Comité sur le Mieux-Être

Procès-verbal de la réunion du Comité consultatitf national du PAE

Le 3 novembre 2005

DATE : Le 3 novembre 2005 HEURE : de 9 h à 13 h 30

ENDROIT : 99, rue Metcalfe, salle de conférence, 2e étage

PARTICIPANTS :

Direction Syndicats

Sheila McGinn (directrice générale intérimaire, GSDGSP, Direction générale des ressources humaines)
Suzanne Gorley (Bureau national du PAE)
Hélène Grandmaître (Bureau national du PAE)
Bonnie Lehman (Relations de travail)

John Benbow (IPFPC)
Jerry Dee (SEI)
Lina Ruel (SEI)
George Scott (CEUDA)
Laurel Randle (CEUDA)
Linda Cassidy (SEI – Observatrice)
Hector Walters (SEI – Observateur)

MOT D’OUVERTURE

La représentante de la direction ouvre la réunion en souhaitant la bienvenue aux membres et en les invitant à se présenter et à parler de leur expérience avec le Programme d’aide aux employés (PAE). Il est clair, avec la présentation des membres, qu’il y a beaucoup de gens d’expérience autour de cette table et beaucoup d’appui pour notre excellent programme.

1. Reconnaissance de la participation de Diana Gee

Le Bureau national du PAE offre ses condoléances aux membres du Syndicat des employé(e)s de l’impôt (SEI) pour le décès tragique de Diana Gee. Il est noté que Diana s’était jointe au comité à titre d’observatrice pour le SEI en octobre 2002. Au fil des ans, ses commentaires et sa participation aux discussions ont toujours été positifs. Elle voulait améliorer le programme et s’assurer qu’il offre un excellent service aux employés. On se souviendra d’elle en sa qualité de précieuse collaboratrice au programme et elle ne sera jamais oubliée ici.

Le SEI mentionne l’appui que ses membres ont reçu de la part des coordonnateurs-conseillers du PAE de la région de l’Atlantique au moment du décès de Diana et précise que cela a été très utile et apprécié.

2. Initiative syndicale-patronale (ISP)

Compte tenu de la mise en œuvre prévue de l’Initiative syndicale-patronale (ISP), la direction invite Jan Link, directrice du Bureau de gestion des différends (BGD), et Linda Cassidy, observatrice du SEI au comité et formatrice de l’ISP, à s’adresser au groupe au sujet de cette initiative. 

Jan Link fait part du contexte de l’ISP aux membres et parle de la philosophie sur laquelle cette initiative s’appuie :

  • égalité des partenaires dans le processus de consultation;
  • confiance mutuelle;
  • négociations respectueuses;
  • prise de décisions constructives et résolution de problèmes au plus bas palier;
  • connaissances mutuelles et respect de la loi et des conventions collectives.

Elle mentionne que le mandat de ce comité est un bon exemple d’un processus de consultation syndicale-patronale positif. Elle donne au comité un aperçu de la stratégie nationale de mise en œuvre, et explique le rôle de Secrétariat que le BGD jouera afin d’appuyer cette initiative.

Linda Cassidy rappelle ensuite les débuts de l’initiative dans la région de l’Atlantique et son évolution jusqu’à sa forme actuelle. Elle explique les principes sous-jacents de la formation, et la formation elle-même. On note que les agents de référence et les conseillers en résolution alternative des différends (CRAD) ne devraient pas jouer le rôle d’animateurs ou de formateurs de l’ISP, puisqu’il est important que ces programmes gardent leur identité distincte et leur neutralité.

On suggère, et on accepte, qu’il soit peut-être utile que le comité participe à une version modifiée de la formation portant sur l’ISP, puisque cela améliorerait le fonctionnement positif qui a déjà été établi par le comité. Il est aussi suggéré et accepté que les membres du comité bénéficient de l’information contenue dans l’atelier du PAE à l’intention des gestionnaires et des représentants syndicaux.

Le Bureau national du PAE organisera une séance de formation modifiée portant sur l’ISP pour le comité à une prochaine réunion.

De plus, le Bureau national du PAE présentera les renseignements concernant l’atelier du PAE à l’intention des gestionnaires et des représentants syndicaux à une prochaine réunion.

