Comité sur les changements technologiques

Le point par écrit - Sous-comité des changements technologiques

le 8 mai 2006

1.  PROJET DE RATIONALISATION DES ENTREPÔTS (PRE)
2.  SYSTÈMES DE GESTION DE L’AUTHENTIFICATION (SGA)
3.  IMPÔTNET
4.  LA TED EN LIGNE
5.  PROGRAMME NATIONAL D’APPRENTISSAGE DE LA QUALITÉ ET DE L’EXACTITUDE
6.  PRÉSENTATION ÉLECTRONIQUE DES FACTURES
7.  MON DOSSIER POUR LES PARTICULIERS – IMPÔT SUR LE REVENU ET PRESTATIONS
8.  SERVICE D’INFORMATION INTERACTIF (SII) / SMARTLINKS
9.  GOUVERNEMENT EN DIRECT (GED) – PROJET DE VÉRIFICATION DES REVENUS
10.  TRAITEMENTS EFFICACES DES DEMANDES D’APPLICATIONS
11.  AVIS DE COTISATIONS – PROGRAMME DE PRÉPARATION
12.  REMPLACEMENT DE L’ÉQUIPEMENT MICROFILM
13.  CODES À BARRES BIDIMENSIONNELS
14.  RESTRUCTURATION DE LA TPS/TVH
15.  CODE À BARRES BIDIMENSIONNEL T2
16.  MODIFIER MA DÉCLARATION
17.  UTILISATION ÉLARGIE DU NUMÉRO D'ENTREPRISE PAR LE GOUVERNEMENT DE L'ONTARIO
18.  INTÉGRATION DU RECOUVREMENT DES RECETTES (IRR)
19.  DE NON-STANDARD À STANDARD
20.  ARRÊT DU GRAND LIVRE GÉNÉRAL AUTOMATISÉ (GLGA)
21.  RAPPORT DE COMPILATION DE LA VÉRIFICATION DU NIVEAU D’OBSERVATION DES EMPLOYEURS (RCVNOE)
22.  DÉVELOPPEMENT DES APPLICATIONS D’UTILISATEUR FINAL – LES VERSIONS DES MACROS
23.  INITIATIVE SUR LES MESURES FISCALES POUR LES PERSONNES HANDICAPÉES (IMFPH)
24.  MISE À JOUR DE LA TECHNOLOGIE DANS LES CENTRES D’APPELS
25.  MODALITÉS DE PAIEMENTS PRÉ‑AUTORISÉS SUR INTERNET
26.  RESTRUCTURATION DU TRAITEMENT DES CHÈQUES POSTDATÉS (CPD)
27.  GESTION DES PRIVILÈGES DES TIERS


1. PROJET DE RATIONALISATION DES ENTREPÔTS (PRE)

QUESTION

Le syndicat demandera que l’on fasse le point sur cette initiative, comprenant tous les impacts reliés aux ressources humaines.

CONTEXTE

En plus des avancements dont on rend compte dans la mise à jour écrite fournie dans le cadre de la réunion du 14 mars 2005, le syndicat a été informé que l'on a installé et mis à l’essai les lecteurs de codes à barres de radiofréquences (RF). En outre, l'installation de l’équipement du carrousel commencera cette semaine à Mississauga en même temps que les essais sur place. On prévoyait que l'équipement du carrousel sera fonctionnel d'ici le 27 juin 2005. On a remarqué que cet équipement ne sera pas introduit à Winnipeg.

Le syndicat a demandé que l'on donne le nombre d'employés qui travaillent actuellement dans cette section ainsi que le nombre d'employés qui seront touchés. La direction a répondu que sur douze employés, huit seront potentiellement touchés. Cependant, si la quantité de travail augmente, il est probable que plus de ressources soient nécessaires.

Le syndicat a demandé la répartition des ETP avant la mise en œuvre, y compris le nombre d'employés nommés pour une période indéterminée ou déterminée à temps partiel ou à temps plein, de même que les groupes et niveaux. La direction a accepté de fournir ces données.

Lors de la réunion du 7 novembre 2005, la direction a informé le syndicat que les carrousels furent implémentés au début juillet tel que prévu.  D’ici à avril 2006, la direction fera une étude complète de l’incidence des carousels sur la distribution de formulaires au Centre de distribution de l’Est (Mississauga).

Dans le secteur de la distribution de formulaires, la direction anticipe l’embauche de huit (8) personnes (déterminées) en moins pour la période de pointe de production des déclarations (de janvier à avril 2006) en raison de l’installation des carrousels. Aucuns employés nommé pour une période indéterminé ne seront déclarés touchés à cause de la mise en oeuvre des carrousels.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA GESTION

Tel que prévu, la mise en œuvre de la technologie à carrousel a permis d’embaucher huit personnes de moins pendant la période de pointe. La direction est fière d’annoncer que la mise en place des technologies du PRE (comme le matériel de balayage à fréquence radio, les codes à barres et les carrousels) est maintenant terminée et que les améliorations prévues (soit le suivi informatisé, la gestion de l’inventaire et l’utilisation de l’espace accrue) se sont concrétisées. Nous voulons exprimer notre gratitude quant à l’appui reçu de tous les intervenants à l’égard de cette importante initiative.

L’Agence suggère que ceci soit la dernière mise au point concernant cette initiative.

2. SYSTÈMES DE GESTION DE L’AUTHENTIFICATION (SGA)

QUESTION

Le syndicat demandera que l’on fasse le point sur cette initiative, comprenant tous les impacts reliés aux ressources humaines.

CONTEXTE

En plus des avancements dont on rend compte dans la mise à jour écrite fournie dans le cadre de la réunion du 14 mars 2005, le syndicat a demandé si l'initiative des SGA aura des répercussions sur les ressources humaines. La direction a déclaré que l'on ne prévoyait aucune répercussion sur les ressources humaines.

Lors de la réunion du 7 novembre 2005, le syndicat a été informé que Mon dossier (qui comprend Changements d’adresse en ligne) a été déployé dans le SAC le 14 février 2005. La migration de la propre solution de l’ARC à la solution commune du gouvernement du Canada permet au citoyen d’obtenir un epass qui peut être utilisé de façon multi-gouvernemental.

L’ARC continue de travailler avec TPSGC afin d’améliorer d’avantage le service et des améliorations additionnelles sont prévue pour les versions 7.0 et 7.5 des voies protégées pour 2006. Nous continuons la surveillance des situations afin d’assurer la facilité d’accès des clients pour une longue durée.

Le service de voies sécurisé travaille afin d’élargir leur support de navigateur. Depuis le premier quart, Macintosh Safari est maintenant supporté. Le lancement de 7.X (printemps 2006) adressera quelques-unes des autres issues.

L’implémentation de ces améliorations permettra de régler un bon nombre des plaintes formulées par la clientèle.

Nous n’anticipons aucunes incidences sur les ressources humaines pour SGA.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Le 13 février 2006, en collaboration avec le Système de gestion de l’authentification (SGA), la Voie de communication protégée a lancé la version 7.0 du Système commun d’enregistrement et, trois semaines après, la version 7.1. Ces versions comprennent le soutien des fureteurs Macintosh Safari version 1.3 et 2.0 et des améliorations aux questions de convivialité soulevées à partir des essais de convivialité et des plaintes des contribuables.

Depuis février 2006, l’ARC a eu plus de 1,1 million d’ouvertures de session réussies et a remis plus de 250 000 lettres de code d’activation. L’ARC s’efforce constamment d’améliorer ce service en menant des mises à l’essai auprès de groupes cibles et en travaillant avec d’autres secteurs pour ajouter de nouveaux services en direct. Le SGA travaille actuellement à un modèle d’authentification avec Mon dossier d’entreprise. Le lancement de ce nouveau service est prévu le 9 octobre 2006.
 
Aucune répercussion n’est prévue sur les ressources humaines pour le SGA.  L’Agence suggère que ceci soit la dernière mise au point concernant cette initiative.

3. IMPÔTNET

QUESTION

Le syndicat demandera que l’on fasse le point sur cette initiative, comprenant tous les impacts reliés aux ressources humaines.

CONTEXTE

En plus des avancements dont on rend compte dans la mise à jour écrite fournie dans le cadre de la réunion du 14 mars 2005, le syndicat a demandé si l'on prévoyait des répercussions sur les ressources humaines et si IMPÔTNET demeurait dans les Centres fiscaux de Winnipeg et de St. John's. La direction a répondu que l'on ne prévoyait aucune répercussion et qu’IMPÔTNET demeurera dans les deux centres.

Le syndicat a demandé que l'on clarifie les renseignements dans la réponse écrite de la direction concernant les 3 millions de déclarations qui ont été transmises par IMPÔTNET, une augmentation d'environ 20 % comparativement à l'année dernière, sans que l'on ne prévoit de répercussions sur les ressources humaines. La direction a répondu qu'il n'est pas toujours facile de prévoir les répercussions, mais que l’énonce devrait être modifié et indiquer que l'on n'anticipe aucune réduction au sein du Bureau d'aide des services électroniques.

Lors de la réunion du 7 novembre 2005, la direction a informé le syndicat que, pour le programme 2005, approximativement 3,5 millions de déclarations ont été produites avec un logiciel IMPÔTNET, ce qui représente une augmentation de 16% comparativement à l'année précédente. Nous n'anticipons aucune diminution des ressources humaines au sein des Bureaux d'aide des services électroniques.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

En date du 25 avril 2006, approximativement 2,8 millions de déclarations ont été produites utilisant IMPÔTNET, ce qui représente une augmentation de 7% comparativement à l'année précédente.

4. LA TED EN LIGNE

(Antérieurement: la TED SUR INTERNET)

QUESTION

Le syndicat demandera que l’on fasse le point sur cette initiative, comprenant tous les impacts reliés aux ressources humaines.

CONTEXTE

Lors de la réunion du 14 mars 2005, le syndicat a été informé qu’au 29 septembre, 2004, nous avons reçu environ 7.3 millions de déclarations transmises par la TED en direct, qui représente une augmentation d’environ 7% sur l’année précédente. Le système de transmission propriétaire (le VAX) fut discontinué sans incident et sans aucun impact aux ressources humaines.

En ce moment, la modernisation de la TED est terminée.  Par contre, il y aura encore quelques modifications mineures qui seront apportées au système, comme l’inclusion des transmetteurs des déclarations corporatifs au système des agents. Ces modifications sont tellement mineures que nous n’avons pas invité les agents du bureau d’aide TED à la session de formation qui aura lieu à Ottawa cet automne.  Il n'y a pas de réductions prévus pour le bureau d'aide TED.

L’agence continuera ses activités de promotion de la TED en direct auprès des préparateurs d’impôts. En plus, des ressources additionnelles seraient fournis aux bureaux d’aide de la TED durant l’été 2004 pour assister avec nos recherches et nos activités de promotion.

Lors de la réunion du 7 novembre 2005, le syndicat a été informé qu’à la fin du programme 2005, plus de 7,8 millions de déclarations ont été traités par les services TED, ce qui représente une augmentation d’environ 7% sur le programme précédent.

La direction considère la modernisation de la TED complète. Il y a encore quelques modifications qui seront apportées au système TED, comme la restructuration du système de suivi en direct. Ces modifications pourraient nécessité le besoin de tenir une session de formation pour les agents du bureau d’aide TED soit en décembre 2005 ou en janvier 2006. La direction n’anticipe aucune répercussion sur les ressources humaines au sein des Bureaux d'aide TED.

Nous poursuivrons nos recherches et activités de promotion de la TED en direct auprès des préparateurs d’impôt, principalement par le biais de sessions d’information sur les services électroniques. Bien que des employés (es) du bureau d’aide TED aient participées à un projet de marketing durant l’été 2004, une participation supplémentaire dans les activités de promotion sera très limitée.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

En date du 25 avril 2006, approximativement 5,7 millions de déclarations ont été traitées par les services TED, ce qui représente une augmentation de 2% comparativement à l'année précédente.

