Comité de dotation

Procès-verbal de la réunion du Comité de dotation

26-27 mai 2010
Présences : Sabri Khayat Président
Shawn Bergeron Coprésident
Madonna Gardiner  Représentante des CT
Marc Brière  Représentant des BSF
Linda Cassidy  Conseillère technique

Sabri ouvre la réunion en remerciant Marc et Madonna de tout le travail qu’ils ont fait sur les descriptions de travail. Le Comité a reçu les nouvelles descriptions de travail pour la RATVP, et l’employeur a demandé une réponse dans les sept (7) jours. Le délai normal pour les nouvelles descriptions de travail est de quatre (4) semaines.

1.         Méthodes de travail du Comité

Ce point sera un point permanent de l’ordre du jour pour nous garder au fait de l’efficacité de notre travail ensemble. Rappel aux membres de vérifier les réglages de leur courriel. Le Comité décide que Linda conservera un registre des descriptions de travail reçues, indiquant quand elles ont été étudiées et ce qui reste en cours.

2.         Descriptions de travail

Le Comité a reçu 12 descriptions de travail à étudier depuis notre dernière réunion. Il a transmis des commentaires à l’employeur sur toutes les descriptions de travail sauf 2. Le Comité a reçu neuf (9) descriptions de travail pour la RATVP que l’employeur voulait faire étudier dans les sept (7) jours. Le Comité a réussi à en faire étudier sept (7) dans ce bref délai.

Depuis la dernière réunion, le Comité a étudié et commenté les descriptions de travail ci‑après :

  • MG0854 C/E Équipe des services à la Direction générale
  • SP0017 Coordonnateur des vidéoconférences
  • Projet – Coordonnateur de la formation
  • SP0700 RATVP
  • SP0800 RATVP
  • SP0801 RATVP
  • Sp0701 RATVP
  • MG0952 RATVP
  • MG0951 RATVP
  • MG0921 RATVP

3.         Employé‑e‑s nommés pour une période déterminée

Ce point demeure un point permanent de notre ordre du jour, et le Comité continue de suivre de près toutes les questions se rapportant aux employé‑e‑s temporaires ou nommés pour une période déterminée, mais il n’y a rien à signaler à ce stade‑ci.

4.         Équipe d’exécution intégrée du Recouvrement des recettes

Le Comité présentera un rapport complet sur ce point dès qu’il aura reçu le rapport. En attendant l’arrivée du rapport, ce point ne figurera plus à l’ordre du jour.

5.         DGSCGC

Le président et la conseillère ont rencontré Lysanne Gauvin le 3 mai 2010. La SC a demandé que nous ayons une réunion mensuelle avec elle seulement plutôt que deux fois par an avec l’ensemble de l’équipe de direction, comme par le passé. Le confrère Khayat a demandé que nous envisagions un calendrier de réunions « selon la nécessité » à la place des réunions mensuelles; il a aussi demandé que, si nécessaire, d’autres gestionnaires/représentantes et représentants assistent aussi à ces réunions, ce qui nous donnerait la possibilité de nous tenir au courant des questions et des initiatives que continue de prendre cette direction générale. (Les Relations de travail y assisteront également.)

Au cours de la réunion du 3 mai, Mme Gauvin a présenté une vue d’ensemble des résultats de chaque programme de la DGSCGC depuis le début de l’exercice en cours. Le confrère Khayat a demandé de préparer un ordre du jour officiel pour les futures réunions.

La prochaine réunion est prévue pour le 28 juillet 2010.

6.         Allégements pour les contribuables

L’ARC n’a pas encore convoqué de réunion pour faire le point sur cette initiative à l’intention du Syndicat.

7.         Modèle d’exécution du Programme de gestion des créances

À la réunion du 3 mai 2010, Mme Gauvin a confirmé que le travail dans ce dossier se poursuit mais qu’il n’y a rien de nouveau à signaler. Le Comité conservera ce point comme point permanent de notre ordre du jour.

