaux ni le sommaire national. Malheureusement, l’employeur va de l’avant avec un élargissement de l’échelle d’évaluation du rendement. Le Comité est d’avis que le lancement de cette initiative soulève encore de nombreuses préoccupations et il demandera à rencontrer l’employeur pour discuter de la stratégie de communication et du plan de mise en œuvre.

8. Harmonisation des fourchettes des vérifications

Il ressort des discussions de Shane avec l’AFPC que les griefs de classification seront probablement rejetés, comme nous l’avions cru au départ. À la lumière de ce renseignement et compte tenu de la possibilité d’effet défavorable pour la classification des PM03, nous ne pouvons recommander de poursuivre dans cette voie. Par conséquent, il n’y a plus de suite à donner, et ce point ne figurera plus à notre ordre du jour.

9. Embauche d’étudiants – Annexe J

Le 16 février 2007, l’employeur a adressé au syndicat le projet d’annexe J (Embauche d’étudiants) pour consultation. Le syndicat était invité à répondre pour le 9 mars 2007. Le Comité de la dotation a transmis les commentaires suivants à l’employeur :

2.4 Certes, il est louable que l’Agence marque une préférence pour l’équité en matière d’emploi, mais il faut se demander si, en mentionnant un programme particulier, on n’a pas tendance à faire croire que c’est le seul programme permis. Nous préférerions que le programme d’embauche d’étudiants autochtones ne soit pas mentionné à part : il faut soit ne pas en parler, ou soit parler de tous les programmes applicables.

3.3 La position du syndicat au sujet des étudiants non rémunérés est qu’il ne devrait pas y en avoir. On craint que l’inclusion de cet énoncé ne donne lieu à des abus.

5.5.1 Bien que cette section traite d’intégration, il semble que le premier scénario ne soit rien d’autre qu’un processus de sélection interne. L’intégration est censée être un mécanisme pour permettre aux étudiants recrutés dans le cadre de programmes pour étudiants d’être embauchés ensuite pour une période indéterminée, et non pas d’avoir le droit de participer à un concours.

Le 17 avril, l’employeur a répondu à nos commentaires. Le Comité diffusera la version finale dès réception.

10. Recouvrement des recettes 2010

L’Agence continue de rencontrer les syndicats chaque trimestre au sujet de cette initiative. Un document d’information est diffusé après chaque réunion. Linda et Sabri ont rencontré l’Agence le 3 avril. Un sommaire de leur réunion sera envoyé sous pli séparé.

11. Vérification interne de la dotation

Le rapport de vérification interne est maintenant prêt. Le syndicat a assisté à une réunion le 12 avril 2007 avec les vérificateurs et l’employeur pour discuter des résultats et des recommandations. Un sommaire de la réunion a été envoyé avec le rapport aux sections locales et au Conseil exécutif. Le Comité de la dotation continuera de faire le suivi auprès de l’employeur au sujet des plans d’action et il fera rapport des points respectifs. Il n’y a pas d’autre suite à donner à cette question particulière.

12. Description du poste de vérification au bureau

Après la dernière réunion, il y a eu certaines modifications à la description applicable. Des commentaires sont venus du terrain. Madonna et Linda feront le suivi au sujet de la question initiale pour voir s’il y a autre chose à faire puis elles feront rapport à la prochaine réunion.

13. Annexe C (zone de sélection)

Suite à la dernière réunion, l’employeur a transmis une réponse, puis a diffusé une directive modifiée. Comme les présidentes et présidents l’avaient demandé à leur Conférence, il y aura un bulletin pour annoncer la politique modifiée. Le Comité examine également quelles annexes ont été modifiées et affichées dans l’InfoZone et il en joindra la liste au Bulletin. Désormais, le Comité, sous la signature du président, enverra un bulletin avec chaque politique modifiée.

14. Programme postsecondaire de stages d’agent de l’impôt à l’intention des Autochtones

Comme l’employeur a répondu à nos commentaires et que le Programme modifié a par la suite été diffusé, ce point n’aura plus sa place à l’ordre du jour.

15. Observation et Attestation

En novembre, le président du Comité a demandé une réunion avec l’employeur après avoir été informé de changements au programme. L’information est venue du terrain, et non pas de l’employeur. Un sommaire de cette réunion a été diffusé en novembre. Suite aux discussions, l’employeur s’est engagé à informer d’avance le syndicat des changements à ce programme.

