Comité sur les changements technologiques

Procès-verbal de la réunion du Sous-comité des changements technologiques

le 25 avril 2013

ENTRE L’AGENCE DU REVENU DU CANADA ET
LE SYNDICAT DES EMPLOYÉ(E)S DE L’IMPÔT

PARTICIPANTS

Direction

Syndicat

Rick Leigh Doug Gaetz
Josée Dussault  Denis Lalancette
Nathalie Dumais  Gary Esslinger
Cynthia Leblanc  Brian Olford
Ted Gallivan Pierre Mulvihill
Karen Bradley
Kevin Pratt
Dawn Lawson
Leanne Given
Jean Stewart
 

MOT D’OUVERTURE

Rick Leigh, sous‑commissaire adjoint, Direction générale des services de cotisation et de prestations, et coprésident de la direction, souhaite la bienvenue à tous les participants à la réunion. Il s’attend à des discussions constructives des points à l’ordre du jour.

Doug Gaetz, vice‑président régional, région de l’Atlantique, et coprésident du syndicat, souhaite également la bienvenue aux participants. Afin de donner suite à la dernière réunion, il est heureux de reconnaître le sous‑commissaire adjoint en tant que coprésident officiel de la direction du sous‑comité des changements technologiques à partir de maintenant.   

Le coprésident du syndicat demande d’ajouter la discussion du procès‑verbal de la dernière réunion comme point permanent à l’ordre du jour. En outre, le syndicat demande qu’on lui fournisse à l’avance des détails supplémentaires sur chaque point à l’ordre du jour qui serait discuté au cours de la réunion et qu’on lui fournisse les renseignements plus tôt qu’on le fait actuellement.

Les responsables des Relations de travail tiendront compte des demandes du syndicat et lui fourniront une réponse.

PRODUCTION DE DÉCLARATIONS T1

La direction indique qu’il y a eu de nombreux changements qui auront des répercussions sur la période de production actuelle. À titre d’exemple, l’envoi de trousses T1 personnalisées a été éliminé et trois formulaires spécialisés ont cessé d’être produits puisque les renseignements étaient compris dans le guide général et les formulaires T1. D’autres changements comprennent l’élimination du code d’accès Web pour IMPÔTNET, la prolongation des périodes de production IMPÔTNET et TED jusqu’au 30 novembre pour la période de production de 2012, ainsi que la cessation du service IMPÔTEL. Un total de 10,4 millions de lettres ont été envoyées aux Canadiens afin de les informer des changements.

L’Agence a continué son travail visant à réduire les obstacles à la transmission électronique des déclarations. À titre d’exemple, l’exclusion des nouveaux déclarants d’IMPÔTNET a été éliminée et l’Agence a continué à travailler sur la réduction de l’exclusion des crédits pour impôt étranger des sociétés. Les changements permettront à l’Agence d’atteindre son objectif de transmission électronique des déclarations de 73 % pour l’année.

Le syndicat désire connaître les répercussions sur les RH des changements concernant les employés nommés pour une période déterminée et les employés nommés pour une période indéterminée, et savoir si l’objectif de l’Agence est d’atteindre une transmission électronique des déclarations de 100 %. Il demande également si IMPÔTNET peut être utilisé pour produire les déclarations de revenus des années précédentes.

La direction répond que, en ce qui concerne les répercussions sur les RH, le besoin d’employés nommés pour une période déterminée diminue et continuera à diminuer; il n’y a aucune répercussion sur les employés permanents jusqu’à présent. Avant la prochaine réunion, la direction fera son possible pour fournir au syndicat le nombre d’employés nommés pour une période déterminée qui sont touchés.

Il est peu probable que l’Agence atteindra une transmission électronique des déclarations de 100 %. L’objectif en matière de transmission électronique des déclarations pour les prochaines années a été fixé à 80 %. En ce qui concerne la production de déclarations d’années antérieures, en ce moment, les contribuables peuvent seulement utiliser IMPÔTNET pour l’année précédente. La direction s’attend à accroître la capacité chaque année.

Le syndicat demande de connaître la façon dont les contribuables peuvent obtenir des documents papier, maintenant que tous les comptoirs de l’ARC ferment.

La direction répond que les contribuables peuvent toujours obtenir une trousse d’impôt des bureaux de Postes Canada, télécharger les documents à partir du site Web de l’ARC ou appeler l’Agence afin de demander qu’une copie leur soit envoyée par courrier. Ces renseignements sont compris dans les lettres qui ont été envoyées aux contribuables.