3. Suivi sur les engagements pris lors de la dernière réunion

Le Bureau national du PAE informe les membres que Neil Barclay n’est pas en mesure de participer à la réunion, comme prévu, et qu’il s’excuse. Il signale aussi aux membres que Reid Corrigall ne peut pas y assister et qu’il quitte le comité. Ce dernier a tenu à préciser que, de tous les comités de l’Agence auxquels il a siégé, celui-ci est le plus intéressant et satisfaisant. La personne qui remplacera Reid sera nommée sous peu.

Le Bureau national du PAE examine ensuite les engagements pris lors de la dernière réunion et les mesures prises à cet égard.  

En ce qui a trait aux gabarits qui ont été élaborés pour effectuer un suivi de la formation du PAE, la direction mentionne au groupe qu’il serait approprié de passer en revue ce qui fait l’objet du suivi par les Systèmes administratifs d’entreprise (SAE) et les types de rapports produits au moyen de ce système plutôt que d’essayer de recueillir des données manuellement. On a consenti à fournir aux membres des renseignements sur les types de rapports pouvant être produits au moyen des SAE avec le rôle 20.

Pour ce qui est de la recommandation de faire du PAE un point en cours de discussion à l’ordre du jour des réunions des Comités régionaux syndicaux‑patronaux (CRSP), on suggère qu’il est peut-être approprié de soulever la question auprès des sous-commissaires (SC) régionaux, en plus des directeurs des ressources humaines (RH). On note que les syndicats peuvent également demander que le PAE soit inscrit à l’ordre du jour. Les représentants de la CEUDA demandent une copie du courriel qui a été envoyé aux directeurs des RH à ce sujet. En dernier lieu, on suggère que le comité soit mis au courant de toutes les questions concernant le PAE et pouvant avoir des répercussions nationales et dont on a discuté au niveau régional.

Ensuite, les membres du comité discutent du mandat révisé du Comité national du PAE. Les membres s’entendent sur les révisions apportées sauf à l’article 9.0 du document : Absence, rémunération et déplacements. Les syndicats ont l’impression que la formulation révisée de cet article est restrictive et ils mentionnent qu’ils préfèrent l’ancienne. On explique que cet article relève de l’autorité des Relations de travail. La direction accepte de transmettre la rétroaction des syndicats aux Relations de travail et de leur en redonner des nouvelles. Une fois le mandat mis au point, il sera inclus dans la Politique du PAE.

Le Bureau national du PAE indique qu’il a examiné la stratégie de promotion à la lumière du mandat révisé du comité, mais qu’il n’a aucune modification à suggérer pour le moment. Tous sont d’accord pour dire que la stratégie est appropriée. Une discussion concernant l’état des agendas du PAE pour 2006 s’ensuit. Suite à une question de l’IPFPC, le Bureau national du PAE consent à communiquer avec Wayne Huskins au sujet des calendriers en braille qu’il produit.

Le Bureau national du PAE fournira au comité des renseignements sur les types de rapports qui peuvent être produits par les SAE avec le rôle 20.

Le Bureau national du PAE enverra à la CEUDA une copie du courriel qui a été envoyé aux directeurs des RH, recommandant que le PAE devienne un point en cours de discussion à l’ordre du jour des réunions des Comités régionaux syndicaux-patronaux.

Le Bureau national du PAE donnera aux Relations de travail la rétroaction concernant l’article 9.0 du mandat, provenant des syndicats et donnera des nouvelles au sujet de la formulation de cet article aux syndicats. 

Le Bureau national du PAE communiquera avec Wayne Huskins afin de s’assurer que les renseignements au sujet du PAE seront inscrits dans le calendrier en braille qu’il produira pour l’année prochaine.

4. Mise à jour du Bureau national du PAE

Le Bureau national du PAE distribue un court document provenant du rapport  de la réunion d’affaires nationale du PAE tenue en juin 2005, afin d’offrir un aperçu des activités qui ont eu lieu depuis ce temps.

Le SEI exprime ses préoccupations au sujet de quelques formulations contenues dans les documents fournis et en ce qui concerne l’orientation que le programme semble suivre. On craint que le PAE soit perçu comme perdant sa neutralité advenant le cas où les coordonnateurs-conseillers seraient identifiés à la direction et aux changements en cours.

