Avis de convocation 2023

CONGRÈS DU SEI 2023

Aux:  Conseil exécutif
         Substituts aux Vice-présidentes et vice-présidents régionaux
         Présidentes et présidents de section locale
         Employés du SEI

Salutations!

En conformité avec le Statut 9, votre Conseil exécutif a convenu de convoquer notre Dix-neuvième Congrès triennal national du mercredi 16 août au samedi 19 août 2023. 

L'hôtel Fairmont Winnipeg, 2 Lombard Place, Winnipeg, Manitoba, a été choisi comme siège du congrès. Des chambres supplémentaires seront réservées à l'hôtel Radisson Winnipeg Downtown, 288 Portage Avenue, Winnipeg, Manitoba.  Les chambres de chaque hôtel seront attribuées par le bureau national du SEI.

Les comités du congrès se rencontreront avant le congrès à l’hôtel Delta, 101 rue Lyon à Ottawa du 30 avril jusqu’à midi le 2 mai 2023

1.  REPRÉSENTATION AU CONGRÈS

Statut 9, Article 1 (5) - Aux fins de la représentation à un congrès, chaque section locale :

(a)   a droit à une (1) déléguée ou un (1) délégué avec plein droit de vote pour chaque tranche de deux cents (200) membres en règle ou fraction de ce nombre dans l’année civile précédant la date du congrès en tenant compte du mois dans lequel il y a eu le plus grand nombre de cotisants et ce, pour chaque section locale du SEI.  Le mois pourra donc être différent dépendant de la section locale.  Tous les déléguées et délégués sont des membres en règle de la section locale.

(b)   afin de remplacer une déléguée ou un délégué au congrès, soumet au bureau national les noms et rangs des substituts aux déléguées et délégués. Tous les substituts sont des membres en règle de la section locale.

Les comités du congrès (Statuts, Finance, Négociation collective et Général) se rencontreront à Ottawa tel que noté ci-dessus.  Selon le Règlement 4, chaque section locale pourra envoyer un-e (1) délégué-e à un (1) des comités. Il est à noter que tous les délégué-e-s participant aux comités doivent être des délégué-e-s au congrès.

Dès que nous recevrons les données sur les membres pour les 12 mois de 2022, nous informerons toutes les sections locales de leur nombre de délégué-s et leur droit à un observateur rémunéré le cas échéant.

Le 6 mars, 2023 – Délégué-e-s aux comités du congrès

Les sections locales doivent fournir, par l'intermédiaire de leur VPR, les noms des délégués et des suppléants de leur comité du congrès, ainsi que des observateurs et observatrices. Les noms doivent parvenir au bureau national au plus tard à 17h00 (HNE) le 6 mars 2023.  Les délégué-e-s sélectionné-e-s afin de siéger sur l’un des comités du congrès doivent également être inscrit-e-s comme délégué-e-s au congrès.

Veuillez indiquer en même temps la préférence du ou de la délégué-e pour le comité du congrès auquel il/elle souhaite être affecté-e, ainsi que son deuxième choix de comité. Dans la mesure du possible, nous nous efforcerons de tenir compte des préférences des délégué-e-s.

Le 25 mars 2023 – Délégué-e-s, observatrices et observateurs au congrès

Les sections locales doivent fournir au bureau national, au plus tard le 25 mars 2023 à

17h00 (HNE), le nom et la lettre de créance de chacun-e de leurs délégué-e-s et observateurs ou observatrices au congrès.  Les observateurs et observatrices doivent être classés par ordre de priorité afin de déterminer le remplacement du ou des délégué-e-s, le cas échéant.  Le classement doit être identifié dans la zone de classement des substituts du formulaire.