RESTRUCTURATION DES SYSTÈMES D’OBSERVATION

La mise à jour sur la Restructuration des systèmes d’observation (RSO) fait suite à une discussion qui a eu lieu lors de la réunion du sous‑comité des changements technologiques en novembre 2011. Dans les derniers 12 à 18 mois, des progrès importants ont été réalisés en commençant par un examen indépendant qui recommandait que la direction accroisse la mobilisation des secteurs de programme et des régions, y compris les employés.

Le projet de RSO est une initiative de transformation importante permettant de regrouper et de moderniser l’ensemble des outils utilisés par les employés de la Direction générale des programmes d’observation. Integras est une nouvelle application JAVA visant à remplacer SVP/WIN qui est désuet et qui n’est plus soutenu. Integras comprend un élément de gestion des cas en plus d’héberger tous les renseignements dans un environnement de travail moderne et intégré et de fournir des documents de travail afin de faciliter le travail de vérification. Les sélectionneurs, les vérificateurs et les chefs d’équipe ont tous leur propre environnement dans Integras pour accomplir leur travail.

Un plan de déploiement a été établi en fonction des secteurs de recettes. Puisque le secteur des recettes de la TPS/TVH dépend entièrement de SVP/WIN, Integras sera premièrement déployé dans ce secteur de recettes, le lancement initial étant en octobre 2013. La nouvelle fonctionnalité ne sera ajoutée qu’au moment du deuxième lancement en octobre 2014. L’outil sera déployé aux vérificateurs des T1 et T2 en octobre 2015. La direction conçoit, établit et élabore la formation en tandem. Les prochaines étapes consistent à s’assurer que les super‑utilisateurs des régions sont prêts à fournir un soutien et de l’aide aux vérificateurs une fois que le produit sera déployé. 

Lorsque d’autres fonctionnalités seront ajoutées à Integras, le nombre d’utilisateurs augmentera. On prévoit que, d’ici octobre 2015, Integras comptera environ 7 000 utilisateurs.

Le syndicat se préoccupe du fait que, si de nombreux employés utilisent le même outil, ils pourraient finir par faire du travail autre que celui énoncé dans leur description de travail.

La direction précise que, bien que les employés travaillent sur un produit, l’outil sera configuré différemment pour chaque secteur de recette et que l’on continuera à avoir plusieurs descriptions de travail de vérificateurs.

GESTION DES DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES

La direction indique que l’Agence reconnaît le besoin d’améliorer ses méthodes de gestion des documents électroniques, puisqu’il y a un dédoublement important des renseignements stockés dans les systèmes d’information de l’ARC et qu’ils sont devenus difficiles à trouver.

L’ARC a obtenu l’application FileNet d’IBM et prévoit la mettre à l’essai afin de déterminer si elle répond aux exigences opérationnelles de l’Agence. Parmi les trois projets pilotes qui seront menés dans les six à neuf prochains mois, deux seront mis sur pied dans la Direction générale de la stratégie et de l’intégration (DGSI) et un sera mené dans le Centre de service à la clientèle pour la rémunération de la région des Prairies. Ces projets pilotes ont pour but de pousser les employés à gérer leurs documents électroniques au moyen de l’outil FiletNet et des nouveaux processus de la gestion de l’information afin de déterminer la façon dont le processus diffère des pratiques actuelles. Cela permettra également de déterminer les avantages, les inconvénients et les risques liés au nouvel outil.

Si l’Agence décide de procéder à l’adoption du nouvel outil, le déploiement aura lieu sur une période de quatre ans. Diverses mesures de soutien de la gestion des changements seront nécessaires afin d’aider les employés dans le cadre de la transition. La direction se tient au courant de ce que font les autres ministères en ce qui concerne le stockage de renseignements électroniques. Le cas échéant, la direction adoptera des pratiques qui ont bien fonctionné aux autres ministères.

Aucune réduction des ressources humaines (RH) n’est prévue, puisque les changements ont seulement des répercussions sur les méthodes au moyen desquelles des travaux ont été stockés.

Le syndicat demande s’il y aura des répercussions positives sur les RH, telles que l’embauche d’employés et la création d’un nouveau bureau d’aide afin d’aider les employés.

La direction répond qu’il sera probablement nécessaire d’augmenter temporairement le nombre d’employés qui travaillent aux Services de soutien de l’information de la DGSI, mais indique que cette augmentation ne serait pas considérable. Il existe déjà un bureau d’aide à la DGSI, mais il est possible que d’autres employés soient nécessaires pendant une certaine période déterminée.

