Comité sur les changements technologiques

Procès-verbal de la réunion du Sous-comité des changements technologiques

le 9 novembre 2011

ENTRE L’AGENCE DU REVENU DU CANADA ET LE SYNDICAT DES EMPLOYÉ(E)S DE L’IMPÔT

MOT D’OUVERTURE

Mme Arlene White, sous-commissaire, Direction générale des services de cotisation et de prestations et coprésidente de la direction, souhaite la bienvenue à tous les participants à la réunion.

La sous-commissaire est persuadée que le Sous-comité des changements technologiques continuera à miser sur le bon travail effectué au cours des dernières années. Elle souligne également le besoin continu du respect mutuel et de la collaboration pour lesquels les participants sont connus.

M. Doug Gatez, vice‑président régional, Syndicat des employé(e)s de l’impôt, région de l’Atlantique et coprésident du syndicat, souhaite également la bienvenue à tous les participants à la réunion. Il est heureux de s’être joint au Comité et s’attend à une réunion productive.

SYSTÈME DE CARTES-CLÉS – CENTRE FISCAL DE SUDBURY

La direction mentionne qu’elle installera un nouveau système d’accès de cartes d’identité au Centre fiscal (CF) de Sudbury. Plus précisément, elle ajoutera des portes tournantes avec des lecteurs de cartes aux points d’accès principaux. Bien que les changements aient été proposés dans le cadre d’une mesure d’efficience, la direction croit que la nouvelle technologie contrôlerait l’accès, fournirait une meilleure sécurité aux employés et diminuerait la présence physique d’agents de sécurité par sous-traitance à l’ARC.

Les calendriers de l’initiative n’ont pas encore été mis au point; toutefois, la cible de la mise en œuvre était de 18 mois. La direction continue d’explorer les options de passation de marchés, d’élaborer des spécifications et d’examiner les modèles actuels. Des discussions avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada seraient également requises, puisque l’immeuble appartient à l’État.

Le CF de Sudbury a engagé deux préposés à la sécurité de niveau SP‑03, deux agents de sécurité de niveau SP­05 et un gestionnaire de la sécurité de niveau MG‑04. Après avoir examiné les descriptions de travail, la direction pense que ces postes ont des responsabilités associées aux systèmes de contrôle d’accès et qu’ils nécessiteront une formation sur le nouvel équipement. Elle ne s’attend à aucune incidence sur les ressources humaines.

Le syndicat demande si le système d’accès est le premier de ce genre à l’ARC. Il demande également à la direction de communiquer les descriptions de travail des employés qui utiliseront la nouvelle technologie puisque le SEI souhaite s’assurer que la formulation démontre clairement les tâches requises.

La direction répond que le CF d’Ottawa a un tourniquet semblable à l’entrée. Étant donné que les deux bureaux sont dans la même région, le personnel a été en mesure d’évaluer les difficultés vécues au CF d’Ottawa et régler ces questions au bureau de Sudbury.

La direction accepte de fournir au SEI une copie des descriptions de travail.

ADOBE AU DCE POUR LES AVIS MANUELS

La direction explique que l’équipe de la production des avis est constituée de 21 ETP (SP­02) dans l’ensemble du pays avec des représentants dans chaque centre fiscal ainsi qu’au Bureau international des services fiscaux et au Centre de technologie d’Ottawa. Ces employés ont préparé des avis manuels de cotisation et de nouvelle cotisation dans les cas où la génération des avis était impossible. La sortie a atteint environ 250 000 avis par année dans l’ensemble des différents secteurs d’activité.

Les employés travaillaient avec une version du logiciel Adobe Acrobat Approval 5.0 qui n’était plus soutenue; par conséquent, un changement était requis. En travaillant étroitement avec la Direction générale de l’informatique (DGI), il a été déterminé que l’option la plus logique était d’utiliser un système qui existe. On a décidé de migrer vers la série de produits de la Correspondance d’entreprise à compter d’octobre 2012. Dans le but d’aider à la transition, des outils et une formation seront mis à la disposition des employés qui exécutent ces tâches. De plus, des employés d’autres secteurs d’activité, p. ex., la TPS et le Compte d’épargne libre d’impôt (CELI), utilisent déjà ce système et seront en mesure d’apporter leur aide. Étant donné que la nature du travail ne change pas, aucune incidence sur les ressources humaines n’a été prévue.

