Procès-verbal de la réunion du Comité national d'orientation en matière de santé et de sécurité (CNOSS)

Sonia Côté, coprésidente représentant l’employeur, préside cette réunion.

1. MOT D’OUVERTURE

La coprésidente pour l’employeur souhaite la bienvenue à tous les participants à la réunion. Elle annonce d’abord le départ à la retraite de Claude Corbin en tant que directeur adjoint, Direction générale des finances et de l’administration (DGFA), et le remercie pour ses nombreuses années de service au sein du comité. Elle souhaite la bienvenue à Gabriel Hurtubise à titre de remplaçant. Elle souhaite également la bienvenue à Sara Boulé-Perroni, la nouvelle conseillère technique en santé et sécurité au travail (SST) du groupe de Vérification, finances et sciences, qui n’a pas pu se joindre à la réunion. Les personnes se présentent au profit des nouveaux participants.

La coprésidente de l’employeur note que les résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux (SAFF) de 2024 ont été publiés et que la haute direction a noté une baisse importante de la satisfaction des employés. Ils analyseront les résultats au cours de l’été et harmoniseront les mesures avec la stratégie existante pour répondre aux préoccupations.

Le coprésident des employés prononce son mot d’ouverture pour remercier tout le monde d’être présent. Il souligne également les résultats décevants du SAFF, affirmant qu’il est clair que le moral est au plus bas. Il ajoute que le Comité n’avait pas reçu de réponse officielle sur les raisons pour lesquelles les employés des centres d’appels n’avaient que quinze minutes pour répondre au sondage, contrairement à tous les autres employés de l’Agence du revenu du Canada (ARC) qui avaient trente minutes pour le remplir. Les représentants de l’employeur ont accepté de faire un suivi à ce sujet.

2. EXAMEN DES DOCUMENTS

2.1 Procès-verbal de la réunion du CNOSS – 20 février 2025

Le procès-verbal est signé et envoyé aux fins de publication.

2.2 Rapport sur les mesures de suivi

Le rapport sur les mesures de suivi de la réunion du CNOSS du 20 février 2025 est examiné et mis à jour comme suit.

Mesures de suivi fermées :

Groupe de travail de l’analyse du risque professionnel (ARP) pour les employés sur place

Le sous-comité responsable de l’examen des procédures de « fouille » de la Direction des enquêtes criminelles détermine la faisabilité de niveaux supplémentaires d’équipement de protection individuelle (EPI) pour les membres de l’équipe de recherche. À l’avenir, cela sera mis à jour dans les mises à jour écrites de la SST.

Problèmes de sécurité à l’extérieur des lieux de travail de l’ARC
Cette mesure de suivi est fermée, mais au besoin, la Direction générale des ressources humaines (DGRH) et la Direction générale de la sécurité (DGS) fourniront des mises à jour sur les mesures prises pour assurer la sécurité des employés de l’ARC en milieu de travail.

Mesures en cours :

Hypersensibilités environnementales

Le coprésident des employés fait remarquer que les questions d’hypersensibilités environnementales nécessitent une approche plus globale, citant les lignes directrices de la Commission canadienne des droits de la personne. La représentante de l’employeur a déclaré que les exemples de politiques partagés par le Syndicat des employé-e-s de l’impôt (SEI) et l’Alliance de la Fonction publique du Canada (AFPC) constituent des énoncés de politique et non des politiques explicites. Les représentants de l’employeur expliquent que l’approche actuelle comprend la communication, la sensibilisation et l’obligation de prendre des mesures d’adaptation au besoin. Les défis de cette question sont également soulignés, comme la subjectivité des odeurs et les droits concurrents des employés dans l’immeuble. Les représentants des employeurs sont d’accord pour se pencher de nouveau sur la question et revenir devant le Comité en septembre.

2.3 Ordre du jour des prochaines réunions

L’ordre du jour des prochaines réunions est examiné et plusieurs questions sont soulevées concernant le calendrier du tableau de bord annuel de la SST et les rapports nationaux de SST au Programme du travail d’Emploi et Développement social Canada (EDSC). À l’avenir, cela sera inclus dans la deuxième réunion annuelle du CNOSS. L’on précise que l’ordre du jour des prochaines réunions contient des sujets qui ne sont pas abordés à chaque réunion.

