Comité des finances

Rapport du Comité des finances

Décembre 2002

Bob Campbell Point 11(j)

Le comité s’est rencontré du 20 au 22 octobre 2002. Joint à ce rapport vous trouverez les documents suivants et les recommandations proposées :

Soumis respectueusement,

Bob Campbell
Président du Comité


Ordre du jour du Comité des finances

Début à 13 h 30, le 20 octobre 2002
Fin à 17 h, le 22 octobre 2002
Au Bureau national du SEI (bureau de Donna)

Ordre du jour :

(1) Revue des placements
(2) Revue du poste budgétaire de la présidente et voir s’il y a toujours lieu de le décomposer
(3) Lettre sur ce qu’il faut pour le congrès
(4) Lignes directrices sur les dépenses pour les VPR et les substituts
(5) Lignes directrices sur les budgets régionaux de formation
(6) Examen de l’état des résultats et du bilan pour les postes excédentaires
(7) Lignes directrices sur la traduction
(8) Téléphone – Comparaison Bell c. Telus
(9) Inventaire : le point


ÉBAUCHE
LIGNES DIRECTRICES SUR LES DÉPENSES

L’objet des Lignes directrices ci-après est de préciser les Statuts et Règlements du SEI pour ce qui est du remboursement des dépenses.

Les Statuts et Règlements ci-après ont été examinés lors de l’élaboration des présentes Lignes directrices :

  • Statut 8 (Fonctions des dirigeantes et dirigeants)
  • Statut 10 (Congrès)
  • Statut 18 (Dépenses)
  • Règlement 3 (Comités)
  • Règlement 7 (Fonctions des vice-présidentes et vice-présidents régionaux)
  • Règlement 8 (Fonctions des substituts aux vice-présidentes et vice-présidents régionaux)
  • Règlement 12 (Remboursement des dépenses)
  • Règlement 17 (Règlement régissant les frais de garde familiale)
  • Règlement 18 (Règlement régissant les termes et conditions du poste de la présidente ou du président)

Les présentes lignes directrices concernent les dépenses des personnes s’occupant d’affaires syndicales autorisées. Ces personnes sont définies comme la présidente ou le président, la 1re vice-présidente ou le 1er vice-président, la 2e vice-présidente ou le 2e vice-président, les vice-présidentes régionales ou vice-présidents régionaux, les substituts aux vice-présidentes régionales ou aux vice-présidents régionaux, les membres de comité, le personnel et tout autre membre s’occupant d’affaires syndicales autorisées.

(1) Hébergement : Il faut choisir les chambres d’hôtel les plus pratiques et les plus économiques disponibles applicables dans la région du pays.

(2) Indemnité quotidienne : Selon le Règlement 12.2.

(3) Transport au sol : Pour les voyages par avion, par train ou par autocar, les frais sont remboursés au coût du service normal de taxi. (D’autres moyens de transport sont permis, s’ils coûtent moins cher ou pas plus cher que le taxi.) Les frais supplémentaires doivent être approuvés au préalable par la présidente ou le président ou la 1re vice-présidente nationale ou le 1er vice-président national.

(4) Déplacements en automobile : La présidente ou le président ou la 1re vice-présidente nationale ou le 1er vice-président national doit approuver l’utilisation d’un véhicule personnel. L’utilisation d’un véhicule personnel donne droit au remboursement des frais selon le Règlement 12.5.2(2). L’utilisation de voitures de location doit être approuvée au préalable pour que les frais en soient remboursés, et elle doit être justifiée par des considérations pratiques et économiques.

(5) Stationnement : Les frais de stationnement ne sont remboursés que si l’utilisation d’une automobile a été approuvée au préalable.

(6) Garde familiale : Les frais de garde familiale sont remboursés selon le Règlement 17.

(7) Déplacements : Tous les déplacements doivent être approuvés au préalable et le coût effectif est remboursé selon les Statuts et les Règlements.

(8) Divers – Généralités : Toutes les dépenses diverses doivent être justifiées d’un reçu.

a) Appels téléphoniques : Un montant raisonnable est remboursé pour les appels téléphoniques.

b) Maladie/vacances : Pendant que vous vous occupez des affaires syndicales autorisées, si vous travaillez moins de 75 heures pour l’ADRC dans un mois donné, ce qui vous fait perdre des vacances et des crédits de congés de maladie, le SEI vous rembourse cette perte sur présentation d’une demande de salaire pour la période, avec indication de la perte de crédits.