8.         Étude nationale d’attribution du travail

Le 1er mars 2010, le confrère Khayat et la consœur Cassidy ont assisté à une réunion où l’employeur a fait le point sur cette initiative. L’employeur a indiqué qu’il ira de l’avant avec ce modèle et s’est engagé à consulter le Syndicat sur la stratégie de communication.

L’employeur a pris contact avec le Syndicat le 26 mai 2010 et nous a demandé une réunion sur la stratégie de communication. On fera le point après la réunion.

9.         Scolarité requise

L’employeur a demandé une réunion dans la semaine du 31 mai au 4 juin pour faire le point sur cette initiative.

Dès que nous aurons l’information, nous la distribuerons sur le terrain.

10.       Niveau de compétence

En novembre 2009, nous avons dit dans notre procès-verbal que la position syndicale est que les titulaires des postes dont les niveaux ont changé devraient être « réputés » répondre aux exigences du niveau supérieur. Nous avons aussi déclaré que, si cela n’était pas possible, alors nous voulions savoir comment l’employeur allait refaire l’O&A.

L’employeur a par la suite dit au SEI qu’il n’y aurait pas de dispositions de présomption; un changement des niveaux exigerait un nouvel exercice d’O&A.

11.       Commis aux Comptes T1

Comme l’employeur nous a fait savoir en novembre 2009 qu’il ira de l’avant avec le projet selon lequel les commis aux Comptes T1 pourraient accepter des arrangements pour les comptes et comme aucune section locale n’a par la suite indiqué qu’elle y voyait un problème, il n’y a pas d’autre suite à donner par le Comité. Nous continuerons de surveiller toute nouvelle version des descriptions de travail applicables pour être sûrs que cette fonction sera incluse.

12.       Comptes de fiducie

L’employeur a confirmé qu’il n’a nulle intention de créer un jour une description de travail distincte pour cette activité.

La section locale en a été informée, si bien qu’il n’y a pas d’autre suite à donner.

13.       Observation et Attestation

Le Syndicat a reçu une réponse à notre analyse de la trousse d’outils du gestionnaire le 31 mars 2010.
Voici notre perception de la réponse de l’employeur :

CRA :

1.    Entre-temps, nous aimerions quand même vous donner des réponses à vos questions, comme l’indiquent le sommaire ci‑après de même que le document ci‑joint.

  • L’évaluation des FAITS dépend de chaque situation à l’appui du sentiment, des actions, des conversations et des réflexions de l’employé‑e au sujet de la situation particulière.

  • L’O&A est l’un des outils standardisés qu’ont les employé‑e‑s pour faire évaluer leurs compétences.

  • Les changements aux profils de compétences d’emploi (PCE) n’auront pas tous d’incidences sur l’O&A; les changements vers le haut nécessiteront une nouvelle attestation.

  • Les recommandations de changements à l’O&A relèvent de la responsabilité du Comité consultatif de la GRHC, si bien qu’il n’y a pas de délai fixé pour déterminer quand des changements peuvent avoir lieu.

  • L’O&A fait partie intégrante des responsabilités de tous les gestionnaires. Le processus d’O&A assure la communication continue entre les gestionnaires et leurs employé‑e‑s et l’objet de cette discussion est de veiller à ce que les deux parties comprennent les compétences/comportements requis pour accomplir les fonctions du poste.

  • Le rôle du Comité de l’assurance de la qualité est de revoir l’attestation pour vérifier que tout le monde comprend de la même façon convergente les compétences et la distinction à faire entre les niveaux, ce qui assure la compatibilité des résultats.

En outre, le Syndicat a fait des commentaires sur les lignes directrices préalables à l’attestation et l’employeur a répondu comme suit :

De la part de l’ARC :

Voici nos réponses à vos préoccupations.

Composition du Comité EQ local : Nous avons changé les exigences obligatoires en recommandations pour permettre de les adapter aux réalités locales. Nous avons aussi supprimé l’exigence selon laquelle les membres du Comité EQ doivent être d’au moins un niveau plus élevé que la personne soumise à l’attestation. Nous n’avons pas l’intention de créer un poste à temps plein dans chaque bureau pour l’O&A. Le Comité EQ local ne se réunirait que selon la nécessité et appuierait la direction locale.