Nous considérons la modernisation de la Ted complète.  L’Agence suggère que ceci soit la dernière mise au point concernant cette initiative.

 5. PROGRAMME NATIONAL D’APPRENTISSAGE DE LA QUALITÉ ET DE L’EXACTITUDE

QUESTION

Le syndicat demandera que l’on fasse le point sur cette initiative, comprenant tous les impacts reliés aux ressources humaines.

CONTEXTE

Le syndicat a été informé, lors de la réunion du 7 novembre 2005, qu’un projet pilote pour le PNAQE a eu lieu dans sept bureaux entre novembre 2004 et mars 2005. Le pilote du PNAQE a été mis en application avec succès et a généré des données positives provenant des bureaux participants. Tous les participants on indiqué leur désire d’avoir le PNAQE mit en application officiellement aux centres d’appel. Selon les données du projet pilote, la direction a passé en revue les commentaires et les suggestions fournis pour mettre à jour les pièces justificatives.

La direction a pour but le lancement officel du PNAQE pour la saison 2006.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Le lancement officiel du PNAQE a eu lieu le 16 janvier 2006 pour la période de production des déclarations de 2006. Le PNAQE est mis en œuvre avec succès dans tous les centres d’appels, à l’exception d’un seul. Le dernier centre d’appels mettra en œuvre le programme d’ici le mois de juin 2006. D’après la rétroaction, le PNAQE est bien accueilli. Les agents des centres d’appels ont reçu la formation ainsi que la documentation d’accompagnement pertinentes, en vue de les aider à mettre en œuvre le programme. Cette documentation est maintenant disponible en ligne. Un grand nombre d’agents participent à l’écoute volontaire, à distance, de la qualité des centres d’appels de Montréal, de Toronto et de Vancouver. Les centres d’appels sont tenus de fournir un rapport trimestriel dans lequel on y inscrit le nombre de séances d’écoute et de mentorat qui ont été menées, les mesures prises en vue d’aborder les enjeux cernés ainsi que les tendances et les observations.

 6. PRÉSENTATION ÉLECTRONIQUE DES FACTURES

QUESTION

Le syndicat demandera que l’on fasse le point sur cette initiative, comprenant tous les impacts reliés aux ressources humaines.

CONTEXTE

En plus des avancements dont on rend compte dans la mise à jour écrite fournie dans le cadre de la réunion du 14 mars 2005, la direction a déclaré que l'on reçoit environ 11 millions de paiements chaque année, la plupart provenant d'institutions financières importantes. Cette initiative aidera les petites et moyennes entreprises voulant utiliser Postel. Cependant, afin de bénéficier de cette initiative, le client doit déjà payer ses factures électroniquement. La direction prévoit un taux de participation de 2 % la première année et s'attend à ce que la plupart des économies soient réalisées en éliminant les frais d'affranchissement (25¢ par envoi).

Le syndicat a demandé une clarification concernant les répercussions sur les ressources humaines, car la mise à jour écrite affirme qu'elles seront négligeables. La direction a répondu que l'initiative n'entraînera aucune répercussion. On continuera à tenir le syndicat au courant du progrès de l'initiative de présentation électronique des factures.

Lors de la réunion du 7 novembre 2005, le syndicat a été informé que, en date du 11 avril 2005, l’ARC en partenariat avec Postel, TD Canada Trust et la Banque nationale ont commencé à offrir aux petits/moyens employeurs la possibilité de recevoir électroniquement le relevé mensuel de leur compte via Internet. Avec seulement deux institutions financières offrant ce service, l’impact a été négligeable sur le processus usuel d’émission des PD7A ou sur le processus des paiements. Des discussions sont en cours avec les autres institutions financières canadiennes pour essayer et augmenter le nombre de PD7A émises électroniquement.

Jusqu’à ce que le service soit offert dans toutes les institutions financières canadiennes ou par l’entremise du site Web de l’Agence, aucune incidence sur les RH n’est prévue.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Deux institutions financières offrent présentement le service. Il n’y a eu aucun impact sur le processus d’émission des PD7A courantes ou sur le processus de paiement. Entre le 11 avril 2005 et le 11 avril 2006, seulement 326 clients se sont enregistrés.

Les discussions prévues à l’automne 2005 avec d’autres institutions financières pour essayer et augmenter le nombre de PD7A électroniques ont été mises de côté en raison de la migration de Postel. Toutes les institutions financières et les facturiers, incluant l’ARC, avaient à convertir leurs services au protocole Postel pour le 1er janvier 2006. Les dates pour ces discussions ne sont pas déterminées. Les institutions financières ont indiqué qu’il n’y a pas d’incitatif pour elles d’offrir le transfert électronique des fonds pour les paiements des employeurs et que le coût pour faire les changements à leurs systèmes pour accommoder les données de Statistique Canada est prohibitif. Ces discussions devraient aussi inclure le bureau du receveur général.

7. MON DOSSIER POUR LES PARTICULIERS – IMPÔT SUR LE REVENU ET PRESTATIONS

(Antérieurement : MON DOSSIER-PAIEMENT DES PRESTATIONS EN LIGNE/
MON DOSSIER PHASE II : ÉTAT DE COMPTE ÉLECTORNIQUE)

QUESTION

Le syndicat demandera que l’on fasse le point sur cette initiative, comprenant tous les impacts reliés aux ressources humaines.

CONTEXTE

En plus des avancements dont on rend compte dans la mise à jour écrite fournie dans le cadre de la réunion du 14 mars 2005, le syndicat a déclaré que la version anglaise de la mise à jour écrite ne correspond pas à celle en français. La direction accepte de modifier le document et de présenter une copie révisée au syndicat. La direction confirme également que l'initiative n'entraînera aucune répercussion sur les ressources humaines.

Lors de la réunion du 7 novembre 2005, la direction a informé le syndicat que le service Mon dossier continuera d’être mis en œuvre deux étapes par année.

Étape

Date du lancement

Nbre d’ouvertures de session

1

16 juin 2003

83 834

2

6 octobre 2003

129 594

3

9 février 2004

1 988 121

4

4 novembre 2004

270 914

5

14 février 2005

1 874 082

6

3 octobre 2005

------

7

13 février 2006

------

Le nombre d’ouvertures de session est calculé pour la période du début d’une étape au début de la prochaine.  Par exemple, pour l’étape 1, 83 834 ouvertures de session ont été établies du 16 juin 2003 au 6 octobre 2003.

À partir de l’étape 5, l’utilisateur a besoin d’un epass du gouvernement du Canada pour accéder à Mon dossier et le service de Changement d’adresse en ligne est disponible par l’entremise de Mon dossier.

À partir de l’étape 6, le client peut voir une copie de sa déclaration de revenus pour l’année courante et les deux années précédentes et les renseignements concernant le dépôt direct du remboursement d’impôt, les versements du crédit pour la TPS/TVH et les versements de la PFCE.

Pour l’étape 7, deux nouvelles opérations seront ajoutées à Mon dossier :

  1. Autoriser un représentant pour qu’il agisse au nom du client auprès de l'ARC
  2. Arriver à une entente de paiements pré-autorisés pour les arriérés d’impôt des particuliers.

Partie DTDPP : On ne prévoit aucune incidence sur les ressources humaines à la suite de l’ajout de services à Mon dossier pour les étapes 6 et 7.
 
Partie Prestations : Aucun changement n’a été apporté à la portion Versement de prestations en direct (VPD) pour la 5e diffusion.

En ce qui concerne la 6e diffusion, le mécanisme existant de VPD a été rationalisé et mis à jour afin de mieux composer avec le développement futur. Cette initiative a été mise en œuvre, en grande partie, de façon transparente pour le client. Aucun impact sur les ressources humaines n'est anticipé suite à la 6e diffusion.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Tableau mis à jour

Version

Date de diffusion

Nbre de sessions pour la version *

1

16 juin 2003

83 834

2

6 octobre 2003

129 594

3

9 février 2004

1 988 121

4

4 novembre 2004

270 914

5

14 février 2005

1,240,945 révisé

6

3 octobre 2005

315,958

7A et 7B

12 janvier et 13 février 2006

------

8

À déterminer **

* Le nombre d’ouvertures de sessions est calculé pour la période débutant à la diffusion d’une version jusqu’à la diffusion d’une prochaine version. Par exemple, il y a eu 83 834 ouvertures de sessions pour la version 1 durant la période du 16 juin au 6 octobre  2003.

**L’Administration centrale discute actuellement avec la Direction générale de l’informatique afin de ne diffuser qu’une version de Mon dossier par année. La date de diffusion de la version n’a pas encore été déterminée.

À partir de l’étape 7, le client peut voir une copie de ses montants de report et une  nouvelle opération a été ajoutée à Mon dossier, soit « Autoriser un représentant pour qu’il agisse au nom du client auprès de l'ARC »

L’opération « Arriver à une entente de paiements pré-autorisés pour les arriérés d’impôt des particuliers » est différée et on prévoit la mettre en ligne le 11 juillet, 2006. Cependant, il n’est pas certain que cette date sera réalisée.

Pour l’étape 8, une nouvelle opération sera ajoutée à Mon dossier, soit Gérer mon dépôt direct.

L’exécution de l’opération « Déterminer des modalités de paiements pré-autorisés pour les arriérés d’impôt sur le revenu des particuliers » a été retardée et sa mise en œuvre est prévue pour le 11 juillet 2006. Toutefois, nous ne savons pas encore si cette date d’exécution sera respectée.

DTDPP : Aucune répercussion n’est prévue sur les ressources humaines à la suite de l’ajout à Mon dossier pour les versions 7A, 7B et 8.

Prestations :

Depuis la diffusion spéciale de la version 7A le 12 janvier 2006, les clients admissibles peuvent visualiser leur paiement de la prestation pour les coûts de l'énergie.
Depuis la diffusion de la version 7B, la disponibilité des avis récemment publiés a été ajoutée au VPD pour tous les bénéficiaires de prestations. 
En raison de la prochaine législation concernant la prestation universelle pour la garde d’enfants, on prévoit ajouter les renseignements concernant le paiement à la version 8.

Aucune répercussion n’est prévue sur les ressources humaines à la suite de la diffusion des versions 7A, 7B et 8.

8. SERVICE D’INFORMATION INTERACTIF (SII) / SMARTLINKS

QUESTION

Le syndicat demandera que l’on fasse le point sur cette initiative.

CONTEXTE

Lors de la réunion du 7 novembre 2005, le syndicat a été informé que l’initiative Smartlinks continue d’être à la disposition des usagers.  Smartlinks s’est avéré être un excellent outil pour mesurer et améliorer les capacités d’exécution d’Internet et continue de fournir de précieux renseignements aux concepteurs de pages web.

Une méthode additionnelle de prestation de services pour Smartlinks a été mis en place, intitulée Cliquez-Parlez. Cliquez-Parlez permet aux clients de remplir et de soumettre un formulaire en ligne demandant à ce qu’ils soient rappelés. Le client est rappelé par un système interactif de réponse vocale, qui met simultanément le client en communication avec un agent. Au fur et à mesure que nous avançons et continuons d’améliorer notre site web, nous nous attendons à ce que certains clients deviennent plus autonomes et réduisent du même coup le besoin d’appeler nos agents.

Par ailleurs, nous prévoyons incorporer Smartlinks dans d’autres centres d’appels en 2006.

La direction ne prévoit aucune incidences sur les ressources humaines à la suite de cette initiative.