Le 25 mars 2023 – Lettres de créance

Les lettres de créance seront envoyées par voie électronique pour permettre aux délégué-e-s, observatrices et observateurs et aux autres participants de remplir le formulaire électroniquement et d'en télécharger une copie pour leurs propres dossiers.  Ces lettres doivent être signées par le président ou la présidente et par un autre officier de l’exécutif de la section locale et peuvent être remises en main propre, envoyées par courrier ou par courriel (incluant le formulaire numérisé) au bureau national du SEI.  Elles doivent être REÇUES par le bureau national au plus tard à 17h00 (HNE) le 25 mars 2023.

Bien que vous ne soyez pas limité quant au nombre d'observateurs et d’observatrices que vous pouvez soumettre, nous vous rappelons que les observateurs et observatrices seront acceptés dans l'ordre de leur arrivée et qu'ils seront également soumis à une limitation de l'espace disponible dans l'enceinte du congrès. Dans le passé, certaines sections locales ont nommé un nombre excédentaire d'observateurs et d’observatrices afin d'avoir des solutions de rechange au cas où certain-e-s observateurs et observatrices ne pourraient pas être présent-e-s. Il y aura un espace pour indiquer les chambres d'hôtel requises sur les lettres de créance à votre disposition. Veuillez noter que les sections locales sont responsables des frais d'hôtel de leurs observateurs et observatrices qui ne sont pas entièrement financé-e-s par le SEI et que, par conséquent, l'hébergement ne doit être demandé que pour les observateurs et observatrices que les sections locales ont réellement l'intention d'envoyer au congrès. Si les observateurs et observatrices que les sections locales ont identifié-e-s comme ayant besoin d'une chambre ne peuvent pas assister au congrès, un-e autre observateur ou observatrice faisant partie de la liste soumise par une section locale peut être substitué-e pour la chambre réservée.

2.  TRANSPORT, VOYAGE, HÉBERGEMENT ET SALAIRES – DÉLÉGUÉ-E-S

La plupart des délégué-e-s des sections locales sont attendu-e-s à Winnipeg le mardi 15 août 2023 et retourneront chez eux le dimanche 20 août 2023.  Les dépenses telles que la perte de salaire, l'hébergement à l'hôtel et les indemnités journalières ne seront payées que pour la période autorisée.  Les exceptions seront identifiées sur une base individuelle par le 1er Vice-président ou, en son absence, par le Président.

Tous les délégué-e-s seront individuellement responsables du paiement de leur chambre, des taxes applicables, du stationnement et des frais accessoires au moment du départ. Une carte de crédit ou le paiement intégral des nuits de la chambre, plus les taxes, ainsi qu'un dépôt en espèces de cent (100$) dollars pour la chambre de chaque délégué ou déléguée réservé pour les frais accessoires sont requis.  Le dépôt sera remboursé au moment du départ.  Les délégué-e-s qui souhaitent que leur réclamation de dépenses soit remboursée avant leur départ doivent fournir un reçu indiquant un solde nul (0 $) avant 12h00 (midi) le vendredi 18 août 2023.

Statut 9, article 1 (7) Les frais de déplacement des délégués, nommés par une section locale, sont payés par le SEI conformément au règlement.

REMARQUE :   Chaque déléguée ou délégué sera responsable d'organiser son propre transport à destination et en provenance du congrès.

NOTE IMPORTANTE (1) :

N'oubliez pas que le SEI a un compte de Récompenses d'entreprise (Air Canada pour entreprise) avec Air Canada.

Nous encourageons tous les représentant-e-s du SEI à s'inscrire à notre compte Récompenses d’entreprise, si ce n'est pas déjà fait.  Tout ce que vous avez à faire est de nous envoyer un courriel en nous fournissant votre adresse électronique. Envoyez ce courriel à financedept@ute-sei.org.  Nous créerons alors votre identifiant et Air Canada vous enverra un mot de passe temporaire. Cliquez sur le lien fourni ci-dessous pour vous inscrire et suivez les instructions pour changer votre mot de passe temporaire en mot de passe permanent. Enfin, vous devrez saisir vos informations personnelles. Voilà, c'est fait ! Vous êtes prêt à partir !

https://corporaterewards.aircanada.com/register.html?token=dxNHFQYGJnWcM9WRQsqUfJE79&locale=fr_CA

Une fois que vous vous êtes inscrit à notre compte Récompenses entreprise, vous pouvez réserver vos vols sur :  
https://acpourentreprise.aircanada.com/login.html

Si vous avez des questions à ce sujet, n'hésitez pas à contacter le département des finances.

