Comité sur les changements technologiques

Le point par écrit - Sous-comité des changements technologiques

Le 6 novembre 2008
  1. Gestion intÉgrÉe des dÉpenses
  2. SystÈme de ressourcement Électronique
  3. Projet de durabilitÉ des sae
  4. CODE À BARRES 2D POUR LES RENSEIGNEMENTS DE LA DÉCLARATION T3010B
  5. SYSTÈME DE TRANSFERT ÉLECTRONIQUE D’INFORMATION COMPTABLE
  6. PRODUCTION OBLIGATOIRE DES DÉCLARATIONS PAR VOIE ÉLECTRONIQUE
  7. Mon dossier pour les particuliers – impÔt sur le revenu et prestations
  8. Mon dossier d’entreprise
  9. gestion des privilÈges des tiers
  10. Organiser le DÉPÔT DIRECT
  11. demande de prestations en direct
  12. AccÈs rapide pour les particuliers
  13. restructuration de la Tps/tvH
  14. modernisation des paiements
  15. Prestation ontarienne pour enfants
  16. prestation fiscale pour le revenu de travail
  17. consolidation des circuits de travail des prestations
  18. Interaction d’exÉcution des ententes et ordonnances familiales au moyen du systÈme ÉlÉctronique de compensation interJURIDICTION
  19. SYSTÈME DE GESTION DES CAS – PROGRAMME DE REVUE DU TRAITEMENT
  20. RENOUVELLEMENT PAYDAC – TRANSFERT DE RESPONSABILITÉ FONCTIONNELLE DE LA COMPATABILITÉ DES RETENUES À LA SOURCE À LA DIRECTION GÉNÉRALE DES SERVICES DE COTISATION ET DE PRESTATIONS
  21. INVENTAIRES NATIONAUX D’OBSERVATION POUR LES COMPTES EN FIDUCIE
  22. programme national d’apprentissage de la qualitÉ et de l’exactitude
  23. service d’INFORMATION interactif – SMARTLINKS
  24. Renouvellement du service au comptoir
  25. prÉsentation Électronique de factures
  26. recouvrement intÉgrÉ des recettes
  27. L'Expansion T1
  28. Table de revenus consolidÉs
  29. dÉveloppement des applications d’utilisateurs final – les versions des macros
  30. rapport de compilation de la vÉrification du niveau d’observation chez l’eMPLOYEuR
  31. systÈme de vÉrification et d’examen des comptes en fiducie
  32. Transmission électronique des documents juridiques
  33. Cotisation pour MÉmoire AUTOMATISÉE

1. Gestion intÉgrÉe des dÉpenses

QUESTION

La direction fournira une mise à jour sur l’initiative de Gestion intégrée des dépenses (GID), y compris toutes répercussions sur les ressources humaines.

CONTEXTE

Lors de la réunion du 7 mai 2008, la direction mentionne que la date d’entrée en service pour la version 1 du projet de GID était le 11 novembre 2007. Cette version fournit des capacités d’approvisionnement et de passation de marchés pour les acheteurs professionnels. La formation pour ce groupe a eu lieu de novembre 2007 à janvier 2008.

La version 2 de la GID met en œuvre l’utilisation d’une « carte d’achat » pour l’acquisition de biens et de services. La portée a été augmentée pour ajouter toutes les fonctionnalités nécessaires pour remplacer les huit marchandises actuelles dans le système de commande du catalogue de WBRO actuel. Nous prévoyons la mise en œuvre de cette version vers la fin de l’été 2008. La formation pour les détenteurs de carte d’achat est prévue pour les mois de septembre et octobre 2008.

Nous n’anticipons aucune incidence sur les ressources humaines au cours de cette période.

Le syndicat a demandé des éclaircissements à l’égard des acheteurs professionnels. La direction a fournis une réponse au syndicat le 10 juin 2008.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Le deuxième essai GID permet l’usage d’une « carte d’achat » pour l’acquisition de biens et services. La portée a été élargie pour y inclure toute fonction nécessaire au remplacement des huit (8) marchandises actuellement dans le système de commande par catalogue de WBRO. Nous prévoyons maintenant la mise en œuvre du deuxième essai en janvier 2009. La formation pour les titulaires de la carte d’achat est prévue pour janvier et février 2009. Nous prévoyons former environ 1700 personnes.

Nous avons également modifié la stratégie de formation sur le second essai de l’outil Synergie. Elle passera d’une formation en-ligne à une approche de formation en classe d’une journée ou deux. Voici sur quoi porte cette formation :

  • Survol du programme des cartes d’achat;
  • Plan de mise en œuvre du deuxième essai; et
  • Directives sur les « acheteurs » et Synergie.

Cette nouvelle approche sera mise en œuvre dans le cadre d’une séance de formation d’une semaine sur la « formation du formateur » qui se tiendra en décembre et à laquelle 11 personnes du bureau d’aide Synergie/Passation des marchés et WBRO de l’Administration centrale et 18 agents des affaires en ligne des régions seront formées. La formation portera sur les points susmentionnés et traitera également des « pratiques exemplaires » de la prestation d’une formation en classe. Ces 29 personnes seront ensuite chargées de la formation des utilisateurs finaux à l’Administration centrale et au sein des régions.

Nous ne prévoyons aucun impact sur les ressources humaines au cours de cette période.

2. SystÈme de ressourcement Électronique

question

La direction fournira une mise à jour sur l’initiative du Système de ressourcement électronique, y compris toutes répercussions sur les ressources humaines.

CONTEXTE

Lors de la réunion du 7 mai 2008, la direction mentionne qu’après un long processus d’acquisition, l’ARC a fait appel aux services de Taleo, un chef de file pour les logiciels de gestion des talents sur demande, afin de fournir le système de ressourcement électronique.

La portée du projet de ressourcement électronique comprend des processus de sélection internes et externes pour les employés et les cadres supérieurs et fournit spécialement des fonctions pour soutenir la gestion des avis d’offre d’emploi, la gestion des demandes, la présélection des demandes en ligne et le suivi sur les offres d’emploi à l’aide d’une refonte du processus et de la normalisation du contenu.

Le projet de ressourcement électronique sera déployé en deux étapes : un projet pilote au milieu de 2008 et la mise en œuvre à l’échelle nationale suivra en 2009.

Nous n’anticipons aucune incidence sur les ressources humaines.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Le Projet de système électronique de renouvellement du personnel (SERP) continue de progresser vers l’élaboration d’une solution de renouvellement du personnel sur le Web connu sous le nom de Taleo. Depuis la dernière mise à jour, les fonctionnalités de base de Taleo ont été mises au point et soumises aux essais suivants.

  • Au mois de juin 2008, la solution a subi un essai approfondi pendant le processus d’essai unitaire qui a été exécuté par l’équipe de base du système électronique de renouvellement du personnel. L’objectif était de s’assurer que toutes les fonctions s’exécutaient comme elles avaient été conçues.
  • Au mois de juillet 2008, Taleo a subi un essai détaillé de l’accessibilité exécutée par l’équipe des technologies adaptées de l’Agence du revenu du Canada (ARC). L’équipe a soumis au système Taleo une liste détaillée de problèmes d’accessibilité et de convivialité qui nécessitaient une certaine attention.
  • Au début du mois d’août 2008, les représentants de toute la communauté des gestionnaires et des Ressources humaines (RH) sont venus à Ottawa pour exécuter un essai d’acceptation par l’utilisateur (EAU). La réaction des utilisateurs relativement à Taleo pendant l’EAU a été extrêmement positive.

Comme répercussion directe de l’incapacité de Taleo à respecter les exigences de l’ARC en matière d’accessibilité au site Web des Carrières, le calendrier du projet a été modifié afin de permettre l’achèvement de ce travail non terminé. Une fois que ce travail sera terminé, l’équipe des technologies adaptées exécutera de nouveau un essai détaillé, précisera les problèmes et les signalera à Taleo. Ce n’est qu’une fois que l’itération sera terminée, et que toutes les activités dépendantes seront terminées, que le projet pilote sera déployé.

Étant donné ces activités en cours, l’étape du projet pilote commencera au mois de janvier 2009 et s’étendra sur une période de quatre mois. La mise en œuvre à l’échelle nationale devrait suivre au début de 2010.

Comme il a été mentionné précédemment, la direction ne prévoit aucune répercussion sur les ressources humaines.

