Comité de santé et de sécurité

Procès-verbal de la réunion du Comité national d'orientation en matière de santé et de sécurité (CNOSS)

Le 23 juin 2020

DATE :               Le 23 juin 2020                          HEURE : 13 h

LIEU :                 Téléconférence

PRÉSENTS :

Représentants de l’employeur

Représentants des employés

Membres

Dan Couture
Nandini Srikantiah (pour Hugo Pagé)
Chris Docherty (pour Dana-Lynne Hills)
Maggie Trudel-Maggiore
Heather Dipenta

Doug Gaetz (SEI)
(Coprésident pour les employés)
Tracy Marcotte (SEI)
Allaudin Alibhai (VFS)
Brian Oldford (SEI)
Alnashir Ravjiani (VFS)

Secrétaire David Walsh  
Observateurs

Andrea McKay
Chantal Monette

Mathieu Juneau
Eric Langlais

Cette réunion est présidée par M. Dan Couture, coprésident représentant l’employeur.

REMARQUES DU COPRÉSIDENT POUR L’EMPLOYEUR

Le coprésident représentant l’employeur ouvre la réunion en souhaitant la bienvenue et en remerciant les membres du CNOSS, les observateurs, les invités et toutes les personnes qui ont contribués aux questions et aux dossiers de santé et sécurité au travail (SST) depuis le début de la pandémie en mars 2020. Il mentionne que la santé et la sécurité demeurent la priorité absolue de l’Agence du revenu du Canada (ARC).

Les membres sont informés que le Protocole national pour les sites de travail de l’ARC pendant la pandémie de COVID-19, le Plan pour les sites de travail des immeubles et les Principes directeurs pour les sites de travail de l’ARC ont été transmis aux sous-commissaires des directions générales et des régions et aux membres du CNOSS. Ces documents seront publiés sur la nouvelle page InfoZone COVID-19 : Tracer le chemin  le 24 juin 2020. On remercie les représentants des employés de leur participation et de leur rétroaction tout au long de cette initiative. On rappelle aux membres que l’ARC passera d’un mode de service critique à un mode de reprise des activités à compter du 26 juin 2020. Des renseignements additionnels seront bientôt fournis aux employés au sujet du Plan national de reprise des activités. Jusqu’à maintenant, 62 immeubles continuent d’être  exploités à capacité réduite.

Enfin, les membres reçoivent un résumé des communications publiées sur la page InfoZone de la COVID-19 depuis la dernière réunion spéciale du CNOSS le 26 mai 2020. Ces communications comprennent des questions et réponses concernant l’ARC, les mesures de l’ARC en réponse à la COVID-19 et une mise à jour sur le plan de continuité des activités de l’ARC.

REMARQUES DU COPRÉSIDENT POUR LES EMPLOYÉS

Le coprésident pour les employés remercie les membres du CNOSS et tous les employés impliqués depuis le début de la pandémie en mars 2020. Il mentionne que la  précieuse contribution de tous ainsi que le travail accompli sont appréciés. Les membres sont informés que le SEI prépare actuellement une présentation PowerPoint sur le Protocole national pour les sites de travail. L’objectif est de fournir aux comités locaux de SST et aux présidents locaux, des renseignements sur leurs rôles et responsabilités en ce qui concerne le Protocole national pour les sites de travail. Il remercie Mathieu Juneau d’avoir préparé ce document.

Mise à jour de la section nationale de la SST – COVID-19

Les représentants de la Direction générale des ressources humaines (DGRH) fournissent aux membres les dernières nouvelles au sujet des initiatives de la SST liées à la COVID-19. On remercie les représentants des employés de leurs discussions fréquentes avec le directeur adjoint de la SST sur divers sujets de la SST depuis le début de la pandémie. Ce travail collaboratif a contribué à l’élaboration d’une orientation en temps opportun à l’égard de nombreux sujets.