NOTE IMPORTANTE (2) :

Nous avons inscrit les Comités du congrès auprès du service Réunions et congrès d'Air Canada et nous avons négocié les rabais suivants : 5 % de rabais pour les tarifs standards en économie, 10 % de rabais pour les tarifs flexibles en économie. La période de voyage commence le vendredi 21 avril 2023 et se termine le mercredi 10 mai 2023.

Le code promotionnel à utiliser est le suivantJR28YHY1.  Nous encourageons tous les participants qui prennent l'avion pour cet événement, qu'il s'agisse de délégués ou d'observateurs et observatrices, à réserver leurs vols en utilisant le code promotionnel pour bénéficier du rabais. Il suffit de faire votre réservation et de mettre le code promotionnel dans la case appropriée. Voilà, c'est aussi simple que cela !

NOTE IMPORTANTE (3) :

Nous avons inscrit le Congrès auprès du service Réunions et congrès d'Air Canada et nous avons négocié les rabais suivants : 10% de rabais pour les tarifs standards en économie, 15 % de rabais pour les tarifs flexibles en économie. La période de voyage commence le lundi 7 août 2023 et se termine le dimanche 27 août 2023.

Le code promotionnel à utiliser est le suivantJTJNCV41.  Nous encourageons tous les participants et participantes qui prennent l'avion pour cet événement, qu'il s'agisse de délégué-e-s ou d'observateurs et observatrices, à réserver leurs vols en utilisant le code promotionnel pour bénéficier du rabais. Il suffit de faire votre réservation et de mettre le code promotionnel dans la case appropriée. Voilà, c'est aussi simple que cela !

Statut 9, article 1 (8) - Le coût de l’hébergement et des per diems des déléguées et délégués au congrès, et toutes les pertes de salaires occasionnées pour assister au congrès, sont payés par le SEI au tarif et aux conditions déterminés par le Conseil exécutif. Les déléguées et délégués qui s'absentent d'une séance du congrès ne touchent pas le remboursement de la perte de salaire pour la période d'absence, à moins que le Conseil exécutif ne décide d'autoriser le paiement après avoir examiné les circonstances.

Statut 9, article 1 (9) - Tous les membres du Conseil exécutif sont considérés des déléguées et délégués et ont droit d'assister aux congrès avec plein droit de vote, tel que prévu au Statut 9, article 1 (5). Leurs dépenses, y compris leurs frais de déplacement, sont payées par le syndicat. Les vice-présidentes et vice-présidents régionaux sont considérés des déléguées et délégués de la région qu'ils représentent. La présidente ou le président et les vice-présidentes ou vice-présidents sont considérés des déléguées et délégués de la région dans laquelle ils résidaient avant leur élection initiale à un poste national.

3.  TRANSPORT, VOYAGE, HÉBERGEMENT ET SALAIRES - OBSERVATEURS ET OBSERVATRICES

Tous les observateurs et observatrices des sections locales entièrement financé-e-s par le SEI sont attendu-e-s à Winnipeg le mardi 15 août 2023 et retourneront chez eux le dimanche 20 août 2023.  Les dépenses telles que la perte de salaire et les indemnités journalières ne seront payées que pour la période de six jours.

Statut 9, Section 1(12) - Le SEI paie les frais de transport, comme il est prévu dans le Statut 9, article 1 (7), pour un (1) observateur ou une (1) observatrice par section locale pour lui permettre d’assister au congrès.

Article 9, paragraphe 1 (13) - Le SEI paie les frais de transport, comme il est prévu dans le Statut 9, article 1 (7), ainsi que les frais d'hébergement, la perte de salaire et l'indemnité quotidienne pour l'envoi au congrès d'un observateur ou d'une observatrice pour chaque section locale comptant au plus deux cents (200) membres en règle.