Le syndicat demande à la direction de confirmer que les changements ont été des changements au logiciel uniquement et qu’ils ne constituent pas un remplacement du travail. Le SEI demande également si la technologie est adaptée.

La direction confirme que le changement est seulement lié au logiciel. Elle confirme également que la technologie est adaptée.

MON DOSSIER POUR LES PARTICULIERS – PRESTATIONS

Le 30 mai 2011, les trois modifications suivantes ont été mises en œuvre pour l’application supplémentaire Mon dossier pour les particuliers – prestations : un changement lié à la convivialité qui facilite l’utilisation pour les utilisateurs externes, l’introduction de nouveaux programmes provinciaux (le crédit d’impôt de l’Ontario pour les coûts d’énergie et l’impôt foncier et le crédit pour les coûts d’énergie dans le Nord de l’Ontario) et l’accès sans restriction des représentants légaux aux renseignements sur leurs clients.

Trois autres changements sont prévus en février 2012, qui comprennent le retrait de la logique de validation de l’état civil et le réacheminement vers la nouvelle application « Changer mon état civil », ainsi que des changements en ce qui concerne les Lignes directrices sur la normalisation des sites Internet et les Règles pour l’accessibilité des contenus Web. La direction indique que les changements liés à la normalisation des sites Internet et au contenu Web découlent d’une affaire judiciaire obligeant tout le contenu à être accessible aux personnes handicapées. L’Agence a jusqu’en juillet 2013 pour se conformer à la décision judiciaire ou du moins démontrer qu’une amélioration importante a été apportée. La direction offre de fournir une mise à jour à la prochaine réunion sur les changements technologiques en ce qui a trait à l’avancement à l’égard de l’accès des personnes handicapées aux dossiers.

La direction s’attend d’être en mesure de continuer à fournir des mises à jour au SEI sur les améliorations du service à la clientèle et des applications Mon dossier, Représenter un client et Mon dossier d’entreprise au cours des prochains mois. Cela dit, aucune incidence sur les ressources humaines n’est prévue.

Le SEI préfère voir ses membres effectuer le travail; la direction explique qu’avec l’évolution de Mon dossier, le travail deviendra beaucoup plus intéressant pour les employés.

SYSTÈME D’EXAMEN ET DE VÉRIFICATION DE FIDUCIE

Avant décembre 2009, les employés employaient le Système de vérification des comptes de fiducie (SVCF) pour effectuer leur travail de vérification des comptes de fiducie. Depuis décembre 2009, le système n’est plus soutenu et la DGI a reçu la tâche de changer la plate-forme du système.

Entre temps, un système fondé sur Excel, le Système d’examen et de vérification de fiducie (SEVF), a été créé. Malgré la nature temporaire du SEVF, la direction lui a apporté des changements et des mise à jour tels que la connexion de tous les utilisateurs à une base de données commune. Elle reconnaît que de tels changements ont ajoute des saisies supplémentaires pour les utilisateurs. Toutefois, ces modifications ont créé la capacité de vérifier les résultats de la sélection de la charge de travail et des rapports opérationnels.

La reconfiguration de la plate-forme du SVCF continue et le système sera prêt à aller en production en 2012-2013. Préalablement à la dissémination générale, la direction a opté des mener un autre essai sur le SVCF afin de vérifier l’intégrité et de régler tout défaut du système.  Des essais supplémentaires seront effectués par le biais de projets pilotes dans chacunes des régions mais le début de cette phase n’est pas prévu avant plusieurs mois. La direction mentionne que les examinateurs de fiducie à l’Administration centrale et dans les régions participeront au processus de mise à l’essai. La direction reconnaît qu’une formation poussée sera nécessaire dans le but de s’assurer que les employés s’adaptent facilement au système. Étant donné qu’un des représentants du SEI siégeant au Comité est également un examinateur de fiducie, elle demande si le syndicat souhaite participer à l’essai ainsi qu’aux séances de formation des formateurs.

