Comité sur les changements technologiques

Procès-verbal de la réunion du Sous-comité des changements technologiques

le 7 mai 2008

ENTRE L’AGENCE DU REVENU DU CANADA ET LE SYNDICAT DES EMPLOYÉ(E)S DE L’IMPÔT

MOT D’OUVERTURE

Mme Barbara Slater, sous‑commissaire, Direction générale des services de cotisations et de prestations et coprésidente de la direction, souhaite à tous la bienvenue et annonce qu’elle prendra sa retraite à la fin de mai. La direction remercie tous les participants pour leur contribution importante au succès du sous‑comité des changements technologiques au cours des dernières années. Le dialogue et la consultation continus avec le syndicat concernant différents enjeux ont permis aux deux parties d’être sensibilisées aux défis et aux possibilités à l’Agence.

Mme Pamela Abbott, vice‑présidente régionale, région du Pacifique, et coprésidente du syndicat, remercie la direction et déclare que le syndicat apprécie le bon travail accompli pendant et entre les réunions.

PRODUCTION OBLIGATOIRE DES DÉCLARATIONS DE RENSEIGNEMENTS PAR VOIE ÉLECTRONIQUE

La direction avise le syndicat que la législation existante exige que les déclarants qui produisent plus de 500 feuillets de renseignements doivent le faire sous forme électronique. Toutefois, la législation proposée abaisserait le seuil de production obligatoire de déclarations de renseignements par voie électronique de 500 à 50 feuillets de renseignements. Il est estimé que 31 employés nommés pour une période déterminée du Centre de technologie d'Ottawa (CTO) des niveaux SP‑01, SP‑02 et SP‑03 (anciennement CR‑02, CR‑03, CR‑04 et DA‑CON‑03) seraient touchés par cette initiative.

De plus, la direction annonce que la législation proposée exigerait que les sociétés qui ont un revenu brut supérieur à un million de dollars produisent leur déclaration sous forme électronique, ce qui résulterait en la suppression de 18 postes à durée déterminée et 14 postes à durée indéterminée parmi tous les Centres fiscaux (CF). Le groupe et le niveau de titularisation de ces postes n’a pas encore été déterminé.

Une période de transition d’une durée de deux ans est prévue et on s’attend à ce que la production obligatoire des déclarations de renseignements par voie électronique débuterait en 2010. La direction prévoit que la réduction du nombre des employés occupant des postes à durée indéterminée sera gérée au moyen de l’attrition et d’une réorganisation; toutefois, ces changements dépendent de l’adoption de la loi par le Parlement.

RENOUVELLEMENT PAYDAC – TRANSFERT DE RESPONSABILITÉ FONCTIONNELLE DE LA COMPATABILITÉ DES RETENUES À LA SOURCE À LA DIRECTION GÉNÉRALE DES SERVICES DE COTISATION ET DE PRESTATIONS

La direction déclare qu’elle commencera à travailler à trois volets précis du  projet de renouvellement de PAYDAC. Le premier volet fera disparaître le dédoublement des renseignements d’identification de l’employeur actuellement présents dans PAYDAC et dans le numéro d’entreprise en supprimant ces renseignements du système PAYDAC. Le deuxième volet comprend le transfert des stratégies d’observation vers le Système de gestion et de suivi pour les recouvrements et l'observation (SGSRO). Le troisième volet est le transfert de la responsabilité fonctionnelle de la comptabilité des retenues à la source de la Direction générale des services aux contribuables et de la gestion des créances (DGSCGC) à la Direction générale des services de cotisation et de prestations (DGSCP). Cela permettrait une meilleure harmonisation des responsabilités fonctionnelles puisque la plupart des activités comptables se trouvaient dans la Division du traitement des déclarations des entreprises de chaque Centre fiscal.

La direction signale qu’un groupe de travail interdirectionnel déterminera les activités précises qui sont liées à la comptabilité des retenues à la source. Le financement approprié sera ensuite transféré à la DGSCP afin de permettre l’exécution de programme en avril 2009. La direction communiquera au syndicat les résultats de l’étude quand celle‑ci sera terminée.