En plus des avancements dont on rend compte dans la mise à jour, le syndicat demande si la mise en œuvre de Smartlinks sera limitée à des centres d’appels précis ou si l’ARC a l’intention d’installer cette technologie dans tous les centres d’appels. La direction affirme qu’elle aimerait que l’initiative Smartlinks soit intégrée dans tous les centres d’appels.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Le numéro sans frais de Smartlinks a été supprimé et remplacé par Cliquez-Parlez.  Puisque les agents Cliquez-Parlez sont les mêmes qui répondent aux demandes de renseignements aux guichets d’affaires et que le type de demandes reçues sont très semblables, le besoin de maintenir un service téléphonique parallèle n’était plus. Le nombre de demandes de renseignements acheminées au numéro sans frais des guichets d’affaires n’a pas diminué. Au contraire, les contribuables se présentent au guichet d’affaires, au moyen du service Cliquez-Parlez, et ils ont déjà lu, en grande partie, la documentation pertinente disponible dans le site Web. En conséquence, les types de demandes de renseignements reçues changent car les appelants sont déjà au courant de certaines connaissances de base.

L’ARC ne prévoit aucune répercussion sur les ressources humaines découlant de cette initiative. Le nombre d’appels est minime, dans l’ensemble, lorsqu’on le compare aux appels reçus au numéro sans frais des guichets d’affaires. Tandis que les agents reçoivent de la formation sur les points de Smartlinks, la rétroaction reçue sur Smartlinks sera utilisée pour améliorer la formation, identifier les secteurs où du coaching plus ciblé est requis et pour améliorer le site Web de l’ARC. 

L’ARC prévoit l’expansion de Smartlinks au service sans frais offert aux particuliers (demandes de renseignements généraux) d’ici la fin de 2006. Un début progressif est prévu, comptant un nombre Smartlinks limité dans le site Web.

9. GOUVERNEMENT EN DIRECT (GED) – PROJET DE VÉRIFICATION DES REVENUS

QUESTION

Le syndicat demandera que l’on fasse le point sur cette initiative, comprenant tous les impacts reliés aux ressources humaines.

CONTEXTE

Lors de la réunion du 14 mars 2005, le syndicat a été informé qu’il y a présentement 13 agences en production tandis que 8 autres agences sont à l'essai.

Le syndicat a demandé à la direction si cette initiative a entraîné des répercussions sur les ressources humaines. La direction a déclaré que le Projet de vérification des revenus du Gouvernement en direct n'a entraîné aucune répercussion sur les ressources humaines ni de réduction sur le budget de base. En fait, la réduction du nombre de demandes d'imprimés et de copies des avis permettra aux agents de passer plus de temps sur des activités à valeur ajoutée comme le traitement des demandes de renseignements concernant les principaux secteurs d'activité.

Lors de la réunion du 7 novembre 2005, le syndicat a été informé qu’en date du 6 octobre 2005, il y a 15 programmes en production tandis que sept autres programmes sont en cours d’essai. Ce projet n’a entraîné aucune répercussion sur les ressources humaines ni de réduction sur le budget de base.

En plus des avancements dont on rend compte dans la mise à jour écrite, le syndicat demande une liste des programmes en cours de production. La direction accepte de fournir la liste de ces quinze programmes ainsi que des sept autres qui sont en cours d’essai.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

En date du 1e mai 2006 il y a dix-sept programmes en cours de production tandis que sept autres programmes qui ont subi à des essais avec données réelles mais qui ne sont pas encore en production.  Il n’y a aucune répercussion sur les ressources humaines pour l’ARC, et aucun impact sur le budget de base. Les programmes de vérification du revenu sont effectués au nom des gouvernements clients.

10. TRAITEMENTS EFFICACES DES DEMANDES D’APPLICATIONS

QUESTION

Le syndicat demandera que l’on fasse le point sur cette initiative, comprenant tous les impacts reliés aux ressources humaines.

CONTEXTE

En plus des avancements dont on rend compte dans la mise à jour écrite fournie dans le cadre de la réunion du 14 mars 2005, le syndicat a demandé une clarification concernant le « réacheminement des ressources afin de tenir leurs autres inventaires à jour et de faire participer leurs employés aux divers projets initiés par l'Administration centrale ». Il a demandé également si l'initiative entraînerait des répercussions sur les ressources humaines. Lorsqu'elle disposera des renseignements, la direction clarifiera le réacheminement des ressources ainsi que les répercussions sur les ressources humaines.

Lors de la réunion du 7 novembre 2005, le syndicat a été informé que le coût du traitement des demandes de prestations est demeuré relativement constant depuis la mise en oeuvre de traitements efficaces des demandes. L'inventaire est à jour dans la plupart des charges de travail de prestations et le temps d'exécution est également demeuré constant.

La seule modification à l'allocation des ressources vise le mouvement des employés entre les charges de travail de prestations. Ceci s'est produit sur une base ad hoc. De plus, de temps à autre, certains employés participent dans des projets de l'administration centrale. Ni la modification de l'allocation des ressources, ni la participation dans les projets pour l'administration centrale n'a entraîné un impact négatif au niveau des ressources humaines.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Aucun nouveau traitement d’efficacité n'a été ajouté au programme de traitement des demandes depuis notre dernière mise à jour. Le coût de traiter des demandes est demeuré relativement constant, comme les délais d’exécutions, et les niveaux des inventaires demeurent courants.

Il n'y a eu aucun impact sur les ressources humaines depuis notre dernière mise à jour.

11. AVIS DE COTISATIONS – PROGRAMME DE PRÉPARATION

QUESTION

Le syndicat demandera que l’on fasse le point sur cette initiative, y compris toutes incidences sur les ressources humaines.

CONTEXTE

Lors de la réunion du 14 mars 2005, les syndicats on été avisés que :

Phase 1 :

  • La phase 1 a été mise en oeuvre et la charge de travail a été maintenue.  Un manuel de l’utilisateur a été envoyé à tous les employés.
  • L'ordre de travail et le document détaillant les spécifications des besoins pour la phase 2 a été complétées et la date de mise en oeuvre était le 14 février 2005.

Phase 2 :

  • La phase 2 comprend tous les autres versets et formulaires de la charge de travail (T2000, T1-OVP, T4, T5, etc.).
  • La mise en essai du programme sera faite à Ottawa en décembre.
  • Le programme sera livré au centre 2 semaines avant la mise en oeuvre (d’ici le 2 février 2005).
  • La phase 2 n’aura aucun impact sur les ressources humaines.

Lors de la réunion du 7 novembre 2005, le syndicat a été informé que :

  • La phase 2 a été mise en oeuvre en février 2005 et la charge de travail a été maintenue.  Le manuel de l’utilisateur a été révisé et envoyé à tous les employés.

  • Les phases 1 et 2 ainsi que les mises à jour futures du nouveau logiciel n’auront aucun impact sur les ressources humaines.

Le Programme de préparation manuelle des avis - ADOBE a été conçu et mis en oeuvre au niveau national dans tous les CF afin de maintenir une certaine constance dans la préparation des avis manuels car l'ancien équipement ne sera plus appuyé par la Technologie de l’information (TI). 

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Le programme de préparation des avis de cotisations est maintenant totalement opérationnel.  L’Agence suggère que ceci soit la dernière mise au point concernant cette initiative.

12. REMPLACEMENT DE L’ÉQUIPEMENT MICROFILM

QUESTION

Le syndicat demandera que l’on fasse le point sur cette initiative, y compris toutes incidences sur les ressources humaines.

CONTEXTE

En plus des avancements dont on rend compte dans la mise à jour écrite fournie dans le cadre de la réunion du 14 mars 2005, la direction a déclaré que l'initiative de remplacement de l'équipement microfilm n'entraînera aucune répercussion sur les ressources humaines. En outre, la réaffectation budgétaire permettra d'acquérir l'équipement d'imagerie pour les sept centres fiscaux.

Lors de la réunion du 7 novembre 2005, le syndicat a été informé que la phase quatre du projet d'archivage et d’extraction des versements (IAEV) fut complétée le 29 juillet 2005 avec succès.  Le nouvel équipement a été installé à tous les centres fiscaux et l'équipement du microfilm a été envoyé aux biens de l’État.  En ce moment le projet a mis fin aux inquiétudes des employés concernant le temps de panne provoqué par le vieillissement de l'équipement des microfilms aussi bien que les inquiétudes concernant la santé en utilisant les produits chimiques exigés pour développer les microfilms.  Le changement de la technologie a également libéré de l’espace dans les centres fiscaux en éliminant le besoin du laboratoire de développement des microfilms.

La phase cinq du projet de IAEV est en cours et devrait être complétée vers la fin du mois de février 2006.  Pendant cette phase du projet nous allons effectuer des améliorations de la phase quatre aussi bien que de concevoir le logiciel d’imagerie des documents des paiements de TPS/TVH.  Lorsque cette phase du projet de IAEV sera mise en application, la formation sera fournie aux employés et nous ne prévoyons aucun autre impact sur ces ressources. 

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

La phase cinq fut complétée avec succès le 24 février 2006. Les chèques de la TPS sont maintenant imagés dans les sept centres fiscaux (CF).  Les nouvelles règles de validation pour améliorer la lecture MICR ont été également mises en application pendant cette phase.

L’équipe du projet travaille actuellement à centraliser l’extraction des microfilms au CTO.  Les CF ont assumé la charge de travail additionnelle par rapport à l’imagerie des chèques de la TPS ; en tant que tels, il ne devrait y avoir aucun impact sur les RH.

Nous prévoyons que l’extraction des microfilms sera minime car la plupart des demandes de document source sont pour des paiements effectués au cours de la dernière année.  Tous les paiements d’impôts sont sur le nouveau système d’archive depuis juillet 2004 au CTO et depuis juillet 2005 dans les CF.

La phase six est actuellement en développement.  Six scanneurs SEAC 4000 ont été achetés pour les bureaux des services fiscaux (BSF) du centre de Toronto, Montréal et Vancouver et seront installés à ces emplacements.  Ces BSF ont été choisis, car ils utilisent actuellement l’équipement de microfilm Kodak que les CF utilisaient afin d’endosser et imprimer une ligne de vérification sur les chèques.

13. CODES À BARRES BIDIMENSIONNELS

QUESTION

Le syndicat demandera que l’on fasse le point sur cette initiative, y compris toutes incidences sur les ressources humaines.

CONTEXTE

Lors de la réunion du 7 novembre 2005, le syndicat a été informé que, telle que prévue, l’introduction des codes à barres 2D pour le traitement des déclarations T1 a été mise en oeuvre pour la Conversion 2005.

Tous les centres fiscaux ont reçu l’équipement nécessaire (lecteurs et ordinateurs personnels) à temps pour la mise en oeuvre. Des représentants de la DTDPP et de la DGI ont visité conjointement les centres fiscaux afin de fournir de l’information documentaire aux gestionnaires et de la formation aux employés désignés.  Ces employés sont alors devenus responsables de fournir la formation aux opérateurs de lecteurs de codes à barres 2D  dans leurs centres respectifs.  Des visites de surveillance des programmes plus tard durant l’année nous confirment que les employés affectés se sont adaptés rapidement à la nouvelle technologie, étaient satisfaits de la formation offerte de même que l’opportunité offerte d’utiliser la nouvelle technologie et nous offraient volontairement leur rétroaction constructive afin d’améliorer le processus encore d’avantage.  

En date du  3 octobre  2005, un total de 1 059 852 déclarations avaient été traitées avec un code à barres 2D.  L’équipement actuellement en place dans les centres fiscaux varie de 12 à 14 lecteurs selon la population en déclarations de chaque centre. Cet équipement devrait suffire pour le prochain programme qui verra l’utilisation des codes à barres 2D étendue à toutes les catégories de déclarants, les particuliers de même que les spécialistes, résultant en une population potentielle de 5,5 millions de déclarations.