2.4 Plan de communication en matière de SST

Le plan de communication de la SST est examiné, soulevant plusieurs questions concernant le calendrier et l’état des communications prévues.

3. MISES À JOUR VERBALES

3.1 Prévention du harcèlement et de la violence en milieu de travail (PHVLT) 

Les nouvelles procédures de prévention et de règlement du harcèlement et de la violence en milieu de travail ont été approuvées et publiées sur InfoZone. Cette information a été communiquée à tous les employés sous forme de nouvelles de l’ARC et envoyée séparément au SEI et au groupe VFS.

Une question est soulevée au sujet de l’absence du nombre trimestriel de cas de harcèlement et de violence en milieu de travail et de renseignements sur les tendances. On rappelle au Comité que lors de la réunion de février 2025, l’on avait discuté et décidé que l’analyse des tendances serait fournie semestriellement plutôt que trimestriellement dans la mise à jour écrite de la SST. Les données sur le « Nombre d’incidents » continueront d’être incluses trimestriellement dans le tableau de bord de la SST.

3.2    Mieux-être et santé et sécurité psychologique

Une mise à jour complète sur les progrès de l’Approche en matière de mieux-être et de santé et sécurité psychologiques (SSP) est fournie. Du 5 au 10 mai, c’était la Semaine de la santé mentale et la Semaine de la sécurité et de la santé. Un certain nombre de communications ont été diffusées, y compris des activités quotidiennes et des jeux- questionnaires.

Le projet pilote de l’Ontario a pris fin et offre une rétroaction précieuse pour créer les prochaines étapes concrètes afin de mettre en œuvre des outils visant à cerner les risques psychologiques en milieu de travail. Plusieurs comités de santé et de sécurité ont exprimé leur intérêt à mettre à l’essai les outils, y compris une nouvelle formation fondée sur des scénarios et utilisant des jeux de rôle pour familiariser les membres avec les outils. Afin de nourrir cet intérêt, des ressources supplémentaires sur les 13 facteurs en milieu de travail qui ont une incidence sur le mieux-être et la santé et la sécurité psychologiques ont été publiées.

3.3 Comités et représentants de santé et de sécurité

La procédure normale d’exploitation pour les comités de santé et de sécurité et les représentants en matière de santé et sécurité est approuvée et en vigueur à compter du 31 mars 2025. La représentante de l’employeur remercie tous les membres de leur participation à l’examen et à la mise à jour.

3.4 Mise à jour sur les défibrillateurs externes automatisés (DEA)

Le comité reçoit une mise à jour sur les nouveaux contrats relatifs aux DEA et aux trousses de premiers soins. Au moment du présent rapport, 56 sites ont fait l’acquisition des nouvelles unités. La page Web d’InfoZone a été mise à jour pour inclure une version numérique du manuel d’utilisation. Le Programme national de SST travaille avec le fournisseur pour mettre en œuvre le site de gestion en ligne de l’inventaire, où les coordonnateurs des premiers soins suivront les inspections et l’entretien des nouveaux DEA. Des communications ont été envoyées aux coordonnateurs des premiers soins avec des instructions sur la commande des nouveaux DEA et l’élimination des unités existantes.

3.5 Programme de prévention des risques

Le Comité a reçu une mise à jour sur l’examen cyclique du rapport du Programme de prévention des risques. Cette itération du Programme de prévention des risques permet d’intégrer la façon de traiter les risques psychologiques. Le rapport est diffusé le
20 juin 2025 avec les représentants des employés aux fins d’examen et de commentaires.

3.6 Demandes d’AIPRP – Discussion

Le coprésident des employés demande une mise à jour sur une récente demande pour l’accès à l’information ou la protection des renseignements personnels (AIPRP) faite à l’ARC, qui vise la publication d’une liste des noms des employés, de leur direction générale et lieu de travail de l’ARC. Il mentionne être inquiet pour la sécurité des employés étant donné le nombre croissant de menaces contre eux simplement parce qu’ils travaillent pour l’ARC. La discussion qui suit vise à s’assurer que ces types de demandes sont examinées adéquatement, y compris un examen des répercussions sur la sécurité pour les employés et l’ARC dans son ensemble.