En réponse à la question du syndicat, la direction déclare que, bien qu’elle ne prévoie pas d’incidence sur les ressources humaines, il est trop tôt dans le processus pour déterminer quel plan d’action serait mis en œuvre.

INVENTAIRES NATIONAUX D’OBSERVATION POUR LES COMPTES EN FIDUCIE

La direction a informé le syndicat de son intention de mettre en œuvre une répartition du travail non‑géographique pour les charges de travail liées à l’observation des comptes de fiducie. Dans l’environnement de travail actuel, la charge de travail du programme de la taxe sur les produits et services (TPS) et du programme PAYDAC était divisée entre les Centres d’arrivage nationaux (CAN), qui ont une répartition de travail non géographique, et les programme de l’observation des comptes de fiducie situés dans les Bureaux des services fiscaux (BSF) qui assignent le travail selon la distribution géographique. Par conséquent, cette initiative étendra la répartition non géographique au-delà de nos CAN afin d’inclure les charges de travail des BSF.

Les dossiers seraient assignés à tout agent du programme disponible à partir de l’inventaire principal sans tenir compte des emplacements respectifs du contribuable, de l’employeur ou de l’agent. Cela exigera que des changements soient apportés au Système automatisé pour les recouvrements et les retenues à la source (SARRS). La taille des inventaires des agents sera normalisée afin de maximiser le nombre de dossiers gérés par les agents de l’observation à n’importe lequel moment, et garantirait le rendement des investissements le plus élevé possible en s’assurant que les dossiers présentant la valeur la plus élevée soient traités.

La direction ne prévoit pas d’incidence sur les ressources humaines; toutefois, de la formation pourrait être nécessaire. Cette initiative devrait être mise en œuvre en avril 2009.

TRANSFERT ÉLECTRONIQUE D’INFORMATION

La direction déclare que l’initiative de transfert électronique d’information permettra aux contribuables de petites et moyennes entreprises d’envoyer des données comptables électroniques aux vérificateurs de l’ARC à l’aide de Mon dossier d'entreprise en utilisant une epass sécuritaire. Une fois entré dans le système Mon dossier d’entreprise, il y aura un lien vers le système du transfert électronique d’information comptable (TEIC) qui permettra au contribuable de transférer les données au vérificateur en toute sécurité. Le vérificateur recevra ensuite un courriel signalant que les données sont prêtes à être extraites d’un réseau local (RL) auquel il peut accéder par un lien inclus dans le courriel. Si les fichiers ne sont pas extraits à l’intérieur d’un mois, le coordonnateur du Système d'information de gestion de la vérification (SIGV) avisera le vérificateur que les données attendent d’être téléchargées. Les données seront supprimées si elles ne sont pas téléchargées dans les 60 jours.

La direction annonce que ce projet offrira aux vérificateurs et aux contribuables un moyen d’échange de données électronique sans utiliser des supports d'information amovibles, tel que des disques compacts (CD), des disques numériques polyvalents (DVD), des clés USB et des cartes mémoire. De plus, le système permettra au vérificateur de recevoir les données sans devoir se déplacer chez le contribuable. Ce système devrait être disponible en octobre 2008.

La direction ne prévoit pas d’incidence sur les ressources humaines; cependant, des feuilles d’instruction seront disponibles afin d’aider les vérificateurs dans ce processus. Toute formation additionnelle porterait surtout sur l’encadrement du contribuable sur la manière d’utiliser le système.

Le syndicat cherche à savoir si les employeurs peuvent envoyer des documents relatifs à la paie au moyen de Mon dossier d’entreprise. La direction déclare que le transfert n’est pas à l’intention des employeurs mais plutôt à celui des contribuables faisant l’objet d’une vérification.

