Procès-verbal de la réunion du Comité consultatif national sur le mieux-être (CCN-ME)

 Mardi 19 décembre 2023 de 13 h à 16 h (HNE)

Direction des relations en milieu de travail et de la rémunération (DRMTR)

• Natalie Waples, présidente et directrice générale, DRMTR
• Deirdra Finn, directrice, Division du mieux-être et de la santé et de la sécurité au travail (DMSST)
• Kyla McGuire, directrice adjointe, Section du mieux-être
• Geneviève Maurice, gestionnaire, Programme d’aide aux employés (PAE)
• Lisa Beaulieu-Picard, gestionnaire, PAE
• Lise Breau-Emond, gestionnaire, Bureau national du Programme de résolution informelle de conflits (RIC)
• Natalie Cherryholme, analyste principale, Intervention précoce et de retour au travail (IPRT)
• Timothy Fleming, gestionnaire, Bureau national du mieux-être (BNME)
• Katelin Pepper, agente principale de projet et Secrétariat

Représentants de la direction

• Ron Hebdon, directeur intérimaire, bureau des services fiscaux du Nord de l’Ontario
• Pansy Leung, directrice générale intérimaire, Direction de l’information et des données, Direction générale du service, de l’innovation et de l’intégration (DGSII)

Relations syndicales-patronales 

• Khaled Messaoudi, analyste

Invités 

• Jocelyne Quane, directrice intérimaire, Santé et sécurité au travail (SST) 
• Éric Saucier, gestionnaire, SST

Mot de bienvenue et d’ouverture

• Natalie Waples préside la réunion en tant que nouvelle directrice générale de la DRMTR.
• Pansy Leung, directrice générale intérimaire, Direction de l’information et des données, DGSII, est présentée et accueillie en tant que nouvelle représentante de la direction.
• Il a été rappelé à la table que les principes de confiance et de respect mutuels de l’approche syndicale-patronale (ASP), ainsi que l’engagement à être constructifs, équitables, sensibles et courtois dans nos relations les uns avec les autres, seraient respectés. Lorsque des questions sortant du cadre de ce comité seront soulevées, elles seront redirigées vers le forum approprié.
• Les membres sont invités à s’exprimer dans la langue officielle de leur choix.
• Le groupe VFS et le SEI prononcent un bref mot d’ouverture.

Composition du CCN-ME

• Le SEI demande que le représentant de la Direction des services du centre de contact (DSCC) se joigne au Comité.
• La gestion des programmes s’engage à examiner le mandat et à revoir la composition du Comité en ajoutant un autre représentant de la direction ou en invitant le gestionnaire de la DSCC de la DGCPS à se joindre au Comité en tant qu’invité/observateur.

Mises à jour du programme 

Programme d’aide aux employés (PAE)

• Depuis la dernière réunion du CCN-ME, le PAE a organisé : la Semaine de la santé mentale (première semaine de mai 2023), la Journée internationale des autosoins (24 juillet 2023), la Journée mondiale de la prévention du suicide (10 septembre 2023) et la Semaine de sensibilisation aux maladies mentales (première semaine d’octobre 2023). Des messages signés par la sous-commissaire de la Direction générale des ressources humaines (DGRH), le sous-commissaire adjoint de la DGRH et le champion national du mieux-être sont publiés en tant qu’éléments en vedette de l’ARC dans les nouvelles d’InfoZone. Le prochain événement qui sera reconnu est la Journée Bell Cause pour la cause, qui aura lieu le 24 janvier 2024. De plus, des événements ayant lieu dans les régions, comme des foires sur le mieux-être ainsi que des ateliers et des séances d’orientation du PAE, sont également offerts tout au long de l’année.
• En octobre 2023, le Bureau national du PAE, la directrice adjointe de la Section du mieux-être et la directrice de la DMSST ont assisté à la Conférence sur la santé mentale du SEI pour parler des services offerts par le PAE et de la nouvelle approche en matière de mieux-être et de santé et de sécurité en milieu de travail.
• En novembre 2023, une nouvelle icône de bureau a été mise à la disposition de tous les employés, rendant les coordonnées du PAE plus accessibles. Les représentants syndicaux ont été encouragés à partager ces informations avec leurs membres.
• En décembre 2023, une séance d’orientation sur le PAE a été organisée par Homewood Santé et le Bureau national du PAE à l’intention de 160 cadres supérieurs. Cette séance était axée sur les services du PAE offerts aux cadres supérieurs pour les aider à mieux soutenir leurs employés.
• En janvier 2024, les coordonnateurs-conseillers (C-C) recevront une formation d’appoint sur l’intervention en cas de suicide intitulée « Espace sécuritaire pour parler du suicide : Trousse à outils du clinicien ». L’accent sera mis sur les techniques thérapeutiques et le dialogue axé sur le soutien et la sécurité lorsqu’on travaille avec des clients susceptibles d’être suicidaires.
• De plus, le Bureau national du PAE continue de promouvoir les bulletins d’information « Lignes de vie » et « Vitalité » de Homewood Santé, qui abordent des sujets liés à la santé mentale et au mieux-être sur une base mensuelle à la fois pour les employés et les gestionnaires, par le biais d’un article dans InfoZone.
• Le SEI soulève la préoccupation que le Manitoba n’a pas de C-C et demande pourquoi le Bureau national du PAE ne supervise pas la dotation. La gestionnaire de programme indique que le Bureau national du PAE est au courant de la situation et reconnaît qu’il s’agit d’un enjeu. Le Bureau national du PAE peut donner des conseils et faire des recommandations, mais c’est la direction régionale qui prend les décisions en matière de dotation et de budget.