Un sondage officieux conduit en octobre nous indique que, sur une base nationale, 43 individus déterminés n’ont pas été réembauchés à cause de charges de travail réduites à la saisie des données.  De plus, deux centres de l’Ouest ont en effet embauché de nouveaux employés pour la saisie de données, deux centres des Maritimes ont réembauché tous les individus éligibles (25 ont été réassigné à d’autres charges de travail) et deux centres du Québec ont identifié au début 84 individus éligibles comme étant en surplus.  Cependant, 16 individus ont été réassignés à d’autres activités et 25 ont été réembauchés plus tard dans la programme. 

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

La mise en oeuvre de la Phase II a eu lieu.  Des améliorations à l'équipement, des développements au système, des discussions avec la communauté des développeurs de logiciels d'impôt et des communications avec les centres fiscaux ont eu lieu et cet aspect final de la mise en oeuvre du projet a été lancé avec succès.  Nous avons déjà traité 1,5 millions de déclarations à code à barres 2D, surpassant le total de tout le programme de l'année passée.  Le développement de la Phase II étend les codes à barres 2D aux déclarations produites par ordinateurs qui autrement auraient été éligibles pour IMPÔTNET.

Quoique nous ne soyons pas en mesure d'identifier le nombre de personnes qui n'ont pas été rappelées suite à ce projet; nous pouvons dire que les réductions financières dans les centres fiscaux pour l'exercice courant (06-07) représentées en ETP (tous des postes déterminés) sont :

St John’s 9.25 Shawinigan 22.44 Surrey 8.06
Winnipeg 18.91 Jonquière 6.95 Sudbury 35.75
  Summerside 7.83  

La rétroaction des centres fiscaux pour le moment est que la réduction dans les postes (109 ETP) est faite par attrition pour la plupart des bureaux et que l'activité de réembauche sera similaire à celle qu’il y a eu avec la Phase I.

14. RESTRUCTURATION DE LA TPS/TVH

QUESTION

Le syndicat demandera que l’on fasse le point sur cette initiative, comprenant tous les impacts reliés aux ressources humaines.

CONTEXTE

Lors de la réunion du 7 novembre 2005, le syndicat a été informé qu’à compter d’octobre 2006, la TPS/TVH sera traitée à partir des plate-formes communes de l’Agence et de nouvelles fonctionnalités seront mises en place.

Les fonctionnalités primaires des systèmes ont été développées et sont présentement à l’essai.  Des équipes de travail s’affairent à finaliser les procédures et élaborent présentement le matériel de formation pour les nouveaux systèmes à partir des schémas de processus du travail.  De plus, une analyse est en cours afin d’identifier les changements qui seront apportés aux charges de travail ainsi que les répercussions sur les postes actuels.

L’analyse en cours révèle que les secteurs d’activité du traitement des déclarations et de la comptabilité seront les plus affectés, toutefois, il est fort probable que d’autres secteurs fonctionnels pourraient également être touchés.  De façon générale, nous estimons que la restructuration produira une augmentation annuelle d’ÉTP dans les centres fiscaux puisque de nouvelles charges de travail seront créées suite aux améliorations et nouvelles fonctionnalités apportées aux systèmes.  Nous prévoyons également une période transitoire qui permettra aux usagers de s’adapter aux nouveaux systèmes, de traiter les charges de travail antérieures ainsi que les retombées éventuelles (résidus/rejets éventuels).  Cette période transitoire augmentera davantage la hausse annuelle d’ÉTP de façon temporaire.  Présentement, nous ne prévoyons pas de changements importants en ce qui concerne les ressources pour les bureaux des services fiscaux.  Les employés des bureaux des services fiscaux seront chargés des mêmes responsabilités en utilisant des systèmes améliorés et nouveaux.  Toutefois, il est fort possible qu’il y ait une augmentation du nombre de demandes de renseignements pour les employés qui traitent des demandes provenant du public, et cela, peu après la mise en œuvre des nouveaux systèmes.  En ce qui a trait aux descriptions de poste, nous nous servirons des descriptions existantes, telles que celles qui sont utilisées pour le secteur d’activité T2 (p. ex. pour les charges de travail de la CN).  De nouvelles descriptions de postes seront élaborées au besoin si les postes actuels ne reflètent pas les fonctions qui seront en place suite à la mise en œuvre des nouveaux systèmes.

Nous prévoyons terminer l’analyse détaillée des répercussions sur les ressources humaines et le plan de prestation de formation au début de l’année 2006.  Nous informerons le syndicat aussitôt que cette analyse sera disponible.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

La mise en oeuvre de la restructuration des systèmes de TPS/TVH sera reportée de six mois, soit d’octobre 2006 au mois d’avril 2007. Pour des principes de gestion de projet prudente, une des dernières vérifications de l’état du projet a révélé qu’une mise en oeuvre en octobre 2006 n’offre pas suffisamment de temps pour mettre les systèmes à l’essai de façon adéquate pour assurer la qualité et l’intégrité des données, ce qui pourrait poser de sérieux risques quant à la stabilité des systèmes.

L’analyse des nouveaux processus a permis de déterminer les charges de travail nouvelles et transitoires ainsi que celles qui seront éliminées et transférées en raison de la restructuration des systèmes de TPS/TVH et de la migration vers les plates-formes communes. Cet exercice a permis de repérer les répercussions en matière de ressources humaines par groupe et niveau pour les centres fiscaux (CF) et les bureaux des services fiscaux (BSF). Veuillez remarquer que les estimations ci-dessous sont fondées sur une mise en œuvre d’octobre 2006. Ces estimations seront révisées prochainement en fonction de la nouvelle date de mise en œuvre, et les résultats seront communiqués au syndicat.

Selon l’examen préliminaire, nous estimons une augmentation générale de 111,26 ETP pour les groupes et niveaux CR03, CR04 et PM01 et une réduction totale de 19,2 ETP au niveau DACON 2 (12,3 de ces ETP seront touchés durant la 1re année de la mise en oeuvre) pour les charges de travail des déclarations de TPS/TVH dans les CF. Nous prévoyons également une période transitoire durant laquelle les employés s’adapteront aux nouveaux systèmes, traiteront les anciennes charges de travail et résoudront les retombées des nouveaux systèmes. Cette période de transition augmentera davantage le nombre accru d’ETP provisoirement. À mesure que les activités de la période de transition diminueront, les niveaux de ressources se stabiliseront (d’ici 2010-2011).

Le niveau DACON 2 des CF est le plus touché; toutefois, selon les bureaux locaux, il y a 95 DACON 2 (67 employés nommés pour une période déterminée et 28 pour une période indéterminée).  Conséquemment, nous ne prévoyons pas de réaménagement des effectifs.  De plus, il y aura une augmentation importante des niveaux CR03, CR04 et PM01.  Cette augmentation présentera des occasions de perfectionnement pour les employés au niveau DACON qui pourraient être touchés.  Ces augmentations seront distribuées comme exigées.

Nous prévoyons une augmentation importante du nombre de demandes de renseignements car un plus grand nombre d’avis seront envoyés aux contribuables. Nous estimons recevoir la majorité des appels immédiatement après la mise en oeuvre. Le nombre d’appels devrait diminuer à mesure que les contribuables se familiariseront avec ces avis. Nous prévoyons répartir également les ressources supplémentaires parmi les trois centres d’appels.

Alors qu’il y aura des réductions négligeables aux charges de travail des BSF, nous prévoyons que ces réductions seront gérées au niveau local, soit par mesure d’attrition, d’étalement du revenu sur les années suivantes, ou autres moyens (en moyenne, 0,3 d’un ETP par niveau par BSF pour le secteur de la Vérification et encore moins pour la Division des comptes de fiducie (dans 34 BSF - hors Québec)).

Estimation d’ETP pour une mise en oeuvre d’octobre 2006

Répercussions sur les ressources CF Summerside

Répercussions sur les ressources Services à la clientèle Centres d’appels

Répercussions sur les ressources CF

Total

Les niveaux de ressources seront stabilisés
d’ici l’exercice

2008-2009

2009-2010

2010-2011

DACON 2

-19,20

-19,20

CR02

-1,28

-1,28

CR03

17,57

0,51

22,08

40,16

CR04

10,62

22,68

33,30

PM01

0,25

17,22

66,50

83,97

111,26

PM02

5,10

5,10

MG02

1,88

1,88

Total

28,44

22,83

92,66

143,93

Il est entendu que le succès de cette mise en œuvre dépend également d’une bonne formation des usagers. Les équipes d’élaboration des procédures et du matériel de formation poursuivent leur travail en vue de livrer des produits de formation de haute qualité pour les usagers des nouveaux systèmes de TPS. Des experts de l’Administration centrale seront sur place avant la mise en oeuvre pour former les usagers et répondre aux questions. Des équipes de soutien de l’Administration centrale seront également sur place pendant la mise en œuvre et les périodes de transition pour voir aux difficultés éventuelles et répondre aux questions relatives aux nouveaux systèmes et à leur utilisation.

Le 3e numéro du bulletin sur la Restructuration de la TPS/TVH destiné aux employés oeuvrant aux charges de travail de TPS/TVH sera diffusé bientôt. Nous ferons parvenir une copie du bulletin au syndicat comme nous l’avons fait auparavant.

15. CODE À BARRES BIDIMENSIONNEL T2

QUESTION

La direction fournira une mise à jour au syndicat au sujet de l’initiative du code à barres bidimensionnel T2. 

CONTEXTE

Lors de la réunion du 7 novembre 2005, le syndicat a été informé que l’étude de faisabilité sur l’utilisation du code à barre bidimensionel dans le cadre du Programme T2 est terminée et les résultats indiquent qu’il n’existe aucun obstacles importants à la mise en œuvre de cette initiative à l’automne de 2006.  L’étude a démontré que du temps serait requis pour incorporer cette fonction aux logiciels de calcul d’impôt.  Conséquemment, nous prévoyons qu’au cours des 6 à 8 premiers mois après la mise en œuvre à l’automne de 2006, les volumes de déclarations T2 à code à barre seront relativement faibles.  Ces volumes augmenteront au cours des 12 prochains mois au fur et à mesure que les déclarants mettent à niveau leurs logiciels et la pleine mis en œuvre aura lieu seulement en 2008-2009.  Il faut noter que les codes à barres bidimensionels seront uniquement mis en œuvre pour les cotisations initiales pour l’instant.  Nous considérerons l’application des codes à barres pour les nouvelles cotisations dans l’avenir.

Une analyse sera menée par rapport aux répercussions sur les ressources humaines, et les résultats seront publiés au début de 2006.  La direction travaillera de près avec les directeurs, les directeurs adjoints et les syndicats dans les centres fiscaux afin d’assurer une communication opportune et efficace avec le personnel touché ainsi que les syndicats afin d’aider ce personnel à explorer d’autres possibilités d’emploi au sein du centre fiscal.

En plus des avancements dont on rend compte dans la mise à jour écrite, le syndicat demande à connaître les résultats de l’analyse portant sur les ressources humaines une fois que cette dernière sera achevée. La direction accepte.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Le projet du code à barre bidimensionnel pour les déclarations T2 est en voie de réalisation et est actuellement à l’étape du développement du système.  La mise en œuvre demeure effective comme prévue pour la version d’octobre 2006.

Par rapport aux répercussions sur les ressources humaines, une analyse préliminaire est en cours. La communication a été amorcée avec les centres fiscaux afin de déterminer l’impact que cette initiative aura pour les employés déterminés et indéterminés. La direction est actuellement à clarifier l’information initiale obtenue des centres fiscaux.