3. Projet de durabilitÉ des sae

question

La gestion informera le syndicat du projet de durabilité des SAE, y compris toutes répercussions sur les ressources humaines.

CONTEXTE

Le 26 août 2008, la direction a annoncé aux syndicats qu’elle envisagerait de mettre à jour les SAE puisqu’ils approchent de la fin de leur cycle de vie. Une nouvelle version serait plus conviviale et offrirait des améliorations pour les utilisateurs et réduirait les options de personnalisation. Ce projet serait dirigé par les représentants de la Direction générale des finances et de l’administration (DGFA), la Direction générale des ressources humaines (DGRH) et la Direction générale de l’informatique (DGI).

La direction ne prévoit pas de répercussions menant à un réaménagement des effectifs (RDE).
 
Les deux syndicats ont rappelé à la direction tous les problèmes qui ont fait surface lorsque les SAE ont été introduits pour la première fois et se sont préoccupés du fait que cela pourrait se reproduire.

La direction a accepté de rencontrer les syndicats sur une base régulière afin de fournir une mise à jour du projet des SAE. Le Syndicat des employé(e)s de l’impôt (SEI) serait aussi consulté dans le cadre du forum du [sous-comité des changements technologiques].

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

On a fait une ébauche des exigences opérationnelles détaillées de la restructuration du portail du Libre-service des employés (LSE) et celui du Libre-service des gestionnaires (LSG) liée à la mise à niveau technique et pour les initiatives de développement suivant la mise à niveau qui a été approuvée et présentée à la DGI. Cette dernière a mené des évaluations concordance-écart préliminaires dans le but de déterminer la faisabilité de répondre à ces exigences et de savoir si des renseignements supplémentaires sont nécessaires. Dans le cadre de la nouvelle étape de son analyse, la DGI prépare actuellement la conception d’une solution détaillée.

On a établi un groupe d’utilisateurs gestionnaires en mai 2008 lequel a été consulté avant la présentation des exigences opérationnelles détaillées. Ce groupe aura encore une influence tout au long du projet lorsqu’on aura besoin du point de vue d’un utilisateur final. De plus, la Direction de la formation et de l’apprentissage procède à une analyse des besoins d’apprentissage liés aux SAE dans le cadre des révisions à la stratégie de formation des SAE (ciblée pour décembre 2008).

La mise en œuvre de la mise à niveau technique, y compris la restructuration du portail, est prévue pour juillet 2009. Les changements techniques devraient être transparents pour la plupart des utilisateurs et on a l’intention d’améliorer la convivialité et l’accessibilité de la restructuration des portails. Le lancement de la première fonctionnalité de développement suivant la mise à niveau est prévue en mars 2010.

4. CODE À BARRES 2D POUR LES RENSEIGNEMENTS DE LA DÉCLARATION T3010B

QUESTION

La gestion informera le syndicat du code à barres 2D pour les renseignements de la déclaration T3010B, y compris toutes répercussions sur les ressources humaines.

CONTEXT

Lors de la réunion du 7 mai 2008, la direction mentionne que la Direction des organismes de bienfaisance présentera un formulaire T3010B révisé comprenant un code à barres bidimensionnel utilisant des progiciels développés à l’externe. Cela permettra d’effectuer une transmission directe des données de la déclaration vers le système de CEOB.

Environ 36 p. 100 des organismes de bienfaisance produisent actuellement leur déclaration à l’aide de progiciels externes. Compte tenu de cela, la direction prévoit un taux d’acceptation considérable du code à barres bidimensionnel au cours des prochaines années, que nous encouragerons par une campagne de communication.
 
Nous prévoyons que cette automatisation aura quelques répercussions sur les effectifs. La portée de ces répercussions deviendra plus évidente au cours des 6 à 18 prochains mois. Toutefois, en raison des variations de la charge de travail au cours de l’année, les seuls employés susceptibles d’être touchés par cette initiative seraient ceux qui occupent des postes pour une période déterminée.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION 

La Direction des organismes de bienfaisance finalise présentement le T3010B, qui précèdera l’introduction de l’application de code à barres bidimensionnel, qui aura lieu au cours du printemps ou de l’été 2009. La Direction devrait communiquer avec le Centre de technologie d’Ottawa (CTO) au cours des mois à venir, pour s’entretenir sur les questions de main-d’œuvre et ce, au fur et à mesure qu’on évaluera et qu’on confirmera les implications en ce qui concerne les calendriers des projets et les processus d’affaires.

5. SYSTÈME DE TRANSFERT ÉLECTRONIQUE D’INFORMATION COMPTABLE

QUESTION

La gestion informera le syndicat du système de transfert électronique d’information comptable (TEDC), y compris toutes répercussions sur les ressources humaines.

CONTEXT

Lors de la réunion du 7 mai 2008, la direction mentionne que le but de cette initiative est de permettre aux contribuables de petites et moyennes entreprises d’envoyer des données comptables électroniques aux vérificateurs de l’ARC par Internet.

Le système devrait être opérationnel d’ici octobre 2008.

Le projet n'aura pas d'impacts sur les ressources humaines.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

L’application approche l’étape des essais et on prévoit qu’elle sera disponible lors de la version de Mon dossier d’entreprise du 6 octobre 2008.

On pourra y accéder au moyen du portail/site Web Mon dossier d’entreprise en utilisant le système EPASS.

L’application fera l’objet d’un projet pilote dans 4 endroits pour une période d’environ 6 mois. Les sites du projet pilote sont : Sudbury, Edmonton, Halifax et St. John’s. Environ 366 vérificateurs des petites entreprises y participeront.

À moins de complications majeures résultant du projet pilote, nous prévoyons que l’application sera disponible pour tous les vérificateurs au printemps 2009. À ce moment, il est prévu que le portail acceptera que la taille des fichiers augmente à 10Mo. Par conséquent, il y aura une augmentation du nombre de contribuables qui seront en mesure d’envoyer leurs données aux vérificateurs en utilisant cette application.

Tous les employés impliqués dans le projet pilote recevront la formation nécessaire et le matériel requis afin de pouvoir utiliser le nouveau système.

À la fin du projet pilote, nous allons évaluer s’il y a eu des impacts sur les employés et adapter nos plans en conséquence.
La position de la gestion est toujours que le projet n’aura pas d’impact sur les ressources humaines.
 

6. PRODUCTION OBLIGATOIRE DES DÉCLARATIONS PAR VOIE ÉLECTRONIQUE

QUESTION

La gestion informera le syndicat de la production obligatoire des déclarations par voie électronique, y compris toutes répercussions sur les ressources humaines.

CONTEXTE

Feuillets de renseignement

Lors de la réunion du 7 mai 2008, la direction mentionne que la législation existante exigeait que les déclarants qui produisent plus de 500 feuillets de renseignement doivent le faire sous forme électronique. La législation proposée abaisserait le seuil pour inclure ceux qui produisent plus de 50 feuillets de renseignement.

Le traitement des déclarations de renseignement est effectué au Centre de technologie d’Ottawa (CTO). Une période de transition de deux ans est prévue avant que la production sous forme électronique soit obligatoire en 2010. Nous estimons une réduction de 31 employé(e)s déterminé(e)s.

Corporations

La législation proposée exigerait des corporations avec un revenu brut dépassant 1 million $ de produire sous forme électronique. Comme pour les déclarations de renseignement, une période de transition de deux ans est prévue. Il est proposé que la production sous forme électronique soit obligatoire en 2010.

Même si nous estimons une réduction de 18 employé(e)s déterminé(e)s et 14 employé(e)s indéterminé(e)s, on s'attend à ce ceci soit géré sous forme d’attrition et de réorganisation.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

En raison de la prorogation de l’actuel Parlement et du retard qui en résulte pour le dépôt de nouvelles mesures législatives, quelques aspects seront retardé, notre intention demeure d'appuyer et promouvoir la production des déclarations par voie électronique.

On s’attend à gérer l’impact progressif sur le recrutement de personnel, pour tenir compte de la production des déclarations par voie électronique, grâce à la réduction naturelle des effectifs et aux réaffectations, et ce, au fur et à mesure que le besoin de saisie, de mouvement et de conservation des déclarations sur papier diminue.