Le syndicat demande si le projet pilote sera indiqué dans la liste annuelle de projets pilotes qui lui a été fournie. Les responsables des Relations de travail confirment que ce point sera ajouté à la liste de projets pilotes.

Le syndicat demande si d’autres mises à jour seront fournies au comité. La direction répond que des mises à jour seront fournies lorsque de nouveaux renseignements seront disponibles.

SERVICES ÉLECTRONIQUES AUX ENTREPRISES

La direction indique qu’il y a eu une augmentation du taux de transmission électronique des déclarations T2 et de la TPS/TVH. Le taux de la transmission électronique des déclarations T2 est passé de 61,4 % à 68 % par rapport à la même période l’année précédente. Le taux transmission électronique des déclarations de la TPS/TVH est passé de 58 % à 64 %. 

Les nouveaux services qui ont été ajoutés récemment comprennent le changement d’adresse par voie électronique et la capacité de demander, par voie électronique, d’effectuer un choix d’utiliser la méthode rapide de comptabilité aux fins de la TPS/TVH. Malgré les nouveaux services électroniques, les budgets du programme sont demeurés les mêmes. En outre, les services électroniques à l’horizon fournissent aux sociétés la capacité de demander des nouvelles cotisations T2 en ligne au moyen du portail Mon dossier d’entreprise et de la production par voie électronique du Formulaire de consentement de l’entreprise RC59. Les deux services seront offerts à compter d’avril 2014.

Aucune répercussion sur les RH n’est prévue pour l’instant. En ce qui concerne les nouvelles cotisations T2, la direction s’engage à fournir au syndicat une mise à jour sur les tendances relatives aux services électroniques aux entreprises ainsi que les répercussions sur les employés nommés pour une période déterminée ou indéterminée.

La Direction des déclarations d’entreprises s’engage à traiter des cas d’inobservation et a affecté des fonds importants aux activités de validation et d’observation en vertu du Programme de revue des cotisations des sociétés et du Programme de revue approfondie de l’inscription de la TPS/TVH. Le financement de ces secteurs aidera à gérer toute répercussion sur les RH, le cas échéant.

OUTIL DE CALCUL DES COMPTES DE FIDUCIE

La direction indique que l’Outil de calcul des comptes de fiducie (OCCF) est désormais à l’état de projet pilote dans huit BSF couvrant toutes les cinq régions. Les sites du projet pilote ont découvert des problèmes fonctionnels qui devront être abordés avant le déploiement à l’échelle nationale. L’administration centrale communique avec les sites afin de recueillir des renseignements et de peaufiner l’outil avant son déploiement à l’échelle nationale en juin 2013.

Une formation sur l’OCCF sera offerte au moyen de séances de « formation des formateurs »; une orientation sur le produit de l’OCCF devrait prendre 2,5 jours. Lorsque les séances de formation des formateurs seront terminées, les dates des séances de formation locales seront fixées pour les BSF.

On s’attend à ce que l’OCCF soit complètement déployé en septembre 2013. Le produit du Système d’examen et de vérification de fiducie (SVCF) cessera ensuite à la fin de septembre. Tel que mentionné au cours de la dernière réunion du sous‑comité des changements technologiques, il n’y aura aucune répercussion sur les RH en conséquence de la mise en œuvre de l’OCCF.

Le syndicat demande si l’on offre aux employés une formation en groupe ou une formation individuelle par observation.

La direction répond qu’elle s’attend à ce que la formation soit menée en groupe, mais fait remarquer qu’il incombe au gestionnaire de décider la façon dont la formation sera offerte. 

Le représentant syndical qui a participé au projet pilote au Bureau des services fiscaux de Halifax note qu’environ 50 problèmes fonctionnels ont été cernés dans le cadre du programme et que ceux‑ci n’ont pas encore été réglés. Le syndicat fournira aux responsables des Relations de travail la liste des problèmes cernés. La direction étudiera la question et fournira une réponse au syndicat.

Le syndicat suggère que la direction considère l’établissement d’une pratique normalisée pour répondre aux utilisateurs finaux lorsque des problèmes sont soulevés. Cela permettra de fournir aux utilisateurs finaux une confirmation de la réception de leurs préoccupations et permettra également de les donner des renseignements indiquant si le problème sera réglé dans les mises à jour futures sur le programme.

La direction estime qu’il y a eu un dialogue continu entre les diverses parties concernées, mais elle prendra la suggestion du syndicat en délibéré.

