Comité de dotation

Procès-verbal de la réunion du Comité de la dotation

27-28 février 2008
Présences : Sabri Khayat, président
Pamela Abbott
Madonna Gardiner
Marc Brière
Linda Cassidy

1. Norme de classification de l’Agence (NCA)

Linda présente un aperçu du processus de contenu de poste pour la NCA‑SP et fait le point sur le processus de classification selon la NCA‑SP.

Dans le cadre du processus de classification, il y a eu des présentations sur soixante-cinq (65) descriptions de travail. Le Bureau national a amorcé le processus officieux et tiendra le Conseil et les sections locales au courant de la situation.

2. Examen des descriptions de travail

Le Comité a deux descriptions de travail en inventaire, et il y répondra pour le 29 février 2008, au plus tard.

3. Employé‑e‑s nommés pour une période déterminée

Le Comité est informé que des membres travaillant au Centre d’appels de Toronto se sont manifestés et sont disposés à défendre la question du temps partiel par opposition au temps plein.  Confrère Pierre Mulvihill s’occupe désormais de cette question.

La réunion spéciale trimestrielle a eu lieu le 15 octobre 2007, et un sommaire était joint au rapport du Comité de la dotation de décembre.

Échantillons de travail : Encore une fois, seulement trente-quatre (34) sections locales sur cinquante-cinq (55) ont répondu et seulement deux, Montréal et Vancouver, ont dit que l’employeur utilise certains tests pour évaluer les employé‑e‑s à réembaucher. Il ne semble pas que les tests portent sur des échantillons de travail. Au cours d’une réunion avec l’employeur, il a été confirmé que seulement un bureau utilise un test pour évaluer les échantillons de travail. Le comité a informé l’employeur que ce qui se passe n’est pas une évaluation d’échantillons de travail et qu’il faudrait changer la méthode d’évaluation pour indiquer qu’il s’agit d’un test de connaissances. L’employeur a indiqué qu’il veut clarifier pour le terrain qu’un test de connaissances n’est pas un échantillon de travail. Puisqu’il s’agit d’un cas isolé et que le comité est informé que cela n’inquiète pas la section locale, il n’y a pas d’autre suite à donner pour le Comité, mais il y a lieu d’inciter les membres à adresser leurs questions ou préoccupations à leurs représentantes et représentants locaux.

4. Équipes intégrées d’exécution du Recouvrement des recettes

L’employeur n’a pas envoyé le rapport final de la réunion du 20 novembre. On a pris contact avec l’employeur pour réclamer une copie du rapport. Le Comité étudiera le rapport, et fera le point à l’intention des sections locales.

5. Échelles d’évaluation du rendement

Les sections locales ont soulevé des problèmes au sujet des cotes « n’atteint pas » attribuées aux membres, qui sont soit retirés des répertoires soit n’obtiennent pas de placement. Le Comité enverra un bulletin pour rappeler les procédures que l’employeur est censé suivre en la matière. Le gestionnaire est tenu de faire en sorte que la cote « n’atteint pas » se rattache au poste en dotation avant de ne pas y placer une personne.

L’employeur ne doit pas éliminer une personne qui n’a pas eu une évaluation satisfaisante dans un processus quelconque.

6. Embauche d’étudiants – Annexe J

Il y a eu une réunion le 30 octobre 2007.

L’employeur voulait discuter de l’infrastructure du programme. Il a fait le point sur la campagne de marketing qu’il mène. Il y a eu quelques retards, vu que le slogan initial « Débouchés intéressants » ne fonctionnait pas en français. Le nouveau slogan est « Investissez dans votre avenir, un emploi aujourd’hui, une carrière demain ».

L’employeur a aussi fait le point sur le Programme des ambassadeurs. On en a recruté vingt-quatre (24) en 2006 et quarante-sept (47) en 2007.

Il y a aussi eu une discussion sur l’image de marque ainsi que sur l’orientation pour les étudiants. L’employeur a par la suite mis les liens pertinents d’accès à l’InfoZone, qui ont été inclus dans le rapport de la dotation de décembre au Conseil exécutif.