Les membres sont informés qu’un document d’information a été préparé afin de fournir une orientation aux employés sur la façon de se protéger contre la chaleur lorsqu’ils travaillent à la maison. Ce document sera publié sous peu sur InfoZone. Un document de questions et réponses sur la gestion des urgences a également été préparé afin de fournir une orientation sur les évacuations d’urgence. Ce document a été envoyé aux agents de sécurité locaux.

Les membres sont informés que le Groupe de travail de l'Analyse du risque professionnel en environnements multiples (ARPEM) a préparé une évaluation des risques sur l’éloignement physique à l’aide d’un nouveau modèle d’analyse des risques liés à la tâche (ART) spécifique à la COVID-19. Les résultats des évaluations des risques seront communiqués à la haute direction et utilisés pour recommander des situations où l’éloignement physique peut être problématique et où des masques non médicaux peuvent être nécessaires. De plus, un guide de nettoyage des outils, de l’équipement et des machines est en cours de préparation et sera passé en revue par le groupe de travail. Aussi, un nouvel outil d’évaluation du risque à utiliser par les employés des bureaux locaux, plus précisément pour la récupération de documents et d’équipement pendant la pandémie de COVID-19, a été élaboré et transmis au groupe de travail sur l’analyse du risque professionnel (ARP) et transmis aux équipes de gestion. Une nouvelle procédure de travail sécuritaire a également été élaborée pour les employés des bureaux locaux qui travaillent à l’extérieur des installations du gouvernement fédéral pendant la pandémie de COVID-19, et fait actuellement l’objet d’une consultation auprès du groupe de travail sur l’ARP.

Le guide sur le mandat du comité de santé et de sécurité a été examiné et mis à jour en fonction des leçons retenues au cours de la pandémie. Un document d’orientation a également été créé pour aider les comités et représentants à établir des critères d’inspection liés aux contrôles de la COVID-19 dans leurs lieux de travail.

De plus, outre le document d’orientation « Travail à domicile  – Principes ergonomiques », la Section nationale de la SST étudie actuellement diverses possibilités avec l’entrepreneur et Workplace Health and Cost Solutions inc, pour offrir des évaluations ergonomiques dans les circonstances actuelles de pandémie. Les membres sont informés qu’un examen du rôle des coachs en ergonomie pendant la pandémie est également en cours. Le contrat de l’ARC pour les chaises de bureau a été modifié afin de permettre l’achat et l’expédition des chaises directement aux résidences des employés pendant la pandémie. Les coordonnateurs de l’intervention précoce et retour au travail aideront les employés et les gestionnaires du point de vue d’’adaptation en cas de situation d’adaptation préexistante ou si une évaluation ergonomique préalable a été réalisée. Les gestionnaires ont reçu l’orientation à l’égard de ce processus.

Les membres reçoivent une mise à jour sur le projet de loi C-65. Il a été annoncé dans le Plan prospectif de la réglementation du Programme du travail : 2020 à 2022 que la publication des règlements dans la partie II de la Gazette du Canada est prévue au cours de l’été 2020, et que l’entrée en vigueur est prévue pour l’hiver 2021. Il est indiqué dans le document que « compte tenu des circonstances actuelles liées à la COVID-19, il plane une incertitude sur les dates de publication d’entrée en vigueur. Le Plan prospectif de la réglementation de 2020 à 2022 sera publié de nouveau lorsque les opérations reviendront à la normale. »

On rappelle aux membres que la Section nationale de la SST continue de participer à la communauté de pratique en matière de SST et que son approche pendant la pandémie concorde avec celle de Santé Canada, de l’Agence de la santé publique du Canada, du Secrétariat du Conseil du Trésor, de Services publics et Approvisionnement Canada, d’Emploi et Développement social Canada et de la fonction publique.

Enfin, les membres sont informés qu’un groupe de travail de l’ARC a été créé, dirigé par la Division de l’intégrité et du mieux-être et la Division de l’apprentissage de l’effectif et du perfectionnement en leadership, pour aider les gestionnaires et les employés pendant la période de transition. Le groupe de travail élaborera un plan qui sera communiqué au Comité consultatif national sur le mieux-être aux fins de commentaires et de rétroaction.