DEMANDE DE PRESTATIONS AUTOMATISÉE

La direction indique que, conformément à son engagement relatif à la dernière réunion du sous‑comité des changements technologiques, elle a communiqué avec chaque centre fiscal (CF) afin de demander des renseignements précis sur la façon dont la réduction du nombre d’équivalents temps plein (ETP) a été gérée. À la suite de l’examen des renseignements fournis, il a été déterminé que les répercussions ont été moins élevées qu’elles l’avaient été calculées au départ.   

En conséquence, la baisse réelle des ETP était de 24,38 plutôt que 55, tel qu’on l’avait prévu auparavant. En outre, puisque la réduction était répartie sur cinq ans et entre sept CF, ceux-ci ont été capables d’absorber les réductions au moyen d’attrition, de retraites et/ou de réaffectation du personnel à d’autres circuits de travail liés aux prestations.

La direction indique que l’unique territoire et les deux provinces qui restent à se joindre auront des répercussions mineures sur les RH (p. ex. 0,25 d’un ETP). 

Le syndicat est en accord avec la demande antérieure de la direction visant l’élimination de la Demande de prestations automatisée de l’ordre du jour.

AUTOMATISATION DES REPORTS AUX GRANDS LIVRES

La direction indique, de façon semblable aux changements à la transmission électronique des déclarations, elle se concentre sur la recherche de moyens d’automatiser de nombreux processus manuels, tels que les reports aux grands livres.

La procédure actuelle pour la mise à jour de renseignements financiers dans les Grands livres auxiliaires (GLA) et le Grand livre des recettes (GLR) est un processus manuel à trois étapes. Au cours de l’exercice 2011‑2012, 318 446 de ces formulaires ont été traités. Une proposition a été présentée afin d’automatiser le processus de report des pièces justificatives. Cela permettrait aux demandes financières d’être complétées directement dans les GLA par l’auteur, les reporter en temps réel et les saisir automatiquement dans le GLR, tout en éliminant le dédoublement des ressources par les unités des Grands livres auxiliaires et du Grand livre des recettes, augmentant ainsi l’exactitude des reports aux grands livres et éliminant le délai de traitement.

L’Administration centrale fournira aux employés touchés par les changements la formation et les outils nécessaires pour réaliser le travail en ligne. Il y aura également une période de chevauchement pour assurer un plan d’urgence pendant l’adaptation des bureaux locaux aux nouvelles procédures.

La direction indique qu’elle prévoit que l’initiative réduira les circuits de travail des Grands livres auxiliaires et du Grand livre des recettes d’un tiers ou de moitié par rapport aux volumes actuels pour les deux secteurs des grands livres. En ce qui concerne les répercussions sur la dotation, la direction indique qu’il y a actuellement 34 ETP (13 dans les GLA et 21 dans le GLR), répartis entre les 7 CF, le Centre de technologie d’Ottawa et le Bureau international des services fiscaux, qui sont tous classifiés comme postes SP‑02. On s’attend à ce que l’automatisation des pièces justificatives financières entraîne une réduction d’environ 12 à 18 ETP. Une analyse des incidences sur les RH est en cours et d’autres renseignements seront communiqués au syndicat au cours de la prochaine réunion.

La date de mise en œuvre du projet d’automatisation des reports aux grands livres est prévue pour février 2014. La direction fournira au comité une autre mise à jour au cours de la prochaine réunion du sous‑comité des changements technologiques à l’automne.

Le syndicat demande de savoir les types de formulaire que le programme traite.

La direction explique qu’il traite les exceptions, telles que les opérations liées aux déclarations qui, en raison de restrictions ou de complexités des systèmes, nécessitent un traitement manuel.

SERVICES EN LIGNE SÉCURISÉS

La direction mentionne que l’on continue à mener des travaux sur les diverses initiatives des Services en ligne sécurisés (SELS) et que les dates de mise en œuvre demeurent inchangées.

Les documents électroniques, connus par les contribuables par la fonction « Soumettre des documents », étaient une méthode sécurisée permettant aux contribuables et à leurs représentants de transmettre des pièces justificatives et des reçus à l’ARC. Ils ont été mis en œuvre on octobre 2012 pour le premier programme des adopteurs précoces, le Programme de revue des cotisations des sociétés T2, et, comme prévu, les volumes étaient peu élevés. Au 13 mars 2013, 95 entreprises (6 %) avaient choisi de soumettre des documents électroniques. En avril 2013, le Programme de revue du traitement T1 (RT T1) a été mis en œuvre.