La direction va consulter la Direction générale des ressources humaines et la Direction générale des affaires publiques afin de s’entendre sur les prochaines étapes en fonction des activités et communications en ressources humaines et ce, afin d’assurer une communication opportune et efficace avec les employés affectés ainsi qu’avec les syndicats. Tout personnel affecté sera assisté dans l’exploration d’autres possibilités d’emploi au sein de l’ARC.

16. MODIFIER MA DÉCLARATION

(anciennement PNCNET)

QUESTION

La direction fournira une mise à jour au syndicat au sujet de l’initiative Modifier ma déclaration, y compris toutes incidences sur les ressources humaines.

CONTEXTE

Lors de la réunion du 7 novembre 2005, le syndicat a été informé que :

Phase I (2004 – 2005)

  1. Depuis le début de la Phase I en novembre 2004, un peu plus de 17,000 clients ont utilisé le service Modifier ma déclaration

  2. Le Centre fiscal de Sudbury continue à traiter toutes les demandes Modifier ma déclaration en attendant l’implantation national du service Globus/Tributas

  3. Aucune répercussion sur les ressources humaines

Phase II (février 2006)

  • Avec l’introduction potentielle de la Gestion des privilèges des tiers, il serait possible pour le client d’autoriser leur représentant à accéder à Mon dossier et à utiliser le service Modifier ma déclaration en leur nom.

  • Les répercussions anticipées sur les RH sont de 22 ETP pour les 7 centres fiscaux; les connaissances et les compétences des employés pourront servir à d’autres programmes.

De plus amples renseignements seront fournis au fur et à mesure qu’ils seront disponibles

En plus des avancements dont on rend compte dans la mise à jour écrite, le syndicat demande une répartition des 22 ETP entre les employés nommés pour une période indéterminée et ceux nommés pour une période déterminée. La direction accepte de fournir cette information.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Mise à jour

Phase II de la mise en oeuvre de la gestion des privilèges des tiers a été introduit en février 2006.

15 000 contribuables (y compris 250 représentants) ont utilisé le service modifier ma déclaration entre le 1er janvier et le 21 avril 2006.

L’économie des ETP pour 2006/07

L’économie des ETP commence avec l’année fiscale 2006/07.  Cet abaissement des ETP n’aura qu’une incidence sur les occasionnels.  Les aptitudes et connaissances des employé(e)s seront facilement transférables aux autre programmes en voie de développement.

L’économie des ETP pour 2006/07

Centre fiscal

ETP

Surrey

3.48

Winnipeg

5.50

Sudbury

3.48

Jonquière

1.56

Shawinigan

3.70

Summmerside

1.70

St. John’s

2.30

Total des ETP

21.72

17. UTILISATION ÉLARGIE DU NUMÉRO D'ENTREPRISE PAR LE GOUVERNEMENT DE L'ONTARIO

QUESTION

La direction fournira une mise à jour au syndicat au sujet de l’utilisation élargie du numéro d’entreprise par le gouvernement de l’Ontario, y compris toutes incidences sur les ressources humaines.

CONTEXTE

Lors de la réunion du 14 mars 2005, les syndicats on été informé que les partenariats du numéro d'entreprise (NE) visent à offrir un meilleur service à la clientèle et à améliorer l'intégrité des données.

Le gouvernement de l'Ontario participe actuellement à l'initiative Inscription en direct des entreprises, mais il ne se sert pas du NE comme identificateur de comptes pour ses programmes visant les entreprises. À l'automne 2004, des représentants du gouvernement de l'Ontario et de l'ARC ont tenu des discussions concernant la mise sur pied éventuelle d'un partenariat du NE officiel. L'initiative serait semblable aux projets déjà entrepris et achevés en collaboration avec la Nouvelle-Écosse, le Nouveau-Brunswick, le Manitoba et la Colombie-Britannique. Les représentants de l'Ontario ont fait part de leur intérêt de jumeler environ 30 programmes visant les entreprises de l'Ontario à l'initiative du NE de l'ARC. Les discussions se poursuivront en 2005. Comme les autres projets antérieurs de cette nature, les ressources ne devraient pas être touchées. En fait, on s'attend à ce que le partenariat crée d'autres charges de travail.

Lors de la réunion du 7 novembre 2005, le syndicat ont reçu les informations suivantes :

  • Des consultations avec la province de l’Ontario au sujet d’un partenariat NE ont débutées et une ébauche de la lettre d’entente est présentement à l’étude par l’ARC et l’Ontario.
  • L’Ontario entreprend des activités de coordination afin de déterminer, à haut niveau, le calendrier de mise en œuvre du NE au sein de ses programmes.
  • Des plans de projet et un calendrier de haut niveau sont réviser périodiquement afin de coordonner nos biens livrables respectifs et déterminer le temps d’implantation le plus avantageux.
  • Un partenariat NE ne devrait pas avoir d’impact sur les ressources humaines.  Nos expériences antécédentes démontrent que l’impact sur les charges de travail manuel d’inscription est compensé par des nouvelles charges créent par le partenariat. 

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

  • La lettre d’entente avec Ontario a été signée en avril 2006.

  • Le programme de la taxe de vente au détail (TVD) de l’Ontario sera le premier programme qui adoptera le numéro d'entreprise (NE) de l’ARC.

  • Des plans de projet et des calendriers de haut niveau ont été discutés en vue de coordonner nos biens livrables respectifs pour une mise en oeuvre en octobre 2007.

  • Le partenariat au NE ne devrait avoir aucun impact en matière de dotation. Nos expériences antécédentes ont démontré que l’impact sur la charge de travail manuel de l’inscription est compensé par des nouvelles charges de travail découlant du partenariat.

18. INTÉGRATION DU RECOUVREMENT DES RECETTES (IRR)

QUESTION

La direction fournira une mise à jour au syndicat au sujet de l’initiative d’Intégration du recouvrement des recettes (IRR). 

CONTEXTE

Lors de la réunion du 7 novembre 2005, la direction a informé le syndicat de deux initiatives clés : l’exploration des données et le groupe moteur des règles administratives.

Exploration des données

  • La direction élaborais et validais des modèles d’exploration de données aux fins de prévisions des risques dans le cadre de l’application de l’Intégration du recouvrement des recettes (IRR). L’initiative visant l’exploration des données nous aidera dans les aspects relatifs à la prise de décision de l’IRR. Actuellement, l’Agence recueille et met à jour d’énormes magasins de données au sujet de ses clients, y compris des renseignements comptables, personnels et sur le recouvrement. Or, le volume des données et notre façon des emmagasiner font en sorte qu’il est très difficile de les analyser afin de déterminer les procédures à suivre pour obtenir les meilleurs résultats auprès d’un client ou dans une situation précise. L’exploration des données nous permet d’appliquer des logiciels d’apprentissage à nos vastes magasins de données qui formulent d’utiles hypothèses sur nos clients et sur la façon de mieux les servir. Grâce à une soumission concurrentielle, nous avons choisi l’outil d’exploration des données Clémentine et nous avons le mandat d’embaucher des services professionnels dans ce domaine pour nous aider à construire les données et les modèles opérationnels.

  • L’outil d’exploration des données appuiera notre processus de prise de décisions afin d’attribuer le travail approprié au bon employé et ainsi améliorer le service à la clientèle et le recouvrement. L’outil peut analyser nos données pour déterminer les facteurs qui risquent de nuire au recouvrement ainsi que les méthodes qui fonctionneront le mieux avec un client quelconque dans différentes situations. L’outil produira également des statistiques qui serviront à appuyer nos prises de décisions dans l’avenir et des modèles fonctionnels de nos données qui peuvent être conservés aux fins d’étude ou utilisés directement dans nos applications.

  • L’outil d’exploration des données aura peu de répercussions directes sur notre main‑d’œuvre. L’outil appuie des décisions relatives aux programmes, avec l’option d’inclure le résultat comme composante minime de l’application IRR globale. Seule une demi-douzaine d’analystes d’entreprise à l’Administration centrale qui utiliseront l’outil sera touchée. Ces employés indéterminés auront besoin de recevoir de la formation pour utiliser l’outil d’exploration et ses concepts.

  • Nous avons obtenu l’outil d’exploration de données, Clémentine, et la formation initiale est terminée. Une plus grande quantité de données ainsi que l’accès accru à celles-ci seraient un atout. Toutefois, l’exploration des données peut commencer dès aujourd’hui par rapport aux données auxquelles nous avons accès. Des conseillers en exploration de données fiscales seront embauchés aux fins d’encadrement au besoin.

Prochaines étapes :

  • Les résultats de l’exploration des données nous aideront à créer de meilleurs systèmes de soutien des données aux fins de processus opérationnels améliorés pour l’avenir.

Groupe moteur des règles administratives

  • Mise en œuvre d’un groupe moteur des  règles administratives dans le cadre de l’application de l’Intégration du recouvrement des recettes (IRR).

  • Le groupe moteur des  règles administratives constituera une partie intégrante de la nouvelle application IRR. Il servira principalement à rendre accessible les règles administratives actuellement comprises dans le code COBOL de l’ordinateur central afin que la ligne d’affaires puisse les consulter et les modifier. Actuellement, toutes nos règles administratives sont inscrites en milliers ou millions de lignes de code COBOL qui ne sont pas faciles à déchiffrer. Tout changement à nos systèmes informatiques est lié aux cycles de diffusion des systèmes existants. Le groupe moteur des  règles administratives offrira plus de flexibilité à la DGRR et lui permettra de mieux comprendre la façon dont nos activités sont soutenues par les systèmes informatiques. Pour ce faire, un analyste d’entreprise à l’AC mettra à jour des paramètres de règles précises grâce à une interface de systèmes.

  • Le groupe moteur des  règles administratives est un outil de système qui aidera dans le traitement des comptes. Il offrira plus de souplesse par rapport à nos règles d’attribution des charges de travail. Grâce au groupe moteur des  règles administratives, nous pouvons réagir rapidement aux événements qui touchent nos activités (désastres naturels, changements dans le marché, etc.), nous pouvons transmettre des inventaires supplémentaires au besoin, nous pouvons ajouter de nouvelles lignes d’affaires, etc. L’utilisateur final n’aura pas conscience de son emploi; il ne verra que les comptes arrivés dans son inventaire. Seuls les analystes indéterminés d’entreprise de la DGRR à l’AC seront touchés. Ils seront responsables de l’analyse des règles administratives, de la mise à jour des paramètres et des modifications aux modèles du groupe moteur des  règles administratives. Tout changement à être fait aux règles administratives doit être analysé en profondeur avant la mise en œuvre afin d’en déterminer les répercussions sur les charges de travail et sur les capacités des systèmes. C’est une activité en cours qui sera effectuée par les analystes d’entreprise de la Direction des opérations. L’impact sur la charge de travail sera celui décrit plus haut, les utilisateurs finaux auront une connaissance limitée du changement fait. Ils ne le verront que pour les comptes arrivés dans leur inventaire.

  • L’utilisation du groupe moteur des  règles administratives aura peu d’incidence directe sur notre main-d’œuvre. Le groupe moteur des  règles administratives  représente seulement une partie de l’application IRR. Conséquemment, si les employés sont touchés, ce sera par le système global, et non par le groupe moteur des  règles administratives. Seule une dizaine d’analystes d’entreprise indéterminés de la DGRR à l’AC sera touchée. Ils auront besoin de formation, de comprendre les interfaces du groupe moteur des  règles administratives et de mettre à jour les paramètres de fonctionnalité.

  • Le plan de mise en œuvre sera lié à l’application IRR globale, ce qui comprendra l’élaboration des modules de formation et des procédures normales d’exploitation pour les analystes d’entreprise.