CODE À BARRES 2D POUR LES RENSEIGNEMENTS DE LA DÉCLARATION T3010B

La direction annonce que les organismes de bienfaisance produisent 83 000 déclarations (actuellement le formulaire T3010A) chaque année auprès de l’ARC, lesquelles comprennent les renseignements requis aux fins d’observation et d’information publique. Ces renseignements ont été saisis dans le Système des cotisations et des enregistrements des organismes de bienfaisance (CEOB) au Centre de technologie d’Ottawa. En janvier 2009, la Direction des organismes de bienfaisance introduira un formulaire T3010B révisé, et subséquemment un système de code à barres 2D en juin 2009, pour les organismes de bienfaisances qui utilisent des progiciels élaborés à l’externe. Cela permettra la transmission directe des données tirées des déclarations dans le CEOB.

L’initiative des codes à barres 2D présente de nombreux avantages pour les organismes de bienfaisance, comme un temps de traitement réduit; un affichage de l’information publique sur le site Web des organismes de bienfaisance et dons plus rapides; une amélioration de la qualité des données; et la réduction des coûts de saisie. En conséquence, la direction estime que l’initiative des code à barres 2D grandira en importance au cours des prochaines années.

La direction avise le syndicat que, en raison des variations qu’a connues la charge de travail au cours de la dernière année, les seuls employés qui pourraient être touchés par cette initiative seront ceux occupant des postes à durée déterminée au CTO. La portée de ces incidences deviendra plus évidente au cours des 6 à 18 prochains mois, cependant, les employés de la Direction des organismes de bienfaisance ne seront pas touchés.

LE POINT PAR ÉCRIT

À titre d’information, le Comité accepte de supprimer de l’ordre du jour de la prochaine réunion le point suivant : code à barres 2D du T1, le plan de paiement pré autorisé sur Internet et du Système intégré des organismes de bienfaisance (SIOB).

Gestion des privilèges des tiers

À la suite de la demande du syndicat, la direction accepte de fournir des statistiques sur l’utilisation du système Représenter un client.

Gérer le dépôt direct

La direction explique que la réduction des équivalent temps plein (ETP) a diminué d’une estimation de trois ETP à 1,33, qui sera répartie entre les sept CF.

Demande de prestations en direct

En réponse à une question du syndicat, la direction déclare qu’elle ne sait pas quel serait le pourcentage de suivi de l’examen de l’application, mais assure au SEI qu’il sera statistiquement significatif. La direction ne prévoit pas d’incidence sur les RH en ce moment en raison de taux de participation moins élevés que prévus.

Modernisation des paiements

La direction annonce que, dans le but de réduire les risques au minimum, un second site de traitement des paiements a été établi au CF de Shawinigan.  De l’équipement a été acheté et permettra à Shawinigan de traiter la charge de travail des institutions financières. Il y avait une réduction de cinq ETP au CTO en date du 1er avril 2008. Tout autre transfert de travail du CTO à Shawinigan devra être fait graduellement afin de minimiser toute incidence négative sur les RH.

Prestation fiscale pour le revenu gagné

Le syndicat demande à connaître la répartition des employés à durée déterminée et à durée indéterminée travaillant à cette initiative. La direction répond que la plus grande partie du personnel est composée d’employés à durée déterminée puisque le taux de participation est plus faible que prévu et parce qu’elle cherche toujours à déterminer les exigences finales de traitement de cette charge de travail. Une fois que les exigences seront connues ces employés deviendront éventuellement des employés à durée indéterminée. De plus, la direction cherchera également à faire de la publicité afin d’augmenter le taux de participation.

Consolidation des circuits de travail des prestations

En réponse à une question du syndicat, la direction informe le SEI qu’une stratégie de lancement reste encore à être préparée et approuvée. Les propositions devront être analysées afin de déterminer la meilleure approche de mise en œuvre de cette initiative, ce qui comprendrait un projet pilote dans un des CF. Le syndicat sera informé de la décision concernant l’emplacement du projet pilote une fois que celui‑ci aura été déterminé.

Interaction d’exécution des ententes et ordonnances familiales au moyen du système électronique de compensation interjuridiction

Le syndicat demande à la direction comment celle-ci prévoit gérer les incidences sur les RH. La direction répond que le CTO gèrerait ces incidences à l’interne. Elle a assuré au syndicat que les deux employés à durée indéterminée ne perdraient pas leur emploi ni ne seraient placés en situation de réaménagement des effectifs (RDE). Le syndicat fait part de ses préoccupations concernant l’utilisation des dispositions du RDE et déclare qu’il fera un suivi de cette question au niveau local.