Cette question fait l’objet d’une enquête plus approfondie à l’échelle nationale et d’autres mises à jour seront fournies en septembre.

4. DGRH-MISES À JOUR ÉCRITES SUR LA SST

Les membres ont reçu les mises à jour écrites suivantes avant la réunion.

4.1 Tableau de bord national de la SST

Parallèlement à la mise à jour écrite, le Comité a reçu le tableau de bord national de la SST du quatrième trimestre de 2024-2025 : Les éléments suivants du tableau de bord sont discutés :

Promesse de conformité volontaire (PCV) et directives d’Emploi et développement social Canada (EDSC)

Le coprésident des employés a demandé à avoir une copie du rapport de promesse de conformité volontaire (PCV) de Shawinigan et des rapports de suivi.

Efficacité du comité de santé et de sécurité (CSS) et du représentant en matière de santé et de sécurité (RSS)

Le coprésident représentant des employés attire de nouveau l’attention sur le fait que les CSS/RSS qui effectuent des inspections mensuelles du lieu de travail sont toujours en situation d’inobservation. Il demande que la liste des lieux de travail non conformes soit fournie au CNOSS pour examen.

La Direction générale de la sécurité doit déterminer qui est responsable de s’assurer que les inspections sont effectuées chaque mois et déterminer les mesures à prendre pour assurer l’observation. Elle en rendra compte au Comité.

Risques et plaintes en matière de sécurité

Le tableau de bord de la SST a signalé 158 incidents de danger signalés au quatrième trimestre de 2024-2025. Il convient de noter que 20 signalements liés aux odeurs et 6 aux odeurs d’entretien des bâtiments ont tous été traités localement.

Une plainte fréquente est l’odeur lors de la réparation ou du remplacement des toits, car une certaine odeur s’infiltre inévitablement dans le système de ventilation du bâtiment. Le représentant de l’employeur de la DGFA voudrait savoir si ces problèmes ont également été signalés au Centre national d’appels de service (CNAS), car cela permet de suivre les problèmes. Il suggère également que l’administration locale puisse travailler avec la société de gestion immobilière locale pour prendre des mesures préventives en cas de problèmes de ventilation, comme changer l’heure de la journée où les travaux d’entretien sont effectués ou fermer les systèmes d’arrivage d’air pendant de courtes périodes pour arrêter l’entrée de vapeurs.

4.2 Groupe de travail sur l’Analyse du risque professionnel en environnements multiples (ARPEM)

Le Programme national de SST travaille avec la Division des logistiques et des services administratifs de l’Agence (DLSAA), la Section des services généraux et du courrier et le gestionnaire du Centre national de vérification et de recouvrement (CNVR) de Shawinigan pour donner suite à la PCV reçue de la part du Programme du travail. Le rapport d’évaluation ergonomique industrielle externe du flux de travail est maintenant terminé. Les membres de la DLSAA du groupe de travail de l’Analyse du risque professionnel en environnements multiples (ARPEM) ont été informés et les renseignements du rapport serviront à résoudre le problème visé par la PCV. Une copie de la PCV sera également communiquée aux représentants des employés.

4.3 Groupe de travail sur l’analyse du risque professionnelle (ARP) pour les employés sur place

L’analyse des risques liés à l’exécution des mandats dans le cadre d’une enquête criminelle se poursuit. Les représentants des employés ont indiqué que le groupe de

travail doit terminer ce travail au plus tard à la fin de l’année civile et qu’il travaille au cours de l’été pour comprendre la réalité des bureaux de représentation.

4.4 Comité de santé et de sécurité (CSS)/Programme des représentants en matière de santé et de sécurité (RSS)

La séance de formation des formateurs du CSS s’est déroulée virtuellement du 29 avril au 1er mai 2025. À l’heure actuelle, il y a 12 formateurs en gestion et 20 formateurs d’employés. La nécessité d’une séance subséquente de formation du formateur sera déterminée au besoin.

La procédure normale d’exploitation (PNE) révisée des comités et représentants de la santé et de la sécurité a été approuvée et publiée sur InfoZone le 31 mai 2025. Les outils seront mis à jour par la suite. Des messages seront envoyés aux membres du CSS/RSS pour les aviser de ces changements.

