Comité de dotation

Procès-verbal de la réunion du Comité de dotation

26-28 avril, 2008

Présences :

Sabri Khayat,
Pamela Abbott
Madonna Gardiner
Marc Brière
Linda Cassidy

Président
Co-présidente
Représentante des CF
Représentant des BSF
Conseillère technique

1. Norme de classification de l’Agence (NCA)

Linda a fourni un résumé du processus de contenu de travail de la NCA, aussi bien qu'une mise à jour sur le processus de Classification de la NCA.

Les réponses des griefs de contenu de travail, seront émises le 8 mai 2008.Toutes les sections locales, et tous les membres du Conseil exécutif, recevront l'avis des réponses. De plus, chaque détenteur actuel d'un de ces postes sera avisé.

Les présentations sur la classification NCA commenceront le 12 mai 2008, et seront complétées le 30 mai 2008. Les sections locales et les membres du Conseil seront avisés de la présentation, aussi bien que des enjeux qui ont été discutés avec l’employeur.

Les standards NCA, ainsi que les valeurs des points, sont maintenant sur l’Infozone de l’employeur et  disponibles pour tous les membres. Les sections locales pourraient obtenir une copie de ces standards, à partir du site, afin de se familiariser avec les standards. Les sections locales doivent s’assurer que leur personne de « liaison » en ait une copie.

2. Examen des descriptions de travail

Le comité a fourni ses commentaires sur les descriptions de travail qui étaient dans son inventaire, l'employeur n'a pas encore répondu.
Il y avait une description de travail supplémentaire reçue, et la réponse a été envoyée dans le délai (Il devrait être noté que le comité de dotation dispose d’un délai de deux (2) semaines pour commenter la description de travail).

Lors de la Conférences des Présidentes et des Présidents, le comité a reçu l’information à l’effet que  l'employeur est en train de créer un poste "AS-01" (SP-04) pour traiter les questions des « services en communs » dévolues aux MG.  Il a ainsi été annoncé que,  suite au Réseau national MG, la gestion a reconnu qu'une partie du travail des MG doit être déplacée.

Pour un période d'essai d’une année, afin de vérifier si cela allégerait les pressions sur le MG'S, un poste « AS-01 », pour un centre ayant une large utilisation, serait mis au service des directeurs du secteur. Ce poste impliquerait la préparation de lettres de dotation pour des grands processus de dotation internes et externes etc.

Le comité de dotation n'a pas été avisé de ce travail, ni le Bureau national via le processus NCA, du fait que l’employeur envisageait la création d’une nouvelle description de travail.

Le comité abordera la question de descriptions de travail,  après que Linda ait vérifié cette question avec Suzanne Miner, étant donné que cela n'a pas été apporté à leur attention non plus.

3. Employé-e-s nommés pour une période déterminée

Cet item demeure comme un item permanent à notre ordre du jour, mais comme il n'y a pas eu d'informations supplémentaires reçues du terrain et/ou de l'employeur, nous n’avons rien à annoncer à ce stade.

Le comité s'attend à ce qu'après la réunion du « Comité Ad hoc sur les Centres d’appels », nous pourrions avoir des questions qui demandent à être traitées.

4. Équipes intégrées d’exécution du Recouvrement des recettes

Suite à notre dernière réunion, Linda est entrée en contact avec l'employeur, concernant ce rapport. L'employeur nous a informés qu'il s’attendait à émettre ce rapport vers la fin de mars ou le début d'avril de cette année, mais en date de cette réunion nous n’avons pas encore reçu de copies. Nous avons une réunion avec l’ISCGC (Initiative des Services aux contribuables et de la gestion des créances) le 21 mai 2008, et nous nous attendons à recevoir une copie de ce rapport à ce moment.

5. ISCGC (Recouvrement des recettes 2010)

Notre prochaine rencontre aura lieu le 21 mai 2008, et un résumé sera émis après cette réunion.

6. Observation et Attestation

La version finale de cette directive a été reçue de l’employeur et a été envoyée, par la présidente nationale, au Conseil exécutif et à toutes les sections locales, le 24 avril 2008.