7. Recouvrement des recettes 2010

L’Agence continue de se réunir deux fois l’an avec le Syndicat au sujet de cette initiative. Un document d’information sera envoyé après chaque réunion. La dernière réunion a eu lieu le 20 novembre 2007. Le Conseil a reçu un rapport de cette réunion à la réunion du Conseil de décembre 2007.  La date de la prochaine réunion n’est pas encore fixée, mais ce devrait être en avril ou en mai 2008.

8. Description du poste de vérification au bureau

La question concerne une consolidation de la description de travail. Cette description de travail a été consolidée, et il n’y a pas d’autre suite à donner pour le Comité de la dotation. La section locale a été informée que, s’il y a d’autres questions ou préoccupations à ce sujet, il faut nous les signaler.

9. Observation et Attestation

Le Comité a reçu une copie du projet de directive pour l’Observation et Attestation. Des commentaires étaient demandés pour le 17 octobre 2007.

Le Comité a indiqué à l’employeur qu’il faut souligner les points se rattachant à l’« observation » des comportements par les gestionnaires.

La directive doit préciser clairement la responsabilité du gestionnaire. Le Comité a fait savoir à l’employeur que l’Observation et Attestation doit être divisée en quatre étapes de base :

  1. Les gestionnaires observent le comportement
  2. Les gestionnaires décrivent le comportement
  3. Les gestionnaires attestent le niveau et le seuil de compétence
  4. Les gestionnaires rencontrent l’employé au sujet du niveau atteint

La version finale de la directive sera envoyée à toutes les sections locales dès qu’elle sera prête.

Le 8 novembre 2007, il y a eu une réunion où le syndicat a donné des précisions à l’employeur au sujet des préoccupations soulevées sur le terrain. Le Syndicat a donné des exemples de cas où les chefs d’équipe demandent à leurs employé‑e‑s de fournir des sommaires écrits et des exemples pour qu’ils puissent les observer et les attester.

L’employeur a reconnu que cela n’est pas approprié et a dit s’attendre que la diffusion de la directive dissipe toute confusion. L’employeur est aussi convenu de diffuser une note de service sur le terrain pour clarifier le processus.

La question des évaluations obligatoires reste à régler.

L’Observation et Attestation demeurera un point permanent et les sections locales sont invitées à adresser leurs préoccupations et leurs questions au Comité, via leur VPR.

10. Information de la part des sections locales

Consœur Madonna Gardiner et confrère Marc Brière enverront le courriel aux sections locales cette semaine. Le courriel demandera le nom de l’agent de liaison. La liste des personnes-ressources sera insérée dans les documentations remises aux sections locales à la Conférence des présidentes et présidents, et les rep des présidentes et présidents veilleront à ce que les cinquante-cinq (55) listes de personnes-ressources arrivent avant la fin de la conférence. Les rep des présidentes et présidents utiliseront cette liste, une fois établie, pour diffuser de l’information sur la dotation.

11. Liste de contrôle pour l’évaluation du travail – Un programme d’examen du travail pour les agents de recouvrement

Comme tous les communiqués ont été envoyés et que ce programme devrait désormais être complètement mis en œuvre sur le terrain, il n’y a pas d’autre suite à donner pour le Comité.

12. Programme d’assurance de la qualité

Ce bulletin a été diffusé par le Comité.

Il n’y a pas d’autre suite à donner pour le Comité de la dotation.

13. Offres d’emploi pour une période déterminée

Un courriel a été adressé à toutes les sections locales. Les réponses des sections locales indiquent que le problème n’est pas généralisé. Trente-quatre (34) sections locales sur cinquante-cinq (55) ont répondu, et aucune n’a indiqué que la clause de « disponibilité » est utilisée dans les lettres d’offre.

La question sera renvoyée à Surrey, qui la traitera comme problème local.