7. Mon dossier pour les particuliers – impÔt sur le revenu et prestations

question

La direction fournira une mise à jour sur l’initiative de Mon dossier pour les particuliers – Impôt sur le revenu et prestations, y compris toutes répercussions sur les ressources humaines.

contexte

Lors de la réunion du 7 mai 2008, le syndicat est informé de ce qui suit.

Section Direction du traitement des déclaration et des paiements des particuliers (TDPP)

Avec la version 11 (11 février 2008), les utilisateurs de Mon dossier peuvent maintenant modifiez leurs déclarations de plusieurs années avec le service « Modifier ma déclaration ». Aucune répercussion sur les ressources humaines n’est prévue.

Pour la prochaine version (9 juillet 2008), seulement les activités d'entretien sont planifiées. Aucune répercussion sur les ressources humaines n’est prévue.

À l’automne 2008, Mon dossier introduira les nouvelles normes sur la Normalisation des sites Internet (NSI 2.0). Cette initiative touchera seulement la présentation des pages du portail de Mon dossier et il n’y aura aucune répercussion sur les ressources humaines.

Section Direction des programmes de prestation (DPP)

Depuis le lancement de la version 11 (février 2008), les clients peuvent visionner les renseignements sur le crédit d'impôt pour personnes handicapées (CIPH) personnelles, pour leur conjoint ainsi que pour leurs personnes à charge. De plus, ils peuvent visionner les renseignements qui ont trait aux enfants dont ils ont la garde, parcourir les feuillets de l'État de la Prestation universelle pour la garde d'enfants (RC 62) pour l’année en cours et les années antérieures, et consulter les renseignements au sujet de leur versement anticipé de la Prestation fiscale pour le revenu de travail (PFRT).

En ce qui a trait à la version 12 (juillet 2008), aucune modification majeure n’est prévue.

La direction ne prévoit pas de répercussions sur les ressources humaines à la suite des versions 11 et 12.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Section DTDPP

Avec la version 13 (9 février 2009), les contribuables pourront accéder Mon dossier pour obtenir leur code d’accès d’IMPÔNET. Ce service est présentement disponible sur le site Web d’IMPÔNET et sera aussi disponible dans le portail Mon dossier. Aucune répercussion sur les ressources humaines n’est prévue.

Étape

Date du lancement

Période du lancement

Nbre d’ouvertures pour la période

1

16 juin 2003

16 juin 03 à 6 octobre 03

83 834

2

6 octobre 2003

6 octobre 03 à 9 février 04

129 594

3

9 février 2004

9 février 04 à 4 novembre 04

1 988 121

4

4 novembre 2004

4 novembre 04 à 14 février 05

270 914

5

14 février 2005

14 février 05 à 3 octobre 05

1 240 945

6

3 octobre 2005

3 octobre 05 à 13 février 06

315 958

7*

13 février 2006

13 février 06 à 11 juillet 06

1 341 822

8

11 juillet 2006

11 juillet 06 à 12 février 07

954 809

9

12 février 2007

12 février 07 à 11 juillet 07

2 022 654

10

11 juillet 2007

11 juillet 07 à 11 février 08

1 196 350

11

11 février 2008

11 février 08 à 9 juillet 08

2,222, 233

*Il y a eu un lancement mineur, 7A , le 12 janvier 2006 et une autre, 7B, le 13 février 2006.

Section DPP

En ce qui a trait à la version 12 (juillet 2008), aucune modification majeure n’était pas prévue.

Pour la version de février 2009, les clients peuvent visionner les feuillets de l’État de Versements Anticipés de la Prestation fiscale pour le revenu de travail (RC210).

Nous ne prévoyons pas de répercussions sur les ressources humaines.

8. Mon dossier d’entreprise

QUESTION

La direction fournira une mise à jour sur l’initiative Mon dossier d’entreprise, y compris toutes répercussions sur les ressources humaines.

CONTEXTE

Lors de la réunion du 7 mai 2008, la direction mentionne qu’actuellement, 27 034 propriétaires d’entreprises sont enregistrés à Mon dossier d’entreprise et ont ouvert une session 117 598 fois.

La version du 22 octobre 2007 comprenait un processus d’autorisation permettant aux représentants d’accéder en direct aux renseignements visant les entreprises. Des améliorations supplémentaires sont prévues pour mai 2008.

La direction prévoit que cette option de libre service réduira éventuellement le nombre de demandes simples de renseignements par téléphone. Toutefois, il est encore trop tôt pour prédire si le service engendrera une réduction globale puisque le nombre de demandes de renseignements complexes par téléphone pourrait augmenter. C’est pourquoi la direction ne prévoit pas de répercussions importantes sur ses effectifs.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

La version d’avril 2008 a été un succès et comprenait les services suivants : Produire une déclaration TPS/TVH; voir les transactions au compte; voir les exigences de versement pour les retenues sur la paie; voir les renseignements bancaires; voir et gérer le nom commercial; et calculer le solde futur pour les soldes débiteurs.

En août 2008, on comptait 38 509 propriétaires d’entreprise qui sont enregistrés et ceux-ci avaient ouvert une session 179 851 fois. Il y a plus de 250 000 représentants qui sont autorisés à utiliser Mon dossier d’entreprise. Malgré une importante augmentation d’autorisation des représentants, ces derniers n’ont visité le portail que 32 253 fois jusqu’en août 2008. Le taux de participation des représentants autorisés devrait augmenter grâce à l’ajout continu de nouveaux services ainsi que des activités de promotion.

La gestion ne prévoit pas de répercussions importantes sur son effectif compte tenu du nombre restreint de visites des représentants et d’une augmentation globale du nombre de demandes de renseignements par téléphone.

Des produits d’apprentissage et une démo pour les employés sont mis à jour avec chaque nouvelle version.

9. gestion des privilÈges des tiers

QUESTION

La direction fournira une mise à jour sur l’initiative de la Gestion des privilèges des tiers, y compris toutes répercussionss sur les ressources humaines.

CONTEXTE

Lors de la réunion du 7 mai 2008, la direction informe le syndicat que l’accès pour les représentants aux renseignements d’entreprise a été lancé le 22 octobre 2007. Commençant en février 2008, Représenter un client a commencé à offrir l'accès aux services pour les représentants « légaux ». Parce que cette population est petite, aucun impact de ressource humaine n'est prévu.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Commençant en février 2008, les entreprises inscrites avec Représenter un client auront la capacité de contrôler l'accès de leurs employés à l'information des clients en affectant des clients et des employés aux groupes spécifiques.

Aucune répercussion n’est prévue sur les ressources humaines.

10. Organiser le DÉPÔT DIRECT

QUESTION

La direction fournira une mise à jour sur l’initiative d’organiser le dépôt direct, y compris toutes répercussions sur les ressources humaines.

CONTEXTE

Lors de la réunion du 7 mai 2008, la direction mentionne que les statistiques démontrent que l’ARC a reçu 162 826 changements qui ont été complété dans Mon dossier dans les derniers douze mois. Environ 80% de ce volume est traité dans les SST1, soit 130 261 sur une base annuelle ou 2 605 sur une base mensuelle. La direction ne prévoit pas de changement radical dans l’année à venir, ce qui se traduirait par le besoin réel de 1,33 ETP pour l’année à venir. 

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Depuis avril 2008, 86,124 demandes de dépôt direct ont été complétées par le biais de Mon Dossier. Ces données sont comparables à l’an dernier et indiquent que l’utilisation de ce service est stable. De ce fait, la réduction de 1,3 ETP qui avait été originalement estimée est toujours valide. Puisque l’entrée de données reliée aux formulaires de dépôt direct peut se faire dans plusieurs secteurs opérationnels au sein de l’Agence, la gestion n’a aucune intention d’effectuer plusieurs petites coupures pour équivaloir au total de 1,3 ETP.

Incidemment, comme cette initiative est complètement mise en place, la gestion croit que ce sujet devrait être clos après cette mise à jour au Sous-comité des changements technologiques.

11. demande de prestations en direct

question

La direction fournira une mise à jour sur l’initiative des Demandes de prestations en direct (DPD), y compris toutes répercussions sur les ressources humaines.

contexte

Lors de la réunion du 7 mai 2008, la direction mentionne que l’estimation de l’incidence les ressources humaines en raison de la mise en œuvre de cette nouvelle initiative est limitée depuis son introduction. Toutes les étapes de manutention qui précèdent le traitement des données des demandes de l’ordinateur central sont éliminées avec les soumissions DPD dans les CF mais ce manque est compensé par la charge de travail additionnelle créée par la logique DPD.