Programme national d’apprentissage de la qualité et de l’exactitude

Le syndicat demande qu’on lui transmette une copie du rapport trimestriel du Programme national d'apprentissage de la qualité et de l'exactitude (PNAQE) mis à jour. La direction approuve.

Système de vérification et d’examen de fiducie

En réponse à la question du syndicat, la direction a confirmé que l’échéancier du projet était en bonne voie et que le syndicat sera avisé de l’emplacement du projet pilote une fois que celui‑ci aura été choisi.

Transmission électronique des documents juridiques

La direction déclare que le projet pilote a été une grande réussite en réduisant le temps de traitement des documents juridiques de plusieurs semaines à plusieurs heures. Elle ajoute que les « problèmes opérationnels » mentionnés dans les Points par écrit concernent la qualité des données entrées dans Access ainsi que l’approbation des provinces. La direction annonce que le projet prendra de l’expansion une fois que ces problèmes seront résolus.

Modalités de paiement pré‑autorisés sur Internet

Le syndicat demande à connaître la participation à ce programme. La direction annonce que le service a été utilisé 5 471 fois (4 827 pour les Arriérés et 644 pour les Acomptes provisionnels). La direction note que cette initiative a reçu peu de publicité jusqu’ici, mais annonce qu’elle ferait l’objet d’une promotion plus active à l’avenir.

Système électronique de renouvellement du personnel

Le syndicat demande des éclaircissements en ce qui concerne la déclaration selon laquelle l’initiative du système électronique de renouvellement du personnel était un projet pilote mais était également lancé à l’échelle nationale. La direction déclare que, bien que l’initiative sera lancée à l’échelle nationale, un projet pilote sera avant la mise en œuvre afin de s’assurer que le système est efficace et fonctionne comme prévu. Le projet pilote aura lieu à la Direction générale de l’informatique et sera utilisé pour des processus externes et internes.

Le syndicat demande des éclaircissements en ce qui concerne le lien entre la Macro Gestion des offres (MGO) et le système électronique de renouvellement du personnel. La direction explique qu’il s’agit de projets distincts : l’un est conçu pour aider les gestionnaires à rédiger des lettres d’offre (y compris les offres de renouvellement d’employés à durée déterminée (DD)), l’autre pour gérer les avis d’offre d’emploi, les candidatures, la pré-sélection et le suivi des offres.

Gestions intégrée des dépenses

Le syndicat demande des éclaircissements concernant les acheteurs professionnels. La direction accepte de s’informer et de communiquer avec le syndicat sur le sujet.

Système intégré des organismes de bienfaisance

Le syndicat demande pourquoi l’ARC n’utilise pas les dispositions du RDE dans cette situation. La direction indique que le Système de suivi des organismes de bienfaisance (SSOB) était un système de gestion de cas qui ne touche pas d’emplois.

MOT DE LA FIN

La direction remercie toutes les personnes présentes pour leur participation à cette réunion. La coprésidente de la direction a déclaré que le Comité fonctionnait bien, comme le prouve le fait qu’il y a moins de points à l’ordre du jour proposé verbalement et que des points sont supprimés du Point par écrit.

Le syndicat remercie la direction pour son temps. Il est heureux de noter que la direction a utilisé la nouvelle norme de classification pour les points à l’ordre du jour proposé verbalement et demande si les Points par écrit pourraient être modifiés de la même manière. La direction approuve. En dernier lieu, le syndicat remercie Barbara Slater pour son engagement à travailler en collaboration avec le syndicat sur des questions d’intérêt. Le SEI a offert un cadeau au sous‑commissaire et lui souhaite une bonne retraite.

Original signée par

Originale signée par

George Arsenijevic
Sous‑commissaire
Direction générale des services de cotisation et de prestations
Agence du revenu du Canada

Betty Bannon
Présidente nationale
Syndicat des employé(e)s de l'impôt

Le 29 juillet 2008

Le 29 juillet 2008

Date :

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