Il n’y a pas d’autre suite à donner pour le Comité de la dotation.

14. Groupes de travail

Profil de compétences d’emploi, Groupes de travail sur les conseillers en compétences et Groupe de travail sur la rétroaction individuelle –

L’employeur a diffusé dans une note du 26 octobre 2007 les recommandations adoptées par les Groupes de travail et acceptées par le CCGRHAC. Une copie de cette note de service est jointe au procès-verbal.

En décembre 2007, il y a eu un nouveau Groupe de travail sur le recours. La consœur Bannon a bien tenté d’obtenir plus de sièges, mais le SEI n’en a eu qu’un. Le confrère Khayat a été choisi comme représentant du SEI. Le mandat du Groupe de travail est le suivant :

Mandat
Groupe de travail sur le processus de recours
Direction générale des ressources humaines

Mandat :

  • Revoir les principes et le processus du système de recours de l’Agence, pour veiller à ce que le système soit juste et convergent.

Objectifs :

  • Analyser les propositions mises de l’avant par les agents négociateurs
  • Faire des recommandations au CGA, par suite de cette analyse, pour le 31 mars 2008

Composition du groupe de travail :

  • Membres du Comité consultatif de la gestion des ressources humaines axée sur les compétences (GRHC)
  • Un représentant des deux agents négociateurs : le SEI et l’IPFPC
  • Des représentants de la DGRH donneront des conseils et un appui technique, selon la nécessité

Objet :

  • Formuler des recommandations au CGA au sujet des options de changement, compte tenu de l’analyse et des rapports des groupes de travail sur les conseillers en compétences et la rétroaction individuelle.

Portée :

  • Examiner les propositions présentées par les agents négociateurs
  • Examiner les principes et les processus du système de recours de l’Agence

Le Groupe de travail s’est réuni les 11 et 12 décembre 2007 à Toronto et on attend toujours le sommaire de la réunion. Le Comité tiendra le Conseil et les sections locales au courant au fur et à mesure que l’information lui arrivera.

15. Échange / intérim

L’employeur n’a pas encore pris contact avec le Comité pour organiser une réunion. Consœur Linda Cassidy fera un suivi auprès de l’employeur pour organiser la réunion.

16. Examen du jugement situationnel – Test de la CFP

Test de jugement situationnel : Les sections locales s’inquiètent de ce que l’employeur utilise ce test et demande d’ajuster les notes. Elles craignent que cela puisse ne pas être juste et uniforme. Il est évident qu’un jury de sélection peut demander différentes notes de passage, mais cela doit être déterminé en fonction de ce qui est approprié.

Les exemples fournis illustrent une fourchette de notes où des CR04 avaient besoin de 69/102, alors qu’un PM02 peut n’avoir besoin que de 55/102.

Confrère Mark Brière et consœur Madonna Gardiner demanderont aux sections locales :

  1. Voient-elles ce test utilisé dans les concours?
  2. Quelles sont les notes seuil requises?

On espère quel les sections locales répondront avant le 17 mars, de manière que le Comité puisse en traiter en avril.

Confrère Marc Brière et consœur Madonna Gardiner enverront un courriel aux cinquante-cinq (55) sections locales lundi prochain, avec prière de répondre pour le 17 mars, pour voir comment cet outil est utilisé dans leurs bureaux. Nous pourrions donc traiter de la question à notre prochaine réunion.

17. Remboursements pour habitations

Le Comité a reçu une question suite à l’annonce selon laquelle les remboursements pour habitations se feront désormais à Summerside. Les sections locales s’inquiètent de ce que le travail des BSF est transféré aux CF.

Note enquête a révélé que l’Observation transfère ce travail, mais sans avoir consulté le Syndicat au préalable. L’employeur a fourni une documentation établissant qu’il s’agit d’un très petit programme et il ne croit pas qu’il y ait un impact.