Chaque observateur ou observatrice entièrement financé-e par le SEI et manquant une session du congrès ne se verra pas rembourser ses dépenses pour la période d'absence, à moins que le Conseil exécutif, après avoir examiné les circonstances, ne décide d'autoriser le paiement.

LES SECTIONS LOCALES AURONT DROIT À UN OBSERVATEUR OU UNE OBSERVATRICE EN VERTU DE L'ARTICLE 12 OU DE L'ARTICLE 13 DU STATUT 9, MAIS PAS EN VERTU DES DEUX.

4. ÉLECTIONS DES OFFICIERS

Statut 11, section 8 - Les officiers élus le sont à la majorité absolue des voix. Si aucun candidat n’obtient la majorité requise lors du premier tour de scrutin, le candidat ayant obtenu le plus faible résultat lors de ce tour est éliminé et un nouveau tour de scrutin a lieu, ce processus est répété jusqu’à ce qu’un candidat obtienne la majorité requise. Lorsqu'il ne reste que deux (2) candidates ou candidats, ou lorsqu'il n'y a que deux (2) candidates ou candidats au même poste et qu'il y a partage égal des voix, la présidente ou le président du comité des candidatures déclare qu'il n'y a pas vote et un nouveau tour de scrutin est requis immédiatement.

Malgré ce qui précède, si une seule candidate ou un seul candidat accepte la nomination pour un poste, le(la) candidat(e) est déclaré(e) élu(e) par acclamation à la fermeture des mises en candidatures sans qu’il ne soit nécessaire de procéder à un scrutin.

5.  AMENDEMENTS AUX STATUTS

Statut 15, Article 1 - Les présents Statuts peuvent être amendés à tout congrès à la majorité des deux tiers (2/3) des voix exprimées.

6.   HÉBERGEMENT

Toutes les réservations d'hôtel seront effectuées par le bureau national du SEI.  Tout délégué /déléguée ou observateur/observatrice ayant besoin d'un hébergement autre que l'hébergement standard doit l'indiquer sur la lettre de créance, dans la section besoins spéciaux, étant entendu que tout ce qui dépasse l'hébergement standard sera à la charge du délégué/ de la déléguée ou de l'observateur / l’observatrice.

  • Hôtel Fairmont Winnipeg - Le prix de la chambre pour l'hébergement standard est de 159,00 $ plus les taxes applicables pour une occupation simple/double. Un montant de 30,00 $ par nuit sera facturé par adulte supplémentaire dans la chambre jusqu'à une occupation maximale de quatre (4) personnes par chambre.  Il n'y aura pas de frais pour les enfants âgés de 18 ans et moins qui partagent une chambre avec leurs parents. Ce tarif sera disponible du 12 au 22 août inclusivement. Les clients doivent également verser un dépôt de 100 $ pour les frais accessoires de la chambre.  Une pièce d'identité valide est requise au moment de l'enregistrement.

  • Hôtel Radisson Winnipeg Downtown - Le tarif pour une chambre standard est de 149,00 $ plus les taxes applicables pour une occupation simple ou double. Un montant de 20,00 $ par nuit sera facturé pour chaque adulte supplémentaire dans la chambre, jusqu'à un maximum de quatre (4) personnes par chambre.  Il n'y aura pas de frais pour les enfants âgés de 18 ans et moins qui partagent une chambre avec leurs parents.  Ce tarif sera disponible du 12 au 22 août inclusivement. Les clients doivent également verser un dépôt de 100 $ pour les frais accessoires de la chambre.  Une pièce d'identité valide est requise lors de l'enregistrement.