Prochaines étapes :

  • L’équipe de projet travaille avec la Direction générale de l’informatique (DGI) sur l’intégration du groupe moteur des  règles administratives à l’IRR globale et sur le modèle de certaines diffusions lorsque le groupe moteur des  règles administratives sera mis en œuvre. L’équipe de projet travaille également avec d’autres secteurs de l’Administration centrale pour créer un document de gouvernance des règles.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Dans le cadre de notre engagement à tenir les syndicats au courant des progrès réalisés par rapport à l’IRR, nous tenons à vous informer de deux initiatives clés : l’exploration des données et le groupe moteur des règles administratives.

1. Exploration des données

  • Nous élaborons et validons des modèles d’exploration de données aux fins de prévisions des risques dans le cadre de l’application de l’Intégration du recouvrement des recettes (IRR). L’initiative visant l’exploration des données nous aidera dans les aspects relatifs à la prise de décision de l’IRR. Actuellement, l’Agence recueille et met à jour d’énormes magasins de données au sujet de ses clients, y compris des renseignements comptables, personnels et sur le recouvrement. Or, le volume des données et notre façon de les emmagasiner font en sorte qu’il est très difficile de les analyser afin de déterminer les procédures à suivre pour obtenir les meilleurs résultats auprès d’un client ou dans une situation précise. L’exploration des données nous permet d’appliquer des logiciels d’apprentissage à nos vastes magasins de données qui formulent d’utiles hypothèses sur nos clients et sur la façon de mieux les servir. Grâce à une soumission concurrentielle, nous avons choisi l’outil d’exploration des données Clémentine et nous avons le mandat d’embaucher des services professionnels dans ce domaine pour nous aider à construire les données et les modèles opérationnels. Ces consultants et ces explorateurs de données travaillent activement à développer des modèles préliminaires pour tester.

  • L’outil d’exploration des données appuiera notre processus de prise de décisions afin d’attribuer le travail approprié au bon employé et ainsi améliorer le service à la clientèle et le recouvrement. L’outil peut analyser nos données pour déterminer les facteurs qui risquent de nuire au recouvrement ainsi que les méthodes qui fonctionneront le mieux avec un client quelconque dans différentes situations. L’outil produira également des statistiques qui serviront à appuyer nos prises de décisions dans l’avenir et des modèles fonctionnels de nos données qui peuvent être conservés aux fins d’étude ou utilisés directement dans nos applications.

  • L ’outil d’exploration des données aura peu de répercussions directes sur notre main‑d’œuvre. L’outil appuie des décisions relatives aux programmes, avec l’option d’inclure le résultat comme composante minime de l’application IRR globale. Seule la dizaine d’analystes d’entreprise et de la technologie de l’information de l’Administration centrale qui utiliseront l’outil sera touchée.

Ces employés indéterminés auront besoin de recevoir de la formation pour utiliser l’outil d’exploration et ses concepts.

  • Nous avons obtenu l’outil d’exploration de données, Clémentine, et deux sessions de formation ont été données. Nous augmentons continuellement notre accès aux données et c’est en travaillant sur ces données que nous pouvons accéder au développement des modèles préliminaires. Des conseillers en exploration de données fiscales seront embauchés aux fins d’encadrement au besoin.

Prochaines étapes :

  • Les résultats de l’exploration des données nous aideront à créer de meilleurs systèmes de soutien des données aux fins de processus opérationnels améliorés pour l’avenir.

2. Groupe moteur des règles administratives

  • Le groupe moteur des règles administratives constituera une partie intégrante de la nouvelle application IRR. Il servira principalement à rendre accessible les règles administratives actuellement comprises dans le code COBOL de l’ordinateur central afin que la ligne d’affaires puisse les consulter et les modifier. Actuellement, toutes nos règles administratives sont inscrites en milliers de lignes de code COBOL qui ne sont pas faciles à déchiffrer. Tout changement à nos systèmes informatiques est lié aux cycles de diffusion des systèmes existants. Le groupe moteur des règles administratives offrira plus de flexibilité à la DGSCGC et lui permettra de mieux comprendre la façon dont nos activités sont soutenues par les systèmes informatiques. Pour ce faire, un analyste d’entreprise à l’AC mettra à jour des paramètres de règles précises grâce à une interface de systèmes.

  • Le groupe moteur des règles administratives nous aidera dans le traitement des comptes. Il offrira plus de souplesse par rapport à nos règles d’attribution des charges de travail. Grâce au groupe moteur des règles administratives, nous pouvons réagir rapidement aux événements qui touchent nos activités (désastres naturels, changements dans le marché, etc.), nous pouvons transmettre des inventaires supplémentaires au besoin, nous pouvons ajouter de nouvelles lignes d’affaires, etc. L’utilisateur final n’aura pas conscience de son emploi; il ne verra que les comptes arrivés dans son inventaire. Les employés agissant comme analystes d’entreprise seront responsables de l’analyse des règles administratives, de la mise à jour des paramètres et des modifications aux modèles du groupe moteur des règles administratives. Tout changement à être fait aux règles administratives doit être analysé en profondeur avant la mise en œuvre afin d’en déterminer les répercussions sur les charges de travail et sur les capacités des systèmes. C’est une activité en cours qui sera effectuée par les analystes d’entreprise de la Direction des opérations.

  • L’utilisation du groupe moteur des règles administratives aura peu d’incidence directe sur notre main-d’œuvre. Le groupe moteur des règles administratives  représente seulement une partie de l’application IRR. Conséquemment, si les employés sont touchés, ce sera par le système global, et non par le groupe moteur des  règles administratives. Seule une dizaine d’analystes d’entreprise indéterminés de la DGSCGC à l’AC sera touchée. Ils auront besoin de formation, de comprendre les interfaces du groupe moteur des règles administratives et de mettre à jour les paramètres de fonctionnalité.

  • Le plan de mise en œuvre sera lié à l’application IRR globale, ce qui comprendra l’élaboration des modules de formation et des procédures normales d’exploitation pour les analystes d’entreprise.

Prochaines étapes :

  • L’équipe de projet travaille avec la Direction générale de l’informatique (DGI) sur l’intégration du groupe moteur des règles administratives à l’IRR globale et sur le modèle de certaines diffusions lorsque le groupe moteur des règles administratives sera mis en œuvre. La première phase est la validation des principes pour s’assurer si le groupe moteur des règles administratives a la capacité de délivrer la fonctionnalité requise. La validation des principes est incluse dans le lancement du T1 non-commercial prévu pour juin. Les règles concernant l’identification du travail et la prise d’action ont été développées. Les usagers des bureaux locaux ne verront aucun résultat car c’est un élément de l’infrastructure et sert uniquement comme un bloc fonctionnel.

  • L’intégration T1 et les règles pour la perception des dettes du SNC seront cueillies et cataloguées au cours des six prochains mois. À partir de ce point, il sera déterminé quelles règles pourront être incorporées au groupe moteur des règles administratives ou devront être codées comme elles le sont présentement.

  • L’équipe de projet travaille également avec d’autres secteurs de l’Administration centrale pour créer un document de gouvernance des règles. Le travail continue avec la consultation des intervenants et un document est attendu pour le début de l’été.

19. DE NON-STANDARD À STANDARD

QUESTION

Le syndicat demandera que l’on fasse le point sur cette initiative, comprenant tous les impacts reliés aux ressources humaines.

CONTEXTE

Lors de la réunion du 7 novembre 2005, le syndicat a été informé que le changement pour que le système puisse établir une (nouvelle) cotisation en-line a été mise en œuvre pour la conversion 2005. Un changement semblable progresse bien et sera mis en œuvre pour la conversion 2006. Dès le prochain programme, l’ARC aura la capacité d’établir une cotisation ou une nouvelle cotisation pour 9 années en ligne. Nous croyons encore avoir la capacité d’avoir la mis en œuvre intégrale (12 années en ligne) pour la conversion 2009.

Les rapports précédents ont indiqué qu’il y aurait une réduction d’environ 13,5 ETP pour l’année de programme 2005 des sept centres fiscaux et le Bureau International des services fiscaux (BISF). À la mis en œuvre intégrale la gestion prévoit une réduction de 36,7 ETP.  La direction a indiqué que ces données estimatives continuent d’être raisonnable et que peu de déviation est prévue pour l’année.

Le syndicat a demandé pour une répartition de ces données estimatives par CF. Les nombres demandés suivent :
 

Économies ETP 2005/2006

Centre fiscal

Cotisation

Nouvelle Cotisation

Handicapée

Avis

Totale

Surrey

0,55

0,93

0,25

0,61

2,09

Winnipeg

0,45

1,21

0,32

0,62

2,27

Shawinigan

0,37

0,98

0,26

0,51

1,86

Jonquière

0,14

0,51

0,14

0,23

0,88

Sudbury

0,61

1,49

0,40

0,80

2,89

Summerside

0,11

0,44

0,12

0,20

0,74

St. John's

0,12

0,51

0,14

0,22

0,86

BISF

0,11

0,12

0,03

0,10

0,34

Totales

2,47

6,18

1,66

3,29

13,60

Économies ETP à la mis en œuvre intégrale - 2009/2010

Centre fiscal

Cotisation

Nouvelle Cotisation

Handicapée

Avis

Totale

Surrey

1,26

2,68

0,73

1,57

5,50

Winnipeg

1,01

3,47

0,95

1,60

6,08

Shawinigan

0,84

2,81

0,77

1,31

4,96

Jonquière

0,32

1,46

0,40

0,60

2,37

Sudbury

1,38

4,26

1,17

2,06

7,71

Summerside

0,26

1,25

0,34

0,50

2,01

St. John's

0,28

1,47

0,40

0,58

2,33

BISF

0,26

0,34

0,09

0,27

0,87

Totales

5,6

17,74

4,87

8,49

36,70

La direction a indiqué que la revue des autres déclarations nécessitant des interventions manuelles continue mais des changements majeurs ne sont pas prévue pour l’année de programme 2006.  Comme tel, il n’y aura pas de réductions des ETP autre que ceux indiqué ci-dessus.

Le syndicat est reconnaissant des détails complets fournis dans les tableaux sur les économies d’ETP. Toutefois, il préférerait recevoir un aperçu « avant et après » du nombre d’employés (nommés pour une période indéterminée, nommés pour une période déterminée, à temps partiel, etc.), car il s’intéresse davantage aux personnes qu’à l’aspect financier. La direction accepte de fournir aux membres du syndicat les données précises sur le nombre d’employés touché par cette initiative.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Les modifications au système qui nous permettent de cotiser et de recotiser une année supplémentaire en ligne furent intégrées avec succès à la conversion 2006. Ceci nous amène à neuf (9) années accessibles en ligne.

On implante présentement les modifications pour traiter une autre année en ligne à la conversion 2007 et on ne prévoit pas de difficulté.

Les réductions d’ETP prévues pour l’année fiscale 2006/2007 sont séparées, dans la table ci-dessous, par Centre fiscal, Bureau de services fiscaux international et circuit de travail.  Aucune réduction supplémentaire d’ETP n'est prévue, autre que les réductions indiquées ci-dessous.

À l’intégration complète, on prévoit une réduction de 36.70 ETP, le montant déjà soumis.

Épargnes d’E.T.P. 2006/2007

Centre fiscal

Cotisations

Nouvelles
cotisations

Invalidités

Avis

Total par CF

Surrey

0.29

0.64

0.18

0.37

1.30

Winnipeg

0.23

0.83

0.23

0.38

1.44

Shawinigan

0.19

0.67

0.18

0.31

1.17

Jonquière

0.07

0.35

0.10

0.14

0.56

Sudbury

0.32

1.01

0.28

0.49

1.82

Summerside

0.06

0.30

0.08

0.12

0.48

St. John's

0.07

0.35

0.10

0.14

0.55

ITSO / BSFI

0.06

0.08

0.02

0.06

0.21

Totals

1.3

4.22

1.16

2.0

8.68

20. ARRÊT DU GRAND LIVRE GÉNÉRAL AUTOMATISÉ (GLGA)

QUESTION

Le syndicat demandera que l’on fasse le point sur l’Arrêt du grand livre général automatisé (GLGA), comprenant tous les impacts reliés aux ressources humaines.