Le Bureau national du PAE remercie le SEI de cette rétroaction. On souligne que, même si l’on cherche à positionner le programme de façon plus stratégique afin que l’on tienne compte des préoccupations des gens au début des initiatives plutôt qu’après coup, il existe un accord absolu selon lequel la crédibilité et la neutralité du programme ne doivent pas être compromises. Une courte discussion a lieu, au sujet du rôle que peut jouer le Bureau national du PAE dans l’apport de conseils à la direction et au sujet de la différence qui existe par rapport au rôle que jouent les coordonnateurs-conseillers et les entrepreneurs qui s’occupent des aspects des changements qui touchent les gens et qui favorisent les bonnes pratiques fondamentales qui se rapportent aux gens en général. 

Le Bureau national du PAE doit examiner les documents en question, soucieux d’en préciser le libellé, pour s’assurer que celui-ci ne donne pas l’impression que le PAE se range du côté de la direction, puisque ce n’est pas le but.

Le Bureau national du PAE invite les membres des syndicats siégeant au comité à participer aux séances pilotes qui seront tenues lors de la réunion d’affaires nationale du PAE et qui portent sur deux nouveaux produits : 1) un atelier sur le leadership et la gestion du changement et 2) une séance d’information sur la santé mentale en milieu de travail. Les deux séances pilotes ont été élaborées à l’intention des gestionnaires. Le Bureau national du PAE élabore présentement des séances portant sur les mêmes sujets à l’intention des employés.  De plus amples renseignements ayant trait aux séances pilotes seront envoyés par courriel au cours des prochaines semaines.

Le Bureau national du PAE mentionne au comité que des nouvelles affiches du programme seront conçues avant la fin de l’exercice en cours. Une fois les maquettes en main, on les fera parvenir aux syndicats pour obtenir une rétroaction.

Le SEI parle de sa conférence nationale du PAE qui est prévue pour novembre 2006. Les membres mentionnent qu’ils tenteront d’obtenir la participation du Bureau national du PAE et des coordonnateurs-conseillers pour cet événement.

Le Bureau national du PAE mentionne que deux cours de base sont prévus pour le prochain exercice et invite les membres des syndicats à faire participer des observateurs à chaque séance. On discute ensuite des dates possibles, et le Bureau national du PAE s’engage à essayer d’organiser les cours avec le collège afin de réserver des dates qui conviennent à tout le monde.

Pour répondre à la question de l’IPFPC, le Bureau national du PAE mentionne au comité qu’il aimerait que le rapport tendanciel pour le deuxième trimestre soit prêt et distribué dès que les données régionales seront reçues.

Le Bureau national du PAE :

  • examinera le document sur l’orientation stratégique ainsi que le document intitulé « La manière dont le Programme d’aide aux employés (PAE) de l’Agence du revenu du Canada (ARC) peut appuyer l’organisation dans la gestion du changement continu », avec l’intention d’en préciser le libellé pour s’assurer que la neutralité du programme est maintenue;
  • enverra, aux syndicats par courriel, les détails relatifs aux séances pilotes du 30 novembre;
  • mettra les nouvelles maquettes des affiches à la disposition des syndicats afin d’avoir leurs commentaires dès qu’ils sont disponibles;
  • publiera le rapport tendanciel dès que les données de toutes les régions seront reçues.

Le SEI offrira de plus amples renseignements sur la demande faite à l’intention du Bureau national du PAE et des coordonnateurs-conseillers pour qu’ils assistent à sa conférence nationale du PAE en novembre 2006.

Les syndicats donneront le nom des observateurs pour le cours de base une fois les dates fixées.

5. Services offerts aux employés retraités

L’IPFPC exprime certaines préoccupations par rapport au fait que l’on a déjà discuté de ce point et que l’on s’est entendu à ce sujet lors de plusieurs réunions précédentes, sans faire de progrès. L’IPFPC mentionne qu’il est à la recherche d’un plan d’action pour ce comité ou la direction, afin que cette question soit soulevée devant le commissaire, et qu’il puisse accepter l’extension des services du PAE aux employés retraités, suggestion qui est appuyée par les bureaux locaux et pour laquelle la dépense serait minime.

Le SEI dit qu’il n’a pas tous les renseignements de base sur cette proposition, puisque les membres sont nouveaux à ce comité. Il exprime des préoccupations quant à la réaffectation des fonds limités du programme, pour assurer des services aux non-salariés, et quant à la logistique de prestation de services à la collectivité qui ne fait pas partie de notre effectif.

