Avis de convocation 2021

15 février 2021

CONGRÈS DU SEI 2021

Aux: Conseil exécutif
Substituts aux Vice-présidentes et vice-présidents régionaux
Présidentes et présidents de section locale
Agents de relations de travail

Salutations!

Comme vous le savez, en raison de la pandémie de la Covid-19, notre dix-huitième Congrès Triennal national du Syndicat des employé-e-s de l’Impôt a été reporté à 2021. En conséquence, il est nécessaire de réviser l’Avis de convocation envoyé en janvier 2020.

En conformité avec l’article 1 (2), (3) et (4) du Statut 9, votre Conseil exécutif a maintenant convenu de convoquer notre dix-huitième Congrès Triennal national du lundi 19 juillet au vendredi 23 juillet 2021. Les comités du congrès se rencontreront avant le congrès du mardi 27 avril au vendredi 30 avril 2021. Le Congrès triennal et les comités du Congrès se tiendront de manière virtuelle.

1. REPRÉSENTATION AU CONGRÈS

Statut 9, Article 1 (5) - Aux fins de la représentation à un congrès, chaque section locale :

(a) a droit à une (1) déléguée ou un (1) délégué avec plein droit de vote pour chaque tranche de deux cents (200) membres en règle ou fraction de ce nombre dans l’année civile précédant la date du congrès en tenant compte du mois dans lequel il y a eu le plus grand nombre de cotisants et ce, pour chaque section locale du SEI. Le mois pourra donc être différent dépendant de la section locale. Tous les déléguées et délégués sont des membres en règle de la section locale.

(b) afin de remplacer une déléguée ou un délégué au congrès, soumet au bureau national les noms et rangs des substituts aux déléguées et délégués. Tous les substituts sont des membres en règle de la section locale.

Les comités du congrès (Statuts, Finance, Négociation collective et Général) se rencontreront virtuellement tel que noté ci-dessus. Selon le Règlement 4, chaque section locale pourra envoyer une ou un (1) délégué-e à un (1) des comités. Il est à noter que tous les délégué-e-s participant aux comités doivent être des délégué-e-s au congrès.

Le calcul du nombre de délégué-e-s qui a été effectué en 2020 et qui était basé sur les données des effectifs pour l’ensemble des douze (12) mois de 2019 reste applicable pour le Congrès national triennal du Syndicat des employé-e-s de l’Impôt qui a été reporté. Les sections locales qui ont connu une augmentation ou une diminution de leurs effectifs depuis décembre 2019 ne verront pas de changement dans leur nombre de délégué-e-s. Il reste tel que calculé précédemment, basé sur leur mois le plus élevé pour l’année 2019.

Le 12 mars 2021 – Délégué-e-s aux comités du congrès

Les sections locales doivent fournir au Bureau national par l’entremise de leur VPR les noms de leurs délégué-e-s aux comités du congrès pour le *12 mars 2021. En même temps, veuillez indiquer le comité auquel ils ou elles aimeraient participer ainsi que leur second choix de comité. Il est à noter que ces personnes doivent être des délégué-e-s au congrès. *Cet échéancier s’applique également aux observatrices et observateurs aux comités du congrès. LES SECTIONS LOCALES QUI ONT DÉJÀ SOUMIS LES NOMS DE LEURS DÉLÉGUÉ-E-S ET DE LEURS OBSERVATRICES ET OBSERVATEURS POUR LES COMITÉS DU CONGRÈS AVANT LA DATE LIMITE DU 28 FÉVRIER 2020 N'ONT PAS BESOIN DE SOUMETTRE À NOUVEAU LEURS NOMS.

Le 26 mars 2021 – Délégué-e-s, observatrices et observateurs au congrès

Les sections locales doivent fournir au Bureau national les noms et les certificats d’inscription de tous leurs délégué-e-s et observatrices et observateurs au congrès d’ici le 26 mars 2021 avant 17 h HNE. Les observatrices et observateurs doivent être classé-e-s par ordre de priorité afin de déterminer les remplaçant-e-s de délégué-e-s si nécessaire. Le classement doit être indiqué à droite de la case des observatrices/observateurs sur le formulaire. LES SECTIONS LOCALES QUI ONT DÉJÀ SOUMIS LES NOMS DE LEURS DÉLÉGUÉ-E-S ET DE LEURS OBSERVATRICES ET OBSERVATEURS POUR LE CONGRÈS AVANT LA DATE LIMITE DU 21 MARS 2020 N'ONT PAS BESOIN DE SOUMETTRE À NOUVEAU LEURS NOMS.

