Offre d'emploi : Adjointe administrative ou adjoint administratif au président national

2 septembre 2020

NOUS ADHÉRONS À L’ÉGALITÉ D’ACCÈS À L’EMPLOI

Titre du poste :                     Adjointe administrative ou adjoint administratif au président national

TYPE D’EMPLOI :                 Durée indéterminée/déterminée

Classification :                      Niveau 7

Salaire :                                  71 014 $ à 79 930 $

Langue :                                 Bilingue impératif

Lieu :                                      Ottawa

Statut syndical :                    Poste exclu

ZONE DE SÉLECTION : 

Admissibilité :

Employés de l’unité V de négociation du Syndicat des employé‑e‑s de l’Alliance (SEA);
Autres membres du Syndicat des employé‑e‑s de l’Alliance;
Employés de l’AFPC et de ses Éléments;
Grand public.

TÂCHES GÉNÉRALES :

Sous la direction de l’adjoint exécutif du président national et/ou du président national, peuvent comprendre les tâches suivantes, sans toutefois s’y limiter :

  • Fournir un soutien administratif de niveau exécutif à l’adjoint exécutif du président national et au président national;
  • Accomplir des fonctions générales de bureau comme le classement, la photocopie, l’envoi de courrier, l’envoi de télécopies, etc.;
  • Composer, dactylographier, mettre en forme, préparer et envoyer des lettres, des notes de service et d’autres communiqués;
  • Assembler et organiser des documents, du matériel et des fournitures pour les conférences, les congrès et les réunions;
  • Entrer et transcrire des données et des renseignements, selon les directives;
  • Assister aux réunions du Conseil exécutif, aux conférences des présidents et des présidentes et aux congrès;
  • Au nom du président national, demander des points à l’ordre du jour pour les réunions prévues, au besoin;
  • Communiquer avec les représentants des hôtels conformément aux contrats établis pour réserver des chambres, fournir des renseignements sur les invités et communiquer les exigences relatives aux salles de réunion pour les réunions périodiques et ponctuelles approuvées par le président national;
  • Organiser des services de traduction simultanée et de communication électronique pour les réunions prévues dans les limites du cadre des contrats de service déjà négociés avec ces fournisseurs de services;
  • Rédiger et transcrire des procès-verbaux à l’aide d’un carnet de notes ou d’un appareil d’enregistrement des conversations;
  • Répondre, dans les deux langues officielles, aux demandes de renseignements d’ordre administratif reçues des dirigeantes et dirigeants du Conseil exécutif, des sections locales, des membres, des dirigeantes et dirigeants des Éléments, des dirigeantes et dirigeants de l’AFPC et du personnel;
  • Réviser, si nécessaire, la traduction des procès‑verbaux et autres documents en anglais et en français lorsque des termes ou des mots erronés ont été utilisés par des services de traduction externes.                                                      

COMPÉTENCES :

  • Un diplôme en bureautique – niveau exécutif constitue un atout ou un diplôme d’études postsecondaires avec un minimum de 2 ans d’expérience dans un rôle similaire fournissant des services administratifs et de secrétariat généraux en rapport avec les fonctions du poste, ou un diplôme d’études secondaires avec un minimum de 5 ans d’expérience dans un rôle similaire ou une combinaison acceptable d’études, de formation et d’expérience.
  • Bien écrire, parler et comprendre l’anglais et le français;
  • Excellente connaissance de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook);
  • La connaissance d’Access constitue un atout;
  • Capacité de rédiger des ébauches de lettres et de taper efficacement, de transcrire et de modifier des documents;
  • Capacité d’organiser, de planifier et de déterminer les priorités de travail de façon autonome afin de respecter des délais serrés, dans un environnement où les priorités sont nombreuses et concurrentes;
  • Bonne connaissance de l’utilisation d’un matériel de bureau standard;
  • Relations interpersonnelles efficaces;
  • Solides compétences en communications;
  • Bon jugement, initiative, fiabilité et capacité de travailler de façon autonome;
  • Compréhension et engagement envers le syndicalisme et les principes d’équité constitue un atout.

DATE DE CLÔTURE :     25 septembre 2020

CANDIDATURES :

Les candidates et candidats doivent démontrer dans leur demande comment leurs qualifications correspondent à celles exigées dans l’annonce du poste.  À défaut de ce faire, les candidates et candidats seront exclus du processus à l’étape de la présélection.  Nous communiquerons uniquement avec les candidates et candidats convoqués en entrevue.

Les candidatures doivent être transmises par courriel à Marc Brière, président national, Syndicat des employé‑e‑s de l’Impôt, à marcbriere@ute-sei.org, afin qu’il les reçoive au plus tard à la fermeture des bureaux le 25 septembre 2020.

Veuillez noter que les frais encourus par les candidates et candidats pour assister aux entrevues ou aux examens seront la responsabilité exclusive des candidates et candidats.