Le comité a passé en revue la directive, pour vérifier ce que l’employeur avait fait avec nos recommandations. L’employeur ne semble pas les avoir pris en considération.

Bien que le comité soit d’avis que la directive est claire, à l’effet que le gestionnaire est responsable de l’observation du comportement et de l’écriture du rapport, nous continuons à recevoir des demandes spécifiant que les gestionnaires pensent que les employé-e-s doivent fournir des exemples et un résumé écrit.

La directive sera envoyée à chaque membre, se questionnant sur le processus, en y soulignant les sections 5.3 et 5.4, et nous continuerons à diriger les problèmes à l’attention de l’employeur.

Le comité, se réunissant avec l’employeur le lundi 28 avril 2008, demandera de nouveau qu’une note soit envoyée à tous les bureaux, les informant que cette responsabilité n’incombe pas aux employé-e-s.

L'employeur a inclus un lien à « Recours – O&A » dans la directive. Le comité a obtenu une copie de ces directives sur les recours, et a plusieurs préoccupations envers ce  document. Il est important de noter que l'employeur n'avait pas fourni de copie de ces directives au syndicat, pour obtenir ses commentaires. Il est aussi à noter que le nouveau  Annexe L stipule toujours qu'il y a trois types de recours,  Rétroaction individuelle,  Révision de la décision et la Revue par un Tiers indépendant. Ainsi les nouveaux Révision de l'Attestation (RA) et Rétroaction sur l'Attestation (RSA) ne sont pas considérés comme des recours en dotation.

Le comité de dotation est d’avis que les « mécanismes d’Observation & Attestation », ne font pas parti de la législation et que le recours approprié sera ainsi celui des griefs.

Nous recommandons aux membres de déposer des griefs, advenant le cas où ils n’obtiennent pas leurs niveaux. Le comité rééditera un bulletin sur la position du SEI sur les recours liés à l’Observation & Attestation.

7. Informations de la part des sections locales

En date de notre réunion, nous n'avons toujours pas reçu des nouvelles de : Chicoutimi, Ottawa ITSO, Outaouais et Surrey.
Si nous ne recevons pas de nom d'une personne de liaison, alors nous ne seront pas en mesure d'envoyer des informations sur la dotation pour le réseau pour ces sections locales.

Les sections locales suivantes nous ont fournis les noms des personnes « liaisons » sans fournir des adresses externes pour leur envoyer la documentation :
Barrie, Bathurst, Belleville, Charlottetown, London, C.B. Nord & Yukon, AC d’Ottawa, Politique et Planification, Regina, Sherbrooke, st. Catherine, CF St John’s, Toronto et Winnipeg.

Si la personne de liaison – pour la dotation - dans ces bureaux n'a pas d'adresse externe, nous demandons respectueusement que sa section locale lui fournisse l'accès à son adresse SEI, pour que nous puissions lui envoyer les informations.

Nous demandons à ces sections locales de fournir,  tant à Madonna qu’à Marc, une adresse électronique externe pour ces personnes, ou la confirmation qu’elles utilisent l'adresse électronique SEI de la section locale.

8. Groupes de travail 

Groupe de Travail sur le processus de recours
(Voir le mandat dans notre procès verbal de février 2008).

La version préliminaire du rapport, prévue initialement pour la fin du mois de janvier 2008, a été envoyée aux membres du Groupe de travail au début du mois de mars, pour obtenir leurs commentaires.  

La version finale du rapport, suite aux commentaires reçus des membres, devait être présentée le 15 avril 2008 au Comité des ressources humaines, afin d'obtenir son approbation.

Nous n’avons pas encore été avisés des résultats de la présentation auprès du Comité des ressources humaines.

Entretemps, il faudrait noter qu’une nouvelle version de l’Annexe L (Directive sur les recours en matière d’évaluation et de dotation) a été publiée, mais elle n’incluait pas les recommandations du Groupe de travail. (Cette nouvelle version semble avoir été rédigée et complétée avant le Groupe de travail).

