Aux: Conseil exécutif
Substituts aux Vice-présidentes et vice-présidents régionaux
Présidentes et présidents de section locale
Agents de relations de travail
Salutations!
En conformité avec les articles 2, 3 et 4 du Statut 9, votre Conseil exécutif a convenu de convoquer notre dix-septième Congrès Triennal à Ottawa, Ontario, du mercredi 19 au samedi 22 juillet 2017. Nos délibérations auront lieu à l'hôtel Westin. Les comités du congrès se rencontreront avant le congrès à l'Hôtel Château Laurier à Ottawa du 28 avril au 30 avril 2017.
1. REPRÉSENTATION AU CONGRÈS
Statut 9, Article 5 – Aux fins de la représentation à un congrès, chaque section locale a droit à une (1) déléguée ou un (1) délégué avec plein droit de vote pour chaque tranche de deux cent (200) membres en règle ou fraction de ce nombre dans l’année civile précédant la date du congrès en tenant compte du mois dans lequel il y a eu le plus grand nombre de cotisants et ce, pour chaque section locale du SEI. Le mois pourra donc être différent dépendant de la section locale. Tous les déléguées et délégués sont des membres en règle de la section locale.
Afin de remplacer une déléguée ou un délégué au congrès, soumet au bureau national les noms et rangs des substituts aux déléguées et délégués. Tous les substituts sont des membres en règles de la section locale.
Les comités du congrès (Statuts, Finance, Négociation collective et Général) se rencontreront à Ottawa tel que noté ci-dessus. Selon le Règlement 4, chaque section locale pourra envoyer une ou un (1) délégué-e à un (1) des comités. Il est à noter que ces individus participant aux comités doivent être des délégués au congrès.
Aussitôt que nous recevrons la liste des cotisants pour les 12 mois de 2016, nous aviserons toutes les sections locales concernant le nombre permis de délégué-e-s, d’observatrices et d’observateurs payés probablement à la fin de février 2017.
28 février 2017 – Délégué-e-s aux comités du congrès
Les sections locales doivent fournir au Bureau national par l’entremise de leur VPR les noms de leurs délégué-e-s aux comités du congrès pour le *28 février 2017. En même temps, veuillez indiquer le comité auquel ils ou elles aimeraient participer ainsi que leur second choix au comité. Il est à noter que ces individus doivent être des délégués au congrès. *Cet échéancier s’applique également aux observatrices et observateurs aux comités du congrès.
11 mars 2017 – Délégué-e-s, observatrices et observateurs au congrès
Les sections locales doivent fournir au Bureau national les noms et les certificats d’inscription de tous leurs délégué-e-s et observatrices et observateurs au congrès pour le 11 mars 2017. Les observatrices et observateurs doivent être classé-e-s par ordre de priorité afin de déterminer les remplaçant-e-s de délégué-e-s si nécessaire. Le classement doit être identifié au coin droit supérieur du formulaire bleu.
L'enregistrement pour le congrès aura lieu à l’hôtel Westin, le mardi 18 juillet 2017 de 10h00 à 12h00 midi et de 13h30 à 19h30 et de 8h00 à 9h00 le mercredi 19 juillet suivi de la séance d'ouverture du congrès à 9h00.
11 mars 2017 – Lettres de créances
Nous posterons un nombre suffisant de lettres de créances (identifiées par couleur) pour satisfaire les besoins de tous vos délégué-e-s (copie verte), toutes vos observatrices et tous vos observateurs (copie bleue) au congrès. Les certificats doivent être signés par le président ou la présidente et le ou la secrétaire de la section locale et envoyés par la poste, remis en mains propres ou numérisés et envoyés par courriel. Ils doivent être REÇUS au Bureau national au plus tard le 11 mars 2017. Il n’y a pas d’inscription tardive pour les délégué-e-s ou les observatrice et observateurs.
Bien qu’il n’y ait pas de limite au nombre d’observatrices et observateurs que vous pouvez soumettre, nous vous rappelons que ces personnes seront acceptées selon leur ordre d’arrivée et que l’espace est limité dans la salle où se déroule le Congrès. Il est déjà arrivé que certaines sections locales délèguent un plus grand nombre d’observatrices et observateurs afin d’avoir des remplaçantes ou remplaçants en cas d’absence. Dans les formulaires fournis, il y aura un endroit où vous pourrez indiquer vos besoins d’hébergement. À noter que les sections locales doivent défrayer les dépenses d’hébergement de leurs observatrices et observateurs et que, par conséquent, elles ne devraient demander l’hébergement que des observatrices et observateurs qu’elles ont vraiment l’intention de déléguer au Congrès. Si les observatrices et observateurs pour lesquels les sections locales ont réservé une chambre sont dans l’impossibilité de se présenter, une autre personne nommée comme observatrice ou observateur pourra occuper la chambre réservée.