Le Comité de la dotation a renvoyé l’information concernant les ETP au Comité de réaménagement de l’effectif. Il faut noter que, à compter d’immédiatement, toute la charge de travail touchant les remboursements pour habitations sera accomplie à Summerside par les vérificateurs d’impôt SP 0376.

18. Appel dans le cadre du dossier Équité

Il y a eu plusieurs questions au sujet de la création d’une description de poste autonome pour les allégements pour les contribuables. Au cours de la réunion de la DGSCGC en décembre 2007, la direction a été interrogée à ce sujet, et elle a fait savoir qu’il n’y a pas de discussion au sujet d’une description de travail distincte. Cette fonction est déjà comprise dans la description de travail existante et elle est une exigence pour ces postes. Le Comité sait qu’il y a des unités de travail autonomes pendant ce travail, mais l’employeur n’a pas l’intention de créer une nouvelle description de travail.

19. Validation et contrôles

Remis à la prochaine réunion, en avril.

20. Annexe L

Remis à la prochaine réunion, en avril.

21. Ateliers sur l’interrogation appréciative

Remis à la prochaine réunion, en avril.

22. Règlement MG

Remis à la prochaine réunion, en avril.

23. ARC et CGA

Entente entre CGA et l’ARC : Le Comité prend connaissance de la présentation et note les préoccupations suivantes :

Page 1: E) Quels types d’initiatives les deux parties examineraient-ils?
Page 2: L’étudiant CGA ne devrait désigner que les employé‑e‑s de l’ARC inscrits comme étudiantes ou étudiants.
Page 4: 3 – Qu’en est‑il du poste SP04 aux appels?
6 – Doit se faire par les mécanismes de dotation appropriés et la rémunération sera en conséquence.
Page 4/5  7 – Si une revue a lieu tous les deux ans, alors le Syndicat veut être consulté.
Accréditation du cours et éducation permanente – Ces points ont été référés dans la dernière entente mais pas dans celle-ci?
Annexe A – 27 – Qu’en est‑il de la Vérification et des Enquêtes?
28 – Pourquoi les PRACC ne sont-ils pas qualifiés lorsqu’ils sont examinateurs principaux des comptes en fiducie?
Annexe B – Si les examinateurs des comptes en fiducie sont qualifiés, qu’en est‑il des postes avec barre oblique et des Recouvrements?

24. Retenues à la source

Remis à la prochaine réunion, en avril.

25. AU dans des postes de MG de l’AFPC

Remis à la prochaine réunion, en avril.

26. Vérification des flexibilités dans les ressources humaines

Vérification des flexibilités dans les RH : L’employeur a informé le SEI que le Bureau du vérificateur général effectuera une vérification de rendement sur les flexibilités dans la gestion des ressources humaines. Il a fait savoir que les syndicats seront interviewés. Consœur Betty Bannon a demandé que les syndicats nationaux soient interviewés, et ce sera consœur Bannon, confrère Khayat, confrère O’Brien et consœur Cassidy.

Il faut noter également qu’il n’y aura pas de groupes de discussion dans l’Atlantique. Le Comité demandera à consœur Bannon de vérifier si l’Atlantique peut être compris.

27. Emplois combinés avec composante des Décisions

Remis à la prochaine réunion, en avril.

28. Échéancier pour le recours

Échéanciers pour le recours : Il semble y avoir de la confusion sur le terrain au sujet de la rétroaction individuelle. Le délai de 7 jours commence‑t‑il au moment de l’envoi ou de la réception? Darrell Mahonney a fait savoir au G.T. sur le recours que c’est 7 jours à compter de la date à laquelle la lettre arrive, alors que la directive parle de 7 jours à compter de la date de l’envoi. Le comité demandera une clarification à l’employeur.

29. Exigences pour la comptabilité

Remis à la prochaine réunion, en avril.

Prochaines réunions :

26 avril au 28 avril (voyage le 25 avril)
et 3 juillet au 5 juillet (voyage le 2 juillet)

 

Nous tenterons d’avoir une réunion avec l’ARC, le 28 avril, espérons-nous