En avril 2014, l’ARC élargira le service en y intégrant les programmes de prestations et de la vérification au bureau. De plus, la direction étudie la possibilité de permettre la soumission en ligne de documents non sollicités. Chaque secteur de l’AC qui a mis en œuvre le nouveau service offre la formation nécessaire aux membres du personnel régional et met à jour les manuels de procédures, selon le besoin. Un tutoriel en ligne destiné aux agents des centres d’appels est également disponible.

Le taux de participation à ce service est directement lié à un changement des comportements des contribuables. En conséquence, il est difficile d’évaluer avec précision les répercussions possibles sur les RH. Toutefois, on s’attend à ce que les répercussions soient progressives. La direction continuera à surveiller les taux de participation et à analyser les répercussions sur les RH et informera les membres du comité lorsque d’autres renseignements se présentent.

Le service Gestion de la correspondance en ligne, connue sous le nom de livraison électronique, a été mis en œuvre le 8 avril 2013. Ce service informe les Canadiens par voie électronique qu’ils ont reçu de l’ARC une nouvelle correspondance ou une demande de mesure qui doit être consultée au moyen du portail sécurisé. Afin d’aider les agents du Bureau d’aide des services électroniques et des Demandes de renseignements des entreprises, un tutoriel de formation en ligne a été offert, et les secteurs de programme fonctionnels ont avisé les membres du personnel régional des changements au moyen de bulletins d’avant‑lancement standards.

La mise en œuvre du service de livraison électronique pour les représentants (disponible au moyen de Représenter un client) est prévue pour avril 2014. La livraison électronique pour les particuliers (Mon dossier) reste à l’étape de l’analyse des options; aucune solution ou confirmation de date de mise en œuvre n’a été déterminée. La direction prévoit une réduction de la quantité de correspondances de l’ARC qui aurait, au fil du temps, une répercussion sur les sites responsables des services de correspondance. De façon semblable aux documents électroniques, les réductions de l’impression‑courrier étaient directement liées aux taux de participation à la livraison électronique. Par conséquent, il était difficile d’évaluer de façon exacte les répercussions sur les RH. Cela dit, les changements auront de plus grandes répercussions sur l’effectif nommé pour une période déterminée. La direction fera un compte rendu au comité à mesure que les changements sont apportés.

L’initiative de paiements électroniques englobe le projet sur les débits préautorisés électroniques (DPAE). Les DPAE autoriseraient l’ARC à retirer un montant de paiement prédéterminé directement du compte du particulier ou d’une entreprise dans une institution financière canadienne à une date prédéterminée. Le lancement des DPAE pour les particuliers est prévu pour avril 2014, alors que le lancement des DPAE pour les entreprises est prévu pour octobre 2014. Tout comme les initiatives des SELS, les répercussions sur les RH seront basées sur les taux de participation au service.

Le syndicat demande des précisions afin de savoir qui est en mesure de présenter des documents à l’ARC au moyen de documents électroniques.

La direction répond que toute personne qui a un accès sécurisé au portail de l’ARC peut soumettre des documents (p. ex. un client T1 pourrait présenter un document RT T1 au moyen de Mon dossier ou un client T2 pourrait présenter des documents PRCS T2 au moyen de Mon dossier d’entreprise).

MOT DE LA FIN

La direction et le syndicat remercient tous les participants de leurs contributions aux discussions.

Le syndicat demande également que le procès‑verbal officiel et approuvé soit fourni plus tôt. Étant donné que cette réunion a lieu au Bureau national du SEI, le syndicat demande si d’autres réunions seront tenues au même endroit.

Les responsables des Relations de travail indiquent qu’ils mènent actuellement des discussions avec le président national du SEI au sujet de la possibilité de tenir la réunion du sous‑comité des changements technologiques en alternance entre le Bureau national du SEI et une installation fédérale. Lorsqu’une décision sera prise, ils en informeront les coprésidents du comité. Les responsables des Relations de travail examineront également la demande du syndicat au sujet de l’échéancier de l’ordre du jour et du procès‑verbal et en fera rapport au syndicat à une date ultérieure.

Original signé par

 

Original signé par

Rick Leigh
Sous-commissaire adjoint
Direction générale des services de cotisation et de prestations
Agence du revenu du Canada

Bob Campbell
Président national
Syndicat des employé(e)s de l’impôt

Date :Le 17 juillet 2013

Date :Le 15 juillet 2013