Cependant, les observatrices et observateurs qui présenteront leurs documents d’accréditation après cette date, seront traités à titre "d’invité", selon l’espace disponible et seront sujet à des frais d’inscription tardive de 100 $. En outre, malgré les mesures raisonnables qui seront prises pour accommoder tous les participants au congrès, les observatrices et observateurs qui s’inscriront en retard pourraient ne pas se voir garantir l’hébergement, la trousse de la participante ou du participant au Congrès, le sac-cadeau du Comité d’accueil, le billet pour le banquet ou d’autres extras et services connexes.
2. TRANSPORT, DÉPLACEMENT ET SALAIRES - DÉLÉGUÉS ET DÉLÉGUÉES
On s'attend à ce que la plupart des délégué-e-s de section locale voyagent à Ottawa le mardi, 18 juillet 2017 et retournent à leur domicile le dimanche, 23 juillet 2017. Les dépenses telles que la perte de salaire, les frais d’hôtel et les per diem seront payés pour la période autorisée seulement. Les exceptions seront identifiées sur une base individuelle par le président.
Tous les délégué-e-s seront individuellement responsables pour le paiement des frais reliés à leur chambre, les taxes et les faux frais au moment de quitter l’hôtel. Une carte de crédit ou le paiement complet pour chaque nuitée plus taxes et cent dollars (100 $) comptant à titre de dépôt seront requis pour acquitter les faux frais pour chaque délégué-e. Le dépôt sera remboursé lors du départ. Les délégué-e-s qui désirent le remboursement de leur réclamation de dépenses avant leur départ, doivent présenter un reçu indiquant une balance (0 $) avant 12h00 midi le vendredi 21 juillet.
Statut 9, Article 7 - Les frais de déplacement des déléguées et délégués désignés par une section locale sont payés par le SEI, conformément aux Règlements.
Nota: Chaque délégué-e sera responsable d'effectuer ses propres arrangements concernant le transport.
Statut 9, Article 8 - Le coût des chambres et des repas des déléguées et délégués au congrès, et toutes les pertes de salaires occasionnées pour assister au congrès, sont payés par le SEI au tarif et aux conditions déterminés par le Conseil exécutif. Les déléguées et délégués qui s'absentent d'une séance du congrès ne touchent pas le remboursement de la perte de salaire pour la période d'absence, à moins que le Conseil exécutif ne décide d'autoriser le paiement après avoir examiné les circonstances.
Statut 9, Article 9 – Tous les membres du Conseil exécutif sont considérés des déléguées et délégués et ont droit d'assister aux congrès avec plein droit de vote, tel que prévu au Statut 9, article 5. Leurs dépenses, y compris leurs frais de déplacement, sont payées par le syndicat. Les vice-présidentes et vice-présidents régionaux sont considérés des déléguées et délégués de la région qu'ils représentent. La présidente ou le président et les vice-présidentes ou vice-présidents sont considérés des déléguées et délégués de la région dans laquelle ils résidaient avant leur élection initiale à un poste national.
3. TRANSPORT, DÉPLACEMENT ET SALAIRES - OBSERVATRICES ET OBSERVATEURS
On s'attend à ce que toutes les observatrices et tous les observateurs des sections locales payés par le SEI voyagent à Ottawa le mardi, 18 juillet 2017 et retournent à leur domicile le dimanche, 23 juillet 2017. Les dépenses telles que la perte de salaire et les per diem seront payées pour la période de six jours seulement.
Statut 9, Article 12 – Le SEI paie les frais de transport, comme il est prévu dans le Statut 9, article 7, pour une (1) observatrice ou un (1) observateur par section locale pour lui permettre d’assister au congrès.
Statut 9, Article 13 – Le SEI paie les frais de transport, comme il est prévu dans le Statut 9, article 7, ainsi que les frais d'hébergement, la perte de salaire et l'indemnité quotidienne pour l'envoi au congrès d'une observatrice ou d'un observateur pour chaque section locale comptant au plus deux cents (200) membres en règle.
Chaque observatrice et observateur payé par le SEI qui s'absente d'une séance du congrès ne sera pas remboursé pour la perte de salaire au cours de la période d'absence à moins que le Conseil exécutif ne décide d'autoriser le paiement après avoir examiné les circonstances.
LES SECTIONS LOCALES AURONT DROIT À UNE OBSERVATRICE OU À UN OBSERVATEUR SOUS L'ARTICLE 12 OU L'ARTICLE 13 MAIS PAS LES DEUX.
4. ÉLECTIONS
Statut 11, Article 8 – L'élection à un poste est décidée à la majorité simple des voix exprimées. Lorsqu'il ne reste que deux (2) candidates ou candidats, ou lorsqu'il n'y a que deux (2) candidates ou candidats au même poste et qu'il y a partage égal des voix, la présidente ou le président du comité des candidatures déclare qu'il n'y a pas vote et un nouveau tour de scrutin est requis immédiatement.
5. AMENDEMENTS AUX STATUTS
Statut 15, Article 1 - Les présents Statuts peuvent être amendés à tout congrès à la majorité des deux tiers (2/3) des voix exprimées.