Programme de résolution informelle de conflits (RIC)

• En mai 2023, l’atelier « Gestion des conversations difficiles : Un atelier destiné aux leaders » a été relancé en tant qu’atelier virtuel, et près de 30 séances ont été livrées à ce jour.
• En juillet 2023, l’atelier « Microagressions et interventions » a été lancé en partenariat avec la Division de l’équité, de la diversité et de l’inclusion (DÉDI). Les employés apprennent ce qu’est une microagression et quelles sont ses répercussions sur les personnes, et élaborent des stratégies qu’ils peuvent utiliser pour lutter contre les microagressions en milieu de travail.
• En août 2023, l’équipe nationale de la RIC, en collaboration avec la Division du leadership fondé sur le caractère (DLC) et le Réseau du groupe de gestion, a organisé une table ronde sur la façon d’avoir des conversations difficiles. Environ 800 gestionnaires ont participé aux séances en anglais et en français.
• Le 12 juillet 2023 (anglais) et le 13 juillet 2023 (français), le programme de RIC a organisé une discussion de groupe intitulée « Microagressions : comment les reconnaître et les aborder », en collaboration avec la DÉDI. Plus de 3 000 employés ont assisté aux séances en anglais et en français.
• En août 2023, l’atelier « Guide de la charte d’équipe », animé par des praticiens de la RIC, a été lancé.
• En octobre 2023, la Journée de la résolution de conflits sous le thème « Prévenir les conflits grâce à l’écoute empathique » a eu lieu. La Journée de la résolution de conflits a été promue dans le bulletin d’information des ressources humaines, un message national signé par le sous-commissaire a été diffusé, et un témoignage d’employé a été publié dans InfoZone.
• L’atelier « Conversations de résolution de conflit – Partie 1 » sera lancé au cours du premier trimestre de 2024. Le matériel d’apprentissage est actuellement entre les mains de la Direction du leadership et de l’apprentissage (DLA) aux fins d’examen de l’accessibilité. Le cours préalable à la partie 1 de l’atelier « FP1595-011 Conversations de résolution de conflit » fait également l’objet d’un examen par la DLA.
• Le SEI indique qu’il devrait y avoir une meilleure communication entre la direction et les syndicats, et que les représentants syndicaux devraient pouvoir participer à ces ateliers. Les représentants syndicaux locaux ne sont pas au courant de tous les avantages de la RIC. La gestion des programmes confirme que les ateliers « Conversations de résolution de conflit – Partie 1 » et « Conversations de résolution de conflit – Partie 2 » sont accessibles à tous les employés de l’ARC.
• Le SEI demande si les présidents locaux du SEI et du groupe VFS peuvent être inclus en tant que participants à l’atelier « Gestion des conversations difficiles : Un atelier destiné aux leaders ». Le SEI demande également si l’atelier « Conversations de résolution de conflit – Partie 1 » sera toujours coanimé par le SEI et la direction pour les employés du SEI seulement. La direction indique qu’une fois que l’examen de l’atelier « Conversations de résolution de conflit – Partie 1 » sera terminé, les syndicats seront consultés et leurs commentaires seront demandés.
• Le SEI mentionne que parfois, à la suite d’un processus de RIC, les employés et les gestionnaires n’obtiennent pas le résultat souhaité et qu’ils ont tendance à percevoir la RIC dans une perspective de victoire ou de défaite. Le SEI suggère, avec l’approbation du gestionnaire de programme, qu’il y ait une communication pour démystifier les processus de RIC et leurs avantages.