9. Échange / intérim

Notre Comité rencontre l’employeur lundi, 28 avril 2008.
En guise de préparation pour cette rencontre, le comité a passé en revue le document émis par l’employeur en mai 2007.

10. Examen du jugement situationnel – Test de la CFP

Madonna et Marc ont envoyé le courriel aux sections locales, avec le 17 mars 2008 comme date limite pour y répondre. Malheureusement, seulement trente (30) sections locales ont répondus. De ces sections locales, seulement neuf (9) ont indiqué que ce test est utilisé, et aucune n’a dit éprouver des problèmes avec des notes changées.

Comme cela semble être un problème limité à la section locale qui l’a soumis, nous le renverrons à elle pour qu’il soit traité.

Aucune nouvelle action n’est requise.

11. Section de la Validation et des contrôles (V&C) – Charge de travail CR-04

Un courriel nous a été envoyé, demandant si nous étions au courant des changements dans la Section de la Validation, concernant la revue de dossiers par les CR-04, qui est suspendue et transférée aux PM-01.

Un courriel a été émis affirmant qu’ «  Une décision a été prise en ce qui a trait à la charge de travail CR4 (code d’activité 796). En effet, à compter du 1er avril 2008 la V&C cessera la revue de dossiers au niveau CR4 ». Il fait aussi état du fait que « La décision de cesser d’effectuer la revue des dossiers CR4 est basée sur les éléments suivants :

  • Le faible taux de redressement pour la revue des dossiers au niveau CR4
  • Le faible taux de dette générée
  • Le faible retour sur investissement ».

En se basant sur ce courriel, le comité a des préoccupations sur d’éventuels impacts sur des descriptions de travail, et le déroulement des opérations, et que rien n'ait été partagé avec nous au niveau national.

Un courriel sera envoyé à l'employeur, lui demandant de nous informer des impacts sur les descriptions de travail, aussi bien que des impacts sur le personnel.

12. Annexes E & L

Le comité a reçu les nouvelles versions de l’Annexe E et l’Annexe L. Comme demandé par les présidentes et les présidents des sections locales, cette information sera envoyée aux sections locales, au plus tard, le 29 avril 2008.

Le comité a passé en revue les nouvelles versions, et acheminera un résumé de toute préoccupation directement à l’employeur.

13. Ateliers sur l’interrogation appréciative

Le comité a reçu des informations sur les « Ateliers sur l’interrogation appréciative » qui font parti de la « Gestion des talents » de L’ARC. La Présidente nationale a assigné la question de la Gestion des talents à notre comité.

Le centre d’intérêt de la Gestion des talent est "de se concentrer sur des idées d'action tangibles concernant ce que l’ARC doit faire, pour devenir une organisation chef de file dans l'attraction et la conservation du talent, dans un marché du travail de plus en plus compétitif ». L'employeur a organisé des sessions avec des  « focus groupes », en février 2008, portant sur la Politique de la gestion des talents avec des employé-e-s et des gestionnaires. Le comité n’a pas reçu les résultats de ces sessions.

Tout autre développement ou information sera partagé avec les sections locales et le Conseil exécutif aussitôt qu’il est disponible. Nous encourageons les sections locales à entrer en contact avec le comité de dotation, par le système de courriel, si elles ont des questions ou des préoccupations. 

14. Règlement MG

La question du Règlement MG est traitée par le Bureau national.

Comme il y a des impacts potentiels sur la question des descriptions de travail, Linda a fourni au comité une rapide mise à jour; c'est-à-dire pour chaque SP qui devrait être un MG, il y aura une nouvelle description de travail écrite qui devra être passée en revue par le Comité de dotation.

15. CRA et CGA

Le comité a passé en revue les documents fournis par l'employeur, et lui a communiqué ses préoccupations (voir les détails dans notre procès verbal de février 2008).

Nous n'avons rien entendu de l'employeur concernant les préoccupations soulevées.

Le comité enverra la version finale aux sections locales aussitôt qu’elle est reçue.