En date de la fin du mois de février 2008, 13 467 Canadiens ont utilisé le service en ligne Demander des prestations pour enfants qui représente 3,8% de toutes les nouvelles demandes de prestations pour enfants. La révision de 100% des demandes en direct pour les premiers six mois de production réalisée à ce jour révèle qu’il n’y a pas de problèmes. La direction planifie toujours de réaliser d’autres projets de validations aléatoires s’ils le jugent nécessaire.

rÉponse Écrite de la direction

Nous continuons à estimer que l'impact au RH est limité depuis l'introduction de cette initiative. Toutes les étapes de manipulation avant le traitement de donné à l'ordinateur central de demande de prestations sont éliminées pour les soumissions DPP dans les CF; cependant, cette charge de travail est compensée par le travail additionnel créé par notre logique DPP en vue des statuts AR et En Cours. L'examen à 100 pourcent de tous les demandes de prestations en direct pour les six premiers mois (une charge de travail additionnelle dans les CF) conduits jusqu'ici a indiqué qu'il n'y a aucun enjeux majeur à l'observation. Le taux de non conformité est jusqu'ici moins de 2%. Les résultats finaux ne sont pas encore disponibles. Nous prévoyons mettre en place d'autres projets aléatoires de validation si nécessaires. Nous consulterons la section de validation et de contrôle pour déterminer quels types de projets de validation seront les plus efficaces.

12. AccÈs rapide pour les particuliers

question

La direction fournira une mise à jour sur l’initiative de l’Accès de base pour les particuliers, y compris toutes répercussions sur les ressources humaines.

Contexte

Lors de la réunion du 7 mai 2008, la direction mentionne que le service a été lancé le 11 février, 2008. Jusqu'à date nous avons vu une moyenne quotidienne approximative de 5, 400 accès au service. Le service a produit des appels au Bureau d'aide des services électroniques pour des questions reliées à l'authentification. Autrement, aucun impact sur les ressources humaines n'est prévu par ce service. 

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

À ce moment, il n’y a pas de nouveau développement prévue alors aucune répercussion sur les ressources humaines À ce jour, il y a environ 800,000 accès pour ce service.

13. restructuration de la Tps/tvH

question

La direction fournira une mise à jour sur l’initiative de Restructuration de la TPS/TVH, y compris toutes répercussions sur les ressources humaines.

contexte

Lors de la réunion du 7 mai 2008, la direction mentionne que le passage de la Restructuration de la TPS/TVH aux plates-formes communes d’entreprises s’est fait en avril 2007. Les impacts sur les ressources dépendent des charges de travail transitoires liées aux biens livrables du projet d’avril 2007 ainsi que des charges de travail opérationnelles du programme en cours.

Les charges de travail croissantes du programme en cours seront déterminées dans l’exercice budgétaire 2008/2009 une fois que les systèmes et les charges de travail seront stabilisés. Tout changement aux évaluations des impacts sur les ressources humaines sera communiqué aux syndicats, par contre, la direction ne prévoit pas d'autres impacts majeurs pour les mini-versions ou versions futures du projet.
 

rÉponse Écrite de la direction

Tel qu’il a été précisé dans la mise à jour du printemps 2008, les secteurs de programme gèrent encore les charges de travail transitoires accrues et opérationnelles en cours. Les répercussions finales seront déterminées durant l’exercice 2008-2009 dès que les systèmes et les charges de travail se stabiliseront.

Les projections relatives aux répercussions sur les ressources humaines continuent d’indiquer une augmentation globale attendue de 167 ETP d’ici l’an 2011. Le financement permanent en cours doit être approuvé par le Comité de gestion des ressources et des investissements (CGRI), à ce moment la différence entre les charges de travail opérationnelles liées à des programmes transitoires et en cours et le financement afférent sera confirmée.

Le passage à la suite des systèmes d’entreprise en avril 2007 représente la version la plus importante pour le Projet de la restructuration de la TPS/TVH. Nous ne prévoyons pas d’autres répercussions importantes sur les ressources humaines lors des prochaines mini-versions ou des versions de projet.

Tout changement aux estimations de répercussions sur les ressources humaines sera communiqué aux syndicats, au fur et à mesure que nous les connaîtrons.

14. modernisation des paiements

question

La direction fournira une mise à jour sur l’initiative de la Modernisation des paiements, y compris toutes répercussions sur les ressources humaines.

contexte

Lors de la réunion du 7 mai 2008, la direction fournit les mises à jour qui suivent.

Versements aux institutions financières (IF)

Le CTO avait une allocation de presque cinquante ETP pour les versements aux IF. La mise en œuvre de cette initiative a eu pour effet de réduire de 5 ETP du CTO à compter du 1er avril 2008. Cette coupure n’a eu aucune incidence pour les employés permanents de ce centre.

À mesure que les charges de travail seront progressivement transférées à Shawinigan, des discussions se poursuivront avec la direction de chacun de ces centres, en vue d’assurer une transition sans heurt. Nous prévoyons que ces transferts de charges de travail se dérouleront progressivement lorsque des charges de travail compensatoires seront identifiées pour le CTO.
En avril 2008, la structure du Centre fiscal de Shawinigan a été modifiée, afin de faciliter le traitement des charges de travail des deux sites. De plus ces changements donnent à Shawinigan la capacité d’effectuer la saisie de données à distance.

Versements directs

À présent, aucune analyse supplémentaire n’a été effectuée pour les versements directs.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Versements aux institutions financières (IF)

Le centre fiscal de Shawinigan a commencé à utiliser la fonctionnalité de saisie de données à distance en mai 2008. Des appels conférence ont lieu sur une base régulière entre l’AC, le CTO ainsi que le CF de Shawinigan afin de s'assurer que le travail est sur la bonne voie.

Nous prévoyons que le CF de Shawinigan débute le traitement de ses paiements de TPS reçus aux institutions financières (IF) avec leur nouvel équipement en octobre 2008.
 
Dans le but de continuer le développement du site de rétablissement à Shawinigan, les ETP ainsi que les charges de travail pour le traitement des paiements continuera d'être progressivement transférées du CTO vers le CF de Shawinigan jusqu'à ce que le nombre total d’ETP transféré atteigne le 20 ETP prévu à l’origine.

Versements directs

La charge de travail pour les versements direct, à l'exception des paiements sur production (PSP), sera incluse dans l’initiative de modernisation des paiements au CTO ainsi qu’au CF de Shawinigan en Octobre 2009. Une fois réussi, l'inclusion des paiements sur production (PSP), sera analysée et selon toute probabilité, mis en œuvre dans une phase ultérieure(s).

L’analyse de l’impact sur les ETP de cette charge de travail est en cours.

15. Prestation ontarienne pour enfants

question

La direction fournira une mise à jour sur l’initiative de la Prestation ontarienne pour enfants (POE), y compris toutes répercussions sur les ressources humaines.

contexte

Lors de la réunion du 7 mai 2008, la direction informe le syndicat que la mise en oeuvre de ce programme se déroule conformément aux délais prévus. Aucune répercussion sur les ressources humaines n’est prévue.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Le programme de Prestation pour enfants de l'Ontario est maintenant complètement intégré avec la prestation canadienne pour enfant et nous recommandons que cet item soit retiré des mises à jour écrites.

16. prestation fiscale pour le revenu de travail

Anciennement : Prestation fiscale pour le revenu gagné (PFRG)

question

La direction fournira une mise à jour sur l’initiative de la Prestation fiscale pour le revenu de travail (PFRT), y compris toutes répercussions sur les ressources humaines.

contexte

Lors de la réunion du 7 mai 2008, la direction mentionne que l’estimation initiale de la quantité attendue de demandes de versements anticipés de la PFRG est d’environ 300 000 pour l’année 2008, ce qui représente 25 % du 1,2 million prévu de bénéficiaires du crédit d’impôt de la PFRG.