Intervention précoce et retour au travail (IPRT)

• Le lancement de la version numérique du passeport d’accessibilité du gouvernement du Canada par le SCT est prévu pour mars 2024. La version papier sera toujours disponible après ce lancement numérique. L’ARC continue d’étudier la façon d’intégrer la version numérique au processus d’adaptation existant en cas de blessures, de maladies, de problèmes de santé ou de déficiences.
• L’exercice de changement de nom du programme demeure en suspens.
• Le processus de détermination des mesures d’adaptation dans l’environnement hybride n’a pas changé. Le programme est conscient des défis liés aux mesures d’adaptation dans un environnement hybride (p. ex., les places non attribuées) et travaille actuellement sur l’élaboration d’options.
• À la suite d’une question du SEI concernant un code de temps pour les ajustements ergonomiques, le code a été confirmé par la SST.

Discussion sur les statistiques du PAE et de la RIC

• Le SEI demande s’il peut obtenir une ventilation des statistiques du PAE afin de déterminer le nombre de membres du syndicat qui ont utilisé les services du PAE ou qui y ont accédé.
• Le PAE n’indique pas si les clients sont syndiqués ou non.
• Les représentants syndicaux sont encouragés à promouvoir les ressources et les services du PAE auprès de leurs membres, même s’ils ne sont pas certains de leurs besoins précis. Pour ce faire, les messages et les coordonnées du PAE pourraient être repris dans leurs bulletins d’information.
• Il est rappelé que le PAE fournit des services consultatifs aux représentants syndicaux pour les aider à mieux soutenir leurs membres.

Mise à jour sur l’approche en matière de mieux-être

• Le Conseil de direction demande une mise à jour sur la stratégie de données associée à la nouvelle approche en matière de mieux-être et de santé et de sécurité en milieu de travail à la fin mars ou au début avril (*mise à jour d’après réunion : cette réunion a été reportée au début du mois de juin). L’accent sera mis sur les différences entre les résultats du SAFF au niveau des employés, des gestionnaires et des dirigeants, ainsi que sur les mesures à prendre pour résoudre les problèmes à chaque niveau.
• Le BNME et la SST travaillent en collaboration sur des projets associés à l’approche en matière de mieux-être et de santé et de sécurité en milieu de travail :
  • Analyse de l’environnement du matériel d’apprentissage, des instruments de politique d’entreprise et des aspects du cycle de vie des employés (p. ex., intégration, gestion du rendement) afin de déterminer où ajouter des renseignements sur l’approche en matière de mieux-être et de santé et de sécurité en milieu de travail et les 13 facteurs.
  • Collaboration avec les membres de la Communauté des champions du mieux-être (CCME) qui sont, pour la plupart, les champions du mieux-être des directions générales et des régions, afin de mobiliser le soutien pour la nouvelle approche dans l’ensemble du pays. On leur a demandé de communiquer avec les comités du mieux-être de leur direction générale ou de leur région afin de s’assurer qu’ils sont au courant de la nouvelle approche et de ce qui se prépare.
  • Séries sur le mieux-être à l’intention des dirigeants et des employés. Les séries à venir sont « Les leaders psychologiquement surs » et « Comment comprendre les données du SAFF par direction générale et région ».
  • Stratégie en matière de données, y compris un projet pilote (en attente de l’approbation du sous-commissaire) et l’élaboration d’un cadre de mesure du rendement.

Tour de table

• Le SEI soulève une préoccupation concernant le changement apporté au Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP) fédérale. Bien que cette question n’entre pas dans le champ d’application du CCN-ME, la présidente indique qu’elle a été soulevée lors de la réunion du Comité national de consultation syndicale-patronale du SEI du 7 décembre 2023 et qu’il y aura davantage de communications disponibles pour les employés dans InfoZone.

Mot de la fin

• La présidente, le SEI et le groupe VFS prononcent le mot de la fin.
• La prochaine réunion se tiendra au printemps 2024. Les membres sont encouragés à soumettre tout point à l’ordre du jour lorsque l’appel sera lancé avant la réunion.