Le SEI accepte que son membre du Comité participe à l’essai et aux séances de formation des formateurs. Le syndicat poursuit et demande depuis combien de temps l’Agence travaille sur le SVCF et si plus de renseignements seraient fournis au sujet du projet pilote.

La direction indique que le travail sur le SVCF est en cours depuis décembre 2009 et qu’elle s’attend que le nouveau système soit mis en œuvre au cours du prochain exercice. Elle accepte également de fournir d’autres détails sur le projet pilote une fois qu’elle en aura.

MISES À JOUR ÉCRITES

Le Comité accepte de supprimer les points suivants de l’ordre du jour à venir : Gestion des privilèges des tiers; Mon paiement – Interac en ligne; et Restructuration des T3.

Durabilité des SAE

Le syndicat demande qu’une correction soit apportée à la mise à jour écrite afin d’indiquer que le 10 juin 2011, seule une mise à jour de la version 4 a été fournie. La direction accepte.

Le syndicat souligne le fait que la mise à jour écrite ne comprend pas la traduction française et le sigle correspondant pour modèle de référence Sharable Content. La direction fournirait la traduction au syndicat.

Le syndicat demande de connaître le délai du rapport de clôture. La direction mentionne que la date n’est pas encore connue, mais qu’elle informera le syndicat une fois que la date aura été déterminée.

Le syndicat demande si la liste de la fonctionnalité de la version 5 était sous forme « tout compris ». Il avait entendu qu’une nouvelle fonctionnalité serait ajoutée par rapport à la Modification des heures. La direction communiquera de nouveau avec le syndicat à cet égard.

Transfert électronique d’information comptable

Le syndicat demande pourquoi il n’a pas reçu une copie du rapport. La direction verra à communiquer le rapport au SEI avant toute autre consultation.

Le syndicat demande à obtenir l'expression au long pour le sigle « MRRE ». La direction confirme que cela signifie « Modélisation de recherche pour les renseignements d’entreprise ».

Restructuration des systèmes d’observation

La direction indique qu’une réunion sera prévue avec la Direction générale des programmes d’observation afin de fournir une explication plus complète par rapport aux changements qui surviennent, puisque ce point pourrait avoir une incidence sur les vérificateurs SP à l’avenir.

Concept d’inventaire national de la précotisation de la TPS/TVH

Le syndicat demande si la traduction française est exacte. La direction explique que le terme « précotisation » se rapporte à la précotisation d’une déclaration et que les points liés à la TPS sont parfois difficiles à traduire.

La direction étudiera la possibilité d’obtenir un guide de référence afin d’aider à distinguer la terminologie se rapportant à la TPS.

Élimination de la production par voie électronique

La direction explique que l’élimination de la production par voie électronique était examinée chaque année afin d’apporter des améliorations au processus. Traiter moins de déclarations papier aurait une incidence de 3,62 ETP à l’échelle nationale, selon les taux de participation.

Le syndicat souligne le fait que, dans le passé, la direction ne faisait pas la distinction entre les employés nommés pour une période déterminée et les employés nommés pour une période indéterminée; il demande à la direction de ne pas changer sa façon de faire. La direction accepte.

Production par voie électronique obligatoire

Le syndicat exprime ses préoccupations à l’égard de la formulation qui renvoie à la gestion des incidences sur les ressources humaines au moyen de la formation des employés en vue d'effectuer d’autres tâches. Le SEI pense que chaque fois qu’un recyclage du personnel est nécessaire, les incidences sur les RH sont plus importantes que ce qui est énoncé dans la mise à jour écrite. Le syndicat suggère que les deux parties se rencontrent pour discuter de la question plus en détail. La direction souligne le fait que les taux de participation à la production électronique touchent tout le monde et elle accepte de rencontrer le syndicat.