La CEUDA mentionne qu’elle appuie cette initiative.

Le Bureau national du PAE informe le comité des résultats de la consultation qui a récemment eu lieu avec les régions et d’autres organisations à ce sujet. On note que, même si l’on constate à l’Agence un appui général envers la proposition, certaines préoccupations sont soulevées à l’égard du financement de cette initiative. Pour ce qui est d’autres organisations de la fonction publique, peu d’entre elles offrent ce service. La plupart des organisations qui offrent des services de PAE à l’interne répondent aux demandes de service des employés retraités au cas par cas, comme c’est le cas présentement à l’Agence du revenu du Canada (ARC). Le Bureau national du PAE distribue un document énumérant les autres ministères qui ont répondu au sondage.  

Une discussion s’ensuit sur la meilleure façon de donner suite à cette proposition, étant donné le manque de consensus parmi les membres du comité, la réponse qui a été obtenue des cadres supérieurs il y a quelques années et le fait qu’il n’y ait aucune bonne justification pour offrir ces services à des non-salariés qui n’ont aucune incidence sur le lieu de travail.

Le SEI convient de faire connaître sa position sur la question au Bureau national du PAE, une fois qu’il aura eu l’occasion de demander l’avis de son réseau. La direction accepte de soulever la question devant le commissaire avant la prochaine réunion du comité, une fois qu’on aura la position officielle du SEI à ce sujet.

La CEUDA se renseigne à savoir s’il y a eu des modifications aux cours de planification et de préparation à la préretraite depuis la toute première fois que le sujet a été soulevé devant les cadres supérieurs, puisqu’il avait été décidé que les efforts devraient être centrés sur ce point. Le Bureau national du PAE demandera des renseignements aux personnes responsables de ce programme et présentera ses conclusions à la prochaine réunion.

Le SEI consultera à ce sujet et fera connaître sa position officielle au Bureau national du PAE.

La direction présentera la question au commissaire une fois qu’elle a la position officielle du SEI.

Le Bureau national du PAE obtiendra des renseignements sur les cours de planification et de préparation à la préretraite (afin de savoir si le programme a été renforcé au cours des dernières années et son niveau de succès en ce qui concerne la réponse aux besoins des employés), et il fera part de ces renseignements au comité.

6. Rapport annuel de 2004-2005

Les membres examinent l’ébauche du rapport et commentent les divers points d’intérêt, c.-à-d. le nombre d’heures signalé par les agents de référence et le nombre d’heures qu’il leur faut pour offrir ce service et promouvoir le programme, la légère baisse de l’utilisation des fournisseurs internes ainsi que l’inégalité entre les régions par rapport au nombre d’entrepreneurs et d’agents de référence. Le Bureau national du PAE répond aux questions et fournit des renseignements supplémentaires.

Le SEI demande si l’on envisage, à l’avenir, de ventiler les succès par région, comme c’était le cas dans le rapport précédent, puisque cela faciliterait le partage des pratiques exemplaires entre les régions. Le Bureau national du PAE mentionne que cela sera certainement intégré dans nos futurs rapports. Pour ce qui est du présent rapport, le Bureau national du PAE examinera les données en main pour voir s’il peut les organiser par région sans indûment retarder la publication du rapport.

Les membres sont d’accord pour dire que le rapport offre une vue d’ensemble exhaustive du travail exemplaire effectué par tous les membres du réseau du PAE.

Le Bureau national du PAE envisagera la possibilité de ventiler, par région, les succès inscrits à la page 14 du rapport.

7. Pratiques exemplaires

La direction mentionne que le sous-commissaire (SC) des RH a demandé qu’un programme de suivi soit élaboré pour tous les programmes des ressources humaines. C’est un mécanisme qu’on élabore actuellement et il permettra d’effectuer un suivi des pratiques exemplaires de tous les programmes. La direction invite les membres à faire part de leurs observations sur les pratiques exemplaires du PAE.

L’IPFPC mentionne les conférences régionales du PAE à venir dans l’Atlantique (en novembre) et dans la région du Sud de l’Ontario (RSO) (en mars). Le syndicat explique que ces conférences devraient avoir lieu plus régulièrement qu’en ce moment.