PÉRIODE OUVERTES DE QUESTIONS ET RÉPONSES 

Les questions suivantes ont été adressées :

Est-ce que le niveau d’occupation de 30 % est toujours l’objectif et est-ce que les syndicats participeront à l’exercice de planification du retour aux sites de travail ?

Le niveau d’occupation de 30 % n’est pas un objectif à atteindre par l’ARC  mais plutôt une ligne directrice fondée sur les impératifs opérationnels et les mesures de contrôle nécessaires. Le but est de s'assurer que les mesures appropriées sont en place pour protéger la santé et la sécurité de tous les employés qui doivent être physiquement présents sur un site de travail. Le taux d'occupation exact variera car chaque site aura des contraintes et des restrictions spécifiques qui doivent être prises en compte.

Selon le Protocole national pour les sites de travail de l’ARC pendant la pandémie de COVID-19, la gestion et les syndicats collaboreront tout au long des processus de planification et de mise en œuvre du retour aux sites de travail pour s’assurer que tous les aspects concernant les employés sont pris en considération, particulièrement en ce qui a trait aux conditions de travail générales.

Quels critères déterminent si des masques non médicaux doivent être achetés ou non ?

L’ARC indique que le groupe de travail sur l’ARP travaille actuellement sur une analyse des évaluations de risques qui comprend le besoin possible de masques non médicaux. A la suite de cette analyse, des recommandations seront  fournies à la haute gestion afin de les aider à déterminer si des masques non médicaux peuvent être nécessaires lorsque l’éloignement physique peut être problématique. L’ARC continue de suivre les recommandations du gouvernement fédéral et de l’autorité de la santé publique concernant les masques non médicaux. Les membres seront tenus au courant des développements à ce sujet.

Quelle est la composition du groupe de travail sur le mieux-être de l’ARC ?

Un comité consultatif sur le mieux-être, qui inclut les représentants des employés, a été créé avant la pandémie de COVID-19. En raison de la situation actuelle, un nouveau groupe de travail de l’ARC a été créé, lequel comprend une expertise en ressources humaines, telle que la Division de l’apprentissage de l’effectif et du perfectionnement en leadership, la Section de résolution informelle de conflits et la Section nationale de la SST. Le groupe de travail étudie les façons de soutenir les gestionnaires et les employés par rapport aux questions qu’ils peuvent avoir et de créer des outils pour faciliter ces conversations.

Est-il possible pour l’ARC d’examiner le plan pour les employés qui ne peuvent pas travailler de la maison pour diverses raisons ? Sinon, quel est le plan pour résoudre ce problème ?

L’ARC est consciente que les employés peuvent faire face à différents types de défis pendant la pandémie de COVID-19. Comme la santé et la sécurité des employés sont la principale préoccupation de l’ARC, nous encourageons les gestionnaires à communiquer avec leurs employés et encourageons les employés à discuter de leurs préoccupations avec leur gestionnaire. Nous rappelons à tous que le Programme d’aide aux employés est disponible aux employés et à leur famille, au besoin.

Est-ce que certains bureaux pourraient  être ouverts pour accueillir les employés qui n’ont pas l’air conditionné à la maison ?

L’ARC confirme que la plupart des bureaux demeureront vacants jusqu’à l’automne, à l’exception des bureaux qui doivent être ouverts à des fins opérationnelles. L’ARC doit s’assurer que les lieux de travail respectent les recommandations de l’autorité de la santé publique et minimisent le risque aux employés avant d’ouvrir un immeuble. Par exemple, des protocoles de nettoyage et des services d’entretien améliorés devront tous être en place avant d’y loger des employés.

L’ARC prévoit-elle des retards de livraison des chaises aux employés qui travaillent de la maison ?

À ce jour, environ 1 500 chaises ont été livrées aux employés travaillant de la maison. Pour le moment, le fournisseur ne prévoit aucun retard en ce qui a trait à la livraison des chaises.  

L’ARC prévoit-elle fournir des masques pendant une évacuation ?