4.5 Statut des cours de formation sur la SST

FP1599-001 Santé et sécurité à l’intention des employés

La traduction et l’examen de l’accessibilité, dont l’achèvement est prévu en mars, devraient être terminés en juin. L’approbation finale sera demandée en juillet et la publication est prévue en août.

FP1599-003 Santé et sécurité à l’intention des superviseurs

La formation a été mise à jour et doit être publiée au cours de l’été 2025. La formation mise à jour comprend des précisions supplémentaires sur le rôle du plus haut représentant de la haute direction sur place et le rôle des superviseurs dans les situations d’urgence.

4.6 Opérations de santé et sécurité en milieu de travail

Le Comité reçoit une mise à jour sur le fonctionnement et la visibilité du Centre de prévention et d’observation en matière de santé et sécurité au travail et du Centre de prévention du harcèlement et de la violence.

La Section des opérations de SST signale que tous les lieux de travail ont soumis à temps leurs rapports annuels des comités locaux (LAB1058) au Programme du travail d’EDSC. De plus, 72 CSS actifs en milieu de travail ont soumis le rapport annuel obligatoire à la direction et les plans d’inspection annuels à leur plus haut représentant de la direction avant la date limite du 1er février 2025.

La Section des opérations de SST fait face à des défis pour coordonner la formation du comité de santé et de sécurité – Partie 2. Sur les 684 membres du CSS, 376 personnes, soit 55 %, ont reçu cette formation. Le coprésident de l’employeur fait remarquer que cette formation devrait avoir lieu dans les six mois suivant l’arrivée au sein du comité. Il veut également examiner plus en profondeur les défis à relever pour les formateurs. Il compte faire un suivi du côté des représentants des employés et demande au coprésident représentant de l’employeur de faire un suivi du côté de la direction.

Les agents de SST continuent de rencontrer les CSS/RSS, les secouristes et les coordonnateurs des premiers soins et les coachs en ergonomie pour échanger des renseignements et des pratiques exemplaires.

Les agents de SST ont terminé la première année de visites de surveillance sur place. La Section des opérations de SST continue d’offrir de nombreuses séances de sensibilisation sur les différentes composantes du Programme de SST, en plus de fournir une orientation et des conseils soutenus à leurs clients. Au cours du quatrième trimestre de 2024-2025, 32 séances de sensibilisation ont eu lieu.

5. MISES À JOUR DE LA DIRECTION GÉNÉRALE DES FINANCES ET DE L’ADMINISTRATION (DGFA)

5.1 Test de fibre d’amiante en suspension dans l’air

Il y a 43 sites de travail occupés par l’ARC qui contiennent des matériaux contenant de l’amiante (MCA). Depuis le dernier rapport, la région de l’Ouest a éliminé un site, le 1039, avenue Princess, à Brandon, au Manitoba, le 31 décembre 2024.

L’ARC a effectué les tests de détection des fibres d’amiante en suspension dans l’air pour les quinze sites désignés comme ayant des MCA au cours de l’exercice 2024-2025 (5 dans la région de la capitale nationale et 10 sites dans la région de l’Ontario). Les résultats finaux des essais ont été reçus pour tous les sites et ils étaient tous bien en deçà des seuils réglementaires applicables. Les niveaux testés ne présentent aucun risque pour la santé et la sécurité des employés, et les résultats sont affichés sur InfoZone.

De plus, au cours de l’exercice 2024-2025, la région de l’Ouest a effectué les tests de détection des fibres d’amiante en suspension dans l’air dans ses 15 sites cernés, les résultats finaux ont été reçus pour tous les sites, et ils étaient tous bien en deçà des seuils réglementaires applicables. Les résultats de ce cycle de test seront affichés sur InfoZone au premier trimestre de l’exercice 2025-2026. La région de l’Ouest ayant terminé ses tests à la fin de 2024-2025, il n’y aura pas de tests de détection des fibres d’amiante en suspension dans l’air au cours de l’exercice 2025-2026.

Le cycle de dépistage se poursuivra avec les régions du Québec et de l’Atlantique au cours de l’exercice 2026-2027, suivies de la région de la capitale nationale et de la région de l’Ontario au cours de l’exercice 2027-2028, et de la région de l’Ouest au cours de l’exercice 2028-2029.