7. RÉSOLUTIONS DU CONGRÈS - 25 mars 2023

Les résolutions du Congrès sont un moyen par lequel les membres peuvent proposer officiellement des changements de politique et de procédure, des orientations, des suggestions et des idées sur des questions qui les concernent ou les affectent.  Les résolutions qui ne s'appliquent qu'au SEI entrent en vigueur lorsqu'elles sont adoptées pendant notre congrès, sauf indication contraire. Les résolutions qui nécessitent une action de la part de l'AFPC sont renvoyées à son prochain congrès national pour examen et débat.  Les résolutions adoptées établissent des politiques officielles pour guider les corps dirigeants l'organisation ou leur donner des instructions.

LA DATE LIMITE POUR RECEVOIR LES RÉSOLUTIONS DU CONGRÈS POUR LES INSCRIRE À L'ORDRE DU JOUR OFFICIEL QUI SERA CONSIDÉRÉ AU CONGRÈS DU SEI D'AOÛT 2023 EST LE 25 MARS 2023, au plus tard à 17h00 (HNE).

Comme il s'agit d'une nouvelle expérience pour de nombreux dirigeant-e-s de sections locales, les lignes directrices suivantes sont proposées pour la préparation et la présentation des résolutions :

  1. Nommer un comité des résolutions du congrès composé de trois à cinq membres.  Plus que ce nombre, cela pourrait être difficile à gérer.

  2. Demander à tous les dirigeant-e-s et membres de soumettre des résolutions au comité. Le Comité devrait également être encouragé à soumettre ses propres résolutions. Accordez au comité suffisamment de temps pour préparer son rapport.

  3. Fixer une date pour une réunion générale des membres afin d'étudier le rapport du Comité et toute résolution supplémentaire.

  4. Les membres doivent avoir la possibilité de débattre de chaque résolution et de  l'approuver, la modifier ou la rejeter.

  5. Chaque résolution adoptée par l'assemblée doit être soumise au bureau national  avant le 25 mars 2023, au plus tard à 17h00 (HNE).

  6. Selon la taille et les activités d'une section locale donnée, il peut être plus approprié ou opportun de nommer plusieurs comités pour traiter des sujets individuels et que chaque comité fasse rapport à l'assemblée des membres.

Une résolution doit être concise et ne porter que sur un seul sujet.  Un maximum de 150 mots est une bonne règle à suivre.  Les clauses « ATTENDU QUE » servent d'introduction et d'explication du sujet traité et les clauses « IL EST RÉSOLU QUE » constituent le "coeur" de la résolution ; elles doivent préciser l'objectif de la résolution.

  • Chaque résolution doit être clairement rédigée sur un formulaire distinct.

  • Les modifications apportées aux statuts et règlements doivent être clairement identifiées, soit en gras, en italique ou d'une autre manière signifiant clairement le changement.

Des exemples de résolutions sont joints à titre indicatif et des formulaires de résolution vierges sont également joints.  Chaque résolution doit être numérotée et le nombre total soumis doit être indiqué, par exemple, n° 2 sur 5.  Toutes les sections locales doivent soumettre le certificat ci-joint qui précise le nombre de résolutions que votre section locale soumet.

Le président / la présidente de la section locale peut soumettre les documents numérisés de la résolution par courriel à Guylène Lepage : lepageg@ute-sei.org.

Remarque : La date limite de réception de toutes les résolutions est le 25 mars 2023, au plus tard à 17h00 (HNE).

N'oubliez pas que vos délégué-e-s doivent être prêt-e-s à comprendre et à justifier vos résolutions devant les comités du congrès et/ou au congrès.

8.  INSCRIPTION AU CONGRÈS

L'inscription au congrès aura lieu à l'hôtel Fairmont Winnipeg le mardi 15 août 2023, de 10 h à 12 h et de 13 h 30 à 19 h, et de 7 h 30 à 8 h 45, le mercredi 16 août 2023, la séance d'ouverture du congrès commençant à 9 h.

Il n'y aura pas de frais d'inscription pour le Congrès national triennal du SEI 2023.

En toute solidarité,

signature de Marc Brière

Marc Brière
Président national

c.c. Personnel du Bureau national