Bien qu’il n’y ait actuellement pas de questions en instance, le Comité gardera ce point permanent à son ordre du jour.

16. Information de la part des sections locales

Madonna et Alain Lachapelle ont communiqué avec chaque section locale pour la désignation d’un agent de liaison pour la dotation. Malheureusement, les sections locales n’ont pas encore toutes communiqué un nom. Le Comité ne saurait trop insister sur l’importance d’avoir un agent de liaison pour chaque section locale.

Par suite des assemblées générales annuelles des membres et des élections, il est décidé que nous tâcherons de mettre cette liste à jour tous les six mois.

Madonna et Marc rétabliront la liste des points de contact dans les sections locales et demanderont en outre la confirmation de l’agent de liaison à chaque endroit. Madonna et Marc diffuseront alors un bulletin sur la dotation aux agents de liaison pour établir le réseau.

Les sections locales sont aussi invitées à signaler tout changement à Madonna ou à Marc pour que nous puissions continuer de maintenir une liste valide des membres du réseau.

17. Liste de contrôle pour l’évaluation du travail

L’employeur a envoyé un rapport sur les projets pilotes et confirmé que l’initiative sera lancée à l’échelle nationale. Le conseiller permanent a rencontré la Direction générale des services aux contribuables et de la gestion des créances (DGSCGC) en février, et un sommaire a été envoyé.

Le gros de la réunion a alors porté sur le lancement et les recommandations proposées pour les modalités du lancement. Comme l’employeur souhaite une utilisation uniforme de ces documents à l’échelle pays (et qu’il a insisté pour qu’il n’y ait plus d’essais pilotes), il a été établi que le moment opportun pour le lancement sera septembre 2007, afin qu’il coïncide avec le début du prochain cycle de rendement.

J’ai proposé et la direction a accepté que chaque chef d’équipe ait alors l’occasion de s’asseoir avec ses employé‑e‑s individuellement; au moment de la revue des attentes pour le cycle de rendement suivant, il pourrait présenter ce nouvel outil et expliquer comment il sera utilisé. La direction a aussi décidé d’utiliser le réseau de coordonnateurs de la formation pour faciliter les communications sur cet outil.

La stratégie de communication consiste à envoyer un premier message de Guy Proulx, suivi, en août, d’un message conjoint de Guy Proulx et de Betty Bannon. Le message s’adresse strictement aux agents de recouvrement, vu que ce formulaire leur sera réservé. Ils s’attendent d’avoir le texte prêt à signer par Betty à la CSP de juin. Il n’y aura pas d’adaptation locale ni régionale du message. On s’attend que, pour la fin du cycle en août 2008, chaque agent de recouvrement connaîtra ces formulaires et aura fait faire une revue. La fenêtre pour la mise en œuvre est à l’automne 2007.

L’initiative va de l’avant comme prévu et le Comité sera encore consulté. En outre, il y a eu un appel-conférence le 12 avril, et le sommaire a été diffusé.

Le Recouvrement des recettes a certaines préoccupations au sujet de la liste de contrôle pour l’adaptabilité et voulait nous en parler. Leurs préoccupations sont que les définitions de trois des aptitudes liées à l’adaptabilité ressemblent beaucoup à trois compétences, et ils croient qu’il faut corriger cela pour que l’information soit convergente.

Le problème est qu’ils ne pourront pas corriger cela avant la distribution du communiqué de Guy Proulx, si bien qu’ils voulaient discuter de la possibilité de retarder la distribution de cette liste de contrôle. J’avais certaines réserves au sujet de ce concept. Au cours des discussions, Mike Snaaw a fait savoir que les points suivants posent problème :

  • Communication efficace
  • Joueurs d’équipe
  • Formation et apprentissage

Ils ont dit que les définitions qu’ils utilisent ne sont pas compatibles avec les compétences et qu’elles devraient peut-être l’être. J’ai donné mon accord, sauf pour la formation et l’apprentissage, vu que, selon une information que je tiens d’une autre source, nous avons recommandé que l’engagement à l’égard de l’apprentissage ne fasse plus partie des profils, ce qui ferait disparaître ce problème. J’ai aussi indiqué à Mike que nous n’avons jamais appuyé l’élément « Joueurs d’équipe », si bien qu’il pouvait bien l’éliminer, ce qui ferait que cela ne serait plus un problème.