À l’heure actuelle, l’ARC ne recommande pas le port du masque pendant une évacuation, car cela pourrait présenter d’autres risques. Par exemple, les masques pourraient présenter des problèmes lors de la sortie par les escaliers ou nuire à la communication efficace pendant l’évacuation.

L’ARC peut-elle fournir une mise à jour sur les récentes évacuations qui ont eu lieu dans certains immeubles ?

La Section nationale de la SST fera un suivi auprès des régions et informera les membres.

Quand le rapport sur les menaces et les agressions sur les employés de l’ARC sera-t-il réémis?

Le représentant de l’employeur de la Direction générale des finances et de l’administration (DGFA) fera le suivi afin de déterminer l’engagement à ce sujet. On confirmera également si les rapports peuvent de nouveau être partagés à partir de septembre 2020.

À quel moment les membres devraient-ils s’attendre à la reprise des mises à jour écrites de la SST ?

La Section nationale de la SST indique que certaines mises à jour écrites et documents de la SST reprendront à la prochaine réunion du CNOSS. Un examen sera effectué afin de déterminer quels dossiers peuvent reprendre en septembre étant donné la priorité de la pandémie de COVID-19.

Le coprésident représentant l’employeur clôt la période de questions ouvertes et passe au tour de table.

TOUR DE TABLE

Brian Olford remercie les membres d’avoir échangé des renseignements sur le travail des autres ministères du gouvernement lié à la COVID-19 et est impressionné par ce qui a été accompli jusqu’à présent à l’ARC par rapport à d’autres ministères du gouvernement.

Allaudin Alibhai fait part de sa reconnaissance des communications ouvertes et fréquentes qui prennent place avec le directeur adjoint de la SST.

Alnashir Ravjiani souligne le travail accompli par le groupe de travail sur l’ARP et a hâte de recevoir de nouveau les mises à jour écrites à la prochaine réunion du CNOSS.

Mathieu Juneau demande que le point du nombre d’immeubles ouverts soit laissé ouvert dans le rapport sur les mesures de suivi, car les membres aimeraient continuer de recevoir ces mises à jour régulièrement. L’ARC a accepté.

Maggie Trudel-Maggiore commente la bonne relation entre la Section nationale de la SST et les représentants des employés, et mentionne combien il est fantastique que tous les membres ont la santé et la sécurité des employés à cœur.

Nandini Srikantiah indique que la rétroaction fournie par les représentants des employés sur le Protocole national pour les sites de travail et le Plan pour les sites de travail des immeubles est grandement appréciée, car elle permet la production d’un document exhaustif.

David Walsh remercie tout le monde de leur collaboration et de leur souplesse, souvent dans le cadre de délais serrés, et remercie l’équipe nationale de la SST pour leur travail acharné tout au long de la pandémie.

MOT DE LA FIN

Doug Gaetz exprime sa reconnaissance du travail collaboratif de tous les membres et de la communication rapide de l’information aux employés. Il note également que les appels hebdomadaires avec le directeur adjoint de la SST ont fait une grande différence dans tous les travaux réalisés et que l’ARC a pris de l’avance sur les autres ministères du gouvernement. Les représentants des employés aimeraient voir un retour à la normale des réunions du CNOSS en septembre 2020.

Dan Couture remercie les membres et l’équipe nationale de la SST et réitère l’importance de continuer de travailler ensemble au cours des prochains mois. Il remercie également la Direction générale de l’informatique de ses efforts pour veiller à ce que les employés disposent du matériel approprié lorsqu’ils travaillent de la maison. La santé et la sécurité des employés resteront une priorité pendant que l’ARC passe à un mode de reprise des activités. Tous les membres sont invités à soulever tout problème avant la prochaine réunion du CNOSS.

Dan Couture
Coprésident pour l’employeur
Comité national d’orientation en matière de santé et sécurité au travail

23 septembre, 2020

Doug Gaetz
Coprésident pour les employés
Comité national d’orientation en matière de santé et sécurité au travail

24 septembre 2020

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