6. HÉBERGEMENT (199 $ + 13% TVH + 3% FMD)
Les chambres d'hôtel seront réservées par le Bureau national. Tous les délégué-e-s, les observatrices et observateurs ayant des besoins particuliers doivent l’indiquer sous besoins spéciaux du formulaire - lettre de créance. C'est entendu que les dépenses de la chambre excédant le coût fixé pour occupation standard seront aux frais des délégué-e-s ou des observatrices et observateurs. Le taux pour une chambre standard en occupation simple ou double est de 199 $ plus taxe ainsi que des frais de marketing de destination. Ce taux sera disponible du 15 au 25 juillet inclusivement. Un montant de 40 $ sera facturé pour chaque adulte additionnel dans la chambre.
7. RÉSOLUTIONS DU CONGRÈS – 11 mars 2017
Les résolutions du congrès sont un moyen pour les membres de faire des suggestions et de présenter des idées sur des choses qui les touchent ou les préoccupent. Les résolutions qui ne s’appliquent qu’au SEI entrent en vigueur dès leur adoption à notre congrès à moins d’un avis contraire. Les résolutions qui nécessitent une intervention de l’AFPC sont renvoyées à son prochain congrès pour étude. Les résolutions adoptées fixent des politiques officielles qui éclairent et/ou orientent les organes de régie de l’organisation.
VEUILLEZ NOTER QUE LA DATE LIMITE POUR LA RÉCEPTION DES RÉSOLUTIONS À ÊTRE SOUMISES AU CONGRÈS DE JUILLET 2014 ET LEUR PUBLICATION DANS L'ORDRE DU JOUR OFFICIEL EST LE 11 MARS 2017.
Nous constatons que ce sera pour plusieurs officiers, membres au niveau de la section locale une nouvelle expérience et dans cette optique, voici des suggestions pour la préparation et la soumission des résolutions:
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Former un comité des résolutions du congrès. Un comité efficace est, règle générale, de trois à cinq membres.
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Demander à tous les directeurs, à toutes les directrices et à tous les membres de soumettre au comité des résolutions. Le comité devrait aussi être invité à présenter ses propres résolutions. Laisser au comité suffisamment de temps pour la préparation de son rapport.
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Fixer la date d'une assemblée générale des membres lors de laquelle le rapport du comité sera considéré en même temps que toutes résolutions supplémentaires.
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L'assemblée générale doit avoir toute la latitude pour étudier chacune des résolutions, les accepter, les modifier ou les rejeter.
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Toute résolution approuvée par l'assemblée doit être soumise au Bureau national d’ici le 11 mars 2017.
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Selon l'importance et l'activité d'une section locale particulière, il peut être souhaitable et utile de former plusieurs comités pour étudier les diverses résolutions et de permettre à chacun de faire rapport à l'assemblée générale.
Une résolution doit être rédigée en termes précis et ne porter que sur un seul sujet. Une bonne règle à suivre; un maximum de 150 mots. Les ATTENDUS QUE servent d'introduction et d'explication du sujet et les IL EST RESOLU sont la substance de la résolution et doivent exprimer avec précision l'objectif.
- Chaque résolution doit être écrite clairement sur un formulaire séparé. Il est recommandé d’utiliser un ordinateur ou d’écrire clairement en lettres moulées.
- Les modifications aux Statuts et Règlements doivent être clairement identifiées soit en caractère gras, italique ou d’une autre manière indiquant clairement le changement.
Vous recevrez par la poste pour vous aider, un exemple de résolutions (copie rose) ainsi que des formulaires de résolution vierge pour votre usage. Numérotez vos résolutions et indiquez aussi le nombre total soumis par la section locale; ainsi 2 de 5. Toutes les sections locales doivent soumettre le certificat (copie jaune) ci-inclus qui nous indique le nombre de résolutions soumises par votre section locale.
Nous vous demandons d’utiliser seulement le format suggéré ci-joint lorsque vous soumettrez vos résolutions au Bureau national et de ne pas utiliser le format deux (2) colonnes tel que présenté au congrès.
La présidente ou le président de la section locale peut soumettre par courriel les résolutions numérisées à Pierrette Labrie : labriep@ute-sei.org
Nota : La date limite pour la réception des résolutions est le 11 mars 2017.
N'oubliez pas que vos délégué-e-s doivent être en mesure de bien comprendre et de fournir le raisonnement sur les résolutions que vous soumettrez aux comités du congrès et/ou au congrès.
8. INSCRIPTION AU CONGRÈS
Chaque délégué-e, observatrice et observateur inscrit est tenu de payer les frais d’inscription au congrès de 50 $ d’ici vendredi, 9 juin 2017. Les chèques doivent être faits à l’ordre du : Syndicat des employé-e-s de l’impôt et postés à Pierrette Labrie, au Bureau national, indiquant le nom des délégué-e-s et/ou observatrices et observateurs pour lesquels les frais d’inscription sont payables.
Les frais d’inscriptions reçus après le 9 juin 2017 feront l’objet de frais pour inscriptions tardives de 100 $.
Solidairement,
Bob Campbell
Président national
p.j. 5
c.c. Personnel du Bureau national