En février 2008, la direction a débuté le traitement des formulaires RC201 Demande de versements anticipés de la prestation fiscale pour le revenu de travail pour 2008. À ce jour, le nombre de demandes reçues est inférieur aux prévisions. Nous surveillerons la situation et les ressources opérationnelles seront ajustées tel que nécessaire.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Le volume des demandes continue à être plus bas que prévu. Les budgets d'opération ont été ajustés dans les Centres Fiscaux afin de refléter les inventaires. Pour la prochaine saison d'impôt, nous dirigerons des activités de visibilité afin de changer la perception de l'option de paiement d'avance de la PFRT. Nous sommes aussi dans le processus d'établir un accord avec Service Canada pour distribuer les formulaires de demande et les dépliants de la PFRT dans leurs centres de service, aussi par courrier aux clients identifiés afin de changer la perception des ces clients et augmenter le niveau de participation.

17. consolidation des circuits de travail des prestations

question

La direction fournira une mise à jour sur l’initiative de Consolidation des circuits de travail des prestations, y compris toutes répercussions sur les ressources humaines.

contexte

Lors de la réunion du 7 mai 2008, la direction mentionne qu'il n'y aura aucune répercussion sur les ressources humaines une fois que les deux systèmes seront mis en application. La construction de la 1ère phase a commencé en janvier 2008 et un projet pilote de la Preuve de concept qui utilise une interface utilisateur graphique (IUG) pour la conception d’écran est en cours.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Depuis notre dernière mise à jour, nous avons déterminé que notre conception d’interface utilisateur graphique (IUG) sera remise jusqu’en 2012 dû à d’autres pressions confrontés par nos partenaires de la DGI. L’utilisation de cette technologie était la raison principale d’un déroulement de notre projet pilote en octobre 2009, en conséquence, le projet pilote n’est plus nécessaire. La mise en œuvre prendra effet en février 2010 avec un déroulement graduel à tous les CF sur une période de quatre mois. Comme mentionné auparavant, nous continuons à maintenir qu’il n’y aura aucun impact sur les ressources humaines quand les deux systèmes seront mis en place.

18. Interaction d’exÉcution des ententes et ordonnances familiales au moyen du systÈme ÉlÉctronique de compensation interJURIDICTION

question

La direction fournira une mise à jour sur l’Interaction d’exécution des ententes et ordonnances familiales (EOF) au moyen du Système électronique de compensation interjuridiction (SECI), y compris toutes répercussions sur les ressources humaines.

contexte

Lors de la réunion du 7 mai 2008, la direction mentionne que la transition du programme OEF au système SECI a été un succès. Le service automatisé a éliminé 2 SP-03 (CR-04) au CTO. Par contre, cet impact sera géré à l’interne.

Puisque le ministère de la Justice a fait une nouvelle demande pour que les fonds soient transférés directement au ministère provincial plutôt qu’au ministère fédéral de la Justice et ce à compter de la conversion 2010, l’impact au niveau du SP-08 (PM-05) sera réévalué en décembre 2009.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

À ce moment, Il n’y a pas de changements aux impacts sur les ressources humaines.

19. SYSTÈME DE GESTION DES CAS – PROGRAMME DE REVUE DU TRAITEMENT

Question

La direction fournira une mise à jour sur l’initiative du Système de gestion des cas (SGC) pour le Programme de la Revue du traitement (RT), y compris toutes répercussions sur les ressources humaines.

contexte

Lors de la réunion du 7 mai 2008, la direction mentionne qu’au 31 mars 2008, le projet pilote du système de gestion des cas pour le Programme de la revue du traitement mené aux CF de Winnipeg et Shawinigan a été complété avec succès. Tous les dossiers ont été traités dans le nouveau système dans les temps requis. Les commentaires des employés des CF ont été grandement bénéfiques à l’identification de certaines améliorations qui seront apportées au nouveau système qui sera mis en œuvre en avril 2008.

Tous les autres CF ont été consultés pour établir un calendrier de formation pour leurs employés. Commençant au mois de mai jusqu'à la mi-juillet (2008), une équipe de l'Administration centrale sera dans chacun des CF pour fournir la formation aux employés à tous les niveaux.

La direction ne s'attend à aucune incidence au niveau des ressources humaines en raison de cette initiative. Toutes les économies obtenues en adoptant le nouveau système pour le programme de la Revue du traitement, permettront l'examen de dossiers additionnels.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

En juillet 2008, la formation des employés des centres fiscaux ainsi que la mise en œuvre nationale du Système de gestion des cas pour le Programme de la revue du traitement ont été accomplies avec succès. De l'appui supplémentaire aux centres fiscaux a également été fourni lors de visites de suivi. Tel qu'indiqué auparavant, le résultat final de cette initiative était d'améliorer les processus par l'intermédiaire d'un système de gestion des inventaires et toute efficience réalisée permettra d'examiner plus de dossiers.

Étant donné que cette initiative est entièrement mise en œuvre, la gestion croit que ce sujet devrait être retiré des mises à jour écrites.

20. RENOUVELLEMENT PAYDAC – TRANSFERT DE RESPONSABILITÉ FONCTIONNELLE DE LA COMPATABILITÉ DES RETENUES À LA SOURCE À LA DIRECTION GÉNÉRALE DES SERVICES DE COTISATION ET DE PRESTATIONS

QUESTION

La direction informera le syndicat du Renouvellement PAYDAC –Transfert de Responsabilité Fonctionnelle de la Comptabilité des Retenues à la Source à la Direction générale des services de cotisation et de prestations (DGSCP), y compris toutes répercussions sur les ressources humaines.

CONTEXT

Lors de la réunion du 7 mai 2008, le syndicat est informé que l’équipe du projet de renouvellement de PAYDAC a reçu du financement afin de commencer à travailler sur trois volets précis du projet. Le premier volet fera disparaître de PAYDAC le dédoublement des renseignements d’identification de l’employeur actuellement présents dans PAYDAC et dans le numéro d’entreprise (NE). Le second volet à pour but de développer les exigences organisationnelles de haut niveau et des exigences fonctionnelles détaillées afin de transférer les stratégies d’observation vers le Système de gestion et de suivi pour les recouvrements et l'observation (SGSRO). Le troisième volet est le transfert de la responsabilité fonctionnelle pour la comptabilité des retenues à la source de la Direction générale des services aux contribuables et de la gestion des créances (DGSCGC) à la DGSCP.

On ne prévoit pas que cette initiative aura d’incidence sur l’effectif.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

La DGSCGC et la DGSCP ont terminé une délimitation des activités des bureaux locaux qui ont rapport à la comptabilité des retenues à la source lesquelles seront transférées avec la responsabilité fonctionnelle pour ces programmes à la DGSCP en avril 2009. Ces activités continueront d’être effectuées par les agents des comptes d’employeurs et les agents de l’observation des comptes de fiducie dans les centres fiscaux (CF) et les bureaux des services fiscaux (BSF); toutefois, les employés des CF seront tenus d’utiliser un code de temps différent pour déclarer le temps consacré à l’exécution de ces tâches. Certains employés des BSF participeront à une étude de charge de travail au cours de la prochaine année (deux semaines par site) qui permettra de décompter le temps passé aux activités de comptabilité dans les programmes d’observation des BSF. La façon dont nous gérerons ces activités à l’avenir sera guidée en partie par les résultats de l’étude.

Les prochaines étapes dans la transition de la charge de travail de la comptabilité de la DGSCGC à la DGSCP sont de déterminer le montant des budgets des bureaux locaux et de l’Administration centrale à transférer, d’élaborer les outils de communication et de présenter les recommandations relatives au soutien à long terme des systèmes et des programmes de la Section de la comptabilité des retenues à la source.

Nous ne prévoyons pas d’incidences en ce qui a trait aux ressources humaines.

21. INVENTAIRES NATIONAUX D’OBSERVATION POUR LES COMPTES EN FIDUCIE 

QUESTION

La direction fournira une mise à jour au sujet de l’initiative des inventaires nationaux d’observation pour les comptes en fiducie, y compris toutes les répercussions sur les ressources humaines.

NOTES D’ALLOCUTION DE LA DIRECTION

Lors de la réunion du 7 mai 2008, la direction metionne que la répartition non géographique des inventaires existe déjà pour une partie de la charge de travail en matière d’observation des comptes de fiducie. Par conséquent, cette initiative étendra la répartition non géographique au-delà de nos centres d’inventaire nationaux (CIN) afin d’inclure les charges de travail des BSF. Dans notre environnement de travail actuel, la charge de travail de ces deux programmes est actuellement divisée entre les CIN qui ont une répartition de travail non géographique, et les programmes de l’observation des comptes de fiducie situés dans les BSF qui assignent le travail selon la distribution géographique.