Le 26 mars 2021 – Lettres de créances

Les certificats d'accréditation seront envoyés par voie électronique pour permettre aux délégué-e-s, observatrices et observateurs et aux autres participants de remplir le formulaire électroniquement et d'en télécharger une copie pour leurs propres dossiers. Les certificats doivent être signés par le président ou la présidente et le ou la secrétaire de la section locale et envoyés par la poste, par télécopieur ou par courriel (incluant le formulaire numérisé) au bureau national du SEI. Ils doivent être REÇUS au Bureau national au plus tard le 26 mars 2021 avant 17 h HNE. Les inscriptions tardives ne seront pas acceptées, que ce soit pour les délégué-e-s ou les observatrices et observateurs.

Toutefois, tout délégué ou observatrice et observateur qui soumet sa lettre de créance après cette date sera considéré comme un "invité" et sera assujetti à des frais d'administration de 75,00 $. En outre, bien que des mesures raisonnables soient prises pour accueillir tous les participants au congrès, les délégué-e-s ou observatrices et observateurs qui s'inscrivent tardivement ne sont pas assuré-e-s de recevoir une trousse du congrès ou d'autres services ou commodités connexes.

2. SALAIRES – DÉLÉGUÉ-E-S

Le SEI paiera la perte de salaire pour la période autorisée (cinq journées) seulement conformément au Statut 9, Article 1 (8) pour les délégué-e-s. Étant donné que le congrès se tiendra de façon virtuelle et que les délégué-e-s ne se déplaceront pas, aucune indemnité quotidienne (per diem) ne sera versée pendant cette période aux délégué-e-s. De plus, aucune subvention de déplacement ne sera versée aux sections locales.

Les délégué-e-s payé-e-s par le SEI qui s'absentent d'une séance du congrès ne seront pas remboursé-e-s pour la perte de salaire au cours de la période d'absence à moins que le Conseil exécutif ne décide d'autoriser le paiement après avoir examiné les circonstances.

Statut 9, Article 1 (9) - Tous les membres du Conseil exécutif sont considérés des déléguées et délégués et ont droit d'assister aux congrès avec plein droit de vote, tel que prévu au Statut 9, article 1 (5). Leur perte de salaire sera payée par le syndicat. Les vice-présidentes et vice-présidents régionaux sont considérés des déléguées et délégués de la région qu'ils représentent. La présidente ou le président et les vice-présidentes ou vice-présidents sont considérés des déléguées et délégués de la région dans laquelle ils résidaient avant leur élection initiale à un poste national.

3. SALAIRES - OBSERVATRICES ET OBSERVATEURS

Le SEI paiera la perte de salaire pour la période autorisée (cinq journées) seulement conformément au Statut 9, Article 1 (13) pour l’envoi au congrès d’un (1) observateur ou d’une (1) observatrice pour chaque section locale comptant au plus deux cents (200) membres en règle. Étant donné que le congrès se tiendra de façon virtuelle et que les observatrices et observateurs ne se déplaceront pas, aucune indemnité quotidienne (per diem) ne sera versée pendant cette période aux observatrices et observateurs.

Les observatrices et observateurs payé-e-s par le SEI qui s'absentent d'une séance du congrès ne seront pas remboursé-e-s pour la perte de salaire au cours de la période d'absence à moins que le Conseil exécutif ne décide d'autoriser le paiement après avoir examiné les circonstances.

4. ÉLECTIONS

Statut 11, Article 8 – L'élection à un poste est décidée à la majorité simple des voix exprimées. Lorsqu'il ne reste que deux (2) candidates ou candidats, ou lorsqu'il n'y a que deux (2) candidates ou candidats au même poste et qu'il y a partage égal des voix, la présidente ou le président du comité des candidatures déclare qu'il n'y a pas vote et un nouveau tour de scrutin est requis immédiatement.

5. AMENDEMENTS AUX STATUTS

Statut 15, Article 1 - Les présents Statuts peuvent être amendés à tout congrès à la majorité des deux tiers (2/3) des voix exprimées.