CONTEXTE

Lors de la réunion du 7 novembre 2005, le syndicat a été informé que le système automatisé du Grand livre Général a été fermé à tout posting régulier et modification en date du 15 avril, 2005. Le système acceptera cependant des postings d'une nature d'ajustement ou d’entrée de fermeture jusqu’au 31 mars, 2006. Aucun autre posting ne sera autorisé au delà de cette date. Toutefois le système GLGA restera ouvert pour visionnement jusqu'en mars 2010.

Tous les changements exigés suite à l’arrêt du GLGA ont été complétés par les divers systèmes source pour le 30 mai, 2005. Ces changements ont inclus des choses telles que, changement du numéro de compte du GLG à quatre chiffres à un numéro de compte du GLR à cinq chiffres etc...

La phase II de l'arrêt du GLGA, complétée en mars, a introduit un nouveau concept de la gestion des postes ouverts aux bureaux locaux (GPO). La GPO se fait au moyen d’un outil de réconciliation automatisé (Outil d’association) dans le GLR. La responsabilité de la GPO du GLR  est équivalente à celle des comptes d'ordre du GLG. Ces comptes fournissent un contrôle interne du travail en marche, par conséquent s'assurant que les transactions ont été complétées. Les processus d'affaires suivis par le personnel demeurent essentiellement les mêmes; seuls les outils utilisés ont changé.

Nous ne prévoyons pas de réduction aux budgets des bureaux locaux. Bien que certains processus ont été automatisés en raison de l'arrêt du GLGA, des exigences additionnelles de report ont été ajoutées et par conséquent il n’y a aucune épargne potentielle.

Les premières indications suggéreraient que le personnel se soit adapté au nouveau système et que du travail additionnel concernant la GPO peut être accompli. Nous projetons actuellement d’envoyer des responsabilités additionnelles de comptes de la GPO aux bureaux locaux au cours de la prochaine année fiscale. Comme la tâche de rapprochement exige moins d’intervention manuelle, le mouvement des comptes additionnels ne résultera pas en besoin additionnel d'allocations de budget.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Le projet de fermeture du Grand Livre Général automatisé s’est achevé avec succès.  Depuis le 31 mars 2006, le système GLGA est disponible seulement pour visionner les entrées historiques. Le projet a été livré tel que prévu avec des implications minimales directes et indirectes sur le Grand Livre et les programmes associés. Les visites de contrôle de l’A.C. depuis l’an dernier suggèrent que le personnel des bureaux locaux ont été très réceptif au système du Grand livre des Recettes.

Il n’y a pas de changements ou de modifications de prévus au programme, comme tel, il est recommandé de prendre en considération l’enlèvement de cette initiative des futures mises à jour.

21. RAPPORT DE COMPILATION DE LA VÉRIFICATION DU NIVEAU D’OBSERVATION DES EMPLOYEURS (RCVNOE)

QUESTION

Le syndicat demandera une mise à jour au sujet de l’initiative « Rapport de compilation de la vérification du niveau d’observation des employeurs (RCVNOE) » comprenant tous les impacts reliés aux ressources humaines.

CONTEXTE

Lors de la réunion du 7 novembre 2005, le syndicat a été informé que la Direction générale des services aux contribuables et de la gestion de la dette (DGSCGC) a élaboré un programme Excel qui aidera les vérificateurs du niveau d’observation des employeurs (VNOE) à calculer les avantages imposables et à faire état de leurs constatations découlant de la vérification de façon plus constante et uniforme. 

Le Programme de la vérification du niveau d’observation des employeurs a été transféré de la Direction générale des programmes d’observation (DGPO) à la DSCGC en 2001. Le Programme a toutefois été transféré sans outils de formation ou de travail adéquats pour les employés, créant ainsi des écarts dans la production des constatations découlant de la vérification. Entre‑temps, la plupart des VNOE ont élaboré leurs propres feuilles de travail pour calculer les prestations et les cotisations pertinentes au Régime de pensions du Canada (RPC) et à l’assurance‑emploi (AE) exigibles. Cependant, ces feuilles de travail de même que les documents de travail des vérificateurs varient énormément d’un vérificateur à un autre. La production de rapports ne peut pas être intégrée dans le système de vérification de comptes en fiducie (SVCF) actuel, et la conception d’un outil approprié prendrait plusieurs années à développer. Par conséquent, une solution intérimaire a été le développement de l’outil de rapports de vérification du niveau d’observation des employeurs (ECART) dans un format Excel. Le programme calcule exactement les avantages imposables, réduit la durée de rédaction de rapports, prépare et imprime les feuillets T4 et T4A tout en fournissant un format d’établissement de rapports de production uniformes. En outre, les formateurs recevront une semaine entière de formation quant à l’apprentissage et à la distribution des programmes.

L’utilisation de cet outil ne touche pas le mandat ou la description de tâches des vérificateurs; on ne prévoit aucune incidence sur les ressources humaines. Une stratégie de communications internes est en cours d’élaboration pour informer les employés que la mise en œuvre de cet outil se traduira par des vérifications et des documents de travail de meilleure qualité ainsi que par l’élimination des rapports de production manuels. La direction s’attend à déployer ECART en avril 2006. 

Le syndicat demande si des consultations ont été menées à l’égard de cette initiative. La direction affirme qu’une douzaine de VNOE ont été consultés à l’étape de la conception et qu’ils ont participé à la mise à l’essai. En outre, les VNOE utilisent déjà leur ordinateur portatif comme un outil de travail pour faire leur travail. Le rapport de compilation de la vérification du niveau d’observation des employeurs (RCVNOE) les amènera au même niveau que leurs pairs à la Direction générale des programmes d’observation et que les examinateurs de comptes en fiducie à la DGSCGC.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Le développement du rapport de compilation de la vérification du niveau d’observation des employeurs (RCVNOE) a été complété et remis à la Section des examens et avantages imposables (SEAI) pour être distribué aux utilisateurs.

Nous prévoyons débuter la formation pour l’utilisation de cet outil, RCVNOE, le 1er mai 2006.

22. DÉVELOPPEMENT DES APPLICATIONS D’UTILISATEUR FINAL – LES VERSIONS DES MACROS

QUESTION

Le syndicat demandera que l’on fasse le point sur l’initiative « Développement des applications d’utilisateurs finals – les versions des macros » comprenant tous les impacts reliés aux ressources humaines.

CONTEXTE

Lors de la réunion du 7 novembre 2005, le syndicat a été informé que la Direction générale des services aux contribuables et de la gestion de la dette a développé une série d’applications macro en vue de fournir une assistance plus efficace aux employés, et ce, grâce à la suppression de l’aspect administratif de la collecte de renseignements et des activités de traitement ordinaires. Une macro est un ensemble d’instructions dont le but est de faciliter les tâches répétitives dans un programme, tel que Microsoft Word ou Excel. On peut créer des macros en « enregistrant » des frappes du clavier en vue d’une ré‑exécution ultérieure ou en programmant manuellement des instructions à suivre par l’ordinateur. La création et l’utilisation ultérieure de macros n’ont pas cessé de s’accroître depuis que les ordinateurs de bureau sont devenus des outils ancrés dans les mœurs de l’Agence. 

Le processus national a été mis en place, afin de permettre une utilisation normalisée des macros. En outre, le modèle de distribution pour ces macros et une structure de soutien pour les utilisateurs finals permettront de démarrer le lancement à l’échelle nationale de macros approuvés. En plus des macros que l’on utilise actuellement dans les bureaux locaux, d’autres macros sont actuellement à diverses étapes de planification et de développement. Ces outils en perspective comprendront, entre autres, le macro « Visualiser client » qui sera émis dans le cadre du premier lancement du projet de l’Intégration de recouvrement des recettes (IRR). 

L’utilisation des macros est facultative, et leur lancement n’entraînera ni répercussion sur les ressources humaines ni changement significatif au statut de l’employé et aux conditions de travail.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Les macros continuent à être développées pour supporter les programmes de la DGSCGC et le projet IRR. La planification de la mise en œuvre de la macro Visualiser client est une solution provisoire pour l’application de l’utilisateur final de l’interface graphique (GUI) jusqu’à ce que le Système de gestion du travail de l’entreprise soit implanté comme la solution à long-terme pour la réalisation de la vision et des buts de l’IRR.

La macro Vue du contribuable T1 sera mise en oeuvre le 5 juin dans les bassins T1 C/C qui travailleront la charge de travail ciblée de l’IRR. Au cours des mois suivants, nous déterminerons s’il est rentable de distribuer, maintenir et supporter la macro vue du client pour être utilisée au niveau national. Si tel est le cas, le développement et la mise en oeuvre dépendront d’un nombre de facteurs incluant les priorités des activités, où nous pouvons mieux supporter les objectifs à long-terme de l’IRR ainsi que la durée du développement.

23. INITIATIVE SUR LES MESURES FISCALES POUR LES PERSONNES HANDICAPÉES (IMFPH)

QUESTION

Le syndicat demandera que l’on fasse le point sur l’initiative sur les mesures fiscales pour les personnes handicapées, comprenant tous les impacts reliés aux ressources humaines.

CONTEXTE

Lors de la réunion du 7 novembre 2005, le syndicat a été informé que le gouvernement fédéral a annoncé, en février 2003, l’établissement du Comité consultatif technique sur les mesures fiscales pour les personnes handicapées. Le Comité avait pour mandat de présenter des recommandations qui aideraient le gouvernement fédéral à accroître l’équité du régime fiscal pour les personnes handicapées, en tenant compte des ressources financières disponibles. Puisque la plupart des recommandations ont une incidence directe sur le traitement du formulaire T2201, Certificat pour le crédit d’impôt pour personnes handicapées, l’équipe de projet de l’Initiative sur les mesures fiscales pour les personnes handicapées (IMFPH) a été mise sur pied pour assurer la mise en œuvre des recommandations législatives et administratives. En raison des modifications législatives proposées, la direction prévoit une augmentation du nombre total de particuliers admissibles au crédit d’impôt pour personnes handicapées (CIPH) pour l’exercice 2006‑2007. Par conséquent, 25 équivalents temps plein (ETP) supplémentaires seront nécessaires pour administrer le programme.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Un total de 24,4 ETP complètement financés ont été ajoutés aux budgets des centres fiscaux pour l’exercice 2006-2007, en prévision de 34 000 demandes supplémentaires au titre du crédit d’impôt pour personnes handicapées à la suite des modifications législatives.

Ce chiffre est établi en fonction du pourcentage de la population et des affectations de fonds par centre fiscal.

En voici la répartition :

  • St. John’s - 3,03
  • Summerside  - 2,26
  • Jonquière  - 2,01
  • Shawinigan - 3,76
  • Sudbury - 4,17
  • BISF  - 0,24
  • Winnipeg  - 5,06
  • Surrey  - 3,91

24. MISE À JOUR DE LA TECHNOLOGIE DANS LES CENTRES D’APPELS

QUESTION

Le syndicat demandera que l’on fasse le point sur l’initiative sur la mise à jour de la technologie dasn les cwentres d’appels, comprenant tous les impacts reliés aux ressources humaines.