Pourcentage d’examen par le Comité EQ : Il importe que les gestionnaires qui s’initient à l’O&A ou à une compétence ou un niveau particulier comprennent à fond le processus et le comportement dont l’employé doit faire la preuve, pour être sûrs d’obtenir des résultats exacts de l’évaluation des compétences dans le cadre de cette méthodologie standardisée. C’est pour cela qu’il faut commencer par une revue à 100 %, quitte à réduire par la suite cette exigence au fur et à mesure que le gestionnaire acquiert de l’expérience du processus. Il incombera au Comité EQ local de déterminer quand le pourcentage de l’examen sera réduit et comment les vérifications au hasard des attestations auront lieu.

Pistage : Nous avons apporté des changements aux lignes directrices pour donner de la marge aux bureaux sur la façon de suivre la qualité des attestations d’O&A. L’intention n’est pas que ce pistage comprenne de l’information sur des employé‑e‑s particuliers. Le Comité EQ de chaque bureau communiquera aux gestionnaires comment se fera l’EQ. Si nécessaire, le Comité local pourra décider d’envoyer un questionnaire aux gestionnaires pour déterminer le volume des attestations effectuées afin de vérifier qu’une proportion appropriée sont revues.

La direction continue de travailler au cadre global de qualité des O&A et au processus de suivi postérieur à l’attestation.

14.       Groupe de travail sur les conseillers en compétences

La dernière correspondance reçue est arrivée le 8 avril 2009. Elle indiquait qu’il y aura une réunion à l’automne, vu que l’employeur souhaitait faire un essai pilote des recommandations. Comme il semble que l’employeur met en œuvre les recommandations issues de ce groupe de travail, nous supposons que son travail est terminé.

15.       Processus de préqualification des candidats au stade final – Groupe de travail sur les centres fiscaux / centres d’appels

La dernière réunion de ce groupe de travail a eu lieu les 10 et 11 mars 2010. Ce furent deux jours de réunions intéressantes. L’ARC travaille au rapport final. Malheureusement, nous ne sommes pas en mesure de discuter des recommandations finales avant que l’ARC ne nous dise que le Comité consultatif a approuvé le rapport. On nous a indiqué que ce processus prendra probablement jusqu’en décembre 2010 avant que les approbations ne soient données.

16.       Groupe de travail sur les critères de placement

Un courriel a été reçu de l’employeur, pour remercier le groupe de travail pour son travail et fournir un aperçu des recommandations qui seront mises de l’avant.

“Le plan de travail sur le placement met l’accent sur trios elements clés:

  • Planification du processus de sélection;
  • Lignes directrices sur le placement;
  • Intégration du rendement au travail dans les décisions de dotation/placement.

L’aide au travail de planification du processus de sélection est maintenant publiée dans l’InfoZone et sera communiquée sous peu à la haute direction. Les décisions efficaces en matière de placement commencent par une planification efficace du processus de sélection, avec la définition des critères de placement/exigences de dotation reliés aux besoins opérationnels au début du processus de sélection.

Merci de nous avoir envoyé votre rétroaction sur l’aperçu des lignes directrices sur le placement. Ces lignes directrices seront élaborées dans le cadre du projet de simplification de la politique de dotation, qui doit débuter en avril 2011.

(Le Groupe de travail a aussi recommandé de changer le niveau de vérification du rendement de « atteint la plupart du temps » à « atteint » les attentes en matière de rendement. La question sera aussi abordée dans le cadre du projet de simplification de la politique de dotation.)

Le SEI et PIPSC avaient des préoccupations avec le contenu du courriel et l'appui démontré de la recommandation tel qu’indiqué. 

Nous avons envoyé un courriel à l’employeur disant :

«Nous confirmons que cela a été un sujet de discussion pendant la séance sur la prise en compte du rendement au travail dans les décisions de  placement, mais nous ne pouvons reconnaître qu’il y a eu une recommandation selon laquelle « répond » doit être la norme.