Des changements apportés au système automatisé pour les recouvrements et les retenues à la source (SARRS) seront nécessaires afin d’éliminer la répartition géographique des dossiers assignés aux agents de l’observation des comptes de fiducie des BSF.

La mise en ouvre de cette initiative est prévue d’ici avril 2009.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Aucune incidence n’est prévue pour les ressources humaines par suite de cette initiative. Il ne s’agit ni d’un exercice pour regrouper les ressources dans un endroit, ni d’un exercice de réduction des ressources; nous prévoyons que tous les agents qui se trouvent actuellement dans l’un des 11 CIN et dans les BSF continueront de travailler sur les cas d’observation. De plus, il n’y aura pas de modifications aux ressources financières régionales attribuées pour ce programme en raison de cette initiative.

La modification du modèle d’exécution de programme permettra de réaliser des économies de programme qui sont nécessaires pour faire en sorte que plus de cas d’inobservation puissent être étudiés dans l’enveloppe actuelle et établira une charge de travail « portable », ce qui donnera, aux régions, des options à envisager lorsqu’elles feront face à des défis liés aux ressources humaines.
Nos progrès à ce jour comprennent les mesures suivantes :

  • L’achèvement des consultations régionales sur le concept de la distribution de l’inventaire national.
  • La publication de l’annonce officielle de l’initiative aux directeurs adjoints et au syndicat.
  • La mise au point des exigences opérationnelles initiales mises en commun avec la DGI.
  • L’établissement d’un groupe de travail national comprenant des représentants régionaux pour examiner les procédures, pour préparer des consultations détaillées, et pour examiner les besoins en matière de formation et d’information. Le groupe comprend deux représentants par région qui deviendront des agents de changement pour leur région et aideront à mettre en œuvre des séances de communication et d’information avant la mise en œuvre.
  • Les consultations avec le Comité consultatif national de l’observation de la gestion des créances où nous avons obtenu leur appui et leur rétroaction positive.

Nos prochaines étapes seront les suivantes :

  • Utilisant la rétroaction reçue des consultations du groupe de travail et de nos consultations régionales, nous élaborerons des solutions aux points procéduraux et procurerons à chaque équipe régionale de gestion un sommaire des recommandations et des options liées à certaines décisions qu’ils devront prendre concernant la structure du programme et les considérations organisationnelles; à titre d’exemple, s’ils veulent ou non centraliser le traitement de correspondance propre au BSF, l’identification d’un coordonnateur régional d’inventaire.
  • Nous continuerons à travailler en étroite collaboration avec la DGI pour mettre en œuvre les changements requis au système afin d’appuyer cette méthode de distribution. Toute distribution de cas sera automatisée dans le but d’éliminer, dans la mesure du possible, le besoin de transfert manuel de dossier à des agents ou à des endroits précis. L’acheminement de tous les cas sera fondé sur les capacités linguistiques et les plafonds d’inventaire établis dans ORG pour chaque agent.
  • Nous présenterons une composante « agent de l’observation des comptes de fiducie » dans la structure d’équipe de l’Examen des comptes de fiducie. Ces personnes seraient responsables du traitement des examens de compte de fiducie terminés propre à un BSF ou un groupe de BSF.
  • Nous établirons des budgets régionaux fondés sur le fractionnement régional historique pour s’assurer que les régions continueront de participer aux résultats nationaux fondés sur le même ratio que par le passé, et examiner les responsabilités pour veiller à ce qu’elles représentent les objectifs qui sont sous le contrôle et l’influence des directeurs adjoints.
  • Nous avons établi une stratégie de communication qui débutera au travers les bulletins bimensuels, un site Web spécialisé, des trousses d’information pour les agents, et des présentations à des équipes régionales de gestion.

La date de mise en œuvre demeure l’année fiscale 2009/2010.  Une date précise sera établie lorsque les impacts de la DGI auront été déterminés.

22. programme national d’apprentissage de la qualitÉ et de l’exactitude

question

La direction fournira une mise à jour sur l’initiative du Programme national d’apprentissage de la qualité et de l’exactitude (PNAQE), y compris toutes répercussions sur les ressources humaines.

contexte

Lors de la réunion du 7 mai 2008, la direction avise le syndicat que les centres d’appel continuent à fournir des rapports trimestriels portant sur le nombre d’écoutes et sur le nombre de sessions de mentorat effectuées, les actions prises afin de rectifier les problématiques identifiées, et à souligner les observations et les tendances. Ils sont utilisés afin d’identifier les besoins locaux en formation ainsi que dans le développement du matériel national de formation.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

La grille d'analyse nationale pour l'écoute des appels utilisée sous notre PNAQE a été améliorée. Une version en ligne de l’outil de la grille d'analyse pour le reportage standardisé des données de qualité et d’exactitude a remplacé la version sur papier. Les rapports trimestriels antérieurement soumis par les centres d’appels et basés sur la version papier de la grille d'analyse pour l'écoute de l'appel ne sont plus exigés. Le reportage est toujours utilisé pour identifier la formation locale et nationale, les tendances procédurales et d’exactitude/lacunes ainsi que pour le développement d’outils de formation nationale.

23. service d’INFORMATION interactif –SMARTLINKS

question

La direction fournira une mise à jour sur l’initiative du Service d’information interactif (SII) – Smartlinks, y compris toutes répercussions sur les ressources humaines.

contexte

Lors de la réunion du 7 mai 2008, la direction informe le syndicat que des liens supplémentaires ont été ajoutés en février 2008 pour un total de 164. La formation sur Smartlinks a été donnée aux centres d'appels de Vancouver et Montréal en mars afin d’assister le personnel en place à Vancouver à répondre aux 12 liens supplémentaires prévus pour être rajoutés en date du 27 mars 2008. L’expansion vers les autres centres d’appels ne peut pas se faire avant que le réseau des lignes dédiées utilisé pour les téléphones situés dans les entrées de réception des BSF devienne disponible.

rÉponse Écrite de la direction

En juin 2008, le système de numérotation des liens intelligents (Smartlinks) a subi une refonte, afin de faciliter l’expansion des liens entre chaque sujet sur le site Web de l’ARC. Cette refonte a coïncidé avec l’introduction de la base de données des liens intelligents, qui a rendu plus efficace l’analyse des données de sondage des liens intelligents. Les pages Web et les bases de données destinées aux agents et administrées par la Direction des services aux contribuables ont été modifiées en même temps, dans le but de minimiser l’impact sur les agents. Nous prévoyons ajouter des liens intelligents aux nouvelles pages Web, comme les pages du Compte d’épargne libre d’impôt, en janvier 2009, et du Régime enregistré d’épargne-invalidité, en novembre 2009. De plus, des liens intelligents seront ajoutés aux trois pages des soldes de compte dans Mon dossier d’entreprise. Ces liens seront disponibles dans les pages de solde des comptes de retenues sur la paie, des sociétés et de la TPS/TVH, et ce, dès avril 2009. L’expansion vers d’autres centres d’appels demeure en suspens.

24. Renouvellement du service au comptoir

question

La direction fournira une mise à jour sur l’initiative du Renouvellement du service au comptoir, y compris toutes répercussions sur les ressources humaines.

contexte

Lors de la réunion du 7 mai 2008, la direction informe le syndicat que la mise en œuvre du nouveau système concernant les rendez-vous dans l’Infozone a été faite avec succès en date du 17 décembre 2007.

Depuis l’instauration du service sur rendez-vous, l’ARC a remarqué une baisse des visites au comptoir. Toutefois, de nombreux clients continuent à visiter les BSF. Par conséquent, nous menons des études sur les Profils des demandes de renseignements entre le 15 mars et le 30 mai 2008 auprès des clients visitant les BSF. Cette étude cherchera à comprendre, entre-autre, pourquoi les clients continuent de venir à nos comptoirs.

Il n’y a aucune autre mise à jour sur le rapport sur l’initiative du Renouvellement du service au comptoir qui vous a été fourni au mois d’octobre 2007.

rÉponse Écrite de la direction

Trois composantes faisaient partie de l’étude sur les services en personne, qui a été effectuée entre le 17 mars et le 30 mai :

  • Avoir été servi par un agent des services au comptoir ou une personne à l’accueil;
  • Ligne téléphonique spécialisée pour les appels effectués à partir du comptoir; et
  • Contribuables qui ont décidé de ne pas utiliser les options de service de l’ARC.