CONTEXTE

Lors de la réunion du 7 novembre 2005, le syndicat a été informé que le Centre national d’appels pour les recouvrements n’est plus capable de satisfaire aux besoins de sa charge de travail toujours croissante, particulièrement les déficiences spécifiques existant dans la technologie de composeur automatique vieille de huit ans, qui limitent la capacité d’augmenter l’efficacité des opérations et de procurer un niveau continuel de service aux contribuables. De plus, distribuer, prévoir et pister au même titre que la respect des calendriers et la gestion du rendement prennent beaucoup de temps. Par conséquent, les rapports générés de la technologie présentement en usage sont fragmentés, n’offrent pas de capacité historique et ne permettent pas de rendre compte en temps réel. Par conséquent, il a été décidé d’acheter une nouvelle technologie pour remplacer l’équipement désuet du Centre national d’appels pour les recouvrements. La nouvelle technologie permettra un environnement d’appels confondus à l’arrivée et à la sortie avec une plus grande capacité d’ajouter du travail, de générer des revenus additionnels et d’améliorer le service à la clientèle.

Les changements les plus significatifs pour les agents sont dans la présentation à l’écran et l’acheminement des appels où le travail sera automatisé et réglé selon une liste prioritaire plutôt que des instructions manuelles par des courriels provenant du contrôleur de la circulation pour changer de travail. Dans le but d’avoir une transition en douceur, des séances de formation d’une durée de trois heures ont été planifiées pour les agents et les gestionnaires. La formation se tiendra dans le mois précédant le transfert, et une formation de suivi se tiendra dans les trois mois suivant le transfert. L’amélioration complète de l’équipement technologique pour le Centre national d’appels pour les recouvrements est planifiée pour le 12 décembre 2005, tandis que l’efficience de la gestion de la main‑d’œuvre devrait être contractée d’ici la fin de l’exercice.

Le syndicat est heureux d’apprendre que la formation sera dispensée en temps opportun avant la mise en œuvre de la technologie. Il veut savoir si la technologie aura une incidence sur les agents. La direction affirme que les agents utilisent déjà l’équipement téléphonique et les logiciels connexes pour faire leur travail. La mise à jour de la technologie va améliorer l’environnement de travail des employés ainsi que le service aux contribuables. En outre, la technologie occasionnera des charges de travail supplémentaires et, par conséquent, la possibilité d’embaucher de nouveaux agents.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

La nouvelle technologie est installée et fonctionne dans les centres d’appels. L’Agence continue de travailler avec le vendeur et la téléphonie corporative pour s’assurer que nous maximisons l’emploi de la nouvelle technologie. La nouvelle technologie a procuré la capacité d’ajouter plus d’agents en accord avec la disponibilité du budget. De plus, comme dans tout nouveau système impliquant la technologie, il y a une série d’enjeux et de « bugs » de système qui ont besoin d’être résolus. La majorité d’entre eux a déjà été résolue.

Cette initiative est maintenant complétée et nous suggérons qu’elle soit enlevée de l’ordre du jour de la prochaine réunion.

25. MODALITÉS DE PAIEMENTS PRÉ‑AUTORISÉS SUR INTERNET

QUESTION

Le syndicat demandera que l’on fasse le point sur l’initiative « Modalités de paiements pré-autorisés sur Internet (MPPAI) », comprenant tous les impacts reliés aux ressources humaines.

CONTEXTE

Lors de la réunion du 7 novembre 2005, le syndicat a été informé que, durant l’automne 2001, l’ARC a introduit les modalités de paiements pré‑autorisés aux fins des arriérés d’impôt sur le revenu des particuliers (T1). Les contribuables doivent remplir et signer le formulaire papier T1226 et le retourner à l’ARC pour traitement et approbation. Cette solution permettra aux particuliers d’accéder aux modalités de paiements pré‑autorisés au moyen de « Mon dossier » dans le site Web de l’ARC. Dans le cadre du processus, le contribuable doit s’inscrire en direct pour obtenir un epass du gouvernement du Canada, mesure qui sert à assurer la sécurité et la protection accrues des renseignements confidentiels sur les contribuables. Lorsqu’il obtient un code d’activation de l’ARC, le contribuable peut consulter « Mon dossier » et s’occuper par voie électronique de ses arriérés d’impôt sur le revenu des particuliers 21 heures par jour, 7 jours par semaine. 

Il s’agit d’une initiative à haute priorité, et la direction prévoit qu’elle sera offerte dans la version d’avril 2006 de « Mon dossier ». Cette initiative encouragera et appuiera également l’engagement de l’Agence envers le processus continu du Gouvernement en direct (GED) ainsi que l’initiative de développement durable grâce à la réduction de papier. La direction prévoit que cette initiative n’entraînera aucune incidence sur les ressources humaines. 

Le syndicat demande si l’on a tenu compte des paramètres des ordinateurs pendant la mise en œuvre de cette initiative. La direction déclare que les paramètres des ordinateurs sont les mêmes dans les bureaux locaux; par conséquent, elle ne prévoit rencontrer aucun problème avec l’équipement. Le syndicat veut également savoir quels types de modalités de paiements seront acceptés par l’ARC. La direction affirme que si un contribuable doit 5 000 $ ou moins, l’Agence accepterait une modalité de paiement allant jusqu’à 12 mois. Toutefois, pour les paiements de 5 000 $ à 100 000 $, la modalité de paiement irait jusqu’à 8 mois. 

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

La date de mise en œuvre de cette initiative est reportée au 10 juillet 2006.

Mon dossier a procédé aux essais habituels avec les responsables d’études de marché à Vancouver, Calgary, Ottawa et Montréal durant le mois de mars. Des discussions sont en cours sur la vérification de l’utilisation future. L’application MPPAI est maintenant rendue entièrement dans les essais d’acceptation par l’utilisateur. Tous les secteurs de Mon dossier explorent des activités de promotion.

26. RESTRUCTURATION DU TRAITEMENT DES CHÈQUES POSTDATÉS (CPD)

QUESTION

Le syndicat demandera que l’on fasse le point sur l’initiative de la restructuration du traitement des chèques postdatés, comprenant tous les impacts reliés aux ressources humaines.

CONTEXTE

Lors de la réunion du 7 novembre 2005, le syndicat a été informé que, dans l’exécution de son programme traitant les remises, l’ARC traite annuellement plus de 34 millions de paiements. L’ARC est l’un des quelques organismes qui traitent de si grandes quantités de paiements en utilisant le minimum de technologie. L’une des façons de moderniser et de rationaliser le traitement des paiements est de mettre en œuvre l’initiative de « remplacement de l’équipement à microfilm » par l’équipement d’archivage dans tous les Centres fiscaux (CF), afin d’accommoder le volume de paiements traités au Centre technologique d’Ottawa (CTO). L’équipement acheté a plus de capacité que celui installé dans les autres Centres fiscaux, lesquels utilisent actuellement 25 p. 100 de leur capacité. Étant donné la capacité du logiciel à traiter les chèques postdatés, il a été décidé que les chèques postdatés feraient l’objet d’un projet pilote idéal pour maximiser l’utilisation de l’équipement. 

L’initiative pilote de restructuration du traitement des chèques postdatés sera entreprise au CTO pour les nouveaux CPD commençant en avril 2006. Si le pilote est couronné de succès, les CPD existants seront convertis en utilisant la solution Banctec à la fin de l’été 2006. Avant la mise en œuvre, le personnel de la Section du traitement des paiements au CTO recevra la formation pour la saisie de données à partir d’une image ainsi que sur les changements au système de transactions des données financières (TDF).

Il est trop tôt pour prédire quelles seront les incidences sur les ressources humaines, puisque les données seront dépendantes de la performance et du succès du projet. La direction prévoit que les réductions pour les centres fiscaux (CF) seront minimales, mais elle communiquera les résultats au syndicat lorsque le projet pilote sera terminé. La direction signale également que les budgets ne devront pas être marqués avant 2007‑2008.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Le pilote de CPD a été mis en application pendant la première semaine d'avril 2006. Afin de surveiller et évaluer l'exécution de la solution, la mise en oeuvre a été contrôlée avec un volume d'entré prédéterminé pour chaque journée. En conséquence,  nous continuons à finaliser l'impact net sur les ressources. Nous comptons être en mesure de présenter un rapport des impacts sur les ressources par le 30 juin, 2006.

Les budgets des centres fiscaux pour 2006/07 n'ont pas été effectués.

27. GESTION DES PRIVILÈGES DES TIERS

QUESTION

Le syndicat demandera que l’on fasse le point sur l’initiative de la gestion des privilèges des tiers, comprenant tous les impacts reliés aux ressources humaines.

CONTEXTE

Lors de la réunion du 7 novembre 2005, le syndicat a été informé que la Direction générale des cotisations et des services à la clientèle travaille actuellement à l’élaboration d’un nouveau service électronique qui vise les tiers, intitulé Représenter un client et qui sera lancé en février 2006. Cette nouvelle initiative offrira aux représentants autorisés l’accès sécurisé et contrôlé en ligne aux renseignements fiscaux de leurs clients. Afin d’assurer le succès de cette initiative, le projet sera élaboré et lancé en deux étapes, et une troisième pourrait également être nécessaire. La première étape verra les tiers autorisés recevoir des services d’authentification afin d’accéder aux renseignements fiscaux des particuliers sur leurs clients. Ces représentants autorisés pourront accéder en direct à la majorité des services offerts aux particuliers dans « Mon dossier ». De plus, la voie de service électronique a été conçue aux fins de l’intégration transparente aux voies de services téléphoniques et sur papier et comme complément à celles‑ci. Les représentants doivent s’inscrire en direct au service. Ils obtiendront alors un numéro d’identification de représentant (IDREP) qu’ils fourniront à leurs clients. Les clients doivent donner leur autorisation au moyen du portail Mon dossier ou du formulaire T1013 modifié, Demander ou annuler l’autorisation d’un représentant. Les appels à l’égard du nouveau service seront traités par le Bureau d’aide des services électroniques.

La deuxième étape sera axée sur l’amélioration des services aux particuliers et sur l’accroissement des solutions liées à l’authentification, l’inscription et l’autorisation aux programmes visant les entreprises. Cette étape est provisoirement prévue pour octobre 2007.

La direction ne prévoit pas un taux de participation initial accru, d’après son expérience des deux dernières années. Tout comme pour les nouveaux services du GED, cette initiative sera « prélancée », en ce qui concerne les questions relatives aux ressources humaines. L’équipe de projet tiendra compte du taux de participation et évaluera l’incidence sur les ressources humaines au fur et à mesure que les activités progressent. La direction prévoit que l’analyse des incidences sur les ressources humaines sera terminée d’ici décembre 2005 et partagera les résultats avec le syndicat.

Le syndicat demande si le système de sécurité est assez puissant pour faire obstacle aux fraudes. La direction affirme que seul le client y a accès et que, même si toutes les fraudes ne peuvent pas être réprimées, des mesures de sécurité appropriées ont été mises en place. 

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Le service sécuritaire en direct, Représenter un client, a été lancé tel que prévu
le 13 février 2006.  En ce qui a trait à l’exercice 2005-2006, nous avons prévu de légères répercussions sur les RH car il s’agissait d’une période de sept semaines, soit du 13 février au 31 mars 2006.

Deux principaux secteurs de travail sont touchés par ce nouveau service :

  1.  Direction des services aux contribuables
    • Agents du bureau d’aide des services électroniques
    • Demandes de renseignements sur l'impôt des particuliers
    • Demandes de renseignements pour les entreprises et les travailleurs indépendants
    • Préposés aux comptoirs
  2. Direction des programmes de prestations
    • Agents des Services spécialisés T1

Autres secteurs sont moins affectés, tels que :

  1. Direction des médias électroniques et imprimés
    • Agents des services d’impression électronique

La mise en place de ce nouveau service en direct n’engendrera pas de répercussions importantes sur les RH lors de la première année d’activités.  Plusieurs secteurs dans les bureaux locaux seront surveillés de près afin de mieux évaluer les répercussions de ce service. Une analyse détaillée des répercussions sur les RH sera menée après une année complète d’activités.