Nous convenons que le groupe a étudié si c’était une option viable, mais il était important de noter qu’il y a toujours des exceptions. Je vous signalerai que l’utilisation des cotes de rendement dans un processus de sélection était un problème étant donné que les conditions du rappel et de la réembauche ne font pas l’objet d’évaluations de rendement.

J’ai consulté les notes que j’ai prises au cours de la réunion. Pendant les diverses discussions, il y a eu des commentaires indiquant que l’idée plaît, mais il n’y a pas eu de recommandation d’aller de l’avant. Les participantes et participants ont aussi commenté le fait que cela pourrait être incompatible et dit qu’ils avaient des réserves. »

Par la suite des préoccupations syndicales, l’employeur a modifié le courriel dans le sens suivant :

Le groupe de travail a dit souhaiter explorer plus à fond la possibilité de changer le niveau de vérification du rendement à « atteint » afin d’intégrer le rendement au travail dans les décisions de dotation/placement. Il y aura une analyse plus poussée de la question dans le projet de simplification de la politique de dotation.

17.       Groupe de travail sur la gestion du rendement

Linda fait le point sur ce groupe de travail. On nous a finalement invités à siéger au groupe de travail permanent pour donner nos commentaires. Ce groupe se réunit par téléconférence une fois par mois et a une conférence annuelle à Ottawa.

Le mandat du groupe de travail :

Mandat

Le Groupe de travail sur la gestion du rendement (GTGR) élabore et améliore les processus et pratiques de gestion du rendement des employé‑e‑s de l’ARC et des MG dans les domaines retenus pour le perfectionnement et l’amélioration par le Comité directeur de la gestion du rendement.

Le Groupe de travail recommande aussi des corrections et des améliorations des processus de gestion du rendement et donne des liens entre les activités des régions et de la direction générale avec l’Administration centrale pour appuyer la gestion des résultats en matière de rendement au sein de l’ARC.

Composition

Les membres du Groupe de travail comprennent tous les conseillers en gestion du rendement et les représentants de la direction hors EC de chaque région, quatre ou cinq représentantes et représentants des directions générales de l’Administration centrale, des membres de la Section de la gestion du rendement de la Direction générale des ressources humaines et des représentantes et représentants de l’AFPC-SEI et de l’IPFPC-VFS.

Responsabilités

Le GTGR constitue le forum pour la solution des questions opérationnelles concernant la gestion des personnes, les solutions de technologie intégrées, l’éducation et les communications, la convergence et la cohérence dans l’administration et l’exécution de la politique de gestion du rendement des employé‑e‑s ainsi que l’appui et les liens à la gestion des ressources humaines axée sur les compétences à l’ARC. Le GTGR est responsable de la détermination des nouvelles questions touchant la gestion du rendement, et de leur renvoi au Comité directeur de la gestion du rendement pour examen, là où il y a lieu.

Fréquence des réunions

Le Groupe de travail sur la gestion du rendement se réunit une fois l’an pour élaborer des plans d’action et faire le point sur les progrès pour ce qui est des priorités clés. Il y a des conférences téléphoniques mensuellement, alors que l’appui et la communication sont permanents.

18.       Directive sur les normes d’études minimales (auparavant reflétées dans les exigences comptables)

La représentante ou le représentant des présidentes et présidents transmettra cette information aux sections locales.

19.       Programme d’apprentissage de la Direction de la formation et de l’apprentissage

Il semble que ce document ait été mis dans l’InfoZone avant d’être envoyé au Syndicat. L’employeur nous a donné un lien d’accès à ce document le 18 févr. 2010.

Les sections locales sont invitées à aller dans l’InfoZone pour consulter la dernière version de ce document.

20.       Projet pilote sur les comptes communs

Par suite de la RATVP, l’employeur ne voit plus la nécessité d’aller de l’avant avec cette initiative.

21.       Projet de lignes directrices pour l’aide à l’enseignement

Nous n’avons pas encore eu de réponse de l’ARC.