Mon dossier d’entreprise

La direction indique que les changements concernant Mon dossier d’entreprise amélioreront le service offert aux Canadiens, surtout depuis que les taux de participation augmentent annuellement. Le prochain but, prévu provisoirement en mars 2012, est d’ajouter une fonctionnalité au processus qui permettra aux clients de soumettre leurs demandes de renseignements par l’intermédiaire du portail Mon dossier d’entreprise. Un site pilote n’a pas encore été sélectionné en vue de cette initiative.

Le syndicat demande si l’on prévoit que les taux de participation s’améliorent et si l’ARC a considéré les incidences potentielles sur les RH à la suite de cette initiative.

La direction est optimiste que les taux de participation s’amélioreront; toutefois, le changement créera un déplacement du travail axé sur le traitement, au travail axé sur les connaissances. Bien que la formation des employés serait grandement considérée dans la transition, les employés en profiteront davantage dans le long terme. Une mise à jour sera fournie à la prochaine réunion.

Gestion des privilèges des tiers

La direction confirme que la nouvelle fonctionnalité a été mise en œuvre en octobre 2011.

Demande de prestations automatisée

Le syndicat souligne le fait que le contexte donné dans la mise à jour écrite n’expliquent pas clairement la technologie et demande que les renseignements soient fournis à l’intérieur les mises à jour écrites. Cela éviterait de devoir chercher parmi potentiellement des années de procès‑verbaux de réunions afin de trouver les renseignements pertinents.

La direction explique la manière dont les prestations automatisées fonctionnent ainsi que les avantages pour les clients (c.­à­d. réception plus rapide des chèques de prestations). Il y a actuellement six provinces qui ont été accueillies et intégrées; la direction souligne le fait que chaque fois que chacune des provinces s’est jointe, les chances qu’il y ait des incidences étaient plus grandes.

Le SEI questionne la dernière phrase de la mise à jour écrite qui énonce que la technologie n’a pas encore été mise en œuvre. La direction précise que l’énoncé se rapporte à une amélioration au système qui met à jour automatiquement les changements d’adresse de mi-exercice.

Le SEI demande également d’autres renseignements sur l’amélioration pour les changements d’adresse. La direction inclura les renseignements dans la prochaine mise à jour.

Système d’identification des représentants des contribuables (SIRC)

Le syndicat demande des renseignements au sujet des incidences du SIRC sur les RH. La direction communiquera de nouveau avec le syndicat à cet égard.

Services en ligne sécurisés

Le syndicat demande s’il y a des dates ou des emplacements prévus en vue des projets pilotes.

La direction prévoit de mener les projets pilotes au cours de la nouvelle année, sur les documents électroniques plus particulièrement, suivis des paiements électroniques à une date ultérieure. La direction offre de fournir une mise à jour plus détaillée sur ce sujet puisqu’il est important pour le SEI de connaître l’historique, étant donné les incidences potentielles à venir. Plus de renseignements détaillés seraient disponibles en juin 2012.

Restructruation T3

La direction mentionne que les T3 ont été reportés en raison du contexte fiscal actuel et le nombre peu élevé de déclarations. Pour le moment, ce point sera retiré de l’ordre du jour. S’il y a des avancées futures, le SEI en serait informé.

Restructuration des T1

La Restructuration des T1 a été un projet important (251 M$ sur 10 ans) visant à maintenir l’infrastructure des systèmes de traitement. Par conséquent, la direction a tenu une consultation poussée dans les sept CF, les directions générales suivront.

Les syndicats locaux ont été invités à participer. La direction a invité le SEI à faire des suggestions sur la Restructuration des T1.

Le syndicat demande qu’une présentation au sujet de la Restructuration des T1 soit présentée au Comité des changements technologiques. De plus, le SEI mentionne que si une séance de consultation a lieu à Ottawa, il souhaite y envoyer un représentant. La direction accepte.

Le syndicat demande également de recevoir toute rétroaction qui a été reçue jusqu’à présent. La direction étudiera la demande du syndicat.