Le Comité n’a pas de commentaires sur ce rapport.

Des consultations sont en cours pour discuter de la possibilité de changer le cycle d’essai actuel de trois ans à un cycle de cinq ans avec une possibilité d’effectuer des tests plus tôt si le besoin s’en fait sentir, par exemple, si des travaux de rénovation imprévus ont été nécessaires dans un lieu de travail contenant de l’amiante. La proposition de la DGFA est communiquée avec les représentants des employés, et une réunion est prévue en juillet. Les mises à jour seront communiquées au Comité.

5.2 Dépistage du radon

La mise à jour écrite sur les tests de dépistage du radon couvre le seul espace occupé par l’ARC qui a dépassé la limite de 200 Bq/m³ selon les lignes directrices de Santé Canada – le 126, rue Prince William, Saint John (Nouveau-Brunswick).

En mars 2025, SPAC a informé l’ARC des plus récents résultats des tests à court terme. Ces résultats ont confirmé que les récents ajustements apportés au système de ventilation au sous-sol ont permis de réduire les concentrations de radon entre
141 Bq/m³ et 158 Bq/m³ dans les locaux occupés par l’ARC, ce qui est inférieur à la limite d’exposition au radon de Santé Canada.

La DGFA locale de l’ARC continuera de suivre l’entrée et le temps passé dans l’entrepôt jusqu’à ce que les mesures correctives soient terminées, même si les niveaux sont inférieurs à la limite d’exposition au radon. Les tests les plus récents indiquaient toujours un dépassement du radon présent dans la chaufferie de l’immeuble, mais les employés de l’ARC n’ont pas accès à cet endroit. BGIS a un plan d’assainissement qui devrait être terminé d’ici l’année prochaine, conformément à la ligne directrice sur deux ans de Santé Canada.

Les systèmes de chauffage, de ventilation et de climatisation (CVC) continueront de fonctionner 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, pour compenser les niveaux de radon jusqu’à ce que l’assainissement soit terminé. L’ARC s’assurera qu’un nouvel essai est effectué tous les cinq ans par la suite, conformément aux lignes directrices de Santé Canada. L’ARC a affiché les renseignements sur les plans d’atténuation connexes pour l’emplacement mentionné ci-dessus dans InfoZone.

Le Comité n’a pas de commentaires ou de questions sur cette mise à jour.

5.3 Transmission des rapports de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC)
La DGFA offre une mise à jour écrite pour informer le Comité des mesures en cours afin de s’assurer que les CSS/RSS pourront accéder aux résultats des tests effectués dans leur lieu de travail.

Le fournisseur de services de SPAC, Brookfield Solutions Globales Intégrées (BGIS), a lancé le portail de communication avec les représentants de l’employeur (le Centre d’expertise des dossiers [CED]) pour les sites appartenant à la Couronne. Le portail du CED a été déployé à titre de projet pilote dans les régions du Québec et de l’Atlantique, et son succès orientera une expansion ultérieure. D’ici la fin de l’exercice financier, SPAC accordera l’accès au portail du CED – le cas échéant – aux représentants régionaux désignés des biens immobiliers de la DGFA, leur permettant d’obtenir des rapports techniques. Ces rapports peuvent ensuite être diffusés auprès des comités applicables. Les régions qui n’ont pas encore accès au CED pourront demander directement des rapports techniques. Une mise à jour sera fournie en septembre.

Le coprésident employé a déclaré qu’il s’agissait d’un pas en avant très positif pour résoudre ce problème persistant. On cherche à avoir la confirmation que cela serait disponible pour les lieux de travail appartenant à l’État et ceux qui sont loués. Il a été confirmé que c’est l’intention du projet. Le représentant des employés a demandé qu’une liste des lieux de travail de l’ARC indiquant s’ils appartiennent à l’État ou sont loués soit fournie.

6. MISE À JOUR DE LA DIRECTION GÉNÉRALE DE LA SÉCURITÉ (DGS)

6.1 Rapport sur les menaces et les agressions contre les employés de l’ARC au quatrième trimestre de 2024-2025

Le Comité a examiné le rapport écrit tel qu’il a été présenté par la Direction générale de la sécurité. Aucune question et aucun commentaire.