Le SEI et la CEUDA pensent également que ces conférences régionales devraient avoir lieu chaque année.

Le Bureau national du PAE informe les membres que chaque région organise une conférence cette année; les régions du Pacifique et des Prairies ont combiné leurs efforts pour présenter une conférence de l’Ouest en Alberta en janvier, alors que la région du Nord de l’Ontario (RNO) et l’Administration centrale (AC) tiendront la leur à Rigaud, au mois de mars. On fait également remarquer que les réseaux des membres des comités locaux et des agents de référence du PAE continuent à promouvoir le Programme et le mieux-être des employés à l’aide d’activités régulières.

8. Lettres de remerciement

Les membres signent des lettres, rédigées par le Bureau national du PAE, à l’intention des membres démissionnaires, les remerciant de leur participation au sein du comité et de leur contribution au succès du Programme.

9. Mot de la fin

Les membres sont d’accord pour dire que la réunion a été des plus réussies. La date de la prochaine réunion a provisoirement été fixée au 17 mai 2006.

 RÉSUMÉ DES ENGAGEMENTS

Partie responsable

1. Le Bureau national du PAE organisera une séance de formation modifiée portant sur l’ISP pour le comité à une prochaine réunion.

Le Bureau national du PAE

 

2. Le Bureau national du PAE présentera les renseignements concernant l’atelier du PAE à l’intention des gestionnaires et des représentants syndicaux à une prochaine réunion.

Le Bureau national du PAE

 

3. Le Bureau national du PAE fournira au comité des renseignements sur les types de rapports qui peuvent être produits par les SAE avec le rôle 20.

Le Bureau national du PAE

 

4. Le Bureau national du PAE enverra à la CEUDA une copie du courriel qui a été envoyé aux directeurs des RH, recommandant que le PAE devienne un point en cours de discussion à l’ordre du jour des réunions des Comités régionaux syndicaux-patronaux.

Le Bureau national du PAE

 

5.   Le Bureau national du PAE donnera aux Relations de travail la rétroaction concernant l’article 9.0 du mandat, provenant des syndicats et donnera des nouvelles au sujet de la formulation de cet article aux syndicats.

Le Bureau national du PAE

 

6.   Le Bureau national du PAE communiquera avec Wayne Huskins afin de s’assurer que les renseignements au sujet du PAE seront inscrits dans le calendrier en braille qu’il produira pour l’année prochaine.

Le Bureau national du PAE

 

7.   Le Bureau national du PAE :

  • examinera le document sur l’orientation stratégique ainsi que le document intitulé « La manière dont le Programme d’aide aux employés (PAE) de l’Agence du revenu du Canada (ARC) peut appuyer l’organisation dans la gestion du changement continu », avec l’intention d’en préciser le libellé pour s’assurer que la neutralité du programme est maintenue; 
  • enverra, aux syndicats par courriel, les détails relatifs aux séances pilotes du 30 novembre;
  • mettra les nouvelles maquettes des affiches à la disposition des syndicats afin d’avoir leurs commentaires dès qu’ils sont disponibles;
  • publiera le rapport tendanciel dès que les données de toutes les régions seront reçues.

Le Bureau national du PAE

8.   Le SEI offrira de plus amples renseignements sur la demande faite à l’intention du Bureau national du PAE et des coordonnateurs-conseillers pour qu’ils assistent à sa conférence nationale du PAE en novembre 2006.

Le SEI

 

9.   Les syndicats donneront le nom des observateurs pour le cours de base une fois les dates fixées.

Tous les syndicats

 

10. Le SEI consultera au sujet de l’extension des services du PAE offerts aux employés retraités et fera connaître sa position officielle au Bureau national du PAE.

Le SEI

 

11. La direction présentera la question concernant les services offerts aux employés retraités au commissaire une fois qu’elle a la position officielle du SEI.

La direction

 

12. Le Bureau national du PAE obtiendra des renseignements sur les cours de planification et de préparation à la préretraite (afin de savoir si le programme a été renforcé au cours des dernières années et son niveau de succès en ce qui concerne la réponse aux besoins des employés), et il fera part de ces renseignements au comité.

Le Bureau national du PAE

 

13. Le Bureau national du PAE envisagera la possibilité de ventiler, par région, les succès inscrits à la page 14 du rapport.

Le Bureau national du PAE