Impression automatisée pour les demandes d’imprimés du contribuable – Bureau de l’agent des services aux contribuables

Le syndicat demande pourquoi la mise en œuvre ne s’est faite qu’à Summerside alors que les renseignements initiaux mentionnaient qu’elle aurait lieu à Summerside et à Winnipeg. La direction pense que c’est en raison du faible volume des deux emplacements, mais elle étudiera la question et communiquera de nouveau avec le syndicat à cet égard. D’autres mises à jour sur l’impression-courrier suivront à la prochaine réunion du Comité des changements technologiques.

Section du centre d’appels de la gestion des créances (SCAGC)

La direction indique que l’Agence a reçu des félicitations dans le cadre de l’Exercice d’analyse comparative international de la Section du centre d’appels de la gestion des créances. Elle poursuit et reconnaît le bon travail effectué par les employés de l’ARC et les membres du SEI.

Le syndicat demande si le contexte mixte avait été signalé en juin 2011, puisqu’il ne se souvient pas en avoir été informé. Les Relations de travail acceptent d’étudier la question du SEI.

QUESTIONS ADMINISTRATIVES

Le syndicat mentionne que trois points semblent avoir été retirés des mises à jour écrites. Les Relations de travail expliquent que deux des mises à jour écrites ont été mises à l’ordre du jour verbal; toutefois, les Relations de travail examineront la question du point restant et communiqueront de nouveau avec le syndicat.

Le syndicat suggère qu’une liste des participants soit comprise dans le procès‑verbal. Les Relations de travail étudieront la question du SEI.

Le syndicat demande si le procès-verbal des Changements technologiques peut être prêt en 30 jours plutôt qu’en 90 jours. La direction indique qu’elle essaierait de mettre au point le procès-verbal en temps utile, mais qu’il existe de nombreux niveaux dans le processus de révision, de traduction et d’approbation qui ont une incidence importante sur la durée nécessaire pour mettre au point le procès‑verbal.

Le syndicat demande s’il est possible de recevoir des versions abrégées des présentations afin de faciliter la prise de notes et d’aider les interprètes. La direction étudiera la demande du syndicat.

Le syndicat offre de tenir les réunions au bureau national, précisément en raison de leurs exigences d’avoir les services de traduction et d’enregistrement durant leurs réunions de comité syndical, ce qui éliminerait l’exigence d’un dédoublement de services. La direction apprécie l’offre, mais les réunions continueront de se faire au Centre de conférences.

La direction demande que le SEI lui communique ses recommandations s’il a quelques points, ou même aucun point, à ajouter à l’ordre du jour des réunions à venir. La direction mentionne qu’elle souhaite que les réunions soient un échange d’opinions et un partage d’idées plutôt que des mises à jour de renseignements. Le syndicat est d’accord avec la direction et indique qu’il préfère les échanges verbaux en personne plutôt que des mises à jour écrites. De plus, le SEI serait reconnaissant de recevoir des démonstrations des points concernant les changements technologiques, dans la mesure du possible.

MANDAT

Le syndicat reconnaît le fait que le Comité est un sous-comité du Comité national de consultation syndicale-patronale (CNCSP). Cela dit, il demande une discussion ouverte au sujet de la faisabilité de créer un mandat distinct propre au Sous‑comité des changements technologiques. Le SEI pense qu’un mandat autonome définirait mieux l’objectif et les paramètres du Comité et préciserait des enjeux, tels que le pouvoir de voyager pour des réunions.

Les Relations de travail expliquent que cela n’appartient pas au Sous‑comité des changements technologiques de modifier le mandat actuel du CNCSP; il revient à la commissaire et au président national du SEI d’en décider. Cela dit, les Relations de travail seront en mesure de fournir au syndicat un courriel confirmant les détails de la réunion afin d’appuyer leurs demandes de déplacement.

MOT DE LA FIN

Le syndicat remercie tous les participants à la réunion et apprécie le libre échange de renseignements.

La direction apprécie le point de vue du syndicat sur les enjeux et remercie tous les participants de leur contribution pendant la réunion.

Originale signée par

 

Originale signée par

Arlene White
Sous-commissaire
Direction générale des services de
     cotisation et de prestations
Agence du revenu du Canada

Bob Campbell
Président national
Syndicat des employé-e-s de l’Impôt

 

Date : Le 2 mars 2012

Date : Le 26 février 2012