(9) Conseil exécutif – Divers :

a) Blanchissage : Les montants raisonnables sont admis pour les frais de blanchissage pour les séjours prolongés (7 jours) ou lorsque les délais entre voyages sont courts ou si les dépenses ont été approuvées au préalable dans les situations exceptionnelles.

b) Attaché-case : Les membres du Conseil exécutif ont droit à un attaché-case et à un remplacement si nécessaire (environ 150 $).

c) Bagages : Le Conseil exécutif a droit à un ensemble approprié de valises d’un prix raisonnable préapprouvé, qui peut être remplacé si nécessaire.

d) Accessoires téléphoniques : Comme chaque membre du Conseil a l’utilisation d’un téléphone cellulaire, le SEI rembourse les frais pour les accessoires approuvés de téléphone cellulaire (p. ex., étui, mains libres, etc.).

e) Accessoires d’ordinateur : Comme chaque membre du Conseil a l’utilisation d’un ordinateur portatif, le SEI rembourse les accessoires d’ordinateur approuvés. (p. ex., encre pour imprimante, souris, etc.).

f) Fournitures générales de bureau : Vu que cela est jugé couvert par l’indemnité de résidence des membre du Conseil, seuls les articles exceptionnels préapprouvés sont remboursés.

g) Frais de poste : La dépense pour les timbres ordinaires fait partie de l’indemnité de résidence des membres du Conseil. Les gros articles d’affranchissement, comme pour les colis, etc., peuvent être remboursés, sur présentation des reçus avec les demandes de remboursement des dépenses (p. ex., dossiers de griefs).

h) Congé : Selon le Règlement 12.7.

i) Journée administrative : Les membres du Conseil exécutif, sauf la présidente ou le président, peuvent utiliser une journée d’administration pour effectuer leur travail syndical, avec l’approbation de la présidente ou du président ou de la 1re vice-présidente ou du 1er vice-président.


Recommandation #6
PROJET DE LIGNES DIRECTRICES SUR LA TRADUCTION

Que le fonds de traduction de 5 000 $ pour les sections locales soit utilisé comme suit :

a) Le fonds est distribué selon le principe du premier arrivé, premier servi.

b) La section locale n’a pas droit à plus de 1 000 $ par an.

c) Il incombe à la section locale d’obtenir l’approbation écrite préalable de la présidente ou du président pour dépenser ces fonds. Cette approbation porte sur le montant financier et non sur le contenu.

d) La traduction commandée sans autorisation préalable est la responsabilité de la section locale.

e) La section locale soumet la facture au Bureau national pour paiement.


Recommandation # 7
PROJET DE LIGNES DIRECTRICES SUR LES BUDGETS RÉGIONAUX DE FORMATION

(1) Le budget régional de formation est réparti également entre les dix régions.

(2) Pour pouvoir utiliser son budget formation, la région doit dégager une contrepartie, dollar pour dollar, de son budget régional.

(3) La présidente ou le président peut approuver l’utilisation du budget de formation pour les cours approuvés du SEI.

(4) Les cours de formation hors SEI exigent l’approbation du Conseil exécutif. Un cours approuvé par le Conseil devient un cours approuvé du SEI, qui n’exige donc plus que l’approbation de la présidente ou du président, à compter de ce moment-là. (Voir liste ci-après.)

Cours du SEI approuvés par le Conseil.

  • Dotation
  • Règlement des griefs
  • Harcèlement
  • Appels
  • Développement des sections locales (en préparation)

Recommandation 1-7

Recommandation no 1

Attendu que l’indemnité du gouvernement a été portée à près de 70 $ par jour.

Il est résolu que l’indemnité du Syndicat des employé-e-s de l’Impôt, du lundi au vendredi, soit portée de 65 $ à 70 $, par souci d’équilibre.

Proposé par :

Bob Campbell

1er vice-président national

Recommandation no 2

IL EST RÉSOLU QUE LA MODIFICATION SUIVANTE SOIT APPORTÉE AU RÈGLEMENT 16.1.2, POUR L’AJOUT D’UN NOUVEAU (4) ET LA RENUMÉROTATION DE L’ANCIEN (4) À (5).

16.1.2 Procédure

(1) Toute demande de prêt est soumise à l’approbation du comité national des finances du SEI qui tient compte de la capacité de remboursement de la section locale.

(2) La section locale présente au comité national des finances du SEI une copie du procès-verbal autorisant le prêt adopté par les membres lors de l’assemblée générale annuelle ou de l’assemblée extraordinaire.

(3) La section locale soumet des états financiers à jour au comité national des finances du SEI.

(4) La section locale soumet le montant du prêt et l’échéancier de remboursement qu’il propose.

(5) Le Comité national des finances du SEI donne les motifs de refus, par écrit, à la section locale qui demande le prêt.

Proposé par

BOB CAMPBELL

1er VICE-PRÉSIDENT NATIONAL

Recommandation no 3

Attendu que le Comité des finances tente de se tenir à jour pour ce qui est des placements du Syndicat des employé-e-s de l’Impôt.

Il est résolu que l’agent d’administration financière se voit accorder des pouvoirs limités de signature pour l’achat de CPG.

Proposé par :

Bob Campbell

1er vice-président national

Recommandation #4

Attendu que le Comité des finances estime qu’il y a lieu de préciser certains articles du Règlement 12.