Ces études ont été menées sur 11 semaines et des résultats préliminaires ont été recueillis. Une base de données a été établie sur Infozone pour recueillir ces statistiques.

Selon les résultats obtenus, nous avons découvert que la raison pour laquelle plusieurs des répondants visitaient le BSF était qu’ils ignoraient que le service était offert sur rendez-vous, et que la majorité n’avait pas essayé le site Web de l’ARC ou le service téléphonique avant de visiter le bureau. Puisque l’étude a révélé que la plupart des répondants n’avaient pas besoin du service en personne, il semble que ceux qui ont visité nos bureaux l’ont fait par préférence pour cette méthode de service. Parmi ceux qui ont été référés au téléphone, 95% ont trouvé réponse à leur demande de renseignements avec l’aide de l’agent des services téléphoniques. Les 5% restants ont affirmé que les raisons principales qui les avaient incités à demander le service en personne étaient : les exigences de confidentialité, le besoin d’obtenir un document ou un renseignement, ou la nature urgente de leur demande.

Plus de 60% des répondants ont indiqué qu’il s’agissait de leur première visite au cours des derniers six mois. Ceux qui avaient essayé d’obtenir des renseignements par téléphone mais qui avaient toutefois choisi de se présenter au BSF l’ont fait, entre autres, parce que la ligne téléphonique était occupée, leur question était complexe ou ils n’avaient pas compris la réponse qu’on leur avait donnée au téléphone.

Les demandes d’imprimés et les changements d’adresse demeurent les raisons principales qui incitent à se rendre à un BSF. Les besoins personnels du contribuable ou sa situation l’incitent habituellement à demander des services en personne. Les résultats ont révélé que plus du tiers des répondants étaient âgés de plus de 60 ans, ce qui est plus élevé que le pourcentage de tous les déclarants ayant 60 ans et plus (25%).

Un pourcentage minime de répondants (6%) ont décidé de quitter le bureau sans avoir recours aux autres options de service qui leur étaient proposées. Parmi les raisons invoquées, on note : ils ignoraient que le service était offert sur rendez-vous (27%), le temps d’attente était long (13%) et ils préféraient utiliser ces services à la maison (12%). Un petit nombre de répondants (17%) se sont montré insatisfaits et ont indiqué que la mauvaise qualité du service était la raison pour laquelle ils quittaient le bureau sans avoir recours aux options de service mises à leur disposition.

Selon les résultats recueillis, on peut conclure que l’ARC doit continuer à promouvoir les options de libre-service par ses initiatives de visibilité, et à éduquer ceux qui visitent les bureaux. L’option de service sur rendez-vous doit être rendue disponible pour les contribuables qui en ont besoin ou qui préfèrent cette méthode.

Les rapports finaux faisant état de l’analyse complète seront disponibles pour chacune des trois composantes de l’étude qui a été menée.

Selon les statistiques hebdomadaires fournies par les BSF, 37% de toutes les visites dans nos bureaux concernent des demandes d’oblitération, et ces demandes vont en augmentant.

25. prÉsentation Électronique de factures

question

La direction fournira une mise à jour sur l’initiative de la Présentation électronique de factures (PEF), y compris toutes répercussions sur les ressources humaines.

contexte

Lors de la réunion du 7 mai 2008, la direction mentionne qu’il n’y a eu aucun changement depuis le rapport de la rencontre du 2 novembre 2007.

rÉponse Écrite de la direction

Environ 700 entreprises se sont inscrites pour accéder au PD7A en ligne. La majorité des employeurs de petites entreprises sont toujours dans l’impossibilité d’effectuer leurs versements des retenues sur la paie électroniquement au moyen des plateformes des services bancaires aux particuliers dans les institutions financières canadiennes. Il n’y a toujours aucune conséquence ni sur les ressources humaines ni sur les opérations de l’ARC.

26. recouvrement intÉgrÉ des recettes

question

La direction fournira une mise à jour au sujet de l’initiative du Recouvrement intégré des recettes, y compris toutes répercussions sur les ressources humaines.

contexte

Lors de la réunion du 7 mai 2008, le syndicat a été fournit l’information qui suit.

Exploration des données

À compter d’avril 2008, un total de 8.1 millions $ a été récupéré sur le projet pilote. Les pratiques exemplaires seront utilisées pour le modèle futur et pourront servir de guide aux opérations qui effectuent des changements à la gestion de cas logique courante dans SUDS.

Intégration T1, étape 2

La composante de Gestion des risques déterminera quelle mesure automatisée, ou série de mesures automatisées, devrait être prise pour régler la dette T1 d’un contribuable.

Moteur des règles administratives

Les lancements du RIR seront étendus progressivement aux règles opérationnelles. La prochaine expansion, prévue pour le 14 mars 2008, présentera le gestionnaire des règles dynamiques (GRD), qui nie le besoin de code de langue en faveur des règles opérationnelles en termes simples.

rÉponse Écrite de la direction

Mise à jour d'exploration de données

Le rapport final du projet pilote se fait présentement compilé. À compter de septembre 2008, 5229 déclarations ont été évaluées, dont 2478 cas ont été supprimés, et 1185 cas sont non-réglé. Le total du montant évalué dû, incluant les pénalités et intérêt, est de 16.1M $, qui indique une moyenne de 3084 $ par déclaration fiscale.

Avec l’appui des agents des non-déclarants / non-inscrits des bureaux locaux, ce projet pilote a démontré les capacités des modèles d’exploration de données aident efficacement à identifier les comptes T1 non-déclarant ainsi que l’impôt dû. Les résultats de ce pilote sera utilisé pour souligné le processus de sélection de future charge de travail opérationnel.

Intégration de la T1, Diffusion 2

L'élément de gestion de risques déterminera quelle mesure automatisée, ou la série de mesures automatisées, devrait être prise afin de régler la dette T1 d'un contribuable. Les diffusions seront mis en application en phases; en avril et en deux octobre 2009. Il n’y aura aucune répercussion sur les utilisateurs des bureaux locaux.

Moteur des règles administratives

Les règles opérationnelles sont maintenant gérées par le personnel de l’entreprise par voie du gestionnaire des règles dynamiques. En avril 2009, la fonctionnalité du Champion / défieur sera mise en application et le premier défi du modèle d’exploration de données (probabilité de payer en 90 jours) sera mis en production.

27. L'Expansion T1

QUESTION

La direction fournira une mise à jour sur l’initiative de l’expansion T1, y compris toutes répercussions sur les ressources humaines.

CONTEXTE

Lors de la réunion du 7 mai 2008, la direction mentionne qu’à compter de juin 2008, le T1 non-commercial sera appelé l'Expansion T1. Il n’y aurait aucune répercussion sur les utilisateurs des bureaux locaux puisque cela sert d’étape initiale à la création des composantes du système de l’infrastructure du RIR. L’ARC est toujours à l’étape de la post-production et tente de résoudre les problèmes identifiés.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

La diffusion de l’expansion T1 a eu lieu en juin 2008. Il n’y a eu aucune répercussion sur les utilisateurs des bureaux locaux car cette diffusion a servie d’étape initiale à la création des composantes du système de l’infrastructure du RIR. L’ARC est toujours à l’étape de la post-production et tente de résoudre les problèmes identifiés.

28. Table de revenus consolidÉs

question

La direction fournira une mise à jour sur l’initiative de la Table de revenus consolidés (TRC), y compris toutes répercussions sur les ressources humaines.

contexte

Lors de la réunion du 7 mai 2008, la direction mentionne que la version 2 de la TRC a été placée en production le 29 janvier 2008. Les utilisateurs des bureaux locaux continuent à accéder aux données au moyen de la version 1 de la TRC puisque les anomalies de production ne peuvent être corrigées qu’après le créneau limite pour apporter des changements à la fenêtre T1 (le 7 avril 2008).

La transition vers la nouvelle version sera simple pour les utilisateurs des bureaux locaux des BSF puisque les nouvelles données du SGSRO ne feront que compléter les renseignements de la RBSF qui s’y trouvent depuis 2006. Le personnel de l’AC et la direction des centres d’appels ne devront suivre qu’une formation minimale.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Depuis le 23 juin 2008, l’itération 2 de la TRC est disponible pour les utilisatuers.