16. Comptes de fiducies.

L'employeur a annoncé le 8 février 2008 qu'il déplacerait dans deux inventaires, non-géographiques, les charges de travail de la Conformité Fiduciaires. L'employeur a annoncé que cela n'aura aucun effet sur les charges de travail, les descriptions de travail ni sur des postes. Il a aussi annoncé que ce point est à l’ordre du jour pour la prochaine réunion du comité des Changements Technologiques.

La présidence du comité des changements technologiques a été avisée de nos préoccupations, et s'il semble y avoir des impacts qui concernent le comité de dotation ou le comité DRE, les références appropriées seront faites.

17. Vérification des flexibilités dans les ressources humaines

Une demande a été faite à l'employeur pour que la région de l'Atlantique soit incluse dans les entrevues, mais malheureusement l’ARC n'avait aucune influence sur où les vérificateurs allaient, ni sur qui ils intervieweraient.

Les vérificateurs du BVG (Bureau du vérificateur général) ont organisé une session avec le Syndicat national. La consœur Cassidy n'était pas disponible, le confrère MacDonald a participé.

La consœur Bannon et les confrères Khayat, O'Brien et MacDonald ont été interviewés par les vérificateurs le 24 avril 2008. 

18. Emplois combinés avec composante des Décisions

L'employeur s’est engagé à enlever toutes les composantes de décisions des descriptions de travail de l’ISCGC. 

19. Échéancier pour les recours

Le comité traitera cette question avec l’employeur, le lundi 28 avril 2008.

20. Exigences pour la comptabilité

L'employeur a réédité l'Annexe D2 pour refléter les nouveaux numéros de description de travail des SP. Il n'y a aucun autre changement dans cette directive.

Nouveau : L’ISCGC a amorcé des discussions avec le syndicat national, quant à la possibilité d'ajouter des Exigences académiques pour des postes dans le secteur de Comptes débiteurs. Le président du comité et la conseillère ont une réunion avec la gestion le 21 mai 2008, et s'attendent à recevoir une mise à jour sur cette initiative. Jusqu'à présent, ni le comité, ni le SEI n’ont pas été avisés de la direction que l'employeur compte suivre, bien qu'il ait déjà indiqué que certains postes peuvent, dans l’avenir, avoir des exigences en comptabilité.
Le comité et le SEI s’assureront que, si l'employeur procède à l’ajout d’exigences académiques, des dispositions de grand-père soient envisagées, afin de protéger les membres occupants ces postes actuellement.

21. Réunion des Centres d’appels

Comme Madonna et Marc ont participé à cette rencontre, en tant que représentants du comité de dotation, ils ont voulu faire part au comité de leurs observations.

Une discussion a suivi, mais comme il y a maintenant un comité ad hoc créé, le comité est d’avis que ce n'est pas approprié - pour le moment - de discuter ces sujets.

Le comité croit qu'il y a quelques questions liées à la dotation, mais qu’elles nous seront référées - via les canaux appropriés - après que le comité ad hoc ait eu l’occasion de se réunir.
 

22. Rencontre avec l’employeur

Le comité a complété la préparation pour la réunion de lundi matin.

23. Divulgation volontaire.

L'employeur a répondu aux demandes d’information du syndicat,  quant aux  descriptions de travail qui seraient utilisées pour le Programme de divulgation volontaire.

L'employeur demandait de pouvoir utiliser les SP-0403 et SP-0376 (aussi bien que l'AU-0014). Le syndicat a vérifié le contenu de ces descriptions de travail, et a avisé l'employeur que l’utilisation de celles-ci serait - à notre avis - appropriée.

24. Échelles d’évaluation du rendement

Dans le procès verbal de février 2008, le comité avait indiqué qu’il publiera un bulletin pour clarifier qu'un individu ne devrait pas être éliminé d'un processus à cause d'une cote “ne rencontre pas”,  à moins que ce soit relié directement au poste en question.

L'employeur a cependant rééditée l’Annexe E qui contredit cela.  En effet, l’Annexe E affirme qu'il sera automatiquement éliminé du processus.
Le syndicat a des préoccupations majeures face à cette position, et entrera en contact avec l'employeur en vue d’organiser une réunion.