Il est résolu que le Règlement 12 soit modifié comme suit :

12.3 Avances

(1) à (4) ne changent pas

(5) Les avances approuvées pour un membre, y compris un membre du personnel, ne comprennent que les frais de déplacement et d’hôtel et l’indemnité quotidienne. La partie de l’avance concernant les déplacements est normalement pour un tarif aérien en classe H. Tout autre tarif aérien doit être approuvé au préalable par la présidente ou le président ou, en son absence, la 1re vice-présidente ou le 1er vice-président.

12.5 DÉPLACEMENTS

12.5.1 Subventions de déplacement aux sections locales

(1) Les subventions de déplacement pour les délégué-e-s et/ou les observatrices et observateurs rémunérés, que le Bureau national verse pour les Conférences et les Congrès, le sont par l’entremise de la section locale, qui est chargée de les administrer et d’en rendre compte.

(2) Les subventions de déplacement pour les sections locales sont normalement de deux (2) fois le coût d’un passage aérien en classe H ou économie, selon le moindre des deux, sans reçu. Tout tarif aérien autre que celui mentionné ici doit être approuvé au préalable par la présidente ou le président ou, en son absence, la 1re vice-présidente ou le 1er vice-président.

(3) La section locale qui reçoit une subvention de déplacement et n’envoie pas de participantes ou participants doit en retourner la totalité au Bureau national.

12.5.2 Frais de déplacement :

(1) Les frais de déplacement pour tous les autres, y compris le personnel, sont le coût effectif engagé. Cependant, si le coût dépasse le montant du tarif aérien en classe H, sans reçu, il faut l’approbation préalable de la présidente ou du président ou, en en son absence, de la 1re vice-présidente ou du 1er vice-président.

(2) Si le déplacement par automobile a été approuvé, le taux de remboursement est au taux le plus élevé établi par le Conseil du Trésor pour les dix (10) provinces plus un cent (.01¢).

Recommandation #5

IL EST RÉSOLU QUE LE RÈGLEMENT 12.6 (4) SOIT MODIFIÉ POUR AJOUTER QUE L’ADJOINT EXÉCUTIF À LA PRÉSIDENTE OU AU PRÉSIDENT AIT L’AUTORISATION D’APPROUVER LES RÉCLAMATIONS DE DÉPENSES TEL QUE STIPULÉ CI-DESSUS.

12.6 AUTORISATION

(1) Les dirigeantes ou dirigeants du Conseil exécutif invités à des réunions de l'AFPC, du Congrès du Travail du Canada, de fédérations du travail ou d'autres organisations et qui dépensent des fonds appartenant au SEI soumettent leur demande d'approbation à la présidente ou au président avant que la réunion n'ait lieu. La présidente ou le président ne peut refuser une demande sans motif valable.

(2) Toute perte de salaire encourue pour se rendre au bureau national afin de rencontrer un membre du personnel du bureau national est autorisée par la présidente ou le président avant que la réclamation puisse être examinée pour fin d'approbation.

3) Les autres dépenses non comprises dans la présente politique peuvent, avec l'accord de la présidente ou du président, être approuvées par la vice-présidente ou le vice-président responsable des finances.

(4) Les réclamations de dépenses sont soumises à la présidente ou au président pour fin d’autorisation. La présidente ou le président peut déléguer l’adjoint exécutif à la présidente ou au président l’autorisation d’approuver les réclamations de dépenses ou à la vice-présidente ou au vice-président responsable des finances.

Recommandation #6

PROJET DE LIGNES DIRECTRICES SUR LA TRADUCTION

Que le fonds de traduction de 5 000 $ pour les sections locales soit utilisé comme suit :

a) Le fonds est distribué selon le principe du premier arrivé, premier servi.

b) La section locale n’a pas droit à plus de 1 000 $ par an.

c) Il incombe à la section locale d’obtenir l’approbation écrite préalable de la présidente ou du président pour dépenser ces fonds. Cette approbation porte sur le montant financier et non sur le contenu.

d) La traduction commandée sans autorisation préalable est la responsabilité de la section locale.

e) La section locale soumet la facture au Bureau national pour paiement.

Recommandation # 7

PROJET DE LIGNES DIRECTRICES SUR LES BUDGETS RÉGIONAUX

(1) Le budget régional de formation est réparti également entre les dix régions.

(2) Pour pouvoir utiliser son budget formation, la région doit dégager une contrepartie, dollar pour dollar, de son budget régional.

(3) La présidente ou le président peut approuver l’utilisation du budget de formation pour les cours approuvés du SEI.

(4) Les cours de formation hors SEI exigent l’approbation du Conseil exécutif. Un cours approuvé par le Conseil devient un cours approuvé du SEI, qui n’exige donc plus que l’approbation de la présidente ou du président, à compter de ce moment-là. (Voir liste ci-après.)

Cours du SEI approuvés par le Conseil.

  • Dotation
  • Règlement des griefs
  • Harcèlement
  • Appels
  • Développement des sections locales (en préparation)