22.       Norme de scolarité pour les approvisionnements

Dès réception du document définitif, nous l’enverrons sur le terrain. Il n’y a pas d’autre suite à donner.

23.       Stade final

Le Comité demeure perplexe devant l’insistance de l’employeur pour tenter de faire approuver que des temporaires admissibles au rappel qui ne sont pas déjà à l’effectif puissent poser leur candidature dans le cadre de processus internes.

Le Syndicat a continué de dire à l’employeur qu’il y a des problèmes juridiques qui restent à régler et qu’il y a de nombreuses préoccupations sur le traitement des temporaires admissibles au rappel qui sont différents des autres employé‑e‑s temporaires. Le Syndicat a demandé maintes fois à l’employeur de faire une recherche et des consultations appropriées sur la question plutôt que de continuer de transférer la question à divers groupes de travail.

Jusqu’ici, des groupes de travail formés des RH et de gestionnaires ainsi que de rep du Syndicat ont indiqué que ce changement n’est pas approprié; l’employeur continue quand même de chercher à instaurer ce changement. Le président et le coprésident discuteront de la question plus en détail avec le Conseil exécutif.

Plan d’action pour le stade final – La présentation à la Conférence des présidentes et présidents en mars 2010 a eu lieu. La version électronique a été envoyée à toutes les sections locales le 20 mars 2010.

Pendant la présentation, le Comité a demandé à toutes les sections locales de lui faire part des préoccupations qu’elles avaient au sujet du stade final et de sa mise en œuvre. En date d’aujourd’hui, les sections locales ne nous ont pas signalé de problèmes particuliers.
Il faut noter que les sections locales ont fait des commentaires très positifs sur la présentation sur le stade final et qu’elles ont apprécié l’information, mais ne nous ont pas donné d’indication sur les outils dont elles pourraient avoir besoin pour réussir la mise en œuvre du stade final à leur emplacement.

24.       Projet de simplification de la politique sur la dotation

L’objectif du projet de simplification de la politique sur la dotation est de restructurer et de simplifier les documents et processus concernant la politique de dotation afin d’aider les gestionnaires, la collectivité des ressources humaines (RH) et les employé‑e‑s à les comprendre et les appliquer.

Le confrère Khayat et consœur Cassidy ont assisté à la première réunion, les 12 et 13 mai 2010.
Rien ne nouveau à signaler pour l’instant.

25.       Mutations latérales

Le Comité a formulé les commentaires suivants sur cette directive le 25 février 2010.

Page 2

  • 6.1.1 Comme il y a une section sur les mutations latérales sans consentement, pour plus de clarté, l’énoncé dans le Programme de dotation 4.4‑2 sur le consentement devrait être ajouté dans cette directive. Il est dans la directive actuelle.
  • 6.1.2 voir les commentaires qui précèdent sous « Application ». À clarifier.
  • 6.1.3 traite de l’annexe A. Où met‑on les MG dans tout cela? Ils ne sont pas mentionnés dans l’annexe.
  • 6.2.1 c’est couvert sous « circonstances exceptionnelles » dans la directive actuelle. À clarifier.

Page 6

  • L’annexe A ne parle pas de nos employé‑e‑s MG. Ne sont-ils pas couverts par la directive?

Commentaires généraux :

Comme des mutations latérales peuvent être faites à partir de la grande fonction publique, ne devrait‑il pas y avoir une mention semblable à celle qu’on trouve dans la Directive sur le recrutement externe, où il est dit : « Il faut considérer les employé‑e‑s internes avant d’effectuer un recrutement externe. »

Pourrait‑on modifier le document pour y insérer des liens d’accès direct à TOUTES les directives auxquelles il est renvoyé?

Pourquoi avoir éliminé les niveaux de délégation mentionnés dans la directive actuelle?

La directive actuelle n’est pas datée, et elle indique qu’elle doit être revue tous les cinq ans. Pour fins d’uniformité, il faudrait y inscrire la date de la dernière fois où le document a été revu.