Les écarts identifiés comme le révoque de l’accès ont été réglés.

La formation du personnel de l’AC et des centres d’appels est prévue bientôt.

La migration vers la nouvelle version de ReportNet (Cognos 8) peut avoir comme conséquence la formation supplémentaire.

La TRC est actuellement disponsible aux tous les utilisateurs. Aucune autre mise à jour n’est requise. 

29. dÉveloppement des applications d’utilisateurs final – les versions des macros

QUESTION

La direction fournira une mise à jour sur l’initiative du Développement des applications d’utilisateur final – les versions des macros, y compris toutes répercussions sur les ressources humaines.

CONTEXTE

Lors de la réunion du 7 mai 2008, la direction informe le syndicat qu’en raison de la modification au changement de fenêtre de l’application de la Direction générale de l’information (DGI), le lancement de la Vue du contribuable T1 de l’application macro pour ordinateur central (AMOC) vers les sites du bassin, a été retardé en mai 2008.

Le pilote de janvier 2008 de l'AMOC appelée Vue du contribuable non déclarant de Vancouver et Montréal a été un succès. Des paramètres additionnels d'entreprise ont été documentés pour le lancement plus large de cette application à l’automne 2008.

Des exigences opérationnelles détaillées sont en développement pour la plate-forme des comptes recevables. La première itération de cette application coïncidera avec le lancement 2.0 du RIR prévue pour le mois d'avril 2009 et inclura la plupart des fonctions requises par les officiers de recouvrement des BSF.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

L’AMOC Écran des contribuables T1 est actuellement disponible aux sites du bassin national de la T1. L’élaboration de la version 2 de l’Écran des non‑déclarants est terminée et en est aux essais à la Division des essais d’acceptation (DEA). La mise en place de cette AMOC dans les BSF est prévue pour février 2009.

Les essais à la DEA de la plate‑forme des comptes client, une AMOC d’écran de contribuable qui gère les quatre genres de recettes principaux (T1, T2, TPS et PAYDAC), débuteront en novembre 2008. La première itération de ce logiciel aura lieu en même temps que le lancement de la version 2.0 de la RIR, prévu en avril 2009. Ceci fournira efficacement une interface plus conviviale et automatisera certaines activités de recherche d’information pour les fonctions opérationnelles nécessaires aux agents du recouvrement des BSF.

Un plan de formation est en voie d’élaboration. Nous ne prévoyons aucun changement aux attributions financières régionales en raison de cette initiative.

30. rapport de compilation de la vÉrification du niveau d’observation chez l’eMPLOYEuR

QUESTION

La direction fournira une mise à jour sur l’initiative du Rapport de compilation de la vérification du niveau d’observation chez l’employeur (RCVNOE), y compris toutes répercussions sur les ressources humaines.

CONTEXTE

Lors de la réunion du 7 mai 2008, la direction informe le syndicat que la nouvelle version du RCVNOE (V2.0) est programmée pour un essai régional en mai 2008 avec la mise en oeuvre qui suivra. Tous les bureaux ont identifié l'outil RCVNOE comme la norme standard à employer par les vérificateurs de conformité d'employeurs. La transition à cette nouvelle version devrait exiger une formation minimale seulement et il n'y a aucun impact prévu sur les ressources humaines.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

L’examen régional de la nouvelle version du RCVNOE (V2.0) est prévu en octobre 2008 et sera suivi d’un déploiement avant le 31 décembre 2008.

Tous les bureaux ont reconnu l’outil du RCVNOE comme la norme à utiliser par les vérificateurs de l’observation des employeurs.

La transition à cette nouvelle version nécessite seulement une légère formation et nous ne prévoyons pas qu’il y ait des répercussions sur les ressources humaines.

31. système de vÉrification et d’examen des comptes en fiducie

question

La direction fournira une mise à jour sur l’initiative du Système de vérification et d’examen des comptes en fiducie (SVECF), y compris toutes répercussions sur les ressources humaines.

contexte

Lors de la réunion du 7 mai 2008, la direction mentionne que présentement, le SVECF est en phase de développement. Un pilote pour la première version du SVECF aura lieu durant l'été de 2008. Ce produit sera utilisé pour effectuer des examinations des comptes en fiducie et de la TPS et de la TVH. Des sites pilotes seront bientôt déterminés.

De la formation sera nécessaire pour faire la transition au SVECF, mais il n’ya aucunes répercussion anticipée sur les ressourcés humaines.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

Le SVECF est actuellement rendu aux étapes d’élaboration. Le SVCEF subira la première séance d’essais au cours de la semaine du 20 octobre 2008 qui sera effectuée par les utilisateurs des bureaux locaux.

Un projet pilote pour la version un du SVECF est prévu pour l’hiver 2009. Ce produit sera utilisé pour diriger les examens des comptes de fiducie et de la TPS/TVH. Nous déterminerons les endroits du projet pilote en conjonction avec les conseillers de programme régionaux.

La transition au SVECF nécessitera de la formation, mais nous ne prévoyons pas de répercussions sur les ressources humaines.

32. Transmission Électronique des documents juridiques

question

La direction fournira une mise à jour sur l’initiative de Transmission électronique des documents juridiques, y compris toutes répercussions sur les ressources humaines.

contexte

Lors de la réunion du 7 mai 2008, la direction mentionne que le projet pilote de six mois a été complété. Les intervenants du classement des documents électroniques de recouvrement comprenaient la Cour fédérale du Canada, l'Unité de traitement de documents juridiques (UTDJ) à l’administration centrale et les deux BSF pilote. Le pilote a essentiellement répondu aux objectifs techniques pour le dévelopment d’un processus électronique en se basant sur un qui est de prédominance manuelle. Quelques problèmes opérationnels restent à résoudre, et lorsque les solutions seront déterminées et efficacement prouvées, la mise en oeuvre à d'autres BSF sera conduite sur une base progressive.

rÉponse Écrite de la direction

Nous avons terminé l’examen du « projet pilote » en juin 2008 et avons recommandé d’étendre le dépôt des actes par voie électronique dans la région de l’Ontario, car on y compte de nombreux registres. Cette approche maintient la continuité et nous permet d’utiliser les services du bureau d’Ottawa de la Cour fédérale, tout en travaillant à la possibilité d’entreprendre des projets pilotes avec d’autres bureaux de la Cour fédérale.

L’expansion à d’autres bureaux des régions de l’Ontario et du Pacifique rapporte d’autres économies en termes de charge de travail, puisque ces deux régions représentent 84 % de tous les documents déposés annuellement.

Tous les bureaux des régions de l’Ontario et du Pacifique ont accepté de participer. Nous avons prévu une formation, en collaboration avec la gestion de l’UTDJ, à l’intention du personnel de l’UTDJ afin de permettre aux bureaux de se joindre graduellement au projet selon une approche progressive étalée sur plusieurs mois et avançant à 2009-2010.

L’impact sur les ressources serait évalué vers la fin d’exercice 2009-2010.

33. Cotisation pour MÉmoire AUTOMATISÉE

question

La direction fournira une mise à jour sur l’initiative de la cotisation pour mémoire automatisée, y compris toutes répercussions sur les ressources humaines.

Contexte

Lors de la réunion du 7 mai 2008, la direction mentionne que l’automatisation des cotisations mémoire a été mise en place en avril 2008 avec l’objectif de promouvoir l’uniformité à l’échelle nationale et d’améliorer le contrôle et le suivi des cotisations mémoire. Cette mise en œuvre s’est effectuée tel que planifiée sans problème. Aucune répercussion sur l’effectif n’a eu lieu et aucune répercussion future n’est prévue.

RÉPONSE ÉCRITE DE LA DIRECTION

En avril 2008, la cotisation pour mémoire automatisée a été ajoutée au Système automatisé pour les recouvrements et les retenues à la source (SARRS). Les séances Formation des formateurs ont été données dans les régions et une trousse de formation AC 8869-000 a été élaborée et affichée au site Web du soutien national à la formation.

Après la mise en œuvre, on a envoyé un sondage aux BSF à la suite de préoccupations soulevées par les bureaux locaux. En général, leurs commentaires étaient favorables et on prévoit répondre à certaines corrections ou suggestions d’amélioration lors du lancement des mises à jour du SARRS au printemps 2009. Aucune incidence sur les effectifs n’a eu lieu et aucune n’est prévue. On recommande de fermer cet élément.