6. RÉSOLUTIONS DU CONGRÈS – Le 26 mars 2021 avant 17 h HNE

Les résolutions du congrès sont un moyen par lequel les membres peuvent officiellement proposer des changements aux politiques et aux procédures, des directions, faire des suggestions et de présenter des idées sur des sujets qui les touchent ou les préoccupent. Les résolutions qui ne s’appliquent qu’au SEI entrent en vigueur dès leur adoption à notre congrès à moins d’un avis contraire. Les résolutions qui nécessitent une intervention de l’AFPC sont renvoyées à son prochain congrès pour être considérées et débattues. Les résolutions adoptées fixent des politiques officielles qui éclairent et/ou orientent les organes de régie de l’organisation.

VEUILLEZ NOTER QUE LA DATE LIMITE POUR LA RÉCEPTION DES RÉSOLUTIONS À ÊTRE SOUMISES AU CONGRÈS DE JUILLET 2021 ET LEUR PUBLICATION DANS L'ORDRE DU JOUR OFFICIEL EST LE 26 MARS 2021 AVANT 17 H HNE. SI VOUS AVIEZ DÉJÀ SOUMIS VOS RÉSOLUTIONS AVANT LA DATE LIMITE DU 21 MARS 2020, VOUS N'AVEZ PAS BESOIN DE LES SOUMETTRE À NOUVEAU.

Nous constatons que ce sera pour plusieurs officiers, membres au niveau de la section locale une nouvelle expérience et dans cette optique, voici des suggestions pour la préparation et la soumission des résolutions:

Former un comité des résolutions du congrès. Un comité efficace est, règle générale, de trois à cinq membres.
Demander à tous les directeurs, à toutes les directrices et à tous les membres de soumettre des résolutions au comité. Le comité devrait aussi être invité à présenter ses propres résolutions. Laisser au comité suffisamment de temps pour la préparation de son rapport.
Fixer la date d'une assemblée générale des membres lors de laquelle le rapport du comité sera considéré en même temps que toutes résolutions supplémentaires.
L'assemblée générale doit avoir toute la latitude pour étudier chacune des résolutions, les accepter, les modifier ou les rejeter.
Toute résolution approuvée par l'assemblée doit être soumise au Bureau national d’ici le 26 mars 2021 avant 17 h HNE.
Selon l'importance et l'activité d'une section locale particulière, il peut être souhaitable et utile de former plusieurs comités pour étudier les diverses résolutions et de permettre à chacun de faire rapport à l'assemblée générale.

Une résolution doit être rédigée en termes précis et ne porter que sur un seul sujet. Une bonne règle à suivre; un maximum de 150 mots. Les ATTENDUS QUE servent d'introduction et d'explication du sujet et les IL EST RESOLU sont la substance de la résolution et doivent exprimer avec précision l'objectif.

Chaque résolution doit être écrite clairement sur un formulaire séparé.

Les modifications aux Statuts et Règlements devraient être clairement identifiées soit en caractère gras, italique ou d’une autre manière indiquant clairement le changement.

Ci-joint pour vous aider, un exemple de résolutions ainsi que des formulaires de résolution vierge pour votre usage. Numérotez vos résolutions et indiquez aussi le nombre total soumis par la section locale; ainsi 2 de 5. Toutes les sections locales doivent soumettre le certificat ci-inclus qui nous indique le nombre de résolutions soumises par votre section locale.

La présidente ou le président de la section locale peut soumettre par courriel les résolutions numérisées à la consœur Sylvie Bastien : basties@ute-sei.org.

Note : La date limite pour la réception des résolutions est le 26 mars 2021 avant 17 h HNE.

N'oubliez pas que vos délégué-e-s doivent être en mesure de bien comprendre et de fournir le raisonnement sur les résolutions que vous soumettrez aux comités du congrès et/ou au congrès.

7. INSCRIPTION AU CONGRÈS

Les délégués et les observatrices et observateurs qui s'inscrivent avant la date limite (26 mars 2021 à 17h00 EST) n'auront pas à payer de frais d'inscription à ce congrès virtuel. Cette décision a été prise conformément à la résolution adoptée par le Conseil exécutif lors de sa réunion de décembre 2020 autorisant le Premier Vice-président national, en consultation avec le Président national, à réduire ou à supprimer les frais d'inscription à ce congrès virtuel.

En toute solidarité,

signature de Marc Brière