L’option préférée est de corriger ces éléments pour que tout soit convergent, ce qui pourrait faciliter désormais l’Observation et Attestation. J’ai donné mon accord, si bien qu’ils réviseront le communiqué envoyé par Guy Proulx pour voir s’il y a moyen de le modifier afin d’indiquer si la liste de contrôle pour les aptitudes liées à l’adaptabilité pourra être corrigée. Si elle est corrigée, elle sera utilisée, et s’il y a un problème avec l’échéancier, elle sera mise en service à la deuxième étape.

Le Comité a reçu une copie des deux communiqués pour examen. Nous sommes d’accord sur le contenu du 1er communiqué, mais nous aimerions voir un petit changement dans le communiqué conjoint.

Le Comité répondra à l’employeur en demandant de modifier le 3e paragraphe pour insister davantage sur le fait que cette liste de contrôle doit compléter et renforcer le processus d’évaluation, et non pas le remplacer.

Le Comité continuera d’informer les sections locales au fur et à mesure qu’il aura de l’information.

18. Offre d’emploi pour une période déterminée

À la Conférence des présidentes et présidents, la présidente nationale, Betty Bannon, a renvoyé ce point au Comité de la dotation.

Plusieurs sections locales ont dit que les nouvelles lettres d’offre qui sont envoyées précisent : « Vous devez pouvoir vous engager à l’offre de contrat, qui va jusqu’au ________. Vous serez considéré‑e comme non disponible pour une autre offre de tout autre répertoire jusqu’à la fin de la date du contrat. »

Nous avons demandé aux sections locales de nous tenir au courant de ce qui passe à leur niveau avant le 18 avril, pour que nous puissions en discuter à la réunion au sujet des employé‑e‑s nommés pour une période déterminée le 16 avril. Les sections locales n’ont pas envoyé l’information au  Comité.

Madonna et Marc communiqueront avec les sections locales pour voir si ce paragraphe est utilisé dans leurs bureaux. Si c’est généralisé, alors nous demanderons une réunion avec l’employeur. S’il s’agit d’un cas isolé à Surrey et à Sudbury, alors nous renverrons la question aux sections locales respectives pour suite à donner.

19. Lignes directrices sur les promotions et le recrutement externe sans processus de sélection

Le Comité prend connaissance des lignes directrices qui nous ont été communiquées par l’Agence pour commentaires. Linda répondra en envoyant les observations suivantes :

  • Il devrait y avoir des lignes directrices distinctes pour la « Sélection sans processus de sélection » et le « Recrutement externe »

  • Le terme « répertoire » ne devrait pas être utilisé, vu que l’Agence abandonne ce concept.

  • En français, ils n’utilisent pas « pool », mais « répertoire ». Le sens n’est pas le même.

  • Page 5 – Pourquoi la note de bas de page 1?

  • Au point 6, Recours, il faudrait indiquer clairement comment ceux qui sont dans la « zone de sélection » seront informés de leurs droits de recours.

20. Services à la clientèle et comptes débiteurs

Le Comité discute de la situation survenue à Edmonton, où des PM01 agents du service à la clientèle ne faisant pas partie d’un centre d’appels prenaient des dispositions pour le paiement de comptes de moins de 25 000 $ et avaient des inventaires. Les préoccupations soulevées par le membre et le VPR étaient que cette initiative n’était pas visée dans la description de travail actuelle.

Saisie de la question, la DGSCGC a dit qu’il y avait eu un projet pilote spécial à Edmonton pour voir comment cela fonctionnerait, mais que le projet pilote est maintenant terminé.

Le VPR sera informé que la direction les a induits en erreur en disant que cela faisait partie de la description de travail, et qu’ils auraient dû être informés qu’il s’agissait d’un projet pilote.

21. Groupes de travail – Conseillers en compétences

Profils de compétences d’emploi

Il y a eu un rapport sur ces deux groupes lors de la Conférence des présidentes et présidents. Au moment de la rédaction du présent procès-verbal, les représentantes et représentants de ces comités étaient en réunion avec le CCGRHAC pour faire approuver les recommandations. Une fois la décision rendue, le Comité diffusera l’information sur le terrain.