Les mesures de suivi supplémentaires à aborder en septembre sont les suivantes :

Rapport d’incident de sécurité – incident de sécurité non signalé

Le groupe de travail des employés sur place prévoit examiner la façon dont les employés sur place sont formés pour signaler les incidents de sécurité. Cela a été mis au jour après que des employés de l’ARC ont omis de soumettre un rapport d’incident de sécurité après avoir trouvé des armes à feu et des munitions mal entreposées sur place.

Rapports d’incidents de sécurité – Procédures de traitement des « colis préoccupants » 

La Direction générale de la sécurité doit rendre compte au Comité de la façon dont les employés de la salle du courrier sont formés à la manipulation des colis préoccupants à la suite d’un certain nombre de rapports d’incident de sécurité où les procédures correctes n’ont pas été suivies.

6.2 Mise à jour annuelle sur les exercices d’incendie et d’urgence

Le rapport annuel sur les exercices d’évacuation d’urgence obligatoires a fait l’objet d’un examen. Le coprésident représentant des employés affirme être très déçu du nombre de lieux de travail non conformes relativement au nombre minimal d’exercices d’intervention d’urgence à réaliser, et de la justification invoquée pour expliquer pourquoi cela s’est produit. Il regrette que les sites qui ne sont pas conformes soient principalement des lieux de travail de l’Administration centrale et qu’il semble que ce ne soit pas une priorité. La coprésidente représentante de l’employeur a déclaré qu’elle ne croyait pas que la santé et la sécurité y étaient prises moins au sérieux. Les représentants de l’employeur souhaitent examiner la question plus en profondeur afin de déterminer la meilleure façon de régler ces domaines d’inobservation.

6.3 Problèmes de sécurité à l’extérieur des lieux de travail de l’ARC – Évaluation des menaces et des risques à Victoria

La Direction générale de la sécurité fait part de l’évaluation des dangers et des risques avec les membres du Comité national d’orientation en matière de santé et de sécurité (CNOSS). Ce document est conçu spécifiquement pour l’usage du CNOSS et n’est pas destiné à être utilisé à l’extérieur du comité.

Une discussion approfondie a eu lieu sur les problèmes de sécurité actuels au lieu de travail de Victoria, en Colombie-Britannique. Les représentants des employeurs ont souligné la mise en place d’agents de sécurité 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, d’un éclairage supplémentaire et de travaux d’aménagement paysager pour décourager le flânage. Les campements ont été déplacés et les employés sont encouragés à signaler toute préoccupation.

Le représentant des employés a souligné les préoccupations qui lui ont été exprimées selon lesquelles tous les renseignements n’étaient pas communiqués aux employés concernant les questions de santé et de sécurité dans cet immeuble, et que certains avaient encore des préoccupations au sujet des exigences de retour au bureau. On discute du fait que la région de l’Ouest a élaboré et publié des produits de communication et décrit les mesures d’atténuation ainsi que les échéanciers pour régler les problèmes entourant l’immeuble. Une copie du plan de communication et des échéanciers d’atténuation élaborés pour ce site par la région de l’Ouest sera communiquée au Comité.

Les représentants des employés ont demandé des renseignements supplémentaires sur les raisons pour lesquelles l’évaluation des risques ne pouvait pas être partagée à l’extérieur du CNOSS. Le représentant de l’employeur a déclaré que la posture de sécurité est différente de celle des employés et que ce type de renseignements concernant la sécurité des immeubles ne peut pas être diffusé, car sa diffusion pourrait poser un risque.

Le représentant des employés demande des précisions sur la différence entre un problème de sûreté et un problème de sécurité. Ils demandent également une version expurgée du rapport qui pourrait être diffusée à l’extérieur du CNOSS.

7. MOT DE FERMETURE

M. Gaetz remercie tout le monde d’être venu et mentionne qu’il y a encore beaucoup de travail à faire dans ce domaine et encourage tout le monde à le prendre au sérieux.

Mme Côté remercie tous les participants pour leur travail et leur participation à la rencontre. La prochaine réunion du CNOSS est prévue le 4 septembre 2025.